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Sebastian Hertz
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1 Dokumentenmanagementsystem des Ministeriums für Justiz, Arbeit, Gesundheit und Soziales des Saarlandes E-Justice und IT-Rechtin der richterlichen undanwaltlichen Praxis 1

2 Wer bin ich Christian Seel, LMR Leiter der Zentralabteilung (Personal, Haushalt und Organisation) im Ministerium für Justiz, Arbeit, Gesundheit und Soziales Ich vertrete Staatssekretär Wolfgang Schild Mich unterstützen Frau Scheidt-Haberman, Herr Alt, Herr Fuchs 2

Arbeit, Gesundheit und Soziales Ich vertrete Staatssekretär

3 Ziele des Vortrages Was ich nicht möchte: Ihnen zu erklären, was ein DMS ist Was ich mir vielmehr wünsche: Ihnen zu sagen, wie wir ein DMS eingeführt haben Welche Lösungen wir gefunden haben und welche Schwierigkeiten aufgetreten sind 3

Ihnen zu sagen, wie wir ein DMS eingeführt haben Welche

4 Ausgangslage Erste Überlegungen zu DMS schon im MdJ (seit 2003) Entscheidung der Landesregierung zur Einführung eines einheitlichen DMS für die gesamte Landesverwaltung Mitgestalten ist besser als nachzulaufen, (deshalb Pilotministerium) 2 Geschäftsbereiche, auf mehrere Gebäude verteilt komplexer Postlauf (Aktentransport) Unterschiedliche Bearbeitungskulturen (Zentralregistratur / Abt oder Ref Registratur) Das mail Problem 4

nachzulaufen, (deshalb Pilotministerium) 2 Geschäftsbereiche, auf mehrere Gebäude verteilt komplexer

5 Aktentransport Aktentransport Aktentransport 5

6 Ausgangslage Erste Überlegungen zu DMS schon im MdJ (seit ca. 2003) Entscheidung der Landesregierung zur Einführung eines DMS Mitgestalten ist besser als nachzulaufen 2 Geschäftsbereiche, auf mehrer Gebäude verteilt komplexer Postlauf (Aktentransport) Unterschiedliche Bearbeitungskulturen (Zentralregistratur / Abt oder Ref Registratur) Das mail Problem 6

als nachzulaufen 2 Geschäftsbereiche, auf mehrer Gebäude verteilt komplexer Postlauf

7 Unsere Lösung, Rahmenbedingungen Ängste nehmen (big brother) Akzeptanz bei den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern durch Dienstvereinbarung Freiwilligkeit Hohe Ansiedlung des Projekts (STS) 7

8 Frühe Einbindung von: Signing contract Landesbeauftragter für Datenschutz Personalrat Dienstvereinbarung und Informationsfreiheit SAARLND Beteiligungen Die Frauenbeauftragte des MiJAGS Rechungshof des Saarlandes 8

Dienstvereinbarung und Informationsfreiheit SAARLND

9 Projektorganisation Workshopteams Besetzung: Ständige Mitglieder Projektleiter: Projektkernteam themenspezifisch Hinzuziehung weiterer Workshop- mitglieder Projektkernteam Workshopteams Projektkernteam 10 ständige Mitglieder Projektleiter: Staatssekretär Wolfgang Schild 7 Bedienstete aus dem Ministerium 2 Bedienstete aus dem IT-Innovationszentrum 9

Projektkernteam Workshopteams Projektkernteam 10 ständige Mitglieder Projektleiter:

10 Workshopthemen Überblick Posteingangsprozesse Scannen Zentralregistratur Verknüpfung GVP und Aktenzeichen Generalaktenplan Aktenplan Aktenzeichenbildungsregeln Aktenvorgänge Masken Vorlagen Laufwege Rechte - Leserecht - Schreibrecht Geschäftsgang- Vermerke auf Dokumenten- Metadaten- Ebene Altdaten- Übernahme Mehrfachzuordnung von Dokumenten Workflow in Abhängigkeit zum Geschäftszeichen Postausgangsprozesse Einführungsstrategien Aussonderungs -client 10

