Bezirksregierung Düsseldorf

Transkript

1 Bezirksregierung Düsseldorf Einführungskonzept umentenmanagementsystem DOMEA DOMEA -Fachadministration Version 1.0 Petra Schön Dezernat Ulrike Voß Dezernat

2 Inhaltsverzeichnis 1. Vorbemerkung zum Sprachgebrauch Managementfassung Einleitung Zweck dieses uments Zielvorstellung für das Projekt Nutzen für die Organisation Nutzen für die Sachbearbeitung Zuständigkeiten DOMEA-Fachadministration Zentraler Ansprechpartner für alle DMS relevanten Fragen Rahmenbedingungen Rechtliche Rahmenbedingungen Technische Rahmenbedingungen Logische Systemarchitektur Betriebsarchitektur DOMEA -HA Organisatorische Rahmenbedingungen inkl. Grundkonfiguration Organisationsstruktur Arbeitsgruppen Lokale Arbeitsgruppe Globale Arbeitsgruppe Benutzer Benutzerklassen BR-D Leitungsebene BR-D Standardnutzer BR-D Standardnutzer mit Eingangsstelle BR-D Standardnutzer mit Registraturaufgaben BR-D Standardnutzer mit teilfachadministrativen Aufgaben BR-D Fachadministrator BR-D Revisor Benutzerverwaltung Benutzer-Eigenschaften Benutzer-Zuordnung Benutzer-Positionen Stellvertreter / Stellvertretung Rechte und Rechteprofile...28 Bezirksregierung Düsseldorf Seite 2 von 93

3 Objektrechte Funktionsrechte Grundkonfiguration der Geschäftskomponenten im umentenmanagementsystem Prozessinstanzen Akte Vorgang Postmappe ument umentvorlagen umenttypen Aktenplan Bildung des Aktenzeichens Bildung des Vorgangszeichens Bildung des Postmappenzeichens Bildung der umentennummer Sonderfälle Metadaten Metadaten der Prozessinstanz Akte Metadaten der Prozessinstanz Vorgang Metadaten der Prozessinstanz Postmappe Metadaten des umenttyps Eingangsschreiben Metadaten des umenttyps Ausgangsschreiben Metadaten des umenttyps Standardschreiben Metadaten - Pflichterfassungsfelder Vererbung von Metadaten Adressverwaltung Schlagwortkatalog Aufbau und Verwaltung eines Schlagwortkataloges Recherche Recherche-Dialoge/-Arten Trefferlisten Geschäftsablauf Eingangsbehandlung Papierbasierte Eingänge Elektronische Eingänge Telefax Telegramme und Eilbotensendungen...72 Bezirksregierung Düsseldorf Seite 3 von 93

4 6.2. Bearbeitung Posteingangsbearbeitung durch Bearbeiter Registrieren Erfassen von Metadaten umenterstellung Koordination und Zeichnungsverfahren Versand des Originals Ablage des umentes Terminen, Fristen, Wiedervorlagen Löschen Ausgangsbehandlung Papierbasierte Ausgänge Elektronische Ausgänge Telefax Telegramme und Eilbotensendungen Langzeitspeicherung Systemeinführung Medienbrüche Ersetzendes Scannen Integration von Fachverfahren Barrierefreiheit Datenübernahme aus Filesystem Zu berücksichtigender Aufwand Einbindung der Beteiligten Schulung und Betreuung...92 Bezirksregierung Düsseldorf Seite 4 von 93

5 Anlagen 1 Organigramm der Bezirksregierung Düsseldorf 2 DMS-Organisationsstruktur der Bezirksregierung Düsseldorf 3 Scankonzept (z. Zt. noch in der Erstellung) 4 Konzept zur Langzeitspeicherung, Aussonderung und Archivierung der elektronische Akte 5 Schulungskonzept 6 Konzept zur Anwenderbetreuung und Änderungsmanagement 7 Glossar Bezirksregierung Düsseldorf Seite 5 von 93

6 1. Vorbemerkung zum Sprachgebrauch Die Bezeichnung weiblicher und männlicher Personen durch die jeweils maskuline Form in diesem ument bringt den Auftrag der Fachadministration DOMEA der Bezirksregierung Düsseldorf im Rahmen ihrer Aufgaben die verfassungsrechtlich gebotene Gleichstellung von Mann und Frau zu verwirklichen und die für Frauen bestehenden Nachteile zu beseitigen, sprachlich nicht angemessen zum Ausdruck. Auf die Verwendung von Doppelformen oder andere Kennzeichnungen für weibliche und männliche Personen wird jedoch verzichtet, um die Lesbarkeit und Übersichtlichkeit zu wahren. Mit allen im Text verwendeten Personenbezeichnungen sind daher stets beide Geschlechter gemeint. Bezirksregierung Düsseldorf Seite 6 von 93

7 2. Managementfassung Das nachfolgende ument definiert das Organisations- und Betriebskonzept zum Einsatz des umentenmanagementsystems (DMS) bei der Bezirksregierung Düsseldorf (BR D). Aufbauend auf dem lotkonzept für die BR D, dem Organisationskonzept der KBSt (Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung im Bundesministerium des Inneren) und den in der lotphase erlangten Erkenntnisse werden Anforderungen an das einzuführende DMS gestellt und Festlegungen vorgenommen, die für eine erfolgreiche Einführung eines DMS unumgänglich sind. Durch den Einsatz eines DMS in Verbindung mit der elektronischen Vorgangsbearbeitung ergeben sich wesentliche Vorteile sowohl für die Behörde als auch für die Nutzer. Besonders hervorzuheben sind in diesem Zusammenhang: Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit der Akten (Revisionssicherheit) Schnellerer Zugriff auf die vollständigen Akten und somit auf den jeweils aktuellen Bearbeitungsstand Verbesserte Recherchemöglichkeiten Parallele Bearbeitungsmöglichkeiten von Akten und Vorgängen Verkürzung der Transportzeiten und somit schnellerer Informationserhalt, insbesondere vor dem Hintergrund der diversen Standorte Optimierung der Sachbearbeitung über verteilte Standorte Langfristige Kostenreduktion durch Verringerung des Raumbedarfes für Aktenregistraturen Angestrebt wird der hausweite Einsatz eines DMS in der BR D. Die Umstellung bzw. Einbindung der Dezernate erfolgt hierbei sukzessive und zunächst auf freiwilliger Basis im Prototyping-Verfahren 1, um die dezernatsspezifischen Besonderheiten entsprechend zu berücksichtigen. Dies bedeutet, dass im Vorfeld umfangreiche Gespräche mit den beteiligten Dezernaten zu führen sind, um z. B. organisatorische Besonderheiten herauszufiltern und entsprechende Lösungsansätze anzubieten. 1 Schrittweise Erweiterung der Funktionalitäten gemäß Feedback der künftigen Nutzer Bezirksregierung Düsseldorf Seite 7 von 93

8 Nach erfolgter Umstellung der jeweiligen Organisationseinheit (OE) ist die elektronische Aktenanlage und bearbeitung verbindlich. An die Stelle von Papierakten treten grundsätzlich behördliche Geschäftsprozesse, die mithilfe eines DMS medienbruchfrei und vollständig elektronisch realisiert werden. Die Verwendung und somit Zulässigkeit papierbasierter Akten, Vorgänge und umente beschränkt sich auf die Dezernate bzw. Teildezernate, in denen aus rechtlichen oder im Ausnahmefall aus organisatorischen Gründen nicht auf Papierakten etc. verzichtet werden kann. Die ausführlichen behördenspezifischen Anforderungen an das Programm werden im Nachfolgenden detailliert beschrieben. In diesem Zusammenhang wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass dieses Einführungskonzept als dynamisches Konzept zu betrachten ist, da die Einführung des DMS in Zusammenarbeit mit den Dezernaten erfolgt und somit die Programmanforderungen einer stetigen Anpassung bedürfen. Der Aufwand für die Etablierung des DMS im Hause der BR D wird aufgrund der Erkenntnisse aus der lotphase als sehr hoch eingeschätzt. Aus diesem Grund wird die Einführung eines DMS grundsätzlich schrittweise, in drei Phasen erfolgen: Phase 1: Einführung der Basisfunktionalitäten eines DMS Phase 2: Implementierung von Workflow-Elementen Phase 3: Einbindung bzw. Ablösung von Fachverfahren. Bezirksregierung Düsseldorf Seite 8 von 93

9 3. Einleitung VERWALTUNG GESTERN, VERWALTUNG HEUTE: Das klingt ähnlich, hat in der Praxis aber nur noch wenig Gemeinsamkeiten. Die Arbeitsmethoden früherer Amtsstuben unterscheiden sich vom heutigen modernen E- Government 1 wie hölzerne Seifenkisten von Hightech Formel 1 Wagen. Vorbei sind die Seifenkistenzeiten, in denen es sich eine leistungsfähige und bürgernahe Verwaltung leisten konnte beispielsweise ihre Post in der Poststelle vorbereiten, sortieren und zu Fuß zum zuständigen Sachbearbeiter transportieren zu lassen. Ebenso müssen die Zeiten vorbei sein, in denen der Sachbearbeiter seine Akten aus einer Registratur anfordert und von einem Boten über die Behördenflure spazieren fahren lässt. Alleine der Zeitaufwand für diesen Aktentourismus nimmt ein bis zwei Tage in Anspruch und schränkt die Reaktionsfähigkeit einer Behörde extrem ein. Hightech Zeiten und effizientes Arbeiten zeichnen sich letztlich dadurch aus, dass wichtige Informationen schneller als bisher abgerufen und bewertet, beziehungsweise ohne zeitliche Verzögerung an den/die Entscheidungsträger weitergeleitet werden können, da sowohl die interne als auch die externe Kommunikation immer stärker von Schnelligkeit und Flexibilität geprägt werden. Obwohl bereits seit vielen Jahren umente elektronisch erzeugt werden, erfolgt die Ablage derselben weitestgehend strukturlos und Mehrfachdatenhaltung ist an der Tagesordnung. So existieren beispielsweise Ordner auf dem -Server (MSOutlook) oder weitere auf den dafür entsprechend vorgesehenen Netzlaufwerken oder im ungünstigsten Fall und zudem unzulässiger Weise auf der lokalen Festplatte (C:\). Darüber hinaus erfolgt vielfach eine zusätzliche papierbasierte Ablage in Aktenordnern. Platzmangel, die Fehleranfälligkeit eines Papierarchivs und aufwändige Suchvorgänge sind die Folge und führen letztlich zur Entscheidung für ein DMS. Gleichwohl ist anzumerken, dass auch in Zukunft das Papier als Arbeitsmittel ein unverzichtbarer Bestandteil einer jeden Behörde bleiben wird. Ursächlich dafür verantwortlich ist u. a. die rechtliche Pflicht zur Vorhaltung diverser papierbasierter umente (z. B. Urkunden) oder die unkomfortable Bearbeitung von Plänen am Bildschirm. 1 Regieren und Verwalten mit Unterstützung von Informations- und Kommunikationstechniken Bezirksregierung Düsseldorf Seite 9 von 93

