Andreas Langenhan. Diplomica Verlag WISSENSMANAGEMENT. Leitfaden für die Einführung von Wissensmanagement in Unternehmen

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1 Diplomica Verlag Andreas Langenhan WISSENSMANAGEMENT Leitfaden für die Einführung von Wissensmanagement in Unternehmen

2 Inhaltsverzeichnis Abbildungsverzeichnis...5 Zusammenfassung Einleitung Grundlagen und Begriffe Abgrenzung des Begriffs Wissen Wissenskategorien Wissensmanagement Das Wissensmanagementprojekt Planung erste Schritte Werkzeuge und Instrumente des Wissensmanagement Die Rolle der Technik beim Wissensmanagement Motivation und Anreizsysteme Gestaltungsempfehlungen Barrieren im Wissensmanagement Personelle Barrieren Empirische Studie Grundlegende Überlegungen Zielsetzung Durchführung der Umfrage Zusammenfassung Kritische Würdigung des Autors...93 Literaturverzeichnis...94 Anhang...99

3 Abbildungsverzeichnis Abb. 1 Von der Information zur Kompetenz...14 Abb. 2 Wissenspyramide...15 Abb. 3 Zeichen, Daten, Informationen, Wissen...16 Abb. 4 Wissensspirale nach Nonaka und Takeuchi...18 Abb. 5 Säulen des Wissensmanagements...21 Abb. 6 Bausteine des Wissensmanagement...23 Abb. 7 Schritte der Wissensspeicherung...25 Abb. 8 Wissenslandkarte mit ARIS Toolset...40 Abb. 9 Mentorensysteme...50 Abb. 10 Dokumentenmanagement mit der Software bitfarm Archiv V Abb. 11 Altersverteilung der Umfrageteilnehmer...78 Abb. 12 Unternehmensgrössen der Umfrageteilnehmer...79 Abb. 13 Berufliche Stellung der Umfrageteilnehmer...80 Abb. 14 Bewertung des Wissensmanagement im Unternehmen...82 Abb. 15 Welche Ziele werden mit Wissensmanagement verfolgt...83 Abb. 16 Technische Instrumente des Wissensmanagement...84 Abb. 17 Anteil des Wissensmanagements an der Wertschöpfung...85 Abb. 18 Anteil des Wissens, welches im Unternehmen genutzt wird...86 Abb. 19 Anteil an Orten und Gelegenheiten zum Wissensaustausch...87 Abb. 20 Weitergabe von Wissen...88 Abb. 21 Barrieren im Wissensmanagement...90 Abb. 22 Anreize im Wissensmanagement...91 Abb. 23 Allgemeine Fragen Abb. 24 Frage zu Stellung im Unternehmen Abb. 25 Fragen zum Unternehmen Abb. 26 Frage zum Unternehmen Abb. 27 Allgemeine Fragen zum Wissensmanagement Abb. 28 Fragen zu Zielen und Instrumenten des WM Abb. 29 Fragen zur Nutzung und Austausch von Wissen Abb. 30 Fragen zum Austausch und der Aktivität von Wissen Abb. 31 Fragen zur Bewertung von Wissen und den Barrieren Abb. 32 Fragen zur Motivation im Wissensaustausch Abb. 33 Möglichkeit Umfrageergebnisse einzusehen

