GoBD, Datenzugriff & Archivierung Wie sich die Vorgaben der Finanzverwaltung in die Praxis umsetzen lassen

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1 GoBD, Datenzugriff & Archivierung Wie sich die Vorgaben der Finanzverwaltung in die Praxis umsetzen lassen Stefan Groß Steuerberater CISA (Certified Information Systems Auditor)

2 GoBD, Datenzugriff & Archivierung 2 Die digitale Transformation ist unaufhaltbar

3 GoBD, Datenzugriff & Archivierung 3 Trend zur Digitalisierung im Finanz- und Rechnungswesen ERP-Integration Elektronischer Rechnungsaustausch Digitalisierung von Papierbelegen (Rechnungen) Mobiles Scannen Elektronische Archivierung (DMS/ECM) Outsourcing von Services.

4 GoBD, Datenzugriff & Archivierung 4 Trend zur Digitalisierung des Steuerrechts Datenzugriff der Finanzverwaltung (GDPdU) Elektronische Rechnungen Gesetz zur Modernisierung des Besteuerungsverfahrens GoBD

5 GoBD, Datenzugriff & Archivierung 5 Tax-/ GoBD-Compliance und IT als Teamaufgabe

6 GoBD, Datenzugriff & Archivierung 6 Die GoBD im Überblick GoBS und GDPdU-Nachfolger Allgemeine Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit Anforderungen an die Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen Vorgaben zum Datenzugriff Anforderungen an die Aufbewahrung Elektronische Erfassung von Papierdokumenten Besonderheiten bei elektronischen Rechnungen

7 GoBD, Datenzugriff & Archivierung 7 Betroffene Systeme Verstärkte Einbeziehung vor- und nachgelagerter Systeme Begriff steuerlich relevant ersetzt durch nach außersteuerlichen und steuerlichen Rechtsnormen aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Unterlagen Kassen, Waren- und Materialwirtschaft, Auftragssteuerung, Zahlungsverkehr, Fakturierung, Zeiterfassung, Archiv und DMS, elektronische Fahrtenbücher und Mail-Systeme

8 GoBD, Datenzugriff & Archivierung 8 Datenzugriff Aufbewahrung Kontrollen Dokumentation

9 GoBD, Datenzugriff & Archivierung 9 Datenzugriff

10 GoBD, Datenzugriff & Archivierung 10 Zugriffsarten Unmittelbarer Datenzugriff Mittelbarer Datenzugriff Datenträgerüberlassung Z1 Z2 Z3

11 GoBD, Datenzugriff & Archivierung 11 Tante Emma war gestern

12 GoBD, Datenzugriff & Archivierung 12 Bereitstellung Z1 bis Z3 Z1 Z2? Mitarbeiter Dritter Produktivsystem ERP-System Office... Archiv Z3 Auswertungsmöglichkeiten im Unternehmen? IDEA Software

13 GoBD, Datenzugriff & Archivierung 13 Stolpersteine Datenzugriff Prüfungsumfang und steuerrelevante Daten Maschinelle Auswertbarkeit und Auswertungsmöglichkeiten Systemwechsel und abschaltungen IT-Sicherheit bei Z1, Z2 und Z3

14 GoBD, Datenzugriff & Archivierung 14 Steuerlich relevante Daten Abgrenzung Sachliche Abgrenzung (steuerlich relevante Daten) Zeitliche Abgrenzung (Prüfungszeitraum) Zugriff Abgrenzung nach Steuersubjekt

15 GoBD, Datenzugriff & Archivierung 15 Verschärfung: Maschinelle Auswertbarkeit Maschinelle Auswertbarkeit Mathematisch technische Auswertungen Volltextsuche Prüfung im weitesten Sinne IDEA-Auswertbarkeit s / DMS Bildschirmabfragen etc. bisher originär elektronisch

16 GoBD, Datenzugriff & Archivierung 16 IT-Halbwertszeit nimmt stetig ab... Aufbewahrungsfrist Archivierung IT-Entwicklung