10 Die Einführung eines DMS in der öffentlichen Verwaltung ist eine komplexe Herausforderung, die massiv in die Geschäftsabwicklung eingreift, umfangreiche organisatorische Vorbereitungen verlangt und somit an vielen Stellen Risiken birgt, aber auch viele Chancen bietet. Die Vorteile eines DMS und der daraus resultierenden elektronischen Akte zeigen sich am Arbeitsplatz erst im Laufe der Zeit und in Abhängigkeit vom Grad der Nutzung und mindern so in der Anfangsphase möglicherweise die Akzeptanz der Mitarbeiter. Das Arbeiten mit Systemunterstützung stellt darüber hinaus hohe Anforderungen an das Abstraktionsvermögen der Nutzer, da die Anschaulichkeit und physikalische Präsens des Papierschriftguts verloren geht. Daraus resultiert ein hoher Bedarf an individueller Schulung und Betreuung. Eine behutsame, schrittweise Einführung wird daher dringend empfohlen Zweck dieses uments Dieses ument definiert das organisatorische und technische Konzept zur Nutzung des DMS in der BR D. Das vorliegende Konzept ist das Ergebnis von Analysen des gegenwärtigen Ist- Zustandes bei der IT mäßigen Unterstützung der Verfahrensabläufe, sowie einer dreijährigen lotphase, die sich in unterschiedlicher Länge auf unterschiedliche OE erstreckte. Es beinhaltet im Wesentlichen die Beschreibung zur Integration eines DMS in die derzeitigen Arbeitsabläufe einschließlich der Darstellung der systemrelevanten Aktionen. Weiterhin sind in diesem ument die Anforderungen an die Konfiguration eines DMS und notwendigen behördenspezifische Anpassungen definiert, die sich aus den speziellen Anforderungen der Sachbearbeitung in den einzelnen Bereichen ergeben Zielvorstellung für das Projekt Mit der Einführung eines umentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssystems in der BR D sind folgende Zielvorstellungen verbunden: Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit der Akten (Revisionssicherheit) Bezirksregierung Düsseldorf Seite 10 von 93

11 Schnellerer Zugriff auf die vollständigen Akten und somit auf den jeweils aktuellen Bearbeitungsstand Verbesserte Recherchemöglichkeiten für die Mitarbeiter Parallele Bearbeitungsmöglichkeiten von Akten und Vorgängen Verkürzung der Transportzeiten und somit schnellerer Informationserhalt, insbesondere vor dem Hintergrund der diversen Standorte Optimierung der Sachbearbeitung über verteilte Standorte Langfristige Kostenreduktion durch Verringerung des Raumbedarfes für Aktenregistraturen Obwohl das DMS sowohl die elektronische umentenverwaltung als auch die systemgesteuerte Vorgangsbearbeitung unterstützt, sollen in einer ersten Phase lediglich die Basisfunktionalitäten eines DMS (umentenverwaltung) eingeführt werden. Die Implementierung von Workflow-Elementen (Phase 2) soll in der Regel erst nach Einführung der Basisfunktionalitäten erfolgen. In der dritten Phase soll die Einbindung, ggf. Ablösung von Programmen erfolgen, die im Rahmen von fachbezogenen Prozessen während der Durchführung eines Vorganges in den OE vorgesehen und im Einsatz sind (Fachverfahren). Abweichungen von diesem Vorgehen erfolgen lediglich auf Wunsch einzelner OE Nutzen für die Organisation Mit dem Einsatz eines DMS ist ein erheblicher Nutzen verbunden. Die Ausdehnung der IT-Unterstützung für Aktenablage und umentenmanagement ist geeignet, die Verfahrensabläufe in den OE beim täglichen Umgang mit Akten, Vorgängen und umenten wirkungsvoll zu unterstützen. Elektronische Verwaltung des Schriftgutes einschl. transparentem Nachweis Flexible Recherche- und umfassende Auswertungsfunktionen bei minimalen Zeitaufwänden Adressverwaltung einschl. automatisierter Übernahme in umente Verkürzung der Transportzeiten und somit schnellerer Informationserhalt, insbesondere vor dem Hintergrund der diversen Standorte Bezirksregierung Düsseldorf Seite 11 von 93

12 Einheitliche, integrierte Arbeitsumgebung als Voraussetzung für eine gegenseitige Stellvertretung Langfristige Kostenreduktion durch Verringerung des Raumbedarfes für Aktenregistraturen 3.4. Nutzen für die Sachbearbeitung Technisch unterstützte Arbeitsumgebung zur elektronischen Verwaltung des Schriftgutes (Dezentrale Registratur) Unterstützung bei der umentablage unter Einhaltung aller vorgegebenen Regelungen IT-unterstütztes Zeichnungsverfahren Vereinheitlichung der Arbeitsumgebung (z. B. Adressen, Arbeitskorbablagen etc.) Elektronische Terminkontrolle zur Verwaltung von Aufgaben und Wiedervorlagen Nachvollziehbarkeit aller Akten- und Vorgangsinhalte Kenntnis über den jeweils aktuellen Sachstand Schnelle Recherche- und Auswertungsmöglichkeiten Unterstützung bei der Bearbeitung und Entlastung bei der Pflicht der papierbasierten Aktenführung Bezirksregierung Düsseldorf Seite 12 von 93

13 4. Zuständigkeiten 4.1. DOMEA-Fachadministration Die Einführung, Etablierung und Weiterentwicklung der Software obliegt den DOMEA- Fachadministratoren, die eigens für diese Aufgaben von anderweitigen Dienstgeschäften freigestellt wurden. Die DOMEA-Fachadministration setzt sich aktuell wie folgt zusammen: DOMEA-Fachadministration bei der BR D: Frau Petra Schön BR D, Dezernat 14 Telefon +49 (0211) Frau Ulrike Voß BR D, Dezernat 14 Telefon +49 (0211) Die DOMEA-Fachadministration wird bei der Wahrnehmung ihrer Aufgaben soweit erforderlich durch den Landesbetrieb Information und Technik (IT.NRW) unterstützt. Ansprechpartner beim IT.NRW: Herr Thomas Clemens IT.NRW, Referat 323 Telefon +49 (0211) Frau Stefanie Weinert IT.NRW, Referat 251 Telefon +49 (0211) Bezirksregierung Düsseldorf Seite 13 von 93

14 4.2. Zentraler Ansprechpartner für alle DMS relevanten Fragen Für die interne Koordinierung und verantwortliche Wahrnehmung aller DMS relevanten Zusammenhänge (unerheblich, ob es sich um systemtechnische, fachtechnische oder vertragliche Angelegenheiten handelt) werden die nachfolgenden Ansprechpartner benannt: Ansprechpartner bei der BR D: Herr Jörg Matthes BR D, Dezernat 14 Telefon +49 (0211) Ansprechpartner beim IT.NRW: Herr Thomas Clemens IT.NRW, Referat 323 Telefon +49 (0211) Bezirksregierung Düsseldorf Seite 14 von 93

15 5. Rahmenbedingungen 5.1. Rechtliche Rahmenbedingungen Nicht nur bei papierbasierten sondern auch bei elektronischen Akten ist es von zentraler Bedeutung, dass das komplette Verwaltungshandeln nachvollziehbar bleibt. Dies kann jedoch nur dann gewährleistet werden, wenn Akten vollständig sind und alle für den Entscheidungsprozess relevanten umente und Informationen nachvollziehbar vorgehalten werden. Das Prinzip der Aktenmäßigkeit des Verwaltungshandels ist ein unverzichtbarer Grundpfeiler behördlichen Handelns und leitet sich aus dem Rechtsstaatsprinzip des Grundgesetzes (Artikel 20 und 28 GG), sowie der Rechenschaftspflicht der Verwaltung ab. Hierbei setzen die Verwaltungsverfahrensgesetze den normativen Rahmen. Insbesondere aus 29 VwVfG lässt sich die Aktenführungspflicht ableiten. An die Stelle der Papierakten sollen künftig grundsätzlich elektronische Akten treten. Die elektronische Akte wird in IT-gestützter Vorgangsbearbeitung erzeugt, erfasst und verwaltet. Dabei gelten die gleichen Anforderungen an das elektronische Schriftgut, die in Gesetzen, Geschäftsordnungen, sowie Richtlinien und Vorschriften für die Papierakten festgelegt sind. In diesem Zusammenhang bleibt festzuhalten, dass auch elektronische Akten den Kriterien Vollständigkeit, Integrität und Authentizität, Zusammenfassung aufgabenbezogener und zusammengehöriger umente, Nachvollziehbarkeit und Rechtmäßigkeit des Verwaltungshandelns genügen müssen. Elektronische müssen ebenso wie papierbasierte Akten über die unmittelbare Bearbeitung hinaus ihre Nachweisfunktion erfüllen. Unabhängig der v. g. Kriterien spielt insbesondere im Zusammenhang mit der Langzeitspeicherung und Archivierung die Revisionssicherheit eine nicht unerhebliche Rolle. In Bezirksregierung Düsseldorf Seite 15 von 93

