Erfahrungsbericht 40plus-Netzwerktreffen am 15. September 2004

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1 Erfahrungsbericht 40plus-Netzwerktreffen am 15. September 2004 Ich begrüße alle Anwesenden und freue mich, dass Sie da sind! Auf Grund meiner Erfahrungen ist es mir ein großes Anliegen, auf die Bedeutung und Wichtigkeit des Personalwesens hinzuweisen und ich hoffe, dass mir das durch meine Ausführungen und Beispiele gelingen wird. Daher bedanke ich mich ganz besonders bei Frau von dem Bussche und den anderen Veranstaltern, dass ich heute die Gelegenheit habe, hier meine Erfahrungen zum Besten zu geben. Bevor ich mit Ihnen einsteige, zuerst ein paar Worte über mich und mein Unternehmen: Ich bin Gisa Kramer und Inhaberin der externen Personalverwaltung Rund ums Personal. Seit 25 Jahren arbeite ich im Bereich Personal und habe Erfahrungen in verschiedenen Firmen mit 20 bis Arbeitnehmern gesammelt, bevor ich mich vor 7 Jahren selbstständig machte. Der Schwerpunkt meiner Dienstleistung liegt in der praktischen Unterstützung der Personalverwaltungen inkl. der Lohn- und Gehaltsabrechnungen kleiner und mittelständischer Unternehmen. Auf diesem Gebiet bestehen die größten Unsicherheiten seitens der Verantwortlichen. Hier werden die Fehler gemacht, die Sie teuer bezahlen müssen. Die Ursache besteht m. E. darin, dass es bis heute keine Ausbildung in diesem Bereich gibt, obwohl es in jeder Firma mit Arbeitnehmern ein Personalwesen gibt bzw. geben sollte. Der Personalbereich ist ein sehr sensibler Bereich. Daher wird er in kleinen Unternehmen meist vom Inhaber oder der Geschäftsführung, einem Familienangehörigen, der Sekretärin oder der Buchhaltung mit erledigt, ohne dass diese das entsprechende Fachwissen haben. Woher auch? Im Jahr 2000 suchte ein Unternehmen der Telekommunikationsbranche eine Personalsachbearbeiterin, die für 60 Arbeitnehmer eine Personalverwaltung einrichten sollte. Bis zu diesem Zeitpunkt kümmerte sich die Chefsekretärin des Vorstands und die Assistentin des Vertriebsleiters um die Zeiterfassung, die Zeitarbeitskräfte und die Direktversicherungen von einigen Mitarbeitern. Die Lohnund Gehaltsabrechnungen erledigte der Steuerberater, der mich bei meinem ersten Besuch darüber aufklärte, was alles nicht in dem Unternehmen funktionierte.

2 Meine Tätigkeit bestand in der Übernahme der Lohn- und Gehaltsabrechnungen, der Einrichtung einer neuen Zeiterfassung, der Anlage von Personalakten, einer Aufstellung über bestehende Arbeitsverträge und deren Inhalte. Nach 2 Monaten kam noch ein Betriebsübergang mit 20 Arbeitnehmern hinzu, der ebenfalls abgewickelt werden musste. Sie können sich vielleicht vorstellen, wie aufwändig es war, hier eine Struktur herein zu bekommen, zumal die Geschäftsführung der Meinung war, das dies in einer 20-Stunden Woche zu schaffen wäre. Mein Tipp: Warten Sie nicht so lange! Ich habe z. B. meinen Firmenumzug von Rund ums Personal im Mai diesen Jahres in größere Büroräume und die Vergrößerung des Mitarbeiterstamms auf insgesamt 6 Personen zum Anlass genommen, um Arbeitsregeln einzuführen. Darin gebe ich konkret vor, welche Anforderungen ich an das Team und jeden Einzelnen im Unternehmen stelle. Die Regeln sind relativ schnell erstellt, wenn man weiß, was man will. Die Durchsetzung ist wesentlich langwieriger! Mit der Einstellung des ersten Mitarbeiters (egal ob Aushilfe, geringfügig Beschäftigter oder fest Angestellter) sind folgende Punkte je nach Unternehmen zu beachten und einzuhalten: - Gesetze - Verordnungen und Richtlinien (z. Z. haben wir 352 verschiedene in unserer Übersicht) - Allgemeinverbindliche Tarifverträge (überwiegend im gewerblichen und handwerklichen Bereich) - Individualverträge - Betriebsvereinbarungen - Betriebliche Übungen (Gewohnheitsrecht) - Steuer- und Sozialversicherungsrecht. Sie sollten z. B. daran denken, dass es steuer- und sozialversicherungspflichtig ist, wenn Sie Ihrem Mitarbeiter zum Geburtstag ein Geschenk machen, das mehr als 44,00 kostet. Grundsätzlich kann ich Ihnen nur empfehlen: - Halten Sie alles schriftlich fest. Mündliche Vereinbarungen gelten nur, solange sich beide Parteien grün sind und keine Störfälle eintreten. Meistens sind Sie sogar per Gesetz dazu verpflichtet. Ich nenne nur das Nachweisgesetz für die Vertragsbedingungen oder das BGB im Zusammenhang mit der Kündigung. Sie glauben gar nicht, wie oft ich zu hören bekomme: Hier gibt es keine Arbeitsverträge. Oder: Der hat mündlich gekündigt.

