Strukturelle Anforderungen aktueller Zertifizierungsstandards an DMS

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1 Universität Paderborn Fakultät EIM-I Mensch-Maschine-Wechselwirkung Strukturelle Anforderungen aktueller Zertifizierungsstandards an DMS Bachelorarbeit Mensch-Maschine-Wechselwirkung Prof. Dr. Szwillus Institut für Informatik Fakultät für Elektrotechnik, Informatik und Mathematik Universität Paderborn vorgelegt von Peter Frieben am 24. Juni 2010 Betreuer: Gutachter: Prof. Dr. Szwillus Prof. Dr. Szwillus Dr. rer. nat. Bernd Kleinjohann Peter Frieben Matrikelnummer: Kampstraße Bad Sassendorf

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3 Inhaltsverzeichnis 1. Einführung 1 2. Grundlagen Dokumenten- und Content-Verwaltung Dokumenten-Management-System (DMS) Enterprise-Content-Management (ECM) Content-Management-System (CMS) Document-Lifecycle-Management (DLM) Wichtige Verbände im Dokumenten- und Content Management Umfeld Wichtige Standards zur Dokumentenverwaltung DIN ISO DOMEA MoReq Das DOMEA-Konzept - Detaillierter Überblick Anforderungskatalog Organisationskonzept Eingangsbehandlung Bearbeitung Postausgang Archivierung und Aussonderung Einführungsszenarien Erweiterungsmodule Leitfaden zur Entwicklung moderner DMS hinsichtlich des DOMEA- Konzepts Analyse der Anforderungen Mindmaps Use-Case Diagramme Aktivitätendiagramme Auswertung der Anforderungen Funktionale Komponenten eines Systems nach dem DOMEA- Konzept Systemelemente, Dokumententypen und -zustände III

4 Inhaltsverzeichnis 4.3. Beispiel einer möglichen Architektur Komponenten der Architektur Betriebsszenario des DM-Systems Zusammenfassung 63 A. Abbildungen 65 B. Definition der Funktionskomponenten 71 Literaturverzeichnis 77 IV

5 1. Einführung Durch die Computerisierung unserer Gesellschaft treten elektronisch erstellte Schriftstücke und Dokumente immer häufiger in Erscheinung. Die Vernetzung von Arbeitsplatz und Heim durch das Internet unterstützen zudem den einfachen Austausch dieser elektronisch erstellten Texte. Papiergebundene Schriftstücke werden daher von ihren elektronischen Pendants zunehmend abgelöst wie der Brief durch die . Die Vorteile elektronischer Dokumente, wie deren annähernd instantaner Erhalt nach Versand sowie einfache Bearbeitungsmöglichkeiten und das Potential, abgespeicherte Dokumente schnell wieder aufzufinden, machen elektronische Dokumente besonders für Unternehmen und öffentliche Behörden interessant. Gerade Behörden, die mit der Einführung des elektronischen Personalausweises, der elektronischen Lohnsteuerkarte oder der elektronischen Steuererklärung konfrontiert sind, haben zunehmend mit elektronischen Dokumenten zu arbeiten. Sachbearbeitungen in Behörden müssen zudem spezielle Anforderungen bei den Bearbeitungsprozessen und der Bearbeitung sowohl von papier- als auch elektronischen-dokumenten unterliegen. Die Gewährleistung der Erfüllung dieser Anforderungen bei elektronischen Dokumenten obliegt deshalb Software-Systemen. Die Software-Systeme, die zur Verwaltung von Dokumenten eingesetzt werden, bezeichnet man als Dokumenten-Management-Systeme (DMS), oder DM-Systeme. Die Festlegung bestimmter Eigenschaften oder Merkmale von DM-Systemen in Standards, hilft Behörden und Unternehmen, sich einen Überblick zu verschaffen, welche dieser Systeme bei einer Anschaffung in Frage kommen könnten. Beispielsweise sind für Behörden in Deutschland zertifizierte Dokumenten-Management- Systeme nach dem DOMEA-Konzept von besonderem Interesse. Hersteller von Dokumenten-Management-Systemen, die ihr Produkt im öffentlichen Bereich positionieren wollen, stehen vor der Herausforderung, ihr System an die Bedürfnisse der Behörden anzupassen. In Deutschland wird von der Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung (KBSt) empfohlen, dass Behörden bei der Anschaffung dieser Systeme das DOMEA-Konzept als Grundlage verwenden sollten. Die in dem Konzept eingearbeiteten Anforderungen an ein DMS sollen dabei als Maßstab für neu anzuschaffende Systeme dienen 1. Viele der in dem DOMEA-Konzept festgehaltenen Anforderungen betreffen grundlegende Eigenschaften an Prozesse und 1 In der KBSt-Empfehlung Nr. 1/99 vom festgehalten 1

6 1. Einführung Prozessketten. Die Umsetzung dieser Anforderungen durch ein DM-System ist Voraussetzung für eine erfolgreiche Zertifizierung nach dem DOMEA-Konzept. Da es für fertige Software-Systeme nur mit hohem Zeit- und Kostenaufwand möglich ist, grundlegende Systemeigenschaften im Nachhinein abzuändern, ist bereits in einem frühen Stadium der Entwicklung solcher Systeme an die Anforderungen gewünschter Zertifizierungen zu denken. Ziel dieser Arbeit ist es, aus den im DOMEA-Konzept festgehaltenen Anforderungen einen Entwicklungsleitfaden zu erarbeiten. Dieser Leitfaden soll Herstellern in der Planungs- bzw. Konzeptionsphase neuer Systeme dabei unterstützen, diese von Beginn an auf eine DOMEA-Zertifizierung auszurichten. In dem Leitfaden werden Vorschläge für eine Architektur des zu entwickelnden Systems gemacht sowie weitere Anhaltspunkte aufgezeigt, die bei entsprechender Beachtung den Zeitaufwand der Entwicklung reduzieren sollen. Bei der Entwicklung des Leitfadens sind in einem ersten Schritt Mindmaps erstellt worden, um eine Übersicht über die gestellten Anforderungen zu bekommen. Use-Case- und Aktivitäten-Diagramme dienen im Weiteren Entwicklern und Projektverantwortlichen dazu innere Abläufe und wichtige Anforderungen besser zu veranschaulichen. Identifizierte Funktionskomponenten beschreiben darüber hinaus zusammengefasst Kernfunktionalitäten des Systems und sollen Architekten bei der Planung ihres Systems unterstützen. Darauf aufbauend ist eine theoretische Architekturbeschreibung gegeben, die beispielhaft ein zu entwickelndes DMS beschreibt. Die Arbeit gliedert sich wie folgt: Im Kapitel 2 werden zunächst die verschiedenen Typen bzw. Bezeichnungen von Dokumenten- und Content-Verwaltungssystemen beschrieben. Darüber hinaus wird auf die drei wichtigsten Standards zur Verwaltung elektronischer und auf Papier basierender Dokumente im europäischen Raum eingegangen sowie wichtige Organisationen aus dem Bereich der Dokumentenverwaltung vorgestellt. Eine detaillierte Beschreibung des DOMEA-Konzepts ist in Kapitel 3 gegeben. Zweck und Inhalt der zum Konzept gehörenden Dokumente sind hier beschrieben und zusammengefasst. Das Kapitel 4 beschreibt den Leitfaden, der sich mit der Analyse und Auswertung der Anforderungen bzw. Inhalte des DOMEA-Konzepts auseinandersetzt. Der Leitfaden enthält Mindmaps, Use-Case- und Aktivitätendiagramme sowie Funktionskomponenten, einzelne Systemelemente und eine beispielhafte Architektur um Entwicklern, Architekten und Projektplanern einen Überblick über die Anforderungen des DOMEA-Konzepts an DM-Systeme näher zu bringen. Kapitel 5 schließt diese Arbeit mit einer Zusammenfassung ab. 2

