Elektronische Rechnungen. Mainaschaff, Bettina Rachor, Steuerberaterin

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1 Elektronische Rechnungen Mainaschaff, Bettina Rachor, Steuerberaterin

2 2 Stand elektronische Rechnungen die Nutzung elektronischer Rechnungen wird stetig zunehmen im nationalen und internationalen Handel wird seit vielen Jahren der elektronische Datenaustausch für Handelsvorgänge wie: Bestellung, Lieferavis, Zahlungsavis usw. genutzt Nutzung bisher vorwiegend durch Großunternehmen, im Mittelstand bisher geringe Akzeptanz wegen der bisher erforderlichen qualifizierten elektronischen Signatur Tendenz nach der Gesetzesänderung: auch im Mittelstand nimmt die Nutzung zu, Kosten- und Effizienzvorteile sind immer wichtiger Und: Die Kostenvorteile werden größer durch leistungsfähigere Software und Hardware zur elektronischen Dokumentenverwaltung und Handhabung

3 3 Stand elektronische Rechnungen Kurz: Mit Hilfe der elektronischen Rechnung sparen Empfänger und Sender Zeit und Geld, weil Medienbrüche, langwierige manuelle Prozesse wie das Einscannen und Ausdrucken der Rechnungen aber auch Versand einschließlich Porti entfallen. Für den Mittelstand wären realistische % Kostenersparnis schon ordentlich Geld. Ein weiterer wichtiger Vorteil der elektronischen Rechnungsstellung für den Unternehmer ist sicherlich die Möglichkeit (oder der Wettbewerbsvorteil), Zugang zu einem größeren Markt potenzieller Kunden und Lieferanten zu haben, da vor allem Großunternehmen es vorziehen, mit e-fähigen Geschäftspartnern zu arbeiten

4 4 Neuregelung E-Rechnungen Neue Rechtslage rückwirkend zum Wegfall der Verpflichtung zur qualifizierten elektronischen Signatur bislang für elektronische Rechnungen vorgeschriebene Verfahren fortgeschrittene elektronische Signatur oder das EDI-Verfahren können aber weiter angewendet werden

5 5 Neuregelung elektronische Rechnungen Die bisherige Regelung des 14 Absatz 3 UStG sah für auf elektronischem Weg übermittelte Rechnungen bei B2B (Business to Business) Umsätzen, hohe technische Anforderungen vor. Deshalb wurden die Anforderungen an eine elektronische Rechnung für die Belange der Umsatzsteuer deutlich reduziert. Durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011 wurde bereits rückwirkend ab die elektronische Rechnungsstellung auf möglichst unbürokratische Weise ermöglicht. Rechnungen auf Papier und elektronische Rechnungen sollen gleichbehandelt werden und der Verwaltungsaufwand bei der Ausstellung von Rechnungen auf Papier sollte nicht zunehmen Im Ergebnis berechtigen auch elektronische Rechnungen, die z.b. per , als PDF-, Exceloder Textdatei (als -Anhang oder Web-Download) übermittelt werden, zum Vorsteuerabzug, ohne dass es einer Signatur bedarf.

6 6 Neuregelung E-Rechnungen Gesetzliche Regelung 14 UStG in der Neufassung: Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird. Die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit des Inhalts und ihre Lesbarkeit müssen gewährleistet werden. Echtheit der Herkunft bedeutet die Sicherheit der Identität des Rechnungsausstellers. Unversehrtheit des Inhalts bedeutet, dass die nach dem Gesetz erforderlichen Angaben nicht geändert wurden.

7 7 Neuregelung E-Rechnungen Gesetzliche Regelung 14 UStG in der Neufassung: Jeder Unternehmer legt fest, in welcher Weise die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden. Dies kann durch jegliche innerbetriebliche Kontrollverfahren erreicht werden, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen können. Rechnungen sind auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers elektronisch zu übermitteln. Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird.

8 8 Neuregelung E-Rechnungen Wichtiger Grundsatz: Dokumentation des betrieblichen Kontrollverfahrens, Stichwort Prüfpfad im Unternehmen Grundsätzlich erwünscht: Dokumentation elektronisch durchzuführen, da Medienbrüche vermieden werden sollten. nach der Gesetzesbegründung soll aber auch die manuelle Kontrolle, z.b. durch Abgleich mit den vorhandenen Unterlagen (z.b. Auftrag, Bestellung, Vertrag) ausreichend sein es gilt die Vermutung: Kein Unternehmen, ob klein oder groß, zahlt Rechnungen ohne vorherige Prüfung

