FAQ: Lohn / Gehalt Stand: Dezember 2016

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1 Einleitung Zum 1. Dezember 2016 wurde von den Unfallversicherungsträgern (Berufsgenossenschaften) das neue UV- Meldeverfahren eingeführt, über das die jedem Unternehmen zugeordneten Stammdaten (Gefahrtarifstellen) auf elektronischem Weg abgerufen und auf dieser Basis der digitale Lohnnachweis erstellt werden kann. Jedes Unternehmen, das Arbeitnehmer beschäftigt, die bei der Unfallversicherung zu melden sind und hierfür Beiträge zu zahlen hat, muss ab dem Jahr 2016 an dem neuen digitalen Verfahren teilnehmen. Das Verfahren ist in zwei Schritte aufgeteilt: Zuerst muss pro Unternehmen eine Initialmeldung (Stammdatenabfrage) an die DGUV übermittelt werden. Hiermit wird die zu meldende Stelle registriert und identifiziert und erhält im Anschluss daran den für dieses Unternehmen festgelegten Beitragsmaßstab und die entsprechenden Gefahrtarifstellen (UV-Stammdaten) zurückgeliefert, die dann bei der Abrechnung der Mitarbeiter zu berücksichtigen sind. Im zweiten Schritt, muss nach Abschluss eines Jahres der digitale Lohnnachweis, auf Basis der zuvor abgerufenen UV-Stammdaten erstellt und an die Unfallversicherung übermittelt werden. WICHTIG: Das neue Verfahren wird in einer zweijährigen Übergangsphase eingeführt. Dies bedeutet, dass der bisher abzugebende Lohnnachweis auf Papier oder über einen Online-Zugang der zuständigen Berufsgenossenschaft für die Jahr 2016 und 2017 weiter besteht und somit sowohl der digitale Lohnnachweis, als auch der bisherige Lohnnachweis parallel abzugeben sind! Zugangsdaten zum Für das elektronische Meldeverfahren benötigen Sie die Betriebsnummer Ihrer Berufsgenossenschaft und die Ihrem Unternehmen zugeteilte Mitgliedsnummer. Diese Angaben haben Sie bereits in INTEGRA in den Stammdaten der Berufsgenossenschaft (Menüpunkt 8.1.C.) hinterlegt. Seite 1

2 Neu eingeführt wurde die sogenannte PIN, die bei jeder Stammdatenabfrage und jeder Lohnnachweis- Übermittlung vom Programm mit übermittelt werden muss. Bei der PIN handelt es sich um eine fünfstellige Nummer, die Ihnen von Ihrer Berufsgenossenschaft im November/Dezember des Jahres 2016 mitgeteilt wird, bzw. bereits mitgeteilt wurde. Die PIN hinterlegen Sie bitte im entsprechenden Eingabefeld, links unten innerhalb der BG-Stammdaten: Desweiteren muss die Betriebsnummer des lohnverantwortenden Betriebs und die Betriebsnummer der die Abrechnung durchführenden Stelle angegeben werden. Über diese beiden Nummern wird die meldende Stelle identifiziert. Die DGUV hat diese beiden Angaben wie folgt definiert: - Die Betriebsnummer des lohnverantwortenden Betriebs ist die Betriebsnummer des Unternehmens, das die Lohnabrechnung insgesamt verantwortet. In der Regel handelt es sich dabei um den Beschäftigungsbetrieb, bei dem die Geschäftsführung bzw. die Verantwortlichkeit für den Aufgabenbereich der Lohnabrechnung angesiedelt ist, beispielweise die Hauptniederlassung. Diese Betriebsnummer muss zwingend zum Unternehmen gehören. Ein externer Dienstleister (z.b. Steuerberater) kann nicht die lohnverantwortende Stelle sein. - Die Betriebsnummer der die Abrechnung durchführenden Stelle ist die Betriebsnummer der Betriebsstätte, bei der die Lohnunterlagen physisch vorhanden sind und eingesehen werden können. Diese Stelle kann identisch mit der Betriebsnummer des lohnverantwortenden Betriebs sein, wenn das Unternehmen selbst die Lohnabrechnung durchführt. Liegen die Lohnunterlagen bei einem Steuerberater oder bei einem externen Dienstleister, ist die Betriebsnummer des Steuerberaters oder des externen Dienstleisters anzugeben. In diesen Fällen weicht die Betriebsnummer des lohnverantwortenden Betriebs von der Betriebsnummer der die Abrechnung durchführenden Stelle ab. Mit diesen drei Angaben (PIN und die beiden Betriebsnummern) sind die für das anzugebenden Stammdaten bereits abgeschlossen. Nun kann im nächsten Schritt die UV-Stammdatenabfrage erstellt und übermittelt werden. Seite 2

