TIKOS. Exportprogramm BUSINESS SOLUTIONS. Copyright SoCom Informationssysteme GmbH 2016, Alle Rechte vorbehalten

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1 TIKOS BUSINESS SOLUTIONS Exportprogramm

2 Inhalt 1. Allgemeine Hinweise Anmelde-Dialog Überblick über den Startbildschirm Erstellen einer Exportdatei Erstellen einer neuen Exportdatei Bestehende Exportdatei öffnen Definieren der Selektionskriterien Definieren der Felder Alias Ausführen der Exportdatei socom.de Seite 2 von 10

3 1. Allgemeine Hinweise TIKOS ist in verschiedene Programmmodule aufgeteilt. Diese können im Wesentlichen aus der jeweiligen Dienstleistungsart abgeleitet werden. Jedes Modul ist einzeln oder in Kombination mit anderen Modulen funktional. Welche Module bei Ihnen eingesetzt werden können, hängt davon ab, welche Module Sie erworben haben. Dieser Leitfaden beinhaltet die Dokumentation zum Modul Exportprogramm. Mit dem Modul Exportprogramm ist es möglich, verschiedene selbstdefinierte Exportdateien zu erstellen und die Ergebnisse zur Auswertung und Weiterverarbeitung für die jeweilige Software zu exportieren. Die Selektionskriterien, anhand derer die Informationen aus der Datenbank exportiert werden, können ebenso wie die Ausgabefelder, nach denen die Exportdatei sortiert wird, und das Dateiformat entsprechend der benötigten Exportdatei bestimmt werden. 2. Anmelde-Dialog Bevor Sie eine Exportdatei im Programm erstellen können, müssen Sie sich als Benutzer anmelden. Nach dem Start von dem Exportprogramm wird folgender Dialog geöffnet: Hier müssen der Benutzername und das Passwort, welche in TIKOS definiert wurden, eingetragen werden. Die benötigte Datenbank muss ebenfalls eingestellt werden. Wählen Sie anschließend "Anmelden", um das Programm zu starten. socom.de Seite 3 von 10

4 3. Überblick über den Startbildschirm Sobald das Exportprogramm gestartet wurde und der Benutzer sich angemeldet hat, erscheint folgender Startbildschirm: Im oberen Fensterbereich finden Sie eine Reihe mit sieben Schaltflächen, die folgende Befehle ausführen: Schaltfläche Erklärung Erstellen einer neuen Exportdatei. Öffnen einer bereits in der Datenbank gespeicherten Exportdatei. Schließen einer geöffneten Exportdatei. Speichern einer geöffneten Exportdatei in der Datenbank. Löschen einer geöffneten Exportdatei aus der Datenbank nach Sicherheitsabfrage. Die Schaltfläche ist nur auf der Registerkarte Exportdatei und bei geöffneter Exportdatei aktiv. Bearbeiten der Liste der Feld-Aliase. Die Schaltfläche ist nur bei geöffneter Exportdatei aktiv. Ausführen der gewählten Exportdatei. In der Reihe darunter finden Sie die Registerkarten Exportdatei, Selektion und Feld. In der Registerkarte Exportdatei definieren Sie die Grundeinstellungen der benötigten Exportdatei. Dazu gehören Daten wie Name der Exportdatei, Typ, Dateiname und Trennzeichen. In der Registerkarte Selektion treffen Sie die Auswahl, nach welchen Selektionskriterien Sie die Datenmenge für Ihre Exportdatei filtern möchten. In der Registerkarte Feld bestimmen Sie, anhand welcher Ausgabefelder die selektierten Daten für die weitere Auswertung sortiert und dargestellt werden sollen. socom.de Seite 4 von 10

5 4. Erstellen einer Exportdatei Wenn Sie eine Exportdatei erstellen möchten, können Sie wählen, ob Sie dazu eine neue Datei erstellen oder eine bereits in der Datenbank gespeicherte Exportdatei bearbeiten und mit den aktuellen Daten bearbeiten möchten Erstellen einer neuen Exportdatei Um eine neue Exportdatei zu erstellen, betätigen Sie die entsprechende Schaltfläche. Folgender Dialog wird geöffnet: In das Feld "Name" tragen Sie den Namen der neuen Exportdatei ein. In dem Feld "Typ" wählen Sie aus einer Liste vorgegebener Exportdatei-Typen aus, welche Exportdatei erstellt werden soll. Mit Betätigen der Schaltfläche OK werden die Einstellungen für diese Exportdatei übernommen und in der Registerkarte Exportdatei angezeigt. Hier haben Sie die Möglichkeit, den Namen nochmals zu ändern. In dem Feld "Speichern unter" wählen Sie den Pfad und den Dateinamen, unter welchem Sie die Exportdatei speichern möchten. In dem Auswahlfeld "Feldtrennzeichen" definieren Sie das Zeichen zum Trennen der einzelnen Felder. Im Auswahlfeld "Satztrennzeichen" wählen Sie zwischen dem Zeichen [CR] und der Sequenz [CR]+[LF]. Diese Auswahl ist abhängig von dem Programm, in welches die exportierten Daten importiert werden. Um in der ersten Zeile der Exportdatei die Namen bzw. Aliase der Auswahlfelder anzuzeigen, müssen Sie in dem Feld "Mit Kopfzeile" ein Häkchen setzen. Mit "Übernehmen" bestätigen Sie Ihre Eingaben Bestehende Exportdatei öffnen Möchten Sie mit einer bereits erstellten Exportdatei weiter arbeiten, betätigen Sie die Schaltfläche "Vorhandene Exportdatei öffnen". Wählen Sie in dem Dialog "Exportdatei öffnen" die gewünschte Exportdatei aus und bestätigen Sie Ihre Eingaben mit OK. socom.de Seite 5 von 10

6 4.3. Definieren der Selektionskriterien Um die Kriterien, nach denen Sie die Daten filtern möchten, zu definieren, wählen Sie die Registerkarte Selektion: Auf der linken Seite finden Sie im Bereich "Auswahl" die möglichen Felder zum Selektieren der Daten. Auf der rechten Seite des Dialoges befindet sich das Feld für Ihre Selektionsauswahl, in welches Sie die benötigten Parameter durch Drag&Drop oder durch Klicken auf die Schaltfläche hinzufügen können. Mit der Schaltfläche oder durch Drag&Drop machen Sie Ihre Auswahl wieder rückgängig. Mit den Schaltflächen und können Sie Ihre Auswahlkriterien sortieren. Je nach Typ des selektierten Feldes stehen Ihnen verschiedene Konfigurationsoptionen zur Auswahl. Bei allen Kriterien ist das Feld "Alias" vorhanden, in welchem Sie den Namen des Feldes, das bei der Abfrage der Selektionsparameter angezeigt werden soll, für diese Exportdatei ändern können. Die Felder, die dem Typ "Datum" angehören, können zeitlich bestimmt werden. Dazu stehen Ihnen ein Kalender, sowie das Feld "Tagesdatum" zur Verfügung. Wenn Sie in dem Kontrollfeld "Tagesdatum" ein Häkchen setzen, wird immer, wenn Sie diese Exportdatei ausführen, das aktuelle Datum verwendet. Bei den Feldern des Typs "Text" erfolgt die Eingrenzung durch alphanumerische Werte, z.b. durch Abteilungsnummern. Die Felder der Typen "Ganzzahl" und "Kommazahl" definieren Sie durch numerische Werte. Die Daten des Feldes, die zum Typ "Logisch" gehören, werden durch Setzen des Hakens sortiert. Nach Setzen des Hakens werden alle Daten, die den logischen Wert gesetzt haben, in die Datenmenge einbezogen. Wird der Haken nicht gesetzt, werden diese Daten ausgeschlossen. Neben den bereits vorgegebenen Auswahlfeldern wie beispielsweise Bewohner oder Abteilung, sind abhängig von der gewählten Exportdatei zusätzlich die Parameter Selektion 1 bis Selektion 10 verfügbar. Diese können Sie definieren, indem Sie nach der Auswahl in das Feld "Alias" das Selektionskriterium eingeben, das Sie für Ihre Exportdatei benötigen. So können weitere Parameter wie z.b. Branche, Betriebsgröße oder Adressenart zum Selektieren der Daten verwendet werden. Die eingetragenen Werte werden beim Wechseln der Zeile jedes Mal automatisch übernommen. Mit dem Betätigen der Schaltfläche "Übernehmen" werden die Werte übernommen und gespeichert. Wählen Sie "Abbrechen", um sämtliche Einstellungen, die Sie seit dem letzten Speichern vorgenommen haben, rückgängig zu machen. Daher empfiehlt es sich, die Exportdatei zwischendurch zu speichern. Mit der Schaltfläche OK speichern Sie die Eingaben und schalten automatisch auf die Registerkarte Exportdatei um. socom.de Seite 6 von 10

