Stand Mag. Frühwirt Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsges.m.b.H 1

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1 Stand Mag. Frühwirt Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsges.m.b.H 1

2 Verfügbare E-Government Anwendungen u.a. } Finanzonline } ELDA } WEBEKU } SVA-Beitragskonto } E BUAK } E-Rechnungen an den Bund Zugang mit Finanzonline Code, Bürgerkarte, Handy 2

3 Ab sind alle Lieferanten verpflichtet Rechnungen an den BUND elektronisch zu legen. } Registrierung am USP u.a. mittels FinanzOnline Zugangsdaten } Einbringung von E-Rechnungen Direkte Erfassung in WEB Formular XML-Format WEB-Service (automatisch aus dem System des Lieferanten) 2013 haben Softwarehersteller E-Rechnung umzusetzen 3

4 } Einsparungspotential des Bundes 5,8 Mio Euro } Keine Papiermanipulation } Prozesssicherheit } Kurze Durchlaufzeiten Umsetzung der e-invoicing Richtlinie der Europäischen Kommission àgleichsetzung von E-Rechnungen mit Papierrechnungen 4

5 } Zustimmung des Rechnungsempfängers } Elektronische Signatur Rechnung ausstellen Privater Signaturschlüssel Versand öffentlicher Signaturschlüssel } Programmtechnische Lösungen (z.b. A-TRUST) àechtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts ist bisher nur durch elektronische Signatur erfüllt. 5

6 } Gemeinsame Regelungen von Rechnung auf Papier und elektronischer Rechnung } Zustimmung des Empfängers ist weiterhin erforderlich (keine bestimmte Form, Rahmen-Vereinbarung, stillschweigende Billigung) } Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts 1. Qualifizierte elektronische Signatur 2. Elektronischer Datenaustausch EDI 3. Innerbetriebliches Steuerungsverfahren des Unternehmens } Deutschland: seit

7 Verlässlicher Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung } Kein spezielles technisches Verfahren } Freie Wahl des Verfahrens durch den Unternehmer } Unternehmer wird in eigenem Interesse die Rechnung prüfen } Dokumentation 7

8 In einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen } Keine spezielle Form der elektronischen Übertragung vorgeschrieben } Rechnung als , als -Anhang oder WEB- Download als PDF oder Textdatei oder xml, Fax } Achte nur 1 x als Rechnung ausstellen, nicht in mehrfachen Formaten 8

9 } Ein Unternehmer kann die Vorsteuerbeträge abziehen: die von anderen Unternehmern in einer Rechnung ( 11) an ihn gesondert ausgewiesene Steuer für Leistungen, die im Inland für sein Unternehmen ausgeführt worden sind ( 12 Abs 1 Z 1 UStG) ordnungsgemäße Rechnung ist erforderlich muss alle Rechnungsmerkmale nach 11 enthalten bei elektronischer Rechnung muss die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit gewährleistet sein Unabhängigkeit vom Vorliegen einer korrekten Rechnung besteht das Recht zum VSt-Abzug für Übergang der Steuerschuld ( 19 Abs 1a bis 1e, 12 Abs 1 Z 3 UStG) EUST ( 12 Abs 1 Z 2 UStG) Steuer für ig Erwerb (Art 12 Abs 1 Z 1 UStG) 9

10 } COSO: Internal Control (USA), viele Unternehmen und Prüfer orientieren sich daran (Kammer WT, IWP) } Innerbetriebliches Kontrollverfahren z.b.: Wareneingang und Rechnungsprüfung sind funktional getrennt Abstimmung von Kundenforderungen bzw. Lieferverbindlichkeiten monatlich Einkaufsprozess: Bestellung Prüfung Wareneingang zur Bestellung Prüfung Rechnung zu Bestellung und Wareneingang 10

11 Papierrechnung: Dokumentation des Workflows (Postfach) Prüfung der sachlichen und rechtlichen Grundlagen E-Rechnung: u.a. eigenes OUTLOOKPOSTFACH diese spezielle Adresse wird dem Lieferanten bekannt gegeben weitere Prüfschritte am elektronischen Beleg in einem Dokumentenmanagementsystem oder AUSDRUCK auf Papier Zusätzlicher Vorteil: Elektronischer Überweisungsbeleg zur Weiterverarbeitung mit Telebankingsystem 11

12 ARCHIVIERUNG von elektronischen Rechnungen (7 Jahre) } Aufbewahrung in Papierform (Ausdruck)? NEIN - bei Signaturprüfung JA bei Anwendung eines innerbetrieblichen Steuerungsverfahrens keine Pflicht zur Aufbewahrung der erhaltenen E-Rechnung (aktueller Stand) Archivierung eines Ausdrucks auf Papier oder Archivierung des eingescannten Ausdrucks sollte ausreichen } Elektronische Aufbewahrung der erhaltenen strukturierten Rechnung, wenn diese in das hauseigene Format konvertiert wurde und die Rechnungsinhalte vorhanden sind? Archivierung des hauseigenen Formats sollte genügen, wenn ein standardisiertes Verfahren zur Konvertierung eingesetzt wird. 12

13 STEUERPFLICHT KRAFT RECHNUNGSLEGUNG } Aus Gründen der Prozessoptimierung sendet der Aussteller der Rechnung dem Empfänger mehrere Rechnungsformate (z.b. PDF und ebinterface)- mehrfache Steuerpflicht? Gleichzeitige Übermittlung mehrerer Rechnungsformate ist oft geübte Praxis Position des BMF derzeit - Hinweis darauf in der elektronischen Rechnung sollte reichen (z.b. Duplikat, Kopie, etc.) } Rechnungsaussteller sendet Rechnung an Verteiler (z.b. diese verteilt die Rechnung an mehrere Empfänger) - mehrfache Steuerpflicht? Position des BMF derzeit Verteilung erfolgt beim Empfänger sollte daher zu keiner mehrfachen Steuerpflicht führen 13

14 FAXRECHNUNGEN } Gelten als Papier- oder elektronische Rechnungen? Derzeit Ansicht des BMF: per Fax übermittelte Rechnungen gelten als elektronische Rechnungen unabhängig davon, ob die Übertragung mit Standardfax, Faxserver oder Computerfax erfolgt Regelung in Deutschland: Eine von Standart-Telefax an Standard-Telefax oder Computer-Telefax/Fax-Server an Standard-Telefax übermittelte Rechnung gilt als Papierrechnung. GUTSCHRIFTEN } Wer hat Herkunft und Unversehrtheit zu prüfen? o Regelung in Deutschland: der leistende Unternehmer als Gutschriftempfänger hat Kontrollverfahren durchzuführen 14

15 BMF-Schreiben vom 2. Juli 2012 } Gleichstellung führt nicht zu einer Erhöhung der Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit einer Papierrechnung. } Keine gesonderten Dokumentations- oder Archivierungspflichten in Bezug auf den verlässlichen Prüfpfad. } Eindeutige, sichere Identifizierung des Rechnungsstellers = keine Veränderung der Daten, sowie der Lesbarkeit der Daten. } Die Voraussetzungen für den geltend gemachten Vorsteuerabzug sind durch den Unternehmer nachzuweisen. } Archivierungsverstöße beeinflussen nicht den Anspruch auf Vorsteuerabzug; allerdings trägt der Unternehmer die objektive Feststellungslast für alle Tatsache, die diesen Anspruch begründen. 15

16 Mag. Frühwirt Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsges.m.b.H 16

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