Virtual Roundtable HR BPO

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1 Virtual Roundtable HR BPO Name: Thomas Eggert Funktion/Bereich: Geschäftsführer Organisation: TDS HR Services & Solutions Liebe Leserinnen und liebe Leser, zunehmend setzen Unternehmen auf die Auslagerung von administrativen Prozessen im Personalwesen. Dafür sorgen unter anderem rechtliche und tarifvertragliche Vorgaben, welche die Lohn- und Gehaltsabrechnung immer komplexer machen, sowie der zunehmende Kostendruck in den Unternehmen. Ein anderer Grund für das große Interesse an HR BPO ist das Bedürfnis der Personalabteilungen, sich stärker auf strategische Personalfragen zu konzentrieren. Mit steigendem Interesse an der Thematik der ausgelagerten Geschäftsprozesse im Personalwesen, nimmt auch die Schwierigkeit für den Anwender zu, einen geeigneten Partner auszuwählen. Daher möchten wir in diesem Virtuellen Roundtable mit führenden Branchen- Vertretern essentielle Fragen zu diesem spannenden Kompetenzgebiet klären. Viel Spaß beim Lesen wünscht Ihnen Ihr NetSkill-Team! Seite 1

2 Sehr geehrter Herr Eggert, Fragenblock 1: HR BPO: Potenziale, Status quo, Zukunft HR BPO ist weiterhin im Aufwind. Inwieweit ist dieser Hype gerechtfertigt? Für wen ist Ihrer Meinung nach HR BPO geeignet (Branchen, Größen) bzw. wie groß ist der relevante HR BPO- Markt? Wie reif ist dieser Markt heute schon bzw. wo stehen wir im Gartner- Zyklus und was erwarten Sie für die Zukunft? Inwieweit hat die Finanzkrise als Treiber oder Stopper für HR BPO gewirkt? Das gestiegene Interesse am Business Process Outsourcing im HR-Bereich ist kein Hype, sondern ein kontinuierlicher Trend hin zur Entlastung der unternehmensinternen HR-Abteilung von zeit- und ressourcenfressenden Routineaufgaben. Diese Routineaufgaben beanspruchen heutzutage in zunehmendem Maße die Personalabteilungen man denke z. B. nur an die sich ständig ändernden Vorgaben bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Durch ein Auslagern dieser Tätigkeiten an einen externen Partner im sogenannten HR Business Process Outsourcing (HR BPO) profitieren Unternehmen aller Größenordnungen und Branchen, aber auch Kommunen und Einrichtungen der öffentlichen Hand, sofort von einer spürbaren Entlastung ihrer Ressourcen und damit ihrer Kosten. Von einem Hype kann man auch deshalb nicht mehr sprechen, da das Auslagern der Lohn- und Gehaltsabrechnung inzwischen weit verbreitet ist. Allein TDS HR Services & Solutions entlastet seine Kunden im deutschsprachigen Raum durch die Übernahme von rund Lohn- und Gehaltsabrechnungen pro Monat. Aber auch das Auslagern anderer Bereiche, beispielsweise das Bewerbermanagement, die Personaladministration oder die Seminarverwaltung, rücken immer mehr in den Fokus der Personalverantwortlichen. Hier gibt es noch ein großes Entlastungspotenzial für Unternehmen und Experten sehen in diesen Bereichen einen Wachstumsmarkt. Das stellen auch wir angesichts der immer stärkeren Nachfrage fest. Die zurückliegende Krise hat das HR BPO für Unternehmen noch attraktiver gemacht. Sie haben gemerkt, dass zwei Aspekte besonders wichtig sind: Seite 2

3 Flexibilität und niedrigere Kosten. Beides bietet ihnen ein HR Outsourcing. Der Markt wird daher kontinuierlich weiter wachsen. Seite 3

4 Fragenblock 2: BPO vs. Dienstleistung Einigen unserer Leser ist u.u. nicht klar, welche Dienstleistungen konkret mit HR BPO verbunden sind bzw. wie weit die Unterstützung durch Partner gehen kann. Was ist Ihr Verständnis von HR BPO und welche Dienstleistungen umfasst HR BPO Ihrer Meinung nach? Beim HR Business Process Outsourcing ist die komplette Übernahme aller administrativen Aufgaben im Personalwesen, von der Lohn- und Gehaltsabrechnung inklusive Druck, Versand und Operating über die Reisekostenabrechnung, die Seminarverwaltung bis hin zum Bewerbermanagement möglich. Der Dienstleister kann auch Aufgaben bei der betrieblichen Altersversorgung übernehmen oder die komplette Personaladministration mit der Verwaltung von Arbeitsverträgen und Zeugnissen etc. bis hin zur Einführung und Verwaltung der Digitalen Personalakte, die eine immer größere Rolle spielt. Dadurch können Unternehmen ihre Personalabteilungen effektiv von zeitfressenden Routineaufgaben entlasten und ihnen die Freiräume zurückzugeben, die sie für strategische Personalarbeit benötigen. Durch HR BPO können Personaler wieder vom Verwalter zum Gestalter werden. Seite 4