9 9 Betriebliches Kontrollverfahren Als Nachweis für das innerbetriebliche Kontrollverfahren, muss der Unternehmer daher künftig im Besitz einer Rechnung sein, die alle nach 14 Abs. 4 und 14a UStG zum Vorsteuerabzug erforderlichen Angaben enthält und die Rechnung muss auf ihre inhaltliche Richtigkeit hin überprüft worden sein (richtige Leistung, richtiger Leistender, richtiges Entgelt, richtiger Zahlungsempfänger). In der Praxis werden sich die Durchführung des Kontrollverfahrens und die Prüfung der Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs in weiten Teilen überschneiden. Wenn der Nachweis erbracht ist, dass die Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs gegeben sind, ist Frage der Durchführung des innerbetrieblichen Kontrollverfahrens ohne eigenständige Bedeutung insbesondere führt die fehlende Dokumentation des Kontrollverfahrens nicht zur Versagung des Vorsteuerabzugs.

10 10 Betriebliches Kontrollverfahren Prüfpfad Rechnung Leistung nicht der komplette verkehr zu einer Bestellung muss aufbewahrt werden aber für den Vorsteuerabzug gemäß 15 Abs.1 Nr.1 UStG gilt: nur wenn die Leistung ausgeführt und Unternehmer im Besitz einer ordnungsgemäßen Rechnung im Sinne des 14 Abs.4, 14a UStG ist, kann Vorsteuerabzug in Anspruch genommen werden. Praxis: Unternehmer muss dem Finanzamt den Eingang der Rechnung nachweisen (elektronsicher Eingangsstempel, manueller Eingangsstempel, mit Rechnungseingang abgespeichert)

11 11 Betriebliches Kontrollverfahren Handhabung mit DMS: Dokumenten-Management-Systeme (= DMS) haben bereits die Möglichkeit der automatischen Erfassung von elektronischen Dokumenten an die angehängte elektronische Rechnung (z.b. im pdf-format) wird direkt in das DMS importiert, wo es dann einen sogenannten Zeitstempel bekommt In diesem Fall wäre der elektronische Rechnungseingang genau nachweisbar, so dass die hier nicht aufbewahrt / archiviert werden müsste Die Abspeicherung der ist aber trotzdem zu empfehlen zur Dokumentation des Rechnungsausstellers

12 12 Betriebliches Kontrollverfahren Nachweis des Eingangs bei Web-Download: beim Web-Download (z.b. Download Telefonrechnung) ist auch der Eingang der elektronischen Rechnung nachzuweisen gemäß 87a AO gilt ein elektronisches Dokument erst dann als zugegangen, wenn die für den Empfang bestimmte Einrichtung (z.b. programm) es in für den Empfänger bearbeitbarer Weise aufgezeichnet hat ( 87a Abs. 1 Satz 2 AO) Unternehmer ist daher erst im Besitz der Rechnung und somit auch erst dann zum Vorsteuerabzug berechtigt, wenn er tatsächlich den Web-Download vollzogen hat reine -Benachrichtigung über das Vorhandensein der aktuellen Rechnung auf dem Server des Anbieters (Telefonprovider) reicht hierfür nicht aus Eingang kann m.e. nach bisher nur über die Spalte Erstellungsdatum nach dem Download der Rechnung vom Server des jeweiligen Anbieters erfolgen

13 13 weitere Anforderungen: Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts der Rechnung: Neben dem Eingang der Rechnung ist auch die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts zu dokumentieren. Dies erfolgt z.b. durch Abspeicherung der mit dem Rechnungseingang. Bei EDI oder qualifizierter elektronischer Signatur sind Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit immer gegeben. Die Speicherung/Sicherung des verkehrs muss im Hinblick auf die zu beachtenden Vorschriften (GoBS, GDPdU) im Original Outlook Datei-Format (.msg) erfolgen. Die Rechnung darf unter einem anderen Namen abgespeichert werden, z.b. zur Anpassung an innerbetriebliche Ablage-Ordnung. Dabei sollte die nach dem gleichen Index wie die Rechnung verwaltet werden.

14 14 weitere Anforderungen: Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts der Rechnung: Wichtig: keinesfalls darf der Inhalt der Rechnung verändert werden, z.b. auch bei Word- Dokumenten fehlende oder unrichtige Rechnungsangaben dürfen ausschließlich vom Aussteller der Rechnung ergänzt oder geändert werden. Achtung: Straftatbestand der Urkundenfälschung droht!

