A. Einleitung B. Grundlagen...33

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1 Inhaltsverzeichnis A. Einleitung Was will dieses Buch? Die Information-Governance-Plattform Buch ebook Community Der Praxisleitfaden als Buch und ebook Die Community-Site Die beteiligten Unternehmen und Partner Wer(n) beherrscht die Information? Informationsnutzung heute Die Datenflut Daten-Anarchie? Neue Technologien und verändertes Nutzerverhalten Die anwendergetriebene IT Cloud Appification Die Wandlung der IT Unternehmerische Herausforderungen B. Grundlagen Governance aus Organisationssicht Corporate Governance Die Bedeutung der Information im Unternehmen: Das GLAS-Modell Der Management Kontext: Das Conformance Performance-Dilemma (CONFPERF-Diagramm) IT-Governance Zur Unterscheidung von Information- und IT-Governance Risikomanagement & Sorgfaltspflichten Information Management Begriffe

2 2.2.2 Das Information Lifecycle Konzept (ILM) Der Informationselefant IM-Strategie Records Management Information Governance Entwicklung der Information Governance Unsere Definition von Information Governance Disiziplinen der Information Governance Die MATRIO Methode Die Gretchenfrage: Top-down oder Bottom-up? Die MATRIO Methode MATRIO Stufenmodell Liste der «Red Flags» Methoden - Baukasten Einleitung Allgemeine und übergeordnete Methoden Fachspezifische Methoden Fokus Information Governance (holistisch) Fokus Records & Information Management Fokus IT-Governance ISO-Normen C. Rechtliche Anforderungen Handelsrechtliche Anforderungen Wesentliche Neuerungen der revidierten Buchführungsund Rechnungslegungsvorschriften im Obligationenrecht (OR b), in Kraft seit Stellenwert der Buchführungs- und Aufbewahrungsvorschriften des OR Buchführungs- und Aufbewahrungspflicht nach bisherigem OR (vor 2013) Ausgewählte revidierte Bestimmungen Regelungsumfang der Geschäftsbücherverordnung

3 3.2 Mehrwertsteuer im Bereich der papierlosen Übermittlung und Aufbewahrung von elektronisch übermittelten Daten und Informationen Weitere Regelungen über die Führung und Aufbewahrung von Aufzeichnungen über Geschäftsvorgänge und Verwaltungsakte im schweizerischen Recht Aufzeichnungs- und Aufbewahrungsvorschriften im schweizerischen Recht Anforderungen an die Aufzeichnung über Vorgänge und deren Aufbewahrung Aufzeichnungs- und Aufbewahrungsvorschriften im Bereich des Privatrechts Aufzeichnungs- und Aufbewahrungsvorschriften im Bereich der Tätigkeit von Behörden und Verwaltungsstellen Buchführung und Aufbewahrung im Steuerrecht Direkte Bundessteuer: Bundesgesetz vom über die direkte Bundessteuer (DBG - SR ) Besteuerung von Risikokapitalgesellschaften: Bundesgesetz vom 8. Oktober 1999 (RKG - SR Mehrwertsteuer: Bundesgesetz vom 2. September 1999 über die Mehrwertsteuer (MWSTG - SR ) mit der dazugehörenden Verordnung vom 29. März 2000 (MWSTGV - SR ) Verrechnungssteuer: Bundesgesetz vom 13. Oktober 1965 über die Verrechnungssteuer (VStG - SR ) und die dazugehörende Vollziehungsverordnung vom 19. Dezember 1966 (VStV - SR ) Stempelabgaben: Bundesgesetz vom 27. Juni 1973 über die Stempelabgaben (StG - SR ) mit der dazugehörenden Verordnung vom 3. Dezember 1973 mit den Änderungen vom 24. Mai 2006 (StV - SR ) Mineralölsteuer: Mineralölsteuergesetz vom 21. Juni 1996 (MinöStG - SR ) mit der dazugehörenden Mineralölsteuerverordnung vom 20. November 1996 (MinöStV - SR ) Die Verjährung von Steuerveranlagung und Steuerforderungen und ihre Auswirkung auf die Dauer der steuerrechtlichen Aufbewahrungspflicht

