Darstellung interaktiver Prozessszenarien mit dem SAP Tutor

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1 Studienarbeit im Studiengang WNB / WIB Darstellung interaktiver Prozessszenarien mit dem SAP Tutor Studienarbeit im Studiengang Wirtschaftsinformatik / Bachelor of Science an der Fakultät Wirtschaftsinformatik der Hochschule Furtwangen University vorgelegt von Christian Völker Betreuer: Prof. Dr. Guido Siestrup Eingereicht am: 03. August 2007

2 Eidesstattliche Erklärung Ich erkläre hiermit an Eides statt, dass ich die vorliegende Studienarbeit selbständig und ohne unzulässige fremde Hilfe angefertigt habe. Die verwendeten Quellen sind vollständig zitiert. Furtwangen, den Christian Völker Seite 1 von 30

3 Abstract Die GCPE (Group Costing and Profitability Engine) ermöglicht dem Anwender eine vereinfachte konzernweite Ergebnisrechnung durchzuführen. Neben lokalen Erlösen bzw. Kosten werden die globalen Erlöse bzw. Kosten und der Zwischengewinn (Gewinn der durch Intercompany Verkäufe entsteht) ausgewiesen. Die Globalisierung und die damit korrelierende Verlagerung von Produktionsstätten macht die Verwendung eines solchen Werkzeuges immer sinnvoller. Die GCPE ist zugleich ein Business Intelligence Tool, das Informationen aus unterschiedlichsten Systemen aufbereiten kann, jedoch auf SAP R/3 bzw. SAP BW aufbaut. Das Dokument beschreibt wie die Geschäftsprozesse (vorrangig aus SAP R/3 Quellen) in das GCP System gelangen, und wie diese dort abgebildet werden. Um diesen Transfer zu verdeutlichen wurde ein SAP eigenes Tool zur Darstellung der Abläufe verwendet. Diese Software, SAP Tutor, soll das Zusammenspiel zwischen SAP Prozessen und der GCPE verdeutlichen. Keywords Konzerncontrolling, GCPE, SAP Tutor, Ergebnisrechnung, Controlling, SAP R/3, CO-PA, CO-PC, konzernweite Ergebnisrechnung, Business Intelligence, SAP BW, Geschäftsprozesse. Seite 2 von 30

4 Inhaltsverzeichnis 1. Einleitung Grundlagen SAP R/ GCPE (Group Costing and Profitability Engine) Trends in der Supply Chain Abgrenzung der Prozesse SAP / GCP Testumgebung / System Prozessanalyse und darstellung SAP Quellmodule Plan CO-PA Planversion CO-PCP SAP Quellmodule Ist MM-IM MM-IV CO-PA Istversion Lokales vs. globales Ergebnis (Konzernsicht) Prozessauswahl Szenarien vorstellen (Plan / Ist / Simulation) Produktion Wareneingang / Nachkalkulation (Ist) Verkauf Streckengeschäft (Ist) GCP - Rechnen der Kalkulation und des Ergebnisses nach globaler Sicht Darstellung mit SAP Tutor Abschluss Test des Tutor Videos -> Prozesse schlüssig? Fazit (Alternativen zu SAP Tutor z.b. ecatt, snagit) Ausblick für kommende Projekte... 3 Seite 3 von 30

5 Abbildungsverzeichnis Abbildung 1 EAI Aufbau... 3 Abbildung 2 SAP Module...3 Abbildung 3 GCPE Bereichsmenü... 3 Abbildung 4 Intercompany Verkaufsprozess... 3 Abbildung 5 Ergebnis Lokal vs. Global... 3 Abbildung 6 Abbildung Produktion GCPE... 3 Abbildung 7 Strecke generisch & GCPE Abbildung... 3 Abbildung 8 Kalkulationsschema... 3 Abbildung 9 GCPE Costing Item Anzeige... 3 Abbildung 10 SAP Tutor Recorder... 3 Abbildung 11 SAP Tutor Editor / Schritt bearbeiten... 3 Abbildung 12 Sap Tutor Player Kontorollleiste... 3 Seite 4 von 30

6 1. Einleitung Die Firma Informations Management & Consulting (IMC) entwickelt und betreibt seit dem Jahr 2002 die Group Cost and Profitability Engine (GCPE). Diese Applikation ist im Bereich des konzernweiten Controllings anzusiedeln. In der vorliegenden Arbeit möchte ich darstellen, wie die GCPE in Kombination mit ihren Quellsystemen arbeitet. Es soll weiterhin die aufgezeigt werden wie komplexe Geschäftsprozesse in der GCPE verarbeitet werden. Ein weiterer Bestandteil ist die grafische Aufbereitung der Prozesse mit dem SAP Tutor, einem Programm für Schulungen und Tutorials der SAP AG. Die Arbeit teilt sich im Wesentlichen in 3 Teile auf. Zu Beginn werden alle notwendigen Grundlagen über SAP, GCPE und das Testsystem mit den entsprechenden Testdaten aufgezeigt. Der zweite Teil beschäftigt sich insbesondere mit den ausgewählten Prozessen und den Quelldaten aus einem operativen R/3 System. Der letzte Teil widmet sich der grafischen Aufbereitung mit dem SAP Tutor Tool und den anschließenden Tests, gefolgt von einer Schlussbetrachtung. Ziel der gesamten Studienarbeit ist es die Prozesse und Arbeitsweise der GCPE zu verstehen und diese Erkenntnisse, mit Hilfe eines Demo Programms (SAP Tutor), fachgerecht Dritten (Kunden, Benutzern) zur Verfügung zu stellen. In diesem Rahmen soll also die kombinierte Bedienung von SAP und GCPE verdeutlicht werden. Seite 5 von 30

