Ihr individuelles Dokumentenmanagement mit DATEV DMS classic pro für Unternehmen. Einfach. Schnell. Sicher.

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1 Ihr individuelles Dokumentenmanagement mit DATEV DMS classic pro für Unternehmen Einfach. Schnell. Sicher.

2 Warum elektronische Dokumentenverarbeitung? Effizienzsteigerung bei dokumentenbasierten Geschäftsprozessen elektronische Rechnungsprüfung, elektronische Reisekostenanträge, Einhaltung gesetzlicher Empfehlungen und Vorgaben Beispiel: GDPdU Dokumente schnell finden Beispiel: telefonische Anfragen von Geschäftspartnern gleich beantworten 2

3 Arbeiten mit DATEV DMS classic pro für Unternehmen Vorteile und Nutzen Dokumente schnell finden Kosten senken Digitalisierte Dokumente werden in einer digitalen Geschäftspartnerakte nach einheitlichen Richtlinien abgelegt. à Standardisierung Sie und Ihre Mitarbeiter finden alle geschäftsrelevanten Dokumente und Informationen im zentralen Archiv von DATEV DMS classic pro für Unternehmen jederzeit und schnell wieder. à sofortige Auskunftsbereitschaft Basis für revisionssichere Archivierung Bei Bedarf können Sie Bearbeitungsschritte an Dokumenten lückenlos nachvollziehen und auf vorherigen Versionen mit der Bearbeitung wieder aufsetzen. à Sicherheit zahlreiche Programmverbindungen zu DATEV-Programmen und Microsoft Office Beispiele für Microsoft Office: Word, Excel, PowerPoint, Outlook à Zeitersparnis, Komfort 3

4 Arbeiten mit DATEV DMS classic pro für Unternehmen Vorteile und Nutzen dokumentenbasierte Arbeitsabläufe zeitlich verkürzen Sie leiten Dokumente im Unternehmen digital weiter. à sofortige Verfügbarkeit Beim Eintreffen neuer bzw. zu bearbeitender Dokumente werden Sie von DATEV DMS classic pro für Unternehmen sofort informiert. à aktive Benachrichtigung Schnelligkeit: Wege- und Liegezeiten bei der Bearbeitung von Dokumenten sowie zeitraubende Umläufe entfallen. à Durchlaufzeiten von Dokumenten deutlich reduzieren 4

5 Arbeiten mit DATEV DMS classic pro für Unternehmen Vorteile und Nutzen Unterstützung bei der Arbeit mit digitalen Belegen Belege aus DATEV DMS classic pro für Unternehmen werden mit den Buchungen in DATEV Rechnungswesen pro über das Digitale Belegbuchen automatisch verknüpft. Belege in Ordnern suchen entfällt für Sie. à Zeitersparnis, Komfort 5

6 Leistungsmerkmale DATEV DMS classic pro für Unternehmen Workflow-Komponenten Scan-Client Übernahme von Papierinformationen (Scannen) einzeln oder im Stapel Steuerung und Kontrolle Wiedervorlage und Fristenüberwachung nutzerspezifische Arbeitsplatzgestaltung Unterstützung der Bearbeitungsabläufe beginnend am Posteingang Abbildung von Genehmigungs- und Erledigungsprozessen Dokumentenmanagement und -archivierung mit DATEV DMS classic pro für Unternehmen umfangreiche Office-Integration Korrespondenzerstellung -Archivierung Anhängen von digitale Dokumentenbearbeitung Ergänzung der eingescannten Dokumente um Notizzettel, Stempel, Markierungen, Pfeile digitale Kunden- und Lieferantenakte ohne Medienbruch Basis für Revisionssicherheit Protokollierung jeder Veränderung Bearbeitungsstatus Dokumentenhistorie Vorbereitung für die GDPdU Integration in die DATEV-Welt automatisierte Archivierung aus den DATEV-Programmen Digitales Belegbuchen 6

7 Dokumentenbasierte Geschäftsprozesse beschleunigen Kundenindividuell Posteingang zur Kenntnis B scannen Verantwortlicher A indexieren Workflow-Unterstützung durch Weiterleitungsfunktion zur Kenntnisnahme zur Erledigung Genehmigungsprozesse Verantwortlicher C Original an das Archiv digitale Bearbeitung durch Lager Produktion Finanzbuchführung Personalverantwortliche papierbehafteter Arbeitsschritt digitalisierter Arbeitsschritt 7

8 Einsatzszenario im Unternehmen Vom Rechnungseingang bis zur Buchung Beleg- bzw. Rechnungseingang scannen Verantwortlicher indexieren Prüfung und Freigabe geprüft Workflow-Unterstützung durch Weiterleitungsfunktion zur Kenntnisnahme zur Erledigung Genehmigungsprozesse Finanzbuchführung Beleg digital buchen Original an das Archiv geprüft gebuchte Belege werden für Datenaustausch mit Kanzlei exportiert 8