7 2. Grundlagen In diesem Kapitel wird erläutert, was unter Dokumentenverwaltung zu verstehen ist und welche unterschiedlichen Typen von Systemen sich zur Verwaltung von Dokumenten entwickelt haben. Weiterhin werden einige wichtige Verbände aus dem Umfeld von Verwaltungssystemen sowie die wichtigsten Standards für Dokumentenverwaltungssysteme aufgezeigt Dokumenten- und Content-Verwaltung Der aus dem Lateinischen übersetzte Begriff des Dokuments als beweisende Urkunde beschreibt am einfachsten die Wichtigkeit, die einem Dokument sowohl in der Welt der Justiz als auch in der Geschäftswelt zukommen kann. Die Verwaltung von Dokumenten ist somit eine Angelegenheit, die entsprechende Sorgfalt voraussetzt, wenn einem Dokument dauerhaft der Status einer beweisenden Urkunde zugemessen werden soll. Das die Verwaltung von Dokumenten eine relativ alte Angelegenheit ist, lässt sich beispielhaft anhand von Bibliotheken aufzeigen, deren Aufgabe, Dokumente bzw. Bücher zu verwalten, eine lange Tradition hat. Aus heutiger Sicht kann die klassische Bibliothek mit der Archivierungskomponente einer Dokumentenverwaltung verglichen werden. Während im ursprünglich Sinn mit Schriftgutverwaltung die Verwaltung von Papier-Dokumenten bezeichnet wurde, wird heute mit dem Begriff der Dokumentenverwaltung hauptsächlich die Verwaltung elektronischer Schriftstücke bezeichnet. Neben der elektronischen Verwaltung von Dokumenten tritt zunehmend die Verwaltung beliebiger Inhalte bzw. von Content in den Vordergrund. Da Dokumente eine Teilmenge dieses Contents darstellen, Systeme zur Verwaltung von Content allerdings oft einen anderen Ansatz verfolgen als Systeme zur Verwaltung von Dokumenten, werden im folgenden beide Typen von Systemen kurz erläutert. Die Unterteilung der Systeme in zwei Typen ist hier nur als lose Unterteilung der Begriffe zu verstehen, da Systeme zur Verwaltungs von Content in der Praxis alle Anforderungen zur Dokumentenverwaltung besitzen und umgekehrt Dokumentenverwaltungssysteme ebenso zur Verwaltung beliebigen Contents eingesetzt werden können. Seit Mitte der 90er Jahre des letzten Jahrhunderts, haben sich einige branchenbezeichnende Begriffe im Zusammenhang mit der Verwaltung von elektronischen Dokumenten und Inhalten durchgesetzt. In diesem Kapitel werden die 3

8 2. Grundlagen am häufigsten verwendeten Begriffe beschrieben. Da diese Begriffe letztlich nicht eindeutig definiert sind und von Hersteller zu Hersteller unterschiedlich beschrieben werden, existiert ein gewisses Maß an inhaltlicher Überschneidungen Dokumenten-Management-System (DMS) Der Begriff Dokumenten-Management-System, kurz DMS oder DM-Systeme, bezeichnet im Kern ein Software-System zur strukturierten Erfassung, Speicherung und Wiederauffindung von Dokumenten. Ein solches System verwaltet im Normalfall elektronische Dokumente, kann aber auch unterstützend bei der Verwaltung von Papier-Dokumenten eingesetzt werden. Ein Vorteil von DMS ist, dass bei entsprechender Nutzung des Systems die Informationsflut gut strukturiert auch im Archiv des Systems wieder aufgefunden werden kann. Elektronische Dokumente in einem DMS werden mit Metainformationen versehen, die Informationen wie Autor, Kennziffern oder Schlagworte enthalten. Ähnlich den Karteikarten in der papiergebundenen Schriftgutverwaltung ermöglichen diese Metainformationen eine schnelle und einfache Suche nach bestimmten Dokumenten. Zusätzlich ist es bei elektronischen Dokumenten prinzipiell möglich, Dokumente per Volltextsuche aufzufinden. Änderungen an den Dokumenten im System werden zudem automatisch durch eine Versionierung der Dokumente protokolliert. Je nach Aufgabengebiet und Anforderung sind solche Systeme unterschiedlich komplex aufgebaut und um Funktionalitäten erweitert, die über die reine Verwaltung von Dokumenten hinausgehen. So werden Dokumenten-Management- Systeme beispielsweise durch Workflow- oder Groupware-Funktionalitäten ergänzt. Dokumente im DMS Da es sich bei einem Dokumenten-Management-System um ein Software-System handelt, sind die Informationen, die dort hinterlegt werden, nicht nur auf reine Text-Dokumente beschränkt. Video- oder Audio-Material sowie Bild- oder sonstige Binärdateien können theoretisch im gleichen Maße verwaltet werden. Da klassische Dokumente wie Verträge, Anträge etc. hauptsächlich rein textgebunden sind, wird die Verwaltung reiner Text-Dokumente von diesen Systemen am besten unterstützt. Sind neben dem vom System unterstützen Textformaten auch andere Daten vom System verwaltbar, so können die Dokumente in Coded-Information (CI) und Non-Coded-Information (NCI) unterschieden werden. Coded-Information bezeichnet kodierte, direkt vom System interpretierbare und weiterverarbeitbare Zeichen (ASCII, EBCDIC etc). Solche Dokumente können bspw. per Volltextsuche direkt durchsucht werden. Im Gegensatz dazu enthält Non-Coded-Information Informationen, die nicht direkt vom System verbzw. bearbeitbar sind, wie Bilder, Video- oder Audio-Material. 4