7 2. Grundlagen Dieses Kapitel erläutert im Folgenden die Fundamente dieser Arbeit. Zuerst wird die SAP AG, mit ihrem weltweit eingesetzten Warenwirtschaftssystem R/3, vorgestellt. Die GCPE ist die Applikation der IMC für eine konzernweite Ergebnisrechung. Hier soll also eine grundlegende Einführung in dieses System gegeben werden. Die aktuellen Trends in der Supply Chain machen eine zielgerichtete Anwendung einer solchen Ergebnisrechung immer mehr erforderlich. Grundsätzlich unterscheiden sich auch die Prozesse in SAP- (Geschäftsprozesse) und die GCP Prozesse z.b. Datenbereitstellung, auch dies ist Bestandteil dieses Abschnitts. Die Beschreibung der Systemumgebung (Testsystem) schließt dieses Kapitel ab SAP R/3 Die Firma SAP wurde im Jahre 1972 in Mannheim von fünf ehemaligen Mitgliedern der IBM gegründet. SAP steht für Systeme, Anwendungen und Produkte. Heute ist die SAP AG, mit ihrem Hauptsitz in Walldorf, der drittgrößte Softwarehersteller der Welt. 1 Eines der bekanntesten Produkte aus diesem Hause ist die ERP Software R/3. Hierbei steht das R für Realtime und 3 für die verschiedenen Schichten. In diesem Zusammenhang ist realtime als Online Transaction Processing (OLTP) zu verstehen. Man arbeitet also live auf operativen Daten. Änderungen werden umgehend gespeichert. 2 SAP R/3 wird von der SAP seit dem Jahr 1993 vertrieben und erweitert. Durch die kostenintensive Einführung, zum einen begingt durch Hardware zum anderen durch Manpower, trifft man diese Software meist nur in größeren Betrieben bzw. Konzernen an. Für den Mittelstand stellt die SAP mittlerweile andere Lösungen bereit z.b. SAP Business One. Die R/3 Software ist mittlerweile auch in die Jahre gekommen und wurde kürzlich durch eine neue Produktfamilie, die SAP mysap Suite, abgelöst. Diese Produktfamilie umfasst ein ganzes Spektrum von Software von dem die ERP Komponente nur einen kleinen Teil ausmacht. Abbildung 1 EAI Aufbau 3 1 Vgl Vgl. H. Kemper (2006), S. 14 f Seite 6 von 30

8 In vielen Firmen ist dieser Umschwung noch nicht angekommen, da man eine Umstellung in diesem Umfang nicht von heute auf morgen durchführen kann. Es kann sehr lange dauern, bis eine ERP Software reibungslos funktioniert. Daher ist SAP R/3 heute noch weit verbreitet und eine der gängigsten ERP Komponenten. Es hat sich auch in dieser Software, seit 1993, einiges getan. Der aktuelle Release Stand ist 4.7 und mit ABAP Objects bzw. Java ist eine sehr mächtige Programmier Basis entstanden. Der aktuelle Trend der SAP reicht hin zu einer Enterprise Application Integration (EAI) z.b. mit SAP Portals. Diese Technologie soll die heterogenen Systemlandschaften mit ihren Daten und Prozessen verknüpfen und zentral über eine Web-Technologie verfügbar machen. 4 Dabei stützt sich EAI auf drei Komponenten, die Datenintegration verschiedener Legacy Systeme, die Anwendungsintegration z.b. über Message Broker und die Prozessintegration entlang der Wertschöpfungskette siehe Abbildung 1. Diese Arbeit konzentriert sich jedoch auf SAP R/3, welches an dieser Stelle näher vorgestellt werden soll. SAP R/3 kann jedoch mit Hilfe von Programmen wie z.b. GCPE dem EAI Trend angenähert werden. SAP R/3 ist modular aufgebaut, wobei die verschiedenen Module miteinander hoch integriert werden können, was letztendlich einen hohen Nutzwert bringt. Die Grafik (Abbildung 2) zeigt die einzelnen Module. Die grünen Module lassen sich zum Teil Logistik zählen und die roten zum Bereich Rechnungswesen. Die wichtigsten Module sind das Finanzmodul FI bzw. CO (Controlling) und die Materialverwaltung MM. Im Folgenden sollen die einzelnen Module kurz vorgestellt werden. Tabelle 1 SAP Module SD Abbildung 2 SAP Module 5 Sales and Distribution: Modul ermöglicht die Auftragsverwaltung im Verkauf. Man kann Bestellungen erstellen bzw. verwalten, Aufträge anlegen und Fakturen erstellen. MM Materials Management: Kernmodul der Logistik. Ermöglicht die Lagerverwaltung mit Mengen und Lagerortverwaltung, Stammdatenmanagement und Lagerhaltung PP QM PM HR FI Production Planning: Anlegen und verwalten von Produktionsaufträgen. Beinhaltet Arbeitspläne und Stücklisten (aus CO-PC) gerechnet Quality Management: Entnimmt Proben aus Produktion und Lagerbeständen zur Sicherung und Prüfung der Qualität eines Erzeugnisses Plant Maintainance: Instandhaltung der Produktionsstätten Human Ressources: Eigenständiges Modul zur Personalverwaltung. Integriert mit PP und PS für Personalkosten und Verfügbarkeit. Financial Inventory: Ältestes Modul. Finanzielle Werteflüsse werden in Belegen 4 Vgl SAP AG (2007). Seite 7 von 30

