DMS in Hochschulen. codia Lösungen auf Basis des Dokumentenmanagement- und Workflowsystems d.3

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1 DMS in Hochschulen codia Lösungen auf Basis des Dokumentenmanagement- und Workflowsystems d.3 codia Software GmbH Auf der Herrschwiese 15a Meppen Telefon: ( ) Telefax: ( ) codia Lösungen DMS in Hochschulen

2 Inhalt 1 Automatisierte Bearbeitung von Eingangsrechnungen in Hochschulen Rechnungsbearbeitung mit spätem Erfassen Automatisierte Rechnungsbearbeitung mit frühem Erfassen und Freizeichnungsworkflow Rechnungsmonitor Rechnungsfreizeichnungsworkflow Allgemeines Die elektronische Studentenakte Exemplarische Ablaufbeschreibung NC-Bewerbung Immatrikulation Posteingang und allgemeine Schriftgutverwaltung Fach- bzw. abteilungsspezifische Ablagen im d.3 System Allgemeine Dokumentenablage nach einem Aktenplan Dokumentenverarbeitung mit dem d.3 Postkorb Schriftgutverwaltungsfunktionen Drittmittelprojektakte Exemplarische Ablaufbeschreibung Scannen Recherche Besondere Funktionalitäten Workflow / Wiedervorlage DMS-Lösungen für Hochschulen Seite 2

3 1 Automatisierte Bearbeitung von Eingangsrechnungen in Hochschulen Das Erfassen sowie Prüfen und Bearbeiten von Eingangsrechnungen stellt in den Hochschulen einen zeitintensiven Faktor dar, der mit erheblichen Kosten-/ und Zeitaufwand verbunden ist. Eine Vielzahl von Mitarbeitern ist auch an verschiedenen Standorten in den Prüfungs-/ und Genehmigungsprozess involviert. Ein aktueller Überblick über alle Verbindlichkeiten fehlt, da die Eingangsrechnungen nicht unmittelbar erfasst wurden bzw. in dezentralen Organisationseinheiten verteilt vorliegen. Aufgrund unbekannter Laufwege und unbestimmter Laufzeiten werden Skontofristen sowie Zahlungsziele überschritten. Die von der codia Software entwickelte Lösung codia Automatisierte Rechnungsbearbeitung mit Freizeichnungsworkflow ermöglicht eine tagesaktuelle automatisierte Bearbeitung von Eingangsrechnungen. Die Rechnungen werden gescannt, OCR-gelesen und anschließend mittels der Software d.classify automatisch klassifiziert. Buchungsrelevante Rechnungskopfdaten werden extrahiert und zur Weiterbearbeitung an das Dokumentenmanagement und Workflowsystem d.3 übergeben. Bei der Indizierung erfolgt eine Ergänzung und Validierung der Indexwerte mittels Zugriff auf den Kreidtorenstamm in HIS bzw. SAP. Im folgenden Schritt werden die Rechnungen einem elektronischen Rechnungsfreizeichnungsworkflow zugeführt. Mit dem codia Rechnungsmonitor steht Ihnen zeitnah ein Überblick über alle Rechnungen zur Verfügung. Elektronisch eingehende Rechnungen durchlaufen bis auf den Scan-Vorgang die gleiche Prozesskette und werden somit über eine einheitliche Technologie gesteuert. Als Alternative zur automatisierten Eingangsrechnungsbearbeitung bietet die codia eine Lösung mit dem herkömmlichen Späten Erfassen auf Basis von Barcodetechnologie. Dabei werden Eingangsrechnungen bei der Erfassung im ERP-System mit einem eindeutigen Barcode von der Rolle beklebt. Der Barcodewert wird im Finanzverfahren beim Buchen erfasst. Alternativ wird auf eine Anordnung ein eindeutiger Index als Barcode aufgedruckt. Nach abgeschlossener Buchung wird der Rechnungsbeleg (ggf. zusammen mit der Anordnung) eingescannt und über den Barcode zugeordnet. Gleichzeitig wird der Rechnungsbeleg mit den Buchungsinformationen aus dem ERP-System indexiert. Der Rechnungsbeleg steht erst danach zur Recherche aus dem Finanzverfahren oder mit dem d.3 explorer zur Verfügung. 1.1 Rechnungsbearbeitung mit spätem Erfassen In diesem Szenario durchlaufen Eingangsrechnungen die Verwaltung in Papierform, um sachlich und rechnerisch richtig und anschließend freigezeichnet zu werden. Ein Grundprinzip aller codia- Dokumenten Management Lösungen ist es, dass eine Erfassung von Indexwerten zu einem Vorgang oder Dokument nur einmal stattfindet. Im Zusammenhang mit Eingangsrechnungen werden alle relevanten Informationen zu der Rechnung im Finanzverfahren erfasst. Um diese Informationen auch im Dokumentenmanagement- und Archivsystem nutzen zu können, wird über einen eindeutigen Schlüssel in Form eines Barcodes eine Verbindung zwischen den Buchungsinformationen und dem Dokument (Eingangsrechnung) hergestellt. DMS-Lösungen für Hochschulen Seite 3

