Digitale Transformation im Rechnungswesen

Transkript

1 1 Digitale Transformation im Rechnungswesen 13:50 Start / Begrüssung / Einleitung itelligence & SAP 14:00 SAP Invoice Management und Digitalisierung bei der FZAG Kundenvorstellung und Gesamtprojekt M. Hänggi, FZAG SAP Invoice Management: Projekt und Live Demo R. Andres, FZAG 15:00 Pause 15:30 Die Herausforderungen & Highlights der Lösung ICC/VIM R. Andres & R. Fischer Die Herausforderungen Erfahrungen & Benefits aus Sicht des Fachbereichs 16:00 SAP xecm Die perfekte Digitalisierungsplattform U. Ender & A. Wasserfallen xecm was ist das Besondere daran? Kundenbeispiel: Demo und was konnte erreicht werden 16:30 «The Circle at Zürich Airport Ort für Business und Lifestyle» M. Hänggi 16:45 Apéro bis ca. 19:00h

2 Flughafen Zürich 8. Juni 2016 SAP xecm by OpenText Die perfekte Digitalisierungsplattform im SAP-Umfeld

3 Wie entwickelt sich unser Umfeld? Enorme Zunahme der Informationen, Files und Dokumente. Das muss alles bewältigt werden. Kostendruck zwingt zu permanenter Effizienzsteigerung Schnelligkeit in den Prozessen ist von zentraler Bedeutung Stark vernetzte Zusammenarbeit über Orte, Abteilungen und Firmengrenzen hinweg Laufend steigende Anforderungen an die Compliance

4 Was haben wir heute sehr oft? Viele verschiedene Applikationen für die verschiedenen Aufgaben und alle ihr eigenes Datensilo Häufig abteilungsorientierte Ablagen, man versucht die eigenen Prozesse zu optimieren Prozesse stocken immer wieder an Grenzen von Abteilungen und Applikationen! Wir wollen zeigen, dass ein leistungsfähiges ECM massive Vorteile in der Bewältigung der Digitalisierungs- und Automatisierungs- Anforderungen bringt!

5 xecm Das ECM-Backbone was ist das Besondere daran? 1 xecm ist ein leistungsfähiges, performantes ECM für alle Dokumente & Files SAP ECC ECM Web MS Windows 2 über alle Abteilungen, Prozesse und OE hinweg 3 integriert in alle Applikationen CRM SAP Portal Mobile Devices MS SharePoint & MS Office 4 mit umfassenden Services: Suche, Metadaten, Archivierung, Document Lifecycle Management, Collaboration, Tempo Box, etc itelligence

6 xecm Der Business Workspace als zentrale Info-Drehscheibe Business Workspace Integriert mit anderen Lösungen Business Workspace Integriert mit Microsoft Produkten Opportunity Workspace Business Workspace Integriert mit SAP Objekten Customer Workspace Project Workspace DATA PEOPLE DATA PEOPLE CONTENT TASKS DATA PEOPLE Supplier Workspace PO Workspace CONTENT TASKS CONTENT TASKS D A T A P E O P L E D A T A P E O P L E Business Workspaces miteinander vernetzt Business Workspaces Die zentrale Objekte für - Ablagestrukturen - Kollaboration - Metadaten - Integration,... CONTENT T A S K S CONTENT T A S K S Business Workspace Integriert mit anderen Lösungen

7 SAP xecm by OpenText Beispiel EMCH Aufzüge AG itelligence

8 Gesamtstruktur des Ablagekonzeptes Projekte Equipments Material SAP-Objekte, die verbunden sind mit BusWorkSpaces Lieferant Kunde Serviceauftrag Automatisches Generieren der Business Workspaces mit Ablagestrukturen, Vorlagen etc., wenn im SAP ein neues Objekt angelegt wird Dokumente, die abgelegt werden, erhalten automatisch alle Informationen «vererbt» und sind «vernetzt sichtbar» Automatisches «Vererben» der Metadaten an die Business Workspaces z.b. Projektnummer, Ort, etc., wenn im SAP ein Objekt angelegt oder geändert wird itelligence

9 xecm Demo ausgewählter Highlights 1. «Finden statt Suchen» z.b. über das Web Interface 2. SAP Integration: Business Workspace für ein neues Projekt ist aus SAP automatisch eröffnet worden: mit Ordnerstruktur, Metadaten, Vorlagen, Dokumenten Management Werkzeuge: Projektleiter erstellt neues Dokument ab Vorlage 4. Drag & Drop im Outlook: Servicemonteur schickt Massaufnahmen an das Projektoffice -> Aus Outlook Massaufnahmen abgelegt 5. Kollaboration: Projektleiter ist im SAPGui und kann auf die Dokumente direkt zugreifen -> Dokument ist reserviert 6. Compliance: z.b. im Windows Explorer -> Versionen und Bearbeitungsprotokoll

10 xecm von abteilungsorientiert zu prozessorientiert Vorher: Jede Abteilung hatte ihre eigene Dokumentenverwaltung Manuelles Kopieren von Abteilung zu Abteilung Ablage in Bundesordnern Nachher / Nutzen: Zugriff von allen Applikationen auf die prozessorientierte, unternehmensweite Ablage Kein Daten-umher-kopieren mehr nötig itelligence

11 xecm «Finden» anstelle von «Suchen» Vorher: Mitarbeiter verbrachten Stunden mit dem Suchen nach Informationen aus den Abteilungen Unterschiedliche Dokumentversionen Nachher / Nutzen: Dokumente lassen sich basierend auf ihren Metadaten auffinden Volltextsuche aus allen Applikationen Effizienter Zugriff auf die richtigen Dokumente itelligence

12 xecm Compliance Vorher: Kein Gesamtüberblick über gültige Dokumentversionen Kein «digitaler Gesamtblick» über den Lift zum Auslieferungszustand Nachher / Nutzen: Änderungshistorie mit Freigabe und Protokollierung aller Tätigkeiten Unveränderbare Ablage auf dem OpenText Archivserver Alle relevanten Informationen an einem Ort ( s, eingescannte Verträge, SAP-Belege, Dokumente, Schadensfotos, elektronische Unterschriften auf Rapporten etc..) Massive Unterstützung der Compliance und Datenintegrität it e ll i g e n c e

13 xecm Automatisierung und User Experience Seit dem Start vor 2 Jahren: «SAP» hat > Business Workspaces automatisch angelegt: Projekte, Equipments, Lieferanten, Kunden, Material, Serviceaufträge «SAP» hat über Dokumente automatisch im xecm zugeordnet und abgelegt. Gesamthaft mehr als 1 Mio Dokumente im xecm abgelegt Sehr hohe Benutzerakzeptant durch sehr gute User Experience Benutzer kann in seinen bekannten Applikationen arbeiten Minimaler manueller Aufwand für die Ablage und für die Schulung Sehr hoher Automatisierungsgrad it e ll i g e n c e

14 itelligence xecm Release 16 User Experience im Fokus

15 xecm Release 16 Landing page diversity itelligence

16 xecm Release 16 Einfache Anpassung der Landing Page David IT Specialist Configure rules and layouts

17 xecm Fiori Apps mit Integration der xecm Business Workspaces

18 19 xecm SharePoint Integration Digitalisierung mit SAP Invoice Management Flughafen Zürich AG und itelligence AG

19 SAP + OpenText + itelligence SAP ICC/VIM und SAP xecm by OpenText sind hervorragende Lösungen für eine umfassende Digitalisierungs- und Automatisierungsstrategie itelligence unterstützt Sie professionell und effizient bei der Umsetzung itelligence

20 8. Juni 2016 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!