9 CO AM PS WF IS dargestellt. FI Belege sind meist direkt mit MM Belegen verknüpft. Bilanzierung am Ende der Periode Controlling: Eng verknüpft mit FI. Werte fließen direkt in CO für Ergebnisrechnung. Wichtige Komponenten sind Kostenstellenrechnung, Kostenartenrechnung, Produktund Prozesskostenrechnung. Asset Management: Auch IM genannt. Investitions bzw. Anlagenmanagement. Ermöglicht Verwaltung von Aktiva und Vermögen (Prüfen) Project System: Projektmanagement Modul. Prozesskostenrechnung aus CO integriert. Work Flow: Geschäftprozesse Information System Der lila gefärbte Teil der Abbildung 2 zeigt die s. g. Cross Applications. Diese beinhalten Hilfsfunktionen über das komplette Unternehmen hinweg, also weder für Rechnungswesen noch der Logistik allein. Da die GCPE auch auf SAP Business Information Warehouse (BW) laufen kann, noch einige Worte zu diesem Business Intelligence Tool der SAP AG. Im Allgemeinen definiert Business Intelligence als eine erweiterte Form der Management Unterstützung, durch aufbereitete Informationen. 6 SAP BW ist ein Data Warehouse, welches ein Bestandteil einer Business Intelligence Komponente ist. Es enthält keine Daten, auf denen in Echtzeit gearbeitet wird, sondern Analysedaten. Man entfernt sich vom OLTP hin zum Online Analytical Processing (OLAP). Die Analysedaten entstehen aus den OLTP Daten der verschiedenen Quellsysteme z.b. SAP R/3. Die Daten werden in s. g. Würfeln (Data Cubes) gespeichert. Dies erlaubt eine mehrstufige Abfrage nach bestimmten Ebenen. Zum Umfang dieser Software zählen eine Extraktionskomponente, der Business Explorer zum erstellen von OLAP Abfragen und einer Data Mining Komponente (APD). Das Data Mining erstellt auf Basis der Analysedaten bestimmte Verhaltensmuster, die dem Anwender als Wissen zur Verfügung gestellt werden. Ein Beispiel hierfür ist die Assoziation, bei der z.b. Warenkorbanalysen Anwendung finden und dem Kunden beim nächsten Besuch bereits passende Produkte angezeigt werden können GCPE (Group Costing and Profitability Engine) Im vorhergehen Kapitel wurde der Trend zu modularen Softwarekomponenten vorgestellt. Eben solch eine Best-of-Breed Komponente ist die Group Costing and Profitablility Engine (GCPE). Evodion IT beschreibt Best-of-Breed wie folgt: Von Best-of-Breed spricht man, wenn man unabhängig von Herstellern und Plattformen unter Berücksichtigung der Integrationsfähigkeit und geeigneter APIs die am besten geeignete(n) Technologie, Architektur oder Softwarekomponenten auswählt. 8 Im Gegensatz zu Advanced Planning Systems (APS) Komponenten wie z.b. SAP APO, die sich weitestgehend auf Mengenflüsse konzentrieren, betrachtet die GCPE zusätzlich auch die Werteflüsse, die neben den Mengen aus den Quellsystemen entsprechend gezogen werden. Die GCPE umfasst ein ganzes Paket an Applikationen, die es zum Ziel haben eine konzernweite Ergebnisrechnung bzw. einen Ausweis der konsolidierten Herstellkosten zu ermöglichen. Die Motivation zu dieser Entwicklung waren vor allem die Trends in der Supply Chain (s. Kapitel 2.3) und eine nicht vorhandene Abdeckung dieser Anforderung bei bisheriger Standardsoftware. Ein Konzern umfasst mehrere Gesellschaften, die miteinander in 6 Vgl. H. Kemper (2006), S. 1f. 7 Ebenda, S Seite 8 von 30