9 2.1. Dokumenten- und Content-Verwaltung Je nach Dokumenten-Management-System wird die oberste Einheit, der Dokumente zugewiesen werden, als Akte bezeichnet. Akten können mit Ordnern auf einem Dateisystem verglichen werden, in denen die Dokumente abgelegt werden. Neben den Dokumenten können oft aktenspezifische Meta- und zusätzliche Informationen in den Akten hinterlegt werden Enterprise-Content-Management (ECM) Enterprise-Content-Management ist ein Kunstbegriff und bezeichnet eine Philosophie zur Verwaltung sämtlicher Inhalte (Content) in einem Unternehmen. Mit ECM soll Daten- bzw. Dokumentenredundanz vermieden und ein einheitlicher Zugriff auf alle Inhalte für die Nutzer, unabhängig von Quelle oder Nutzung, gewährleistet werden. Die Bezeichnung des Content gibt hierbei wieder, dass sich ECM-Systeme auf sämtliche in einem Unternehmen anfallende Inhalte bezieht und Dokumente im herkömmlichen Sinn eine kleine Teilmenge darstellen. In dem Whitepaper[17] ist eine passende Definition des Begriffs Content im Zusammenhang mit ECM- bzw. Content-Management-Systemen gegeben: Definition Content Content (engl. Inhalt) ist Information in strukturierter, schwach strukturierter und unstrukturierter Form, die in elektronischen Systemen zur Nutzung bereitgestellt wird. Strukturierter Content sind Daten, die in einem standardisierten Layout aus datenbankgestützten Systemen bereitgestellt werden (z.b. formatierte Datensätze aus einer Datenbank). Schwach strukturierter Content sind Informationen und Dokumente, die zum Teil Layout und Meta-Daten mit sich tragen, jedoch nicht standardisiert sind (z.b. Textverarbeitungsdateien). Unstrukturierter Content besteht aus beliebigen Informationsobjekten, deren Inhalt nicht direkt erschlossen werden kann und die nicht eine Trennung von Inhalt, Layout und Metadaten besitzen (Bilder, GIF s, Video, Sprache, Faksimiles etc.) Nach dem Autor, Dr. Ullrich Kampffmeyer, bauen verfügbare ECM-Systeme auf existierenden Lösungen auf und erweitern diese. Konkret werden [beim ECM] Funktionen traditioneller Archiv-, Dokumenten- Management- und Workflow-Lösungen auf die Anforderungen des Content- Managements umgebaut[... ] 1 1 Quelle: zuletzt besucht am

10 2. Grundlagen Dr. Ullrich Kampffmeyer hat langjährige Erfahrungen im Bereich des Dokumentenund Content-Management gesammelt und gilt dort als Experte. Da ein einzelnes System nicht sämtliche Inhalte eines Unternehmens verwalten kann, verfolgen ECM-Systeme einen Komponenten-Ansatz. Die Komponenten, die in das System integriert und auf die bereitgestellte Infrastruktur zugreifen, sind selbst Systeme, die die Verwaltung von Inhalten ermöglichen. Diese können separate ggf. spezialisierte Systeme bzw. Dokumenten-Management-, Web-Content-Management- (WCMS), Content-Managemen-Systeme (CMS), Workflow-Lösungen oder andere spezialisierte Systeme zur Verwaltung von Inhalten sein. Die Komponenten sind nicht zwingend von dem ECM-System abhängig und können meist ihre Aufgabe eigenständig erfüllen. Durch die Zusammenführung aller in einem Unternehmen verwendeter Systeme in ein ECM-System wird somit die redundanzfreie Speicherung von Inhalten ermöglicht. Der Dachverband AIIM 2 unterteilt die Komponenten einer Enterprise-Content- Management Lösung weiter in die fünf Kategorien: Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Ausgabe. Die Einteilung der Komponenten in die verschiedenen Kategorien ist zum theoretischen Verständnis bzw. Aufbau eines ECM- Systems hilfreich, jedoch sollte beachtet werden, dass die Komponenten eigenständige Systeme, sind die weiterentwickelt werden. In der Praxis können deshalb mehrere Kategorien von einer einzelnen Komponenten abgedeckt werden. Eine klare Unterteilung ist deshalb nicht immer möglich Content-Management-System (CMS) Content-Management-Systeme dienen zur Verwaltung von Inhalten wie sie bereits in der Beschreibung der Enterprise-Content-Management-Systeme definiert wurden. Man redet auch von Web-Content-Management-Systemen, sofern alle Komponenten des Systems auf Web-Technologien aufsetzen bzw. zur Nutzung des Systems lediglich ein Browser benötigt wird. Im Gegensatz zu ECM- sind Content-Management-Systeme eigenständige Verwaltungslösungen, die sich im Einzelfall meist auf bestimmte Anwendungsgebiete spezialisieren. Zwar können diese Systeme theoretisch beliebige Inhalte verwalten, durch ihre jeweilige Spezialisierung beschränken sie sich aber in der Praxis oft selbst auf bestimmte Aufgaben und Inhalte, wodurch die Verwaltung dieser Inhalte entsprechend komfortabel bzw. gut unterstützt wird. Ein sehr populäres Beispiel für (Web-) Content-Management-Systeme ist das frei verfügbare Typo3 3, das meist zur Verwaltung von Websites und deren Content verwendet wird. 2 Association for Information and Image Management ECM-ERM-BPM-Association.aspx 3 Typo3 ist ein freies unter der GPL stehendes CMS zur Verwaltung von Websites siehe: 6

11 2.1. Dokumenten- und Content-Verwaltung Document-Lifecycle-Management (DLM) Mit dem Document-Lifecycle-Management wird die Abdeckung des kompletten Lebenszyklus eines Dokuments durch das entsprechende System bezeichnet. Zu dem Lebenszyklus wird die Erstellung, Nutzung, Bearbeitung, Speicherung und (Langzeit-)Archivierung von Dokumenten gezählt. Systeme, die diesen Lebenszyklus unterstützen, sind meist Enterprise-Content-Management oder DM-Systeme, die ggf. um die nötigen Funktionalitäten erweitert wurden Wichtige Verbände im Dokumenten- und Content Management Umfeld In der Wirtschaft haben sich Anbieter von Dokumenten-, Content-, und Enterprise- Content-Management Systemen in Verbänden zusammengeschlossen, um ihre Interessen besser durchsetzen zu können. Zwei der in und für Europa in diesem Umfeld wichtigen und bekannten Verbände sind das DLM-Forum und der VOI- Verband. Weiterhin ist auf internationaler Ebene AIIM zu nennen. DLM-Forum Um die Zusammenarbeit bei der Verwaltung und Archivierung elektronischer Dokumente in den Behörden und Archiven Europas zu vereinfachen wurde 1994 von der EU das DLM-Forum 4 ins Leben gerufen. Das Akronym DLM steht mittlerweile abkürzend für Document Lifecycle Management und beschreibt den Tätigkeitsbereich des Forums relativ präzise. Das Forum ist mittlerweile eine eigenständige Organisation geworden und kümmert sich unter anderem um die Arbeit an und Veröffentlichung von MoReq. VOI-Verband VOI 5 ist die Abkürzung für Verband Organisations- und Informationssysteme. Der Verband ist ein eingetragener Verein, der sich selbst als Voice of Information tituliert und sich als Verband für Anbieter von Enterprise-Content-Management Systeme in Deutschland versteht. Neben der Organisation von Vorträgen gibt der Verband Hilfestellungen und kostenloses Material wie bspw. Whitepaper zur Beachtung länderspezifischer Richtlinien europäischer Länder in Bezug auf Dokumenten-Management[1]. 4 DLM Forum article&id=13&itemid=14&lang=en 5 Website des VOI Verbandes 7

