UpToNet DMS für die Immobilienbranche. Bis zu 50% Zeitersparnis bei der Dokumenten-Archivierung mit UpToNet DMS

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1 UpToNet DMS für die Immobilienbranche Bis zu 50% Zeitersparnis bei der Dokumenten-Archivierung mit UpToNet DMS Hausverwalter haben es täglich mit einer Unmenge an Papier zu tun. Rechnungen, Lieferscheine, Beschlussprotokolle und vieles mehr landen tagtäglich im Posteingang. Damit Sie in Zukunft Ihre Dokumente schnell erfassen und wiederfinden hilft die elektronische Archivierung mit UpToNet DMS. Wie einfach das geht, sehen Sie hier.

2 Erfassen und Digitalisieren leicht gemacht 1 Erfassen und Digitalisieren leicht gemacht Mit der intuitiven Dokumentenerfassung von UpToNet lesen Sie auf unkomplizierte Weise Ihre Papierdokumente ein. Mit einem einzigen Klick erfassen Sie: Beschlussprotokolle, Rechnungen, Gutachten, Verträge etc. Wählen Sie aus verschiedensten Twain Quellen Ihr bevorzugtes Erfassungswerkzeug aus. Handelsübliche Scanner können genauso genutzt werden wie spezielle Dokumenten- Scanner. (Tipp: besonders platzsparend und einfach in der Anwendung ist die Sceye Dokumentenkamera). Erfassen Sie bereits gespeicherte elektronische Dokumente neu, und versehen diese mit erweiterten Informationen für deren Archivierung. 2

3 Das Dokumentenarchiv Archivierung in wenigen Schritten 2 Das Dokumentenarchiv Archivierung in wenigen Schritten Das UpToNet DMS Dokumentenarchiv bietet Ihnen die Möglichkeit Ihre selbst erfassten Dokumente, sowie alle anderen benötigten Dokumente und Dateien komfortabel und übersichtlich zu verwalten. Somit bildet das Archiv das Herzstück Ihres Dokumentenmanagements, das Ihnen innerhalb von einer Bildschirmseite die größtmögliche Übersicht bietet. Archivieren Sie neben Ihren digitalisierten Dokumenten elektronische Dateien wie Mailnachrichten, Bilder oder Ihre Office-Dateien und behalten Sie so stets die Übersicht. 1. Ordner: Im übersichtlichen Ordnersystem überblicken Sie alle Dokumente und Dateien die Sie im UpToNet DMS abgelegt haben. Mit verschiedenen anpassbaren Ordnertypen und der komfortablen Suchfunktion finden Sie Ihre hinterlegten Dokumente mit Leichtigkeit. 2. Dokumentenlisten Die Ordneransicht listet Ihnen den Inhalt der verschiedenen Ordner auf, alle Dateiformate können hinterlegt werden. Archivierte Dokumente können jederzeit versendet oder gedruckt werden. 3

4 Das Dokumentenarchiv Archivierung in wenigen Schritten 3. Dokumentenvorschau: In der Dokumentenvorschau sehen Sie den Inhalt der einzelnen Dateien, ohne diese vorher mit einem anderen Programm öffnen zu müssen. 4. Informationen zum Dokument: Dokumente können mit zusätzlichen Informationen angereichert werden, um diese später schneller aufzufinden. Zudem können Sie bereits beim Erfassen mit einem einzigen Klick den Volltext aus einem Papierdokument auslesen lassen. Dieser wird Ihnen ebenso in dieser Ansicht angezeigt. Das gesamte Archiv kann nach Volltextinhalten durchsucht werden. Dadurch gehen Ihnen keine Informationen mehr verloren. Der Volltext von Papierdokumenten wird durch modernste OCR- Technik ausgelesen, welche eine sehr hohe Erkennungsrate aufweisen kann. Volltext mittels OCR 4

5 Recherche Blitzschnelles Auffinden von Dokumenten 3 Recherche Blitzschnelles Auffinden von Dokumenten Das Dokumentenmanagementsystem UpToNet bietet Ihnen die Möglichkeit anhand von eingegebenen Informationen (Namen, Schlagwörter, Datum etc.) ganz gezielt nach archivierten Dokumenten zu suchen. So behalten Sie stets den vollen Überblick über Ihre gesammelten Daten und Informationen, ohne unnötige Zeit für die manuelle Suche zu verschwenden. Filtern und Durchsuchen Sie das Archiv ganz einfach nach Dokumentarten, Stichwörtern und Datumsangaben oder aktivieren Sie mit nur einem Klick die Volltextsuche. In Windeseile liegen Ihnen die benötigten Dokumente vor. Das lästige Suchen in Papierstapeln, Ordnern oder dem Dateisystem gehört der Vergangenheit an. Sie sparen alleine bei Suchvorgängen 50% Ihrer wertvollen Arbeitszeit, die Ihnen dadurch für wichtigere Dinge zur Verfügung steht. 5

6 Workflowsystem AutomatisierungfüreinenochgrößereZeitersparnis 4 Workflowsystem Automatisierung für eine noch größere Zeitersparnis Das Workflowsystem von UpToNet bietet Ihnen die Möglichkeit Ihre Dokumente mit zuvor definierten Abfolgen verschiedener Arbeitsabläufe zu verknüpfen. Bereits beim Erfassen von Papierdokumenten können automatische Arbeitsabläufe angestoßen werden. Die Dokumente werden in elektronischer Form an einen Sachbearbeiter versendet, der diese in einer Web- Anwendung mit Informationen verknüpft. Anhand dieser Informationen werden automatisch weitere Aktivitäten gesteuert. Dokumente werden automatisch in die korrekten Anlagen-Ordner der Hausverwaltung sortiert und Mitarbeiter bekommen automatisch generierte s. Ihre Dokumente sind somit einwandfrei beschrieben und das manuelle Sortieren und ablegen entfällt, was wiederrum eine hohe Zeitersparnis zur Folge hat. 6

7 Ansprechpartner Herr Nico Hofmann Software Consultant Tel.: Damit Sie sich einen persönlichen Eindruck von der Anwendung machen können, zeigen wir Ihnen diese gerne im Rahmen einer Online-Präsentation. Für Ihre Terminvereinbarung steht Ihnen unser Herr Hofmann unter Telefon oder per zur Verfügung. Kontakt Über UpToNet gibt es viel zu berichten. Erfahren Sie mehr über das PRISMA -Team und die Produkte - unsere Mitarbeiter haben stets ein offenes Ohr für Sie. Tel.: Web: Prisma Gesellschaft für angewandte Informatik mbh Marktplatz Weilburg Tel.: Fax: Web:

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