De 5 Schritte zur Einführung von Wissensmanagement

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1 De 5 Schritte zur Einführung von Wissensmanagement So wird die Umsetzung erfolgreich!

2 Schritt 1: Definieren Sie Ihre Strategie Man muss zuerst wissen, was man wissen muss, um Wissen managen zu können. In dieser Phase legen Sie den Grundpfeiler für Ihr Wissensmanagement: Das Wissensmanagement muss abgeleitet von Ihrer Unternehmensstrategie aufgesetzt werden. Das heißt: zuerst sollten Sie das Wissen oder besser gesagt die Wissensfelder bestimmen, die kritisch zur Erreichung Ihrer Unternehmensziele sind. Erst wenn dies bekannt ist, kann ein planvoller Umgang mit der Ressource stattfinden. Stellen Sie sich zum Identifizieren des kritischen Wissens hierzu die folgenden Fragen: Wenn Sie an Ihre Tätigkeit heute und in Zukunft denken, welches Wissen ist relevant und was ändert sich? Welche Wissensfelder sind wichtig, um die Geschäftsprozesse ausführen zu können bzw. Ihr Produkt oder Dienstleistung herstellen zu können? Wer sind die Wissensträger?

3 Definieren Sie zuerst einen Pilotbereich und stellen Sie sich erst dann die oben gestellten Fragen. Fangen Sie im Wissensmanagement klein an, sonst verlieren Sie schnell den Überblick. Und: Visualisieren Sie so viel wie möglich. Ich empfehle hierzu eine Wissenslandkarte.. Schritt 2: Analyse & Identifikation der Handlungsfelder Wo es an Analyse fehlt, da scheitern Pläne. In diesem Schritt bewerten Sie (in Ihrem Pilotbereich), wie Sie zurzeit mit dem Wissen in den im Schritt 1 definierten Wissensfeldern umgehen. Praktisch nehmen Sie Ihre Wissenslandkarte zur Hand und gehen alle Wissensfelder durch. Bitte machen Sie ich im Vorfeld die Aufgaben des Wissensmanagements klar: Wissen erwerben, speichern, verteilen, nutzen.

4 Wie erfüllen Sie aktuell diese Wissensmanagement-Aufgaben? Welche Methoden, Instrumente und Hilfsmittel nutzen Sie hierfür momentan? Was läuft gut, was muss verbessert werden? Nach der Ist-Analyse kennen Sie Ihre Handlungsfelder, Ihre Schwachstellen, die Sie als erstes beseitigen sollten. Für die Ist-Analyse gibt es bewährte Vorgehensweisen, je nachdem wie tiefgreifend Sie hier verfahren möchten. Visualisieren Sie anschaulich die Auswertung Ihrer Stärken und Schwächen zum Beispiel mit roten, gelben und grünen Punkten als Bewertung. Nutzen Sie Vorlagen, die Sie immer wieder verwenden können.

5 Schritt 3: Auswahl von Maßnahmen, Methoden, Tools Technologie ist nur ein Bestandteil des Wissensmanagements, aber dieses Puzzlestück muss passen. Im dritten Schritt kommen wir zu den Tools. Den Fehler, den die meisten Unternehmen begehen ist, dass sie mit diesem Schritt anfangen, wenn sie sich mit Wissensmanagement beschäftigen. Im Anschluss wundern sie sich, warum die Tools wie beispielsweise das Intranet nicht genutzt werden. Dies ist der Fall, wenn sich nur auf die Technik fokussiert wird, aber davor nicht die Anforderungen an das Wissensmanagement also das relevante Wissen bestimmen und die Stärken und Schwächen kenne. Erst nach Schritt 1 und 2 haben Sie die richtigen Ansatzpunkte als Grundlage zur Auswahl der passenden Maßnahmen und Werkzeuge. Sie stellen damit sicher, dass das Tool ein wirklich existierendes Problem lösen kann und ein Nutzen für die Mitarbeiter bringt. Letztlich soll das Tool auch in die Arbeitswelt der Mitarbeiter abbilden und sich dort integrieren. Damit wird gewährleistet, dass das Wissen in den Arbeitskontext der Mitarbeiter gesetzt wird und so bei der Ausführung der Tätigkeiten unterstützt werden kann. Unterscheiden Sie in IT-gestützte Tools und Maßnahmen zum informellen Wissensaustausch und Sichern von Erfahrungswissen.