3 UV-Stammdatenabfrage Die Stammdatenabfrage erfolgt über das Programm (Menüpunkt 8.E.U.). Wählen Sie darin den Menüpunkt Bearbeiten -> UV-Stammdatenabfrage erstellen. Daraufhin erscheint ein weiterer Programmdialog, in dem die aktuell verwendete Nummer der Berufsgenossenschaft ausgewählt bzw. eingetragen werden muss. Die restlichen Angaben (Mitgliedsnummer, Gültigkeitszeitraum der Mitgliedsnummer, die Betriebsnummern und die PIN) werden aus dem BG-Stamm gelesen und angezeigt. Der Abfrage-Datensatz wird über einen Mausklick auf dem Button Erstellen angelegt. Sollte die Berufsgenossenschaft im Laufe des Jahres die Mitgliedsnummer geändert haben, muss für jede Mitgliedsnummer eine separate Stammdatenabfrage erstellt werden. In diesem Fall rufen Sie erneut den Menüpunkt Bearbeiten -> UV-Stammdatenabfrage erstellen auf, wählen die Mitgliedsnummer aus der Liste aus und klicken wieder auf Erstellen. Im oberen Teil des Programms wird der zuvor erstellte Abfrage-Datensatz angezeigt. Er kann über einen Mausklick auf die Schaltfläche Übermitteln an die DGUV übermittelt werden. In der Spalte Vorgangs-ID wird von INTEGRA automatisch ein eindeutiges Kennzeichen generiert, welches über den gesamten Meldevorgang hinweg (UV-Stammdatenabfrage, Rückmeldung der Stammdaten von der DGUV und Erstellung des digitalen Lohnnachweises) pro Unternehmen, pro Berufsgenossenschaft, pro Mitgliedsnummer und pro meldender Stelle beibehalten wird. Über diese Vorgangs-ID können die zusammengehörenden Meldungen identifiziert werden. Seite 3

4 Die Übermittlung der UV-Meldungen erfolgt, wie auch bei den Meldungen an die Krankenkassen und an die Rentenversicherung, über den GKV-Kommunikationsserver und wird auch dementsprechend mit Hilfe des ITSG-Zertifikats authentifiziert und verschlüsselt. Deshalb muss bei jeder Übermittlung oder Abholung das Kennwort Ihres ITSG-Zertifikats eingegeben werden, welches auch bei den anderen Meldeverfahren genutzt wird. Die übermittelte UV-Stammdatenabfrage wird bei der DGUV verarbeitet und einige Zeit später kann das Verarbeitungsprotokoll zu der übermittelten Datei abgeholt werden. Dies erfolgt, wie in den anderen Verfahren gewohnt, über die Schaltfläche Abholen im rechten unteren Bereich des Programms. Meist wird direkt mit der Abholung des Verarbeitungsprotokolls auch die Datei mit den bei der DGUV für Ihr Unternehmen gespeicherten Stammdaten (Beitragsmaßstab und Gefahrtarifstellen) zurückgeliefert. Sollte im ersten Schritt nur das Verarbeitungsprotokoll zur Verfügung stehen, muss einige Zeit später die Datei mit den Stammdaten über einen erneuten Abhol-Vorgang abgeholt werden. Die Quittierung der vom GKV-Kommunikationsserver abgeholten Dateien sollte direkt im Anschluss an jeden Abhol-Vorgang erfolgen, da sonst weitere Übermittlungen blockiert werden. Dies erfolgt, ebenfalls wie in den anderen Meldeverfahren gewohnt, über die Schaltfläche Quittungen senden. Am Ende des erfolgreichen Stammdatenabruf-Vorgangs sollten im mittleren Bereich des Programms (unter Gemeldet ) zwei Datensätze angezeigt werden. Zuerst der übermittelte Abfrage-Datensatz (in dunkelgrüner Farbe) und darunter die von der DGUV zurückgemeldeten Stammdaten (in hellgrüner Farbe). Weitere Einzelheiten zu den jeweiligen Datensätzen können über die Schaltfläche Details eingesehen werden. Sofern Stammdaten zur Abholung bereit stehen und in INTEGRA übernommen werden können, werden diese im Programm direkt verarbeitet. Sollte die DGUV Gefahrtarifstellen zurückliefern, die Sie bislang nicht verwendet haben, so erhalten Sie folgende Anzeige: Diese neuen Gefahrtarifstellen müssen nun im Personalstamm den jeweiligen Arbeitnehmern zugeordnet werden. Im Regelfall sollten sich die Gefahrtarifstellen jedoch nicht ändern und mit denen übereinstimmen, die bereits bei den Abrechnungen verwendet wurden. Seite 4