4 3.5 Buchführungs- und Aufbewahrungspflichten im Sozialversicherungsrecht Arbeits-, Unfall- und Gesundheitsschutz Nachweis der Sorgfalt beim Umgang mit Produkten, Stoffen, Zuständen und Einwirkungen mit Gefahren für die Gesundheit oder die Umwelt Produktesicherheit Dokumentations- und Nachweispflichten im Bereich des Umweltschutzes Umgang mit risikobehafteten Stoffen, Gütern und Vorgängen Dokumentations- und Nachweispflichten im Wirtschaftsverwaltungsrecht Aufbewahrungs- und Nachweispflichten aufgrund wirtschaftspolitischer Massnahmen Gegenstand und Begründung für das Zurückbehalten von Aufzeichnungen über abgeschlossene Geschäftsvorgänge und Verwaltungsakte Beweiseignung Records als Beweismittel Problemstellung Der Einsatz elektronischer Signaturen Die Präsentation (Beweisvorlage) Schlussfolgerungen Datenschutzrechtliche Anforderungen Datenschutz an archivierten Daten und Unterlagen Ausblick Internationaler Ausblick Internationale Unternehmen Europäische Union Deutschland...157

5 Österreich Liechtenstein USA D. Umsetzung Einleitung Einsatz der MATRIO Methode Schritt 1: Zielgruppe identifizieren Schritt 2: Fokus festlegen Schritt 3: IG-Haus skizzieren Schritt 4: Methode(n) wählen Schritt 5: Anforderungsprofil identifizieren Schritt 6: Anforderungskatalog und Bewertungskriterien Schritt 7: GAP-Analyse Schritt 8: Projektdefinition Ein Wort zum Changemanagement Schnittstellen zu anderen Disziplinen Records Management & Archivierung Umsetzung des RM RM-Projekte Was sind wichtige IG- / RM-Funktionen? Business Classification Scheme / Taxonomie Zukunft des klassischen Records Management Merksätze zur RM-Implementierung Einsatz der digitalen Signatur als Mittel zur Integritätssicherung Verfahrensdokumentation Ordnungsmässigkeitsanforderungen nach OR / GeBüV Archivierungszeitpunkt / Trennung und Co Digitale Langzeitarchivierung Technologien Überblick Die «heissen Eisen» in IG Typische Baustellen und Probleme

6 4.4.3 ECM Enterprise-Content-Management und Records Management Dokumentenmanagementsysteme (DMS) ERP-Systeme Archivierung und Instant Messaging Sharepoint im Unternehmen Social Media Cloud Applikationen Apps für die mobile Nutzung Tools zum Management eines unternehmensweiten Archivplans (File Plan) Elektronische Rechnungsstellung ehealth-healthcare & Elektronisches Patientendossier Einführung Definitionen Besonderheiten der elektronischen Krankengeschichte als «earchiv» Herausforderung Nutzen Basiskomponenten der «Architektur ehealth Schweiz» Steuerung der Zugriffsrechte Regelwerk Case Study: Elektronische Krankengeschichte Ausgangslage Das Projekt Die Lösung Case Study: E-Discovery Die CeraBreak-Episode Einleitung Wer sollte dieses Kapitel lesen? Warum ist E-Discovery wichtig? Gründe für die Beweisvorlage E-Discovery Reference Model Problemzonen Langzeit-Backup: Die Büchse der Pandora Lösungsansätze Identifikation von relevanten Informationen

7 Das bitemporale Benutzerberechtigungssystem (User-Entitlement-System) und das bitemporale Identity-Management-System Sammeln (Collection) von Daten Die Nadel im Heuhaufen Organisation des Prozesses Dokumentation des Prozesses Der Vernichtungsstopp (Preservation) Legal-Hold-Prozess Zusammenfassung Case Study: ERP International Ausgangsituation Welche Herausforderungen für die Information Governance bestehen in der Praxis? Wie hat das Unternehmen die Herausforderungen gemeistert? Wie ist Information Governance in diesem Unternehmen organisiert? Lessons Learned Case Study: ECM-Branchenlösung (Autohandel) Ausgangslage Die Integration Das Projekt im Detail Elektronische Akten Dossiers im PDF/A-Format Fazit E. Anhang Quellen Im Buch verwendete Literatur Materialien / Gesetze Glossar Schlagwortverzeichnis Angaben zu den Autoren