10 Lieferbeziehung stehen können. Ist dies sehr oft der Fall, ist ein Ausweis der konsolidierten Herstellkosten (Konzernherstellkosten) unabdingbar. Die Konzernherstellkosten beinhalten nämlich nicht den zwischen den Gesellschaften angefallenen Zwischengewinn, jedoch aber sämtliche, zwischen den Gesellschaften angefallenen, Gemeinkosten des Verkaufs. 9 Die GCPE ist durchaus als eine Art Business Intelligence Komponente anzusehen, da sie das Management bei Entscheidungen unterstützt und neue Informationen aus bestehenden Daten liefert. Ebenso finden bei der GCPE Extraktions- und Datenbereinigungsvorgänge statt. Es gibt jedoch einen entscheidenden Unterschied zu normalen BI Anwendungen. Die GCPE rechnet anhand der aus der Extraktion erhaltenen Daten, sie macht also viel mehr als das Auswerten und Reporting von Daten. Es wird vielmehr eine konzernweite Wertschöpfungskette durchgerechnet. 10 Da die meisten Konzerne die Standardsoftware SAP R/3 verwenden und diese SAP Umgebung die nötige Entwicklungsumgebung und Datenbank bereitstellt, entschied man sich GCPE komplett in ABAP für SAP R/3 zu Entwickeln. Ein Betrieb mit SAP BW ist ebenso möglich, da die Basis gleich mit SAP R/3 ist. Es bestehen jedoch auch Extraktoren und Schnittstellen für externe Programme wie z.b. Excel. 11 Die GCPE besteht aus vielen Applikationen, die in Tabelle 2 kurz vorgestellt werden. Weiterhin gibt es für diese Komponente auch ein eigenes Customizing, in dem z.b. die Extraktionsparameter eingestellt werden können. Die Programme müssen alle in einer bestimmten Reihenfolge laufen, die in Steuertabellen überwacht wird. Das eigene Bereichsmenü der GCPE wird in Abbildung 3 dargestellt. Abbildung 3 GCPE Bereichsmenü 9 Vgl. F. Wurm (2005), S Vgl. Ebenda S Vgl. Ebenda S Seite 9 von 30

11 Die Steuertabelle zeigt z.b. an, in welchem Zustand sich eine Applikation befindet. Im eigenen Customizing kann auch bestimmt werden wie sich die Applikationen gegenseitig sperren, um die richtige Reihenfolge sicherzustellen. Tabelle 2 GCPE Applikationen Appl. Typ E A Extraktionskomponente für Daten aus CO-PA (Plandaten im Verkauf) C Extraktionskomponente für Daten aus CO-PC (Plan Produktkostenrechnung) X Ist Extraktionskomponente für Daten aus MM, FI und COPA (echte Belege) Y Extraktionskomponente, die z.b. Excel Daten in GCPE importiert A Aggregation. Hier werden gleichartige Vorgänge zusammengefasst und die später zu rechnende Wertschöpfungskette erstellt. (Knoten und Kanten) S Sequence erstellt die Reihenfolge der Berechnung der Wertschöpfungskette T Top-Down Kalkulation wird nur bei Plan Szenarien verwendet. Es wird vom Endpunkt der Kette nach unten verteilt / berechnet C Kalkulation Bottom Up wird immer ausgeführt. Kalkulation von den Rohstoffen hinauf zum Endprodukt ist eine Anzeigefunktion für einen Knoten in der Wertschöpfungskette ALV Der ALV Browser ist ein Anzeigewerkzeug für eine Masse von Daten in einer Tabelle. Weiterhin gibt es viele weitere Funktionen wie z.b. Vergleiche Die GCPE erstellt also, zur konzernweiten Ergebniskalkulation, eine Wertschöpfungskette in Form von Knoten und Kanten. Die Knoten werden als Costing Items bezeichnet, die ein Material, in einem Werk, in einer Bewertungsart, darstellen. Die Kanten werden ein einer separaten Struktur abgebildet und tragen die Werte einer Sender Empfänger Beziehung. Weiterhin gibt es Single Items, die einen einzelnen Werte- bzw. Materialfluss darstellen und Financial Items, die die Single Items zu bestimmten Kriterien zusammenfassen. Anwender der GCPE sind entsprechend geschulte Mitarbeiter für das Management, das die gelieferten Informationen bewertet. Bei der Einführung der GCPE ist es somit auch erforderlich den nötigen Support für das Projekt vom TOP Management zu erhalten, da dieses ja später mit den gelieferten Informationen arbeiten soll. Die GCPE liefert viele neue Erkenntnisse für den Konzern. Es werden z.b. die Quellsysteme von Auswertungsaufgaben entlastet. Weiterhin können die Verkaufspreise mit den neuen konsolidierten Herstellkosten bewertet werden. Dies dient der Reduzierung von Fehlentscheidungen und unterstützt interne Make-or-Buy Analysen. Da die GCPE eine Versionierung anbietet, ist es möglich bestimmte Szenarien (z.b. unterschiedliche Wechselkurse) zu simulieren. Die unterschiedlichen Versionen lassen sich mit den Reporting Tools einfach vergleichen. 12 A. Kuhn beschreibt die drei Säulen des Supply Chain Management als Fundament einer Funktionierenden Wertschöpfungskette. Die GCPE kann einen wichtigen Beitrag zum Aufbau dieser Säulen leisten. Säule 1: Integration aller Partner einer Wertschöpfungskette durch übergreifende Aufgaben. Die GCPE stellt integrierte Informationen für den ges. Konzern zur Verfügung. Säule 2: Prozess Redesign im Sinne einer ganzheitlichen- und prozessorientierten Steuerung. Die GCPE erkennt unsaubere Prozesse und bildet selbst integrierte Szenarios ab. Säule 3: Moderne IT als Enabler die Kommunikation und Koordination ermöglicht bzw. verbessert. 12 Vgl. F. Wurm (2005), S.365 f. Seite 10 von 30

