Wissensmanagement im Handwerk - nur was für die Großen?

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1 Wissensmanagement im Handwerk - nur was für die Großen? 8. Kompetenzforum Unternehmensführung 23. November 2011 Handwerkskammer Heilbronn-Franken Innoventum, Berlin Wissensmanagement im Handwerk Seite 1

2 Agenda Einführung Wissensmanagement Wissen die besondere Ressource Handlungsfelder des Wissensmanagements im Handwerk Wissen strategisch entwickeln Nur was für die Großen? Ausgewählte Wissensmanagement-Methoden Netzwerke Nicht alles selber machen müssen Zusammenfassung und Abschluss Innoventum, Berlin Wissensmanagement im Handwerk Seite 2

3 WISSEN DIE BESONDERE RESSOURCE Innoventum, Berlin Wissensmanagement im Handwerk Seite 3

4 Aggregatzustände von Wissen Öffentliches Wissen Persönliches Wissen Lernen unterstützen aufräumen veröffentlichen Austausch ermöglichen Innoventum, Berlin Wissensmanagement im Handwerk Seite 4

5 Umgang mit Wissen + Kodifizieren Kommunizieren Innoventum, Berlin Wissensmanagement im Handwerk Seite 5

6 Wissenstiefe Daten -> Fakten Informationen -> Bewertung explizites Wissen -> Schlussfolgerungen in best. Kontext Erfahrungswissen -> persönliche Erfahrungen Innoventum, Berlin Wissensmanagement im Handwerk Seite 6

7 Wissensmanagement ist Wissensmanagement dient dem Unternehmensziel langfristiges Überleben. Es ist die Anerkennung und Wertschätzung des Wissens und der Fertigkeiten unserer Mitarbeiter. Damit werden Rahmenbedingungen geschaffen, um Wissen und Fertigkeiten im Unternehmen bedarfsgerecht zur Verfügung zu stellen, Innovation sowie Lernen und Lehren zu fördern. Wissensmanagement schützt unser Unternehmens- Know-how. (Handwerksunternehmen) Innoventum, Berlin Wissensmanagement im Handwerk Seite 7

8 Komponenten des Wissens 1. Know-what 2. Know-how 3. Know-why Bestandteile Prozesse Zusammenhänge Innoventum, Berlin Wissensmanagement im Handwerk Seite 8

9 Stand der Praxis in Deutschland Repräsentative Befragung von über 3000 Unternehmen bundesweit: Ausbaustand WM ist unabhängig von Betriebsgröße Branche Hoher WM-Ausbaustand geht einher mit Innovationsfähigkeit Mitarbeitermotivation Geschäftsstrategie (Kunden-, Innovations-, Mitarbeiter-orientiert) Quelle: Studie Wettbewerbsfaktor Wissensmanagement 2010, Pawlowsky, P. Innoventum, Berlin Wissensmanagement im Handwerk Seite 9

10 WISSEN STRATEGISCH ENTWICKELN Innoventum, Berlin Wissensmanagement im Handwerk Seite 10

11 Klare Ziele definieren Klare Ziele Anbindung an Strategie klare Nutzenargumentation Unternehmens ziele Wissensziele Wissensmanagement-Projektziele Unternehmenspraxis Innoventum, Berlin Wissensmanagement im Handwerk Seite 11

12 Die richtigen Fragen stellen Soll / Zukunft Was wollen wir erreichen? Welches Wissen benötigen wir dazu? Haben wir dies in ausreichendem Maße bzw. müssen wir es entwickeln / lernen? Welches Wissen benötigen wir nicht mehr? Ist / Ressourcen Was macht uns heute erfolgreich? Was sind unsere wichtigsten Kernkompetenzen? Entwickeln wir diese ausreichend systematisch weiter? Haben wir sie in ausreichendem Maße? Welches Wissen dürfen wir vergessen / verlernen? Innoventum, Berlin Wissensmanagement im Handwerk Seite 12

