PRINT & DOCUMENT MANAGEMENT 2016

Transkript

1 Fallstudie: Konica Minolta IDC Multi-Client-Projekt PRINT & DOCUMENT MANAGEMENT 2016 Wie die Optimierung dokumentenintensiver Geschäftsprozesse im digitalen Zeitalter gelingt

2 KONICA MINOLTA Fallstudie: garmo AG Informationen zum Kunden Die Firma garmo AG aus Stuttgart ist ein europaweiter Hersteller von Milchprodukten. Vor 35 Jahren gegründet, vereint das Unternehmen mittlerweile zahlreiche Marken unter einem Dach, wobei GAZi eine der vielen bekannten Einzelmarken darstellt. Anforderungen des Kunden Trotz der Markenvielfalt wollte garmo strategisch seine IT-Ressourcen vollständig und ineinandergreifend nutzen. Dazu gehören auch digitalisierte Geschäftsprozesse für reibungslose Workflows in der Dokumentenverarbeitung. Das bisherige Enterprise Content Management (ECM) bot jedoch nicht die notwendige Flexibilität und Funktionalität hierfür. Ziel des Projekts war daher, die Dokumentenverarbeitung in das Enterprise Resource Planning (ERP) zu integrieren, um Prozesse zu beschleunigen sowie Medienbrüche und damit potenzielle Fehlerquellen auszuschalten. Darstellung der Lösung Auf Empfehlung von Konica Minolta zog garmo die Migration zu einem neuen ECM-System der alternativ betrachteten Weiterentwicklung des bisherigen Systems vor. Die von Konica Minolta angebotene ECM-Lösung integriert sich nahtlos in Microsoft-Systeme und bietet die geforderte Zukunftssicherheit. Das gemeinsame Projektteam realisierte in der Folge eine Lösung, die einerseits die vorhandene Microsoft-SharePoint-Plattform um Dokumentenmanagement-Funktionen wie revisionssicheres Archivieren ergänzt. Andererseits werden Informationen, die das ERP-Tool Microsoft Dynamics NAV benötigt, automatisch eingelesen. Dadurch können garmo-mitarbeiter heute Dokumente, die per eingehen, einfach in eine Dropzone ziehen, wo sie innerhalb NAV automatisch Kundenakten und Aufträgen zugeordnet werden. Grundlage dazu ist ein Aktenplan, den das Projektteam erstellt hat.

3 Gerade im Lebensmittelbereich zählen herkunftsorientierte Nachweise und revisionssicheres Archivieren von Dokumenten zum Pflichtprogramm. Von der realisierten Lösung profitieren alle Abläufe im kaufmännischen Bereich: Egal ob Bestellungen, Lieferscheine oder Rechnungen alle innerhalb von Microsoft Dynamics NAV erzeugten Dokumente werden archiviert. Besonders hilfreich ist dies für den Verkauf: Die Verkaufsmitarbeiter scannen Aufträge und unterschriebene Lieferscheine lediglich ein, diese werden den entsprechenden Auftragsakten automatisch zugeordnet. Ein händisches Eintippen von Daten in Microsoft Dynamics NAV entfällt im Gegensatz zu früher. Zudem sind Dokumente heute klar strukturiert abgelegt und damit auch einfacher zu finden als zuvor. Das neue Rechte- und Rollenkonzept liefert die geforderte Flexibilität bei der Berechtigungsvergabe. Heute kann garmo je nach Dokumenttyp und sogar bis auf Attributebene unterschiedliche Lese- und Zugriffsrechte vergeben. Die ECM-Lösung von Konica Minolta vereinfacht die Dokumentenverarbeitung applikationsübergreifend. Die verknüpften Systeme digitalisieren Standard-Abläufe wie den Verkaufsprozess. Ergänzt wird die Lösung durch kurze Reaktionszeiten des Konica Minolta-Teams auf Anfragen der Endanwender. Als Effekt stellte sich eine schnelle Akzeptanz des neuen ECM-Systems ein. Die geplante Projektlaufzeit von sechs Monaten wurde unterboten. Weitere Anschlussprojekte sind in Planung. Sie betreffen das Vertrags- und Qualitätsmanagement sowie die Eingangsrechnungsverarbeitung. Projekt Highlights Integration eines ECM-Systems als durchgängige Prozess-Plattform innerhalb der Microsoft-Umgebung Revisionssicheres Archivieren von Dokumenten Schneller Zugriff auf Dokumente Tiefe Integration in ERP-Anwendung Neues Rechte- und Rollenkonzept ermöglicht flexible Berechtigungsvergabe

4 INTERVIEW MIT JOHANNES BISCHOF, KONICA MONILTA Anlässlich der Vorstellung der Ergebnisse der Studie Print und Document Management 2016 sprach IDC mit Johannes Bischof, President bei Konica Minolta Business Solutions Deutschland GmbH. IDC: Die zunehmende Digitalisierung eröffnet Firmen und Organisationen ganz neue Perspektiven. Welche Rolle spielen Print und Document Management bei der Optimierung dokumentenintensiver Geschäftsprozesse im Zeitalter der digitalen Transformation? Johannes Bischof: Wir sehen die Digitalisierung für Unternehmen als Chance und Risiko zugleich: Sie bietet enorme Möglichkeiten, auch für die interne Effizienz administrativer Prozesse. Unternehmen verpflichtet es aber auch, dieses Potenzial zu realisieren. Angesichts der Datenexplosion gilt: Information muss einfach und rasch auffindbar sein. Digitale Dokumente sind Träger dieser Information, Arbeitsprozesse sind folglich dokumentenintensiver denn je. Print- und Dokumentenmanagement wird so zum wichtigsten Knotenpunkt für diese Informationsprozesse. Unterstützung bieten strategisch agierende Dienstleister, die das gesamte Potenzial systemübergreifender Arbeitsprozesse optimieren. Als IT Solutions Provider begleiten sie ihre Kunden beim Wandel vom Unternehmen zur digital vernetzten Organisation. IDC: Welchen typischen Herausforderungen stehen Unternehmen bei der Optimierung von dokumentenintensiven Geschäftsprozessen gegenüber? Bischof: Aus unseren Projekten wissen wir, dass schon mittelgroße Unternehmen die Komplexität und die hohen Investitionskosten als Optimierungshürden erleben. Wie Konzerne müssen sie den digitalen Umbruch bewältigen, besitzen aber weder vergleichbares Know-how noch finanzielle Ressourcen. Ohne externes Wissen wird es daher meist nicht gehen. Eine schrittweise Umsetzung splittet die Kosten. Doch das birgt Tücken: Ein Stück Software kann zwar einen Einzelprozess verbessern, kann in Summe aber dennoch zu isolierten Informationssilos führen. So entstehen digitale Ineffizienz und unnötige Mehrkosten. Den erhofften Nutzen aus IT-Optimierung erzielen Unternehmen nur aus einer End-to-End- Betrachtung der Prozesse und zwar rein aus ihrer spezifischen Perspektive. JOHANNES BISCHOF Komplexe digitalisierte Organisationen einschließlich Trends wie Mobile Solutions oder BYOD haben aber auch eine Kehrseite: Die Gefahr von Sicherheitslücken steigt. Bei jeder Unternehmenstransformation muss IT-Security daher als strategische Aufgabe angesehen werden. IDC: Welche Vorgehensweise empfehlen Sie Unternehmen, die ihre dokumentenintensiven Geschäftsprozesse optimieren und somit die digitale Transformation vorantreiben wollen? Bischof: Um interne Prozesse zu optimieren oder sogar neue Geschäftsmodelle entlang digitaler Wertschöpfungsketten zu entwickeln, muss Transformation Chefsache sein. Nur wer den digitalen Umbruch strategisch steuert, kann dessen Marktpotenziale realisieren. Die Management-Aufgabe Transformation beginnt immer mit einer Analyse, die eine entscheidende Weichenstellung ist: Auch sie muss aus Kundenperspektive den Gesamtkontext der Prozesse erfassen und über Einzellösungen, Abteilungen und Unternehmensgrenzen hinaus gedacht werden. Für die Auswahl eines IT- Dienstleisters gilt daher: Er muss qualifizierte Consulting-Leistungen erbringen. Strategische Beratungs- und Umsetzungskompetenz aus einer Hand ist für den Kunden ein klarer Mehrwert und für uns ein Erfolgsgarant als Dienstleister.

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