12 Die GCPE ist voll in ein Standardwerkzeug SAP R/3 integriert und somit den Anforderungen vieler Konzerne gewachsen. Es findet eine Zentralisierung der Daten vieler Subunternehmen in einem System statt. Die Kommunikation ist durch Remote Function Calls (RFC) in der Extraktion weitestgehend automatisiert. Eine Koordinationsfunktion bietet die GCPE beispielsweise durch Werksvergleiche Trends in der Supply Chain Die Supply Chain (Wertschöpfungskette) kann als Lieferkette verstanden werden, die von den Lieferanten der Lieferanten der Rohstoffe, für ein bestimmtes Produkt, bis zu den Kunden der Kunden reichen kann. 14 Dabei beinhaltet die Lieferkette alle wertebringenden Maßnahmen, wie Arbeit und eingeflossene Rohstoffe. Das Supply Chain Management beinhaltet also alle Aktivitäten entlang einer Kette, von der Beschaffung, über Produktion, bis zum Vertrieb und die damit verbundenen Geld- und Informationsflüsse. 15 In heutigen Zeiten, unter der Bedrohung der Dumping Preis Anbieter aus Fernost, achten unsere Firmen hauptsächlich auf die Kosten. Auch Zusammenschlüsse mit der Konkurrenz oder Lieferanten sind ein Mittel um Kosten einzusparen. Ein weiterer wichtiger Aspekt dieser Zeit ist die steigende Globalisierung. Die Globalisierung lässt sich als eine Ausdehnung von Kulturen, Praktiken und Handlungen über die Landesgrenzen hinweg beschreiben. Aus dieser Ausdehnung entstehen internationale Konzerne und Zusammenschlüsse. Sie unterscheidet sich also von der Modernisierung durch die Reichweite und Geschwindigkeit der Veränderungen. Diese wird durch die immer schnelleren Datenverbindungen im EDV Bereich, und natürlich auch durch immer besseren logistischen Netzwerke im Cargo- bzw. Handelsbereich unterstützt 16. So ist es einem Kunden manchmal gar nicht mehr so transparent aus welchem Teil der Welt die gelieferte Ware eigentlich stammt. 17 Viele Unternehmen haben auch erkannt besonders Lohnintensive arbeiten in die so genannten Billiglohnländer z.b. den Ostblock oder China zu verschieben. Sogar im Dienstleistungssektor lagern bestimmte Unternehmen ihre Call Center nach Bangalore Indien aus, wo die Lohnkosten einem Bruchteil der lokalen entsprechen. Die Fusion von Konzernen untereinander, oder eben mit Partnern in der Supply Chain, flacht die Wertschöpfungsketten entsprechend ab. Immer mehr Gesellschaften fließen in einen Gesamtkonzern. Hier entsteht das eigentliche Problem. Es kann unterschiedliche Datenverarbeitungssysteme geben, die sich gegenseitig nicht verstehen, wodurch sog. Wertschöpfungsinseln entstehen. Die Informationen sind also quer im Konzern verteilt. Hier kommt die GCPE als zentrale Einheit zum Einsatz, die aus allen Quellsystemen eine Konzernweite Wertschöpfungskette erstellt und kalkuliert Abgrenzung der Prozesse SAP / GCP In dieser Arbeit müssen wir zwei grundsätzliche Arten der Prozesse abgrenzen. Zum einen gibt es die Geschäftsprozesse in SAP, wie z.b. einen Einkauf oder eine Warenentnahme. Auf der anderen Seite gibt es die GCP Prozesse wie Extraktion, Aggregation, etc. Schließlich gibt es die Geschäftsprozesse in GCP Darstellung, die den Geschäftsprozess aus dem Quellsystem in der GCP eigenen, standardisierten Datenstruktur darstellt. Letzt genannte Prozesse sollen nun näher erläutert werden. 13 Vgl. A. Kuhn (2002), S. 22ff. 14 Vgl. H. Werner (2002), S Ebenda S.6 16 Vgl. K. Müller (2002), S Vgl. Bundestag(2002), S. 260 f. Seite 11 von 30

