Der Lifecycle von Unterlagen
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1 Der Elektronische Informationsverwaltung und Archivierung 22. September 2016 Andrea C. Mazzocco, Präsident IG ICT Kongresshaus Liebestrasse Grüner Saal, Liebestrasse Winterthur / 1
2 Themen Übersicht Grundlagen der Informationsverwaltung I, II, III Geschäftsverwaltung RMS Weitere Anforderung Anwendungen Anforderungen Ablieferung Archiv Archiv eigenes und Dienstleistung? Stolpersteine und Leuchttürme Fragen und Antworten Weiterführende Links / 2
3 Übersicht Bearbeitung Aufbewahrung Archivierung / 3
4 Grundlagen der Informationsverwaltung I Zweck Aktenführung Rechtskonformität Geschäftsprozesse transparent nachvollziehbar Ansprüche Staat belegt Arbeitsunterstützung Übersicht Stand Status der Bearbeitung Stellvertretung gewährleisten / 4
5 Grundlagen der Informationsverwaltung II Korrekte (rechtskonforme) Aktenführung Authentisch Urheber / Zeit / Geschäftszusammenhang Zuverlässig - Unterlagen -> glaubwürdig und vollständig Integer - Inhalt und Kontext -> geschützt vor Veränderung Benützbar Inhalt -> auffindbar und verständlich / 5
6 Grundlagen der Informationsverwaltung III Reglement Geltungsbereich Begriffe Abläufe Verantwortlichkeiten Aktenplan Leitung Leistungserbringung Support und Querschnittsaufgaben Dossierprinzip Einheit des Geschäfts - Ablage im Geschäftszusammenhang / 6
7 Geschäftsverwaltung - RMS Dossierprinzip Ordnungssystem Schutz und Sicherheit Hinterlegung Metadaten (Bewertung, Fristen) Abschliessen Dossiers (in ruhende Ablage) Bewertung (in Archiv) / 7
8 Weitere Anforderungen Anwendungen Geschäftsverwaltung - RMS Mindestanforderungen praxistauglich umgesetzt Erweiterbarkeit garantiert Die Welt dreht sich Klare Schnittstelle Archiv - Einhalten Standards Zusammenfassen gleicher Anforderungen über Organisationsgrenzen / 8
9 Anforderungen an das Archiv Ressourcen und institutionelle Verankerung Policy (Prozesse, Datenmodelle, Überprüfung) Übernahme - dokumentierter Prozess Primär- und Metadaten - Mindestsatz deskriptive und technische Metadaten Bitstream Preservation archivtaugliche Speicherinfrastruktur Benutzung - Zugangsprozesse / Darstellung / 9
10 Ablieferung an das Archiv Standard ech 0160 SIP - Submission Information Package Paket zur Ablieferung digitaler Unterlagen Ablieferungstypen GEVER oder FILES / 10
11 Eigenes Archiv Angebot Bundesarchiv Spezielle Archivserver Garantierte Datenpflege Service für Gemeinden Staatsarchiv ZH fehlende gesetzliche Grundlage Anstoss durch Gemeinden Leistungserbringer CH - Webrecherche IG ICT Angebot Bundesarchiv - Archivierung für Dritte Kostenbeispiel 1 TB Vertragslaufzeit 5 Jahre Investitionen einmalig Betriebskosten Total / 11
12 Stolpersteine und Leuchttürme Stolpersteine Anwendungszoo Gemeinden Anzahl Gemeinden mal Anzahl Anwendungen = Anzahl Lösungen? aufwändig, unübersichtlich und kostentreibend Leuchttürme Lebenszyklus eingebaut Kosten übernommen Beratung Umstellung elektronisch Aktenführung / 12
13 Lebenszyklus eingebaut ARTS / KStA (1) Aufgabenteilung Steuerbezug KStA Gemeinden Gemeinsame Infrastruktur Veranlagung / 13
14 Lebenszyklus eingebaut ARTS / KStA (2) Gemeinsame Infrastruktur Aufbewahrung Verhandlungen Archivierung KSTA < > Staatsarchiv Eine Lösung für alle! / 14
15 Fragen und Antworten? / 15
16 Weiterführende Links Minimalanforderungen elektronische Records-Management-Systeme: Katalog archivischer Dateiformate des Bundes: Minimalanforderungen elektronische Archivierung: Intranet Kanton Gemeinden Beschreibungen Aufbewahrungslösung KStA Muster Policy Minimalanforderungen GEVER-System Bundesarchiv Archivierung für Dritte / 16
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