Innovative answers. Dokumentenmanagement. Dr. Reinhard Ahlers. BALance Technology Consulting

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1 Innovative answers Dokumentenmanagement Dr. Reinhard Ahlers

2 Situation Informationen werden mehrfach eingegeben keine einheitliche Bedienung / Medienbrüche ineffiziente Vorgangsbearbeitung Digitale- und Papierdokumente -> unterschiedliche Stände heterogene Ordnungssysteme bzw. unterschiedliche Ablagemethoden wichtiges Firmen Know-how / Dokumente werden personenabhängig gespeichert Originalakten wandern unkontrolliert im Unternehmen zeitintensive Suche (9 Minuten/Vorgang) und Zusammenstellung hoher Platzbedarf für Papierdokumente

3 Vorteile der elektronischen Dokumentenverwaltung Geringere Zugriffszeiten Effektivere der Suche und vielfältigere Suchmöglichkeiten Dokumente sind standortunabhängig verfügbar Geringerer Platzbedarf und Alterungsbeständigkeit Geringere Kosten: Materialkosten (Archivmiete, Anzahl der Papierkopien, etc.), Personalkosten und Versandkosten Sicherheit durch Mehrfachkopien (Feuer, Wasser, Einbruch usw.) Zugriffskontrolle

4 File System: Ablageorganisation auf einem Datenträger

5 Dokumentenmanagementsystem Verwaltung von Dokumenten

6 Wissensmanagementsystem Nutzung von (unstrukturiertem) Wissen im Unternehmen

7 Was kann ein DMS leisten? ERP Integration z.b. Zugriff auf Dokumente (incl. s) über das DMS oder ERP System Vorteil: direkte Belegrecherche, Integration von Geschäftsprozessen und objekten, Datenschutz durch Berechtigungskonzept und kürzere Prozesszeiten Digitalisierung Automatisierung von Eingangsrechnungen & Lieferscheinen Vorteil: Zeitersparnis, transparente Geschäftsprozesse, Wegfall der Papierarchive Capturing Eingangsdokumente werden automatisch erfasst und an die internen Anwendungen übergeben Vorteil: Schneller, kosten-günstiger und transparenter Workflow Automatische Weiterleitung der Dokumente zur Bearbeitung und Freigabe, Übersichtlichkeit durch Joblisten, Elektronische Signatur Vorteil: schnellerer Rechnungsdurchlauf, Wahrung von Skontofristen, Transparenz durch digitale Stempel, übersichtlicher Bearbeitungsstatus

8 Herausforderung IT versus Organisation Auswahl der IT ist nur eine Komponente Organisationsentwicklung ist im Rahmen von DMS ebenso wichtig Definition der Zielorganisation Je enger die Integration je wichtiger sind die Prozesse und je höher ist der Nutzen!!!

9 Beispielanwendung Krankenhaus Mobile elektronische Patientenakte Leicht handhabbare Rechner ermöglichen den medienbruchfreien Zugriff und Dokumentation im Patientenzimmer Vorteil: Minimierung von zusätzlichen Absprachen und Nacharbeiten, keine fehlerträchtigen Medienbrüche, Steigerung der Qualität und der Sicherheit des Behandlungsprozesses Elektronische Patientenakte Alle patientenrelevanten Informationen & Dokumente werden im DMS gesammelt Vorteil: Kein Verlust von Unterlagen, jederzeit umfassende Transparenz, hohe Informationsverfügbarkeit Arztbriefunterstützung Alle notwendigen Dokumente aus Pflege, Labor usw. sind in der Patientenakte im DMS verfügbar Vorteil: Vermeidung von Such- und Sortierarbeiten, Arztbrief + Anlagen können verschlüsselt, signiert und per versandt werden, schnellere Bearbeitung, schnellere Abrechnung