6 Welche Tools/Methoden/Werkzeuge benötigen wir, um unser Wissen besser zu organisieren und abzubilden? Was benötigen wir, um die wichtigsten Informationen zusammenführen und kommunizieren zu können? Welche Tools/Methoden/Werkzeuge, Strukturen würden zu unserer jetzigen Arbeitsweise passen? Wie können wir den informellen Wissenstransfer fördern? Priorisieren und bewerten Sie Ihre gefundenen Tools. Benutzen Sie hierfür am besten eine Matrix mit den Achsen wie hoch ist die Dringlichkeit? Wie hoch ist die Umsetzbarkeit? Erarbeiten Sie für die zu umsetzbaren Maßnahmen Teilprojektpläne mit Zeitplan und Verantwortlichkeiten. Nutzen Sie Kreativitätsmethoden, um Tools, Methoden und Maßnahmen zu generieren. Schränken Sie erst im zweiten Schritt nach Umsetzbarkeit und Dringlichkeit ein.

7 Schritt 4: Fügen Sie nun alles zusammen Behalten Sie den Überblick und messen Sie den Fortschritt Ihrer Aktivitäten. Nun kennen Sie Ihre Ziele im Wissensmanagement, wissen um die Stärken und Schwächen und haben die passenden Maßnahmen zur Beseitigung der Schwachstellen und zur Optimierung ausgewählt. Fügen Sie nun alles in einer einseitigen Übersicht zusammen. Bitte denken Sie daran: Für das Messen des Fortschritts sollten Sie sinnvolle Kennzahlen aufstellen. Nutzen Sie als Übersicht eine sogenannte Knowledge Scorecard (abgeleitet von der Balanced Scorecard). Diese zeigt auf einer Seite unterteilt nach den Wissensaktivitäten Wissen erwerben, speichern, verteilen, nutzen die für Ihren Pilotbereich in Schritt 1 definierten Ziele, die in Schritt 2 identifizierten Schwachstellen und die in Schritt 3 ausgewählten Maßnahmen ergänzt um sinnvolle Kennzahlen. Sie können diese Knowledge Scorecard dem Management jederzeit vorlegen und in einem Blick Ihr Wissensmanagement-Konzept und Ihre Fortschritte erläutern.

8 Das Modell Business Canvas zur Entwicklung von Geschäftsmodellen kann auf das Wissensmanagement adaptiert werden und dient als Test, ob das Wissensmanagement-Modell funktioniert. Genauso wie bei Geschäftsmodellen nehmen Einflüsse von außen, der Markt, Trends, Kunden und Lieferanten Einfluss auf die Prozesse und Tätigkeiten und somit auf das relevante Wissen. Hier gilt es, die kritischen Wissensfelder aufzustellen (Wissen bestimmen aus Schritt 1), Erfahrungs- und Best Practice Wissen zu sichern und zu teilen und die passenden IT-Tools bereitzustellen. In der Organisation müssen Verantwortlichkeiten und Rollen definiert und Anreizsysteme geschaffen werden. Der Kunde in diesem Geschäftsmodell ist der Mitarbeiter, der schließlich das Wissen für die eigene Produktivität nutzt und wiederum sein Wissen in das Unternehmen zurückgibt. Und letztendlich wird das Wissensmanagement-Modell am Erfolg und an Kennzahlen gemessen, ob es dem Unternehmen etwas gebracht hat.

9 Schritt 5: Gestalten Sie die Rahmenbedingungen Letztendlich scheitert das Wissensmanagement immer am Faktor Mensch und an der (Nicht-)Nutzung des Wissens. Schaffen Sie intrinsische Motivation. Dies erreichen Sie vor allem mit einer nachvollziehbaren Wissensstruktur und wenn das Wissen zur richtigen Zeit, am richtigen Ort, in der richtigen Qualität von der richtigen Person schnell und unkompliziert abgerufen werden kann: Kommen Sie vom Workflow zum Lernflow! Und schaffen Sie Zeit für Wissensmanagement: Wissensmanagement läuft nicht nebenbei, sondern ist Bestandteil der Arbeitszeit. Bestimmen Sie bei der Einführung der Tools, ob dies Top-down vom Management oder Bottom-up von den Mitarbeitern geschehen soll. Beides hat Vor- und Nachteile.

10 Ich rate Ihnen bei der Einführung von Wissensmanagement- Werkzeugen zu einem Strategie-Mix: Das Management gibt bestimmte Rahmenbedingungen und Orientierung vor, die Mitarbeiter geben aus ihren Alltagserfahrungen wichtige Handlungsempfehlung. Somit erreichen Sie, dass alle Parteien eingebunden sind, was Akzeptanz und Motivation schafft. Die wichtigsten Erfolgsfaktoren - das sollten Sie unbedingt beachten! Wissensmanagement geht immer mit einem Veränderungsprozess einher. Ich nutze hierfür gerne die Analogie einer Baustelle: Sie bringen einen Plan Ihres Hauses auf Papier. Sie beantragen die Baugenehmigung. Dies dauert. Dann können Sie in kleinen Schritten anfangen zu bauen. Zwischendurch dauert es wieder bis der Zement trocknet. Und wenn das Haus fertig ist, dann müssen Sie bereits an die Instandhaltung denken. Damit das Wissensmanagement gelingen kann, empfehle ich Ihnen die folgenden Erfolgsfaktoren zu beachten. Vermeiden Sie so die größten Fehler.

11 Fangen Sie klein an. Suchen Sie sich einen passenden Pilotbereich aus. Binden Sie das Wissensmanagement strategisch ein, formulieren Sie ein Business Case : Was sind unsere Ziele? Welche Maßnahmen passen? Welchen Nutzen und welches Potential hat das Tool? Gestalten Sie die Unternehmenskultur: Mitarbeiter einbinden Motivation, Nutzen kommunizieren Multiplikatoren bestimmen Binden Sie im Vorfeld alle Beteiligten mit ein. Die Kommunikation sollte als erstes starten. Berücksichtigen Sie weitere Rahmenbedingungen: Schaffen Sie Freiräume und Zeit für Wissenstransfer Bauen Sie Hürden durch Struktur ab Schulen Sie die IT und den geschäftlichen Nutzen Stellen Sie Wissen immer in den Prozesskontext und bilden Sie die Arbeitswelt Ihrer Mitarbeiter ab, damit Wissen optimal genutzt werden kann: vom Workflow zum Lernflow. Und denken Sie daran: ein Tool allein löst keine Wissensmanagement-Probleme. Viel Erfolg bei der Umsetzung Ihres Wissensmanagements!

12 Über die Autorin Nadine Soyez unterstützt Unternehmen dabei, den Umgang mit Unternehmenswissen in den Geschäftsprozessen zu optimieren - für mehr Effizienz, Qualität und Kostenvorteile in den Geschäftsprozessen und Projekten. Sie entwickelt Lösungskonzepte, um Wissen in den Prozessen richtig zu verteilen, Best Practice Wissen zu speichern, zu nutzen und die Risiken durch Verlust von Erfahrungswissen zu minimieren. Sie gibt den Unternehmen für die verschiedenen Szenarien die passenden Tools an die Hand. Dabei bringt Sie die unterschiedlichsten Spezialqualifikationen mit aus Betriebswirtschaftsstudium, Prozessmanagement, IT-Projektmanagement und Changemanagement mit, um Projekte ganzheitlich betrachten zu können. Ihre Kunden schätzen ihre praxis- und lösungsorientierte Auffassung und Umsetzung von Wissensmanagement. Auf schreibt sie über Digitalisierung, Agilität und einen besseren Umgang mit Wissen in Unternehmen. Sollten Sie Fragen zu diesem Whitepaper oder zu Wissensmanagement haben, zögern Sie nicht, mir zu schreiben: mail@nadinesoyez.de Just apply your knowledge! Rechtliche Hinweise Das Copyright zu diesem Ebook liegt bei Nadine Soyez. Alle Rechte vorbehalten. Dieses Ebook darf, auch nicht auszugsweise, nicht ohne schriftliche Genehmigung durch den Autor Nadine Soyez kopiert werden. Verstöße werden sofort abgemahnt und rechtlich verfolgt.

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