5 Unter Umständen kann es passieren, dass die DGUV die Stammdatenabfrage mit einem Fehlerhinweis abweist. Ursache könnte eine falsche Mitgliedsnummer, eine falsche PIN oder sonstige fehlerhafte Angaben sein. In diesem Fall werden die Datensätze im Programm in rot dargestellt und in der Detail-Anzeige kann die Fehlernummer eingesehen werden: Im Fehlerfall müssen die Stammdaten überprüft und korrigiert werden. Danach muss über den Menüpunkt Bearbeiten -> UV- Stammdatenabfrage erstellen ein neuer Abfrage-Datensatz erstellt und anschließend übermittelt werden. Anzeige im Programm 8.1.C - Berufsgenossenschaft Die von der DGUV zurückgemeldeten Stammdaten werden in INTEGRA zusätzlich bei den Stammdaten der Berufsgenossenschaft (Menüpunkt 8.1.C.) angezeigt. Hier werden die pro Mitgliedsnummer erstellten und übermittelten Abfrage- Datensätze angezeigt. Bei mehreren Mitgliedsnummern kann die jeweilige Abfrage in der Liste ausgewählt werden: Auf der rechten Seite werden die zurückgemeldeten Stammdaten angezeigt: - Die Vorgangs-ID, die identisch sein muss mit der ID aus dem Abfrage-Datensatz - Die laufende Nummer der Abrechnungsstelle (weitere Informationen hierzu am Ende dieses Dokuments) - Der Beitragsmaßstab, auf dessen Basis später der Lohnnachweis erstellt wird - Die Mitgliedsnummer, inklusive Gültigkeitszeitraum - Und zum Schluss die von Ihrem Unternehmen zu nutzenden Gefahrtarifstellen Die von INTEGRA für die Abrechnung geltenden Gefahrtarifstellen werden in der Liste rechts oben verwaltet. Neue Gefahrtarifstellen werden automatisch (wie schon erwähnt) übernommen und stehen anschließend für die Zuordnung in den Personalstämmen zur Verfügung. Seite 5

6 Abrechnungslauf Da die Teilnahme am ab 2016 zwingend ist, wird vor dem Original-Abrechnungslauf geprüft, ob für die in der Abrechnung benutzte Berufsgenossenschaft eine Stammdatenabfrage initiiert wurde. Ist dies nicht der Fall, oder ist die Stammdatenabfrage noch nicht abgeschlossen weil das Verarbeitungsprotokoll fehlt oder weil noch keine Stammdaten von der DGUV zurückgeliefert wurden, so erscheint folgender Hinweis: Erstellen Sie dann bitte zuerst die Abfrage, Übermitteln Sie die Abfrage, holen Sie das Verarbeitungsprotokoll ab und/oder warten Sie die Rückmeldung der Stammdaten ab. Erst danach sollte der Abrechnungslauf gestartet werden. Da nur dann gewährleistet werden kann, dass die richtigen Gefahrtarifstellen abgerechnet werden. Bei jedem Abrechnungslauf wird pro Arbeitnehmer die korrekte Verwendung der Gefahrtarifstellen geprüft. Nur die von der DGUV für das abzurechnende Jahr zurückgemeldeten Gefahrtarifstellen dürfen verwendet werden. Bei der Verwendung von falschen oder nicht mehr gültigen Gefahrtarifstellen wird dies im Abrechnungsprotokoll beispielsweise wie folgt angezeigt: Falsche Gefahrtarifstellen müssen im Personalstamm durch eine gültige Nummer ersetzt werden. Bereits abgerechnete Monate müssen ab dem Jahr 2017 zwingend korrigiert werden. Für das Jahr 2016 können bereits verwendete, falsche Gefahrtarifstellen beibehalten werden. Es könnte u. U. das ganze Jahr 2016 zu korrigieren sein, was die Unfallversicherungsträger den Unternehmen nicht zumuten wollten. Dennoch sollten bei der Abrechnung im Dezember 2016 die Meldungen im Abrechnungsprotokoll kontrolliert und falsche Zuordnungen korrigiert werden. In den meisten Fällen bleiben die Gefahrtarifstellen auch im Folgejahr bestehen und somit ist gewährleistet, dass zu Beginn des Jahres 2017 gleich mit den korrekten Gefahrtarifstellen abgerechnet wird. Seite 6

