Kapitel 5 Dokumentenmanagement

Transkript

1 Kapitel 5 Dokumentenmanagement 1 Was wird abgelegt? Wie wird archiviert? Wo wird aufbewahrt? Wie lange wird was aufgehoben?

2 Kapitel 5 Dokumentenmanagement Ablage schon der Begriff klingt verstaubt und mahnt an die lästige Pflicht, Dokumente im PC, in Ordner oder andere Hilfsmittel einzusortieren. Auch der neue Name Dokumentenmanagement macht die Tätigkeit kaum besser. Obwohl seit langem von papierlosen Büros gesprochen wird, gibt es doch noch eine ganze Reihe von Schriftstücken in Papierform. Was die Ablage so lästig macht, ist oft die Tatsache, dass eine vernünftige Struktur fehlt. Und weil man nicht weiß wohin damit, wird erst einmal gestapelt. Der Stapel wird höher und die Unlust wächst, damit anzufangen. Ein Betriebsrat benötigt ein Ordnungssystem, in dem alle Mitglieder alle Unterlagen in kurzer Zeit wiederfinden können. Die Suche nach einem Dokument sollte maximal zwei Minuten dauern. Wer zum Beispiel sein Ablagesystem in einem Aktenplan dokumentiert und diesen im Gremium veröffentlicht, ermöglicht sich und den anderen Betriebsratsmitgliedern den schnellen Zugriff auf Unterlagen. Dieses Kapitel zeigt Ihnen, wie Sie Ihre Ablage strukturieren und einen solchen Aktenplan aufstellen können sowie welche rechtlichen Vorschriften zu beachten sind. 136

3 Zeit ist Geld. Wussten Sie, dass in Büros ca. 10 bis 15 % der Arbeitzeit für das Suchen von Unterlagen aufgewendet wird? Dabei sind die Personalkosten mit 90 %, neben 8,6 % für Mobiliar und 1,4 % für den Raum, der größte Faktor. Deswegen ist es wichtig, eine strukturierte und nachvollziehbare Ablage zu haben. Beim Optimieren Ihrer Ablage helfen Ihnen die folgenden Fragen, damit Sie alle Arten von Schreiben schnell und eindeutig ablegen und später mit einem Griff wiederfinden: Zeit ist Geld Struktur und Nachvollziehbarkeit Was soll abgelegt werden? Wie werden die Dokumente archiviert? Wo werden sie aufbewahrt? Wie lange soll jedes Dokument aufgehoben werden? 1 Was wird abgelegt? Schriftform bedeutet nach 126 BGB, dass eine Urkunde geschrieben und vom Aussteller unterschrieben ist. Diese Schriftstücke sind also normalerweise (auch) in Papierform aufzubewahren (zu den Aufbewahrungsfristen siehe Abschnitt 4). Gesetzliche Schriftform Zu den aufzubewahrenden Dokumenten zählen unter anderem Wahlakten zur Betriebsratswahl ( 19 WO), Übertragung und Widerruf von Aufgaben auf den Betriebsausschuss ( 27 Abs. 2 BetrVG) sowie auf Ausschüsse und Arbeitsgruppen ( 28 und 28a BetrVG) sowie den Gesamtbetriebsrat ( 50 Abs. 2 BetrVG) oder den Konzernbetriebsrat ( 58 BetrVG), Niederschriften (Protokolle) der Verhandlungen des Betriebsrats ( 34 BetrVG), Geschäftsordnung, in welcher der Betriebsrat die sonstigen Bestimmungen über die Geschäftsführung regelt ( 36 BetrVG), Beschlüsse der Einigungsstelle ( 76 Abs. 3 Satz 4 BetrVG), alle Rechtsakte im Zusammenhang mit einer Betriebsvereinbarung ( 77 Abs. 2 BetrVG), Durchschriften der vom Betriebsrat nach 193 Abs. 5 SGB VII (Siebtes Buch Sozialgesetzbuch) zu unterschreibenden Unfallanzeigen ( 89 Abs. 6 BetrVG), Widersprüche des Betriebsrats gegen Einstellungen, Eingruppierungen, Umgruppierungen und Versetzungen ( 99 Abs. 3 BetrVG) sowie Kündigungen ( 102 Abs. 2 BetrVG), Interessensausgleich über Betriebsänderung und Sozialplan ( 112 Abs. 1 BetrVG). 126a BGB regelt die elektronische Form von Schriftstücken: Sie kann die Schriftform nur ersetzen, wenn der Aussteller der Erklärung seinen Namen Elektronische Form Kapitel 5: Was wird abgelegt? 137

