Elektronische Unterlagen in der Verwaltung und das Beratungsangebot der Archive

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1 Elektronische Unterlagen in der Verwaltung und das Beratungsangebot der Archive Dr. Beate Dorfey 09. Februar 2009 Folie 1

2 IT-Anwendungen in der Verwaltung Dokumentenmanagementsysteme (DMS)/Vorgangsbearbeitungssysteme (VBS) Fachverfahren Webapplikationen egovernment Folie 2

3 DMS schöne neue Welt? Sofortige und ständige Verfügbarkeit sämtlicher Informationen zur Geschäftserledigung am Arbeitsplatz Effiziente und ökonomische Erledigung aller Geschäftsabläufe Gleichförmige und transparente Aufgabenerledigung Folie 3

4 DMS was ändert sich? Physische Gestalt: Notwendigkeit der Erhebung von Metainformationen Bedeutung der Schriftgutverwaltung Organisation der Geschäftsabläufe Rechtssicherheit Folie 4

5 Elektronische Akten: Struktur Akte Vorgang Dokument Akte: geordnete Zusammenstellung von Dokumenten oder Sammlung von Vorgängen mit eigenem Aktenzeichen und eigener Inhaltsbezeichnung Vorgang: Sammlung von einzelnen, zusammengehörenden Dokumenten aus der Bearbeitung eines Geschäftsvorfalls Dokument: einzelnes Schriftstück, ggf. mit Anlagen Folie 5

6 Elektronische Akten: Metadaten inhaltliche und formale Ordnungsmerkmale von Dokumenten, Vorgängen und Akten zum Wiederauffinden von Informationen werden vorab definiert und in das DMS übertragen. Für Akte, Vorgang und Dokument werden unterschiedliche Metadaten erfasst, u.a.: Aktenzeichen Akten- bzw. Vorgangsbetreff Laufzeiten Bearbeitungsverfügungen, z.b. zda Aufbewahrungsfrist Folie 6

7 DMS was braucht man? Aktenplan Aufbewahrungsfristen Aktenordnung/Registraturordnung Geschäftsordnung Eine geordnete Schriftgutverwaltung Folie 7

8 DMS und Schriftgutverwaltung: Chance statt Schikane Transparentes und nachvollziehbares Verwaltungshandeln Gerichtsfeste Unterlagen Schnelles Wiederauffinden und Bereitstellen von Informationen Effiziente und wirtschaftliche Aufgabenerledigung Folie 8

9 DMS und Schriftgutverwaltung: die schlimmsten Fehler Fehlen von Aktenzeichen Hybride Aktenführung Unvollständige Akten (Sachbearbeiterablage) Fehlen von Aufbewahrungsfristen Fehlen von verbindlichen Regelungen (z.b. Aktenordnung) Folie 9

10 DMS und Archive: Hilfe oder Hemmschuh? Archive bieten Beratung in Fragen der Schriftgutverwaltung der Langzeitverfügbarkeit des Projektmanagements Folie 10

11 Anbietung und Aussonderung von elektronischen Akten Unsere gemeinsamen Ziele: Einführung von standardisierten Prozessen bei der Übernahme elektronischer Unterlagen Langzeiterhaltung und Langzeitverfügbarkeit authentischer und gerichtsfester elektronischer Unterlagen Folie 11

12 Die Bedeutung der Standards xdomea 2.0 beinhaltet mit xarchiv bereits den Standard für die Anbietung und Aussonderung elektronischer Akten pdf/a als Standard für Dokumente xml als Metadatenstandard Folie 12

13 Voraussetzungen für eine erfolgreiche Aussonderung Einhaltung von Standards Klare Absprachen und Regelungen Formate Metadaten (technisch und inhaltlich) Transferwege organisatorische Abläufe Folie 13

14 Verfahren der Aussonderung Vierstufiges Verfahren: Behörde: Anbieteverzeichnis Archiv: Bewertungsentscheidung Behörde: Reimport des Verzeichnisses; Erstellung Aussonderungsdatei Archiv: Empfangsbestätigung Zweistufiges Verfahren: Archiv: lesender Zugriff im System auf die zur Aussonderung anstehenden Daten mit schreibendem Zugriff auf die Felder der Bewertungsentscheidung Behörde: Auslesen der bewerteten Vorgänge und Übersendung an Archiv Folie 14

15 Fachverfahren ein weites Feld zumeist datenbankbasierte Spezialprogramme zur Erledigung von Fachaufgaben Fehlende Standards Fehlende Schnittstellen Daten aus Fachverfahren sind genauso anbietungspflichtig und können genauso archivwürdig sein wie Akten. Folie 15

16 Die Herausforderungen Elektronische Signatur Webapplikationen egovernment Geodaten Folie 16

17 Unser Angebot für Sie Persönliche Beratung vor Ort oder im Archiv Weiterbildungsangebote Behördentage Internet: Webauftritte der Archive Publikationen Folie 17

18 Sprechen Sie uns an! Landeshauptarchiv Koblenz Dr. Beate Dorfey Tel Landesarchiv Speyer Dr. Franz Maier Tel Nähere Infos unter: Folie 18

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