Dagmar Sieberichs Hans-Joachim KrOger. Vieweg Software-Trainer Microsoft Access fur Windows

Transkript

1 Dagmar Sieberichs Hans-Joachim KrOger Microsoft Access fur Windows

2 Aus dem Bereich Computerliteratur WordPerfect fur Windows von Dagmar Sieberichs und Hans-Joachim KrOger Word fur Windows 2.0 von Michael Schwessinger, Thomas SchOrmann und Karin SOBer Lotus fur Windows von Bernd Kretschmer Microsoft Access fur Windows von Dagmar Sieberichs und Hans Joachim KrOger Harvard Graphics fur Windows von Wolfgang MOiler Harvard Graphics 3.0 von Ernst Tiemeyer Windows 3.1 von JOrgen Burberg Excel 4.0 von Bernd Kretschmer und Uwe Grigoleit Vieweg

3 Dagmar Sieberichs Hans-Joachim KrOger View-eg Sofl'w-are-Trainer AccOess fur Windows II vleweg

4 Das in diesem Buch enthaltene Programm-Material ist mit keiner Verpflichtung oder Garantie irgendeiner Art verbunden. Der Autor und der Verlag iibernehmen infolgedessen keine Verantwortung und werden keine daraus folgende oder sonstige Haftung iibernehmen, die auf irgendeine Art aus der Benutzung dieses Programm-Materials oder Teilen davon entsteht. Aile Rechte vorbehalten Friedr. Vieweg & Sohn Verlagsgesellschaft mbh, BraunschweiglWiesbaden, 1993 Softcover reprint of the hardcover 1st edition 1993 Der Verlag Vieweg ist ein Unternehmen der Verlagsgruppe Bertelsmann International. Das Werk einschliel3lich aller seiner Teile ist urheberrechtlich geschiitzt. Jede Verwertung auberhalb der engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung des Verlags unzuliissig und strafbar. Das gilt insbesondere fur VervielHiitigungen, Ubersetzungen, Mikroverfilmungen und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen. Gedruckt auf siiurefreiem Papier ISBN ISBN (ebook) DOI /

5 Vorwort v Vorwort Relationale Datenbanken auf dem PC? Na klar! Aber unter Windows? Auch das! Nach langen Jahren der Enthaltsamkeit halt nun ein relationales Datenbankmanagementsystem des Herstellers der grafischen Benutzeroberflache Windows Einzug in die Welt der Piktogramme und Mausklicks. Natiirlich gibt es auch andere. Doch die Funktionsvielfalt von Access trostet schnell hinweg iiber Ungereimtheiten, die sich in jeder Windows-Applikation finden. Allerdings ist es oft gerade diese Funktionsvielfalt, die dem Anwender Kopfzerbrechen bereitet. Dabei ware das gar nicht notig. GewuBt wie, ist der Einstieg in Access ein Kinderspiel. Und genau diesen vermitteln die Autoren in Ihrer Publikation auf klare und einfache Weise. Da werden theoretische Grundlagen fiir die Arbeit mit relationalen Datenbanken ebenso thematisiert wie die Einfiihrung in die Datenbankabfragesprache SQL. Der unerfahrene Windows-Benutzer erfahrt, wie sich mit Fenstern und Symbolen mausgesteuert arbeiten llibt, wahrend der 'Windows-Profi' Erkenntnisse iiber neuartige Hilfestellungen in Access gewinnt. Zielgruppenorientiert halten die Hauptteile dieser Lektiire alles Wissenswerte fiir den Einsteiger, den Profi und auch den Programmierer bereit. In einer Zeit, in der Programme irnmer 'kiirzer leben', kommt es darauf an, die wesentlichen Inhalte treffend zu vermitteln. Und genau das, lieber Leser, ist die Spezialitlit der beiden Autoren, die als Datenbanktrainer flir bekannte Softwarehliuser tlitig sind. Wir bedanken uns an dieser Stelle recht herzlich bei allen, die durch ihr Mitwirken die Entstehung dieses Buchs erst moglich gemacht haben. Unser besonderer Dank gilt jedoch Herrn Hermann-Josef Muth, der mit unermiidlichem Einsatz Seite fiir Seite sprachlich kritisch iiberarbeitete, sowie dem Lektorat des Vieweg -Verlags und der Microsoft GmbH, UnterschleiBheim flir viele niitzliche Tips und Tricks. Dagmar Sieberichs Hans-Joachim Kriiger Im Februar 1993

6 Microsoft Access vii Inhaltsverzeichnis Teil I Die Grundlagen 1. Einleitung... 3 Uber dieses Buch... 3 Die Zielgruppe... 5 Die Beispieldiskette Installation und Programmaufruf... 9 Uberblick... 9 Voraussetzungen... 9 Die Installation eines Einzelarbeitsplatzes Die Installation im Netzwerk Der Programmaufruf ACCESS beenden Zusammenfassung des Kapitels ACCESS, eine relationale Datenbank Uberblick Datenbanken und ihre Verwaltung Das relationale Modell SQL, was ist das? Das relationale Datenbankmanagementsystem Objekte, Eigenschaften und Ereignisse Zusammenfassung des Kapitels Ein Blick durch das Fenster Uberblick Die Bedienung der Maus Die Elemente eines Fensters Die Titelzeile Die Meniileiste Die Pull-Down-Meniis Die Symbolleiste Die Dialogboxen " Die Statuszeile..., Die Bildlaufleiste... 75

