Dokumentenmanagement. DMS Middleware für optimale Systemintegration

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1 Dokumentenmanagement DMS Middleware für optimale Systemintegration

2 Ausgangssituation Systemlandschaft heute - eine Bestandsaufnahme Heterogene Systeme, eine Vielzahl von Applikationen unterschiedlicher Anbieter, oftmals Insellösungen, die verschiedentlich nicht über all ihre Funktionalitäten hinweg genutzt werden. Ältere und neuere Systeme, Mitarbeiter mit völlig unterschiedlichen Fähigkeiten in Sachen Computeranwendung, die Einführung der Digitalen Signatur, firmenspezifische und damit sehr individuelle Prozesse und eine zunehmende Vernetzung in den verschiedenen Bereichen des Gesundheitswesens all das ist charakteristisch für die Systemlandschaften in den heutigen Unternehmen, und genau daraus ergibt sich unsere Aufgabe. 1 dms Neben der Implementierung neuer Fachanwendungen gilt es, bestehende zu verbinden. Aus nebeneinander existierenden Applikationen ohne Schnittstellen soll ein ganzheitliches System werden, welches ermöglicht, dass Kernapplikationen miteinander kommunizieren, standardisierte Aufgaben automatisch erledigt werden, Informationen für alle zugänglich sind, Workflows definiert und Geschäftsvorfälle elektronisch bearbeitet, verarbeitet und verwaltet werden können. Genau so etwas haben wir! zu ende gedacht

3 DMS zu Ende gedacht - mit G.CoSy Wir wissen, es existiert eine Vielzahl unterschiedlicher Definitionen und Interpretationen rund um den Themenkomplex Dokumentenmanagement. Wir verstehen unter einem Dokumentenmanagementsystem die Integration aller Komponenten und eine weitgehende Automatisierung aller Prozesse von Postein- bis Postausgang. Konkret heißt das: Dokumente müssen im CRM dokumentiert werden sollen ins elektronische Archiv sind Teil von Workflows benötigen eine Wiedervorlage kommen teils über den zentralen elektronischen Posteingang wieder zurück und sollen leicht zuzuordnen sein (z. B. Fragebögen). Mit G.CoSy, dem GERMO DMS Connectivity System, steht heute eine modulare Middleware zur Verfügung, die es erstmals ermöglicht Komponenten wie BK-System, Postein- und -ausgang, Archiv-, CRM- und Workflow- Systeme zu einem ganz-heitlichen Dokumentenmanagement intelligent zu verknüpfen. 2

4 Die Vorteile G.CoSy... bindet verschiedene Systeme an managt deren Kommunikation stellt relevante Informationen bereit automatisiert automatisierbare Prozesse konvertiert Dokumente in dauerhafte Dateiformate (Langzeitarchivierung) versieht sie mit einer eindeutigen Dokumenten-ID für spätere Rückläufererkennung und schnelle genaue Zuordnung in allen Systemen sorgt im CRM für eine umfassende Kontakthistorie befreit den Anwender komplett vom Thema Vorlageneinstellungen - allein der Formularadministrator sorgt an zentraler Stelle für alle erforderlichen Einstellungen macht durch seinen modularen Aufbau auch die Realisierung Ihres DMS Projektes in individuellen Teil-Schritten möglich. und sorgt damit für... die Steigerung der Effizienz von Prozessen Zeit für das Wesentliche: das Kundenbeziehungsmanagement eine mittelfristige Senkung der Kosten und die Zufriedenheit der Mitarbeiter Auch für G.CoSy steht Ihnen natürlich unser zuverlässiges und kompetentes Support-Team bei allen Fragen gern mit Rat und Tat zur Seite. 3 dms zu ende gedacht

5 G.CoSy Module Dok.ID - Automatische Dokumenterkennung & -zuordnung im Posteingang Ein erheblicher Teil aller Ausgangsdokumente wird von den Geschäftspartnern zurückgesandt und findet sich damit als Rückläufer im Posteingang wieder. Dank G.CoSy können diese Dokument elektronisch identifiziert und einem Geschäftsprozess eindeutig zugeordnet werden. Der G.CoSy Dok.ID-Generator vergibt eine eindeutige Nummer, die so genannte Dok.ID, die auf jedes ausgehende Dokument aufgebracht wird. Gleichzeitig werden alle relevanten, das Dokument betreffenden Informationen in der G.CoSy-Datenbank gespeichert. Kommen dann mit einer solchen Dok.ID versehene Dokumente zurück, muss die Posteingangssoftware künftig lediglich eine Anfrage an G.CoSy stellen, um die gespeicherten Informationen abrufen zu können. So kann das Dokument ohne aufwendige maschinelle oder manuelle Verarbeitung dem weiteren Bearbeitungsprozess zur Verfügung gestellt werden. Viele Unternehmen erwägen zwischenzeitlich eine komplette elektronische Erfassung ihres Posteingangs. Doch keine Software ist in der Lage, eingehende Post zu 100 Prozent zu erkennen und zu klassifizieren um sie damit vollautomatisch zuordnen zu können. Besonders erschwert wird das durch die Vielzahl heterogener Dokumente. Für den Teil der mit G.CoSy Dok.ID versehenen Eingangsdokumente ist dies jedoch möglich. Damit ist sichergestellt, dass etwa ein Drittel des gesamten Posteinganges vollautomatisch erkannt und zugeordnet werden kann. Dokument-Konverter - Geeignete Formate zur Langzeitarchivierung Jedes Unternehmen unterliegt einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht für Geschäftsdokumente. Die derzeit noch weit verbreiteten Papierarchive brauchen Platz und kosten Zeit für Suche und Pflege. Eine sinnvolle Abhilfe für jeden der genannten Aspekte bieten die elektronischen Archive. Mit G.CoSy können Sie sicher sein, dass die heute erzeugten Office-Dokumente mit künftigen Programmversionen lesbar sind. Der Dokument-Konverter erzeugt aus den Dokumenten zum Zwecke der elektronischen Archivierung langfristig stabile und revisionssichere Formate wie TIFF, PDF oder auch jedes gewünschte andere gängige Dateiformat. 4