13 Im Extraktionsprozess der GCPE werden die verschiedensten Vorgänge aus den Quellsystemen in eine einheitliche Struktur, d.h. in Single Items überführt. Dies können die verschiedensten Prozesse sein, z.b. Einkauf, Verbrauch für Produktion etc. Die Single Items beinhalten deshalb den s. g. Transaktionstyp (TTYPE), um die Vorgänge zu unterscheiden. Der TTYPE ist ein Bestandteil des Schlüssels eines Items. Ein Beispiel für einen TTYPE ist z.b für Produktion. Im ersten Teil des Tutorials (s. SAP Tutor Anhang), soll zu Beginn deutlich gemacht werden, wie die Geschäftsprozesse des Quellsystems zu GCP Single Items, d.h. GCP Vorgängen werden Testumgebung / System Nicht nur im Rahmen der Studienarbeit, sondern auch für die Erleichterung von Tests wurde ein eigenes Testsystem gefüllt mit Kundendaten erstellt. Bei diesem System handelt es sich ebenfalls um ein SAP R/3 im Release 4.6c. Bisher gab es in den eigenen Systemen nur die stark begrenzten Daten des IDES Systems. Diese wenigen Daten ließen keine Massentests zu, bzw. nur Tests direkt beim Kunden, was unflexibel und zweitaufwendig sein kann. Unter IDES versteht man das SAP eigene Schulungs- und Testsystem (International Demonstration and Education System), welches ein Modellunternehmen im System zur Verfügung stellt. 18 Um die Daten des Kunden in das Testsystem zu bringen, mussten Kostenstrukturen und Customizing angepasst werden. Zum Up- bzw. Download der entsprechenden Daten wurde der Excel Loader, eine GCP Teilkomponente zum Laden externer Daten, verwendet. Das manuelle Laden der Single Items aus den Kundensystemen erspart natürlich den Schritt der Extraktion. Eine Extraktion aus Kundensystemen würde zu Berechtigungsproblemen führen. Nach dem Laden der Single Items finden wir ein Testsystem mit knapp Single Items, d.h. Vorgängen, was es nun erlaubt ab der Aggregation alle Prozesse und Programme zu Testen, insbesondere die Reporting Funktionen, sowie die Layouts der Anzeigefunktionen, die einen hohen Zeitaufwand in Anspruch nahmen. Für die Darstellung der Prozesse in SAP Tutor wurde aus zwei Systemen aufgezeichnet. Die echten Belege z.b. COPA stammen direkt aus dem Kundensystem und wurden im SAP Tutor aus Datenschutzgründen bereinigt. Alles was die GCP Prozesse betrifft, wurde aus dem Testsystem aufgezeichnet. Abschließend kann man sagen, dass ein Testsystem mit einigen Kundendaten, innerhalb der eigenen Entwicklung, nur mehr als sinnvoll ist. Kleine Korrekturen oder neue Entwicklungen können schon vor einem Transport ins Kundensystem gestestet werden. Dies verhindert unnötige Transporte und erspart Zeit. Weiterhin macht es die Entwicklung flexibler, da nicht erst komplexe Anfragen zum Test im Kundensystem gestartet werden müssen. 18 Vgl Seite 12 von 30

14 3. Prozessanalyse und darstellung In diesem Kapitel werden die ausgewählten Prozesse vorgestellt. Hierbei werden auch die Datenlieferanten für die GCPE vorgestellt. Ein weiterer Bestandteil ist die Rechnung des globalen Ergebnisses und wie dieses vom lokalen Ergebnis zu unterscheiden ist. Den Abschluss bildet die Vorstellung des Präsentationswerkzeugs SAP Tutor SAP Quellmodule Plan Im Controlling unterscheiden sich ganz allgemein zwei Szenarien. Zum einen gibt es die Plan Werte, die die Vorgaben für eine bestimmte Periode beinhalten. Um die Planwerte zu bestimmen stützt man sich meist auf Vergangenheitswerte oder Expertenprognosen. Das zweite Szenario Ist wird im nächsten Kapitel betrachtet CO-PA Planversion Das CO-PA ist eine Teilkomponente vom Modul Controlling der R/3 Software. CO-PA steht an dieser Stelle für eine Ergebnis- und Marktsegmentrechnung. Diese Komponente wird sowohl im Plan, als auch im Ist eingesetzt. Eine Marktsegmentrechnung kann man als Bewertung unterschiedlicher Geschäftsbereiche, bis z.b. auf einzelne Produkte, im Hinblick auf deren Ergebnisse bzw. Produktivität angesehen werden. Als Komponente des Controllings, soll das CO-PA dem oberen Management wichtige Informationen liefern, um dieses bei Entscheidungen zu unterstützen. Ein Beispiel wäre z.b. welche Produkte einen besonders hohen Deckungsbeitrag liefern, oder welches Produkt derzeit am besten verkauft wird usw. Das CO-PA unterstützt die kalkulatorische Ergebnisrechnung, mit frei definierbaren Wertefeldern und kalkulatorischen Werteansätzen, und die buchhalterische Ergebnisrechnung in Kontenform, die auf Kostenund Erlösarten basiert und buchhalterische Werteansätze verwendet. 19 Eine Ergebnisrechnung im CO-PA ist nur durch die Gegenüberstellung von Kosten und entsprechenden Erlösen für ein Produkt möglich. Für die GCPE sind vor allem die Verkaufsbelege bzw. Planverkäufe des CO-PA relevant. Im Falle eines Plan Szenarios werden die Planverkäufe für ein Produkt bzw. eine Produktgruppe für die entsprechende Periode aus dem Quellsystem extrahiert. Im Plan kann die GCPE also auf Daten wie Planerlöse, Planherstellkosten und Planerlösschmälerungen zugreifen. Im Sinne der Datenherkunft unterscheidet man ein CO-PA Ergebnisobjekt, Komponente mit gleichen Eigenschaften, und den zugehörigen Einzelposten, die auf ein Ergebnisobjekt gebucht werden. Im Plan enthält ein Einzelposten die Daten eines Planverkaufs. Durch das Lesen des Ergebnisobjekts kann man das zugehörige Produkt ermitteln. Eine Erweiterte Planung z.b. für die Komponenten eines Endprodukts kann nach dem Top-Down Ansatz automatisch erfolgen. Es wird also ausgehend vom Endprodukt hinunter auf die einzelnen Bestandteile geplant CO-PCP Die Komponente CO-PC ist ein weiterer Teil des Controlling Moduls in SAP R/3 und wird nur im Plan eingesetzt. Es beschäftigt sich mit dem Controlling der Produktkosten. Im weiteren Verlauf soll vor allem auf die Produktkostenplanung CO-PC-PCP, ein Bestandteil dieser Komponente eingegangen werden. Die wichtigste Aufgabe dieses Bestandteils ist es, die Kostenzusammensetzung der einzelnen Produkte und Dienstleistungen zu analysieren und darzustellen. Grundsätzlich setzen sich die Kosten für ein Produkt aus zwei 19 Vgl Seite 13 von 30