17 GoBD, Datenzugriff & Archivierung 17 Systemwechsel und -abschaltungen Nicht-Abschaltung Alternative, wenn keine zusätzlichen Lizenzkosten und/oder Hardwarekosten anfallen. Sehr kostenintensiv, wenn Lizenzkosten anfallen oder sonstige Vorhaltungskosten (Verwaltung, Admin, RZ) hoch sind Virtualisierung Sicherung des aktuellen Systems mit allen Inhalten auf einem virtuellen Server Eher kostenintensiv pro System Z3 inkl. Antrag Mögliche Alternative Antrag gem. 148 AO In manchen Fällen keine vollumfängliche Zustimmung seitens FA in Bezug auf Datenumfang Auswertbares Archiv Abgestimmter homogener Datenhaushalt für die gesamte IT-Infrastruktur Umfangreiche Transport- und Abstimmungsaufwände Gleiche Auswertungsmöglichkeiten in quantitativer und qualitativer Hinsicht

18 GoBD, Datenzugriff & Archivierung 18 Maßnahmen zur IT-Sicherheit Z1 Z2 Aktivierung Prüfer-Rolle Nur-Lese-Zugriff Eingrenzung auf steuerrelevante Daten Eingrenzung Prüfungszeitraum Keine Freigabe USB-Port oder CD-Brenner Spezifizierung Auswertungsmöglichkeiten Z3 Immer verschlüsseln!! (z. B. Winzip mit sicherem Passwort) Übergabeprotokoll und Aufforderung zur Rückgabe nach Prüfung Alt. Löschung durch Prüfer Gilt auch für Quality Checks mit StB oder WP!!

19 GoBD, Datenzugriff & Archivierung 19 Anforderung an die Aufbewahrung

20 GoBD, Datenzugriff & Archivierung 20 GoBD Kernaussagen Im DV-System erzeugte Dokumente sind im Ursprungsformat aufzubewahren Eingehende elektronische Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden ( s!) Ein elektronisches Dokument ist mit einem nachvollziehbaren und eindeutigen Index zu versehen Die Belege in Papierform oder in elektronischer Form sind zeitnah, d. h. möglichst unmittelbar nach Eingang oder Entstehung, gegen Verlust zu sichern Besonderheiten sind bei der Konvertierung (in ein Inhouse-Format) sowie beim Einsatz von Kryptografietechniken zu beachten

21 GoBD, Datenzugriff & Archivierung 21 Aufbewahrungsfristen Die 10-jährige Aufbewahrungsfrist gilt für Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen (Dokumentation), ferner für Buchungsbelege Für die übrigen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen (empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe, Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe usw.) gilt die 6-jährige Aufbewahrungsfrist Für Rechnungen gelten 10 Jahre ( 14b UStG) Beachte Sonderregeln zum Aufbewahrungsort ( 146 Abs. 2a AO, 14b UStG)

22 GoBD, Datenzugriff & Archivierung 22 Archivierungsprozess nach FAIT 3 Archivierungsprozess (Regelfall) Erfassung: Kontrollen, z. B. Vollständigkeit, Doppelerfassungen, Wiedergabe, Übertragung nur abgeschlossener Fälle Indexierung: Dokumenten-ID, Verknüpfung zum Geschäftsvorfall, Zugriff auf das Dokument, Integrität Lesbarmachung/Retrieval: Reproduzierbar (lesbar) in angemessener Zeit: Online-Anzeige, Ausdruck, maschinell auswertbare Daten Speicherung und Verwaltung: Gesetzliche Aufbewahrungsfristen, Zugriffsprotokolle, Verfügbarkeit, Datensicherung Vernichtung der Originaldokumente: Einhaltung GoB, keine weiteren gesetzlichen oder innerbetrieblichen Vorschriften, Originale verkörpern keine Rechte, kein Herausgabeanspruch

23 GoBD, Datenzugriff & Archivierung 23 PSP-Prüfhinweise Archivierungsverfahren nach FAIT 3 Zugriffskontrollen Archivsystem Ordnungskriterien und Indexierung Migrationen Unveränderbarkeit

24 GoBD, Datenzugriff & Archivierung 24 Datensicherheit und Unveränderbarkeit

25 GoBD, Datenzugriff & Archivierung 25 GoBD Kernaussagen Steuerrelevante DV-Systeme sind gegen Verlust zu sichern Buchungen und Aufzeichnungen dürfen nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist Spätere Änderungen sind so vorzunehmen, dass sowohl der ursprüngliche Inhalt als auch die Tatsache, dass Veränderungen vorgenommen wurden, erkennbar bleiben Bei der Änderung von Stammdaten muss die eindeutige Bedeutung in den entsprechenden Bewegungsdaten erhalten bleiben Die reine Ablage von Daten und Dokumenten in einem reinen Dateisystem erfüllt die Anforderungen der Unveränderbarkeit regelmäßig nicht! Die Unveränderbarkeit kann durch entsprechende Hardware, Software oder organisatorische Vorkehrungen gewährleistet werden