13 1. Drohender Verlust von Wissen 2. Mangelnder Überblick über Datenbestände und Experten 3. Wissensfluss in Geschäftsprozessen ist nicht optimal z.b. Wissenslandkarte, wegen ausscheidender Wissensbaum, Mitarbeiter, hoher Erfahrungsbericht, Mitarbeiterfluktuation. Überblick zu Die dokumentiertem Wissensweitergabe Wissen, an neue Mentoring, Mitarbeiter muss Einarbeitungshandbuch, organisiert werden Wissensinseln: Austausch von Wissen ist nicht optimal Abteilungen Standorte z.b. Strukturierung wegen intransparenter von Laufwerken, Datenablage oder Suchmaschinen, schnellem Wachstum Diskussionsforen, des Unternehmens. Gelbe Seiten, Wikis, Die Suchzeiten Portale, sind DMS, zu hoch, Experten Blogs, Wissensstrukturierung, sind nicht ausreichend bekannt Keine systematische Auswertung von Erfahrungen Erfolgskritisches wissensorientierte Wissen fließt Prozessgestaltung, in Wikis die Geschäftsprozesse / Foren zu Prozess- ein nicht ausreichend oder standards, es entsteht Wissensbilanz, im Geschäftsprozess, das an anderer Stelle... fehlt. 6. Mangelnde Entwicklung von Wissen & Innovationen Projektteams z.b. Wissensmanagement-Audit, zwischen Projektteams, Abteilungen, Es wird Projektauswertung zu wenig Erfolgen / Lessons und Fehlern z.b. Ideenmanagement, bei hohem Innovationsdruck, Wissensbilanz, fehlenden Standorten Interne Seminare, oder mit Kunden 6 Denkhüte, und Partnern gelernt. Learned, Erfahrungen Erfahrungsbericht, werden nicht nutzbar Definition Wissenszielen von / fehlender Wissenszielen, Wissensstrategie Scrum, findet Wissensgemeinschaften, zu wenig Wissensaustausch Foren, statt. Wikis, Man gemacht, Mikroartikel, Projekte Schulterblicke, od. Prozesse zu... selten Innovationstage im Unternehmen / mit nicht Kunden, ausreichender weiß Blogs, nicht Gelbe ausreichend Seiten, wer was weiß oder nicht konstruktiv evaluiert. Innovations-Orientierung der Mitarbeiter Mikroartikel, Innoventum, Berlin... Wissensgemeinschaften,... Wissensmanagement im Handwerk Seite 13 Quelle:

14 Typische Handlungsfelder in Ihrem Unternehmen?! Innoventum, Berlin Wissensmanagement im Handwerk Seite 14

15 NUR WAS FÜR DIE GROßEN? - WERKZEUGE ZUR AUSWAHL Innoventum, Berlin Wissensmanagement im Handwerk Seite 15

16 Werkzeuge in der Übersicht Zugänglich machen Informationsdatenbanken ECM/ DMS MikroArtikel Experteninterviews dokumentieren File-Struktur Suchmaschine KM-Software Wissenslandkarten Betr. Weiterbildung E-Learning Semantisches Netz erlebbar machen Intranet Thesaurus Wissenslandkarte Portal Open Space Community Groupware Debriefing Social Software Mentoring Konferenzen / Tagungen Skillmgment Story Telling Wissensweitergabe Gelbe Seiten Wissenskommunikation Kaffeetheke Ideenmanagement Innoventum, Berlin Wissensmanagement im Handwerk Seite 16

17 Web 2.0-Werkzeuge (Wiki, Blog & Co.) Social Software ermöglicht schnelle und spontane Kommunikation zum Wissensaustausch oder gemeinsamen Wissensaufbau in internen oder auch externen Netzwerken und Communities of Practice Nutzen der kollektiven Intelligenz Vorteile: Möglichkeit der (Spontan-)Kommunikation zwischen räumlich entfernten Wissensarbeitern Mobilisieren des Wissens möglichst vieler Wissensarbeiter innerhalb und ggf. auch außerhalb der Organisation Überführen von individuellem in kollektives und organisationales Wissen indirektes Identifizieren von Experten zu bestimmten Themen in der Organisation geringer Investitionsaufwand geringer Qualifizierungsaufwand spontaner Einsatz in unterschiedlichen, variablen Kontexten Konsequenzen: Kontrollverlust Vertrauen Innoventum, Berlin Wissensmanagement im Handwerk Seite 17

18 Web 2.0-Werkzeuge Erfolgsfaktoren Auch Wiki & Co sind keine Selbstläufer! Mitarbeiter von Anfang an einbeziehen, Anforderungen sammeln (es muss auch Spaß machen und einfach sein) Nutzen klar kommunizieren Mitarbeiter in der Nutzung schulen Werbung machen Nicht mit einem leeren Wiki starten (bestehende Informationen und Dokumente ggf. überführen) Mit gutem Beispiel vorangehen Freiraum für die aktive Nutzung geben (Zeit?) Spielregeln (gemeinsam) festlegen Für Engagement loben Engagement klar einfordern Innoventum, Berlin Wissensmanagement im Handwerk Seite 18