3 - Die Verantwortung zur Einhaltung der o. a. Punkte und die ordnungsgemäße Abwicklung liegt alleine bei Ihnen und kann nicht auf andere Personen übertragen sprich abgewälzt werden. Die Fehler, die Ihr Mitarbeiter macht, die Informationen, die Sie dem Steuerberater nicht gegeben haben, gehen zu Lasten Ihres Portemonnaie. - Von vielen Unternehmern höre ich: Der Prüfer muss was finden. Oder: Wir machen das erst, wenn es der Prüfer findet. Ich kann davor nur warnen. Wenn ein Prüfer so etwas feststellt, zahlen Sie u. U. für 4 Jahre das ist der übliche Prüfungszyklus Steuern und Sozialversicherungsbeiträge nach. Das wiederum führt nicht selten zu Liquiditätsengpässen. Bei einer Lohnsteuerprüfung wurde festgestellt, dass der Dienstwagen des Geschäftsführers nicht mit dem Bruttolistenneupreis versteuert wurde, sondern mit dem um den Rabatt reduzierten Kaufpreis, was zur Zeit ja besonders günstig ist. Da dies auf der Rechnung des Autohauses nicht vermerkt war, und der Steuerberater nicht nachgefragt hatte, musste der Geschäftsführer für 4 Jahre Steuern nachzahlen. In diesem Fall waren es ca Euro für einen Mitarbeiter! Stellen Sie sich vor, Sie haben einen Fuhrpark mit mehreren Autos!! Normalerweise haftet der Arbeitgeber für eine ordnungsgemäße Abrechnung. Da sich das Unternehmen in Insolvenz befand, wandte sich das Finanzamt an den Steuerpflichtigen und forderte bei ihm die zu wenig gezahlten Steuern nach. Ein Arbeitnehmer gab bei Beschäftigungsbeginn im laufenden Kalenderjahr die Lohnsteuerkarte für das Vorjahr mit dem Hinweis ab, sein letzter Arbeitgeber händige ihm die aktuelle Lohnsteuerkarte nicht aus. (Was nicht zulässig ist!). Trotz regelmäßiger Nachfrage wurde die Karte bis zum Jahresende nicht abgegeben. Die Lohnsteuerprüfung forderte nun die Steuern gemäß Lohnsteuerklasse 6 nach. Im Nachhinein stellte sich zusätzlich heraus, dass es sich um einen niederländischen Staatsangehörigen gehandelt hatte, der uns seine Aufenthaltserlaubnis hätte nachweisen müssen. Unter Umständen wäre hier noch ein Bußgeld fällig gewesen. Meine Mitarbeiter und ich haben uns natürlich auch Gedanken zum Thema Auftragsspitzen durch Personal auf Zeit gemacht und haben bei unseren Recherchen bis zu 23 verschiedene Vertragsmodelle gefunden, nach denen Sie Mitarbeiter aufgrund Ihrer Bedürfnisse eingeschränkt anstellen können. Wir haben dabei unterschieden zwischen:

4 Befristet Teilzeit Extern Aushilfen (befristet) Aushilfen (Daueraushilfen) Freie Mitarbeiter Befristeter Vertrag Ehegattenarbeitsvertrag Heimarbeit (mit Sachgrund) Befristeter Vertrag Geringfügig Beschäftigte Kooperationspartner (ohne Sachgrund) Kurzfristige Beschäftigung Job-Sharing-Vertrag Outsourcing Praktikanten Rahmenvereinbarung, Arbeit auf Telearbeit als Abruf, flexible Arbeitszeit Heimarbeit Probearbeitsvertrag Schüler Telearbeit als freie Mitarbeit Projektbezogener Arbeits- Studenten und Anstellungsvertrag Zeitarbeit Studenten Teilzeit nach betrieblichem Bedarf Welches Beschäftigungsmodell für Sie in Frage kommt, ist individuell zu klären. Wir haben Ihnen die wichtigsten Informationen pro Vertrag auf einem Blatt zusammengefasst, das Sie sich an unserem Thementisch im Foyer abholen bzw. bei uns anfordern können. Bei Rund ums Personal gab und gibt es verschiedene Arbeitsmodelle. Zur Zeit habe ich nur Teilzeitkräfte mit unterschiedlichen Wochenstunden. Die Arbeitszeiten wurden so vereinbart, dass beide Parteien mit dem Kompromiss leben können. Am schwierigsten gestaltete sich die Suche nach einer Teilzeitkraft, die bereit war, bis 17:30 Uhr zu arbeiten. Ich habe jetzt eine qualifizierte Kraft eingestellt, die aufgrund ihres Alters keine Anstellung gefunden hat und somit vom Arbeitsamt gefördert wird. Mit meinem Mann habe ich einen Anstellungsvertrag auf Abruf, d. h., er wird nach Stunden bezahlt und erfährt es oft recht kurzfristig, wenn Aufträge zu erledigen sind.