26 GoBD, Datenzugriff & Archivierung 26 Unveränderbarkeit, stets eine Kombination aus Unveränderbarkeit Hardware Software Organisation Prozess

27 GoBD, Datenzugriff & Archivierung 27 PSP-Prüfhinweise Berechtigungskonzept Datensicherungskonzept Rücksicherungs- bzw. Restoretests Radierschutz Stammdatenhistorisierung

28 GoBD, Datenzugriff & Archivierung 28 Verfahrensdokumentation

29 GoBD, Datenzugriff & Archivierung 29 Verfahrensdokumentation als roter Faden der GoBD Die Verfahrensdokumentation besteht in der Regel aus: Einer allgemeinen Beschreibung Einer Anwenderdokumentation Einer technischen Systemdokumentation Einer Betriebsdokumentation Arbeitsanweisungen am Beispiel des Scan-Vorgangs: Wer darf scannen, zu welchem Zeitpunkt gescannt wird Welches Schriftgut gescannt wird Ob eine bildliche oder inhaltliche Übereinstimmung mit dem Original erforderlich ist Wie die Qualitätskontrolle auf Lesbarkeit und Vollständigkeit erfolgt Wie die Protokollierung von Fehlern zu erfolgen hat Auch Dokumentation erforderlich für: Tabellendaten (Stammdaten, Bewegungsdaten) Metadaten wie z. B. Grund- oder Systemeinstellungen, geänderte Parameter

30 GoBD, Datenzugriff & Archivierung 30 Dokumentation nach Best Practice Einsatzgebiet und Aufgabenstellung Aufbau- und Ablauf-Organisation der beteiligten Bereiche Fachliche Aufgabenstellung Mitarbeiterqualifikation Fachliche Beschreibung der Lösung Relevante weitere Rechtsgrundlagen (außer HGB/AO/UStG) Aktenpläne, Dokumentenarten, Verarbeitungsregeln, Aufbewahrungsfristen, Vernichtungsregelungen Belegbearbeitung, Belegfluss Prozessdokumentation Kontrollmechanismus/IKS Übergreifende Konzeption des Internen Kontrollsystems Verantwortlichkeiten, Eskalationswege Verfahren zur Sicherstellung der Identität von Verfahrensdokumentation und gelebter Praxis Verweise auf einzelne organisatorische und technische Kontrollen Anhänge Steuerrelevante IT-Anwendungen Steuerrelevante Daten und elektronische Dokumente Technische Beschreibung der Lösung Standorte des IT-Systems Hard- und Softwarekomponenten Datenbankmodelle Parameter-Einstellungen der Programme Technische Verarbeitungsregeln (Datenflüsse, Protokollierungen, Ablaufpläne etc.) Vorgehensweise Datensicherung Benutzerverwaltung, Berechtigungskonzept Technischer Betrieb (Betriebsvoraussetzungen, Betriebsbedingungen, Wartung) Vorbereitung Datenzugriff der Finanzverwaltung Organisations- und Arbeitsanweisungen Fachliche Prozesse/Standardbetrieb Administrative Prozesse Prozesse für Notfallserien (Restart, Recovery) Change-Management, Test und Abnahme inkl. Aktualisierung der Verfahrensdokumentation

31 GoBD, Datenzugriff & Archivierung 31 Aufbau einer Verfahrensdokumentation* Verfahrensbeschreibungen im Detail Arbeitsanweisungen, Technische Unterlagen, Handbücher, Hauptdokument mit im Wesentlichen unveränderten Inhalten + Referenzen auf die Unterdokumente Verträge, Protokolle, Versionierung und Aufbewahrung beachten: Alle Bestandteile einer Verfahrensdokumentation sind aktuell zu halten und über die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist (10 Jahre) aufzubewahren. * Verweis aus Musterverfahrensdokumentation BStBK / DStV

32 GoBD, Datenzugriff & Archivierung 32 PSP-Template Sachlogischer Prozess Anforderungen GoBD Kontrollumfeld Sicherstellung Kontrollziel/Kontrolle Sicherstellung GoBD-Compliance