16 Ableitung der Vorschriften des Handelsgesetzbuches (HGB) sind nachfolgende Kriterien für die Revisionssicherheit maßgeblich: Veränderungen an den Daten können jederzeit nachvollzogen werden. Der Zustand der Daten muss zu jeder Zeit rekonstruierbar sein. Es kann jederzeit nachgewiesen werden, wer welche Datensätze geändert hat. Jede Änderung an den Daten, also jede Eingabe, wird gespeichert und historisiert. Der alte und der neue Zustand nach der Änderung, wird mit einer Angabe des Zeitpunktes der Änderung und der Person, die die Änderung vorgenommen hat, gespeichert (= Historisierung). Die Daten können zu jedem Zeitpunkt wiederhergestellt werden Technische Rahmenbedingungen Das bei der BR D im Einsatz befindliche Produkt DOMEA der Firma OpenText wurde speziell für Kunden der öffentlichen Verwaltung entwickelt und bietet alle Funktionen eines Workflow basierten Vorgangsbearbeitungs- und DMS mit der optionalen Erweiterungsmöglichkeit einer Archivkomponente Logische Systemarchitektur DOMEA basiert auf einer modernen 3-Ebenen Architektur mit den Elementen Relationale Datenbank, Applikationsserver und Präsentation im Client. Als Basis des DOMEA Server dient eine relationale Datenbank. In der Datenbank werden sämtliche strukturierte Daten von DOMEA vorgehalten. Dazu zählen Run-Time Informationen wie Attribute von Akten, Vorgängen und umenten, Historien und Berechtigungsinformationen sowie Build-Time Informationen wie Benutzer, Organisationen, Rollen, aber auch Aktenpläne und Prozessdefinitionen. Der DOMEA Server stellt die gesamte Applikationslogik für Akten- und umentenverwaltung, Recherche und Vorgangssteuerung bereit. Er besteht aus einer Reihe von Prozessen, die spezielle Aufgaben in der DOMEA Gesamtfunktionalität wahrnehmen. Auf der Seite des Clients stehen neben dem Anwendungs-Client WinDesk auch diverse Konfigurations-Clients (Configuration, ProcessDesigner, OrgAdmin, TemplateAdmin) zur Verfügung. Bezirksregierung Düsseldorf Seite 16 von 93

17 Betriebsarchitektur DOMEA -HA Die logische Systemarchitektur wird für den benötigten Einsatz (hohe Systemverfügbarkeit auch bei Eintritt von Notfällen bei IT.NRW, hohe Anforderungen an die Datenintegrität und -Verfügbarkeit) auf einer Betriebsarchitektur abgebildet, die nachstehend schematisch dargestellt ist. Bezirksregierung Düsseldorf Seite 17 von 93

18 Die DOMEA -Applikations-Server sowie die Datenbankserver sind als redundante Systeme an jeweils 2 Standorten aufgebaut. Zu der DOMEA -Instanz der BR D gehören 4 Applikationsserver (2 Server je Standort), die als virtuelle Server auf redundanten ESX- Farmen (1 Farm je Standort) installiert sind sowie ein Datenbank-Cluster. Beide Serversysteme beziehen Ihre Festplatten aus einem ebenfalls redundant ausgelegten SAN, das wiederum auf die beiden Standorte verteilt ist. Zusätzlich wird als Notfallvorsorge noch ein Notfall-Rechenzentrum (RZ) betrieben, indem sich ein virtueller Applikationsserver sowie eine Datenbank-Instanz befinden, die automatisch und kontinuierlich von der Produktionsdatenbank aktualisiert werden. Auf diese leis- Bezirksregierung Düsseldorf Seite 18 von 93

19 tungsschwächere und nicht vollständig redundant aufgebaute Infrastruktur kann ausgewichen werden, wenn der DOMEA -Dienst längerfristig nicht an den Betriebsstandorten erbracht werden kann Organisatorische Rahmenbedingungen inkl. Grundkonfiguration Mit Hilfe der Applikation KonfigAdmin werden wichtige Einstellungen im DMS vorgenommen. Die Applikation wird von den DOMEA-Fachadministratoren bedient. Sie dient als Einstieg in weitere Applikationen zur Konfiguration des DMS, wie z. B. OrgAdmin zur Konfiguration der Aufbauorganisation, TemplateAdmin zur Definition von umentvorlagen sowie der DMS-Registry für weitere spezifische Einstellungen Organisationsstruktur Die staatliche Verwaltung in Nordrhein-Westfalen ist dreistufig aufgebaut, wobei in der mittleren Ebene ein großer Teil der Aufgaben durch die Bezirksregierungen wahrgenommen wird. Die Bezirksregierung ist in diesem Staatsgefüge als Mittler zwischen der Landesregierung und den Kommunen tätig. Der Aufbau der Bezirksregierungen wird nach 8 Absatz 4 des Landesorganisationsgesetzes 1 vom Innenministerium des Landes Nordrhein-Westfalen im Einvernehmen mit den betroffenen Ressorts festgelegt, wobei nach Möglichkeit die Dezernate, welche Aufgaben aus dem Geschäftsbereich eines Ministeriums wahrnehmen, in ressortorientierten Abteilungen zusammengefasst werden sollen. Die BR D gliedert sich derzeit in insgesamt fünf ressortorientierte Abteilungen, welche ihrerseits aus einer unterschiedlichen Anzahl von Dezernaten bestehen. Die einzelnen Dezernate sowie deren organisatorische Bezeichnungen sind dem Organigramm der BR D zu entnehmen, welches als Anlage 1 beigefügt ist. Obwohl die Aufbauorganisation der BR D somit vorrangig dem Einliniensystem entspricht, existieren daneben diverse Stabsstellen, welche entweder unmittelbar dem Regierungspräsidenten bzw. dem Regierungsvizepräsidenten oder einem Abteilungsleiter unterstellt sind. 1 vom i. d. z. Zt. gültigen Fassung Bezirksregierung Düsseldorf Seite 19 von 93

20 Darüber hinaus existieren bei der BR D besondere Bereiche, welche weder in der Linie noch als Stabsstelle der Behördenleitung unterstellt sind, sondern aufgrund ihrer besonderen Aufgabenstellung weitgehend weisungsfrei agieren können. Hierbei handelt es sich beispielsweise um den Personalrat, die Beauftragte für die Gleichstellung von Mann und Frau oder die Vertrauensperson der schwerbehinderten Menschen. Allen vorgenannten OE ist gemeinsam, dass sie auf Dauer angelegt sind. Daneben existieren OE, welche nur temporär eingerichtet werden. Bei solchen OE kann es sich beispielsweise um Projektgruppen handeln, welche nach 6 der Geschäftsordnung für die Bezirksregierungen zur Lösung komplexer, zeitlich begrenzter Vorhaben eingerichtet werden können. Mit Hilfe der Applikation OrgAdmin werden wichtige Einstellungen im DMS vorgenommen. Sie dient zur Konfiguration der Aufbauorganisation. Im OrgAdmin wird die hierarchische Struktur der OE festgelegt, und es werden alle darin eingegliederten Benutzer, Arbeitsgruppen (=Teams) und Positionen sowie deren Rechteprofile verwaltet. Da der Behördenaufbau bereits durch das Landesorganisationsgesetz vorgegeben ist, wird die Organisationsstruktur im DMS analog aufgebaut. Dies bedeutet, dass jedes Dezernat bzw. jede Stabsstelle und jeder besondere Bereich als eigenständige OE einzurichten ist. Bei der Systemkonfiguration ist darauf zu achten, dass sich die OE alle auf einer Ebene befinden und nicht in Form einer Baumstruktur erfasst werden. So wird sichergestellt, dass die Beschäftigten jeweils nur die Akten, Vorgänge und umente ihrer eigenen OE einsehen und bearbeiten können. Eine Ausweitung auf andere OE wird bei Bedarf und nur in Absprache mit den betroffenen OE individuell über die DMS-Benutzerrechte gesteuert. Die Benennung der OE mit einem systemweit eindeutigen Namen ist zwingend erforderlich. Die Dezernatsbezeichnungen setzen sich bei der BR D aus einer numerischen Kurzbezeichnung sowie einer vom Innenministerium des Landes Nordrhein-Westfalen vorgegebenen Langbezeichnung zusammen. Da im behördeninternen Sprachgebrauch die numerische Kurzbezeichnung vorrangig benutzt wird, ist es insbesondere im Hinblick auf die Akzeptanz von Bedeutung, dass diese für die Nutzer an allen relevanten sicht- und nutzbaren Stellen des Systems ersichtlich ist. Aufgrund der systemseitigen Stellenbegrenzung (Kurzbezeichnung max. 35 Stellen, Langbezeichnung max. 100 Stellen) wird auf die behördeninterne Langbezeichnung (z. B. Bezirksregierung Düsseldorf Seite 20 von 93

