HR Prozesse optimal unterstützt

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1 HR Prozesse optimal unterstützt

2 Die smahrt consulting AG Beraterteam > 30 Mitarbeiter Spinn Off aus dem HCM-Beratungsteam der SAP Stäfa Ø 15 Jahre SAP Erfahrung Mitarbeiter SAP HCM Fundus von total > 400 Jahren ca. 350 SAP HCM Projekte realisiert

3 Generation Z Was will sie? Alles möglichst einfach 7 x 24 global App like Lösungen Schnelle Umsetzung, schnelle Anpassung Sich nicht um technischen Kram kümmern müssen Prozesse sind aber Komplex Uncool Langweilig Kompliziert

4 Die Herausforderung Im Rahmen von HR-Prozessen müssen sehr viele Aufgaben erledigt werden z.b. beim Eintritt Den Stellenaushang abnehmen Die Job-Ausschreibung löschen Arbeitsvertrag erstellen Reglemente zustellen Behördenanmeldungen Account eröffnen EDV-Geräte erfassen Für die verschiedenen Aufgaben sind unterschiedliche Stellen zuständig In der Regel werden dafür Check-Listen geführt (EXCEL) Das hat Nachteile

5 Beispiel eines Eintrittsprozess Der gesamte Prozess Was davon im SAP abläuft Die Prozesssteuerung

6 BPM & SAP Workflow die Lösung BPM bildet Ihre HR-Prozesse elektronisch ab und lässt sie in SAP workflow-gestützt ablaufen Die Lösung ist vollständig in SAP integriert und kann auf alle HR Daten und Transaktionen zugreifen Basiert auf der BPMN 2.0 Notation (Business Process Model and Notation) Das ist eine ISO-Norm zur Abbildung von Geschäftsprozessen Mit BPM & SAP Workflow können Geschäftsprozesse abgebildet und flexibel optimiert werden

7 Wie können Prozesse ausgelöst werden Durch das Ändern von Infotypen durch die HR-Abteilung Durch das Ändern von Daten mittels ESS und MSS Durch die Ausführung von Massnahmen Durch ein eingehendes Dokument, das archiviert wird Durch das explizite Starten der Prozesse von Benutzern z.b. aus PA20/30 oder aus dem Prozessportal Durch das Senden einer an eine bestimmte Adresse Der Betreff beginnt mit der Personal-Nr. und ein Stichwort gibt an, welcher Prozess zu starten ist

8 BPM: Export der SAP Funktionen nach Visio BPM Elemente aus SAP exportieren BPM Elemente in Visio importieren

9 BPM: Prozess modellieren mit Visio

10 BPM: Design Konzept Der Prozess wird aus Visio in der BPMN-Notation an SAP übertragen und ist dann dort lauffähig Gemeinsames Modell für Definition, Dokumentation, Ausführung Konsequente Nutzung von Textbausteinen (keine Übersetzungsprobleme) Definition Dokumentation Ausführung

11 Demo am System Adressänderung einer quellensteuerpflichtigen Person mit Kantonswechsel Prozessdefinition Prozesslog

12 Workitem abarbeiten SAP Business Workplace (Posteingang für Workflows)

13 HR Integration Back-End Die wesentlichen Funktionen können direkt aus der HR- Administration erreicht werden

14 HR Integration Back-End Prozessübersicht

15 HR Integration Back-End Prozesse starten

16 Word-Integration Dokumente erstellen Liste der Verfügbaren Vorlagen

17 Word-Integration Dokumentvorlage wir mit HR-Daten bestückt

18 HR-Integration Vorgesetzte starten und überwachen Prozesse aus dem Portal mit MSS

19 Checklisten Es können beliebige Checklisten definiert werden Eine Checkliste wird einer zuständigen Stelle zugewiesen Der zuständigen Stelle wird die Checkliste zur Verarbeitung vorgelegt (SAP-GUI und/oder Portal) Die erledigten Punkte werden abgehakt und ggf. kommentiert

20 Checklisten Es steht eine Gesamtsicht des Prozesses zur Verfügung Bei einem Austritt können z.b. Leihgaben automatisch in die Checklisten integriert werden

21 Checklisten Es können auch während der Laufzeit neue Punkte aufgenommen werden Punkte entfernt werden Punkte bez. Zuständigkeit anders zugeordnet werden

22 Vorteile von BPM & SAP Workflow SAP Workflow-Engine Kenntnisse Leichte Übersetzbarkeit Risiko minimieren Kontinuierliche Prozessverbesserung Keine Medienbrüche Investitionsschutz durch BPM-Framework

23 We are ready for Generation Z! User-Interface mit SAPUI5 (HTML5) Macht die Lösung mobiler Bietet grafisch mehr Spielräume und ist optisch ansprechender Aufgeräumter, übersichtlicher und benutzerfreundlicher

24 Der kompetente Partner für Ihr Projekt smahrt consulting AG Dorfstrasse 51 CH-8105 Regensdorf T F

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