4 Zusammenfassung Zielsetzung des Buches ist, einen ganzheitlichen, mehrdimensionalen Wissensmanagementansatz zu entwickeln, welcher direkt in das Unternehmen implementiert werden kann, in dem besonders der Mensch als wichtiger Träger von Wissen berücksichtigt wird. Zu Beginn erfolgt zunächst die Darstellung und Erläuterung der für dieses Buch essentiellen Begriffe Wissen und Wissensmanagement, um ein einheitliches Verständnis der Begriffe für die weiteren Ausführungen zu erarbeiten. Ausserdem wird aufgezeigt, warum Wissen in der heutigen Zeit als wichtige Ressource zu betrachten ist und aus welchen Gründen Wissensmanagement für Unternehmen notwendig ist. Anhand des von Probst et al. entwickelten Bausteinmodells 1 werden die Kernprozesse des Wissensmanagement identifiziert, um somit die Komplexität und Vielschichtigkeit der verschiedenen Ansatzpunkte im Unternehmen aufzuzeigen. Im dritten Kapitel wird Bezug auf die Möglichkeiten der Informations- und Kommunikationstechnologien im Rahmen des Wissensmanagements genommen und die wichtigsten und am häufigsten angewendeten Instrumente in ihrer Funktion und Einsatzmöglichkeit vorgestellt. Der folgende Abschnitt beschäftigt sich mit dem Personalwesen und dessen Gestaltungsvoraussetzungen im Rahmen des Wissensmanagements. Des Weiteren werden wichtige Instrumente und Gestaltungsempfehlungen vorgetragen und besonders das Thema Anreizsysteme vertieft. 1 vgl. Probst et al. Kapitel 3 sowie S. 25 6

5 Das vierte Kapitel handelt von den Gestaltungsmöglichkeiten der Organisation und beleuchtet zunächst die Rolle der Unternehmenskultur, da sie wichtig für das Funktionieren des Wissensmanagements ist. Welche Anforderungen und Gestaltungselemente dabei zu berücksichtigen sind, ist Gegenstand der folgenden Ausführungen, wobei auch kurz abgedeutet wird, welche Möglichkeiten es zur Veränderung bestehender Unternehmenskulturen gibt. Um auch einem praxisorientierten Anspruch gerecht zu werden, wurde ein praktischer Teil einer Online-Umfrage durchgeführt. Nach der Konstruktion des Fragebogens sowie der Durchführung der Umfrage, wurden nach der Datenanalyse die Ergebnisse sowie daraus entwickelte Handlungsempfehlungen vorgestellt. Eine Zusammenfassung des entwickelten Teils gab noch einmal die wesentlichen Erkenntnisse der Umfrage in kurzen Worten wieder. 7

6 1 Einleitung Unternehmen werden immer mehr einem globalen Wettlauf mit Konkurrenten um Märkte, Kunden und Produkte ausgesetzt. Ein zunehmender Kosten- und Wettbewerbsdruck, dynamische Umweltentwicklungen sowie technologische Erfindungen, die diesen Wandel noch beschleunigen, stellen Wirtschaft und Gesellschaft permanent vor neue Herausforderungen, bieten aber auch eine Vielfalt an Chancen und Möglichkeiten. Die Globalisierung verändert traditionelle Strukturen und stellt bisher geltende Regeln und Normen in Frage. Damit Unternehmen in solch einem dynamischen Umfeld bestehen können, sind Generierung, Erwerb, Nutzung sowie Erhalt wirtschaftlich relevanten Wissens zu den bestimmenden Wettbewerbsfaktoren geworden. Durch die Schaffung und Anwendung neuen Wissens müssen Unternehmen versuchen, stets innovative und einzigartige Produkte und Leistungen anzubieten, um sich von der Konkurrenz absetzen zu können. Der Anteil an Wissen nimmt entlang der Wertschöpfungskette immer mehr zu und ist in vielen Wirtschaftszweigen mittlerweise nicht mehr wegzudenken. Zudem verlieren die klassischen Produktionsfaktoren Boden, Kapital und Arbeit zunehmend an Bedeutung, wohingegen der Produktionsfaktor Wissen immer mehr in den Vordergrund tritt. In der Unternehmenspraxis wird auf breiter Basis anerkannt, dass das Wissen der Mitarbeiter dabei als nachhaltiger Wettbewerbsvorteil angesehen werden kann und es daher von essentieller Bedeutung ist, nicht nur neues Wissen zu schaffen, sondern dieses auch weiterzugeben und sicherzustellen. Als problematisch gilt jedoch die Tatsache, dass oft enorme Wissenspotentiale von Mitarbeitern innerhalb der Organisation aufgrund unsachgemässer Aufbewahrung bzw. Anwendung verloren gehen. Oft wird das Wissen der Mitarbeiter zu wenig transparent gemacht und nicht ausgiebig genutzt. In diesem Zusammenhang ist auch die Abwanderung von Mitarbeitern mit einem breiten Fach- und Spezialwissen zu nennen. An dieser 8