21 Zentrale Dienste ) verzichtet. Stattdessen ist systemseitig die behördeninterne Kurzbezeichnung (z. B. Abteilung 1 ) sowohl als Lang- wie auch als Kurzbezeichnung zu erfassen. Die grundsätzlich einzurichtende Organisationsstruktur sowie die Bezeichnungen sind der Anlage 2 zu entnehmen. Darüber hinaus sind Bereiche, deren Arbeitsaufkommen von sensiblen personenbezogenen oder sonstigen schützenswerten Daten bestimmt wird, als eigenständige OE einzurichten um eine Dateneinsichtnahme Unbefugter auszuschließen. Beispielhaft zu nennen sind in diesem Zusammenhang die Arbeitsbereiche Disziplinarangelegenheiten und Innenrevision. Die Anlage eine OE erfolgt im OrgAdmin über die nachfolgende Dialogmaske <Neue Organisation anlegen>. Abbildung 1 - Dialogmaske <Neue Organisation anlegen> Arbeitsgruppen Eine Arbeitsgruppe entspricht im DMS einem Team von Benutzern, für die ein eigenes Berechtigungsschema definiert wird. Innerhalb einer Organisationsstruktur können sowohl über die OE hinaus (global), als auch innerhalb der OE (lokal) Arbeitsgruppen angelegt werden. Bei den globalen Arbeitsgruppen wird das Kürzel GAG der Arbeitsgruppenbezeichnung vorangestellt. Die lokalen Arbeitsgruppen führen das Kürzel LAG. Jede Arbeitsgruppe im DMS muss mindestens einer OE angehören. Eine einmal eingerichtete Arbeitsgruppe kann nicht komplett aus dem System gelöscht, sondern lediglich deaktiviert werden. Die Anlage eine Arbeitsgruppe erfolgt im OrgAdmin über die nachfolgende Dialogmaske <Neue Arbeitsgruppe anlegen>. Bezirksregierung Düsseldorf Seite 21 von 93

22 Abbildung 2 Dialogmaske <Neue Arbeitsgruppe anlegen> Lokale Arbeitsgruppe Eine lokale Arbeitsgruppe entspricht einem Nutzerteam innerhalb einer bestehenden OE. Der Name der lokalen Arbeitsgruppe besteht aus dem Kürzel LAG, der numerischen Bezeichnung des Dezernates sowie einer beschreibenden Betitelung (z. B. LAG 35 Städtebau). Als Grundkonfiguration wird Seitens der DOMEA-Fachadministration pro OE eine lokale Arbeitsgruppe eingerichtet, die neben dem Kürzel LAG grundsätzlich den Namen der OE erhält (LAG Dezernat 35) Globale Arbeitsgruppe Eine globale Arbeitsgruppe entspricht einem Nutzerteam, dass über die Grenzen mehrerer OE hinaus gebildet wird. Der Name der globalen Arbeitsgruppe besteht aus dem Kürzel GAG sowie einer beschreibenden Betitelung (z. B. GAG Planfeststellungsverfahren). Globale Arbeitsgruppen sind, sofern sie nur temporär eingerichtet werden, nach Auftragserfüllung zu deaktivieren. Bezirksregierung Düsseldorf Seite 22 von 93

23 Benutzer Ein Benutzer entspricht im DOMEA -System einem gültigen Login-Konto, d.h. ein Benutzer kann sich am DOMEA -Server anmelden. Ein einmal eingerichteter Benutzer kann nicht komplett aus dem System gelöscht, sondern lediglich deaktiviert werden. Jeder Benutzer muss systemweit mit einem eindeutigen Login-Namen im System erfasst sein. Diese Regel gilt auch für inaktive Nutzer, d. h. auch der Login-Name eines deaktivierten Nutzers kann für keinen weiteren Nutzer vergeben werden. Jeder Benutzer muss mindestens einer OE angehören. Er kann jedoch auch weiteren OE und Arbeitsgruppen zugeordnet werden (siehe 5.3.2). Darüber hinaus verfügt jeder Benutzer über einen persönlichen Arbeitskorb, aus dem die tägliche Bearbeitung von Akten, Vorgängen und umenten im Namen des Benutzers erfolgt. Sämtliche Daten eines Benutzers werden in der Applikation DOMEA -OrgAdmin mit Hilfe verschiedener Registerkarten angezeigt bzw. verwaltet Benutzerklassen Das DMS deckt ein weitreichendes Aufgabenspektrum ab. Aufgrund der unterschiedlichsten Aufgabenstellungen innerhalb der BR D erfolgt eine differenzierte und den Arbeitplätzen individuell angepasste Nutzung des Systems. Dies bedingt die Einrichtung von unterschiedlichen Benutzerklassen. Folgende Benutzerklassen wurden eingerichtet: Name Beschreibung BR-D Leitungsebene Rechteprofil für Leitungsebene (ausschließlich Funktionsrechte Sichten, Zeichnen, Kommentieren und Verfügen ) BR-D Standardnutzer Rechteprofil für Standardnutzer, ohne Löschrecht, ohne global- und OE-bezogene Erfassungsarbeiten, ohne Funktionsrechte für Eingangsstelle und ohne Funktionsrechte für MBAN-Bearbeitung BR-D Standardnutzer Rechteprofil für Standardnutzer, inkl. Funktionsrechte für Eingangsstelle mit Eingangsstelle BR-D Standardnutzer Rechteprofil für Standardnutzer, inkl. Funktionsrechte für MBANmit Registraturaufgaben Bearbeitung BR-D Standardnutzer Rechteprofil für Standardnutzer, inkl. Löschrecht und OE-bezogene mit teilfachadministrativen Erfassungsarbeiten Aufgaben Bezirksregierung Düsseldorf Seite 23 von 93

24 BR-D Fachadministrator BR-D Revisor Rechteprofil für Fachadministrator (Gewährung aller Rechte) Rechteprofil für Revisionstätigkeiten (ausschließlich Lese- und Druckrechte) BR-D Leitungsebene Für die Leitungsebene der BR D, die aufgrund ihrer dienstlichen Stellung mit Vorgesetzten-Tätigkeiten betraut ist, besteht die Möglichkeit der Zuweisung dieser Benutzerklasse BR-D Standardnutzer Grundsätzlich ist jeder Angehörige der BR D als Standardnutzer einzustufen. Die Aufgabe eines Standardnutzers umfasst alle verwaltungsrelevanten Tätigkeiten. Dazu gehören die Posteingangsbearbeitung, die umenterstellung und das Zeichnungsverfahren sowie die abschließende Aktenablage BR-D Standardnutzer mit Eingangsstelle Die Angehörigen der BR D, die aufgrund ihrer individuellen Tätigkeiten die Eingangsstellenfunktionen nutzen, sind als Standardnutzer mit Eingangsstellenrechten einzustufen BR-D Standardnutzer mit Registraturaufgaben Die Angehörigen der BR D, die aufgrund ihrer individuellen Tätigkeiten Registraturaufgaben wahrnehmen, sind als Standardnutzer mit Registraturaufgaben einzustufen BR-D Standardnutzer mit teilfachadministrativen Aufgaben Im Zuge der Etablierung eines DMS ist es zur Wahrung der Übersicht und der effektiven Nutzung erforderlich, diverse Konfigurationsarbeiten in die Zuständigkeit und Verantwortung von Teilfachadministratoren der einzelnen OE zu verlagern. In die Verantwortung dieser Teilfachadministratoren werden die nachfolgenden Bereiche übertragen: Papierkorbverwaltung der Angehörigen der eigenen OE (endgültiges Löschrecht) Verwaltung und Ergänzung des OE-bezogenen Adressbuches Bezirksregierung Düsseldorf Seite 24 von 93

25 Benutzerseitige individuelle Änderung der Objekt-Zugriffrechte Die Angehörigen der BR D, die von ihrer OE mit der Wahrnehmung fachadministrativer Tätigkeiten innerhalb des DMS-Systems betraut wurden, sind als Standardnutzer mit teilfachadministrativen Aufgaben einzustufen BR-D Fachadministrator Die Fach-Administratoren sind die Spezialisten für die auf das Haus der BR D zugeschnittenen Systemeinstellungen. Darüber hinaus sind sie erste Anlaufstelle für Fragen aller Standardnutzer und Teilfachadministratoren. Sie benötigen einerseits ein breites Wissen hinsichtlich der Zusammenhänge im DMS, anderseits ein Grundlagenverständnis hinsichtlich der Konfiguration und Organisation, sowie Detailkenntnisse der bereichsspezifischen Zusammenhänge BR-D Revisor Die Angehörigen der BR D, die aufgrund ihrer dienstlichen Stellung mit Revisionsaufgaben betraut wurden, sind als BR-D Revisor einzustufen Benutzerverwaltung Die Benutzerverwaltung, d.h. die Erstanlage und Verwaltung von Benutzern und deren Rechten erfolgt im Rahmen der Einführung des DMS durch die Fachadministratoren. Nach Abschluss der flächendeckenden Einführung ist die Benutzerverwaltung entweder dem Betrieb der Systeme, Fachbereich Benutzerverwaltung zu übertragen, oder soweit vorhanden an einen Verzeichnisdienst (Activ Directory) anzubinden Benutzer-Eigenschaften Über die Dialogmaske <Neuen Benutzer anlegen> sind die Eigenschaften eines jeden Benutzers zu erfassen. Bezirksregierung Düsseldorf Seite 25 von 93

26 Abbildung 3 - Dialogmaske <Neuen Benutzer anlegen> Für die Identifikation der Benutzer im DMS ist systemseitig lediglich das Feld Login als Pflichtfeld definiert. Da bei grundlegenden DOMEA -Funktionen (z. B. Verfügen von Akten, Vorgängen oder Historie) systemseitig ausschließlich das Login angezeigt wird (ohne weitere Angaben) wird folgende Systematik für das Login festgelegt: Nachname (ohne Umlaute) Unterstrich (Trennzeichen) Vorname (ohne Umlaute) Um auch bei einer späteren Änderung der Systematik eine eindeutige Zuordnung des Logins zu einer Person sicherzustellen, werden zusätzlich die Felder <Vorname> und <Nachname> als auszufüllende Pflichtfelder definiert. Ebenso wird seitens der DOMEA- Fachadministration das Feld < > als Pflichtfeld definiert, um die Nutzung der - Funktionalitäten des DMS sicherzustellen. Die Attribute <Kurzzeichen>, <Telefon>, Bezirksregierung Düsseldorf Seite 26 von 93

27 <Fax> und <Raum> stellen ebenfalls Pflichteingabefelder dar, da diese benutzerspezifischen Daten im Rahmen der umenterstellung mittels OKE 1 benötigt werden. Unabhängig von diesen Benutzereigenschaften wird bei der Erstanlage der Benutzer durch die DOMEA-Fachadministration ein Standardpasswort für den erstmaligen Systemzugang eingerichtet. Aufgrund der aktuellen Konfiguration muss das Passwort aus mindestens 8 Zeichen (numerisch und/oder alphanumerisch) bestehen. Das Standardpasswort ist durch jeden Nutzer des DMS selbst unmittelbar nach dem erstmaligen Zugang durch ein individuelles (persönliches) Passwort zu ersetzen Benutzer-Zuordnung Jeder Benutzer muss im DMS mindestens einer OE angehören. Die Organisation, in welcher der Benutzer aktuell zugeordnet ist, wird primäre Organisation genannt. Der Benutzer kann jedoch weiteren Organisationen zugeordnet werden. Diese Organisationen werden sekundäre Organisationen genannt. Die Zugehörigkeit zu einer sekundären Organisation kann jederzeit ohne Einschränkung aufgehoben werden. Darüber hinaus ist es möglich, einen existierenden Benutzer einer oder mehreren Arbeitsgruppen zuzuordnen. Diese Zuordnung kann jedoch anders als bei der Zuordnung zu einer primären OE - zu jedem Zeitpunkt ohne Einschränkung aufgehoben werden Benutzer-Positionen Eine Position entspricht einer Rolle, die einem DOMEA -Benutzer zugeordnet werden kann. So ist es möglich, einem Benutzer z. B. die Position des Leiters einer OE zuzuordnen. Zur Nutzung der Basisfunktionalitäten von DOMEA werden ausschließlich die Positionen Eingangsbearbeiter und Empfänger genutzt. Die Position Eingangsbearbeiter ist erforderlich um eine Zuordnung der in der Poststelle gescannten Post zu einer OE gewährleisten zu können. Darüber hinaus bietet die Software DOMEA neben der Möglichkeit Postmappen, Akten und Vorgänge an einzelne Personen zu verfügen, auch die Alternative diese an eine be- 1 Office-Korrespondenz-Editor (landesweit vorgeschriebene Kopfbogenlösung) Bezirksregierung Düsseldorf Seite 27 von 93

28 stimmte OE zu adressieren. Die Nutzung dieser Möglichkeit bietet sich immer dann an, wenn Mangels Kenntnis von organisationsinternen Zuständigkeiten eine zentrale Anlaufstelle/ zentrale adressierbare Adresse benötigt wird. Zur Vermeidung, dass alle Nutzer in der adressierten OE die eingehende Postmappe, Akte und den eingehenden Vorgang erhalten, bedarf es systemseitig der Personifizierung der Position Empfänger. Die Personifizierung von Positionen macht zudem innerhalb von Workflow-Elementen die Anpassung von Prozessen bei einem Wechsel der handelnden Personen entbehrlich Stellvertreter / Stellvertretung Das DMS DOMEA unterstützt die Einrichtung sowohl eines Stellvertreters als auch einer Stellvertretung. Der Stellvertreter ist die Person, die einen anderen Benutzer vertreten kann; die Stellvertretung ist die Person, die vertreten wird. Die Einrichtung eines Stellvertreters ermöglicht im Falle eines Nutzerausfalles (z. B. wegen Urlaub) den Zugriff auf dessen DOMEA -Daten ohne weiteren Eingriff durch die DO- MEA-Fachadministration. Der Stellvertreter erbt bei der Übernahme der Vertretung die kompletten Rechte der zu vertretenden Person. Die Pflicht zur Einrichtung mindestens eines dauerhaften Stellvertreters obliegt jedem einzelnen DOMEA-Benutzer selbst. In begründeten Ausnahmefällen (z. B. Erkrankung) kann die Einrichtung eines Stellvertreters auf Antrag durch die DOEMA-Fachadministratoren vorgenommen werden. Die Einrichtung eines Stellvertreters kann zeitlich befristet oder dauerhaft erfolgen. Zudem kann ein bereits eingetragener Stellvertreter wieder gelöscht werden Rechte und Rechteprofile Innerhalb des DMS wird zwischen Objektrechten und Funktionsrechten unterschieden. Bezirksregierung Düsseldorf Seite 28 von 93

29 Objektrechte Mit Hilfe der sogenannten Objektrechte werden Akten, Vorgänge, Postmappen und umente vor unbefugten Zugriffen geschützt. Da bei der Änderung von Zugriffsrechten die größt mögliche Sorgfalt an den Tag zu legen ist, obliegt die verantwortungsvolle Handhabung dieser Objektrechte den jeweiligen Teilfachadministratoren. Die in der lotphase erzielten Erkenntnisse hinsichtlich fehlerhaft durchgeführter Änderungen, die letztendlich zu einer kompletten Nutzeraussperrung geführt haben, sind ursächlich für diese Zentralisierung verantwortlich. Die Grundlage für die Objektrechte bildet bei der BR D der DOMEA -Prozess, der den jeweiligen Akten, Vorgänge und Postmappen zugewiesen wurde. Explizit werden die Objektrechte durch die Gruppe der Einzelrechte PI/-Berechtigungen auf Akten/Vorgänge und Postmappen und DOK/-Berechtigungen zu umenten gesteuert. Bei der BR D sind aktuell drei Prozesstypen mit den nachstehend dargestellten Zugriffsrechten konfiguriert. Prozesstyp 1: BEARBEITUNGsprozess_OE... Anwendung: DOMEA -Akten und Vorgänge Rechtekonfiguration: s. Abbildungen 4 6 Abbildung 4 Leserechte Bezirksregierung Düsseldorf Seite 29 von 93

30 Abbildung 5 Schreibrechte Abbildung 6 Rechte verwalten Prozesstyp 2: BEARBEITUNGsprozess Anwendung: manuell erstellte DOMEA -Postmappen Rechtekonfiguration: s. Abbildungen 7 9 Abbildung 7 Leserechte Bezirksregierung Düsseldorf Seite 30 von 93

31 Abbildung 8 Schreibrechte Abbildung 9 Rechte verwalten Prozesstyp 3: POSTEINGANGsprozess Anwendung: DOMEA -Postmappen, die im Rahmen des Scannens der Eingangspost automatisiert erstellt werden. Rechtekonfiguration: s. Abbildungen Abbildung 10 Leserechte Bezirksregierung Düsseldorf Seite 31 von 93

32 Abbildung 11 Schreibrechte Abbildung 12 Rechte verwalten DOMEA -umente erben die Objektrechte der jeweiligen DOMEA -Akten, -Vorgänge bzw. -Postmappen. Das DOMEA -System erlaubt es die v. g. durch die DOMEA-Fachadministration konfigurierten Objekt-Zugriffrechte benutzerseitig individuell zu verändern (vgl. Abbildungen 6, 9 und 12). Eine solche Änderung der Zugriffsrechte kann im schlimmsten Fall bewirken, dass einer Prozessinstanz und/oder einem ument alle Zugriffrechte durch einen Nutzer entzogen werden und als Folge dessen, keine Bearbeitung mehr möglich ist. Um diesen Fällen vorzubeugen, werden die nachfolgend genannten Objektrechte nur einem ausgewählten Benutzerkreis (Benutzerklasse BR-D Standardnutzer mit teilfachadministrativen Aufgaben ) zugewiesen. 1. DOK Berechtigung ändern 2. PI Berechtigung ändern Bezirksregierung Düsseldorf Seite 32 von 93

33 Funktionsrechte Zusätzlich zu den Objektrechten stehen im DMS verschiedenste Funktionsrechte zu Verfügung. Diese dienen dazu, einzelnen Benutzern die Ausführung bestimmter Funktionen zu erlauben, bzw. zu untersagen. Grundsätzlich kann für jeden Benutzer ein persönliches Berechtigungsschema definiert werden. Um den Administrationsaufwand überschaubar zu halten wird auf die Zuweisung persönlicher Berechtigungen verzichtet, stattdessen erfolgt die Erstellung von Rechteprofilen, die einer unbestimmten Anzahl von Benutzern zugewiesen werden können. Dies erleichtert die Rechteverwaltung innerhalb des DMS, da bei Änderungen der Rechtestruktur nur die Rechte des Rechteprofils angepasst werden müssen. Bei der BR D sind aktuell 7 Rechteprofile angelegt: BR-D Leitungsebene BR-D Standardnutzer BR-D Standardnutzer mit Eingangsstelle BR-D Standardnutzer mit Registraturaufgaben BR-D Standardnutzer mit teilfachadministrativen Aufgaben BR-D Fachadministrator BR-D Revisor Der nachfolgenden tabellarischen Darstellung sind die Einzelrechte der angelegten Rechteprofile zu entnehmen. BR-D Standardnutzer mit... Gruppe Rechte Leitungsebene Standardnutzer Eingangsstelle Registraturaufgaben teilfachadministratien Aufgaben Fachadministrator Revisor RC Runtimeclient (System-Nutzungsrechte) RC Aktenbestandsverzeichnis anzeigen RC Aktenplan drucken RC Aktenplan suchen RC Ansicht- alternative Darstellung RC Ansicht Applikationsdetails Bezirksregierung Düsseldorf Seite 33 von 93

34 RC RC RC RC RC RC RC RC RC RC RC RC RC RC RC RC RC RC RC RC RC RC RC RC RC RC RC RC RC RC RC RC RC RC RC Ansicht-Baum anzeigen Ansicht-neues Fenster Ansicht- neues Fenster ohne Baum Arbeitskorbablage anlegen/umbenennen Arbeitskorbablage löschen Arbeitskorb anzeigen Benutzer beenden und abmelden Kennwort ändern Benutzer Stellvertretung einnehmen/beenden Benutzer Stellvertretung organisieren Benutzereinstellung für DMS anzeigen (Registerkarte) Benutzereinstellung für Favoriten anzeigen (Registerkarte) Benutzereinstellung für Notifikationen anzeigen (Registerkarte) Benutzereinstellung für Registratur anzeigen (Registerkarte) Benutzereinstellung für WFL anzeigen (Registerkarte) Eingangsstelle anzeigen F5 (Aktualisierung) F6 (Inhalt aktualisieren) F7 (Suche einblenden) F8 (Details einblenden) F9 (Multiformatviewer einblenden) Gesendete Objekte anzeigen Papierkorb anzeigen Papierkorbeintrag wiederherstellen Posteingangsbuch anzeigen Scannereinstellungen Suchabfragen global verwalten Administration von Global-/OE- /Arbeitsgruppen-Reports Suchabfragen verwalten (anlegen, ändern. Löschen) Suchergebnis nach Excel exportieren Verzweige zu DMS Volltextsuche anzeigen Volltextsuche mit ungefilterter Suche WebLinks anzeigen Wiedervorlageliste anzeigen Zuletzt geöffnete Objekte anzeigen (nur WebDesk) Prozessinstanz-Rechte Adresse bearbeiten Adresse löschen Adresse anzeigen Aktivität neu starten Anlegen (Akte/Vorgang) Anlegen (Prozess starten) Anlegen (untergeordneter Vorgang zu Akte) Anlegen (Vorgang zu Akte) Anlegen (Vorgangsdokument) Bezirksregierung Düsseldorf Seite 34 von 93

35 PI PI PI PI PI PI Aus DMS als Vorgang delegieren Aus gesendete Objekte Ordner entfernen Benutzer voreintragen Berechtigungen ändern Berechtigungen anzeigen Blättern Deckblatt drucken Delegieren umente anfordern umente suchen in umentordner anlegen/bearbeiten umentordner löschen Eigenschaften im DMS Entnehmen entnehmen und zuordnen Für Stellvertretung sperren und aufheben Ganze Akte drucken Historie anzeigen Historie Filter anlegen/bearbeiten/löschen Historie Filter auswählen Hyperlink per versenden In den Papierkorb verschieben (Akten/Vorgang) In DMS ablegen In Laufmappe umwandeln In PI-View anzeigen In PI-View bearbeiten Info und GGV anzeigen Kopie in den Papierkorb verschieben Kopie löschen Kopie versenden Laufmappe abschließen Laufmappe anzeigen Laufmappe Kenntnisnahme anzeigen Laufmappe zurück an den Ersteller Laufmappenhistorie anzeigen Linkfile erzeugen Lokal speichern Löschen Löschen (Akte/Vorgang) MBAN bearbeiten MBAN löschen MBAN und MWV anzeigen Metadaten ändern Metadaten anzeigen Miteinbeziehen MWV bearbeiten MWV löschen Bezirksregierung Düsseldorf Seite 35 von 93

36 PI PI PI PI PI DOK DOK DOK Per Outlook-Mail versenden Postzuordnung Prozess anzeigen Referenzen anlegen Referenzen anzeigen Referenzen löschen Schlagwort hinzufügen Schlagwort löschen Schlagwort anzeigen Standort anzeigen Suchen Timer ändern Timer anlegen Timer anzeigen Timer löschen Umprotokollieren Umprotokollieren Aktenplanzuordnung ändern Umprotokollieren Prozess ändern Unterordnen Unterordnungen anzeigen Verfügen Verschieben in DMS Weiterleiten Wiedervorlage setzen und aufheben XML Export Z.d.a reaktivieren Zu Favoriten hinzufügen Zugeordnete Vorgänge anzeigen Zuordnen Zuordnung aufheben Zuordnung aufheben und unterordnen umentrechte Adresse bearbeiten Adresse löschen Adresse anzeigen Als neues ument einfügen Als nicht löschbar markieren Als Postmappe versenden Als XML exportieren Annotationen anbringen Archivieren Auschecken Bedingungslos in den Papierkorb verschieben Bedingungslos löschen Berechtigungen ändern Berechtigungen anzeigen Blättern Bezirksregierung Düsseldorf Seite 36 von 93

37 DOK DOK DOK DOK Datei ändern Datei anzeigen Datei drucken Datei einfrieren Datei exportieren/herunterladen Datei mit Annotation drucken Deckblatt drucken Digital signieren Digitale Signatur verifizieren Einchecken Einfrieren Erstellen Historie anzeigen Hyperlink per versenden (nur WebDesk) Importieren In den Papierkorb verschieben In DOC-View anzeigen In DOC-View bearbeiten Kopie einfügen Kopieren/ausschneiden/in die Zwischenablage Laufmappe erzeugen Linkfile erzeugen Löschen MBAN bearbeiten MBAN löschen MBAN und MWV anzeigen Metadaten ändern Metadaten anzeigen MWV bearbeiten MWV löschen Neue Version erstellen Neuen Vorgang mit Verknüpfung starten Neuen Vorgang starten OCR durchführen Per versenden (SMTP) Per Outlookmail versenden Post zuordnen Referenzen anlegen Referenzen anzeigen Referenzen löschen Scannen Schlagwort hinzufügen Schlagwort löschen Schlagwort anzeigen Standort anzeigen Suchen Verknüpfung einfügen Bezirksregierung Düsseldorf Seite 37 von 93

38 DOK FAV FAV FAV FAV FAV FAV FAV FAV FAV FWS FWS FWS FWS FWS FWS KONF KONF KONF KONF KONF KONF KONF KONF KONF KONF KONF KONF KONF KONF KONF KONF KONF KONF KONF KONF KONF KONF KONF KONF Verknüpfung kopieren Verschieben Version wiederherstellen und bearbeiten Versionen anzeigen Vorlage ändern Zeichnen Zeichnungen anzeigen Zu Favoriten hinzufügen Favoriten-Rechte Ablage anlegen / umbenennen Ablage löschen Ablage verschieben Ablage anzeigen Bearbeiten Löschen URL anlegen Verschieben Berechtigungen für das Verfügen-Modul Default-Aufgaben Globale Akteurgruppen Globale Aufgaben Globale Aufgabengruppen Globale Standardlaufwege Konfigurationsrechte (Verwaltung der Daten im Config-Admin und im ProzessDesigner) Adressbuch ändern Adressen global Adressen OE-bezogen Adressen privat Aussonderung durchführen Benutzerdefinierte Attribute erstellen/ändern/löschen Benutzerdefinierte Hierarchien erstellen/ändern/löschen Buildtime Cache (nur WebDesk) CSD ändern DMS-Strukturen ändern Ergebnislisten ändern Feiertage ändern Konfigurationsdaten ändern Lizenzinfo einsehen LM konfigurieren Metadaten ändern Metadatenmasken administrieren OnDefiner ändern OrgaAdmin Aufbauorganisation ändern OrgaAdmin Funktionsrecht anlegen/ändern OrgaAdmin Funktionsrecht löschen OrgaAdmin Rechteprofil Arbeitsgruppe ändern OrgaAdmin Rechteprofil Benutzer ändern Bezirksregierung Düsseldorf Seite 38 von 93

39 KONF KONF KONF KONF KONF KONF KONF KONF KONF KONF KONF KONF KONF KONF KONF REG REG REG REG REG REG REG REG REG REG REG REG REG REG REG REG REG REG REG REG REG REG REG REG REG REG REG REG REG REG REG REG OrgaAdmin Rechteprofil Global anlegen/ändern OrgaAdmin Rechteprofil Global löschen OrgaAdmin Rechteprofil OE ändern OrgaAdmin Verteiler anlegen/ändern OrgaAdmin Verteiler löschen Prozesse ändern Prozessklassen (Aktenplan) ändern Referenztypen ändern Scripting Engine Scripts ändern Suche ändern Textbausteine administrieren Vererbung ändern Vorlagen und Methoden ändern WebDAV Administration (nur WebDesk) Berechtigungen zum Registratur Client Aktenbestandsverzeichnis Eingangsstelle ESt Blättern und Scannen ESt ument anlegen ESt ument drucken ESt ument exportieren ESt ument importieren ESt ument löschen ESt umentvorlagen ändern ESt ument weiterleiten Mehrfachbearbeitung Metadaten Passwort ändern Posteingangsbuch Wiedervorlageliste WL Akte anlegen WL Akte löschen WL Blättern und Scannen WL ument anlegen WL ument drucken WL ument exportieren WL ument importieren WL ument löschen WL ument Mban WL ument Referenz anlegen WL ument Vorlage ändern WL PI Mban WL PI Referenz anlegen WL PI umprotokollieren WL PI weiterleiten WL Vorgang anlegen WL Vorgang löschen Bezirksregierung Düsseldorf Seite 39 von 93

40 REG DMS DMS DMS DMS DMS Zusatz Zusatz Zusatz WL Vorgang zu Akte anlegen Berechtigungen zu umentablagen Ablage anlegen/umbenennen Ablage in den Papierkorb verschieben Ablage löschen Ablagen anzeigen Projektbezogene Zusatzrechte WI-Kommando 1 Setzen/Bearbeiten/Aufheben WI-Kommando 2 Erledigt Bezirksregierung Düsseldorf Seite 40 von 93

41 Grundkonfiguration der Geschäftskomponenten im umentenmanagementsystem Dieses Kapitel enthält die Beschreibung der wichtigsten Geschäftskomponenten und die für die Einführung des DMS DOMEA in der BR D notwendigen Festlegungen zur Konfiguration Prozessinstanzen Zur elektronischen Ablage von Schriftgut stehen im DMS standardmäßig die Prozessinstanzen Akte, Vorgang und Postmappe zur Verfügung. Um organisatorischen oder gar gesetzlichen Ansprüchen zu genügen besteht durch die DOMEA-Fachadministration die Möglichkeit, die Prozessinstanzen Akte und Vorgang einer weitergehenden Differenzierung zu unterziehen. So können beispielsweise Bauakten oder Verfahrensakten als eigenständige Prozessinstanztypen im System implementiert werden. Alle im System implementierten und für die jeweilige OE freigegebenen Prozessinstanzen werden von den dortigen Benutzern selbständig angelegt Akte Die Akte ist die übergeordnete sach- und organisationsbezogene Zusammenfassung von umenten unter einem eindeutigen Aktenzeichen Vorgang Innerhalb einer Akte dienen Vorgänge der Gruppierung von umenten unter fachlichen oder zeitlichen Gesichtspunkten. Aufgrund der fachlichen Ausprägung verfügt der Vorgang über eigene beschreibende Attribute Postmappe Die Postmappe dient als temporäre Ablagemöglichkeit für ein ument, welchem ad hoc weder ein zuständiger Bearbeiter noch ein Aktenzeichen zugeordnet werden kann, oder Bezirksregierung Düsseldorf Seite 41 von 93