19 Standardisierte Ordnerstruktur Ordnerstruktur und -benennung festlegen Zugriffsberechtigungen über Laufwerke und Ordner (Rollenkonzept) Benennung der Dateinamen festlegen (z. B. Datum_Kunde_Art) Dokumente klassifizieren (z. B. Auftrag, Rechnung) Suchwörter festlegen (Attribute nutzen) Verknüpfungen verwenden (Doppelablage vermeiden) zu versionierende Dokumente identifizieren Vorlagen nutzen Innoventum, Berlin Wissensmanagement im Handwerk Seite 19

20 Wissensträgerkarte Kompetenzen in einem Team transparent machen. Innoventum, Berlin Wissensmanagement im Handwerk Seite 20

21 Wissenslandkarte am Prozess Dokumente, die im Prozess benötigt werden, sowie Hinweise auf Experten werden den einzelnen Prozessschritten zugeordnet und sind so schnell im konkreten Arbeitsablauf auffindbar. Konstruktion Eigenfertigung Vormontage Endmontage Übergabe Hausnorm A H. Müller W. Maier W. Maier Fr. Gsell Laufzettel Arbeitsanweisung 4711 Vorlage Abnahme- Protokoll Innoventum, Berlin Wissensmanagement im Handwerk Seite 21

22 Mikroartikel Ziel von Mikroartikeln ist es, sehr kontextabhängiges Wissen leichter dokumentier- und wiederauffindbar zu machen. Mikroartikel umfassen maximal eine Textseite. Sie beinhalten eine kurze Problembeschreibung in Form einer Geschichte und die Erfahrungen, die daraus gewonnen werden können. Die Erzählform einer Geschichte sorgt dafür, dass dem Leser der Kontext des Problems nahe gebracht wird. Mikroartikel sind auch geeignet, um in einem Lerntagebuch die wichtigste Lernerfahrung des Tages zu dokumentieren. Innoventum, Berlin Wissensmanagement im Handwerk Seite 22

23 Mikroartikel Struktur Eine definierte Struktur hilft beim Ablegen und Auffinden der Wissensinhalte: Thema Kurzcharakterisierung des Inhalts als Überschrift Geschichte Knappe Schilderung des Sachverhalts Einsichten Erfahrungen, die man gewonnen hat, kurz beschrieben Folgerungen (optional) Schlüsse, die man aus den Erfahrungen zieht Anschlussfragen (optional) Fragen, die offen geblieben sind als Denkanstöße [Willke, H.: Systemisches Wissensmanagement. Stuttgart: Lucius&Lucius 1998] Innoventum, Berlin Wissensmanagement im Handwerk Seite 23

24 Aus Erfahrungen lernen ( Projektauswertung ) Innoventum, Berlin Wissensmanagement im Handwerk Seite 24 Quelle:

25 Wissensweitergabe z.b. beim Mitarbeiter-Wechsel bei der Unternehmensübergabe in Wachstumssituationen Bedrohtes Wissen lokalisieren und bewerten Ausgewähltes Wissen erfassen und transferieren Regelprozesse und -aktivitäten implementieren Vorbereitung Erfassung Transfer Evaluation Innoventum, Berlin Wissensmanagement im Handwerk Seite 25

26 Wissensweitergabe Ablauf (1/5) 1. Vorbereitung: Vorgespräch führen Vertrauensbasis aufbauen Ziele setzen Relevante Wissenskategorien definieren Informationsgrundlage schaffen Methoden abstimmen Beteiligte festlegen: Ausscheidende Person Nachfolger(in) Vorgesetzte/r Evtl. externer Moderator Innoventum, Berlin Wissensmanagement im Handwerk Seite 26

27 Wissensweitergabe Ablauf (2/5) Wissenskategorien helfen beim Strukturieren Innoventum, Berlin Wissensmanagement im Handwerk Seite 27

28 Wissensweitergabe Ablauf (3/5) 2. Erfassen: Interviews durchführen und Ergebnisse dokumentieren Systematische Erfassung des Erfahrungsschatzes in den verschiedenen Wissenskategorien Strukturierte Aufbereitung der Informationen für weitere Interviews (Iteration) und/oder Transfergespräche Gemeinsam über Ergebnisse reflektieren Vorlage der bisher erzielten Ergebnisse mit dem Ziel, eventuell noch fehlende Themengebiete zu ergänzen Instrumente und Medien für Erfassung und Transfer festlegen Instrumente: Übergabegespräche, Handbuch, Coaching, Mentoring, Prozessdokumentation usw. Zielgerichtete Nutzung von Multimedia (Sprache, Bild/Foto, Video) Innoventum, Berlin Wissensmanagement im Handwerk Seite 28

29 Wissensweitergabe Ablauf (4/5) Unterschiedliche Transferwerkzeuge (Mikro)-Schulungen learning by doing Coaching Mentoring Projekt-Steckbrief Kunden-Steckbrief Foto-Dokumentation Podcast / videocast Checklisten MikroArtikel / Lessons Learned Innoventum, Berlin Wissensmanagement im Handwerk Seite 29

30 Wissensweitergabe Ablauf (5/5) 3. Transfer planen Gemeinsam mit der ausscheidenden Person einen Transferplan festlegen: Welches Wissen soll weitergegeben werden? Wann? an wen? Wie? Prio Thema Empfänger Medium Bis wann Erl. Innoventum, Berlin Wissensmanagement im Handwerk Seite 30

31 Mentoring Spezifische Form der individuellen Förderung von Nachwuchskräften Mentoring beinhaltet: Weitergabe von Erkenntnissen und Erfahrungen über Funktionsweisen sozialer Systeme Beratung über ein geeignetes Verhalten in diesen Systemen Weitergabe sozialer Kontakte Formen der objektiven Karriereplanung (Qualifikationen) Lang ist der Weg durch Lehren, kurz und wirksam durch Beispiele. Seneca Innoventum, Berlin Wissensmanagement im Handwerk Seite 31

32 Kaffee-Theke Wissen teilen heißt kommunizieren Kommunikation braucht Raum Kommunikationsorte mitten in der Produktionshalle bei der Fronius AG Innoventum, Berlin Wissensmanagement im Handwerk Seite 32

33 Mikro-Schulungen Mitarbeiter schulen Mitarbeiter Ziel: Weitergabe von persönlichem Erfahrungswissen unter den Mitarbeitern Grundidee: Schulungen dauern nur ca. 20 Minuten; ggf. wird ein Thema auf mehrere Termine verteilt Prozess: 1. Mitarbeiter bieten / wünschen Thema 2. Auswahl wird getroffen (relevant?) 3. Mitarbeiter bereitet Schulung vor (Unterstützung: Checkliste) 4. Schulung wird gehalten 5. Feedback des Vorgesetzten 6. Dokumentation und Publikation der Materialien Erfolgsfaktoren: Konsequenz und Regelmäßigkeit wertschätzendes Feedback Nutzenerfahrung richtige Themen Innoventum, Berlin Wissensmanagement im Handwerk Seite 33

34 Ideenmanagement Ziel: Verbesserungsideen von Mitarbeitern systematisch auswerten und bewerten Innovationskraft des Unternehmens von innen heraus stärken internen Prozesse kontinuierlich verbessern (KVP) Motivation und Identifikation der Mitarbeiter mit Unternehmen stärken Bestandteile: definierter, transparenter Entscheidungsweg definierte, transparente Bewertungskriterien Entscheidergremium Gratifikationsmodell (nicht ausschließlich monetär) Marketing Innoventum, Berlin Wissensmanagement im Handwerk Seite 34

35 NICHT ALLES SELBER MACHEN MÜSSEN Innoventum, Berlin Wissensmanagement im Handwerk Seite 35

36 Erfolgsfaktoren für Netzwerke Win-Win-Situation für alle Beteiligten Keine direkte Konkurrenzsituation Klares gemeinsames Ziel Klares eigenes Ziel und Nutzenerwartung Transparenz über Ziele und Nutzenerwartungen der anderen Transparenz über die verschiedenen Kompetenzen und wie diese sich ergänzen Klare eigene Definition, welches Wissen geteilt und welches geschützt (!) werden soll Gemeinsame Aktivitäten und gemeinsames Lernen Offener Umgang und Vertrauen Persönliches Kennenlernen Effiziente Kollaborationsinstrumente Regelmäßigkeiten und gemeinsame Rituale Klare Absprachen und Spielregeln Innoventum, Berlin Wissensmanagement im Handwerk Seite 36

37 Kontakt Erik Schulz / Christina Nowotny Tel.: 030 / info@innoventum.de Innoventum, Berlin Wissensmanagement im Handwerk Seite 37