12 2. Grundlagen AIIM international AIIM ist eine non-profit Organisation, die ursprünglich 1945 als National Microfilm Association gegründet wurde. Die Abkürzung AIIM steht heute für Association for Information and Image Management. Die Organisation ist weltweit engagiert und ist in vielen Bereichen rund um Dokumenten-Management und Informationsmanagement aktiv. So bietet sie Schulungen und Zertifizierungen beispielsweise zu Electronic Records Management oder Enterprise Content Management an. Darüber hinaus arbeitet AIIM an Implementierungspraktiken und Standards wie ANSI/AIIM MS (eine API für Scanner und Imagining Systeme) oder PDF/H mit Wichtige Standards zur Dokumentenverwaltung Dokumenten-Management-Systeme sind keine Neuheit und eine Vielzahl unterschiedlicher Systeme sind bereits auf dem Markt. Um Vergleiche dieser Systeme möglich, aber auch die Erfüllung von Anforderungen nachvollziehbar zu machen, wurden Standards zur Verwaltung von Dokumenten entwickelt. Die wichtigsten Standards im europäischen Raum sind die DIN ISO 15489, DOMEA und MoReq. Neben diesen Standards gibt es eine Vielzahl von länderspezifischen Standards, auf die hier jedoch nicht weiter eingegangen wird. Diese Standards decken, verglichen mit weiter unten aufgezählten Standards, oftmals nur kleinere Spezialbereiche ab. Eine Umsetzung dieser Standards in DM-Systeme, ist für Hersteller dieser Systeme aus Kostengründen meist uninteressant sind DIN ISO Die DIN ISO besteht aus zwei Teilen, die direkt an die ISO Norm angelehnt sind. Im Kern behandelt die Norm Prinzipien, Verfahren und Grundsätze zur Verwaltung von Schriftgut unabhängig von der physikalischen Beschaffenheit oder dem logischen Aufbaus der Dokumente. Die Norm gilt somit bei der Verwaltung von papiergebundenen ebenso wie bei der Verwaltung elektronischer Dokumente. Die beiden Teile der Norm sind die DIN ISO und DIN ISO/TR Im ersten Teil werden in elf Abschnitten die nötigen Definitionen, Anwendungsbereiche, rechtliche Grundlagen und Anforderungen an Schriftgut und deren Verwaltungssysteme definiert. Der zweite Teil der Norm enthält Richtlinien und teilweise konkrete Anleitungen zur Umsetzung. Die Norm beschäftigt sich zudem mit einem adäquatem Schutz aller Unterlagen, der Wiederauffindung und Nachweisbarkeit von Dokumenten und Änderungen in diesen, sowie einer klaren Benennung von Zuständigkeiten in der Schriftgutverwaltung. 8

13 2.2. Wichtige Standards zur Dokumentenverwaltung Die Arbeit an ISO begann 1997 und wurde in internationaler Zusammenarbeit vieler Länder 2001 mit der Veröffentlichung beendet. Ein Vorteil der Norm ist, dass bei der Erstellung an individuelle Ansprüche privater Unternehmen und öffentlicher Behörden im Umgang mit Schriftgut gedacht wurde. So stellen die in dem Standard definierten Leitlinien, Prinzipien und Verfahren insbesondere Rahmenrichtlinien und best-practices zur individuellen Umsetzung aber auch konkrete praktische Anleitungen bereit. Die Norm geht auf notwendige Merkmale von Schriftgut, Definitionen erforderlicher Funktionalitäten von Schriftgutverwaltungssystemen und auf die Notwendigkeit und die qualitativen Vorteile der Schulung von Personal im Umgang mit Schriftgut ein. Die Teilung von ISO in eine Qualitätsnorm (ISO ) und einen technischen Bericht (ISO/TR ) rührt von den unterschiedlichen Traditionen und Herangehensweisen der bei der Erstellung beteiligten Länder her. Durch die Teilung der Norm sollten diese Unterschiede bereits auf internationaler Ebene abfangen werden. Zwar beschreibt die Norm die Verwaltung von Schriftgut, jedoch wird auf dessen konkrete Aufbewahrung bzw. Archivierung nicht weiter eingegangen DOMEA Das DOMEA-Konzept ist ein in Deutschland entwickelter, nicht genormter Standard, der Anforderungen an Systeme zur elektronischen Dokumentenverwaltung und organisatorische Herangehensweisen bei der Einführung dieser Systeme behandelt. DOMEA steht abkürzend für Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung im IT-gestützten Geschäftsgang. Das Konzept beschreibt die grundsätzlichen Anforderungen, die bei der elektronischen Aktenführung erfüllt werden müssen, damit eine elektronische Akte ebenso aussagekräftig und verbindlich wie das auf Papier basierende Äquivalent ist. Die Zielgruppen des Konzepts sind öffentliche Verwaltungen in Deutschland von Bund, Ländern und Kommunen, die die elektronische Akte im Zuge eines papierlosen bzw. papierarmen Büros einführen wollen. Die erste Version des Konzepts entstand federführend unter der Leitung der KBSt (Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung im Bundesministerium des Inneren) und wurde im November 1999 veröffentlicht [14]. Seit November 2005 ist die Version 2.1 des DOMEA-Konzepts verfügbar. Unterteilt ist das DOMEA-Konzept in ein Organisationskonzept [15] mit Anhang, einen Anforderungskatalog [2] und, seit Version 2.0 neu hinzugekommen, Erweiterungsmodule zum Organisationskonzept. 6 Siehe hierzu: Zuletzt besucht am

14 2. Grundlagen Das Organisationskonzept Das Organisationskonzept dient Verwaltungen als Leitfaden zur Einführung der elektronischen Akte. Es geht dabei detailliert auf die verschiedenen Bereiche ein, die von der Umstellung von der papiergebundenen Verwaltung hin zu elektronischen Dokumenten und Akten betroffen sind. Eingegangen wird zudem auf organisatorische und rechtliche Rahmenbedingungen, die bei der Einführung von Dokumenten-Verwaltungssystemen in Deutschland beachtet werden müssen. Bisherige behördeninterne Prozesse werden in dem Organisationskonzept veranschaulicht und den vom Konzept standardisierten Geschäftsgängen nach Einführung der elektronischen Akte gegenübergestellt. Insbesondere richtet sich das Organisationskonzept an Schriftgutverwalter, Koordinatoren und Organisatoren sowie IT- Fachkräfte in öffentlichen Verwaltungen. Zudem werden Einführungsszenarien, mögliche Probleme bei der Einführung und Tipps zur Lösung dieser Probleme bereitgestellt. Die aktuelle Version des Organisationskonzepts ist 2.1. Der Anforderungskatalog Der Anforderungskatalog beinhaltet funktionale und nicht-funktionale Anforderungen die ein System zur Verwaltung elektronischer Dokumente nach dem DOMEA-Konzept erfüllen sollte. In dem Katalog sind die Anforderungen in Anforderungsgruppen zusammengefasst die wiederum auf acht Hauptgruppen verteilt sind. Der Katalog unterscheidet zudem zwischen Anforderungen und Basisanforderungen. Letztere sind Anforderungen, die innerhalb der jeweiligen Anforderungsgruppe als Grundvoraussetzungen für den jeweiligen Themen- bzw. Funktionskomplex anzusehen sind. Um den Zertifizierungsprozess zu vereinfachen und die Wichtigkeit bestimmter Anforderungen bzw. Anforderungsgruppen hervorzuheben, sind 1000 Punkte über die Hauptgruppen verteilt worden. Die Punkte der Hauptgruppe sind wiederum auf die enthaltenen Anforderungsgruppen aufgeteilt geworden. Die verteilten Punkte, auf Ebene der Haupt- bzw. Anforderungsgruppen, dienen zur Gewichtung der Gruppen und stellt somit die Wichtigkeit der Gruppen dar. Auf die verteilten bzw. zugewiesenen Punktwerte auf Ebene der Hauptgruppen, wird im Zertifizierungsprozess später zurückgegriffen. Einzelne Anforderungen können einen Punktwert von 0 bis 4 erreichen. Der erreichbare Punktwert ist abhängig vom Erfüllungsgrad der Anforderung durch das zu zertifizierende System (0 Punkte entspricht nicht erfüllt, 4 Punkte entspricht voll erfüllt). Eine Ausnahme hiervon sind Basisanforderungen, die entweder 0 oder 4 Punkte erreichen. Systeme die nach dem DOMEA-Konzept 2.1 zertifiziert werden sollen, müssen mindestens 65% der auf Ebene der Hauptgruppen verteilten (s.o.) Punkte erreichen. Momentan aktuell ist die Version 2.0 des Anforderungskatalogs. 10