6 Hilfreiche Automatisierungen Archiv-Manager - Vollautomatische Archivierung G.CoSy sorgt dafür, dass die vom Posteingang gelieferten und vom Dokument-Konverter umgewandelten Dokumente einschließlich aller für die vollautomatische Indexierung notwendigen Eigenschaften in das Archiv-System gelangen. Darüber hinaus versorgt G.CoSy Ihr System mit allen Informationen über die im Archivsystem vorgesehenen Ablageorte, Dokumentarten und Attribute. Der G.CoSy Archiv-Manager steuert die Kommunikation zwischen Ihrem System und dem Archiv und versorgt damit jedes der Systeme mit den für seine Aufgaben relevanten Informationen und Dokumenten. Und das unter konsequenter Nutzung der Funktionalitäten des jeweiligen Archiv- Systems. Damit ist sichergestellt, dass zum Beispiel das Auffinden eines bestimmten Dokuments mit den originären Suchfunktionen des Archivs möglich ist. CRM-Manager - Kontakthistorie mit Link zum Archiv CRM-Systeme sollen das Kundenbeziehungsmanagement optimieren. Möglich ist das dann, wenn sämtliche relevanten Informationen über den Kunden verfügbar sind. G.CoSy stellt dies vor allem über eine lückenlose Dokumentation aller Kontakte sicher. Der G.CoSy CRM-Manager beliefert die Kontakthistorie des CRM-Systems mit Informationen zu allen Ausgangsdokumenten: Egal ob Einzel- oder Serienbrief, unabhängig durch welche Applikation angestoßen. In Kombination mit dem Archiv-Manager erhalten die Kontakteinträge Verweise auf die zugehörigen Dokumente im Archiv. Damit ist es möglich, aus dem CRM direkt auf das archivierte Dokument zuzugreifen. Langwieriges Suchen gehört der Vergangenheit an. 5 dms zu ende gedacht

7 Den Überblick behalten Workflow-Manager - eindeutige Zuordnung zu Prozessen Eine Vielzahl von definierten Prozessen bestimmen die tägliche Arbeit. Zunehmend werden diese Prozesse in einem Workflow-System elektronisch abgebildet und angestoßen. G.CoSy versorgt das System mit diesen Prozessinformationen und stößt im DMS- oder Workflow-System die Aktionen an, die für einen bestimmten Geschäftsprozess definiert sind (z. B. Wiedervorlagen). Der G.CoSy Workflow-Manager steuert den Informationsfluss zwischen Workflow- und BK-System und zwar in jede Richtung. Enthalten Dokumentvorlagen Hinweise zu einer Wiedervorlage, dann leitet der G.CoSy Wiedervorlage-Manager genau diese Informationen an die Zielapplikation weiter. Alternativ oder zusätzlich zu spezifischen Wiedervorlagen können Dokumente in G.CoSy ein Rückläufer-Kennzeichen tragen. Dieses Merkmal dient dazu, dass z. B. Workflow-Systeme auf den Rücklauf in der Eingangspost warten und dann entsprechend aktiv werden. Machen Sie sich selbst ein Bild! Verblüffend einfach - G.CoSy Administration Für Livepräsentationen bei Ihnen vor Ort stehen wir jederzeit gern zur 6 Verfügung. Sprechen Sie uns an!

8 Ich interessiere mich für Ihr DMS Connectivity System. Bitte kontaktieren Sie mich: Für einen Präsentationstermin DMS zu Ende gedacht (G.GoSy) Für weitere Informationen über Ihre Lösungen aus den Bereichen: Dokumentenmanagement (G.CoSy) Listenmanagement (ELiAS²) Outputmanagement (G.COM/i / G.COM/x) Firma Name / Vorname Telefon Bitte ausgefüllt per Fax an GERMO GmbH Wettbachstraße Sindelfingen

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