15 15 Aufbewahrungs- und Archivierungspflichten Aufbewahrungs- und Archivierungspflichten nach verschiedenen gesetzlichen Vorgaben: Neben den generellen Aufbewahrungspflichten des Kaufmanns ( 257 HGB) und der Aufbewahrungspflicht für steuerlich relevante Unterlagen ( 146 und 147 AO) sind für die Aufbewahrung von Rechnungen die spezifischen Regelungen des 14b UStG zu berücksichtigen. Die Aufbewahrungspflicht nach 14b UStG ist eine öffentlich rechtliche Verpflichtung für steuerrechtliche Prüfungszwecke. Der Unternehmer muss die dafür notwendigen Vorkehrungen treffen, um insbesondere die Lesbarkeit und die Vorlegbarkeit der Unterlagen zu gewährleisten (z.b. bei ausgelagerter elektronischer Aufbewahrung, Stichwort Cloud ).

16 16 Verletzung von Aufbewahrungspflichten: Aufbewahrungspflichten Die Ausübung des Vorsteuerabzugs setzt nach 15 Abs. 1 UStG voraus, dass der Unternehmer eine nach 14, 14a UStG ausgestellte Rechnung besitzt. Dass der Unternehmer hinsichtlich der Rechnung auch die Anforderungen an die Aufbewahrung nach 14b UStG, 147 AO einschließlich GoBS und GDPdU erfüllt, ist nicht Voraussetzung für den Vorsteuerabzug. Verletzt der Unternehmer aber seine Aufbewahrungspflichten nach 14b UStG, kann dies als eine Ordnungswidrigkeit im Sinne des 26a Abs. 1 Nr. 2 UStG geahndet werden. bei Verletzung der Aufbewahrungspflichten nach 147 AO drohen weitere Sanktionen, z.b. auch Zuschätzung

17 17 Aufbewahrungspflichten Ausdrucken von elektronischen Rechnungen Scannen: Originär digitale Belege müssen digital archiviert und verwaltet werden, Ausdruck und danach Behandlung wie Papierrechnung ist nicht ausreichend. Werden Unterlagen, die das Unternehmen originär in Papierform erhalten hat, aus betrieblichen Gründen digitalisiert, sind diese in dieser digitalen Form (z.b. in Bildformaten wie pdf oder tiff) vorzuhalten. Soweit das Verfahren und die Prozesse den GoB/GoBS entsprechen und nicht nach anderen Rechtsvorschriften die Aufbewahrung im Original vorgeschrieben ist, ist theoretisch auch die anschließende Vernichtung der Originaldokumente zulässig. Die Vernichtung ist sicher nicht empfehlenswert, aber ggf. die vereinfachte Handhabung der Papierablage im Rahmen einer sog. chaotischen Ablage.

18 18 Aufbewahrungspflichten Ausdrucken von elektronischen Rechnungen Scannen: Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren gilt für elektronische Rechnungen und für Papierrechnungen Aufbewahrung erfolgt grundsätzlich im Inland, bei jederzeit möglichem Online-Zugriff des Finanzamts auch im EU-Ausland. Außerhalb des Gemeinschaftsgebiets nur mit Zustimmung des Finanzamts. Lesbarkeit der Rechnung ist für den Aufbewahrungszeitraum sicherzustellen

19 19 Aufbewahrungs- und Archivierungspflichten Elektronische Ausgangsrechnungen: Das Verfahren zum Versand elektronischer Rechnungen muss so dokumentiert werden, dass das Finanzamt die Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen prüfen kann. Insbesondere die Vorschriften des 144 AO über die Aufzeichnung des Warenausgangs müssen erfüllt sein (z.b. Vollständigkeit, Journalfunktion) Buch- und Belegnachweise für z.b. Innergemeinschaftliche Lieferungen und Leistungen und Ausfuhrlieferungen sind zu beachten. Gelangensbestätigung ist künftig elektronisch möglich, PDF-Beleg aus ATLAS/EDIFACT Verbindung mit elektronischer Ausgangsrechnung muss darstellbar sein. Aufbewahrungs- und Archivierungspflichten analog der Eingangsrechnungen

20 20 Anforderungen an Archivierung An die Abspeicherung der elektronischen Rechnungen schließt sich die Archivierung an. Die archivierten Unterlagen sind darüber hinaus aufzubewahren ( 146, 147 AO) Die Archivierungspflicht beinhaltet die regelmäßige zeitnahe Festschreibung der Archivierung (mindestens jährlich) in einem unveränderbaren Format. Die Speicherung elektronischer Unterlagen hat auf einem Datenträger zu erfolgen, der keine Änderungen zulässt. In Betracht kommen z.b. nicht wiederbeschreibbare DVD s (DVD-R) und CD-ROM s (CD-R), aber auch veränderungsgeschützte Serverspeicherplätze Darüber hinaus besteht im Rahmen der GDPdU, der elektronischen Betriebsprüfung die Verpflichtung, digitale Unterlagen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger und in einem elektronisch auswertbaren Format vorzulegen. In der heutigen Zeit werden fast 90% aller pdf-dokumente ausschließlich im Textformat ausgegeben, und damit ist auch die maschinelle Auswertbarkeit gewährleistet.

21 21 Aufbewahrungs- und Archivierungspflichten Weiterverarbeitung elektronischer Rechnungen: bei Umwandlung (Konvertierung) der elektronischen Abrechnung in ein unternehmenseigenes Format (sog. Inhouse-Format) sollen beide Versionen archiviert und nach den GoBS mit demselben Index verwaltet werden sowie die konvertierte Version als solche gekennzeichnet wird der Eingang der elektronischen Abrechnung, ihre Archivierung und ggf. Konvertierung sowie die weitere Verarbeitung soll protokolliert werden.

22 22 Überblick Schritt Eingangsnachweis Prüfpfad Ablage Aufbewahrung Archivierung Papierrechnungen Eingangsstempel manuelle Prüfvermerke Ordner, Chaotische Ablage nach Scan 10 Jahre Lesbarkeit und körperlicher Zugriff sofern eingescannt, muss nicht maschinell verwertbar sein, aber auf unveränderbarem Datenträger Elektronische Rechnungen Zeitstempel oder /speicherdatum Ablaufplan im DMS, elektronische Vermerke Elektronisches Verzeichnis, DMS 10 Jahre Lesbarkeit und elektronischer Zugriff regelmäßige Festschreibung auf maschinell verwertbarem, unveränderbarem Datenträger

23 23 Ausblick Durch diese deutliche Senkung der Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung, rechnen die zuständigen Ressorts der Bundesregierung damit, dass künftig rund 80 Prozent aller Rechnungen zwischen Unternehmen elektronisch versandt werden. Dies soll insgesamt zu Einsparungen von rund 4 Mrd. Euro führen. Wer hat da wie gerechnet und in welchem Zeitraum? Überlegen Sie, ob die neuen Regelungen nicht auch für Ihren Rechnungsausgang erhebliche Handling- und Kostenvorteile bringen können! Fazit: die elektronische Revolution des Rechnungswesens kommt vielleicht nicht sofort, aber bestimmt! Bei anstehenden Entscheidungen über Soft- und Hardware sollten diese Faktoren bereits mit berücksichtigt werden.

24 24 Ausblick Weitere neue Verfahren D und e-postbrief Sog. D Dienste ermöglichen auf einer elektronischen Kommunikationsplattform einen sicheren, vertraulichen und nachweisbaren Geschäftsverkehr, auf Grundlage einer sicheren Anmeldung und Identifizierung Unter dem Begriff d Dienste fasst man momentan zwei Verfahren zusammen:

25 25 Ausblick Wenn eine elektronische Rechnung über D oder den e-postbrief übertragen werden erübrigt sich daher für den Rechnungsempfänger eine Überprüfung der Identität des Absenders (Echtheit der Herkunft) Auch kann davon ausgegangen werden, dass der Rechnungsinhalt während der Übermittlung nicht manipuliert wurde (Unversehrtheit des Inhalt) Versand über E-Post-Brief ersetzt Unterschrift, Einschreiben und Rückschein sind auch möglich. Für die Zukunft gerüstet: Adresse jetzt schon sichern!

26 26 Ausblick ZUGFeRD neuer Standard für elektronische Rechnungen in Entwicklung, neues PDF-Format mit zusätzlichem.xml-dateianhang Einheitlicher Standard für elektronische Zusatzangaben, die von ERP-Programmen und Buchführungsprogrammen eingelesen werden könnten. näheres unter Stichwort ZUGFeRD oder unter

27 27 Beispiel Im Anschluss zeigen wir Ihnen noch ein Praxis-Beispiel in einer kleinen Simulation: Wir beginnen mit dem Eingang der elektronischen Rechnung, zeigen am Beispiel unserer hausinternen Software die anschließende Rechnungsprüfung und Abspeicherung und verfolgen den Weg dieser Rechnung in die Finanzbuchführung. Dort wird die Rechnung elektronisch verbucht und mit dem Buchungssatz verknüpft, es erfolgt die Bereitstellung für den Zahlungsausgleich und der OP-Ausgleich. Als kleinen Exkurs zeigen wir, wie Sie Papierrechnungen zur Weiterverarbeitung einfach digitalisieren können und wie ein moderner Austausch von Massendaten über ein Webportal funktionieren kann.

28 28 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Offene Fragen? Sprechen Sie uns an! Wirtschaftsprüfer * Steuerberater * Rechtsanwälte Merget + Partner Johann-Dahlem-Straße Mainaschaff Telefon: 06021/

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