5 Einer unserer Kunden hat seine Telefonzentrale mit 5 Studenten besetzt. Hintergrund ist, dass dort das Hauptgeschäft telefonisch abgewickelt wird und zwar mit vielen Ländern unterschiedlicher Kontinente. Aufgrund der Zeitverschiebung muss die Zentrale von morgens 8:30 bis 18:00 Uhr mit Mitarbeitern besetzt sein, die mindestens 2 Fremdsprachen beherrschen und auch kurzfristig länger verfügbar sind. Die Studenten decken diese Anforderungen ab, sind relativ kostengünstig und es gibt keine Probleme bei der Urlaubsvertretung. Die gegenseitige Vertretung ist auch der Hintergrund für den Job-Sharing-Vertrag bei dem gleichen Kunden. Zwei Arbeitnehmerinnen teilen sich den Posten der Chefassistentin, wobei eine Mitarbeiterin 2 Tage pro Woche arbeitet, die andere 3 Tage. Voraussetzung ist hierbei ein gleicher Arbeitsstil, Vertrauen und Kollegialität. Bevor Sie Personal einstellen, überprüfen Sie immer wieder Ihre eigene Zielsetzung und welche Arbeitnehmer Sie benötigen, damit diese Sie auf dem Weg zum unternehmerischen Erfolg unterstützen! Manchmal ändern sich die Anforderungen und Ansichten und es sind mehrere Anläufe nötig, bis Sie Ihr Team zusammengestellt haben. Je kleiner das Unternehmen, desto wichtiger ist es, das die Chemie zwischen den Menschen stimmt und die Freude an der Arbeit. Fachkenntnisse kann man sich aneignen. Ich stelle inzwischen vorzugsweise lebens- und berufserfahrene Mitarbeiter ein, die mit ihren Kenntnissen den Arbeitsablauf oftmals erleichtern. Dafür zahle ich dann lieber etwas mehr. Sie sollten sich darüber klar sein, was es bedeutet, Personal einzustellen. Grundsätzlich haben Sie sich für Wachstum entschieden. Damit verbunden sind mehr Verantwortung und zusätzliche Pflichten! Die positiven Aspekte sind: - Entlastung nach erfolgreicher Einarbeitung - Verringerung des Ausfallrisikos - Erhöhung der Kapazität für neue Aufträge / Projekte - Schnellere Erledigung der Aufträge - Neue und zusätzliche Kenntnisse, Fertigkeiten und Erfahrungen - Positive Außenwirkung, denn Wachstum bedeutet Erfolg

6 Es bedeutet aber auch: - Mehr Pflichten und Verantwortung (finanziell und persönlich) - Übernahme von Führungsaufgaben (Motivation, Gespräche, Kritik) - Aneignung von Kenntnissen und Informationen zum Thema Personal - Beachtung von Gesetzen, Verträgen, Richtlinien etc. - Stetige Überprüfung der unternehmerischen Ziele und Anforderungen - Anleitung und Weitergabe von Informationen - Wahrnehmung und Durchsetzung von Vereinbarungen und Rechten (Direktionsrecht) Der Unternehmer wächst an seiner Verantwortung: - Für die Idee und die Gründung eines Unternehmens - Für das Produkt oder die Dienstleistung - Für Wachstum und damit Expansion = Personal. Wenn Sie sich nun fragen: Warum soll ich mir das antun, und wann soll ich eigentlich noch Geld verdienen? so kann ich Ihnen hierzu noch einen letzten Tipp geben. Sie müssen nicht alles alleine machen und schaffen! Wenn mir eine Arbeit oder eine Aufgabe zur Last wird, dann überlege ich mir, wer es besser kann und delegiere sie an eigene Mitarbeiter oder vergebe sie als externen Auftrag. Einen Teil der Personalarbeit können Sie abgeben, aber eben nicht alles, denn Ihre Mitarbeiter sind ein Teil Ihres Unternehmens! Ich habe viele Punkte noch gar nicht angesprochen. Die Vortragszeit ist jedoch schon abgelaufen. Sie haben sicher einen Einblick bekommen, wie komplex dieser Bereich ist. Das Thema Personal ist in aller Munde, doch es will sich keiner so richtig mit der Problematik des Personalwesens auseinandersetzen. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit. Frankfurter Str Hennef Tel: Fax: Internet: