Dokumentenmanagement (DMS)

Transkript

1 Dokumentenmanagement (DMS) Dokumente gespeichert, geordnet, gefunden. Daten wachsen exponentiell. Ein durchschnittliches mittelständisches Unternehmen muss heute bereits einen Bestand von bis zu einem Tera byte managen: Das entspricht über 00 Millionen Schreibmaschinenseiten! Mit KORAKTOR kann ein Unternehmen seine Büroorganisation, das Kunden- und Prozessmanagement und die Archivierung effizient gestalten. Sichere Vewaltung der Dokumente und Dateien Auftragsbearbeitung ERP/PPS Angebote, Aufträge, Rechnungen IHR PLUS Die in Kundenprozessen entstehenden Dokumente automatisch verwalten. Die Dynamik jedes Prozesses dokumentieren, nachvollziehen und revisionssicher belegen. Komplette elektronische Kundenakten mit allen Dokumenten und Dateien für die schnelle, intelligent selektierte Information. Zentrales Management aller Informationen und Dokumente in jeder Bearbeitungsstufe. Grafik/CAD Einfache, sichere und zeitsparende elektronische Archivierung der Dateien. Fax JPG Verkürzte Suche nach Dokumenten. Mail Scan Zentrale Integrationsplattform Daten + Informationen speichern Archiv suchen Zentrale, automatische Ablage sichern Vorlagen unternehmensweit gültig Datensicherung MS Word MS Excel Windowsprogramme Sie arbeiten mit Ihren gewohnten Programmen und Begriffen kein aufwändiges Einarbeiten! Per Maus-Klick: Konvertieren von Word- in PDF-Dateien und Absenden. Individuelle -Verteiler ganz leicht zusammenstellen. KORAKTOR kann alle elektronischen Informationen und Dokumente des Geschäftsprozesses intelligent verwalten und revisionssicher archivieren, gleich welcher Art. Automatisch! In einem Schritt: s senden und archivieren. Der integrierte Dokumentenmanager macht aus KORAKTOR ein umfassendes Informations- und Kundenmanagement-System, das weit über klassische CRM-Systeme hinausgeht. INTERNET: info@dimmel.de

2 Informationen, Dokumente und ihr Manager. Ganz gleich, um welche Art von Dokumenten es sich handelt: KORAKTOR kann alles für den schnellen Zugriff elektronisch archivieren. Automatisch. 4 5 Projektakte Mit KORAKTOR besteht ein zentrales Ablagesystem. Der Benutzer muss sich nicht mehr darum kümmern, wo das Dokument abgelegt und wie es danach wiedergefunden werden kann. Obwohl das Dokument nur einmal gespeichert wird, kann es unter unterschiedlichen Sichten gefunden werden: Kundenakte, Projektakte, in den To-Do-Listen der Mitarbeiter ( noch bearbeiten ). Dieses Dokument findet man auch in der Kundenakte. Egal welches Format: automatische Archivierung. Liste aller Dokumente. 4 Mit einem Klick zum Dokument. 5 Zugriff auf die Kundenakte. Aktuell und vollständig: die Kunden- und die Projektakten. Es werden elektronische Kunden- bzw. Projektakten eingerichtet, in denen alle Informationen und Dokumente zum Thema lückenlos vorhanden sind. Diese Dokumente werden außerdem an anderen Stellen bereitgestellt, z. B.: Agenda im Terminmodul, Abnahmeprotokoll im Vorgang, Rechnungskopie bei offenen Posten usw. Für jedes Dokument im Dokumentenmanager legt KORAKTOR einen Infodatensatz an. Er enthält die Information: Es gibt ein Dokument zu... entsprechenden Schlagworten wie Kennzeichen, Adresse, Projekt, Mitarbeiter etc. Mithilfe der Schlagworte oder mit der Absenderkennung ordnen sich diese Dokumente automatisch in die elektronische Kunden- bzw. Projektakte ein oder sie werden per Drag and Drop ins Archiv befördert. Die Schlagworte ergeben sich aus dem Kontext, d. h. aus der jeweiligen Situation. Bei Bedarf kann man sie ergänzen oder ändern.

3 Die schnelle Suche von Dokumenten. Egal, ob man Informationen und Dokumente selbst abgelegt hat, man findet alles schnell und einfach in den zentralen elektronischen Kunden-, Projekt- oder Anlagenmappen. KORAKTOR stellt Verknüpfungen intelligent und automatisch her, zeigt auf Ihrem Bildschirm nur das an, was Sie voraussichtlich brauchen werden, und ermöglicht dabei den direkten Zugriff auf die Dokumente selbst während eines Telefonates. Verschlagwortung organisiert die Ablage in Akten. Verlinkung von Informationen und Dokumenten Lückenlose Prozess-Dokumentation. Direktwahl zum Kunden. 4 4 Vorschaubilder ansehen, Änderungen bewusst vornehmen. Sekundenschnell, einfach und ohne Programmkenntnisse funktioniert das Suchen und Finden über verschiedene Kriterien, z. B. über selbst gewählte Projektbegriffe, Kundennamen, Belegnummern, Erstellungszeitraum. Sicherheit für Ihre Daten. Die zentrale Verwaltung und automatische Archivierung aller Informationen und Dokumente garantiert eine lückenlose Erfassung aller Fakten. Ganz einfach kann die Historie eines Dokumentes erstellt werden, sodass die komplette Dynamik eines Prozesses und zudem die im Verlauf entstandenen, aber nicht in die Endversion eingebrachten, Ideen nachvollzogen werden können. Für den Schutz der Informationen lassen sich Zugriffsrechte definieren, sodass nur berechtigte Nutzer Zugriff auf die Dokumente haben. Mit MS SQL wird für das Dokumenten-Management-System eine ausgereifte und langlebige Datenbank eingesetzt. Sie profitieren zudem von der langjährigen Erfahrung unseres Partners bei diesem System: Akzentum.

4 Die praktische Arbeit mit KORAKTOR. Selbst erstellte Dateien Sie können alle Windows-Dateien für die Archivierung verwenden, z. B. Word- und Excel dateien, PDF oder Fotos. Diese Dateien werden nicht mehr in verschiedenen Verzeichnissen des Servers oder lokaler Festplatten gespeichert, sondern zentral durch den Dokumenten manager verwaltet. Sie können Standardvorlagen nutzen oder sich eigene Vorlagen einfach erstellen. Eingehende elektronische Nachrichten s werden mit KORAKTOR einschließlich der mitgeschickten Dateianhänge automatisch zur Absenderadresse zugeordnet, sofern sie bereits bekannt ist. Unbekannten Absendern weist man eine Adresse zu und macht sie so für spätere Archivierungen und Arbeiten verfügbar. Dokumente der Auftragsbearbeitung Die durch die vorhandene Auftragsbearbeitung erzeugten Dokumente (Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen) können über die Importschnittstelle archiviert werden und stehen damit in der elektronischen Kunden- bzw. Projektakte zur Verfügung. Vorhandene Dateien aus bisherigen Systemen Andere vorhandene Dateien können Sie weiternutzen. Dafür wird lediglich das passende Programm eingerichtet (Word, Excel, Grafik usw.). Dann lassen sie sich ebenfalls über die Importschnittstelle archivieren oder an vorhandene Infodatensätze anhängen. Das betrifft z. B. das alte Archiv auf einer Festplatte, Daten von einer CD oder einem Memorystick, Fotos von einer Kamera. Scans Papierdokumente werden automatisch gescannt und dann archiviert. Mit diesen Dokumentvorlagen können Sie Ihre Dateien individuell anlegen und speichern. 4

5 Moderne Kommunikation per Mail ganz einfach! Immer mehr Informationen und Dokumente werden als Daten per gesandt. So sind die sichere Archivierung von Mailanhängen, überlaufende Postfächer und die aufwändige Suche nach Mails, die in persönlichen Ordnern verschwanden, für viele Unternehmen ein Problem. KORAKTOR macht Schluss damit. Ein- und ausgehende s, einschließlich der Anhänge, werden automatisch zentral in den elektronischen Kunden- und Projektakten gespeichert und können von jedem Berechtigten aufgerufen werden. Besonders vorteilhaft: Das - Handling wurde sehr einfach gestaltet. Einfaches Versenden von Mails Mail-Verteiler-Listen einrichten. Verschiedene Mail-Vorlagen nutzen. Dateien aus dem Dokumentenmanager versenden. PRAXISBEISPIEL Der Geschäftsführer erteilt der Sekretärin die Aufgabe, eine an einen Kunden anzulegen. Er schreibt alle wichtigen Hinweise in die Aufgabe. Somit ist die Sekretärin sofort im Bilde und kann diese prompt erledigen. KORAKTOR liefert alle Adressangaben für die , eventuell auch schon Standard-Formulierungen oder Mailanhänge (Dokumente, die z. B. ebenfalls aus eingegangenen s stammen) und kümmert sich anschließend darum, dass die an der richtigen Stelle ge speichert wird. Der Chef kann sich außerdem jederzeit über die komplette bisherige Kommunikation mit dem Kunden informieren, weil alle Dokumente zentral gespeichert sind. 5

6 Dimmel-Software: Ihr Wunsch ist Programm. Sie kaufen bei uns keine Software von der Stange. Zu einer Anwendung wie KORAKTOR gehört auch immer Beratung, damit Sie die Potenziale effektiv nutzen können. Sie kaufen nichts, was Sie nicht brauchen. Ihre Lösung passt für Ihr Unternehmen. Schnelle Anfangserfolge sorgen für die Akzeptanz bei allen Anwendern in Ihrer Firma. Geplante Effekte werden erreicht. Analysiert, definiert und realisiert. Zuerst erfolgt die Fachberatung in unserem Kunden-Center, bei der die Ziele und erste Lösungsansätze besprochen werden. Zweiter Schritt ist ein Workshop zur Vorbereitung des Software-Einsatzes in Ihrem Unternehmen. Alle besprochenen Punkte werden in der projektbegleitenden Dokumentation festgehalten und erst dann von Ihnen freigegeben. Unser Lösungsvorschlag wird Ihnen vorab ausführlich präsentiert: live im Kunden-Center. Das ganze KORAKTOR -System: KORAKTOR CRM / ERP Informations- und Adressmanagement (CRM) Dokumentenmanagement (DMS) Projektverwaltung (EPM) Terminplanung (Mitarbeiter / Ressourcen) Arbeiten im Team (Groupware) Vorgangs- und Vertriebssteuerung (Workflow) Wartungsverwaltung und Service Kommunikationsplattform (CTI) Management-Informationen (IMI) Integration vorhandener Software Zukunftssicher? Aber sicher! Und unser Service unterstützt darüber hinaus bei der permanenten Weiterentwicklung Ihrer Lösung und deren Anpassung an aktuelle Erfordernisse. Alles, damit Sie auch auf Dauer am Markt erfolgreich bleiben. Keine Anpasser sondern Maßschneider. KORAKTOR ist von Grund auf als individuell konfigurierbares und erweiterbares System entworfen. Umfassende Tests sorgen zudem für eine hohe Qualität der Software. Jedes Unternehmen bekommt seinen passgenauen KORAKTOR : Harmonisierung vorhandener Module Weitere Lösungen: WEB-ANBINDUNG (TURMALIN ) WARENWIRTSCHAFT / ERP / PPS (DELECO ) SOFTWARE IM MITTELSTAND (MOS aik ) FINANZBUCHHALTUNG UND KOSTENRECHNUNG (SBS Rewe plus ) LOHN- UND GEHALT (SBS Lohn plus ) Entwicklung individueller Module und Funktionen Erstellung von Schnittstellen Generierung von Formularen, Auswertungen usw. Anpassung von Datenbanken INTERNET: info@dimmel.de Für die Entwicklung individueller Anpassungen nutzen wir moderne und ausgereifte Technologien. DIMMEL-SOFTWARE GMBH Wilthener Straße 065 Bautzen Tel (0) Fax + 49 (0) FILIALE MÜNCHEN Max-Planck-Straße Aschheim-Dornach Tel (0) Fax + 49 (0)