10 Beispielarchitektur Krankenhaus ERP Integration administrative Daten Arztbrief- und Diagnose Unterstützung KIS elektronische Patientenakte Mobile EPA patientenunabhängige Informationen Workflow administrative Daten Dokumentenmanagement Wissensmanagement Rechnungen Lieferscheine Externe Patientendaten Patientendaten externe Informationsquellen Digitalisierung Finanzbuchhaltung/Aufnahme Capturing mediz. Geräte KIS

11 Die Vorteile ein Dokumenten-Pool für alle Dokument-Arten! Archivinseln werden vermieden regelbasierte automatische Einsortierung in Patienten-, Buchhaltung- oder anderen Kategorien direkter Zugriff auf alle Belege am Arbeitsplatz browserbasierend über Intra- und Internet unter Berücksichtigung des Datenschutzes effizienter Dokumentenfluss im Unternehmen administrative Kosten sinken mehr Zeit für die Kernaufgaben (Patientenbetreuung) revisionssichere Archivierung Nutzung bestehender Infrastruktur Integration in bestehende Anwendungen Erfüllung gesetzlicher Vorgaben

12 Der Nutzen Prämissen, Stand 2008: Krankenhausbetrieb mit ca. 600 Betten Ca Mitarbeitern Ca stationäre Aufnahmen p. a. Ca Eingangsrechnungen p. a. Ca Lieferscheinen p. a. Ca Ausgangsrechnungen p. a. Ca Patientenakten p. a. Verweildauer durchschnittlich 4,7 Tage

13 Der Nutzen Dokumentenmanagement , , , , , , , , , ,00 EURO , , , , , , , , , , , , ,00 - Rechnungswesen Capturing Workflow SAP EPA kummulierte Einmal-Investitionen kummulierte Einsparungen p. a. Stufen EPA = Elektronische Patientenakte

14 Der Nutzen Informationsmanagement EURO , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , ,00 - EPA Mob. EPA Arztbrief KM kummulierte Einmal-Investitionen kummulierte Einsparungen p. a. Stufen KM = Knowledge Management

15 Der Nutzen Kostenträger EURO 700,00 600,00 500,00 400,00 300,00 200,00 100,00 Einmal-Investition pro Bett - Rechnungswesen Capturing Workflow SAP EPA Stufen Mob. EPA Arztbrief KM Potentiale sind abhängig von den unternehmensspezifischen Prozessen, der vorhandenen Infrastruktur und der Anzahl der Dokumente Das Potential muss jeweils im Einzelfall errechnet werden

16 Einführung DMS Systemeinführung Auslagerung des Systems (Cloud Computing) Dienstleistung für Systemnutzung und Betrieb einkaufen Systemauswahl hängt von den bestehenden bzw. zukünftigen organisatorischen Prozessen ab Organisatorische Anpassungen und Systemeinführung sind aufeinander abzustimmen

17 Beispielhafte Vorgehensweise (9) Teil-/ Projektabschluss (8) Überprüfung der Teilziele (7) Umsetzung (6) Feinkonzepterstellung (1) Abstimmung über Projektrahmen und -phasen (5) Ergebnispräsentation (2) Ermittlung/Darstellung der IST- Situation/Workshops (3) Erarbeitung des Pflichtenheftes (4) Testumgebung aufbauen

18 Generelle Vorgehensweise Planung von Ablage- und Suchstrukturen (bspw. im Rahmen von Workshops) Analyse von Dokumentenflüssen und abläufen Ermittlung der Archivzugriffe, der Verschlagwortung und der Berechtigungen für die beteiligten Bereiche Organisationsvorschläge Installation der (Hard- und) Software in Zusammenarbeit mit den Administratoren Schulungsmaßnahmen für Administratoren und Key-User Projektbegleitung bis zum Realbetrieb / Mitarbeiterbetreuung

19 VIELEN DANK FÜR IHRE AUFMERKSAMKEIT! Dr. Reinhard Ahlers Tel: Contrescarpe Bremen