42 welches separat (ohne die dazugehörige Akte/den dazugehörigen Vorgang) verfügt werden soll ument umente bilden das komplette Schriftgut im Rahmen des täglichen Verwaltungshandelns ab. Im Sinne der Aktenordnung für die BR D fallen darunter der gesamte ein- und ausgehende Schriftverkehr, behördeninterne Schreiben, Listen, Karteien, Protokolle, Vermerke etc.. umente werden innerhalb der Prozessinstanzen Akte, Vorgang oder Postmappe angelegt. Grundsätzlich ist es im DMS möglich, alle umenten gleich welchen Formates zu bearbeiten. Dies bedeutet, dass nicht nur Texte, sondern auch Tabellen, Präsentationen, Grafiken Dateien für besondere Fachanwendungen etc. abgelegt werden können umentvorlagen Für die Anzeige und Bearbeitung der im DMS abgelegten umente ist es systemseitig erforderlich, eine entsprechende umentvorlage zu hinterlegen, mit der die gewünschte Applikation (z. B. MS Word) gestartet wird. Zusätzlich besteht die Möglichkeit spezielle Fachvorlagen als umentvorlage im DMS zu hinterlegen. Um einen größtmöglichen Nutzen zu erreichen, werden grundsätzlich alle bei der BR D zur Bearbeitung erforderlichen ument-/fachvorlagen im DMS hinterlegt. umentvorlagen können ein oder mehreren OE zugeordnet werden. Hierdurch ist es beispielsweise möglich, den Benutzern aus unterschiedlichen Dienstgebäuden den jeweils vorgesehenen Hauskopfbogen zuzuordnen. Fachvorlagen werden ausschließlich den nutzenden OE zugeordnet. Die Zuständigkeit hinsichtlich der Konfiguration der ument-/fachvorlagen obliegt der DOMEA-Fachadministration. Bezirksregierung Düsseldorf Seite 42 von 93

43 umenttypen Bei umentvorlagen besteht die Möglichkeit einer weitergehenden Untergliederung, um organisatorischen Ansprüchen zu genügen. Diese Untergliederung wird im DMS als umenttyp bezeichnet. Bei der BR D wird zwischen den umenttypen Ausgangsschreiben Eingangsschreiben Standard unterschieden. Unter dem umenttyp Standard werden Ausgangs- und Eingangsschreiben unter einer Metadatenmaske zusammengefasst. Inwieweit eine Nutzung der umenttypen erfolgt legt jede OE in eigener Zuständigkeit fest Aktenplan Gemäß der Aktenordnung für die BR D 1 bilden die Aktenpläne die Grundlage für die Ordnung des Schriftgutes. Aktenpläne sind grundsätzlich systematisch und unter Anwendung des Dezimalsystems auf der Grundlage des Muster- Produkt- und Leistungskataloges (MPLK) zum Stichtag zu gliedern. Hierbei ist zwingend die Dezernatsbezeichnung und die Produktgruppenebene in rein numerischer Form zu übernehmen. Die Übernahme der Produkt-, Leistungs- bzw. Teilleistungsebene ist freigestellt. Alternativ besteht für die OE die Möglichkeit eine einheitliche Aktenplanstruktur nach Sinnund Sachzusammenhängen zu entwickeln. Auch hier muss die numerische Dezernatbezeichnung vorweg gestellt werden und eine weitere Untergliederung nach Arbeitsbereichen erfolgen. Der Aktenplan stellt das Ordnungssystem für den Aktenbestand dar, nachdem sich die Vergabe des Aktenzeichens und die Aufbewahrung richtet. Mit Hilfe der Applikation KonfigAdmin werden die Aktenpläne durch die DOMEA- Fachadministratoren im DMS erfasst und gepflegt. Dabei ist zu beachten, dass die jeweiligen Aktenpläne nur den Nutzern der betroffenen OE zugänglich sind. 1 in der z. Zt. gültigen Fassung 2 Gem. Hausverfügung des Herrn RVP vom Bezirksregierung Düsseldorf Seite 43 von 93

44 Bildung des Aktenzeichens Bei einem Aktenzeichen handelt es sich um die Kennzeichen einer Akte entsprechend der Systematik des Aktenplans. Durch die Verwendung von Aktenzeichen ist es möglich, Akten nachvollziehbar und transparent abzulegen und den dazugehörigen Schriftverkehr eindeutig zuzuordnen. Zu beachten ist, dass es sich bei einem Aktenzeichen um ein reines Registraturmerkmal handelt, d.h. das Aktenzeichen dient dazu, eine Akte innerhalb der Ablage aufzufinden und ggf. Schriftgut dieser Akte zuzuordnen. Das Aktenzeichen dient somit nicht dazu, dem Bearbeiter den Inhalt der Akte zu vermitteln. Hierfür stellt das DOMEA -System den Benutzern komfortable Suchfunktionen (siehe Kapitel ) zur Verfügung. Die Bildung des Aktenzeichens ergibt sich aus der Aktenordnung für die BR D 1. Das Aktenzeichen setzt sich grundsätzlich aus einem, aus dem Aktenplan auszuwählenden Aktenplaneintrag und einem optionalen individuellen Freitext (max. 12 Zeichen), der durch eine automatisiert vergebene Konstante - (Bindestrich) als Trennzeichen getrennt wird, zusammen. Systemseitig vervollständigt wird das so gebildete Aktenzeichen um die Konstante - (Bindestrich) als Trennzeichen, ergänzt um eine fortlaufende Aktennummer 2. Die Kopie einer Akte ist am vorangestellten CC: 3 im Aktenzeichen erkennbar xxxxxxxxxxxx Aktenplaneintrag Konstante - (Bindestrich) als Trennzeichen Individuelle Kurzbezeichnung (maximal 12 Zeichen) Konstante - (Bindestrich) als Trennzeichen laufende Aktennummer Aktenzeichen 1 in der z. Zt. gültigen Fassung 2 Vergabe erfolgt innerhalb eines jeden Aktenplaneintrags mit 1 beginnend 3 Carbon Copy (Kohlepapierdurchschlag) Bezirksregierung Düsseldorf Seite 44 von 93

45 Bildung des Vorgangszeichens Das Vorgangszeichen ist ein eindeutiges Identifikationsmerkmal von Vorgängen innerhalb des DOMEA -Systems. Das Vorgangszeichen wird aus einem optionalen individuellen Freitext (max. 15 Zeichen), der Konstante / (Schrägstrich) als Trennzeichen gebildet. Systemseitig vervollständigt wird das so gebildete Vorgangszeichen um einer fortlaufende Vorgangsnummer 1 sowie der Konstante / (Schrägstrich) als Trennzeichen und der aktuellen Jahreszahl (vierstellig). Die Kopie eines Vorgangs ist am vorangestellten CC: 2 im Vorgangszeichen erkennbar. xxxxxxxxxxxxxxx / 3453 / 2010 individuelle Kurzbezeichnung (maximal 15 Zeichen) Konstante / (Schrägstrich) als Trennzeichen laufende Vorgangsnummer Konstante / (Schrägstrich) als Trennzeichen Jahr der Erstellung Vorgangszeichen Bildung des Postmappenzeichens Das Postmappenzeichen ist ein eindeutiges Identifikationsmerkmal von Postmappen innerhalb des DOMEA -Systems. Bei der Kennzeichnung von Postmappen wird nicht auf die Zeichenbildungsregeln, welche durch die Aktenordnung vorgegeben werden, zurückgegriffen, da vielfach die eindeutige Zuordnung zu einer Akte oder einem Vorgang noch nicht bekannt ist. 1 Vergabe erfolgt systemweit mit 1 beginnend 2 Carbon Copy (Kohlepapierdurchschlag) Bezirksregierung Düsseldorf Seite 45 von 93

46 Aus diesem Grunde wird das Postmappenzeichen aus der Konstante P (für Postmappe), dem aktuellen Tagesdatum im Format JJJJMMTT der Konstante - (Bindestrich) als Trennzeichen sowie der laufenden Postmappennummer gebildet. Die laufende Postmappennummer wird vom DOMEA -System automatisiert vergeben. Sie wird innerhalb eines Tagesdatums mit 1 beginnend für jede Postmappe hochgezählt, so dass jede Postmappe eine Kennziffer erhält, die innerhalb des entsprechenden Tagesdatums über alle OE hinweg eindeutig ist. Die Kopie einer Postmappe ist am vorangestellten CC: 1 im Postmappenzeichen erkennbar. P Konstante P für Postmappe Tagesdatum im Format JJJJMMTT Konstante - (Bindestrich) als Trennzeichen laufende Postmappennummer Postmappenzeichen Bildung der umentennummer Die umentennummer ist das eindeutige Identifikationsmerkmal eines jeden umentes innerhalb des DOMEA -Systems. Bezirksregierung Düsseldorf Seite 46 von 93

