VDoc FileCenter DMS. Die Lösung für Ihre zentrale Dokumentenablage

Transkript

1 VDoc FileCenter DMS Die Lösung für Ihre zentrale Dokumentenablage

2 Motivation Wozu VDoc FileCenter DMS?

3 Motivation Unpraktische Papierablagen sorgen für Unübersichtlichkeit und hohe Kosten. Das VDoc FileCenter DMS ist ein anpassungsfähiges Dokumentenmanagement-System für die automatisierte Erstellung und den kompletten Life-Cycle aller Dokumente. Konfigurierbare Ablagehierarchien sorgen für eine strukturierte Ablage, einstellbare Zugriffsrechte regulieren die notwendige Sicherheit. Mehr Wissensmanagement Ihre Lösung: Produktivität durch schnellen Zugriff auf Informationen steigern Ihre Anforderungen: Optimierung der Kommunikation zwischen Abteilungen/Organisationen Qualität und Einhaltung von Regeln steigern Anwenderzugriff vereinfachen Page 3

4 Motivation VDoc Open DMS Die Lösung Mit diesem Modul bieten wir Ihnen ein filebezogenes Dokumentenmanagement-System mit zentralen Ablagen in konfigurierbaren Strukturen und mit definierten Zugriffsrechten. VDoc FileCenter DMS ist in das Unternehmensportal VDoc Portal integriert, und lässt sich mit beliebigen konfigurierbaren Geschäftsprozessen in VDoc Process koppeln, sowie mit einer intelligenten Formular- und Dokumentenerkennung kombinieren. Page 4

5 Allgemeines Was Sie zu VDoc FileCenter DMS wissen sollten

6 Allgemeines VDoc Module im Überblick VDoc Portal Der einfache und schnelle Weg zur Erstellung von Intranets und Extranets VDoc Easy Site Leistungsfähiges und einfach zu bedienendes Content Management System (CMS) zur Darstellung ihrer Webinhalte VDoc Process Der einfache und schnelle Weg zur Modellierung, Automatisierung und Darstellung ihrer Geschäftsprozesse ohne Programmieraufwand. VDoc Process beinhaltet das Reportingsystem VDoc Report VDoc Report Das Reportingsystem VDoc Report dient zur einfachen Konfiguration von grafischen Reports, Analysen, Listen und Ausgaben der prozess- und vorgangsbezogenen Daten. Page 6 VDoc File Center DMS Das filebezogene Dokumentenmanagement System mit zentralen Ablagen in konfigurierbaren Strukturen und mit definierten Zugriffsrechten. Es stehen ebenfalls Workflows zur Verfügung.

7 Allgemeines VDoc Open DMS Die Komplettlösung für ihr elektronisches Dokumentenmanagement einschließlich templatebasierten Dokumenten und Dokumentenworkflows. VDoc Suite Das kostenoptimierte Komplettpaket bestehend aus Portal, Process, Document Management und einer SQL Datenbank Runtime. VDoc Webservice und SAP BAPI Für die Integration in einer SOA oder die Anbindung und Kommunikation mit Fremdsystemen oder SAP stehen die entsprechenden Module zur Verfügung. VDocSDK/API Die VDoc SDK / API steht als dokumentierte Programmierschnittstelle für beliebige individuelle Erweiterungen zur Verfügung. Page 7

8 Allgemeines Produktfamilie VDocFileCenterals Teil der kostenoptimierten VDoc Suite (bestehend aus VDoc Portal, VDoc Process, VDoc Open DMS) Page 8 VDoc FileCenter DMS ist Teil der VDoc Suite, einer Software von VDoc Software VDoc Suite ist die erste gebrauchsfertige, kollaborative Suite mit einer vertikalen Skalierbarkeit, die eine schnelle Implementation eines Portals ermöglich VDocist darauf ausgerichtet, die Bedürfnisse einer Organisation hinsichtlich Dokumentenmanagement, Prozessautomatisierung und gemeinsamen Arbeitsfeldern abzudecken

9 Allgemeines Die Module der VDoc Produktfamilie sind durch ihre universellen Gestaltungsmöglichkeiten grundsätzlich branchenneutral. Der Einsatz von über 900 Installationen in Europa und den USA findet hauptsächlich in folgenden Branchen statt: Automotive Chemische Industrie Elektrotechnik Maschinenbau Luftfahrt & Militärwesen Pharmazie & Kosmetik Öffentliche Verwaltungen Textile Industrie Banken & Versicherungen Energie & Versorgung Bauindustrie Medizintechnik Dienstleistung Einzelhandel Agrartechnik Page 9

10 Allgemeines Anwendungsgebiete für Ihr FileCenter DMS-System Qualitätsmanagement Entwicklungs- und Projektmanagement Lieferantenmanagement Beschwerde-und Reklamationsmanagement Personalmanagement Servicemanagement Änderungsmanagement Page 10 Einsatz in allen Unternehmensbereichen uneingeschränkt möglich!