15 Hauptbestandteilen zusammen. Zum einen die Kosten der verbrauchten Materialien und zum anderen die Kosten der Arbeitsleistungen, z.b. Tarife von Maschinen. 20 Die klassischste Form der Darstellung sind die Kalkulationen, die es mit und ohne Mengengerüst gibt. Ein Mengengerüst besteht dabei meist aus einer Stückliste und einem Arbeitsplan aus dem PP Modul. 21 GCPE ließt die Plankalkulationen im eigenen Planlauf im die Produktkosten zu ermitteln, daher sind diese Komponente sehr relevant SAP Quellmodule Ist Das zweite Szenario zeigt die Ist Rechnung, die den tatsächlichen Wertefluss widerspiegelt. Die Werte des ist basieren direkt auf den einzelnen Belegen MM-IM Das Modul MM ist eines der wichtigsten Bestandteile im Bereich Logistik der SAP R/3 Software. Es beinhaltet viele weitere Komponenten, zu denen auch das IM zählt. Die Komponente IM beinhaltet die Bestandsführung innerhalb des SAP Systems und dokumentiert somit alle Warenbewegungen. Weiterhin ist diese Komponente für die mengenund wertmäßige Bestandsfortschreibung sowie die Inventur zuständig. 22 Da auch eine wertmäßige Bestandsfortschreibung erfolgt ist eine enge Integration mit den Modulen der Finanzbuchhaltung gegeben. Durch eine automatische Kontenfindung wird auf die Sachkonten gebucht und eine Kontierung für die Kostenrechnung vorgenommen. 23 Durch diese Integration ist es in vielen R/3 Konfigurationen möglich, von einem Materialbeleg direkt in den FI Beleg, also die Sachkontenbuchung, zu springen. Die Bestandsführung in R/3 läuft in Echtzeit ab, was einen ernormen Vorteil bringt, da Prüfungen bzw. Korrekturen sofort vorgenommen werden können, und die Fehlerquote somit verringert werden kann. 24 Man kann also Bestände in Echtzeit, R/3 Realtime, aus dem System ermitteln, was Fehlbestellungen oder Überproduktion verhindern kann. Die GCPE extrahiert sich aus dem MM-IM alle in der Periode angefallenen Warenbewegungen, und, falls vorhanden, auch die zugehörigen Werte aus dem Finanzwesen. Die Komponente MM-IM teilt sich nochmals in mehrere Teile auf. Einer dieser Teile ist der Material Ledger, der es ermöglicht die Bestände in SAP in bis zu drei parallelen Währungen bzw. Bewertungen zu führen. 25 Die GCPE unterstützt eine Unterscheidung verschiedener Bewertungsarten MM-IV Die Komponente IV ist ein weiterer Teil der Materialwirtschaft MM, und bezeichnet die Logistik Rechnungsprüfung. Zum Einsatz kommt die Rechnungsprüfung am Ende bzw. Beginn der Wertschöpfungskette um Rechnungen für eingegangene Materialien zu prüfen und somit die Einkaufsabteilung zu unterstützen. 26 Eine Eingangsrechnung kann zu Differenzbuchungen in MM und FI führen. Diese Differenzen werden durch eine Gegenüberstellung der Daten aus dem Wareneingang und der Eingangsrechnung ermittelt. Wird ein gewisser Toleranzbetrag überschritten, kann die Rechnung zur Zahlung gesperrt 20 Vgl. U. Brück (2003), S Vgl Vgl Ebenda 24 G. Keller (1997), S Vgl. A. Bauer (2004), S Vgl Seite 14 von 30

16 werden. 27 Da Mengen und werte ermittelt und gebucht werden, ist auch die Komponente MM-IV eng mit der Finanzbuchhaltung integriert. 28 Fallen Differenzen zwischen Bestellung und Rechnungseingang an, wird das WE/RE Konto nicht komplett saldiert. Der bestehende Saldo kann also durch bestimmte Aktionen wie Preisnachlässe oder Rücksendungen bzw. Nachlieferungen ausgeglichen werden 29. Die Verwaltung des WE/RE Kontos wird mit der Komponente MM-IV-CA vorgenommen, die einen Teil der Rechnungsprüfung darstellt. In der Praxis ist es oft problematisch den Wareneingang einer Bestellung zuzuordnen da viele Bestellungen erst gar nicht im System erfasst werden, z.b. Eilbestellung per Fax. Außerdem muss die Eingangsrechnung zur SAP Bestellnummer referenzieren, was nicht jeder Lieferant unterstützt. 30 Die GCP liest im Ist Szenario den Rechnungseingang. In einem weiteren Schritt wird der zuvor extrahierte Wareneingang ermittelt und geprüft, ob eine Anpassung von Menge oder Wert vorgenommen werden muss. Grundsätzlich entsprechen sich jedoch die Komponenten MM-IV und MM-IM in der Datenbasis für finanzielle Bewegungen CO-PA Istversion Im Wesentlichen entsprechen sich die Eigenschaften des Moduls COPA in Plan (s ) und Ist. Im Ist fließen jedoch die tatsächlich realisierten Umsätze in das COPA. Das Ist Szaneario stellt sogar eher die wichtigeren Daten dieser Komponente. Versorgt wird das CO-PA Ist aus dem Modul SD online, bzw. über Schnittstellen aus externen Verkaufsprogrammen. Weiterhin erhält das CO-PA, durch die Integration, in diesem Modus die Produktkosten aus anderen Modulen wie z.b. MM und FI 31. Es können somit Plan- Ist Vergleiche gefahren werden Lokales vs. globales Ergebnis (Konzernsicht) Dieser Abschnitt soll die unterschiede einer globalen und lokalen Ergebnisrechnung im Sinne der GCPE erläutern. Hierbei wird u. a. auch auf die verschiedenen Kostenschichtungen eingegangen und die Wälzung der Werte erläutert. Um den Unterschied zwischen lokalem und globalem Ergebnis zu erläutern, soll an dieser Stelle ein Beispiel betrachtet werden. 27 Vgl. G. Keller (1997), S Vgl Vgl Vgl. M. Brahm (2004) S.140 f. 31 Vgl Seite 15 von 30