15 2.2. Wichtige Standards zur Dokumentenverwaltung Erweiterungsmodule Die Erweiterungsmodule beschreiben hauptsächlich organisatorische aber auch technische Details und Sonderregelungen zum Organisationskonzept. Sie gehen dabei relativ detailliert und praxisorientiert auf die Themen ein, die im Organisationskonzept lediglich umrissen werden. Eine Referenzierung zum jeweiligen Erweiterungsmodul wird im Organisationskonzept gegeben, wenn der entsprechende Themenbereich angesprochen wird. Zum Zeitpunkt der Ausarbeitung sind ingesamt elf Erweiterungsmodule von KBSt veröffentlicht worden. Unterschiede zwischen DOMEA 1 und 2 Sowohl im Aufbau als auch inhaltlich hat sich in der Version 2 des DOMEA- Konzepts einiges geändert. Die neue Version des Organisationskonzepts beschreibt hauptsächlich eine prozessorientierte Sichtweise. In der ersten Version des Organisationskonzepts wurde ein Stufenkonzept zur Einführung DOMEA-konformer Systeme vorgestellt. Die drei aufeinander aufbauenden Phasen sehen als erstes eine Umstellung der Registratur vor. Im zweiten Abschnitt sollte die elektronischen Akte eingeführt werden, sodass mit der dritten Phase die elektronische Vorgangsbearbeitung starten kann. Die neuere Version beschreibt zusätzlich eine Einführung, die sich an den Geschäftsprozessen der jeweiligen Verwaltung und des Lebenszyklus von Dokumenten und Vorgängen orientiert. Zwar wird die alte Vorgehensweise in der neuen Version nicht abgeschafft, allerdings wird explizit auf die Vorteile der neuen Variante hingewiesen, die sich bei der Organisation einer Behördenweiten Einführung ergeben. Ebenso wurde der Anforderungskatalog angepasst. Neben zusätzlichen Anforderungen orientiert sich die Struktur des Katalogs an den Geschäftsprozessen bzw. den behördeneigenen Geschäftsgängen. Dies spiegelt sich in der völlig neuen Aufteilung der acht Hauptgruppen wider, die in Eingang, Bearbeitung, Ausgang, Aussonderung und Archivierung elektronischer Akten unterteilt sind. Die anderen Hauptgruppen Softwareergonomie, Fachliche Administration, Technische Administration und Infrastruktur gehen darüber hinaus auf allgemeine technische Anforderungen ein. Bei der Entwicklung des DOMEA-Konzepts 2 sind neben rechtlichen Änderungen, wie der neuen Gemeinsamen Geschäftsordnung der Bundesministerien (GGO), Anforderungen aus anderen Quellen wie SAGA 7, MoReq, BITV 8 und dem E- Government-Handbuch 9 eingeflossen. 7 Weitere Informationen zu SAGA (Standards und Architekturen in E-Government- Anwendungen) zu finden unter 8 Die BITV (Barrierefreie Informationstechnik Verordnung) konkretisiert das Bundesbehindertengleichstellungsgesetz (BGG) mit Regelungen zur Umsetzung 9 Siehe egovernmenthandbuch_node.html 11

16 2. Grundlagen MoReq Die Abkürzung MoReq steht für Model Requirements for the Management of Electronic Documents and Records. Die erste Fassung von MoReq wurde 2001 veröffentlicht. Das Projekt, welches von der EU in Auftrag gegeben wurde und das vom DLM-Forum betreut wird, hatte ursprünglich die Aufgabe, den Austausch von Dokumenten und Daten zwischen Archiven bzw. den Mitgliedsstaaten der EU zu vereinheitlichen und vereinfachen. Die im Jahr 2001 veröffentliche Spezifikation wird mittlerweile als MoReq1 bezeichnet und wurde mit der Veröffentlichung von MoReq2 im Februar 2008 abgelöst. Mittlerweile 10 hat das DLM-Forum eine Weiterentwicklung mit dem Namen MoReq2010 in Auftrag gegeben, das im Sommer 2010 erscheinen und MoReq2 ablösen soll. MoReq wird mittlerweile als de-facto-standard in der Dokumentenverwaltung in Europa und darüber hinaus angesehen. Hauptaugenmerk wird bei MoReq auf die Spezifikationen technischer Anforderungen an Systeme zur Dokumentenverwaltung gerichtet. MoReq richtet sich deswegen vor allem an zukünftige Nutzer sowie Hersteller von Dokumenten- Management-Systemen. Mit organisatorischen Anforderungen oder Regelungen zum Geschäftsgang befasst sich MoReq hingegen weniger. MoReq1 MoReq1 befasst sich mit funktionalen sowie nicht funktionalen Anforderungen von Systemen zur Verwaltung sowohl papiergebundener als auch elektronischer Dokumente. In dem Standard werden Anforderungen an den gesamten Lebenszyklus von Dokumenten sowie an Verwaltungssysteme gestellt. Hierzu zählen Anforderungen an die Aufbewahrung von und der Workflow zur Nutzung bzw. Bearbeitung der Dokumente. Ebenso finden Anforderungen zur Benutzerfreundlichkeit oder Systemverfügbarkeit Beachtung. Die Anforderungen sind in Anforderungslisten detailliert beschrieben und durch einen Metadatenkatalog ergänzt, welcher zur Verwaltung der Dokumente nach dem Standard benötigt werden. MoReq2 Der neuere Standard MoReq2 baut auf MoReq1 auf und bietet eine Abwärtskompatibilität zu MoReq1. Die wichtigsten Eigenschaften der neuen Version sind weitere funktionale Anforderungen, eine flexiblere Struktur und die Einführung des Chapter 0 zur Berücksichtigung nationaler Besonderheiten. Darüber hinaus wurden bei der Erstellung des neuen Standards auf die Zertifizierbarkeit von Softwareprodukten geachtet und Testverfahren sowie -unterlagen entwickelt. Bei der Entwicklung von MoReq2 sind zudem Ideen aus anderen Standards zur Ver- 10 Ankündigung des DLM Forums content&view=category&layout=blog&id=902&itemid=58&lang=en) 12

