Dokumentenmanagement, Enterprise Content Management und Records Management. Steffen Krause Technologieberater

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1 Dokumentenmanagement, Enterprise Content Management und Records Management Steffen Krause Technologieberater

2 Enterprise Content Management Microsoft 2007 Office System fokussiert auf Enterprise Content Management Abbildung des gesamten Information Lifecycles Von der Dokumenterstellung bis zur Archivierung Abbildung von komplexen Prozessen Integration der Windows Workflow Foundation (WinWF) Microsoft Office Open XML Dateiformat Microsoft Office PDF Support

3 Content Management Zyklus Erstellen/ Erfassen Verwalten Zugänglich machen Archivieren Finden Informations-Lebenszyklus

4 Dokumentbibliotheken Umfassende Versionierung Haupt- und Nebenversion Tracking der Metadatenänderungen Versionsvergleich in Word Sichtbarkeit von Nebenversionen einschränkbar Check In/Check out Im Browser oder in Office Verbindlich oder optional Lokales Check-Out von Dokumenten Offline-Dokumentbibliotheken in Outlook und Groove Treeviews Sicherheit und Tracking Sicherheit und Zugriffskontrolle pro Element Policies und Auditing Labeling, Barcodes, Elektronische Signaturen, Information Rights Management

5 Metadaten Eigenschaften des Dokuments In Dokumentbibliothek als Spalten definiert Viele Typen Text, numerisch, Datum, Auswahlliste, Verweis, Person, Geschäftsdaten, Pflicht- und optionale Eigenschaften Dokument kann nicht eingecheckt werden, solange Pflichtfelder fehlen In Browser und Office verfügbar Eigenschaftsleiste auch eigene Formulare Im Text verwendbar

6 Inhaltstypen mehr als Dateityp und Vorlage Ermöglicht zentrale Definition der Arten von Dokumenten Beinhaltet Name, Beschreibung, Dokumenttyp, Vorlage, Metadaten, Document Information Panel, Workflows und Policies Mehrere pro Bibliothek möglich Im Neu -Menü verfügbar Zentral definierbar Wiederverwendbar in verschiedenen Bibliotheken In Bibliothek erweiterbar oder auch fest

7 Workflow Anpassbare Workflows auf Basis der Windows Workflow Foundation Mitgelieferte serielle und parallele Workflows (z.b. Document review/approval und Signature collection ) Erstellung in Office SharePoint Designer 2007 oder Visual Studio 2005 Partizipieren und initiieren von Workflows in der bevorzugten Applikation oder direkt aus dem Portal Automatische Benachrichtigung in Outlook Mail und Aufgabe Detailiertes Tracking des Workflow-Fortschritts

8 Demo: Dokumentenmanagement

9 Records Management Policy und Compliance Content Management Ziel: Aufbewahrung von Dokumenten und andern Objekten entsprechend gesetzlicher und regulatorischer Vorschriften GDPDU, Produkthaftungsgesetz, Sarbanes-Oxley-Act, Basel II Mittel: Records Center Dokumentenablage manuell oder automatisch nach Inhaltstyp Pro Bibliothek Aufbewahrungsrichtlinien Features Aufbewahrungszeiträume, Holds, Disposition-Workflows Labeling & Barcode Auch für elektronische Verwaltung von Papierdokumenten Konvertierungsframework für Archivformate Auditing des Zugriffs incl. Excel-Berichten Direktes Senden an Repository aus jeder Dokumentbibliothek Langzeitarchivierung auf optischen Medien und Zertifizierung für spezifische Regulatorien durch Partnerlösungen

10 und Records Management? Content Management Varianten: 1. Exchange 2007 pur: Managed Folders, Retention Policies 2. Exchange SharePoint Records Center Wie 1. + Journaling nach Oder Journaling in andere aktivierte Dokumentbibliothek 3. SharePoint pur: Records Center Ordner im Windows Explorer öffnen, dann Drag & Drop Oder manuelle -Weiterleitung Oder manueller Upload von.msg-dateien

11 Demo: Records Management

12 Web Content Management Content Management Entwickelt für Internet und Publizierte Sites OOB Site-Vorlagen mit flexibler Navigation Webbasierter Sitemanager für Verwaltung der Site-Struktur und des Inhalts Anpassbarer Workflow und Unterstützung mehrsprachiger Sites Neue Web und Word Authoring-Möglichkeiten Neuer Web Autor HTML Editorermöglicht Bearbeitung im Kontext Image-Browser für umfassende Bearbeitung Serverseitige Word nach HTML Konvertierung Neue Werkzeuge für Inhaltsbereitstellung und Publikation Inhalts-Bereitstellungs-Konsole Seiten-Scheduling und Seiten-Ablauf-Einstellungen Erweiterbares Framework für Dokumentkonvertierung

13 Mehrsprachigkeit Content Management 1. Erstellung 2. Workflow 3. Go Live! Englisch /en/casestudies/ Nach Genehmigung Ich brauche das in Englisch, Französisch und Deutsch Workflow Deutsch /de/fallstudien/ Workflow Französisch /fr/etudesdecas/

14 Demo: Web Content Management

15 Office SharePoint Server 2007* Office SharePoint Server Enterprise CAL Office SharePoint Server CAL Projektmgmt Issue Tracking Projekt Arbeitsbereiche Team Zusammenarbeit Arbeitsbereiche und Tools Blogs Workflow 5 Workflows mitgeliefert Reporting für ECM Windows Workflow Foundation Admin und Deployment Status und Historie Dokument & Web Content Management Policy Verwaltung Auditing Records Management Web CM Framework: Repository, Versionierung, Metadaten Basis Dokumentenmanagement Site-Modell, Sicherheit und Verwaltung Personalisierung Deployment Site Manager Site und Rollenmanagement Infrastruktur Search Business Data Catalog Erweiterbare und anpassbare Suche nach Unternehmensdaten und Personen Textsuche in Teamsites Business Data Catalog Webpart Integration E-Forms Verwaltung, Publishing, Prozess- Erzeugung und Abschluss Datenintegration Datenmanagement & Reporting Spreadsheet Publishing & Berechnung Report Center Windows SharePoint Services** *Alle Angaben stellen vorläufige Informationen ohne Gewähr dar! **Included with Windows Server and CAL licenses

16 Zusammenfassung Windows SharePoint Services 3.0 bietet umfassende Basisfunktionalitäten des Dokumentenmanagements Office SharePoint Server 2007 enthält umfassende Funktionen für den gesamten Dokumentenlebenszyklus Und: Office SharePoint Server 2007 enthält ein vollständiges Web Content Managementsystem für Internet- und Intranetauftritte

17 Weitere Informationen Office SharePoint Server TechCenter SharePoint Community Blog Steffen Krause SharePoint Team Blog Enterprise Content Management (ECM) Team Blog Records Management Team Blog

18 European Microsoft SharePoint Conference Februar 2007 Convention Center Hotel Estrel, Berlin, Germany Anmeldung unter

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