4 hinzufügt. Darüber hinaus muss er das elektronische Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Signaturgesetz versehen. Bloßes elektronisches Speichern von schriftlichen Dokumenten erfüllt die Voraussetzungen nicht. Nur wenn das schriftliche Dokument neu in elektronischer Form mit entsprechender Signatur erstellt wird, kann es als Ersatz der Schriftform (Papierform) akzeptiert werden. Ist keine Schriftform vorgegeben, dann können die Dokumente ohne weiteres statt auf Papier im PC archiviert werden. Das trifft unter anderem zu bei Korrespondenz zu Dokumentationszwecken, um eventuelle spätere Unklarheiten oder Streitfragen klären zu können (zum Beispiel Einladungen, aufschlussreiche Unterlagen zum Auslegen von Betriebsvereinbarungen). Eine Struktur Sie sollten bei der Struktur Ihrer elektronischen Ablage die gleichen Grundsätze wie bei der Papierablage zugrunde legen. 2 Wie wird archiviert? 2.1 Vertraulichkeit und Geheimhaltungspflicht Unterlagen unter Verschluss Keine Duplikate der Personalakte Datenschutz Auch bei der Ablage müssen Sie unbedingt die Vertraulichkeit der Unterlagen und die Geheimhaltungspflicht nach 79 Abs. 1 BetrVG beachten. Bewahren Sie deshalb schriftliche Unterlagen im Betriebsratsbüro bzw. im Archiv in verschließbaren Aktenschränken oder Schreibtischen auf. Damit verhindern Sie, dass Unbefugte Kenntnisse über die Unterlagen erlangen können. In manchen Betriebsratsgremien wird bei jeder Neueinstellung eines Mitarbeiters im Betriebsratssekretariat eine Einzelakte für diesen angelegt. Bei personellen Maßnahmen (wie Versetzung, Umgruppierung etc.) wird diese Mitarbeiterakte nach und nach vervollständigt. Es ist allerdings absolut unzulässig, im Betriebsrat ein solches Duplikat einer Personalakte zu führen. Die einzelnen Schriftstücke sind sachbezogen unter dem entsprechenden Vorgang (Einstellung, Eingruppierung usw.) im jeweiligen Jahr abzulegen. Dabei haben Sie die Wahl, ob Sie alphabetisch nach dem Mitarbeiternamen oder numerisch nach der Personalnummer sortieren. Wird ein Mitarbeiter im Laufe eines Jahres zum Beispiel zweimal versetzt, ist außerdem die chronologische Ordnung als weiteres Merkmal einzuhalten. Es dürfen auch keine vom Arbeitgeber erhaltenen Personalunterlagen (etwa Bewerbungsunterlagen) kopiert und systematisch gesammelt werden. Wegen der sensiblen Daten in der Personalakte muss der Arbeitgeber den Kreis derjenigen, die diese Akte (auch theoretisch) einsehen können, möglichst klein halten. Nach 80 Abs. 2 BetrVG darf der Arbeitgeber dem Betriebs- 138 Kapitel 5: Wie wird archiviert?

5 rat keineswegs die Personalakte insgesamt aushändigen. Bei der Anhörung zur beabsichtigten verhaltensbedingten Kündigung beispielsweise, darf der Betriebsrat nur Teile der Personalakte einsehen, wie etwa erhaltene Abmahnungen (Kraft, Gemeinschaftskommentar zum BetrVG, 80 Rn. 84). Nach herrschender Meinung kann auch nicht etwa der Arbeitnehmer dem Betriebsrat ein Recht auf unbeschränkte Einsicht in seine Personalakte einräumen. Deshalb ist es, vor allem auch aus datenschutzrechtlichen Gründen unstatthaft, im Betriebsratsbüro eine weitere Personalakte zu führen. Nur der Arbeitgeber ist berechtigt, die vollständigen Daten personenbezogen zu speichern. 2.2 Aufbau der Ablage Mehrere Unterlagen, die im Normalfall nur zusammen benutzt werden, sind gemeinsam abzulegen. Als Ordnungsmerkmal ist es sinnvoll, nach Vorgängen abzulegen. Führen Sie dazu alle Vorgänge in einem Aktenplan (siehe Anhang 16) auf und händigen Sie diesen jedem Betriebsratsmitglied aus. Außerdem sollten Sie ihn zusätzlich im Aktenschrank auslegen. Ein Vorgang ist meist eine Kette von Arbeitsschritten. Ein Arbeitsgang ist jeweils Voraussetzung für den nächsten Schritt. Jeder Vorgang hat einen Anfang (= Auslöser), einige Arbeitsgänge bzw. Tätigkeiten sowie am Ende ein sinnvolles Produkt bzw. ein Ergebnis. Ablage mit Aktenplan Logische Kette Beispiel Sie erhalten von der Geschäftsführung ein Anhörungsschreiben zur Kündigung des Mitarbeiters XY (= Anfang bzw. Auslöser des Vorgangs). Diesen Punkt nehmen Sie unter anderem in der Einladung zur Sitzung des Betriebsrats bzw. Betriebsausschusses auf. In der Sitzung wird darüber beschlossen und die Verhandlung des Gremiums wird protokolliert (= Kette von Arbeitsschritten). Zum Schluss informieren Sie die Geschäftsführung über den Beschluss des Betriebsrats (= Ende bzw. Ergebnis). Wenn Sie die Dokumente einordnen, stellen Sie sich folgende Fragen. Klärende Leitfragen Zu welchen Tätigkeiten gehören die Dokumente? Anhörung des Betriebsrats Einladung zur Betriebsrats- bzw. Betriebsausschuss-Sitzung Protokollierung der Betriebsrats- bzw. Betriebsausschuss-Sitzung Information des Arbeitgebers über den Beschluss des Gremiums zur Anhörung Zu welchem Vorgang gehören die Tätigkeiten? Kapitel 5: Wie wird archiviert? 139

6 = Mitbestimmung bei Kündigungen Was stand am Anfang der Tätigkeit, die ich jetzt verrichte? = Anhörungsschreiben der Geschäftsführung Zu welchem Prozess gehört der Vorgang? = Personelle Maßnahmen Welche ähnlichen Vorgänge kommen noch vor? = Einstellungen, Eingruppierungen, Umgruppierungen, Versetzungen etc. Die Schreiben von Anfang (der Auslöser) und Ende (das Ergebnis) gehören im jeweiligen Kalenderjahr unter personelle Maßnahmen, hier unter Kündigungen und entweder unter den Namen des Mitarbeiters oder unter seine Personalnummer. Die anderen beiden Schriftstücke, Einladung und Protokoll, umfassen mehrere Tagesordnungspunkte, nicht nur diesen einen Vorgang. Legen Sie diese deshalb gesondert ab unter Einladungen bzw. Protokolle Betriebsratssitzungen oder Betriebsausschuss-Sitzungen des jeweiligen Jahres. 3 Wo wird aufbewahrt? Ihr Ablagesystem sollte dem praktischen Arbeitsablauf im Betriebsrat angepasst sein. Sortieren Sie Ihre Unterlagen nach den drei folgenden Kriterien. 3.1 Arbeitsunterlagen Arbeitsunterlagen am Arbeitsplatz Diese werden laufend am Arbeitsplatz benötigt, weil sie noch bearbeitet werden müssen. Hierfür eignet sich die Loseblattablage in verschiedenfarbigen Ordnungsmappen (für die einzelnen Sitzungen). Für zu delegierende Aufgaben an andere benutzen Sie Einzelmappen für jedes Betriebsrats- bzw. Ausschussmitglied. Die durch Sie zu erledigenden Tätigkeiten bündeln Sie am besten in Hängemappen (Details enthält Kapitel 1 Abschnitt 3.2). Abends sollten die Mappen im Schreibtisch bzw. im Schrank eingeschlossen werden. 3.2 Nachschlageunterlagen Aktenplan Erst wenn Sie einen Vorgang abgeschlossen haben, legen Sie ihn nach den Kriterien Ihres Aktenplans ab. Zur besseren Übersicht empfiehlt es sich, die Ordner im Schrank entsprechend Ihrem Aktenplanaufbau einzureihen. Als Hilfsmittel zum Vorsortieren von Schriftstücken ist ein Pultordner empfehlenswert (siehe Kapitel 1 Abschnitt 3.2). 140 Kapitel 5: Wo wird aufbewahrt?

