Schnellere und fundiertere Entscheidungen: Eine schweizerische Großbank verschafft sich einen Gesamtüberblick über ihren Geschäftsbetrieb

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1 Schnellere und fundiertere Entscheidungen: Eine schweizerische Großbank verschafft sich einen Gesamtüberblick über ihren Geschäftsbetrieb Diese schweizerische Großbank suchte nach einem neuen Prozessmanagementsystem, um die betrieblichen Abläufe von hunderten Niederlassungen zu optimieren. Mit TopEase von Business-DNA hat sie weit mehr als ein Prozessmanagementtool gefunden sie verfügt jetzt über ein vollständiges Abbild ihres gesamten Geschäftsbetriebs aus einer Hand. So können in allen Unternehmensbereichen schneller fundiertere Entscheidungen gefällt werden. Copyright 2014 Business-DNA Solutions GmbH All Rights Reserved 1

2 Die Herausforderung Identifizierung eines Prozessmanagementtools für die Optimierung betrieblicher Abläufe Im Jahr 2006 suchte diese Bank nach einer Software, mit der sie die Geschäftsprozesse in mehreren hundert über die gesamte Schweiz verteilten Niederlassungen optimieren könnte. Das etablierte Prozessmanagementtool hatte sich als unzureichend erwiesen und musste ersetzt werden. Die Evaluierung wurde durch den Leiter der Abteilung Corporate Development gesteuert. Er hoffte, eine Lösung zu finden, mit der in allen Niederlassungen Standardprozesse eingeführt werden könnten, um durch ein Benchmarking der Niederlassungen untereinander Die Lösung TopEase: Eine Software mit gewaltigem Potenzial für das Geschäft Business-DNA gehörte zu den fünf Anbietern, die von der Bank evaluiert wurden, und präsentierte seine TopEase Geschäftssteuerungssoftware. Schon während der Präsentation von Business-DNA wurde dem Leiter Corporate Development unmittelbar klar, dass es sich hier um viel mehr als ein einfaches Prozessmanagementtool handelte. Für die Software gab es mehrere und sehr erfolgversprechende Einsatzmöglichkeiten in der Bankengruppe. Obwohl TopEase von allen Angeboten am meisten kosten sollte, wurde der Vertrag mit Business-DNA abgeschlossen, was den Grundstein für eine langfristige und positive Beziehung legte. Copyright 2014 Business-DNA Solutions GmbH All Rights Reserved 2

3 Erfolgsbedingungen Lösen der Probleme im Prozessmanagement und Erstellen eines Überblicks über den gesamten Geschäftsbetrieb Obwohl der Kunde zunächst nur ein Prozessmanagementtool ersetzen wollte, reichten seine Probleme weit über die Anforderung, die Prozesse an Hunderten von Standorten zu optimieren und zu steuern, hinaus. Wie den meisten großen, komplexen Unternehmen fiel es der Bankengruppe schwer, einen klaren Überblick über ihre operativen Abläufe zu gewinnen. Informationen lagen in Silos voneinander isoliert vor, so dass die gegenseitigen Abhängigkeiten der Geschäftsbereiche untereinander und mit der Umwelt kaum zu modellieren oder zu erkennen waren. Zum Beispiel konnte kaum beurteilt werden, was der Ausfall einer bestimmten IT-Anwendung oder die Verabschiedung einer diskutierten aufsichtsrechtlichen Vorschrift für den Verkauf eines bestimmten Produkts bedeuten würde. Eine derartige Einschätzung wird erst anhand eines Geschäftsüberblicks möglich, bei dem alle Vorschriften, Produkte, Prozesse, Kompetenzen und IT-Systeme in Form einer einheitlichen Architektur abgebildet und analysiert werden können. Und genau dieses Potenzial erkannte der Leiter Corporate Development in TopEase was ihn in der Auffassung bestärkte, dass die Software eine wertvolle Investition in die Zukunft der Bankengruppe wäre. Sobald TopEase in die betrieblichen Abläufe integriert wäre, könnte die Bank diesen einheitlichen und verknüpften Überblick über das gesamte betriebliche Geschehen erstellen. Sie würde verschiedene Szenarien modellieren und den Einfluss möglicher Entscheidungen oder Ereignisse auswerten können. Und sie würde diese Informationen nutzen können, um fundiert zu entscheiden, an welchen Stellen Änderungen ergriffen und wo das Geschäft weiterentwickelt werden sollte. Copyright 2014 Business-DNA Solutions GmbH All Rights Reserved 3

4 Die erste Priorität lag 2006 aber noch darauf, ein gutes Tool für Prozessmodellierung und -management einzuführen. Das Ziel war, ein Referenzmodell zu schaffen, in dem alle Prozesse, Taxonomien und generischen Risikofaktoren der Bank enthalten waren, um dieses als Vorlage zur Anwendung auf die eigene operative Tätigkeit an alle Marken zu verteilen. Einführungsprozess Das Potenzial, sich mit TopEase ein großes Gesamtbild zu verschaffen, hatte dieser Kunde bereits bei der ersten Präsentation erkannt. Er war aber nicht weit genug, alles auf einmal einzuführen. TopEase hat es dem Kunden möglich gemacht, nach seinem eigenen Zeitplan vorzugehen und die Nutzung und den Funktionsumfang bedarfsgerecht auszubauen. Matthias Scheurer Key Account Manager Business-DNA Die Berater von Business-DNA machten sich sofort daran, eine Machbarkeitsstudie auszuarbeiten, und schafften es, in nur drei Tagen und zwei Nächten die Prozessdaten aus den bestehenden Systemen des Kunden (und aus Interviews mit Schlüsselpersonen) in das TopEase Tool zu überführen. Auch die Geschwindigkeit, mit der die Machbarkeit demonstriert wurde, war ein wichtiger Faktor bei der Entscheidung der Bank, in TopEase zu investieren. Sobald die aktuellen Prozessdaten im Repository von TopEase erfasst waren, konnte eine Abbildung der laufenden Prozesse generiert werden, anhand der das Geschäftsstrategieteam der Bank eine ideale Prozessvorlage modellieren konnte, um es allen Niederlassungen zur Nutzung bereitzustellen. In enger Zusammenarbeit im Rahmen der von Business-DNA ausgerichteten Workshops und regelmäßigen Besprechungen gelang es dem Kunden, gemeinsam mit Business-DNA in vier Monaten nach Projektbeginn ein vollständiges Referenzmodell zu erstellen. Die Erfahrungen, die der Kunde hinsichtlich der 3-Tages- und 2-Nächte-Workshops im Rahmen des TopEase Ansatzes machte, haben den Grundstein für eine völlig neue Art der Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens gelegt. Ab diesem Zeitpunkt konnte der Kunde wesentlich effizienter als je zuvor tragfähige Fakten über sein Geschäft zusammenstellen. Die bisherigen Gräben zwischen den Geschäftseinheiten gehörten der Vergangenheit an und das Unternehmen wuchs zu einer Einheit zusammen. Dieses Phänomen ist bei jedem Kunden zu beobachten, bei dem der TopEase Ansatz eingeführt wird - stellt Matthias Scheurer, Key Copyright 2014 Business-DNA Solutions GmbH All Rights Reserved 4

5 Weiterentwicklung: Business Continuity Management mit TopEase Seit jenen Tagen hat die Bank die Anwendung von TopEase auf weitere Bereiche des Geschäfts ausgedehnt. Eine Gelegenheit dazu bot sich, als der Lizenzvertrag der Business Continuity Management-Software der Bank auslief. Die Bank entschied sich, anstelle einer Vertragsverlängerung ihr Business Continuity Management-Programm auf TopEase zu migrieren, so dass sie jetzt dasselbe Tool für BCM und Prozessmanagement verwendet. Diese Vorgehensweise bot mehrere Vorteile: Die IT-Architektur und IT-Systeme der Bank ließen sich schnell mit TopEase darstellen, wozu die Konfigurationsmanagement- Datenbank (CMDB) genutzt wurde. Auf diese Weise konnten sie unmittelbar mit den bereits erfassten Prozessdaten verknüpft werden. TopEase verfügt über eine intuitive Bedienoberfläche und Funktionalität, die in der Bank bereits gut bekannt waren, so dass kein neues System erlernt werden musste. Die Konsolidierung von Anbietern und Lizenzen erlaubte es der Bank, ihre Gemeinkosten zu senken. Und zu guter Letzt und am wichtigsten ist TopEase ein sehr leistungsstarkes BCM-Tool. Heute kann das Risiko-Team der Bank mit seiner Hilfe die Auswirkungen verschiedener Szenarien auf die IT-Architektur, die Prozesse und das operative Geschäft der Bank analysieren. Dann kann es mit einem einfachen Mausklick Wiederherstellungs- und Alternativpläne für einzelne Systemkomponenten, Prozesse, Gebäude, Etagen und Räume erstellen. TopEase im Rahmen des BCM zu verwenden senkt außerdem Kosten: Zum Beispiel können jetzt operative Führungskräfte beurteilen, welche kostenseitigen Auswirkungen konkrete Wiederherstellungsfristen (Recovery Time Objectives, RTOs) der IT-Funktion haben. TopEase liefert einen einheitlichen Überblick über die unternehmensweiten Auswirkungen und schafft damit eine Gesprächsbasis, mit der die operative Führung und die IT-Abteilung einvernehmliche Lösungen finden können. Copyright 2014 Business-DNA Solutions GmbH All Rights Reserved 5

6 Aktuelle Projekte: High-Level- Informationsmanagement mit TopEase Nach Einführung des BCM-Moduls begann die Bank weitere Anwendungsmöglichkeiten von TopEase zu planen. Im neuesten Projekt soll ein hoch angesiedelter Überblick über alle Elemente geschaffen werden, die das Unternehmen ausmachen Systeme, Prozesse, Produkte, Mitarbeiter, Verträge, Vorschriften usw., und diese Innovation bietet Entscheidungsträgern aus allen Bereichen des Unternehmens Einblick in die Beziehungen und Abhängigkeiten auf Makro-Ebene. Mit diesem Projekt wird das Ziel verfolgt, allen Führungskräften entscheidende Informationen zur Verfügung zu stellen, ohne sie mit zu vielen Details zu belasten. Durch den unmittelbaren Zugriff auf das Gesamtbild lässt sich der Arbeitsaufwand vieler Tage oder Wochen einsparen, den das manuelle Zusammentragen von Informationen aus den verschiedenen Abteilungen und die Zusammenstellung in einer Powerpoint-Präsentation oder einer Excel-Tabelle verursacht. Mit TopEase können Führungskräfte aus verschiedenen Geschäftsbereichen das Portal aufrufen und dort anhand der bereits durch das System gesammelten Informationen eine eigene High-Level-Darstellung der Elemente und Abhängigkeiten erstellen. Von dort aus können sie den Detailgrad der Beziehungen erhöhen, die sie interessieren, wie z. B. die Auswirkung einer Vorschrift auf die Produktstrategie oder von IT-Systemen auf die Fähigkeit, einen bestimmten Prozess auszuführen. Letztlich sollte das die Geschwindigkeit und die Qualität der Entscheidungen steigern. Copyright 2014 Business-DNA Solutions GmbH All Rights Reserved 6

7 Ergebnisse Eine einheitliche Gesamtdarstellung des Geschäftsbetriebs für schnellere und fundiertere Entscheidungen Je länger die Bank mit TopEase arbeitet, desto größer ist der geschäftliche Nutzen, den sie aus den wachsenden Systemen zieht. Dies sind einige der wichtigsten Vorteile, die bisher erreicht wurden: Ausrichtung aller Gruppenunternehmen an standardisierten operativen Prozessen Business Continuity Management auf Weltklasseniveau mit der Fähigkeit, zahlreiche Notfalltypen zu modellieren und Reaktionspläne sowie taktische Umgehungslösungen zu erarbeiten Vollständige Verwaltung aufsichtsrechtlicher Anforderungen in einem System Engere Koordinierung von operativem Geschäft und IT mit der Möglichkeit, Beziehungen und Abhängigkeiten der beiden Bereiche untereinander zu visualisieren und modellieren Kosteneinsparungen durch die Möglichkeit, Performancelücken und Ineffizienzen aufzudecken und effizientere Methoden der Abwicklung zu finden Eine einheitliche Darstellung des Geschäftsbetriebs, die für jeden verständlich und akzeptabel ist, als Grundlage für schnellere und fundiertere Entscheidungen Copyright 2014 Business-DNA Solutions GmbH All Rights Reserved 7

8 Finden Sie mehr heraus Business-DNA liefert erfolgreiche Lösungen für Projekte in den Bereichen Risiko, Finanzen, Compliance und Enterprise Transformation unter Einsatz von Modellierung, Analysen, Berichtswesen und Entscheidungshilfen / Analysen der Geschäftsarchitektur. Wenn Sie gerne eine vollständige Demonstration sehen und erfahren möchten, wie TopEase Sie dabei unterstützen kann, Einblicke in den Status quo Ihrer Geschäftsarchitektur, Abläufe, Systeme und Datenstruktur zu gewinnen, kontaktieren Sie uns unter der Telefonnummer oder per über info@business-dna.ch or visit our website Business-DNA Solutions GmbH Copyright 2014 Business-DNA Solutions GmbH All Rights Reserved Leutschenbachstrasse 95 8 CH-8050 Zürich