4 Einscannen erst nach Verbuchen Nach der schriftlichen Feststellung und Bescheinigung der rechnerischen und sachlichen Richtigkeit und anschließenden Verbuchung werden die Rechnungen (ggf. mit beigefügten Anordnungen) gescannt und automatisch indexiert. Die Indizierung erfolgt auf der Grundlage der auf die Rechnungen aufgeklebten oder auf Anordnungen aufgedruckten Barcodes. Über den Barcode werden aus der Datenbank der Finanzsoftware die zu einer Rechnung gehörenden Buchungsinformationen ermittelt. Mit diesen Buchungsinformationen werden die Rechnungen in d.3 archiviert. Anschließend kann im codia Rechnungsarchiv komfortabel nach allen vorhandenen Indexwerten und nach Rechnungen recherchiert werden, ohne dass für die Verschlagwortung manueller Aufwand entstanden ist. Bei einer entsprechenden Integration in die Oberfläche der Finanzsoftware kann die Recherche auch aus dem Finanzverfahren erfolgen. 1.2 Automatisierte Rechnungsbearbeitung mit frühem Erfassen und Freizeichnungsworkflow Für die automatisierte Rechnungsbearbeitung setzt die codia Software GmbH auf die bewährten Standardprodukte: d.capture batch als Stapelscanprogramm, Finereader für OCR, d.classify für die automatische Klassifikation und Extraktion der Indexwerte, d.3 als Workflow- und Archivierungssystem. Die Eingangsrechnungen werden zeitnah nach dem Posteingang gescannt. Unmittelbar nach dem Scannen erfolgt automatisch eine Texterkennung mit anschließender automatischer Klassifizierung. Die relevanten Rechnungskopfdaten wie z. B. Rechnungssteller, Rechnungsdatum, Bankverbindung, Rechnungsnetto-/ -bruttobetrag, Mehrwertsteuersatz, Mehrwertsteuerbetrag etc. werden erkannt, extrahiert und nach Plausibilitätsprüfungen als Indexwerte mit dem Beleg verknüpft. DMS-Lösungen für Hochschulen Seite 4

5 Scan-Arbeitsplatz mit d.capture batch Automatische Indizierung Die automatische Indizierung erfolgt aufgrund der OCR und Klassifikationsergebnisse. Hierbei werden Kreditorenname und nummer nicht von der Rechnung gelesen, sondern anhand der ermittelten Kontonummer und BLZ (oder besser sofern gepflegt: UmsatzsteuerID) aus dem Kreditorenstamm des Finanzverfahrens übernommen. Für den erkannten Rechnungsbetrag findet intern eine Validierung durch Berechnung von Nettobetrag mit MWSt-Satz statt. DMS-Lösungen für Hochschulen Seite 5

6 Posteingangskorb In dem Posteingangskorb des zuständigen Rechnungsempfängers wird durch Auswahl einer neuen Eingangsrechnung der Rechnungsfreizeichnungsworkflow gestartet Rechnungsmonitor Unmittelbar nach dem Scannen und Klassifizieren der Eingangsrechnungen erfolgt eine Übergabe an d.3. In d.3 stellt der Rechnungsmonitor einen Überblick aller aktuellen Rechnungen mit Angaben über die Rechnungshöhe, Zahlungsziele etc zur Verfügung. In d.3 kann jederzeit eine Gesamtübersicht der Rechnungen angezeigt werden. Hierbei kann über Statusfelder angezeigt werden, welche Rechnungen sich noch im Freizeichnungsprozess befinden und welche Rechnungen bereits freigezeichnet sind. Die Rechnungen lassen sich individuell gruppieren z.b. nach Lieferant oder Sachbearbeiter oder anderen Indexwerten. Innerhalb der Gruppierung sind Sortierungen nach verschiedenen Indexwerten möglich. DMS-Lösungen für Hochschulen Seite 6