33 GoBD, Datenzugriff & Archivierung 33 Internes Kontrollsystem IKS

34 GoBD, Datenzugriff & Archivierung 34 Kontrollen der GoBD Kontrolle Verweis Zugangs- und Zugriffsberechtigungskontrollen GoBD, Rn. 100, 103 Funktionstrennung GoBD, Rn. 100 Erfassungs-, Eingabekontrollen GoBD, Rn. 40, 88, 100 Übertragungskontrollen GoBD, Rn. 88 Verarbeitungskontrollen GoBD, Rn. 60, 88, 100 Abstimmungskontrollen GoBD, Rn. 100 Plausibilitätskontrollen GoBD, Rn. 40 Vollständigkeitskontrollen GoBD, Rn. 77 Schutzmaßnahmen gegen die beabsichtigte oder unbeabsichtigte Verfälschung von Programmen, Daten und Dokumenten GoBD, Rn. 100

35 GoBD, Datenzugriff & Archivierung 35 Der Fiskus ist auf die Kontrollen gekommen GoBD: Technische und organisatorische Kontrollen HGB: IKS E-Rechnung: Innerbetriebliches Kontrollverfahren 153 AO: Innerbetriebliches steuerliches Kontrollsystem

36 GoBD, Datenzugriff & Archivierung 36 Sonderfall s

37 GoBD, Datenzugriff & Archivierung 37 Kommunikation einst

38 GoBD, Datenzugriff & Archivierung 38 und jetzt

39 GoBD, Datenzugriff & Archivierung 39 Aufbewahrung Grundsatz nach Steuerrecht Grundsatz: Auch s sind als Handels- und Geschäftsbriefe aufbewahrungspflichtig! s sind ggf. steuerrelevante Daten Aufbewahrungspflicht nach Handels- und Steuerrecht Aufbewahrung originär elektronisch

40 GoBD, Datenzugriff & Archivierung 40 Varianten der Aufbewahrung Variante Umfang der Archivierung Entscheidungsinstanz Beispiele 1 Alles archivieren Globale Einstellung: ALLES 2 Regelbasierte Untermenge im Archivsystem 3 Selektive Ablage im Archivsystem 4 Ablage im - System/Datenbank/ Dateisystem Vordefinierte Regeln Endanwender Endanwender Archivierung des - Journales des -Servers Alle Objekte der - Adressen der Buchhaltungsmitarbeiter Manuelles Indexieren und Ablegen von steuerrelevanten s in elektronische Aktenstrukturen Manuelles Umsortieren im -System/Dateisystem Datenschutz!

41 GoBD, Datenzugriff & Archivierung 41 Notwendigkeit der Archivierung im Unternehmen Gesetzliche Pflichten (z. B. 238 ff. und 257 HGB sowie 140 ff. AO) Konflikte zwischen: Archivierungspflicht Telekommunikationsrecht Datenschutzrecht

42 GoBD, Datenzugriff & Archivierung 42 Projekt DZ

43 GoBD, Datenzugriff & Archivierung 43 Ausgangspunkt Tax Compliance

44 GoBD, Datenzugriff & Archivierung 44 Meilensteine GoBD-Compliance Prozess Tax Manual

45 GoBD, Datenzugriff & Archivierung 45 Grundsystematik Journalarchiv GFS E-Akte Erstqualifikation Mails steuerrelevant Z1 bis Z3 Zweitqualifikation Mails steuerrelevant

46 GoBD, Datenzugriff & Archivierung 46 Sachlogische Prozesse Relevante Abteilungen 1 Selektion (Kriterien) - Erstqualifikation Nicht relevant Steuerrelevante Mails Briefumschlag Attachement -> Akte 2 GFS E-Akte 3 Bereitstellung Z1 bis Z3 4? Zweitqualifikation durch Steuerabteilung?

47 GoBD, Datenzugriff & Archivierung 47 PSP-Template Sachlogischer Prozess Anforderungen GoBD Kontrollumfeld Sicherstellung Kontrollziel/Kontrolle Sicherstellung GoBD-Compliance

48 GoBD, Datenzugriff & Archivierung 48 GoBD-konforme -Aufbewahrung GoBD-Anforderungen Sachlogischer Prozess Mail-Eingang Mail-Separierung Mail-Aufbewahrung Mail-Bereitstellung Kontrollumgebung Ergebnis: GoBD-Konformität durch Kontrollen Tax Manual Zielsetzung Aufbau- und Ablauforganisation Qualifikation und Wissensmanagement -Aufbewahrung Kontrollen Steuerliches Risikomanagement Tax-Revision