5 Fragenblock 3: HR BPO-Projekte - Voraussetzungen, Aufwand, ROI HR BPO ist nicht für alle Unternehmen gleich gut geeignet. Was müssen Unternehmen, die auf HR BPO setzen wollen, Ihrer Erfahrung nach mitbringen? Welche Potenziale können Unternehmen realisieren bzw. wie wichtig sind z.b. Kosten- versus Qualitäts-/Nachhaltigkeits -Aspekte? Wie hoch sind die Risiken zu scheitern? Wieviele Projekte scheitern wirklich und warum? Machen sich outsourcende Unternehmen nicht abhängig von ihren Partnern? Vor allen Dingen muss den Unternehmen eines bei der Entscheidung für ein HR BPO bewusst sein: Problemoutsourcing funktioniert nicht. Interne Prozesse und Zuständigkeiten müssen schon vorher klar definiert sein. Ist das gegeben, dann eignet sich ein Outsourcing hervorragend, um Abläufe zu optimieren. Denn die Vergabe an einen externen Dienstleister ist ein idealer Zeitpunkt, um sich detailliert mit ihnen auseinander zu setzen. Wichtig beim HR Outsourcing sind zudem klar definierte Prozesse und Zuständigkeiten zwischen dem Auftraggeber und dem Dienstleister durch eine klare Vertragsgestaltung. Eine Abhängigkeit vom Dienstleister können Unternehmen schon von Anfang an durch die Entscheidung für eine Standardlösung verhindern. Denn der Einsatz einer weit verbreiteten Lösung erleichtert einen späteren Wechsel zu einem anderen Anbieter. Dann spielt natürlich die Frage nach den Kosten bei der Auswahl des Partners eine wichtige Rolle, aber auch Themen wie Sicherheit, Datenschutz und Zuverlässigkeit sind elementare Punkte. Der Dienstleister sollte daher nicht nur HR-, sondern auch IT-Kompetenz mitbringen. Anerkannte Zertifizierungen und im Idealfall auch eigene Rechenzentren sind hierfür entscheidende Indikatoren. Wenn er dann auch noch über das notwendige Branchen-Know-how verfügt Referenzen sind dafür ein guter Anhaltspunkt sind das die besten Voraussetzungen für ein erfolgreiches Outsourcing. Seite 5

6 Fragenblock 4: Eigene Erfahrungen mit HR BPO Der ein oder andere HR BPO-Interessierte scheut das Engagement u.u. aus Unsicherheit, weil Erfahrungen zum Thema noch nicht umfassend bekannt sind. Können Sie in einem Beispielprojekt von Ihren eigenen HR BPO-Erfahrungen berichten? Was waren in Ihrem Projekt bzw. Ihren Projekten Ausgangssituation, Meilensteine, Herausforderungen, Ergebnisse? Welche Partner waren im Projekt engagiert und wer übernahm welche Rolle? Wie zufrieden sind Sie bisher mit den Ergebnissen? Beim Online-Marktplatz ebay ist die Personalabteilung für insgesamt etwa 600 Mitarbeiter in Deutschland verantwortlich. Das bedeutet natürlich einen enormen Aufwand an administrativer Arbeit. Um die HR-Spezialisten zu entlasten, ihnen mehr Freiraum für strategische Aufgaben zu geben und Kosten zu senken, hat ebay sich für das Outsourcing der administrativen Aufgaben an die TDS entschieden. Über eine Empfehlung der SAP kam das Unternehmen zu uns und hat uns die Lohnund Gehaltsabrechnung sowie die dazugehörige Logistik anvertraut. Unser Team kümmert sich seitdem auch um Reporting-Sonderfälle wie Aktienoptionssysteme und Pensionspläne. Durch das Auslagern der Lohn- und Gehaltsabrechnung und der administrativen Personalprozesse konnten wir die HR-Spezialisten des Online- Marktplatzes von den zeitraubenden und aufwändigen Routineaufgaben entlasten, welche die monatliche Entgeltabrechnung mit sich bringt. ebay hat feste Ansprechpartner in unserem Haus, die sich mit den Anforderungen und Problemfällen des Unternehmens bestens auskennen. Weitere zentrale Punkte bei unserer Zusammenarbeit mit ebay sind das Berichtswesen und die umfangreichen Mitarbeiterprogramme. Zum Reporting zählen hier neben den regelmäßigen Abfragen wie den monatlichen Personalstatistiken über die aktuellen Mitarbeiterzahlen für die USamerikanische Muttergesellschaft auch das Sabbatical, bei dem jeder Seite 6

7 Mitarbeiter bei ebay und den Tochtergesellschaften nach fünf Jahren Firmenzugehörigkeit Anspruch auf ei- nen Monat Auszeit hat. Mit dem Aktienoptionsprogramm, bei dem die Mitarbeiter bei ebay und seinen Tochterfirmen im Rahmen des Vergütungssystems Aktien zu einem bestimmten Übernahmepreis erwerben können, müssen zudem einige weitere Eigenheiten berücksichtigt werden, die sich in der Berechnung von Löhnen und Gehältern niederschlagen und auch auf steuerliche und sozialversicherungstechnische Fragen Auswirkungen haben. Auch bei diesen Sonderfällen der Abrechnung können wir ebay effizient unterstützen. Sie sehen, unsere Bandbreite ist groß. Seite 7

8 Fragenblock 5: HR BPO 2011 Was erwarten Sie im HR BPO-Umfeld für 2011? Die Nachfrage nach HR Business Process Outsourcing wird weiterhin steigen. Viele Unternehmen, die bislang die Lohn- und Gehaltsabrechnung ausgelagert haben, interessieren sich verstärkt für ein Outsourcing weiterer administrativer Prozesse, wie etwa des Bewerbermanagements. Sie suchen wieder verstärkt nach Talenten und benötigen dabei Unterstützung. Auch für Städte, Gemeinden und Kommunen wird das Thema HR BPO zunehmend interessant. Sie können damit ihr Personal und ihre Budgets entlasten. Außerdem müssen sich viele Kommunen aufgrund der anstehenden Ablösung ihrer bisherigen Personalsoftwarelösungen wie PWES nach Alternativen umsehen. Dabei werden sie mit Sicherheit auch verstärkt prüfen, inwieweit sie von Outsourcing profitieren können. Vielen Dank für das Interview! Seite 8

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