17 2.2. Wichtige Standards zur Dokumentenverwaltung waltung von Schriftgut wie DOMEA, ISO sowie ISO eingeflossen. Letzterer befasst sich mit zur Verwaltung von Schriftgut benötigter Metadaten. Das in MoReq 1 eingeführte Metadatenmodell wurde in MoReq2 zudem erheblich erweitert. MoReq2010 Der Roadmap 11 des DLM-Forums zufolge wird MoReq2010 ein MoReq for Consumers. Die neue Spezifikation soll modular aufgebaut, die Module untereinander weniger stark verzahnt und der Standard für Einstiegs- und Nischensysteme interessant werden. Die Erstellung weiterer optionaler Module soll dank der neuen Struktur ohne weiteres möglich sein. Ob oder inwieweit eine Abwärtskompatibilität zu MoReq2 oder MoReq1 besteht, ist bislang nicht zu erfahren. 11 Roadmap des DLM-Forum zu MoReq: content&view=article&id=21&itemid=25&lang=en 13

18 2. Grundlagen 14

19 3. Das DOMEA-Konzept - Detaillierter Überblick Wie im Grundlagenkapitel bereits beschrieben, ist das DOMEA-Konzept und dessen Spezifikation auf mehrere Dokumente verteilt. In diesem Kapitel werden die zum Konzept gehörenden Dokumente Anforderungskatalog, Organisationskonzept und die Erweiterungsmodule beschrieben, sowie deren Inhalte zusammengefasst. Zudem werden Beispiele zu wichtigen Bereichen gegeben, sofern sie zu einem besseren Verständnis führen oder wichtige Aspekte des Systems betreffen. Der Anforderungskatalog bietet neben einer kurzen Beschreibung eine hierarchische Gliederung sämtlicher Anforderungen an ein DM-System in Listenform. Das Organisationskonzept beschreibt hauptsächlich Einführungsszenarien von DOMEA-konformen Dokumenten-Management-Systemen sowie den angestrebten Geschäftsgang. Die Erweiterungsmodule gehen detaillierter auf bereits im Organisationskonzept angeschnittene Themenbereiche sowie technische Details und Sonderregelungen ein. So befasst sich im Bereich der Eingangsbehandlung von Dokumenten, ein Erweiterungsmodul mit dem Einscannen von Dokumenten. Dort wird unter anderem auf die Rahmenbedingungen und Anforderungen des Scanprozesses eingegangen. Einige der Aspekte und Anforderungen bzw. Beschreibungen in den Dokumenten sind eindeutig und beziehen sich auf funktionale und nicht-funktionale Systemeigenschaften. Andere hingegen werden nur sehr vage und informell angegeben und bieten dadurch dem Entwickler einen Freiraum zur Interpretation. Zudem unterscheidet sich die Sichtweise aus der die einzelnen Dokumente erstellt wurden. Die Liste der Anforderungen aus dem Anforderungskatalog sind bspw. nicht als Hilfestellung zur Implementierung eines DM-Systems erstellt worden, sondern als eine Art Checkliste zur Überprüfung der Eigenschaften eines existierenden DM- Systems im Zertifizierungsprozess Anforderungskatalog Der Anforderungskatalog stellt, wie bereits im Grundlagenkapitel dargestellt, funktionale und nicht-funktionale Anforderungen an ein System zur Verwaltung 15

20 3. Das DOMEA-Konzept - Detaillierter Überblick Gruppe Gewichtung Hauptgruppe 1 - Eingang 125 Hauptgruppe 2 - Bearbeitung 250 Hauptgruppe 3 - Ausgangsbehandlung 25 Hauptgruppe 4 - Aussonderung und Archivierung elektronischer 110 Akten Hauptgruppe 5 - Softwareergonomie 105 Hauptgruppe 6 - Fachliche Administration 195 Hauptgruppe 7 - Technische Administration 75 Hauptgruppe 8 - Infrastruktur 115 Tabelle 3.1.: Verteilung der Gewichtung auf Hauptgruppenebene im Anforderungskatalog. elektronischer Akten nach dem DOMEA-Konzept zusammen. Anforderungen in dem Katalog sind in Anforderungsgruppen zusammengefasst, die wiederum auf acht Hauptgruppen verteilt sind. Die Zusammenstellung der Hauptgruppen orientiert sich dabei an dem im Organisationskonzept beschriebenen ablauforganisatorischen Gesichtspunkten des Geschäftsganges einer Behörde. Diese ablauforganisatorischen Anforderungen sind in den Hauptgruppen Eingangsbehandlung, Bearbeitung, Postausgang sowie Schriftgutverwaltung und Archivierung eingebracht. Hinzu kommen die weiteren Hauptgruppen Softwareergonomie, Fachliche Administration, Technische Administration und Infrastruktur, die sich hauptsächlich mit technischen Anforderungen an das System beschäftigen. Neben einfachen Anforderungen sind in dem Katalog sogenannte Basisanforderungen enthalten, die in [16] definiert sind als eine Einzelanforderung, die innerhalb der jeweiligen Anforderungsgruppe als eine Grundvoraussetzung für den Themen- bzw. Funktionskomplex anzusehen ist. Basisanforderungen können somit als Pflicht-Anforderungen gewertet werden, sofern die zugehörige Anforderungsgruppe in dem System implementiert werden soll. Da jede Haupt- und darunterliegende Anforderungsgruppe wie im Grundlagenkapitel beschrieben mit Punkten versehen sowie gewichtet ist und mindestens 65% der Punkte auf Ebene der Hauptgruppen für eine Zertifizierung nach dem DOMEA-Konzept erreicht werden müssen, sollten Basisanforderungen besondere Aufmerksamkeit erhalten. Die Verteilung der Punkte auf Ebene der Hauptgruppen ist in Tabelle 3.1 gegeben. Die Vorgehensweise bei der Gewichtung der Anforderungen ist ebenfalls in [16] beschrieben. Die Anforderungen im Anforderungskatalog sind wie in Tabelle 3.2 gezeigt aufgebaut. Die eindeutige Benennung einer Anforderung kann durch ihre hierarchisch aufgebaute, laufende Nummer im Katalog, beispielsweise mit 2-1-8, erfolgen. Die Anforderung in der Abbildung 3.2 ist die achte Anforderung der ersten Anforderungsgruppe der zweiten Hauptgruppe. Neben der Beschreibung der Anforderung 16

21 3.1. Anforderungskatalog wird in den weiteren Spalten gekennzeichnet, ob später im Zertifizierungsprozess ein Screenshot mit übersand werden muss, in welcher Haupt- bzw. Anforderungsgruppe die Anforderung ggf. in früheren Versionen des Anforderungskatalogs zu finden war und ob es sich um eine Basisanforderung handelt. Im folgenden wird beispielhaft auf drei Anforderungen eingegangen, die wichtige funktionale Anforderungen sowie strukturelle Eigenschaften des Systems verdeutlichen. Tabelle 3.2.: Eine Anforderung an die Versionsverwaltung In der Tabelle 3.2 ist eine Anforderung aufgezeigt, die auf die Versionierung von Dokumenten eingeht. Die Versionierung von Änderungen an Primärinformationen in Dokumenten ist ein wichtiger Bestandteil des Systems, der nicht nur bei Dokumenten sondern auch in anderen Teilen des Systems wie bspw. dem Aktenplan oder dem Geschäftsverteilungsplan genutzt wird. Eine tiefe Integration eines guten Versionierungskonzepts, kann so zu einer einfacheren und schnellen Umsetzung anderer Anforderungen beitragen. Tabelle 3.3.: Eine Anforderung an eine integrierte Suchfunktion 17

