- Die Eintragung in das Handelsregister Alle Kaufleute werden ins Handelsregister eingetragen. Kaufmann ist, wer ein Handelsgewerbe betreibt.

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1 Dieses Merkblatt informiert Sie über folgende Themen: Handelsregister Firmenbezeichnung Angaben auf Geschäftsbriefen Vergleich alte und neue Rechtslage Handelsregister: Das Register der Kaufleute - Warum gibt es ein Handelsregister? Das Handelsregister soll zuverlässig Auskunft über wichtige Tatsachen geben, die für den Abschluss von Verträgen eine Rolle spielen können. Im Handelsregister kann sich jedermann über die genaue Firmenbezeichnung, den Sitz, die Inhaberverhältnisse, eventuelle Haftungsbeschränkungen und vertretungsberechtigte Personen informieren. Wegen der Bedeutung dieses öffentlichen Registers müssen Neueintragungen, Berichtigungen und Löschungen über einen Notar angemeldet werden. - Die Eintragung in das Handelsregister Alle Kaufleute werden ins Handelsregister eingetragen. Kaufmann ist, wer ein Handelsgewerbe betreibt. - Handelsgewerbe Handelsgewerbe ist ab dem 1. Juli 1998 jedes gewerbliche Unternehmen, es sei denn, dass es nach Art oder Umfang einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb nicht erfordert. Anhaltspunkte für die Kaufmannseigenschaft sind: Die Art und Größe des Unternehmens, die Vielfältigkeit der hergestellten oder vertriebenen Waren oder Leistungen, die Art der Geschäftsabwicklung (Notwendigkeit von Kredit- und Wechselgeschäften), die Übernahme von Garantieleistungen, der Umfang der nötigen Kalkulationen, die Höhe des Betriebsvermögens, die getätigten Umsätze oder erzielten Provisionen, die Größe der gewerblichen Räume, die Zahl der Geschäftsbeziehungen, Geschäftsvorfälle, Niederlassungen und Beschäftigten. Schließen sich mehrere Personen zum Betrieb eines kaufmännischen Unternehmens zusammen, entsteht eine offene Handelsgesellschaft (OHG) bzw. wenn mindestens ein Gesellschafter nur beschränkt haften soll eine Kommanditgesellschaft (KG). Diese Gesellschaften werden ebenfalls in das Handelsregister eingetragen. Aus dem Bereich der Kapitalgesellschaften werden etwa Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH) und Aktiengesellschaften (AG) in das Handelsregister eingetragen. Alle anderen Gewerbetreibenden, die die vorgenannten Voraussetzungen nicht erfüllen, sind Nichtkaufleute. Nichtkaufleute können den Status des Kaufmanns und damit die Berechtigung, eine Firma zu führen aber durch die freiwillige Eintragung in das Handelsregister erwerben. Man ist also Kaufmann kraft Geschäftsumfang, Rechtsform oder Eintragung. - Pflichten und Rechte des Kaufmanns Nur der Kaufmann führt eine Firma als Bezeichnung, die von Erben oder Erwerbern grundsätzlich unverändert fortgeführt werden kann; nur er kann Prokura erteilen. Neben den steuerrechtlichen hat er die handelsrechtlichen Buchführungs- und Bilanzierungsvorschriften zu beachten. Hat er Vertragsstrafen vereinbart, können sie nicht ermäßigt werden. Seine Bürgschaften sind stets selbstschuldnerisch; sie sind wie Schuldversprechen und Schuldanerkenntnisse beim Kaufmann zur Erleichterung und Beschleunigung des Geschäftsverkehrs auch mündlich wirksam, während die übrigen Gewerbetreibenden durch Formvorschriften vor übereilten Äußerungen geschützt werden. Kaufleute können einen Gerichtsstand frei vereinbaren.