9 Ablagemaske Rechnungsprüfung Rechnungsebene 9

10 Ablagemaske Rechnungsprüfung erweiterter Leistungsumfang 10

11 DATEV DMS classic pro für Unternehmen Projektablauf Designstudie Erarbeitung eines ersten groben Projektplans (Aufwand, Zeit und Kosten) Definition und detaillierte Dokumentation der Zielsetzungen Definition und Beschreibung der erforderlichen Customizing-Anforderungen Dokumentation in Form eines Pflichtenhefts Planung/Konzeption Abstimmung eines konkreten Projektplans (konkrete Aufwands-, Zeit- und Kostenplanung) gegebenenfalls weitere Erhebung und Dokumentation der relevanten Strukturdaten Erarbeitung der technischen und organisatorischen Konzepte Planung/Konzeption Umsetzung der dokumentierten Anforderungen in einer Testumgebung Entwicklung und Programmierung der erforderlichen Customizing-Anforderungen Dokumentation in Form eines Lastenhefts Projektmanagement laufend 11

12 DATEV DMS classic pro für Unternehmen Projektablauf Beschaffung und Implementierung der erforderlichen Hard- und Software Konfiguration anhand der in der Planungsphase erstellten Konzepte Umsetzung der Anforderungen an die (mögliche) Sonderprogrammierung Schulung und Ausbildung der Administratoren Erstellung der Verfahrensanweisungen Testbetrieb Implementierung Schulung gegebenenfalls Schulung und Ausbildung der Power-User Schulung der Mitarbeiter und Vermittlung der an DATEV DMS classic pro für Unternehmen angepassten Prozesse Aktivierung von DATEV DMS classic pro für Unternehmen für den laufenden Betrieb Betreuung am Arbeitsplatz Review Review bzw. Optimierung nach definiertem Zeitraum gegebenenfalls Zertifizierung Projektabnahme Projektmanagement laufend 12

13 Einstiegsberatung zu DATEV DMS classic pro für Unternehmen DATEV DMS-Designstudie: zwei- bis dreitägige individuelle Beratung durch DATEV-Consulting vor Ort im Unternehmen Erhebung der Ausgangssituation im Unternehmen (Technik, Struktur) Definition der Zielsetzung Erhebung ausgewählter aktueller papiergebundener Prozesse Definition der technischen Ausstattung (Server, Arbeitsplätze, Scanner) Erarbeitung eines Projektplans zur Einführung, inklusive der zu erwartenden Kosten Preis: 1.275,00 Euro zzgl. 10 % Reisekosten und USt je Beratertag 13

14 Revisionssichere Archivierung Langzeitarchivierung Ein Archiv im Sinne der GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) muss folgende Voraussetzungen erfüllen: 1. revisionssichere Software, das heißt mit der Software lässt sich nachvollziehen, wer, wann, welche Veränderung am Dokument vorgenommen hat (durch DATEV DMS classic pro für Unternehmen erfüllt) 2. Speicherung der Dokumente auf einem unveränderbaren Medium auf Hardware-Seite 3. genaue Verfahrensanweisungen zur Archivierung von gescannten Dokumenten 4. eine Zertifizierung durch einen sachverständigen Dritten, z. B. Wirtschaftsprüfungs- Gesellschaft oder TÜViT GmbH Erfüllt ein Archiv diese vier Voraussetzungen, erkennt die Finanzverwaltung das gescannte Dokument als Original an. Aber: Das gilt nicht für einen Zivilprozess. Hier unterliegen die Beweisstücke, z. B. Urkunden, der freien richterlichen Beweiswürdigung. Auch mit einem zertifizierten elektronischen Archiv ist es weiterhin notwendig und empfehlenswert, wichtige Papierdokumente, z. B. Verträge, aufgrund der unsicheren Gesetzeslage aufzubewahren. 14

15 Weiterführende Informationen Internet Produktinformationen zu DATEV DMS classic pro für Unternehmen Prospekt Lösungen für kaufmännische Aufgaben Auftragswesen, Rechnungswesen und Dokumentenmanagement, Artikel-Nr Einleger Ihr individuelles Dokumenten-Management-System, Artikel-Nr

16 Ihre Meinung, Ihre Fragen? Interessant für Sie? Was möchten Sie von uns wissen? 16

17 DATEV DMS classic pro angepasst an individuelle Belange des Unternehmens 17

Willkommen bei DATEV. Dokumentenmanagement mit DATEV DMS classic pro. Einfach. Schnell. Sicher.

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