7 Stelle setzt nun Wissensmanagement an, um die Ressource Wissen besser nutzbar zu machen und für das Unternehmen dauerhaft zu erhalten. Die Bedeutung von Wissensmanagement verdeutlicht eine Studie der Giga Information Group aus dem Jahr Sie besagt, dass 4% des Wissens in einem Unternehmen in strukturierter, 16% in unstrukturierter Form vorliegen und 80% des Wissens in einem Unternehmen personengebunden sind. 2 Die Literatur zum Thema Wissensmanagement ist aufgrund der Flut an Publikationen schwer überschaubar geworden. Dennoch lassen sich zwei grundsätzliche Ansätze unterscheiden. Ziel des technikorientierten Ansatzes ist die schnelle Verarbeitung von Wissen in Unternehmen mit Hilfe von elektronischen Datenverarbeitungsprogrammen. Dabei geht es um das Management von Informationen, Daten, Hard- sowie Software. Das Wissensmanagement ist jedoch kein Thema, welches ausschliesslich an der technischen Seite ausgerichtet werden sollte, sondern auch den humanen Aspekten Rechnung tragen muss. So haben Mandl und Rothmeier in einer Studie herausgefunden, dass eine ausschliesslich technische Ausrichtung organisationale sowie menschliche Faktoren vernachlässigt und bestenfalls Informationsmanagement, nicht jedoch Wissensmanagement darstellt. 3 Für Schüppel ist klar, dass Speicher- und Verarbeitungssysteme nicht die kognitiven Aspekte individuellen Wissens vollständig weitergeben können. 4 Beim humanorientierten Ansatz steht der Mensch als Wissensträger im Mittelpunkt der Betrachtungen. Schüppel setzt diese Art des Wissensmanagement mit einem Human Ressource Management gleich. Auch hier vgl. Giga Information Group, 2002, online vgl. Schüppel, S.188 vgl. Mandl, Reinman-Rothmeier, S. 9 9

8 wird wieder nur ein Aspekt des Wissensmanagement angesprochen, während andere Gesichtspunkte ausser Acht gelassen werden. Für die Implementierung von Wissensmanagement ist ein ganzheitlicher Ansatz unerlässlich. Dieser muss über ein klar definiertes Konzept über die Vorgehensweise verfügen, Prozesse und Strukturen sollten eindeutig erläutert werden. Ebenso gehört eine technologische Plattform sowie ein Indikatoren- und Bewertungssystem dazu. Zudem sind Massnahmen zur Veränderung der Unternehmenskultur unerlässlich und das Wissensmanagement sollte als kontinuierlicher Verbesserungsprozess angesehen werden. Ziel eines ganzheitlichen Wissensmanagement ist es, das in der Organisation vorhandene Potential an Wissen derart aufeinander abzustimmen, dass ein integriertes, organisationsweites Wissenssystem entsteht, welches eine effiziente, gesamtorganisatorische Wissensverarbeitung im Sinne der Organisationsziele gewährleistet. Das ganzheitliche Wissensmanagement hat zum einen die personelle Seite, die sich mit der Qualität der Mitarbeiter befasst, zum anderen die organisationale Seite des Wissensmanagement. Hierbei geht es um das kollektive Wissen der Mitarbeiter, welches in der organisationalen Wissensbasis verankert ist. Nur durch den ganzheitlichen Ansatz von Wissensmanagement kann allen Aspekten dieses komplexen Themas Genüge getan werden, wodurch sich die organisatorischen Punkte mit einbeziehen lassen. Ziel dieser Buches ist es deshalb, einen ganzheitlichen Wissensmanagementansatz für ein Unternehmen zu entwerfen, der neben den technologischen Möglichkeiten sowohl die Humanorientierung als auch die organisatorischen Rahmenbedingungen berücksichtigt und bei der Implementierung eines Wissensmanagement im Unternehmen Pantec Biosolutions AG als Leitfaden eingesetzt werden kann. Der Mensch wird dabei als wichtigster Träger von Wissen besonders ausführlich betrachtet und berücksichtigt. 10