7 viii Inhaltsverzeichnis Zusammenfassung des Kapitels Rat und Hilfe in ACCESS Uberblick Das?-Menii Hilfe verwenden Hilfethemen suchen Der Ratgeber Problembezogene Hilfe Zusammenfassung des Kapitels Teil n ACCESS im Uberblick 6. ACCESS stellt sich vor Uberblick Die Datenbank und ihre Objekte Tabellen, Abfragen und Dynasets Formulare und Berichte Makros und Module Zusammenfassung des Kapitels Richtig strukturiert ist hatb gewonnen Uberblick Richtlinien zur Datenbankerstellung Relationales Datenbankdesign Kleine SQL-Kunde Das Client/Server-Modell Zusammenfassung des Kapitels Die 'ACCESS-User Group' entsteht Uberblick Datenbank offnen Die Objekte der Datenbank kennenlemen Datenbank schlieben Eine eigene Datenbank anlegen und speichem Tabellen entwerfen und speichem Der Primiirschliissel der Tabelle Beziehungen zwischen Tabellen autbauen Daten erfassen Tabelle drucken Zusammenfassung des Kapitels

8 Microsoft Access ix 9. Antworten auf (Ab)Fragen Uberblick Eine Abfrage anlegen und speichern Auswahlen und Anordnen der Felder Datensatze bestimmen Abfrageergebnis drucken Zusammenfassung des Kapite1s Datenerfassung leichtgemacht Uberblick Ein Formular anlegen und speichern Datensatze anzeigen und hinzuftigen Die Datenblattansicht des Formulars Das Formular drucken und schlieben Zusammenfassung des Kapite1s Schwarz aufwei6: Der Bericht Uberblick Einen Bericht erstellen Den Bericht ansehen, speichem und drucken Der Bericht in der Entwurfsansicht AdreBetiketten einrichten und drucken Zusammenfassung des Kapitels Makros automatisieren die Arbeit Uberblick Ein Makro erstellen und ausftihren Makro iiberarbeiten und speichern Zusammenfassung des Kapitels Teil III ACCESS - en Detail 13. Tabellen bearbeiten Uberblick Die Tabellen der Beispieldatenbank Die Feldeigenschaften Der Index Tabellenstruktur andem

9 x Inhaltsverzeichnis Daten suchen und ersetzen Tabellen importieren oder einbinden Daten exportieren Individuelle Einstellungen Zusammenfassung des Kapitels Professionelle Abfragen Uberblick Mit Abfragekriterien arbeiten Berechnungen anstellen Ausgabe festlegen Tabellen mehrfach hinzufiigen Eine Kreuztabellenabfrage Mit Aktionsabfragen arbeiten Mit Parameterabfragen arbeiten Zusammenfassung des Kapitels Benutzerfreundlich gestalten Uberblick Neues Formular erstellen Das Formularentwurfsfenster Arbeiten mit Steuerelementen Die Eigenschaften des Formulars Steuerelemente und ihre Eigenschaften Feldreibenfolge und Kopf-lFuBbereiche Unterformulare verwenden Zusammenfassung des Kapitels Daten priisentieren Uberblick Allgemeine Uberlegungen zur Gestaltung Einen eigenen Bericht erstellen Gruppenebenen gestalten Bilder und OLE-Objekte im Bericht einbinden Zusammenfassung des Kapitels Makros professionell einsetzen Uberblick Allgemeine Uberlegungen zum Makroeinsatz Ausdriicke und Bedingungen verwenden Makroaktionen und ihre Argumente

10 Microsoft Ac~ess xi Auf welche Ereignisse reagieren Makros? Makro testen Eigene Menus anlegen Eine Makrogruppe einrichten Der Autoexec-Makro Zusammenfassung des Kapitels Die Verwaltung der Datenbank Uberblick Welche Verwaltungsaufgaben gibt es? Die Datensicherung Die Sicherheitsmechanismen Die Datenbank komprimieren Eine beschiidigte Datenbank wiederherstellen Zusammenfassung des Kapitels Teil IV Programmieren mit ACCESS 19. Willkommen zu ACCESS-Basic Uberblick Module und ihre Prozeduren Das Modulfenster Eine Prozedur schreiben, kompilieren, verwenden Programmcode testen Zusammenfassung des Kapitels Grundlagen zu ACCESS-Basic Uberblick Variablen und Konstanten Datenfelder Besondere Access-Objektvariablen Objekteigenschaften und Objektmethoden Makros ausfuhren Private Prozeduren Kontrollstrukturen Zusammenfassung des Kapitels Allgemeine Techniken Uberblick Die Fehlerbehandlung

11 xii Inhaltsverzeichnis Formular-, Berichts- und Steuerelementvariablen verwenden Formulare aktualisieren Zusammenfassung des Kapitels Die Datemnanipulation Uberblick Mit Datenbanken arbeiten Die Datensatzgruppenvariablen Datensatze neu anlegen, andem, 16schen Filter und Indizes verwenden Datensatze suchen Transaktionen Daten sperren Abfragen verwenden oder erstellen Zusammenfassung des Kapitels Anhang Losungen Die Datei MSACCESS.INI Sachwortverzeichnis