22 3. Das DOMEA-Konzept - Detaillierter Überblick Die Anforderung in Tabelle 3.3 beschreibt grundlegende Anforderungen an eine Suche innerhalb des Systems. Die Suche innerhalb von Dokumenten, Metadaten und anderen Objekten ist insofern wichtig, dass sie neben der normalen Suche derart aufgebaut sein sollte, dass sie weitere Anforderungen, wie die Beachtung bestimmter Such- und Anzeige-Berechtigungen, sowie ggf. die Suche in Fremdsystemen wie CMS bei entsprechender Anbindung unterstützen sollte. Zudem wird in weiteren Anforderungen die Möglichkeit zur Suche im Archivbereich des Systems gefordert. Bei der Konzeption der Such-Funktion sollte berücksichtigt werden, dass im Sinne einer schrittweisen Einführung des Systems weitere durchsuchbare Datenspeicher (wie das Archiv oder ggf. ein CMS) erst später angebunden werden. Tabelle 3.4.: Anforderungen zur Durchführung eines Archivierungsprozesses. Wie indirekt aus der Beschreibung zur Anforderung in der Tabelle 3.4 zu entnehmen ist, beschreibt die elektronische Altregistratur einen Speicherbereich für Dokumente, der von dem Speicherbereich normaler bzw. in Benutzung befindlicher Objekte getrennt ist. Im Zusammenhang mit anderen technischen Anforderungen, die eine räumliche Trennung der Archivkomponente beschreiben, bietet sich eine Architektur an, die die serverseitige Ausführung und Datenspeicherung des Systems auf verschiedenen Rechnern erlaubt Organisationskonzept Das DOMEA-Organisationskonzept gliedert sich in fünf Teile auf. Zunächst werden die Grundprinzipien des Verwaltungshandelns erläutert. Hier werden die Konzepte angegeben, die in den weiteren Unterkapiteln umgesetzt werden. Darunter gefasst ist zum Beispiel die Erklärung und Unterscheidung von strukturierten und unstrukturierten Prozessen sowie Prinzipien, die durch ein standardisiertes Dokumenten-Management-System umgesetzt werden sollten. Strukturierte Prozesse beschreiben einen prinzipiell festen Bearbeitungsablauf, der vor allem 18

23 3.2. Organisationskonzept bei Antragsverfahren zu finden ist. Unstrukturierte Prozesse können beispielsweise bei einer Abstimmung zu Gesetzesentwürfen angetroffen werden. Sie beschreiben Bearbeitungsprozesse, in denen nicht vorhergesagt bzw. festgelegt werden kann, welches die nächste Bearbeitungsstation ist. Die drei Teilbereiche des Geschäftsgangs inklusive der Archivierung spiegeln den Dokumentenlebenszyklus nach dem DOMEA-Konzept wider. Weiterhin stehen im Organisationskonzept die Aktenmäßigkeit, das Prinzip der Arbeitsteilung, Regelgebundenheit des Verwaltungshandelns und das Prinzip der Amtshierarchie im Vordergrund. Dieser erste Teil des Organisationskonzepts motiviert die drei Teilbereiche des behördlichen Geschäftsgangs - Eingangsbehandlung, Bearbeitung und Postausgang. Zudem wird auf die Aussonderung und Archivierung von Dokumenten eingegangen. Abschließend werden Einführungsszenarien angegeben. Diese sollen Führungskräfte, Administratoren und Organisatoren einer Behörde dabei unterstützen, die elektronische Akte bzw. das DMS in ihrer Behörde einzuführen. Im Folgenden werden nun die Inhalte der drei Teilbereiche des Geschäftsgangs, der Archivierung sowie der Einführungsszenarien beschrieben, die mit Sicht auf das Dokumentenmmanagementsystem relevant sind. Organisatorische Details, die Regelungen zu Behördeninternem betreffen, wurden ausgelassen Eingangsbehandlung Grundsätzlich gelten für elektronische Eingänge die gleichen Bearbeitungsregeln wie für auf Papier basierende Eingänge. An die Behörde oder Abteilung adressierte Post wird meist an einer zentralen Stelle angenommen. Ist der Eingang an eine Person innerhalb der Behörde gerichtet, so wird festgehalten, dass die Post entgegengenommen und anschließend an den Empfänger weitergeleitet wurde. Gibt es keinen direkten Adressaten, wird die Post registriert d.h. geöffnet und anhand des Inhalts entschieden, an welche Gruppe oder Person die Post weitergeleitet wird. Ist ein Eingang direkt an einen Mitarbeiter adressiert, wird der Eingang direkt an den konkreten Adressaten ungeöffnet weitergeleitet. Dieser ist anschließend für die Registrierung zuständig. Zu der Registrierung von Eingängen gehört das Erfassen von Metadaten, wie Absender, Datum, Adressat etc. sowie Primärinformationen im Bearbeitungssystem. Primärinformationen bezeichnen den eigentlichen Inhalt des Eingangs- Dokuments. Weiterhin wird bei der Registrierung dem Eingang ein (Bearbeitungs- )Vorgang oder ein Bearbeiter zugewiesen. Bei auf Papier basierenden Eingängen werden die Primärinformationen durch Scannen digitalisiert und die digitale Fassung ebenfalls im System erfasst. Elektronische Eingänge bieten die Möglichkeit die Erfassung der Metadaten zu automatisieren, entsprechend ist dies bei digitalisierten Papiereingängen ebenso möglich, indem ausgewählte Bereiche wie der Briefkopf per OCR in weiterverarbeitbare Informationen umgewandelt und Metadatenfeldern zugewiesen werden. OCR steht abkürzend für Optical Character 19

24 3. Das DOMEA-Konzept - Detaillierter Überblick Recognition und ist ein Oberbegriff für Techniken zur Überführung eingescannter Texte in elektronisch verarbeitbare Zeichen (bspw. ACII) bzw. Text-Dokumente. Sind zusätzliche Möglichkeiten oder Module durch das Bearbeitungssystem angeboten, wie eine Virtuelle Poststelle oder ein Formular Management System, können in der Eingangsbehandlung ggf. automatisiert Eingangsbestätigungen erfasst werden. Darüber hinaus ist es so möglich, Anfragen zum Stand eines Vorgangs automatisiert zu beantworten. Mit der elektronischen Vorgangsbearbeitung ergeben sich neue Herausforderungen und organisationelle Umstrukturierungen. Das Zuweisen des Entwurfs zu der Akte bzw. Vorgang geschieht nunmehr automatisch durch das System. Aus diesem Grund wird im Organisationskonzept vorgeschlagen, die bisherige Registratur mitsamt der Alt-Schriftgutverwaltung zu einem internen Informationsservice zusammenzufassen, denen folgende Aufgaben zukommen: Öffnen, Scannen und Erfassen der Papiereingänge Empfang, Erfassung und Weiterleitung der zentralen elektronischen Eingänge Übergabe der Metadaten der Eingänge die nachfolgenden Systeme Signaturprüfung bzw. -erstellung sowie Ent- bzw. Verschlüsselung Zentraler Druck weiterhin notwendiger Papierausgänge sowie Versand und ggf. Pflege der Versandnachweise Verwaltung des Altschriftguts und Aussonderung Erstbearbeitung von Anfragen zum Stand einer Sache Bearbeitung Nach der Registrierung eines Eingangs und der Zuweisung an einen Vorgang oder Weiterleitung an einen Bearbeiter der über den Geschäftsverteilungsplan ermittelt werden kann, beginnt der Bearbeitungsprozess. In der deutschen Verwaltung haben sich Begriffe und Prozessschritte herauskristallisiert, die die Bearbeitung von Geschäftsvorfällen betreffen. Die Zuweisung jedes Dokuments an einen sogenannten Vorgang, der in diesem Zusammenhang mit einem eigenständigen Prozess verglichen werden kann, impliziert zudem immer die Zuweisung des Vorgangs an eine zugehörige übergeordnete Akte. Ein Vorgang kann mehrere Dokumente und Geschäftsgangvermerke enthalten und eine Akte wiederum mehrere Vorgänge. Bei Eingang eines Dokuments prüft der Bearbeiter vor einer Bearbeitung zunächst die Zuständigkeit und vermerkt seine Kenntnisnahme. Ist er nicht zuständig, leitet er den Eingang an die zuständige 20

25 3.2. Organisationskonzept Stelle weiter. Mit der Bearbeitung des Dokuments erkennt ein Bearbeiter automatisch seine Zuständigkeit an. Seine Aufgabe ist es, einen Entwurf für einen Entscheidungsvorschlag zu erstellen. Überschreitet die Bearbeitung eines Vorgangs seinen Kompetenzbereich, müssen andere zuständige Stellen durch die sogenannte Mitzeichnung in den Entwurfsprozess einbezogen werden. Die Mitzeichnung dient unter anderem dazu, Vorgesetzte in den Entscheidungsprozess mit einzubeziehen und ermöglicht es zudem Vorgesetzten, Geschäftsvorfälle an sich zu ziehen, sofern es notwendig ist. Zu jedem Eingang fertigt der federführende Bearbeiter eine Verfügung an, die beschreibt wie mit dem Dokument weiter umgegangen wird. Weiterhin kann der zuständige Bearbeiter ebenso einen Vorgang bspw. Schlussverfügen. Ebenso wird für den Entwurf eine Verfügung angefertigt, die jede beteiligte mitzeichnende Stelle mitzeichnen muss, um die Verfügung wirksam werden zu lassen. Sofern die mitzeichnende Stelle mit dem Entwurf bzw. dem Teil, den seine Kompetenz betrifft nicht einverstanden ist, kann sie die Mitzeichnung verweigern. In diesem Fall muss der Entwurf überarbeitet werden, bis die mitzeichnende Stelle und abermals alle anderen Mitzeichner mitzeichnen. Änderungen und sonstige Anmerkungen, die während des Bearbeitungsprozesses entstehen, müssen in sogenannten Geschäftsvermerken zum Vorgang protokolliert werden. Beispiel: Ein Bearbeiter erhält einen Eingang. Nachdem seine Kenntnisnahme protokolliert wurde setzt er sich mit dem Dokument auseinander und befindet sich selbst für nicht zuständig. Nach dem Geschäftsverteilungsplan ermittelt er die nächste zuständige Stelle und leitet den Eingang an diese weiter. Der neue Bearbeiter erkennt seine Zuständigkeit durch die Bearbeitung des Dokuments an und erstellt einen Entwurf bei dem keine weiteren Stellen beteiligt werden. Zudem registriert er das Dokument mit seinen Metadaten im System. Die Kenntnisnahme des Zugangs wird bei dem neuen Bearbeiter ebenfalls protokolliert. Nach der Schlusszeichnung des Vorgangs und damit aller Dokumente in dem Vorgang (hier nur das Eingangsdokument) mit einer Zu den Akten (ZdA) Verfügung, ist der Vorgang abgeschlossen und wird archiviert Postausgang In der auf Papier basierenden Vorgangsbearbeitung wird eine Reinschrift des Entwurfs, zusammen mit dem Original-Entwurf, nach der Schlusszeichnung an die Registratur geleitet. Die Reinschrift wird per Post an den Empfänger übersendet. Zudem wird der Postausgang oft in einem Postausgangsbuch festgehalten. Der Original-Entwurf, mitsamt aller zugehörigen Bearbeitungsinformationen, wird anschließend mit einem Absendevermerk zur Akte gelegt. Im Zusammenhang mit der elektronischen Vorgangsbearbeitung sollen zukünftig Postausgänge hauptsächlich per abgewickelt werden. Die Systeme, welche 21

26 3. Das DOMEA-Konzept - Detaillierter Überblick zu diesem Zweck eingesetzt werden, sollen wie beim Papierausgang ein Postausgangsbuch führen können und den Nachweis des Postausgangs bestätigen bzw. protokollieren. Zudem müssen die Systeme sicherstellen, dass die Ausgänge rechtswirksam und übertragungssicher sind. Durch Einsatz von Verschlüsselung und digitaler Signaturen können diese Eigenschaften erfüllt werden. Diese Eigenschaften sind wichtig, um im Zusammenhang mit der elektronischen Kommunikation vor Gericht beweisfähige Aussagen machen zu können. Das Organisationskonzept weist an dieser Stelle explizit auf das Erweiterungsmodul Virtuelle Poststelle und Vorgangsbearbeitungssysteme hin, welches die Zusammenarbeit des DMS mit einer vom Bund erstellten Basiskomponente VPS beschreibt. Die virtuelle Postausgangsstelle (VPS) garantiert im Geschäftsverkehr einen beweiskräftigen elektronischen Postausgang. Beispiel: Die Bearbeitung eines Vorgangs ist abgeschlossen und der Sachbearbeiter übersendet dem Adressaten das Produkt des Bearbeitungsprozesses per . Über eine entsprechende Funktionalität im elektronischen Bearbeitungssystem schickt der Bearbeiter eine Mail mit dem erarbeitetem Dokument ab. Die Mail wird durch die an das System angeschlossene VPS automatisch digital signiert und an den Adressaten übersendet. Nach der Versendung der wird der Postausgang im DMS protokolliert und in dem zugehörigen Vorgang der Akte vermerkt Archivierung und Aussonderung Das Organisationskonzept beschreibt zur Archivierung und Aussonderung zunächst den Lebenszyklus der elektronischen Akte und geht anschließend auf ein zweistufiges Modell zur Archivierung und Aussonderung ein. In dem entsprechendem Erweiterungsmodul wird zusätzlich ein vierstufiges Modell beschrieben, auf das hier jedoch nicht weiter eingegangen wird. Der Lebenszyklus ist in vier Phasen unterteilt, die im folgenden mit dem Stufenkonzept zur Aussonderung beschrieben werden. Lebenszyklus: Erste Phase Die erste Phase des Lebenszyklus beginnt direkt mit dem Eingang bzw. der Erstellung von Dokumenten, Vorgängen oder Akten im System. Bei der Eingabe bzw. Übernahme von Metadaten aus dem Aktenplan, Fristen- und Bewertungskatalog, werden bereits Steuerinformationen zum späteren Verbleib und der Aussonderungsart in dem Dokument hinterlegt. So wird mithilfe von Metadaten, wie Archivwürdig, Vernichten und Bewerten, aus dem Bewertungskatalog, bereits im Vorfeld für bestimmte Dokumententypen festgelegt, wie mit dem jeweiligen Objekt später verfahren wird. In dem Fristenkatalog werden Transfer- und Aufbewahrungsfristen gepflegt und ebenfalls in das neue Dokument übernommen. 22