7 Im Meldeverfahren zu beachten - Stammdatenabfragen und Stammdatenrücklieferungen, sowie auch später der digitale Lohnnachweis, sind immer auf ein bestimmtes Jahr bezogen. Deshalb muss für jedes Jahr separat eine Stammdatenabfrage erstellt und übermittelt werden. Im Jahr 2016, also dem Jahr der Einführung des Meldeverfahrens, erfolgt die Stammdatenabfrage einmalig im Dezember und die Rückmeldung der Gefahrtarifstellen erfolgt quasi rückwirkend für das gesamte Jahr In den Folgejahren wird die Stammdatenabfrage jedoch bereits vor der ersten Abrechnung im Januar erfolgen, um zu gewährleisten, dass bereits mit der Januarabrechnung evtl. Änderungen bei den Gefahrtarifstellen berücksichtigt werden. Bitte denken Sie nach dem Jahresabschluss für das Jahr 2016 daran, dass Sie rechtzeitig vor der Januarabrechnung 2017 den Stammdatenabruf initiieren. - Das bezieht sich immer auf einen einzelnen INTEGRA-Mandant. Rechnen Sie mehrere Mandanten ab, so muss die Abfrage und die Abholung pro Mandant durchgeführt werden. - Besondere Konstellationen ergeben sich bei Unternehmen, die die Abrechnung in verschiedene Bereiche aufgeteilt haben. Zum Beispiel könnte es sein, dass die gewerbsmäßigen Arbeitnehmer und die angestellten Arbeitnehmer jeweils in einem getrennten Mandanten, einer getrennten Installation oder sogar getrennt voneinander z. Bsp. teilweise über einen externen Dienstleister (Steuerberater) abgerechnet werden. In diesem Fall müssen getrennte Stammdatenabfragen und auch getrennte Lohnnachweise erstellt werden, die später von der Unfallversicherung zusammengeführt werden. Gerade hierfür ist die Angabe der korrekten Betriebsnummern (des lohnverantwortenden Betriebs und der die Abrechnung durchführenden Stelle) in den BG-Stammdaten wichtig. Bei zwei Mandanten, die zum selben Unternehmen gehören, sind die Angaben im BG- Stamm in beiden Mandanten identisch. Die DGUV vergibt dann jeweils eine eindeutige laufende Nummer der Abrechnungsstelle, die in den Stammdaten zurückgeliefert wird und bei Folgeabfragen zu verwenden ist. INTEGRA übernimmt die von der DGUV übermittelte laufende Nummer automatisch. Sie müssen sich darum nicht kümmern. - Die DGUV übermittelt unter Umständen nicht nur direkt nach einer Stammdatenabfrage (zum Beginn eines Jahres) die aktuellen UV-Stammdaten sondern auch innerhalb des Jahres, falls sich Änderungen ergeben. Dies soll durch eine mitgeteilt werden, um zu wissen wann ein erneuter Abhol-Vorgang gestartet werden sollte. Unabhängig davon ist es sicher sinnvoll vor dem jeweiligen Abrechnungsmonat einen Abhol-Vorgang durchzuführen. So ist sichergestellt, dass immer die aktuellen Gefahrtarifstellen abgerechnet werden und keine unnötigen, rückwirkenden Korrekturen abzurechnen sind. Der digitale Lohnnachweis Nach Abschluss eines Jahres muss bis zum 16. Februar des Folgejahres der digitale Lohnnachweis an die DGUV übermittelt werden. Die hierfür nötigen Programmfunktionen werden wir Ihnen im Januar, zusammen mit dem Jahresupdate für das Jahr 2017, zur Verfügung stellen. Weitere Informationen zum Die DGUV hat auf Ihrem Internetauftritt einige Informationen zum neuen Meldeverfahren veröffentlicht. Die entsprechende Internetseite können Sie direkt über INTEGRA aufrufen (Im Programm 8.E.U. -> Menüpunkt Extras -> Informationen zum ). Dort befindet sich auch ein Erklärfilm zum, den Sie sich unbedingt ansehen sollten. Seite 7