47 Sie wird innerhalb eines Jahres mit - 1 beginnend - über alle OE hinweg für jedes ument hochgezählt. Systemseitig vervollständigt wird die umentennummer, getrennt durch die Konstante / (Schrägstrich) als Trennzeichen, um der aktuellen Jahreszahl (vierstellig). 24 / 2010 laufende umentennummer Konstante / (Schrägstrich) als Trennzeichen Jahr der Erstellung umentennummer Sonderfälle Für OE deren Akten-/Vorgangszeichen landesweit einheitlich, durch Fachanwendungen (z. B. ISA-JAVA,) vorgegeben sind erfolgt die Implementierung dieser Zeichensyntax in das DMS Metadaten Bei den Metadaten handelt es sich um beschreibende Angaben zu einer Akte, einem Vorgang, einer Postmappe und ument (z. B. Betreff ). Im DMS können die Metadaten jeweils als Suchkriterium bestimmt werden und bilden somit eine Grundlage für den Suchvorgang. Je selbsterklärender die vom Benutzer erfassten Metadaten sind, desto leichter ist die Suche nach Akten, Vorgängen, Postmappen und umenten. 1 Carbon Copy (Kohlepapierdurchschlag) Bezirksregierung Düsseldorf Seite 47 von 93

48 Die systemseitig angebotenen Erfassungsfelder für Metadaten sind vielfältig und differieren je Prozessinstanz, Prozessinstanztyp bzw. umententyp. Die Erfassung der Metadaten erfolgt zum einen automatisiert (z. B. Erfassungsdatum, Erfasser ) und zum anderen manuell durch den Benutzer. Im Folgenden werden die bei der BR D maßgeblichen Metadaten für Akte, Vorgang, Postmappe und ument visualisiert und erläutert Metadaten der Prozessinstanz Akte Abbildung 13 - Metadatenmaske Akte Metadatenangabe Erfassung Typ Max. Länge Bemerkung automatisiert manuell Aktenzeichen x Zeichenkette 35 Aktenplaneintrag x Zeichenkette 240 Prozessname x Zeichenkette 35 Wird manuell, mit systemseitiger Unterstützung erfasst Wird manuell, mit systemseitiger Unterstützung erfasst Bezirksregierung Düsseldorf Seite 48 von 93

49 Erfassungsdatum x Datum 19 Erfasser x Zeichenkette 100 Altes Aktenzeichen x Zeichenkette 35 Freie Ableitung x Zeichenkette 240 Betreff x Zeichenkette 255 Linkfile x Zeichenkette 255 z.d.a. x Zeichenkette 255 Anzahl der Ordner x Zeichenkette 100 Standort x Auswahl 240 Raum x Zahl 11 Regal x Zahl 11 Box/Fach x Zahl 11 Abbildung 14 - Metadaten der Akte Bezirksregierung Düsseldorf Seite 49 von 93

50 Metadaten der Prozessinstanz Vorgang Abbildung 15 Metadatenmaske Vorgang Metadatenangabe Erfassung Typ Max. Länge Bemerkung automatisiert manuell Aktenzeichen x Zeichenkette 35 Vererbung Aktenbetreff x Zeichenkette 255 Vererbung Wird manuell, mit Vorgangszeichen x Zeichenkette 35 systemseitiger Unterstützung erfasst Aktenplaneintrag x Zeichenkette 240 Vererbung Prozessname x Zeichenkette 35 Vererbung Erfassungsdatum x Datum 19 Erfasser x Zeichenkette 100 Altes Vorgangszeichen x Zeichenkette 35 Freie Ableitung x Zeichenkette 240 Betreff x Zeichenkette 240 Linkfile x Zeichenkette 255 Bezirksregierung Düsseldorf Seite 50 von 93

51 z.d.a x Zeichenkette 255 Anzahl der Ordner x Zeichenkette 100 Standort x Auswahl 240 Raum x Zahl 11 Regal x Zahl 11 Box/Fach x Zahl 11 Abbildung 16 - Metadaten des Vorganges Metadaten der Prozessinstanz Postmappe Abbildung 17 - Metadatenmaske Postmappe Metadatenangabe Erfassung Typ Max. Länge Bemerkung automatisiert manuell Bezeichnung der Postmappe x Zeichenkette 35 Prozessname x Zeichenkette 35 Erfassungsdatum x Datum 19 Erfasser x Zeichenkette 100 Betreff x Zeichenkette 240 Bezug x Zeichenkette 255 Externes Datum x Datum 19 Kommentar x Zeichenkette 255 Abbildung 18 - Metadaten der Postmappe Bezirksregierung Düsseldorf Seite 51 von 93

52 Metadaten des umenttyps Eingangsschreiben Abbildung 19 - Metadatenmaske Eingangsschreiben Metadatenangabe Erfassung Typ Max. Länge Bemerkung automatisiert manuell Aktenzeichen x Zeichenkette 35 Vererbung Vorgangszeichen x Zeichenkette 35 Vererbung umentennummer x Zeichenkette 100 Erfassungsdatum x Datum 19 Erfasser x Zeichenkette 100 umentvorlage x Zeichenkette 30 Wird manuell, mit systemseitiger Unterstützung erfasst Externes Datum x Datum 19 Zeichnung erforderlich x Wahr/Falsch 1 Betreff x Zeichenkette 255 hier x Zeichenkette 240 Bezug x Zeichenkette 240 Anlagen x Zeichenkette 100 Bezirksregierung Düsseldorf Seite 52 von 93

53 Freie Ableitung x Zeichenkette 255 Vererbung Aktenplaneintrag x Zeichenkette 255 Vererbung Linkfile x Zeichenkette 255 Im-/Export- Dateiname x Zeichenkette 240 Dateiname Filesystem Abbildung 20 - Metadaten des Eingangsschreibens aus Metadaten des umenttyps Ausgangsschreiben Abbildung 21 Metadatenmaske Ausgangsschreiben Metadatenangabe Erfassung Typ Max. Länge Bemerkung automatisiert manuell Aktenzeichen x Zeichenkette 35 Vererbung Vorgangszeichen x Zeichenkette 35 Vererbung umentennummer x Zeichenkette 100 Erfassungsdatum x Datum 19 Erfasser x Zeichenkette 100 umentvorlage x Zeichenkette 30 Wird manuell, mit systemseitiger Unterstützung erfasst Ausgangsdatum x Datum 19 Zeichnung erforderx Wahr/Falsch 1 Bezirksregierung Düsseldorf Seite 53 von 93

54 lich Betreff x Zeichenkette 255 hier x Zeichenkette 240 Bezug x Zeichenkette 240 Anlagen x Zeichenkette 100 Freie Ableitung x Zeichenkette 255 Vererbung Aktenplaneintrag x Zeichenkette 255 Vererbung Linkfile x Zeichenkette 255 Im-/Export- Dateiname x Zeichenkette 240 Dateiname Filesystem Abbildung 22 Metadaten des Ausgangsschreibens aus Metadaten des umenttyps Standardschreiben Abbildung 23 Metadatenmaske Standardschreiben Metadatenangabe Erfassung Typ Max. Länge Bemerkung automatisiert manuell Aktenzeichen x Zeichenkette 35 Vererbung Vorgangszeichen x Zeichenkette 35 Vererbung umentennummer x Zeichenkette 100 Bezirksregierung Düsseldorf Seite 54 von 93

55 Erfassungsdatum x Datum 19 Erfasser x Zeichenkette 100 umentvorlage x Zeichenkette 30 Wird manuell, mit systemseitiger Unterstützung erfasst Ausgangsdatum/ Externes Datum x Datum 19 Zeichnung erforderlich x Wahr/Falsch 1 Betreff x Zeichenkette 255 hier x Zeichenkette 240 Bezug x Zeichenkette 240 Anlagen x Zeichenkette 100 Freie Ableitung x Zeichenkette 255 Vererbung Aktenplaneintrag x Zeichenkette 255 Vererbung Linkfile x Zeichenkette 255 Im-/Export- Dateiname aus x Zeichenkette 240 Dateiname Filesystem Abbildung 24 Metadaten des Standardschreibens Metadaten - Pflichterfassungsfelder Neben den Metadatenfeldern, welche vom DMS automatisch beschriftet werden, ist es zur Schaffung einer einheitlichen Arbeitsumgebung und zur optimalen Nutzung der vorhandenen Recherchemöglichkeiten unerlässlich das Metadatenfeld Betreff als Pflichterfassungsfeld zu definieren. Zur optischen Verdeutlichung wird dieses Metadatenfeld analog den Regelungen des World-Wide-Web mit einem * versehen. Die Festlegung als Pflichteingabefeld hat zur Folge, dass ein Speichern der Metadaten systemseitig erst nach der Beschriftung möglich sein darf Vererbung von Metadaten Unter der Vererbung wird die automatische Übertragung von Metadaten (s. Nr ) von einem bestehenden Objekt (Akte, Vorgang, Postmappe und ument) auf ein neues Objekt verstanden. Bezirksregierung Düsseldorf Seite 55 von 93

56 Um dem Benutzer die wiederholte Erfassung bereits gespeicherter Metadaten zu ersparen wurden die notwendigen Vererbungsregeln durch die DOMEA-Fachadministratoren konfiguriert. Die nachfolgenden Tabellen geben einen Überblick über die durchgeführten Einstellungen, sofern ein Objekt aus einem anderen gebildet wird (Erstellen), ein Objekt in ein anderes verschoben wird (Verschieben) ein Objekt mit einem neuen Akten-/Vorgangszeichen versehen wird (Umprotokollieren). Abbildung 25 Vorgang in Akte Abbildung 26 ument <Eingangsschreiben> in Akte Bezirksregierung Düsseldorf Seite 56 von 93

57 Abbildung 27 ument <Ausgangsschreiben> in Akte Abbildung 28 - ument <Eingangsschreiben> in Vorgang Abbildung 29 - ument <Ausgangsschreiben> in Vorgang Bezirksregierung Düsseldorf Seite 57 von 93

58 Abbildung 30 - Vorgang in neue Akte Abbildung 31 - ument <Eingangsschreiben> in neue Akte Abbildung 32 ument <Ausgangsschreiben> in neue Akte Bezirksregierung Düsseldorf Seite 58 von 93

59 Abbildung 33 - ument <Eingangsschreiben> in neuen Vorgang Abbildung 34 - ument <Ausgangsschreiben> in neuen Vorgang Abbildung 35 - Vorgang unter Akte Bezirksregierung Düsseldorf Seite 59 von 93