Success Story. Einführung des SAP Berechtigungs konzeptes in ausgewählten Bereichen beim Photovoltaikunternehmen

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1 Success Story Einführung des SAP Berechtigungs konzeptes in ausgewählten Bereichen beim Photovoltaikunternehmen Q-Cells SE

2 Q-Cells SE Q-Cells SE zählt zu den führenden Photovoltaikunternehmen weltweit. Das umfangreiche Produktportfolio reicht von Solarzellen und Modulen über private und gewerbliche Anwendungen bis hin zu kompletten Photovoltaik-Systemen. Q-Cells entwickelt und produziert seine Produkte am Konzernsitz in Bitterfeld-Wolfen, Deutschland und vermarktet sie über ein weltweites Vertriebsnetz. Eine zweite Produktionsstätte befindet sich in Malaysia. Über 200 Wissenschaftler und Ingenieure arbeiten bei Q-Cells daran, die Technologie zügig weiterzuentwickeln, um das Ziel des Unternehmens zu erreichen: die Kosten der Photovoltaik schnell und dauerhaft zu senken und die Technologie wettbewerbsfähig zu machen. Die enge Verzahnung von Forschung, Entwicklung und Produktion ermöglicht Q-Cells, Innovationen schnellstmöglich in die Massenfertigung zu überführen und damit eine technologische Spitzenstellung in der Photovoltaikbranche einzunehmen. Das Projekt Benötigt wird eine nachhaltige Lösung, angepasst auf die individuellen Bedürfnisse der Q-Cells SE. Dazu gehört auch die Implementierung eines Compliance-Tools um das Rollenkonzept auf hohem Niveau halten zu können. Projektziele Die Implementierung eines SAP-Berechtigungskonzeptes und die Einbindung in das interne Kontrollsystems (IKS). Das Projekt wurde für ein SAP ERP-System mit mehreren Logistikmodulen sowie für ein SAP HCM System beauftragt. Die besondere Herausforderung war die Integration in ein bestehendes Berechtigungskonzept für das Rechnungswesen. 2

3 Der Projektverlauf Implementierung eines SAP Berechtigungskonzeptes Das Projekt startete im Herbst 2010 und gliederte sich in 4 Projektphasen. Analyse des aktuellen IST-Zustandes in Form von Arbeitsplatzanalysen An Hand des SAP-Menübaumes wurden für jeden Fachbereich die benötigten Transaktionen identifiziert und zu Arbeitsgebieten gruppiert. Berechtigungsmatrix als Vorgabe aus dem Fachbereich Technische Umsetzung als SAP Einzel- und Sammelrollen mit Ableitungen über die Struktur der Aufbauorganisation den Unternehmens Mit dem SAP-Profilgenerator wurden für die definierten Arbeitsgebiete Masterrollen generiert. Diesen Masterrollen enthalten keine Ausprägungen für die Organisationseinheiten (z.b. das Werk). Für jede organisatorische Einheit zur Abgrenzung innerhalb des Unternehmens wurden über Ableitungen Einzelrollen mit den entsprechenden Ausprägungen angelegt. Diese Einzelrollen ergeben pro Arbeitsplatz eine Sammelrolle, welche dem SAP-Benutzer zugewiesen wird. 3

4 Abbildung enthält Benutzerdaten aus einem IBS Demo-System Integrationstest der Sammelrollen Die Grundlage für einen erfolgreichen Projektverlauf in allen Phasen wurde durch die enge und produktive Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeiter der IBS Schreiber GmbH, den Mitarbeitern der IT-SAP Basis und den Key-Usern der einzelnen Fachabteilungen von Q-Cells SE gelegt. Zum Jahreswechsel 2010/2011 konnte ein vorzeitiger erfolgreicher Abschluss der ersten beiden Projektphasen für einige Logistikbereiche verzeichnet werden, so dass der Integrationstest im Qualitätssicherungssystem mit Echtdaten gestartet werden konnte. Im Verlauf der Tests wurden die Rollen technisch verfeinert und den speziellen Arbeitsaufgaben der Mitarbeiter angepasst. Alle Transaktionen aus allen Einzelrollen der jeweiligen Sammelrolle, werden im System ausgeführt und pro Transaktion dokumentiert. 4

5 Produktivsetzung Als Besonderheit wurde das neue Konzept nicht mit einem Big Bang zu einem festgelegten Stichtag für alle Mitarbeiter gleichzeitig aktiviert, sondern die Umsetzung erfolgte schrittweise. Die ersten Benutzer, die mit den neuen Sammelrollen in den Produktivsystemen ihre Tagesaufgaben erledigten, waren die Key-User. So konnten notwendige Korrekturen zeitnah und mit kompetenter fachlicher Unterstützung durchgeführt werden. Anschließend erfolgte eine Erweiterung auf die anderen Mitarbeiter der einzelnen Fachabteilungen. Diese Vorgehensweise trug maßgeblich zu dem erfolgreichen Projektabschluss bei. Die Nachhaltigkeit Einbindung in das IKS Um Nachhaltigkeit sicherzustellen ist von vornherein entschieden worden, ein Compliance-Tool anzuschaffen um die langfristige Einhaltung des SAP-Berechtigungskonzeptes zu überwachen. Nach einem Produktauswahlverfahren wurde CheckAud for SAP Systems gewählt. Das Team der IBS Schreiber GmbH hat die Compliance-Anforderungen im Projektverlauf im Produkt implementiert. Alle Anforderungen an Funktionstrennungen sind eingebunden und können so überwacht werden. Continous Monitoring effizient gestaltet. 5

6 Weiterhin sind kritische Einzelfunktionen (Zahllauf, Rechnungsprüfung etc.) in das Tool aufgenommen worden. Die Dataowner erhalten regelmäßig einen Überblick über vergebene Berechtigungen in ihrem Bereich. Das schafft Transparenz. Ohne das Know How und die methodisch saubere Arbeit der Kollegen von IBS Schreiber wäre eine erfolgreiche Umsetzung in diesem kurzen Zeitraum nicht möglich gewesen Herr Kiss, Leiter SAP-Abteilung, Q-Cells Fazit Die Q-Cells SE hat ein komplexes Thema SAP Berechtigungskonzept effizient und umfassend bearbeitet. Compliance-Anforderungen an das ERP-System können nun mühelos erfüllt werden, eine ausreichende Transparenz ist geschaffen. Gerade für das SAP-Team bedeutet dies in Zukunft eine erhebliche Arbeitserleichterung und nicht zuletzt ein gutes Gefühl bei der Arbeit an dem gehärteten System. Leiter der Q-Cells SE SAP Abteilung Herr Kiss: Das Projekt war für uns als konzerninterne SAP-Abteilung sowohl aus fachlicher als auch aus Ressourcensicht eine große Herausforderung. Ohne das Know How und die methodisch saubere Arbeit der Kollegen von IBS Schreiber wäre eine erfolgreiche Umsetzung in diesem kurzen Zeitraum nicht möglich gewesen. Ich bedanke mich für die gute Zusammenarbeit. 6

7 IBS Schreiber GmbH International Business Services for auditing and consulting Zirkusweg Hamburg Telefon: +49 (0) 40 / Telefax: +49 (0) 40 /

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