intellisigner Intelligent und einfach Rechnungen signieren! Version RC1

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1 Handbuch Intelligent und einfach Rechnungen signieren! Version RC1

2 Intelligent und einfach! intellisigner von Broadgun Software Rechtskonforme Rechnungssignatur nach 14 UStG Für MS Windows 2000 / XP / 2003 und XP x64 / 2003 x64 /.NET 2.0 Zahlreiche kleine, mittlere und grosse Unternehmen beschäftigen sich derzeit mit den Möglichkeiten des digitalen Rechnungsversandes. Die Vorteile liegen dabei auf der Hand. Ist der Rechnungsversand per doch wesentlich schneller, leichter und vor allem kostengünstiger als der herkömmliche Versand per Post oder Fax. Allerdings hat der Gesetzgeber für den elektronischen Versand von Rechnungen klare Vorgaben definiert, die sowohl im Signaturgesetz (SigG) sowie in 14 des deutschen Umsatzsteuergesetzes (UStG.) beschrieben werden. Mehr Infos erhalten Sie bei unserem Partner D-Trust unter: Den Vorschriften zufolge muss jede Rechnung, die elektronisch übermittelt wird, mit einer sog. qualifizierten Signatur versehen sein. Erst die qualifizierte Signatur erlaubt es dem Empfänger die Vorsteuer bei seinem Finanzamt geltend zu machen. 2

3 intellisigner oder pdfmachine Signer? pdfmachine Signer Broadgun Software beschäftigt sich bereits seit mehreren Jahren mit den unterschiedlichen Formen digitaler Signaturen. Seit fast zwei Jahren kommt bereits in österreichischen Unternehmen, unterschiedlichster Grösse, erfolgreich die Signaturlösung pdfmachine Signer zum Einsatz. intellisigner Mit dem neuartigen intellisigner bieten wir in Zusammenarbeit mit der Bundesdruckerei / D- Trust nun eine umfassende Lösung an, die allen Vorgaben der qualifizierten Signatur gerecht wird. Diese besonders sichere Form der Signatur ist gesetzlich in vielen Ländern der EU vorgeschrieben, unter anderen auch in Deutschland um rechtskräftig Verträge und Rechnungen zu signieren. Entstanden ist pdfmachine Signer in Zusammenarbeit mit dem Zertifizierungsdienst A- CERT aus Wien. Das Paket aus pdfmachine Software und fortgeschrittenem Zertifikat zeichnet sich genauso wie der intellisigner, durch eine aussergewöhnlich einfache Handhabung sowie einem günstigen Preis aus. Selbstverständlich lassen sich aber auch andere Zertifikate anderer Anbieter nutzen. Diese Lösung berücksichtigt die landesspezifischen Vorschriften insbesondere die, der in Österreich erforderlichen fortgeschrittenen Signatur. intellisigner berücksichtigt nicht nur die Vorgaben des Signaturgesetzes, sondern ist auch wie von unseren Kunden gewohnt einfach zu bedienen und schnell und ohne Implementierungs-Aufwand einsetzbar. Kurz: Eine intelligente und einfache Lösung, für alle die gesetzeskonform digital signieren wollen oder müssen! Sollten Sie mehr zum Thema wissen wollen oder haben Sie Fragen zum Programm, so rufen Sie uns einfach an oder schreiben Sie uns eine ! Sie erreichen uns unter der Rufnummer Die lautet: Wir wünschen Ihnen viel Spass beim Testen! Ihr Broadgun Software Team. 3

4 Installations-Beschreibung Starten Sie die Installation mit einem Doppelklick auf das Symbol Sie danach die folgenden Fernster. und bestätigen 4

5 Microsoft.NET Framework Version 2.0 Der intellisigner wurde mit modernster Software-Technologie entwickelt. Damit das Programm reibungslos funktioniert, benötigt Ihr Rechner die Komponente.net 2 (dotnet 2) von Microsoft. Soweit diese nicht bereits installiert ist, erhalten Sie während der Installation des intellisigners einen Hinweis darauf. In diesem Falle können Sie die Komponente kostenlos von Microsoft herunterladen und installieren. Sollte die Verbindung nicht automatisch hergestellt werden, so verwenden Sie bitte diesen Link um direkt zu Microsoft.NET Framework Version 2.0 zu gelangen: 5

6 Funktions-Beschreibung So einfach lassen sich Ihre PDF Dateien und Rechnungen gesetzeskonform signieren Grundlage ist eine Rechnung oder ein anderes beliebiges Dokument im PDF Format (portable document format). Je nach pdfmachine Version lässt sich das Erstellen einer PDF Rechnung automatisiert aus jedem Warenwirtschaftssystem anstossen, danach mit dem intellisigner signieren und dann per versenden und das mit nur einem Mausklick. Dieses plattformübergreifende Datei-Format lässt sich z.b.mit der pdfmachine, einem leistungsfähigen Software-Programm zur Erstellung und zur Bearbeitung von PDF Dateien erzeugen. Dieses Modul kann gesondert erworben werden und ist nicht Bestandteil des intellisigners. Hier finden Sie eine Testversion von pdfmachine: Öffnen Öffnet eine beliebige zu signierenden PDF Datei oder Rechnung. Speichern unter - Dialog zum speichern der signierten PDF-Datei wird geöffnet. Drucken 6

7 Senden - Ihr Dokument oder die Rechnung wird per direkt an einen Empfänger geschickt. Signieren Das Dokument oder die Rechnung wird bei bestehender Verbindung mit dem Signaturserver über eine sichere Leitung zum signieren zur Bundesdruckerei/D-Trust nach Berlin geschickt. Optionen Öffnet den Anmeldedialog zur Legitimation des Benutzers und wechselt zwischen Testsignatur und qualifizierter (kostenpflichtiger) Signatur. Das Grundpaket enthält bereits 100 qualifizierte Signaturen. 7

8 Ansicht Hier lässt sich die Vorschau der PDF Datei ein- und ausblenden. Diese Funktion steht im Vollbildmodus nicht zur Verfügung. Archiv Hier lassen sich die signierten Dateien ansehen oder ein Dokumentenverwaltungs- oder Archivierungsprogramm anbinden. Das Speichern erfolgt automatisch in diesem Verzeichnis: C:\Programme\BroadGun Software\intelliSigner\data\IN Extras Lassen Sie sich hier über ihre noch verfügbaren und auch bereits verbrauchten Signaturen informieren. Der Verlauf zeigt zusätzlich chronologisch in Form eines Logbuches ihre Aktivitäten. 8

9 Hilfe Öffnet das Handbuch im PDF Format. Zur Ansicht benötigen Sie einen kostenlosen Reader oder Viewer z.b. von Adobe. Verbinden/Trennen - Durch die Auswahl << Verbinden >> wird eine sichere Verbindung in den Hochsicherheitsbereich zum Signaturserver der Bundesdruckerei/D-Trust hergestellt. Bei aktiver Verbindung erscheint die Schaltfläche <<D>> zum signieren in grün/aktiv und sowohl der Benutzer als auch die noch verfügbare Anzahl von Signaturen werden angezeigt. Zusätzlich weist der grüne Würfel im rechten unteren Eck auf eine dauerhaft bestehende Verbindung hin. Produkt erwerben - Sollte Ihnen das Programm gefallen, so können Sie es direkt bequem Online bestellen und in kürzester Zeit produktiv einsetzen. Bitte wählen Sie dazu einfach das gewünschte Paket in unserem Internetshop aus. Das Basispaket enthält bereits 100 qualifizierte Signaturen und wird nach dem Eingang der unterschriebenen Signatur-Vereinbarung frei geschaltet. Bitte fordern Sie die Signatur-Vereinbarung gesondert bei uns per oder telefonisch an. Die lautet Sie erreichen uns telefonisch unter Sie erhalten danach eine Freischaltung mit Ihren persönlichen Zugangsdaten per zugeschickt. Mehr Informationen erhalten Sie unter 9

10 3 Schritte zur digital signierten Rechnung 1. Starten Sie den intellisigner und öffnen Sie die zu signierende PDF Datei. Bei bestehender Internetverbindung und erfolgreicher Legitimation, werden Sie direkt mit dem Signatur-Server verbunden. In manchen Fällen müssen Sie Ihre Firewall so konfigurieren, dass die Verbindung auch zugelassen wird. 2. Klicken Sie auf das << D>> Symbol und die Datei wird versendet und signiert. 10

11 3. Nachdem die Rechnung signiert wurde, wird die Ansicht im intellisigner aktualisiert und die Unterschriftdetails sind in einer neuen Karteikarte verfügbar. Auch Mehrfach-Signaturen sind möglich. Bitte beachten Sie, das je nach Internetverbindungs- Geschwindigkeit, dass signieren etwas Zeit in Anspruch nehmen kann. Fertig! Jetzt können Sie durch Auswahl des <<Senden>> Buttons die Datei per im Anhang Ihres E- Mail Clients versenden oder beliebig abspeichern. Standardmässig finden Sie alle Ihre signierten Dateien unter C:\Programme\BroadGun Software\intelliSigner\data\IN Sollten Sie weitere Fragen zu unseren Programmen oder zum Thema digitale Signatur haben, so zögern Sie nicht uns zu fragen. Wir freuen uns auf Ihre Nachricht. Stand Dezember

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