49 GoBD, Datenzugriff & Archivierung 49 Exkurs: Elektronische Erfassung von Papierdokumenten

50 GoBD, Datenzugriff & Archivierung 50 GoBD Kernaussagen Das Scanergebnis ist so aufzubewahren, dass die Wiedergabe mit dem Original bildlich übereinstimmt Das Verfahren muss dokumentiert werden und der Steuerpflichtige sollte eine Organisationsanweisung erstellen Im Anschluss an den Scanvorgang darf die weitere Bearbeitung nur mit dem elektronischen Dokument erfolgen bzw. muss nach Abschluss der Bearbeitung der bearbeitete Papierbeleg erneut eingescannt und ein Bezug zum ersten Scanobjekt hergestellt werden Soweit Unterlagen mittels Scanprozess einer Digitalisierung zugeführt wurden, muss der Steuerpflichtige diese über sein DV-System lesbar machen Im Anschluss an den Scanvorgang dürfen Papierdokumente unter bestimmten Voraussetzungen vernichtet werden

51 GoBD, Datenzugriff & Archivierung 51 Digitalisierung von Papierrechnungen Das Scanergebnis ist so aufzubewahren, dass die Wiedergabe mit dem Original bildlich übereinstimmt Bildliche Übereinstimmung bei Lesbarmachung Weitere Bearbeitung mit elektronischem Dokument (alternativ: erneutes Scannen) Besonderheit (1): Datenzugriff Besonderheit (2): OCR-Verarbeitung Vernichtung der Papierrechnung ist grundsätzlich zulässig Erfassungs- und Archivierungsverfahren entsprechen den GoBD

52 GoBD, Datenzugriff & Archivierung 52 Zweifelsfragen zum mobilen Scannen Erfüllen bspw. Scanner-Apps die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug? Wie wird sichergestellt, dass: Ausschließlich der Mitarbeiter Zugriff auf das mobile Endgerät und Berechtigung zum Scannen hat? Die abgelichteten Belege vollständig und unverändert an das Unternehmen übermittelt werden? Die mobil erfassten Belege einer ordnungsgemäßen und zeitgerechten Belegsicherung zugeführt werden? Die Unverlierbarkeit mobil erfasster Belege gegeben ist?

53 GoBD, Datenzugriff & Archivierung 53 Ein Ausblick zur E-Rechnung

54 GoBD, Datenzugriff & Archivierung 54 Rechnung Rechnungsaussteller Rechnungsempfänger

55 GoBD, Datenzugriff & Archivierung 55 Die GoBD als Framework GoBD =Vorgaben an IT-gestützte Systeme E-Rechnung

56 GoBD, Datenzugriff & Archivierung 56 Aufbewahrung Papierrechnung Original kann digitalisiert werden GoBD Papieraufbewahrung elektronische Aufbewahrung E-Rechnung Originäres Format evtl. Konvertierungen

57 GoBD, Datenzugriff & Archivierung 57 ZUGFeRD-Format ZUGFeRD PDF XML

58 GoBD, Datenzugriff & Archivierung 58 EU-Compliance /eu-compendium_einvoicing_and_retention/

59 GoBD, Datenzugriff & Archivierung 59 Was mache ich

60 GoBD, Datenzugriff & Archivierung 60 GoBD PSP-Beratungsangebot GoBD-Konformität Ihrer Rechnungslegungsprozesse und IT-Anwendungen Einhaltung ausgewählter Ordnungsmäßigkeits- und Sicherheitsanforderungen nach den GoBD Prüfung bzw. Begleitung bei der Erstellung einer GoBD-konformen Verfahrensdokumentation Prüfung bzw. Design der nach den GoBD geforderten Kontrollen Einhaltung der GoBD-Anforderungen zum Datenzugriff der Finanzverwaltung GoBD-Begleitung bei Systemwechseln, Systemänderungen und Systemabschaltungen Ordnungsmäßigkeit der elektronischen Archivierung nach GoBD (in Verbindung mit den Vorgaben des IDW FAIT 3) Zertifizierung von Systemen nach GoBD (in Verbindung mit IDW PS 880) Prüfung der GoBD-Anforderungen beim elektronischen Rechnungsaustausch

61 GoBD, Datenzugriff & Archivierung 61 Arbeitshilfen

62 GoBD, Datenzugriff & Archivierung 62 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Referent Stefan Groß Peters, Schönberger & Partner Rechtsanwälte Wirtschaftsprüfer Steuerberater Schackstraße München Tel.: Fax: psp@psp.eu Internet: