DOMEA-Einführung im BMZ. Projektbericht zum BArch-Forum am

Transkript

1 DOMEA-Einführung im BMZ Projektbericht zum BArch-Forum am

2 Inhalt Einführungsphasen im BMZ Aktueller Status Projektstrategien und Leitlinien Entwicklungsphasen Organisatorische und Funktionale Kernpunkte Konzepte Ablauf der hausweiten Einführung Erfahrungen

3 Unser Weg zu Domea Grundsatzentscheidung für Domea Ende stufiges Einführungskonzept Domea-Registratur (Produktiv seit April 2003) Elektronische Aktenführung Konzeption und Entwicklung Labortest und Pilotierung mit 5 Fachreferaten Jan.-Mai 2006 Stufenweise hausweiter Rollout im Produktivbetrieb ( Sommer 2006 bis Anfang 2008) Einführung Vorgangsbearbeitung ab Ende 2008

4 Aktueller Status Insgesamt 48 Referate plus Leitungsbereich mit ca. 540 Bediensteten Davon 43 Referate im Produktivbetrieb 5 Referate in der Einführungsphase eakten und evorgänge im System ( Papierakten in der Altregistratur) elektronische Dokumente im DMS UAL/AL-Ebene wird am Ende der Einführungsphase integriert Leitungsbereich wird gesondert betrachtet

5 Strategie Keine Standardprodukt-Einführung, frühzeitiges customizing Keine vollständige Konzeptphase vor der Implementierung Permanentes Monitoring der Entwicklungsphasen durch eine hausweite Arbeitsgruppe Parallel: Intensives Marketing, Bewusstseinsbildung Mehrstufige Pilotierung ( hausweit über alle Fachbereiche)

6 Projektverlauf 1.Phase: Bedarfsanalyse und Grobkonzept 2.Phase: technischer Pilot zur Machbarkeitsfeststellung 3.Phase: Feinkonzeption in einer hausweiten Arbeitsgruppe 4.Phase: Erprobung des Prototypen in Pilotreferaten parallel: Weiterentwicklung des Prototypen 5.Phase: Rollout

7 Projektverlauf 3. Phase Prototyperarbeitung durch Designteam und AG auf Basis der Themenschwerpunkte 1 organisatorisches Konzept technisches Konzept 2 3 Konzeption Pilotphase und Labortest Pilot in Referat 106 und Labortest Dokumentation Pilot und Labortest 4 Pilot in Referat 11x Pilot in Referat X Konzept Pilotphase Testkonzept 5 6 Pilot in Abteilung X Schulungskonzept Einführungskonzept 7 9 Leitungsentscheidung Kommunikationskonzept 8 Managementfassung / Leitungsvorlage 10 Rollout

8 Organisatorische Leitlinien Kein Parallelbetrieb während Einführungsphase Kein generelles Nachscannen von Papierakten Auslösung der klassischen Zentralregistratur; Integration der Registraturkräfte als BSB in die Arbeitseinheiten Aktenreduktion Transparenz Kein klassisches Registratursystem, sondern universelles Arbeitswerkzeug Schwerpunkt auf Bildung von Ablagestrukturen und Übernahme von elektronischen Dokumenten Keine Vorgangsbearbeitung in der ersten Rollout-Stufe

9 Funktionale/organisatorische Eckpunkte Alle eakten werden in Ordnerstrukturen im DMS verwaltet, Metadaten der Papierakten in Gruppenarbeitskörben Hausweiter Lesezugriff auf alle Aktenbestände Initial werden die Referatsplatteninhalte in Domea übernommen Jeder im Referat darf Vorgänge in einer Akte anlegen Papierpost wird zentral gescannt und in Referatseingangsstellen abgelegt Dezentrale Scanstellen übernehmen das Nachscannen von papiergebundenen Geschäftsgängen Geschäftsgangbearbeitung ist mailbasiert bis Sts-Büro

10 Konzepte KBST-Organisationskonzept Ergänzungsmodul Scanprozesse BMZ: Testkonzept DOMEA-Einführung und Nutzungskonzept Konzept zum Aufbau elektr. Akten Strukturkonzepte für Fachbereiche Hybridaktenführung Entwurfsbehandlung Rechtekonzept Einbindung von AL/UAL-Ebenen Papieraufbewahrung, Negativliste Scann Dokumentenaustausch mit Vorfeldorganisationen BSB-Konzept

11 Vorgehensweise während der hausweiten Einführung Intensives Marketing und Problemsensibilisierung auf allen Ebenen Einheitliche Ablagestrukturen für vergleichbare Arbeitseinheiten Individuelle Einführung pro Referat ( Dauer ca. 8 Wochen) 12 Punkte Plan Schriftgutverwalter und Kümmerer organisieren den Einführungsprozess im Referat Betreuungskonzept, Schulungsmaßnahmen Starter-Kit und CBT s als Online-Hilfe Eigene Hotline, zentrale Mailadresse 2 halbtägige Schulungen als Basiskurs, regelmäßige Themenworkshops und Aufbaukurse, vertiefende Schulungen für Schriftgutverwalter

12 Ablauf ( 12-Punkte-Plan ): 1. Kickoff im Referat 2. System-Schulung Referatskümmerer 3. Aktuelle Ablagestrukturen sichten 4. Reduzierung des Aktenbestandes 5. Erarbeitung von Vorschlägen einer neuen Ablagestruktur 6. Testübernahme der Referatsplatte 7. Testakten anlegen 8. Ordner und Dokumente in Echtbetrieb übernehmen 9. System-Schulung aller Referatsangehörigen 10. Akten/Vorgänge im Echtsystem anlegen 11. Abschlussbesprechung; Beginn des Wirkbetriebes 12. Individuelle Nachbetreuung

13 Erfahrungen Übersichtlichkeit in der Aktenstruktur ist der wesentliche Mehrwert Schnelle Einarbeitung neuer Personen Jederzeit einfacher Zugriff auf Akteninhalte Erschließung der Akten erfolgt primär durch Navigation im Ablagebaum, selten durch Suchfunktionen Die Erbarbeitung einer optimalen Referatsstruktur ist sehr zeitaufwendig (jedoch lohnenswerter als eine Aktenplanreform) Referatsleitungen müssen intensiv in den Einführungsprozess eingebunden sein Ergonomie und Windows-Konformität ist die zentrale Anforderung Notwendigkeit einer integrierten Vorgangsbearbeitung wird sehr kontrovers diskutiert

14 Danke für Ihr Interesse!