Shared Services: Neue Perspektiven für die grenzüberschreitende Zusammenarbeit? Giso Schütz AWV e.v 1

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1 Shared Services: Neue Perspektiven für die grenzüberschreitende Zusammenarbeit? 1

2 Das Shared Services Konzept und seine Übertragbarkeit auf den grenzüberschreitenden Kontext 2

3 Das Shared Services Konzept und seine Übertragbarkeit auf den grenzüberschreitenden Kontext 3

4 Unternehmensziel: Möglichst hoher Gewinn bei geringen Kosten Kosten durch: Entwicklung Produktion, firmenspezifisch Vertrieb, Verwaltung allgemein 4

5 Personalkosten mit (z. B.) Personalgewinnung Gehaltsabrechnung Urlaubs- und Krankenkartei Reisekostenabrechnung Aktenführung Arbeitszeitmanagement Innerer Dienst mit (z. B.) Beschaffung Liegenschaftsverwaltung Gebäudemanagement Verwaltungskosten (allgemein) Standardprozesse Informationstechnik mit (z. B.) Rechenzentrum Entwicklung Pflege und Wartung Dokumentation Finanzverwaltung mit (z. B.) Buchhaltung Rechnungswesen 5

6 Managementansätze in Unternehmen Zentralisierung Dezentralisierung Outsourcing (Auslagerung) Outsourcing (Ausgliederung) externer Dienstleister interner Dienstleister, Shared Service Center 6

7 Konzern Firma Firma Firma Externe Firma Firma Shared Service Center Externe Firma 7

8 Behördenziel Gesetzesvollzug im Sinne des Gemeinwohls also: kein Gewinnstreben aber: Beachtung des wirtschaftlichen Umgangs mit Steuergeldern also: möglichst gute Qualität bei möglichst geringen Kosten 8

9 Kosten durch: Fachaufgaben Innere Verwaltung 9

10 Kosten der Inneren Verwaltung (Gemeinkosten) Standardprozesse Personalkosten mit (z. B.) Personalgewinnung Gehaltsabrechnung Urlaubs- und Krankenkartei Reisekostenabrechnung Aktenführung Arbeitszeitmanagement Innerer Dienst mit (z. B.) Beschaffung Liegenschaftsverwaltung Gebäudemanagement Informationstechnik mit (z. B.) Rechenzentrum Entwicklung Pflege und Wartung Dokumentation Finanzverwaltung mit (z. B.) Buchhaltung Rechnungswesen 10

11 Shared Service Center für die Bundesverwaltung Das Modell Bundesministerien Bundes -behörde Bundes -behörde Bundes -behörde ein oder mehrere Shared Service Center 11

12 Verantwortung Auftraggeber unveränderte fachliche Verantwortung nach innen und außen Strategische Steuerung Service Leval Agreement (SLA) Auftragnehmer operative Umsetzung Produktqualität Prozessqualität Wirtschaftlichkeit der Produkterstellung Professionalität 12

13 Aufgabenverteilung Aufgabenkritik Prozessorientierung Prozess als Wertschöpfungskette Antragsteller Geschäftsprozess = kein Prozessschritt ohne Wertschöpfung Qualitätsprodukt Mehrwert beim Antragsteller Geschäftsprozessoptimierung 13

14 Aufgabenverteilung Auftraggeber (strategische Ebene) Prozess Schritt 1 Schritt 2 Schritt 3 Schritt 4 Schritt 5 Entscheidung (z.b.bescheid) Auftragnehmer (operative Ebene) 14

15 Beispiel Personalgewinnung Auftraggeber o Entscheidung über Stellenfreigabe und Durchführung einer Ausschreibung o Zustimmung und Anordnung über die Art der Ausschreibung o Zustimmung o Festlegung von Auswahlkriterien o Bestimmung der einzuladenden Bewerber o Entscheidung über Auswahlverfahren und Auswähler o Durchführung des Auswahlverfahrens o Einstellungsentscheidung Auftragnehmer o Stellenbeschreibung, Stellenbewertung, Anforderungsprofil o Entwurf einer inhaltlich und recht lich korrekten Ausschreibung o Durchführung der Ausschreibung o Registrierung der Bewerbungen, Vorauswahl nach vorgegebenen KO-Kriterien o Erstellung eines Ranking nach den vorgegebenen Auswahlkriterien o Organisatorische Vorbereitung des Auswahlverfahrens, Einladung der Bewerber o Erarbeitung des Auswahlverfahrens, Aufgaben, Gesprächsleitfaden, Bewertungskriterien o Betreuung des Auswahlverfahrens 15

16 Vorteile standardisierte Prozesse bessere Möglichkeiten für Einsatz der IuK professionelle Bearbeitung kürzere Bearbeitungszeiten gesteigerte Qualität weniger Personal (bis zu 50 %) Skaleneffekte (zwischen 15 % und 30 %) 16

17 Hemmschwellen Mangel an politischem Willen Fehlende politische Entscheidung Ängste vor Personalverlust Kompetenzverlust Verlust der Steuerung Verlust der Selbstständigkeit dem Neuen Beharrungsvermögen Misstrauen gegenüber den Partnern Probleme mit dem Personal Probleme mit dem Personalrat 17

18 Offene Baustellen o Struktur o Rechtsform o Kostenverteilung o Steuerfragen o Personalzuordnung o Anforderungsprofil o Eingruppierung und Vergütung o Controlling mit KLR o E-Government 18

19 Ich danke für Ihre Aufmerksamkeit und Ihr Interesse. Ihre Fragen beantworte ich sehr gerne. 19

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