2 - Nichtkaufleute Sind wegen der einfachen Art oder des geringen Geschäftsumfangs die vorgenannten kaufmännischen Einrichtungen nicht erforderlich, ist der Inhaber kein Kaufmann. Er kann jedoch die Kaufmannseigenschaft durch freiwillige Eintragung in das Handelsregister erwerben. Als Geschäfte einfacher Art sind solche anzusehen, die leicht überschaubar und unkompliziert abzuwickeln sind (z. B. überwiegend Bargeschäfte bei nur einem Geschäftszweig ohne langfristige Dispositionen und Gewährleistungsverpflichtungen). Ob der Umfang gering ist, hängt u. a. vom Umsatz, dem Kapitaleinsatz, der Beschäftigtenzahl und der Vielfalt der Geschäftsbeziehungen ab. Durch den Zusammenschluss von Nichtkaufleuten zum gemeinsamen Betrieb eines Unternehmens entsteht eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts (BGB-Gesellschaft, auch GdbR genannt). - Die Firmenbezeichnung Das Recht, eine Firma als Name des Unternehmens zu führen, steht nur Kaufleuten zu. Die Vorschriften über die Firmenbildung wurden im Zuge der Novellierung des Handelsrechts ab dem 1. Juli 1998 für alle Rechtsformen weitgehend vereinheitlicht. Zulässig sind: - nach freier Wahl Personen-, Sach-, Misch- und Fantasiefirmen, solange sie die folgenden drei Kriterien erfüllen: 1. Die Firma muss Unterscheidungskraft besitzen und damit einhergehend kennzeichnend wirken. 2. Aus ihr muss das Gesellschaftsverhältnis (die Rechtsform) ersichtlich werden. 3. Die Haftungsverhältnisse müssen offengelegt werden. Ob diese Voraussetzungen vorliegen, prüft die IHK im Handelsregistereintragungsverfahren. Daher ist es ratsam, vor einer Handelsregisteranmeldung Kontakt mit der IHK aufzunehmen. - Übergangsvorschriften Die vor dem 1. Juli 1998 im Handelsregister eingetragenen Firmen dürfen noch bis zum unverändert weitergeführt werden, soweit sie nach den bisherigen Vorschriften geführt werden durften. Danach müssen sie angepasst werden. Zur Erleichterung der Umstellung ist vorgesehen, dass die Änderung der Firma eines Einzelkaufmanns oder einer Personenhandelsgesellschaft nicht der notariellen Anmeldung zur Eintragung in das Handelsregister bedarf, wenn die Änderung ausschließlich die Aufnahme des vorgeschriebenen Rechtsform -Zusatzes zum Gegenstand hat. Ausreichend ist daher eine formlose Mitteilung an das Registergericht. Bei der Eintragung der Firma in das Handelsregister wird nicht überprüft, ob von dritter Seite gegen die Firmenbezeichnung wettbewerbs-, marken-, oder namensrechtliche Einwendungen erhoben werden können. Wenn Fantasiebezeichnungen oder nicht geschützte Handelsmarken als Firmenbestandteile verwendet werden, empfiehlt es sich, durch Einsichtnahme in Markenlexika, Branchenadressbücher oder Datenbankrecherchen das Risiko, die Firma ändern zu müssen, zu verringern; allerdings kann dies nie zu 100% ausgeschlossen werden. Zu empfehlen ist es daher allen angehenden Kaufleuten, sich bei der Industrie- und Handelskammer bezüglich der Wahl ihrer Firmenbezeichnung beraten zu lassen. Die neuen Vorschriften sind kein Freibrief für jede denkbare Firmierung. Die liberalere firmenrechtliche Regelung sollte nicht zu einem Anstieg von Wettbewerbsstreitigkeiten führen.

3 Angaben auf Geschäftsbriefen Die für die einzelnen Rechtsformen ab 01. Juli 1998 vorgeschriebenen Angaben auf Geschäftsbriefen 1. Nichtkaufleute Gewerbetreibende, die nicht im Handelsregister eingetragen sind, gelten als Nichtkaufleute und müssen auf den Geschäftsbriefen ihren Familiennamen mit mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen angeben ( 15 b I GewO). 2. Kaufleute Im Zuge der Handelsrechtsreform sind die Vorschriften über Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen aus Gründen der Sicherheit des Geschäftsverkehrs für alle kaufmännischen Unternehmen einheitlich geregelt worden. Die folgenden Pflichtangaben sind für alle Kaufleute (Einzelkaufleute), Personengesellschaften (OHG und KG) und Kapitalgesellschaften (GmbH und AG) zwingend vorgeschrieben: - Die vollständige Firma in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut - Die Rechtsform der Gesellschaft (OHG, KG, GmbH, AG) bzw. den die Kaufmannseigenschaft kennzeichnenden Zusatz eingetragener Kaufmann, eingetragene Kauffrau oder eine Abkürzung wie e.k., e.kfm., e.kfr. - Der Sitz der Gesellschaft - Das Registergericht des Sitzes der Gesellschaft und die Handelsregisternummer a) zusätzlich bei Personengesellschaften (OHG und KG), bei denen kein Gesellschafter eine natürliche Person ist ein Hinweis auf die Haftungsbeschränkung (GmbH & Co OHG, GmbH & Co. KG) die Firmen der Gesellschafter sowie für die Gesellschafter: - die Rechtsform - der Sitz - das Registergericht des Sitzes und die Handelsregisternummer - den oder alle Geschäftsführer bzw. Vorstandsmitglieder oder deren Stellvertreter mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen - sofern ein Aufsichtsrat gebildet und ein Vorsitzender bestellt ist, Familienname und mindestens einen ausgeschriebenen Vornamen des Vorsitzenden. b) zusätzlich bei der Rechtsform GmbH - alle Geschäftsführer und deren Stellvertreter mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen - sofern ein Aufsichtsrat (Beirat) gebildet und ein Vorsitzender bestellt wurde, Familienname mit mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen des Vorsitzenden. c) zusätzlich bei der Rechtsform AG - alle Vorstandsmitglieder mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen. - der Vorsitzende des Vorstandes ist als solcher zu benennen - den Vorsitzenden des Aufsichtsrates mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen. Befinden sich GmbH oder AG in Liquidation, so ist dies ebenfalls auf dem Geschäftsbrief anzugeben. Hier treten die Liquidatoren an die Stelle der Geschäftsführer

4 I. Was sind Geschäftsbriefe? Zu den Geschäftsbriefen zählen alle von einem Unternehmen ausgehenden schriftlichen Mitteilungen, die die geschäftliche Betätigung gegenüber Dritten betreffen und an einen bestimmten Empfänger gerichtet sind. Dies gilt nicht nur vor der Aufnahme sondern grundsätzlich auch im Rahmen laufender Geschäftsbeziehungen. Auf die äußere Form der Mitteilung kommt es hierbei nicht an. So sind mit Geschäftsbriefen nicht nur Briefe im allgemeinen Sprachgebrauch gemeint, sondern auch z. B. Postkarten. Entscheidend ist, dass der Empfänger die Mitteilung entweder im Original oder in einer Abschrift erhält. Geschäftsbriefe sind daher z. B.: - per Telefax oder Telebrief übermittelte Schreiben - Postkarten - Übermittlungs-Slips - Geschäftsrundschreiben - gleichförmige Kaufangebote - Preislisten - formularmäßige Mitteilungen oder Erklärungen (z.b. Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen und Quittungen) - Mitteilungen an Arbeitnehmer, wenn sie das Arbeitsverhältnis betreffen (z. B. Kündigung) - Bestellscheine Nicht zu den Geschäftsbriefen zählen z. B.: - Telegramme - schriftliche Mitteilungen an die Gesellschafter - Mitteilungen für einen unbestimmten Personenkreis (z. B. Werbeschriften, Postwurfsendungen, Zeitschriftenanzeigen) - Mitteilungen und Berichte, die sich im Rahmen einer bestehenden Geschäftsverbindung ergeben und für die üblicherweise Vordrucke verwendet werden, in die lediglich die im Einzelfall erforderlichen besonderen Angaben eingefügt zu werden brauchen. In Zweifelsfällen ist es ratsam, die Mitteilung (so insbesondere beim Kurzbrief) mit den notwendigen Angaben zu versehen, um Haftungsprobleme zu vermeiden. II. Wo sind die Angaben zu machen? Die Angaben zur Firma einschließlich Rechtsformzusatz sind grundsätzlich in den Briefkopf zu schreiben. Für die Rechtsform, die Handelsregisternummer usw. hat es sich eingebürgert, diese in der so genannten Fußzeile anzugeben. Wird die Angabenpflicht nicht eingehalten, so kann das Registergericht sie durch Festsetzung eines Zwangsgeldes bis zu DM im Einzelfall erzwingen. Weitere Informationen erteilt Ihnen gerne Ihre zuständige IHK. Einzelkaufmann?? Personen-, Sach-, Fantasiefirma bzw. Mischfirmen sind zulässig.?? Notwendiger Rechtsformzusatz: Eingetragener Kaufmann, eingetragene Kauffrau, insbesondere die Abkürzung e.k., e.kfm., e.kfr.

5 ?? Auf Geschäftsbriefen folgende notwenige Angaben (vgl. 37 a HGB): Firma, Rechtsformzusatz, Ort der Handelsniederlassung, Nennung des Registergerichts und der Nummer unter der die Firma dort in das Handelsregister eingetragen ist. Offene Handelsgesellschaft?? Gem. & 18 HGB Personen-, Sach-, Fantasiefirma bzw. Mischfirmen sind möglich.?? Notwendiger Rechtsformzusatz: offene Handelsgesellschaft oder OHG.?? Gem. & 125 a Abs. 1 folgende notwendige Angaben auf Geschäftsbriefen: Rechtsformzusatz, Sitz der Gesellschaft, Nennung des Registergerichts und der Nummer unter der die Gesellschaft in das Handelsregister eingetragen ist. Ist kein Gesellschafter eine natürliche Person, sind auf den Geschäftsbriefen ferner die Firmen der Gesellschafter anzugeben sowie die für diese Gesellschaften beispielsweise nach GmbH-Gesetz ( 35 a), des Aktiengesetzes ( 80) vorgeschriebenen Angaben.?? Nicht zulässig sind Bezeichnungen wie Müller & Co. mangels Fehlens des obligatorischen Rechtsformzusatzes offene Handelsgesellschaft bzw. OHG. Mit dem entsprechenden OHG-Zusatz sind alle in der alten Fassung möglichen Personenfirmen auch weiterhin zulässig. Daneben kann es auch die ABC Textilhandels OHG geben sowie die Retros (Fantasiebezeichnung) OHG. Kommanditgesellschaft?? Gem. 18 HGB Personen-, Sach-, Fantasiefirma bzw. Mischfirmen sind möglich.?? Notwendiger Rechtsformzusatz: Kommanditgesellschaft oder die Abkürzung KG.?? Folgende Firmierungen sind daher für die KG denkbar: Müller KG (das Gesetz verlangt nicht mehr, dass nur der Komplementär Namensgeber sein darf!, allerdings dürfte im Hinblick auf die Irreführungsgefahr von 18 Abs. 2 HGB zumindest bei Neugründungen ein Gesellschafter dieses Namens vorhanden sein!), Müller & Co KG, Retros (Fantasiebezeichnung) Kommanditgesellschaft, ABC Textilhandels KG.?? Auf Geschäftsbriefen gem. 177 a, i.v.m. 125 a HGB folgende notwendige Angaben: Rechtsform, Sitz der Gesellschaft, Nennung des Registergerichts und der Nummer, unter der die Gesellschaft in das Handelsregister eingetragen ist. Bei Gesellschaften, bei der kein Gesellschafter eine natürliche Person ist, sind auf den Geschäftsbriefen der Gesellschaft ferner die Firmen der Gesellschafter anzugeben, sowie für die Gesellschafter die nach 35 a des Gesetzes betreffend die Gesellschaften mit beschränkter Haftung und 80 des Aktiengesellschafts-Gesetzes für Geschäftsbriefe vorgeschrieben Angaben zu machen. Gesellschaft mit beschränkter Haftung?? Zwingender GmbH-Zusatz und zwingende Angaben auf Geschäftsbriefen gem. 35 a GmbH- Gesetz.?? Gem. 18 HGB Namens-, Personen-, Sach- und Fantasiefirma bzw. Mischfirmen sind möglich.?? Notwendiger Gesellschaftszusatz (vgl. 4 GmbHG): Gesellschaft mit beschränkter Haftung oder allgemein verständliche Abkürzung, GmbH.?? Bzgl. notwendiger Angaben auf den Geschäftsbriefen: Rechtsform, Sitz der Gesellschaft, Nennung des Registergerichts des Sitzes der Gesellschaft und Angabe der Nummer, unter der die

6 Gesellschaft im Handelsregister eingetragen ist sowie Listung aller Geschäftsführer und sofern ein Aufsichtsrat gebildet ist und dieser einen Vorsitzenden hat, Angaben des Aufsichtsratsvorsitzenden mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen.?? Beispiele: Müller GmbH, Müller & Meier GmbH (sofern Müller und Meier bei Neugründungen Gesellschafter sind), ABC Textilhandels GmbH (Individualisierung bleibt erforderlich, s. später). Retros (Fantasiezusatz) GmbH und weiterhin Müller Textilhandels GmbH. Aktiengesellschaft?? Notwendige Rechtsformangabe Aktiengesellschaft (ausgeschrieben nach dem Gesetzeswortlaut). Notwendige Angaben auf Geschäftsbriefen: vgl. 80 Aktiengesetz.?? Gem. 18 Abs. 1 HGB i.v.m. 4 Aktiengesetz Namens-, Sach-, Fantasiefirma bzw. Mischformen zulässig.?? Notwendige Rechtsformangabe: Aktiengesellschaft oder allgemein verständliche Abkürzungen wie AG.?? Notwendige Angaben auf Geschäftsbriefen: Rechtsform und Sitz der