7 Rechnungseingang gruppiert nach Lieferanten Rechnungsfreizeichnungsworkflow Laufweg eines Rechnungsfreizeichnungsworkflows DMS-Lösungen für Hochschulen Seite 7

8 Erstellung individueller Laufwege Eine wesentliche Zielsetzung der codia Software GmbH ist es, dem Anwender die Möglichkeit zu geben bestehende Workflows anzupassen oder neue Workflows anzulegen ohne über Programmier- oder Administrationskenntnisse verfügen zu müssen. Voraussetzung ist jedoch, dass der Anwender das Recht hierzu hat. In Abhängigkeit von dem eingesetzten Finanzverfahren bietet codia zwei Varianten des Freizeichnungsworkflows: Freizeichnungsworkflow mit Kontierung im Workflow Freizeichnungsworkflow ohne Kontierung DMS-Lösungen für Hochschulen Seite 8

9 Freizeichnungsworkflow mit Kontierung 1.3 Allgemeines Der dargestellte Workflow ist exemplarisch und einfach anpassbar. Die Kommunikation der einzelnen Workflowschritte erfolgt über den d.3 Postkorb. Standardmäßig können Stellvertreterregeln hinterlegt werden. Alternativ wird empfohlen, mit Gruppenkörben zu arbeiten. Es gibt die Möglichkeit eines Eskalationsmanagements, das entsprechende Warnhinweise oder Umleitungen des Workflows auslöst, falls Termine nicht eingehalten werden. Elektronische Signatur schafft Rechtssicherheit bei der Rechnungsbearbeitung Optional kann jede(r) zeichnungsberechtigte Mitarbeiter(in) mit einer (qualifizierten) elektronischen Signatur die Freizeichnung durchführen. Nur nachdem ein Vorgang mit einer elektronischen Signatur abgeschlossen wurde, kann dann der Vorgang weitergeleitet werden. Es werden nur solche Anordnungen durch die Kasse ausgezahlt, die entsprechend der Höhe die einzelnen Stationen des Ablaufes durchlaufen haben und mit den notwendigen Signaturen versehen sind. Vorteile beim Einsatz der Lösung Erhebliche Senkung des manuellen Erfassungsaufwandes (größer 60%) Automatische Plausibilitätsprüfungen / Abgleich Einkaufsdaten, Kreditorenstammdaten Verkürzung der Eingangsrechnungsprüfung Einhaltung von Zahlungsfristen und -vorteile Protokollierung sämtlicher Aktivitäten Kostentransparenz für Finanzverantwortliche und Prüfer DMS-Lösungen für Hochschulen Seite 9

10 Tagesaktueller Überblick über die Gesamtverbindlichkeiten Bearbeitungsstatus jederzeit einsehbar Qualitätsgesicherte Prüfungsprozesse durch hinterlegte Genehmigungsprofile Revisionssichere und GDPdU-konforme Archivierung Minimierung der Kosten für Handling und Lagerung von Papierbelegen 2 Die elektronische Studentenakte Mit der elektronischen Studentenakte werden alle Dokumente eines Studenten von der Bewerbung über die Einschreibung, den Studiengangswechsel bis zur Exmatrikulation verwaltet. 2.1 Exemplarische Ablaufbeschreibung Über das HIS- (Hochschulinformationssystem) ZUL können Bewerber sich Online für NC- und nicht NC- Studiengänge an der Hochschule einschreiben. Hierbei sind abhängig von der Wahl des Studienfaches (NC oder nicht NC) verschiedene Prozessschritte nötig NC-Bewerbung Bei der Bewerbung zu einem NC Studiengang ist der Ablauf wie folgt: 1. Der Bewerber gibt seine Daten Online in das ZUL ein. 2. Anhand der eingegebenen Daten wird ein leerer Bewerbungsordner im d.3 System mit den Adressdaten des Bewerbers und seiner Bewerbernummer erzeugt. 3. Eine Rückmeldung über den Eingang der Bewerbung wird an den Bewerber gesendet. 4. Die schriftlichen Unterlagen des Bewerbers werden eingescannt. Mittels OCR wird erkannt, dass es sich um eine Bewerbung zu einem NC-Studiengang handelt. DMS-Lösungen für Hochschulen Seite 10

11 5. Nach dem Einscannen und automatischen Indizieren werden die Unterlagen an den Postkorb der zuständigen Abteilung versandt. DMS-Lösungen für Hochschulen Seite 11

12 6. Die zuständige Abteilung übernimmt die Bearbeitung und fordert ggf. (Office-Vorlage) zur Nachlieferung von Dokumenten auf. 7. Der Brief wird automatisch in der entsprechenden Studentenakte archiviert. DMS-Lösungen für Hochschulen Seite 12

13 8. Die zuständige Abteilung erstellt eine Rangliste (in HIS). Aufgrund der Rangliste werden Serienbriefe generiert und an die Bewerber versandt, um ihnen den Status ihrer Bewerbung mitzuteilen. Die Serienbriefe werden als PDF-Dokument erzeugt und automatisch in den jeweiligen Studentenakten im d.3 Archiv abgelegt. 9. Wird der Bewerber angenommen, so erhält er eine Matrikelnummer und der Bewerberordner wird in die Studentenakte eingehängt Immatrikulation Der Studienanfänger schreibt sich in die HIS-SOS Datenbank ein. Bei einer Bewerbung zu einem Studienfach ohne NC ist eine Prüfung nicht notwendig. 1. Die eingesendeten Unterlagen werden an den Postkorb des Team Status weitergeleitet. 2. Der oder die Sachbearbeiter(in) nimmt die manuelle Einschreibung in SOS vor. 3. Eine Matrikelnummer wird generiert 4. Der Bewerber wird mittels über den Sachstand benachrichtigt. Die wird automatisch in der Studentenakte archiviert. 5. Ein Studierenden Ordner mit den Unterordnern BN, Status, Studiengang 1, Studiengang 2, Studiengang 3 und Gebühren wird automatisch gebildet. 6. Automatisch wird ein Abgleich mit eventuellen Bewerber-Unterlagen durchgeführt. DMS-Lösungen für Hochschulen Seite 13

14 3 Posteingang und allgemeine Schriftgutverwaltung Für die Schriftgutverwaltung in der Hochschule ist neben dem Erfassen (Scannen) und Verteilen des Posteingangs sowohl die fachspezifische Aktenablage z. B in der Studentenverwaltung (Fallakten) als auch eine allgemeine verwaltungsweite Schriftgutablage gem. eines Aktenplans (Sachakten) zu berücksichtigen. Damit sind zusätzliche Funktionen zur Schriftgut- und Dokumentenerstellung bzw. -bearbeitung und ablage verbunden und mit den einzurichtenden Ablagestrukturen zu verknüpfen. 3.1 Fach- bzw. abteilungsspezifische Ablagen im d.3 System Das d.3 System zeichnet sich durch die einfache Anlage von Akten- und Dokumentarten aus, die mit dem d.3 Aktenplan als Verknüpfungsmaschine in frei definierbare Ablagestrukturen zusammengestellt werden. Somit ist der flexible Aufbau von fach- bzw. abteilungsspezifischen Aktenplänen bzw. Aktenstrukturen möglich. Mittels Objekt- und Verknüpfungsdefinitionen im d.3 System: Akten- und Dokumentarten d.3 Aktenplan mit Verknüpfungs- und Vererbungsregeln Attribute (Indizes) mit Wertemengen (statisch und dynamisch) wird eine adäquate Dokumentenablage zu bestehenden papierbasierten Fachakten geschaffen. d.3 Objektstruktur und -definitionen DMS-Lösungen für Hochschulen Seite 14

15 Mittels d.3 Aktenplan ist es möglich fach- bzw. abteilungsspezifische Ablagestrukturen bzw. Dokumente wie z. B. eine Studentenakte, eine Bauakte und Kassenbelege fachübergreifend miteinander zu verknüpfen. 3.2 Allgemeine Dokumentenablage nach einem Aktenplan Die allgemeine Schriftgutablage im d.3 System hat die Ablagestruktur Akte Vorgang Dokument. Die Verknüpfung der Objekte bzw. Ebenen erfolgt wie auch bei der fach- bzw. abteilungsspezifischen Aktenstruktur mit dem d.3 Aktenplan als sogenannte Verknüpfungsmaschine. Für die Aktenorganisation nach einem vordefinierten Aktenplan wie mit Bezeichner für Gliederungsebenen (Hauptgruppe, Gruppe, Untergruppe, Sachgruppe) und einer vorgegebenen Aktenzeichensystematik wurde die d.3 Erweiterung dbs government Modul Aktenplan entwickelt und wird in diesem Fall als Teillösung für die allgemeine Schriftgutverwaltung angeboten. Das dbs government Modul Aktenplan ist eine d.3 Funktionserweiterung für die behördenweite Aktenverwaltung nach einem frei wählbaren Aktenplan wie z. B. KGSt, Einheitsaktenplan oder Boorberg. Dieses DOMEA-Modul enthält umfangreiche Administrations- und Bedienfunktionen für Aktenplanadministration und -konfiguration, Aktenbestandsverwaltung, Akten- und Vorgangserstellung sowie inhaltliche Navigation. dbs government Modul Aktenplan DMS-Lösungen für Hochschulen Seite 15

16 Das Aktenplanmodul ist als integriertes Plug-In im d.explorer und d3.import integriert realisiert und erleichtert es dem Anwender, komfortabel nach Aktenplanzeichen, Aktenzeichen, Vorgangsnummer, Aktenname und Vorgangsname zu recherchieren / navigieren bzw. Dokumente, Vorgänge oder Akten anhand dieser Merkmale zu importieren oder zu bearbeiten. Funktionsübersicht: Übersichtliche Darstellung des verwaltungsweiten Aktenplans in einer Baumstruktur Darstellung einer Aktenbestandsansicht (Akte/Vorgang) Generierung eines Aktenzeichens/Vorgangsnummer bei Neuanlage einer Akte/Vorgangs aus dem Aktenplanmodul heraus Vererbung von definierbaren Metadaten wie z. B. Federführung, Aufbewahrungsfrist vom Aktenplaneintrag auf die jeweils eingehängte Akte Komfortable Zuordnung von Aktenzeichen/Vorgangsnummer bei zu importierenden Dokumenten Zuordnungsfunktion von bereits im Archiv vorhandenen Akten in den Aktenplan Zuordnungsfunktion von Dokumenten zur Akte/Vorgang Verknüpfungsmöglichkeit von Dokumente aus anderen Akten/Vorgänge Verwaltung von benutzerdefinierten Teilaktenplänen (Favoriten) Suche von Aktenplaneinträgen innerhalb des Aktenplans 3.3 Dokumentenverarbeitung mit dem d.3 Postkorb Der Ablauf der Verteilung von Eingangsdokumenten, Attributierung mit Zuordnung zu definierten Dokumenten- und Aktenstrukturen kann mit dem d.3 Postkorb abgebildet werden. Die importierten Eingangsdokumente werden im d.3 Postkorb des jeweiligen Benutzers bzw. einer Benutzergruppe als Neueinträge (Fettschrift) angezeigt. Gleichzeitig kann der Benutzer wie bei Workflow-Einträgen im d.3 Postkorb eine Benachrichtigungsmail mit einem d.3 Dokumentenlink (d.link) im MS Outlook Mailclient erhalten. Daneben wird ein Postkorbeingang auch beim d.3 Clientsymbol angezeigt. Für eine Sichtung Eingangsdokumente im Postkorb steht die Dokumentenvorschau zur Verfügung. Per Doppelklick kann der d.3 Benutzer das jeweilige Dokument mit dem d.3 view aufrufen und ggf. bearbeiten. DMS-Lösungen für Hochschulen Seite 16

17 d.3 Benutzerpostkorb Nach der Dokumentensichtung im d.3 Posteingang erfolgt in der Regel die Zuordnung zu einer Dokumentart (hier: Dokument) und die zugehörige Attributierung. Dokumentenzuordnung und attributierung aus dem d.3 Postkorb DMS-Lösungen für Hochschulen Seite 17

18 Der jeweilige d.3 Benutzer kann jedoch auch das Eingangsdokument zunächst mit der d.explorer Notizfunktion bearbeiten und anschließend an einen anderen d.3 Benutzer bzw. Gruppe weiterleiten. Postkorbweiterleitungsfunktion Der Verlauf der Postkorbverarbeitung wird dabei im Postkorbverlauf protokolliert. Postkorbverlauf eines Dokumentes DMS-Lösungen für Hochschulen Seite 18

19 Das Entfernen eines Dokumentes aus einem d.3 Postkorb nicht zu verwechseln mit dem Löschen eines Dokumentes setzt den Erledigt -Status mit entsprechendem Datum. 3.4 Schriftgutverwaltungsfunktionen Weitere Schriftgutverwaltungsfunktionen sind im Rahmen einer DMS-Einführung sowohl für fachspezifische Akten als auch für die allgemeine Schriftgutverwaltung nach KGSt zu implementieren: Import elektronischer Dokumente mit d.3 import Scannen von Dokumenten am Arbeitsplatz Import elektronischer Dokumente mit d.3 import Das d.3 Import-Programm ist die dialogorientierte Importfunktion elektronischer Dokumente in das d.3 System und realisiert eine komfortable Dokumentenübernahme aus verschiedenen Anwendungsfunktionen: Mit Speichern unter aus jeglichen Windows Anwendungsprogrammen. Aus dem virtuellen Druckertreiber d.3 client printer zur Erstellung von TIF-Dateien für den Dialogdruck aus jeglichen Clientanwendungen. Aus dem MS Explorer Dateiablage mit entsprechendem Kontextmenüaufruf In d.3 ablegen. Nach der d.3 Arbeitsplatzscananwendung d.capture dialog. Nach dem Archivierungsaufruf aus Lotus Notes mit d.link for lotus notes. Nach direktem Kontextaufruf Ablegen aus dem d.3 Client. d.3 import DMS-Lösungen für Hochschulen Seite 19

20 Der d.3 import enthält verschiedene Funktionsfenster wie z. B. Dokumenteigenschaften, Dokumentenvorschau, Dateidesktop usw., die in Abhängigkeit des jeweiligen Anwendungseinsatzes wie z. B. Einlesen von Dateien aus der Dateiablage eingestellt werden können. Mittels definierbarer Vorlagen oder fest eingestellter Attributwerte können große Listen und Verzeichnisse mit elektronischen Dokumentdateien wie z. B. gescannte Altakten oder Bilddateien effizient per Benutzerdialog verschlagwortet und ins d.3 System importiert werden. Falls keine Nachbearbeitung wie z. B. das Entfernen einzelner Seiten erforderlich ist, können mit Multifunktionsgeräten gescannte Dokumente direkt mittels d.3 import ins d.3 System eingelesen werden. Parallel zur Ablage kann das importierte Dokument analog zur beschriebenen Postkorbweiterleitungsfunktion zur Wiedervorlage in den Postkorb des jeweiligen oder eines anderen Benutzers gesendet werden. Scannen von Dokumenten am Arbeitsplatz Das Scannen von Dokumenten am Sachbearbeiterarbeitsplatz erfolgt im Benutzerdialog mit dem d.3 Scan-Programm d.capture dialog. d.capture dialog Der Dokumentenstapel wird zunächst seitenweise eingescannt und in einer Bearbeitungsliste dargestellt. Durch Auswahl und Übertragen einzelner Seiten in eine zweite Liste werden diese zu einem DMS-Lösungen für Hochschulen Seite 20

21 Dokument zusammengefasst und können anschließend durch den Archivieren Dialog mit dem d.3 import ins d.3 System abgelegt werden. d.capture dialog kann über ein Netzwerklaufwerk ebenfalls mit Multifunktionsgeräten eingesetzt und zur seitenweisen Aufbereitung von gescannten Dokumentenstapel genutzt werden. 4 Drittmittelprojektakte Die Drittmittelprojektakte ermöglicht die elektronische Ablage aller im Zusammenhang mit einem Genehmigungsprozess entstehenden Dokumente. Durch die integrierte Workflowkomponente wird der Genehmigungsvorgang unterstützt. 4.1 Exemplarische Ablaufbeschreibung An einem Genehmigungsvorgang der Drittmittelprojektverwaltung sind i. d. R. verschiedene Abteilungen beteiligt. Der Ablauf des Genehmigungsvorganges stellt sich wie folgt dar: 1. Der Antrag geht ein. Dieser wird hier registriert (Vergabe einer Projektnummer) und an die Finanzabteilung weitergeleitet. 2. Die Finanzabteilung überprüft die Finanzen und leitet den Antrag, sofern Ressourcen benötigt werden, an die Personalabteilung weiter. 3. Die Personalabteilung wird nur dann einbezogen, wenn für das Drittmittelprojekt Ressourcen (Mitarbeiter der Universität) benötigt werden. Nach erfolgter Überprüfung wird der Antrag an die nächste Abteilung weitergeleitet etc. 4.2 Scannen In Papierform eingehende Dokumente werden mittels d.capture batch gescannt und indiziert. Der Benutzer hat hierbei die Möglichkeit, die Dokumentenarten, die in der die Datei abgelegt werden sollen, auszusuchen. 4.3 Recherche Nach Informationen in der Drittmittelakte kann anhand der folgenden Kriterien gesucht werden: Projektnummer, Projektname, Projektleiter, DMS-Lösungen für Hochschulen Seite 21

22 Kostenstelle, Telefonnummer (zuständiger Sachbearbeiter), Geldgeber, Projekttyp (Auswahl aus Liste), Genehmigungsdatum, Bewilligungszeitraum, Abschlussdatum, Aufbewahrungszeitraum, Aktenzeichen. Die Recherche kann entweder nach Dokumenten oder Akten erfolgen. Über die Trefferliste kann mittels eines Klicks entweder auf die Akte (Suche über Dokumente), oder von der Akte aus auf die einzelnen Dokumente der Akte navigiert werden. Nach Dokumenten kann zusätzlich auch über den Volltext recherchiert werden. 4.4 Besondere Funktionalitäten Bei der Vergabe der Projektnummer soll der Benutzer entweder die angezeigte nächste freie Projektnummer angezeigt bekommen oder eine manuelle Projektnummer vergeben können. Die Projektnummer muss in jedem Falle eindeutig sein. Anhand der Projektnummer kann der Geldgeber erkannt werden. Entscheidend ist die erste Stelle: 1 = Spendenprojekte, 2 = normale Projekte, DMS-Lösungen für Hochschulen Seite 22

23 3 = DFG Normalverfahren, 4 = DFG gradienten Kollegg, 5 = Sonderforschungsbereiche, 6 = GFF, 7 = normale Projekte, 8 = Steuerpflichtige Projekte, 9 = Verwaltungsprojekte (Sachbearbeiter zugeordnet). Wenn der Sachbearbeiter eine neue Akte erstellt, bekommt er (durch betätigen des Schalters Validieren) eine Projektnummer vorgeschlagen. Hierzu wird eine gültige Projektnummer für den entsprechenden Projekttyp (Geldgeber) ermittelt und anzeigt. Der Sachbearbeiter hat nun die Möglichkeit, die angezeigte Projektnummer zu übernehmen, bzw. eine eigene zu vergeben. 4.5 Workflow / Wiedervorlage Für den Genehmigungsprozess werden vordefinierte Workflows verwendet. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, adhoc die vordefinierten Laufwege zu verändern. Für jeden Laufwegschritt ist hierbei sowohl eine Wiedervorlage als auch eine Terminüberwachung möglich. Die folgende Abb. zeigt beispielsweise die Erstellung eines Workflows mit Detailangabe eines Laufwegschrittes. Erzeugen eines Adhoc-Workflow DMS-Lösungen für Hochschulen Seite 23

24 Der Ablauf des erstellten bzw. vorgespeicherten Laufweges wird in folgender Abb. dargelegt. Ablauf eines Laufweges Jeder Laufwegsschritt kann terminlich überwacht werden. Bei Überschreitung von Terminen erfolgt eine Eskalation in Form einer Benachrichtigung an den Laufwegsverantwortlichen. Der Laufwegsverantwortliche kann während des Laufwegs wechseln. DMS-Lösungen für Hochschulen Seite 24