Schreibrecht Geschäftsgang- Vermerke auf Dokumenten- Metadaten- Ebene Altdaten- Übernahme Mehrfachzuordnung von

11 Unsere Lösung, Umsetzung Einrichtung eines elektronischen Workflows Generalaktenplan in der Justiz Erstellen eines Aktenplans in den anderen Bereichen Schulung Anwenderbetreuung Redundanzen beachten und schaffen Aussonderung 11

Erstellen eines Aktenplans in den anderen Bereichen

12 Postlauf Papier Dokumente P P Staatssekretär Poststelle P Registratur Scanstelle Elektronische Daten P P Abteilungsleiter Abteilungsleiter Grundsatzreferentin Abteilungsleiter Referatsleiter Referatsleiter Referatsleiter Sachbearbeiter Sachbearbeiter Sachbearbeiter Scanstelle Postlauf nur Elektronisch Postlauf nur Papier Postlauf Elektronisch u. Papier 12

Abteilungsleiter Referatsleiter Referatsleiter Referatsleiter Sachbearbeiter

13 Unsere Lösung, Umsetzung Einrichtung eines elektronischen Workflows Generalaktenplan in der Justiz Erstellen eines Aktenplans in den anderen Bereichen Schulung Anwenderbetreuung Redundanzen beachten und schaffen Aussonderung 13

14 Betreuung der Abteilungen Anwenderschulung Einführungsschulung Workshops Hilfe bei Problemen Handbuch Erstmalig gedruckte Fassung zur Schulung Onlinefassung im Intranet bei Aktualisierung Ansprechpartner - Sprechstunden Hotline DOMEA Beratungs- und Schulungszentrum Vorort-Service 14

Onlinefassung im Intranet E-Mail bei Aktualisierung Ansprechpartner -

15 Unsere Lösung, Umsetzung Einrichtung eines elektronischen Workflows Generalaktenplan in der Justiz Erstellen eines Aktenplans in den anderen Bereichen Schulung Anwenderbetreuung Redundanzen beachten und schaffen Aussonderung 15

16 Wichtig! DMS von Anfang an als Organisationsprojekt begreifen und entsprechende Projektstrukturen vorsehen Bestehende Prozesse bewerten, bei der Umsetzung einen Kompromiss finden zwischen der Änderung der Prozesse einerseits und der Einrichtung des Systems andererseits 16

17 Online-Vorführung Die 5 wichtigsten Besonderheiten unseres Systems So sieht die Oberfläche aus Einfache Nutzung für Vielleser (Saarland Posteingang/ Postausgang) Die Wiedervorlage 4 Die Suchfunktion 17 5 Post im Zulauf

Einfache Nutzung für Vielleser (Saarland Posteingang/

18 Aktueller Datenbestand Vorgänge Posteingangsmappen

19 Aktueller Datenbestand Dokumente Briefe Tabellen s etc. 5 Seiten pro Dokument Seiten Ordner (250 Seiten pro Ordner) 180,27 lfm 180,27 lfm Ordner Ordner?? 19

20 180,27 lfm ,27 lfm

21 oder 49 Billy-Regale

22 Unsere Erfahrungen DMS ist ein gutes System Bei der Einführung lohnt es sich, einen langen Atem zu haben DMS spart kein Personal Qualifiziertes Registraturpersonal Es lohnt sich, mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die Anforderungen genau zu analysieren und gegenüber dem Hersteller zu formulieren DMS kann Spaß machen (Film ab!) 22

23 Ihre Fragen beantworten wir gerne an unserem Infostand Christian Seel Projektkernteam Gabi Scheidt-Habermann Projektkernteam Stephan Alt Projektkernteam Hans-Josef Fuchs Projektkernteam 23

24 Unsere Erfahrungen DMS ist ein gutes System Bei der Einführung lohnt es sich, einen langen Atem zu haben DMS spart kein Personal Qualifiziertes Registraturpersonal Es lohnt sich, mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die Anforderungen genau zu analysieren und gegenüber dem Hersteller zu formulieren DMS kann Spaß machen (Film ab!) 24

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