7 4.4. Definieren der Felder In der Registerkarte Feld bestimmen Sie, wie die selektierten Daten exportiert und dargestellt werden sollen. Dazu definieren Sie die Felder, die Sie für Ihre Exportdatei benötigen: Hierzu stehen Ihnen im Auswahlfeld verschiedene Kriterien zur Verfügung, die sich auch hier durch Drag&Drop oder durch Betätigen der Schaltflächen und in die Liste "Feldauswahl" übernehmen lassen. Mithilfe der Schaltflächen und sortieren Sie die Reihenfolge der exportierten Daten in ihrer Darstellung. Jedes Feld kann mehrmals in die Liste der Feldausgabe verschoben werden. Damit sichtbar ist, welche bereits gewählt wurden, sind diese in der Auswahlliste grün hinterlegt. socom.de Seite 7 von 10

8 Jedes ausgewählte Feld kann zusätzlich in den Details konfiguriert werden. Diese Optionen sind auch hier wieder abhängig vom jeweiligen Typ des Feldes. Verändert werden können die Länge, die Ausrichtung, die Dezimalstellen, das Dezimaltrennzeichen, das Datumsformat usw. Außerdem können die Felder mit dem vorherigen Feld kombiniert werden. Haben Sie beispielsweise in den Feldern die Kriterien Vorname und Nachname der Bewohner gewählt und möchten, dass diese bei der Datenübertragung in einer Spalte zusammen stehen, müssen Sie in dem Auswahlfeld "Mit vorherigem kombinieren" ein Haken setzen. Es gelten dann die Einstellungen des Stammfeldes. Die kombinierten Felder werden farblich und kursiv hervorgehoben. Um eine Konstante hinzuzufügen, betätigen Sie die Schaltfläche geöffnet:. Dabei wird der Dialog "Konstante hinzufügen" Tragen Sie in das Feld "Name" die entsprechende Konstante und in das Feld "Wert" den dazugehörigen Wert ein. Beliebig viele Konstanten können erstellt, hinzugefügt und mit den ausgewählten Feldern der Feldliste kombiniert werden. In der Liste erscheinen diese zur besseren Unterscheidung in einer anderen Farbe. Da Felder wie GesamtBrutto oder GesamtNetto Geldwerte sind, empfiehlt es sich, für diese Daten eine Konstante, die den Namen Währung trägt, zu erstellen, in die Auswahlliste hinzuzufügen und dann mit dem entsprechenden Feld zu kombinieren. Mit Hilfe der Schaltfläche entfernen Sie alle von der angewählten Konstante eingefügten Elemente und die Konstante selbst. Möchten Sie diese jedoch nur aus der Feldliste entfernen, müssen Sie dies per Drag&Drop oder mit der Schaltfläche machen. Haben Sie Ihre Auswahl getätigt, bestätigen und speichern Sie die Exportdatei mit "Übernehmen". socom.de Seite 8 von 10

9 5. Alias Die Schaltfläche "Alias" dient der Bearbeitung der Feldnamen. So haben Sie die Möglichkeit, die Bezeichnung der Feldnamen dateiübergreifend zu übersteuern. Mit Betätigung der Schaltfläche öffnet sich folgender Dialog: Um beispielsweise einen Feldnamen in Englisch zu übersetzen, doppelklicken Sie in das "Alias-Feld" neben dem jeweiligen Feldnamen und geben Sie die neue Bezeichnung ein. Mit OK bestätigen Sie Ihre Eingaben. Die Änderungen in dieser Tabelle werden im Programm sofort sichtbar. socom.de Seite 9 von 10

10 6. Ausführen der Exportdatei Um die Daten nun zu exportieren, wählen Sie die Schaltfläche "Exportdatei ausführen". Folgender Dialog "Exportdatei exportieren" wird geöffnet: Hier werden die gewählten Selektionskriterien mit den definierten Standardparametern aufgezeigt. So haben Sie die Möglichkeit, die Eingrenzungskriterien noch zu ändern. Nach Betätigen der Schaltfläche OK wird der Exportvorgang ausgeführt. Zur Information öffnet sich die Meldung Info, welche Sie darüber in Kenntnis setzt, ob die Ausgabedatei, in welche die Daten exportiert wurden, erfolgreich oder nicht erfolgreich geschrieben wurde. Nun können Sie die exportierten Daten in Ihre Software importieren. socom.de Seite 10 von 10

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