11 Funktionalität Wirtschaftliche und technische Daten Anzahl der Installationen: Branchenübergreifend ca. 900 Installationen Softwareupdates:VDoc Software hat eine Entwicklermannschaft von ca. 30 Mitarbeitern für die Weiterentwicklung Invest-und Betriebsvarianten: Firmeninterne Installation oder als SaaS; beliebig viele Prozesse in der Lizenzierung eingeschlossen Servicequalität steigern:freiraum der beteiligten Fachleute für die Kernaufgaben. Das System unterstützt bei der Koordination, Organisation, Steuerung und Überwachung der Tätigkeiten. Vernünftiger Aufwand für den Betrieb: Mit Hilfe der Webtechnologie lassen sich Design und Konfiguration über Fernzugriff und VPN-Zugriff kostengünstig und schnell realisieren. Schnittstellen sind kein Problem:Umfangreiche Möglichkeiten und Konnektoren für die An-und Einbindung in Ihre bestehenden Prozesse, wie z.b. nach SAP, PDM-Systemen, stehen zur Verfügung. Page 11

12 Funktionalität Funktionen und Merkmale von VDoc FileCenter DMS

13 Funktionalität Funktionen & Merkmale VDoc FileCenter DMS Webbasiert und weltweit verfügbar, keine Desktop-Installation notwendig Beliebige konfigurierbare Ablagehierarchien mit einstellbaren Speichergrößen Dokumentenkategorien und attribute frei wählbar Virtuelle Sichten Bearbeitungs- und Freigabeworkflow Externe Dokumentenerstellung Versionierung der Dokumente Check In, Check Out Historie des Dokuments Archivdownload für Dateien RSS Feed bei Änderungen Notifikatoren bei Statusänderungen bzw. Verteilung Vorhanden Page 13

14 Funktionalität Funktionen & Merkmale VDoc FileCenter DMS Zugriffssteuerung einstellbar durch rollen-oderpersonenspezifisches Rechtekonzept Benachrichtigungsfunktion an Personen und Gruppen Persönliche einfache und erweiterte Suche über Attribute und Kategorien, Volltextsuche Anzeige der Dokumente über Portlets im Portal Persönliches Abonnement Favoritenmanagement Definition von unzulässigen Dateiformaten Mehrsprachig Mandantenfähig Vorhanden Page 14

15 Funktionalität Funktionen & Merkmale VDoc FileCenter DMS VDoc Portal Intranet Unternehmensportal Integration über Portlets Kopplung mit VDoc Process Workflowsystem für Ihre Geschäftsprozesse Prozess-und Formulardesigner (Erzeugung von Workflows ohne Programmierung) Integration der HCM Formular- und Dokumentenerkennung Integration der HCM Rechnungs- und/oder Lieferscheinverarbeitung Schnittstellen und Integration (JDBC, Webservice, Excel, XML, ) MS Sharepoint, IBM Websphere Integration Anbindung an externe Systeme (PDM, Stücklisten, ERP, ) Erweiterbar Page 15

16 Funktionalität Architektur Scanning Client VDoc Portal Zugriff der einzelnen Rollen aus: Entwicklung Erprobung Simulation Produktion usw. Scannen und Verarbeiten von konventionellen Dokumenten und Formularen Scanning Kopplung VDoc Module DMS Workflow Archiv Kopplung EDM/PDM ERP, SAP Kopplung Archiv revisionssicher ERP EDM SAP Mailintegration Mail Kopplung Webservice, JDBC, XML Sonstige Systeme Sharepoint usw. Page 16 Kommunikation Schnittstellen Kunden Lieferanten

17 Arbeitsumgebung Die VDoc FileCenter DMS Oberfläche

18 Arbeitsumgebung Portaloberfläche Alle Anwender arbeiten über den Webbrowser in einer individuell zugeschnittenen Portaloberfläche. Page 18

19 Arbeitsumgebung Portaloberfläche Alle Anwender arbeiten über den Webbrowser in einer individuell zugeschnittenen Portaloberfläche. Einheitliche Arbeitsumgebung für alle Anwendungen Authentifizierungssystem mit SingleSignOn Standartportlets und Ansichten als Arbeitsumgebung Design anpassbar über Skin-Technologie Übersichtliche einfach Handhabung Individuelle Sichten und Portlets Suche über alle Prozesse Hilfstexte zeigen und beschreiben den Kontext auf einfache Weise Page 19

20 Arbeitsumgebung FileCenter Ansicht Page 20

21 Arbeitsumgebung Meta-Daten der Dokumente Page 21

22 Arbeitsumgebung Historie des Dokumentes Page 22

23 Arbeitsumgebung Workflow zur Bearbeitung, Überprüfung, Freigabe und Versionierung Page 23

24 Arbeitsumgebung Beliebig konfigurierbare Dokumentenablage Page 24

25 Arbeitsumgebung Testzugang Sie möchten sich gerne persönlich von unserer Lösung überzeugen? Unter Sie einen Testzugang anfordern. Dort können Sie die Portalumgebung testen und eigenständig Workflows erstellen. Page 25

26 Sie möchten mehr zu VDoc FileCenter DMS erfahren? Gerne stellen wir Ihnen unser System vor und demonstrieren Ihre Arbeitsabläufe. Für ein erstes Treffen schlagen wir Ihnen eine für Sie zeitsparende und kostenlose Webpräsentation vor. Hierzu benötigen Sie lediglich einen Internetzugang. Wir kommen auch gerne zu Ihnen. Kontaktieren Sie uns. Die HCM CustomerManagement GmbH in Stuttgart bietet seit mehr als 10 Jahren branchenübergreifend Systeme, Lösungen und Dienstleistung im Umfeld Prozess-, Workflow- und Dokumentenmanagement an. Telefon: Telefax: bednorz@hcm-infosys.com