Einführung eines IT-gestützten Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssystems im Land Brandenburg

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1 E-Gov Fokus E-Dokumentenmanagement in der öffentlichen Verwaltung 20. April 2007 Einführung eines IT-gestützten Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssystems im Land Brandenburg Mit dem im Vorfeld der Einführung eines IT-gestützten Dokumentenmanagementund Vorgangsbearbeitungssystems (DMS/VBS) im Land Brandenburg durchgeführten Testbetriebes in der gesamten Zentralabteilung des Ministeriums des Innern, wurden wichtige Erfahrungen im Rahmen der elektronischen Aktenhaltung und Vorgangsbearbeitung auf Ministerialebene gesammelt. Wesentliche Ziele dabei sind der nahtlose Übergang von der Aktenführung in Papierform zur elektronischen Form und die vollständige elektronische Abwicklung der Geschäftsprozesse. Über den MI-internen Test hinaus wurde in einem weiteren ressortübergreifenden Testszenario die Möglichkeit des Austausches von eakten, evorgängen und edokumenten zwischen verschiedenen im Land eingesetzten Systemen über die XML-Schnittstelle X-DOMEA erprobt. Referatsleiterin für Organisation und Informationstechnik im Ministerium des Innern des Landes Brandenburg (D)

2 Testbetrieb zur Einführung eines IT-gestützten Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssystems (DMS/VBS) im Ministerium des Innern Organisation und Informationstechnik im Ministerium des Innern Gegenstand des Testbetriebes im MI Testweise Nutzung eines Systems zur elektronischen Schriftgutverwaltung und Vorgangsbearbeitung im MI (Z-Abteilung, ca. 110 Nutzer, Echtdatenhaltung, ggf. Hybridaktenhaltung) und ressortübergreifend: Austausch von eakten/evorgängen/edokumenten mit im Land Brandenburg eingesetzten Systemen über die XDOMEA-Schnittstelle (Fünf Ministerien, drei Produkte, externe technische Begleitung)

3 Bedeutung des Testbetriebes Vorbereitung zur Einleitung eines Paradigmenwechsels in der Landesverwaltung Bisher galt die Papierakte als das Original und die Datei als Hilfsmittel Zukünftig gilt die eakte als das Original und das Papier als Hilfsmittel ZIEL: Die elektronische Dokumentenverwaltung und -bearbeitung ist eine moderne Informationstechnologie für die Bediensteten des Ministeriums des Innern/der Landesverwaltung, mit deren Hilfe die Arbeitsprozesse deutlich beschleunigt und die Wirksamkeit der Verwaltung nachhaltig verbessert werden kann.

4 Unterziele des Testbetriebes im MI - schnelle Verfügbarkeit des Schriftgutes und kurze Recherchezeiten - Herstellung vollständiger eakten und Revisionssicherheit - Stabile Lauffähigkeit bei großem Nutzerkreis - Vollständige elektronische Abwicklung der Geschäftsprozesse - Abbildung ministerial-spezifischer Abläufe - Abgestufte Komplexität - Erreichung eines hohen Nutzungsgrades Soll-Ergebnis des Testbetriebes im MI Der vollständige Lebenszyklus einer Akte innerhalb einer Behörde wird elektronisch abgebildet das Registrieren, Erzeugen, Weiterverarbeiten, Mitzeichnen, Schlusszeichnen, Verwalten, Schließen en und Vorbereiten der Aussonderung von Akten erfolgt elektronisch mit Hilfe des Systems.

5 Soll-Ergebnis des ressortübergreifenden Tests eakten, evorgänge und edokumente (Primär- und Metadatenebene) können zw. verschiedenen im Land eingesetzten Systemen weitgehend vollständig ausgetauscht werden, d. h. vor allem - eakten abgeben - Stellungnahmen einholen Organisatorische Voraussetzungen im MI - Vereinheitlichung der Schriftgutordnung - Gesamtaktenplan im MI - Registraturrahmenrichtlinie des Landes - Registraturordnung des MI - Einrichtung einer Post-/Scann-/Registraturstelle - räumliche und organisatorische Zusammenlegung - Altregistratur und laufend benötigtes Schriftgut - Geschäftsprozessoptimierung/-standardisierung - Ausschließlich elektronische Einholung von Mitzeichnungen/Stellungnahmen

6 Technische Voraussetzungen im MI - Hardwareumstellung (z. B. Bildschirme) - Datenverfügbarkeit, Ausfallsicherheit - redundanter Systembetrieb zentral im Landesbetr. für Datenverarb. und IT-Service - Sicherheitskopienmanagement - technischer Bereitschaftsdienst - Kostenfaktor/Stat. Wahrscheinlichkeit Systemvoraussetzungen im MI - Anpassungsfähigkeit eines Standardsystems an MI-Strukturen und Abläufe - Integrationsfähigkeit gewohnter Tätigkeitsmuster - Problemloser Wechsel zwischen Mailsystem, Textverarbeitung u. DMS/VBS

7 Voraussetzungen für ressortübergreifenden Test - Ressortübergreifende Projektierung - XML-Fähigkeit der Systeme und Implementierung der XDOMEA-Schnittstelle - Einrichtung von Laborbedingungen - Erarbeitung eines Fachkonzeptes (Testfälle u. Prozessschritte) - Erarbeitung eines Technischen Konzepts Planungsgrundlagen für das MI-Projekt - Erstellung eines Fachkonzeptes: (IST-Darstellung, IST-Analyse, SOLL-Konzeption) - Erstellung eines Einführungskonzeptes: (Einführungsstrategie, Projektphasen, Vorbereitung der Anwender, Anwendungs-betreuung, Evaluation)

8 (1) Nutzervorbereitung/-betreuung im MI - Kick-off-Veranstaltung - ständige Mitarbeiterinformation - Startgespräche (bereichsweise) - Spezialeinweisung für Schlüsselfunktionen - Systembereitstellung und Nutzerschulung - Systemnutzung und Nutzererstbetreuung - Nutzerbetreuung und Workshops - Nutzerbefragung und Evaluierung Probleme beim MI-Test: - Projektverzögerungen - Höhere Kosten/mehr Anpassungen als geplant - Akzeptanzprobleme bei den Nutzern - Komplexe Software will gelernt sein - neue Regeln der Vorgangsbearbeitung/Aktenhaltung - Gewöhnung braucht Zeit/Abwehr von Veränderungen - Medienbrüche/Übergangsregelungen belasten - Leitungskräfte als Multiplikatoren? - Grenzen: Testsituation und System

9 Vorteile und Nachteile - kurze Recherchezeiten, schnelle Verfügbarkeit des Schriftgutes - Wegfall der Wegezeiten, mitunter Verringerung der Liegezeiten - Platzersparnis durch Reduzierung der Papierakten/Handakten - ständiger lesender Zugriff auf Vorgänge (auch auf die im Prozess befindlichen), aktuelle Info zum Bearbeitungsstand - Vereinheitlichung der Ordnungsmerkmale - für eine nachvollziehbare Aktenhaltung - für die Vorgangsbearbeitung gem. GGO - Detaillierte Zugriffsgewährung - Produktivitätssteigerung der Beschäftigten = mittel-/langfristig - Voraussetzung für die interne elektron. Weiterverarbeitung von onlinefähigen Dienstleistungen Vorteile und Nachteile - Hohe Investitionskosten - Neue Kosten für höhere Datenverfügbarkeit - Hoher Aufwand bei Einführung und Schulung - Höhere Abhängigkeit von Firmen - Umstellung der gewohnten Arbeitsweise - Mehr Zeit (insbes. lesend) am Bildschirm - Akzeptanzprobleme bei den Beschäftigten - Schnittstellenprobleme während der Einführungsphase - Systemvorteile werden von Problemen durch mangelnde Kenntnisse der Vorgangsbearbeitung verdeckt - Gefühl der Überforderung durch Komplexität des Systems und ggf. methodische Schwächen

10 Evaluierungsergebnis des MI-Tests: - 55% Beteiligung - Evaluierung der Konzeptziele und Nutzerbetreuung - Bewertungsdifferenzierung: erfolgreich, mäßig erfolgreich, erfolglos - Grds. erfolgreicher Systemeinsatz und positiver Grundtenor der Kommentare (trotz Kritik) - Einzelbewertung immer dann mäßig erfolgreich oder entgegengesetzt, wenn Systemnutzung begrenzt war (z. B. Hybridaktenhaltung aufgrund gesetzl. Regeln) Ergebnis des ressortübergreifenden Tests - die XDOMEA-Schnittstelle funktioniert zur Übergabe von Akten Einholung von Stellungnahmen Ergänzung um das Kriterium Unterschrift - einheitliches System wäre entbehrlich aus technischer Sicht aus organisatorischer Sicht

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