Digitale Mandantenakten

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1 Digitale Mandantenakten Rechtsanwälte kennen das Problem: Archivschränke drohen mit Mandantenakten überzuquellen, und so mancher Angestellte verzweifelt bei der Suche nach einem bestimmten Vorgang, der letztendlich auch noch falsch abgelegt wurde. Das Problem liegt in erster Linie darin, dass in Kanzleien nach wie vor das klassische Papierdokument bevorzugt wird. Weniger als die Hälfte aller Informationen liegt in den deutschen Kanzleien elektronisch vor. So kommt es, dass Mitarbeiter immer noch mühsam nach Dokumenten in Aktenschränken suchen müssen. Diese umständliche Suche nimmt viel Arbeitszeit in Anspruch und verursacht somit hohe Kosten. Mit intelligenten Aktenmanagementlösungen haben Kanzleien alle Unterlagen fest im Griff und finden benötigte Informationen mit nur wenigen Mausklicks wieder. Zudem lassen sich mit diesen Systemen die Kosten senken, die Produktivität und insbesondere die Qualität in den Kanzleien steigern. Das ist bei circa Neuankömmlingen auf dem Anwaltsmarkt jährlich enorm wichtig, um dem hohen Wettbewerbsdruck standzuhalten. Der Weg zur digitalen Führung von Kanzleiakten ist zwischenzeitlich weit vorangeschritten. Dabei ist klar zu erkennen, dass die Produktivitätsvorteile vom Akten- und Wissensmanagementsystem auch die mittelständischen Rechtsanwalts- und Steuerberaterkanzlei erreicht haben. Die Gründe hierfür sind neben dem auf der Hand liegenden schnellen Dokumentenzugriff, den durchgängigeren und schnelleren Arbeitsabläufen und der Platzersparnis auch das im Verhältnis zu Papierschriftstücken zunehmende Volumen von bereits in digitaler Form vorliegenden Dokumenten wie s, Diktaten und dem ausgehenden Schriftverkehr. Daraus resultieren nicht zu unterschätzende Wettbewerbsvorteile, da eine am Markt erfolgreiche Kanzlei sich unter anderem dadurch 16

2 Erst reinigen, dann sprechen! auszeichnet, wie gut der Mandanten-service wahrgenommen wird. FACTS stellt in einer dreiteiligen Serie fünf verschiedene Dokumentenmanagement-Lösungen vor, die in Anwaltskanzleien eingesetzt werden. Zu den vorgestellten Lösungen gehören AnNoText Business Solution 4.8, DATEV- DMS classic Version 2.5, ELO professional 6.0, RA-Micro sowie LEXolution 3.1 von STP. INVESTITIONSSICHERHEIT Schon vor der Einführung eines Aktenmanagementsystems in der Kanzlei sollte man auf die Investitionssicherheit der Lösung achten. Durch die extrem kurzen Entwicklungszyklen im Softwarebereich ist eine Lösung, die heute noch als zukunftsweisend angepriesen wird, nicht selten bereits morgen veraltet. Im schlimmsten Fall gibt es nach wenigen Jahren Kompatibilitätsprobleme mit anderen Anwendungen das kann schnell zu einer Kostenfalle führen. Demnach ist zu prüfen, ob die angebotenen DMS-Lösungen revisionssicher sind, Möglichkeiten der Integration in verschiedene Fachanwendungen und offene Schnittstellen bieten sowie im Falle eines Systemwechsels Exportmöglichkeiten der gespeicherten Daten gewährleisten. Die rechtlichen Anforderungen an ein DMS steigen immer mehr. Eine Kernvoraussetzung für das Vermeiden der parallelen Papierakte ist die revisionssichere Archivierung. Mit einem revisionssicheren DMS-System lässt sich jederzeit nachweisen, wer welche Datensätze geändert hat. Jede Änderung und Eingabe wird gespeichert und in einer Änderungshistorie aufgelistet. Der alte und der neue Zustand der Datei werden mit Angabe des Zeitpunktes und der Person, die die Änderung vorgenommen hat, gesichert. Dabei lassen sich die Daten zu jedem Zeitpunkt wiederherstellen. REVISIONSSICHERHEIT Ob ein DMS-System eine entsprechende Revisionssicherheit bietet oder nicht, wird durch eine Zertifizierung nach gesetzlichen Vorgaben gewährleistet. Die Lösung für revisionssichere Archivierung, unter anderem gemäß den Anforderungen der GoBS, muss das gesamte System und die Organisation umfassen. Die DMS-Lösung von RA-Micro ist derzeit nicht zertifiziert und bietet auch die Basisfunktionen der Revisionssicherheit nicht an. AnNo- Text bietet zwar Funktionen wie Versionskontrolle, Änderungshistorien und Zugangsschutz, das DMS-System selber ist aber nicht zertifiziert. DATEV-DMS selbst ist ebenso wie ELO professional zertifiziert und ermöglicht somit in Kombination mit einer Dokumentation der organisatorischen Abläufe (Verfahrensbeschreibung) die revisionssichere Archivierung. Auch für LEXolution von STP gibt es ein Rechtsgutachten, das die Einhaltung der Voraussetzungen zur revisionssicheren Archivierung bestätigt. LEXolution ist auf Revisionssicherheit ausgelegt und unterstützt alle relevanten rechtlichen Regelungen. Beispielsweise kann jeder Bearbeitungsstand in LEXolution als neue Version gespeichert werden. Alte Versionen werden unveränderlich archiviert. Alle vorhandenen Versionen werden dabei übersichtlich in der Dokumentenhistorie zusammengefasst. Auch Funktionen wie Ein- und Auschecken stehen zur Verfügung. FACHANWENDUNGEN Ein weiterer Punkt für eine Investitionssicherheit ist die Integration in andere Fachanwendungen. Viele Kanzleien haben in verschiedenen Referaten teilweise unterschiedliche Fachanwendungen im Einsatz. Auch in Hinblick auf die zunehmende Anzahl der Kanzleizusammenschlüsse wird die Unabhängigkeit der Dokumentenverwaltung von der Fachanwendung immer wichtiger. AnNoText bietet für die im Anwalts- und Notariatsumfeld sowie für Inkassounternehmen eigene Fachanwendungen selbst an. In diesen Anwendungen ist das Aktenmanagement integriert. DATEV hat ebenfalls selbst verschiedene Fachanwendungen im Programm. Schnittstellen zu anderen Applikationen bestehen ebenfalls nicht. ELO ist bereits in eine Vielzahl von Fachanwendungen integriert. Hunderte von Businesspartnern haben Integrationen hergestellt. ELO ist ein Anbieter, der in allen Branchen tätig ist und daher keine eigene Rechtsanwaltssoftware anbietet. Seit Kurzem ist aber von einem ELO-Partner eine Integration in RA-Micro realisiert worden. STP ist mit winsolvenz als Fachanwendung ausschließlich im Insolvenzmarkt vertreten Durchschnittlich tummeln sich etwa Bakterien sowie Viren auf Mundstücke von Telefonen, Handys und Freisprechanlagen. Deshalb ist es wichtig, dass Sie dieses Equipment täglich sorgfältig reinigen und desinfizieren. Verwenden Sie dazu die kraftvollen Telephone Wipes von AF von Europas führendem Hersteller für professionelle Reinigungsprodukte. * Bestellen Sie Ihre kostenlose Produktprobe unter KODEX AF ist Unterzeichner des PBS-Ehrenkodex AF Die Marke mit Pluspunkten Mehr Infos unter und AF Deutschland Friedrich-Ebert-Str Köln JETZT KOSTENLOS TESTEN!* ANTIBAKTERIELLER EFFEKT WISSENSCHAFTLICH BEWIESEN Work smart, work clean with

3 und konzentriert sich im Anwaltsmarkt auf das elektronische Aktenmanagement. Die Integration in andere Fachanwendungen ist daher ein wichtiger Aspekt für STP. So gibt es bereits viele Installationen, in denen unterschiedliche Fachanwendungen eingebunden sind. Dazu gehören winsolvenz.p3, DATEV Phantasy, ReNoStar, RA-Micro und Agenda. Weitere Anbindungen sind in Vorbereitung. Es gibt aber auch Verknüpfungen mit Microsoft Office, Outlook, Tobit Faxserver und dem digitalen Diktat. LEXolution von STP basiert auf einer offenen Architektur, deren Schnittstellen grundsätzlich auch für alle Hersteller anderer Softwareprodukte zur Verfügung stehen. SYSTEMWECHSEL Dokumente sind die Basis einer jeden Kanzleitätigkeit. Es muss gewährleistet sein, dass die Kanzlei nicht von einem Anbieter abhängig wird. Im Falle eines Systemwechsels sollten sich daher alle gespeicherten Dokumente und Daten in einem offenen XML- oder HTML-dokument exportieren lassen. Damit wird gewährleistet, dass die Kanzlei alle Dokumente ohne Dateiverlust oder Einbußen weiterverwenden kann. Mit Ausnahme von RA-Micro ist der Datenexport bei allen Anbietern möglich. Allerdings ist der Systemwechsel bei AnNoText kostenpflichtig. Ein Systemwechsel zwischen verschiedenen Anbietern wird bei AnNoText als Projekt betrachtet. Diese Dienstleistungen lässt sich der Anbieter bezahlen. Bei DATEV, ELO und STP ist der Systemwechsel kostenfrei und problemlos möglich. Das Akten- und Mandatsmanagement in den Kanzleien sollte sich flexibel gestalten und auf Wunsch an den vorgegebenen Standard anpassen lassen. Die Begrifflichkeiten bei der Nutzung einer elektronischen Aktenverwaltung sind sehr unterschiedlich. Selbst innerhalb des Anwaltsmarkts weichen sie teilweise auch referatsbezogen deutlich voander ab. Für die Mitarbeiter einer Kanzlei ist es hinderlich, sich in fremde Begrifflichkeiten einarbeiten zu müssen. Demnach ist es optimal, wenn sich Fachausdrücke und andere Terminologien dem gegebenen Sprachgebrauch in der Kanzlei anpassen beziehungsweise konfigurieren lassen. INDIVIDUELL IM GEBRAUCH AnNoText als branchenerfahrener Anbieter hat in seiner DMS-Lösung gezielt auf die Bedürfnisse von Anwälten Rücksicht genommen. Eine spezielle Anpassung ist aber nicht vorgesehen. Gleiches gilt für die Lösung von Ra-Micro. Auch die Lösung von STP ist ausschließlich für den Anwaltsmarkt entwickelt. Da sie aber unabhängig von einer Fachanwendung besteht, wurde sie von Anfang an auf die unterschiedlichen Referate ausgerichtet. Daher lassen sich auch die Begriffe zentral von der Kanzlei selbst konfigurieren. Darüber hinaus gibt es Online-Erklärungen zu jedem Begriff, die ebenfalls frei konfigurierbar sind. DATEV bietet verschiedene Masken in seinem System für Rechtsanwälte an. Individuelle Systemanpassungen werden kostenpflichtig durchgeführt. Bei ELO sind die verwendeten Begriffe nicht 18

4 speziell auf den Anwaltsmarkt ausgerichtet und auch nicht anpassbar. Damit die Mitarbeiter einer Kanzlei sich möglichst wenig Gedanken über die Komplexität der Konfigurationsvarianten machen müssen, ist es sehr nützlich, wenn die wesentlichen Konfigurationen wie Fensteraufbau, Auswahl und Reihenfolge der Informationen in der Dokumentenliste und ähnliche Merkmale nach einer einmaligen Einrichtung als Standard definiert werden können. Ebenso ist es wichtig, diese Konfigurationen für unterschiedliche Szenarien vorgeben zu können wie zum Beispiel: Fensteraufbau für zwei Monitore, Terminal-Server und Breitbildmonitor im Home-Office. Mit Ausnahme von RA-Micro kommen alle Systeme dieser Forderung nach, bei ELO ist das allerdings nur in Form von bereits vordefinierten Templates vorgesehen, während bei den anderen auch individuelle Einstellungen möglich sind. MOBIL ARBEITEN Gerade bei der Nutzung der elektronischen Akte muss aus Haftungsgründen gewährleistet bleiben, dass der Anwalt vor Gericht auskunfts- Anbieter Kontakt Produktname Preis Optionale Module Investitionssicherheit Revisionssicher zertifiziert Integrationen in andere Fachanwendungen AnNoText AnNoText GmbH AnNoText Business Solution 4.8 Basispaket: Wartung, Anwalt: Wartung, Notar: Wartung Rechtsanwaltsfachangestellte, Notariatsfachangestellte, Outlook Sync, Mobile Akte DATEV DATEV eg anwalt@datev.de DATEV-DMS classic Version 2.5 Mietmodell ab 50, monatlich Mobile Client, Vorgangsmappe, OCR in DATEV-Produkte, Phantasy Offene Schnittstellenarchitektur für andere Applikationen Entwicklungskapazität für DMS-Modul im Vergleich zur gesamten Anwendung Exportmöglichkeit von Dokumenten und Daten bei Systemwechsel Nutzersprachen der Anwendung Dokumentenvorschau für Formate (TIFF, PDF, MS Office) Garantie für die Formatanzeige in zehn Jahren Flexibilität Begrifflichkeiten der Anwendung auf Anwälte abgestimmt Begrifflichkeiten konfigurierbar Anpassung der Anwendungsansicht an Kanzleistandard Die Arbeit von unterwegs / zu Hause Remotezugriff online offline Offline-Zugriff auf Aufgabenhistorie der Mandantenakte Synchronisation von Offline-Daten Online-Akte Online-Akte Zugriffsrechte Standard zeitlich begrenzt (Due Diiligence) Wissensmanagement Wissensmanagent integriert Suchfunktionen im eigenen System Online-Datenbanken Service & Support Herstellergeführte Einrichtung in der Kanzlei Schulungsmaßnahmen 20 %, kostenpflichtig im Rahmen eines Projekts Deutsch online per VPN Offline-Akte, durch Reimport rudimentär geplant für 2009 in der Kanzlei, kostenfrei Deutsch, kostenpflichtig, auch Zweibildschirmlösung online per VPN offline per Mobile Client, Phantasy-WebAkte und zertifizierte Partner in der Kanzlei, Schulungszentrum 20

5 fähig bleibt, wann welche Aufgaben/Verfügungen von wem gestellt und erledigt wurden. Daneben ist der mobile Zugriff auf gespeicherte Informationen von zu Hause, unterwegs oder bei Gericht aber auch einer der wichtigsten Vorteile. Der mobile Zugriff macht die Arbeit des Anwalts besonders flexibel. Das kommt nicht nur der Kanzlei in Sachen Produktivität zugute, auch die Mandanten profitieren von der jederzeit professionellen Betreuung. Die Anbindung an das Kanzleinetzwerk erfolgt bei AnNoText mittels einer VPN-Verbindung über das Internet. Somit kann der Zugriff auf die Mandantenakte von überall aus erfolgen. Zudem besteht die Möglichkeit, eine oder mehrere Akten offline auf das Notebook zu synchronisieren. Die erforderlichen Dokumente lassen sich so offline bearbeiten. Im Anschluss kann der Anwalt durch die Funktion des Reimports die Dokumente in der Kanzlei aktualisieren. Auch bei DATEV wird der Online-Kontakt zur Kanzlei über eine gesicherte VPN-Verbindung realisiert. Der DMS-Mobile-Client ermöglicht für die Offline-Nutzung die Übertragung ganzer Akten aufs Notebook und stellt durch Rücksynchronisation Konsistenz des Datenbestandes in der Kanzlei sicher. RA-Mi- RA-MICRO Elo ELO Digital Office GmbH ELOprofessional 6.0 Preise auf Anfrage RA-Micro RA-Micro RA-Micro Preise auf Anfrage STP STP Informationstechnologie AG LEXolution 3.1 Mietmodell ab 22 monatlich LEXolution Workflow, Business Viewer, Integration in RA-Software, LEXolution Online/Offline Integration in RA-Micro 100 %, kostenfrei Deutsch, Englisch, Französisch und weitere Deutsch winsolvenz.p3, DATEV Phantasy, ReNoStar, RA-Micro, Agenda, Digitales Diktat, Tobit Faxserver; weitere in Vorbereitung STP-Partner haben kostenfreie Nutzung der Schnittstellen 100 %, kostenfrei Deutsch, Englisch, weitere in Vorbereitung vorgefertigte Templates, kostenfrei, aufgabenbezogen, auch Zweibildschirmlösung online per VPN offline mit ELOmobil online per WTS/Citrix online per VPN, WTS/Citrix, UMTS offline mit LEXolution Offline, Option, LEXolution Online Option, kostenfreies Modul, erfolgt durch zertifizierte Partner Schulungszentrum, erfolgt durch zertifizierte Partner Schulungszentrum und zertifizierte Partner in der Kanzlei, Schulungszentrum, Webschulungen 6/2008 FACTS 21

6 cro ermöglicht die Verbindung mit dem Kanzleiserver per WTS/Citrix. Ein Offline-Modul wird allerdings nicht angeboten. Für die mobile Arbeit bietet ELO das Modul ELOmobil an. Hiermit lässt sich auf dem Notebook, auch ohne Verbindung zum Hauptarchiv, offline der ELO-Funktionsumfang nutzen. Alle benötigten Dokumente und Daten werden mithilfe integrierter Datenreplikationsmechanismen automatisch in einem Offline-Archiv gespeichert. Der Anwender kann gezielt einstellen, welche Dokumente er unterwegs dabeihaben möchte. Ändert oder erstellt er offline Dokumente, werden diese automatisch beim nächsten Kontakt mit dem zentralen ELO-Archivserver synchronisiert. Der Datenabgleich kann hierbei über ein DFÜ- Netzwerk oder eine VPN-Verbindung über das Internet erfolgen. Sollten Daten gleichzeitig sowohl mobil als auch zentral modifiziert werden, reagiert ELO mit einem Replikations-Konfliktmanagement: Die Anwender können dann die letzte aktuelle Version bestimmen. Für den Fernzugriff vom Notebook des Anwalts auf LEXolution wird eine Internetverbindung empfohlen. Hierzu reicht in der Regel schon eine normale UMTS-Verbindung aus. Dem Anwalt stehen über eine VPN-Verbindung alle Funktionen wie in der Kanzlei zur Verfügung. Alternativ lassen sich Akten und deren Bearbeitungshistorie auch offline auf das Notebook laden. Neben der Dokumentenansicht kann der Anwalt die Dokumente auch offline ändern. Bei der Rückkehr in die Kanzlei erkennt das System automatisch die geänderten Dokumentenstände und gleicht diese mit dem System ab. Eine wichtige Einschränkung für die mobile Arbeit liegt in der oben ausgeführten Auskunftsfähigkeit vor Gericht zu den ausgeführten Aufgaben/Verfügungen. Diese Möglichkeit haben nur ELO und STP mit LEXolution explizit bestätigt. ONLINE-AKTE Immer wichtiger wird auch die Möglichkeit, die Akten ausschnittweise den Mandanten oder anderen Personengruppen zur Verfügung zu stellen. So erhalten Mandanten durch die Online-Akte unabhängig von ihrem Aufenthaltsort und rund um die Uhr einen sicheren Zugriff auf ihre Akte. Insbesondere in Hinblick auf die Zusammenarbeit mit verschiedenen externen Beteiligten wie Mandant, Rechtsschutzversicherer oder Kollegen aus anderen Kanzleien ist es elementar wichtig, die Online-Akte auf bestimmte Dokumente der Kanzleiakte beschränken und diese mit Berechtigungen versehen zu können. Optimalerweise ist der Zugriff auf die Dokumente sogar zeitlich beschränkbar (Due Dilligence). Dabei ist kein Webzugriff der Mandanten auf das Kanzleisystem gemeint. Es ist kaum vorstellbar, jeden online Beteiligten in der Kanzlei als Benutzer mit direktem Zugriff in die Kanzlei anzulegen. Die Anbieter DATEV (über Phantasy), RA- Micro (über ein Zusatzprodukt) und STP können mit speziellen Online-Akten aufwarten. Die Online-Akten von DATEV, RA-Micro und STP erfüllen dabei auch die Anforderung nach einem zeitlich befristeten Zugriff. In der Online- Akte von STP können dazu virtuelle Datenräume definiert werden, auf die dann die Beteiligten zeitlich befristeten Zugriff erhalten. WISSENSMANAGEMENT Neben der reinen Aktenführung wird für Kanzleien das Wissensmanagement immer wichtiger. Hierzu zählen nicht nur die üblichen Dokumenten- und Vertragsvorlagen, sondern immer mehr auch die zu einem ähnlichen Sachverhalt selbst oder sogar von einem ehemaligen Gegner verfassten Schriftsätze. So kann das Wissen aus einem bereits bearbeiteten Fall wieder genutzt werden. Die reine Volltextsuche ist dabei lediglich ein kleiner Ausschnitt des Wissensmanagements. Es sollte neben einer Vorlagenverwaltung ebenso eine Klassifikationen zur Verwaltung des Wissens sowie darauf abgestimmte Suchvarianten beinhalten. Die Software von AnNoText bietet rudimentäre Möglichkeiten zum Aufbau eines eigenen Wissensmanagements. Eine integrierte Online- Recherche ist jedoch gegeben. DATEV, ELO und RA-Micro bieten außer einer Volltextsuche keine Funktionen für ein Wissensmanagement innerhalb des Produkts an. LEXolution bringt ein kostenfreies Modul zum Wissensmanagement mit. Es beinhaltet neben einer Erweiterung der Dokumententypen zum Wissensmanagement eine vorbereitete Klassifikation zur Verwaltung des Wissens sowie dazu passende Suchvarianten. STP bietet einen Standardworkshop zur Optimierung des Wissensmanagements in der Kanzlei an und führt regelmäßig einen Knowledge- Circle durch, bei dem sich Anwälte und IT-Manager führender Kanzleien zu diesem Thema austauschen. SERVICE UND SUPPORT Die Einführung einer elektronischen Akte erfordert neben der reinen Softwareinstallation auch eine erhebliche organisatorische Beratungs- und IT-Kompetenz bezüglich der Integration der unterschiedlichsten Kanzleiabläufe, Mail- und Faxsysteme und anderer Komponenten in die Gesamtstruktur der elektronischen Akte. Führt der Hersteller selbst alle Leistungen durch, sind direkte Rückflüsse aus den Projekten ins Produkt sowie die Reaktion bei Problemen optimal. Bei ELO und RA-Micro führen zertifizierte Partner die Software ein, AnNoText berät und installiert sein Produkt ausschließlich selbst, und bei DATEV und STP erfolgt die Einführung durch den Hersteller selbst oder durch zertifizierte Partner. Gerade durch die verschiedenen Rechtsanwaltsprodukte sowie die sehr unterschiedlichen Arbeitsabläufe in Rechtsanwaltskanzleien verschiedener Referate sind Schulungsmaßnahmen innerhalb der Kanzlei daher unverzichtbar. STP bietet darüber hinaus auch individuelle Webschulungen online an. Frank Becker 22