Gesellschaft, Angabe des Registergerichts des Sitzes der Gesellschaft und der Nummer, unter der die Gesellschaft im Handelsregister eingetragen ist sowie aller Vorstandsmitglieder und Nennung des Vorsitzenden des Aufsichtsrats mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen.?? Zulässige Firmenbezeichnungen: Retros (Fantasiebezeichnung) AG, Müller AG, ABC Möbelhandels AG wobei Aktiengesellschaft auch ausgeschrieben werden kann. Genossenschaftsgesellschaft?? Gem. 18 Abs. 1 HGB i.v.m. 3 Genossenschaftsgesetz Namens-, Sach-, Fantasiefirma bzw. Mischformen möglich.?? Notwendige Rechtsformbezeichnung ausgeschrieben: eingetragene Genossenschaft oder die Abkürzung eg.?? Notwendige Angaben auf Geschäftsbriefen gem. 25 a: Rechtsformangabe, Sitz der Genossenschaft, Angabe des Registergerichts des Sitzes der Genossenschaft und der Nummer, unter der die Genossenschaft in das Genossenschaftsregister eingetragen ist sowie Listung aller Vorstandsmitglieder und sofern der Aufsichtsrat einen Vorsitzenden hat, Angabe dessen Familiennamens mit mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen. Mögliche Firmierungen daher: Müller eg (Müller ist ein Genossenname). ABC Autohandels eg., aber auch Firlefanz eg sind möglich. Partnerschaftsgesellschaft Die Möglichkeit, eine Gesellschaft nach dem Partnerschaftsgesellschaftsgesetz zu gründen, ist für die freien Berufe möglich. Die maßgeblichen Regelungen orientieren sich, soweit nicht ausdrücklich andere Regelungen im Partnerschaftsgesellschaftsgesetz bestehen, an denen der offenen Handelsgesellschaft. Angehörige der Partnerschaft können nur natürliche Personen sein.

7 ?? Der Name der Partnerschaft muss den Namen mindestens eines Partners, den Zusatz "und Partner", oder "Partnerschaft" sowie die Berufsbezeichnungen aller in der Partnerschaft vertretenen Berufe enthalten. Die Partnerschaft bleibt auf die Namensfirma beschränkt vgl. 2 Partnerschaftsgesetz. Die Beifügung des Vornamens ist nicht erforderlich. Die Namen anderer Personen als der Partner dürfen ausdrücklich nicht in den Namen der Partnerschaft aufgenommen werden.?? Notwendige Rechtsformangabe "und Partner" oder "Partnerschaft".?? Notwendige Angaben auf Geschäftsbriefen: s 7 Abs. 4 Partnerschaftsgesetz i.v.m.?? 125 a Abs. 1 Satz 1, Abs. 2 HGB analog. Zulässige Partnerschaftsnamen: Schulze und Partner bzw. Schulze Partnerschaft, wobei Schulze Name eines Partners sein muss. Europäische wirtschaftliche Interessenvereinigung Die europäische wirtschaftliche Interessenvereinigung basiert auf der EG-Verordnung vom 27. Juli 1985 (Amtsblatt L 199/1). Sie ist die erste sog. Supranationale Gesellschaftsform. Ihr Zweck ist darauf gerichtet, die wirtschaftliche Tätigkeit ihrer Mitglieder, die mindestens aus zwei verschiedenen EG- Mitgliedsstaaten kommen müssen, zu fördern. Das deutsche Ausführungsgesetz von 1988 verwies bezüglich der Firmenbildungsvorschriften auf die OHG-Vorschriften. Dies bedeutete, dass die EWIV grundsätzlich nur als Personenfirma in Deutschland gegründet werden konnte. Obligatorischer Rechtsformzusatz: Europäische wirtschaftliche Interessenvereinigung bzw. abgekürzte EWIV. Durch die Möglichkeit im OHG-Bereich nunmehr Namens-, Sach- und Fantasiefirma bzw. Mischformen zu wählen, entfällt auch bei der EWIV das alte Problem, ob eine Sachfirma für die EWIV möglich ist. Nach dem neuen Recht wird dies unproblematisch. Im Wesentlichen gelten die Ausführungen zur offenen Handelsgesellschaft.?? Notwendiger Rechtsformzusatz: Europäisch wirtschaftliche Interessenvereinigung oder abgekürzt EWIV. Ihr Ansprechpartner in der IHK Pfalz ist Marion Bijatenko Tel , Fax , marion.bijatenko@pfalz.ihk24.de Ihr Ansprechpartner im IHK-Starterzentrum Ludwigshafen-Vorderpfalz für Fragen zur Existenzgründung ist Thomas Engel Tel , Fax , thomas.engel@pfalz.ihk24.de Stand: August 2003 Für die Richtigkeit aller Angaben können wir trotz sorgfältiger Prüfung keine Gewähr übernehmen.