7 Viele Büros bevorzugen für Nachschlageunterlagen die geheftete Ablage in Stehordnern. Der breite Rücken kann gut zum Beschriften (am besten mit PC) genutzt werden. Farbige Rückenschilder (zum Beispiel grün für erledigte Vorgänge) helfen, eine Vielzahl von Ordnern zusätzlich zu strukturieren. Den Ordnerinhalt können Sie mit Registern, zum Beispiel von A bis Z oder 1 bis 31 oder mit selbst beschrifteten Registertrennblättern mit Taben gut gliedern. Stehordner Wenn Sie in einem Ordner mehrere Einzelakten zusammenfassen wollen (zum Beispiel Betriebsvereinbarungen), bieten so genannte Schlitzhefter die ideale Möglichkeit. Sie lassen sich bei geschlossenem Ordnerbügel entfernen und wieder einhängen. Ein simpler Trick ist das Durchnummerieren Ihrer Ordner nach dem Aktenplan. So erkennen Sie sofort, wenn ein Ordner falsch steht. Sofern Sie im Laufe eines Jahres einen zweiten Ordner zu einem Thema anlegen, fügen Sie zur Zahl einen Buchstaben a) und b) etc. hinzu. Umfangreiche Einzelprobleme (zum Beispiel alle vorbereitenden Unterlagen zu einer Betriebsvereinbarung) beanspruchen oft einen Ordner für sich allein. Heben Sie diese beispielsweise durch blaue Rückenschilder hervor. Nummerieren der Ordner Farbige Rückenschilder Neben den abgeschlossenen Vorgängen gibt es noch Ständige Informationen, die Sie oft benötigen. Ideal ist es, diese Ordner durch eine weitere andere Rückenfarbe abzugrenzen, zum Beispiel gelb. Alle Unterlagen sind abends in verschließbaren Schränken bzw. im abgeschlossenen Schreibtisch zu verwahren. 3.3 Archivunterlagen Am Ende eines Kalenderjahres versehen Sie den Ordnerrücken der Nachschlageunterlagen mit der Jahreszahl. Ein abschließbarer Schrank in einem Archivraum wäre jetzt der richtige Ort für diese Dokumente. Vermeiden Sie das Umsortieren in andere Behälter. Es ist zu zeit- und kostenintensiv. Dokumentenarchiv Zu Beginn eines Jahres legen Sie entsprechend Ihrem Aktenplan neue Nachschlageordner an. Die Ordner mit den ständigen Informationen bleiben allerdings im Betriebsratssekretariat stehen. Kapitel 5: Wo wird aufbewahrt? 141

8 4 Wie lange wird was aufgehoben? Feste Frist für Wahlunterlagen So lange wie nötig Nur für das Aufbewahren von Wahlunterlagen gibt es eine rechtlich definierte Aufbewahrungsfrist. 19 WO 2001 regelt, dass Wahlakten mindestens bis zum Ende der Amtszeit des jeweils gewählten Betriebsrats aufzubewahren sind. Alle anderen Schriftstücke sind so lange wie nötig aufzubewahren. Bei Betriebsvereinbarungen ist das beispielsweise mindestens die Laufzeit. Am besten erstellen Sie in Ihrem Ordner für Betriebsvereinbarungen vorne eine Übersicht, welche Betriebsvereinbarung wann endet. Diese Daten übernehmen Sie in Ihre Terminüberwachung. Für andere Schreiben gilt häufig die Amtszeit des jeweiligen Betriebsrats. Vorgänge, beispielsweise zu personellen Maßnahmen, die erst kurz vor Ablauf der Amtszeit entschieden wurden, sollten natürlich dem neuen Gremium übergeben werden. Tipp für die Praxis Klären Sie in Ihrem Betriebsrat, wie lange welche Schriftstücke aufgehoben werden sollen. Zur Vorbereitung für diese Schriftgutanalyse sollten Sie alphabetisch alle Schriftstücke auflisten, die in Ihrem Gremium vorkommen. In einer zweiten Spalte können Sie dann jeweils die von Ihrem Betriebsrat gewünschte Aufbewahrungsdauer eintragen. Wenn Sie die festgelegten Fristen in Ihren Aktenplan übertragen, können alle nachvollziehen, was wann entsorgt wird. Ablaufdatum erfassen Wenn Sie Dokumente noch über das Entstehungsjahr hinaus für eine bestimmte Zeit im Archiv aufbewahren möchten, dann erfassen Sie besser das Ablaufdatum dieser Schriftstücke am Ordner und in Ihrer Terminüberwachung. So können Sie zielgerichtet ohne langes Suchen und Blättern alte Unterlagen entfernen. Damit die Vertraulichkeit der Schriftstücke beachtet wird, ist ein Aktenvernichter einzusetzen. 142 Kapitel 5: Wie lange wird was aufgehoben?