17 Abbildung 4 Intercompany Verkaufsprozess 32 In diesem Beispiel sind drei verbundene Unternehmen dargestellt, die sich jeweils Produkte gegenseitig verkaufen. Da es sich um verbundene Unternehmen handelt passiert alles unter dem Dach eines Konzerns. Unternehmen 1 stellt Produkt D her und verkauft dieses für einen Preis von 38 + Fracht + Zoll an Unternehmen 2. Die eigentlichen Herstellkosten Belaufen sich jedoch nur auf 33. Es entsteht zwischen den beiden Unternehmen ein Zwischengewinn. Genau dieser Gewinn wird beim globalen Ergebnis, im Gegensatz zum lokalen Ergebnis, getrennt ausgewiesen. Weiterhin weist das globale Ergebnis auch die bisher angefallenen Gemeinkosten des Verkaufs aus, die Stufe für Stufe addiert werden. Abbildung 5 Ergebnis Lokal vs. Global 33 Die lokalen Herstellkosten beinhalten die reinen Transferpreise für ein Produkt. Unternehmen 2 hat das Produkt für Fracht + 1 Zoll gekauft. Somit sind die lokalen Herstellkosten entsprechend dem Transferpreis. Fracht und Zoll werden wie bei dem globalen Ergebnis separat ausgewiesen. In den nächsten Stufen verhält sich die Rechnung analog. 32 F. Wurm (2005), S Ebenda, S Seite 16 von 30

18 3.4. Prozessauswahl Im Rahmen dieser Arbeit sollen nur einige ausgewählte Geschäftsprozesse und deren Darstellung in der GCPE gezeigt werden. Das folgende Kapitel beschäftigt sich mit der Auswahl dieser Prozesse Szenarien vorstellen (Plan / Ist / Simulation) Die GCP unterstützt mehrere Szenarien für die einzelnen Applikationen, vor allem aber den Extraktionsprozess. Im Plan verwendet die GCPE die oben vorgestellten Module CO-PC für die Plankalkulationen, d.h. Produktkosten und die CO-PA Plankomponente für die Planverkäufe der Periode. Welchen Zeitraum eine Periode darstellt ist im eigenen Customizing bestimmbar. Perioden können von Tagen bis hin zu Geschäftsjahren dargestellt werden. Im Ist Szenario verwendet die GCP ebenfalls mehrere Extraktoren, beschränkt sich dabei jedoch auf die tatsächlichen Vorgänge. Diese Vorgänge werden durch finanzielle (FI) und mengenmäßige (MM) Buchungen, d.h. Belege dargestellt. SAP führt parallele Werte- und Mengenflüsse, die durch die Integration der Module automatisch vorgenommen wird. Die GCPE zieht sich die relevanten Warenbewegungen mengenmäßig aus dem Materialbelegsegment (MSEG) und die Werteflüsse aus dem Belegsegment für FI Buchungen (BSEG). Der dritte Extraktor ermittelt die bisher angefallenen Verkaufsbelege aus der CO-PA Ist Komponente. Alle diese Belege bzw. dessen Positionen werden zu Single Items der GCPE. Es ist also eine sehr wichtige Aufgabe die Daten zuverlässig aus den Quellen zu extrahieren, da diese die Grundlage der kompletten Anwendung bilden. Ein weiteres Feature der GCPE sind die Simulationen. Diese Erlauben es dem Anwender bestimmte Szenarien durchzuspielen. Hierbei ist vor allem an wechselnde Kurse der Währungen oder Preise für Edelmetalle zu denken. Der Anwender kann also schnell einen Was wäre wenn Fall durchspielen. Mit den Reporting Funktionen lassen sich die Werte schnell vergleichen und vereinfacht Entscheidungen treffen Produktion Wareneingang / Nachkalkulation (Ist) Der erste Prozess der im SAP Tutor dargestellt werden soll ist die Produktion. SAP R/3 unterstützt einen wertschöpfungskettenorientierten Ansatz durch eine Integration der verschiedenen Prozesse von der Produktionsplanung bis zum Vertrieb. Über all diese Funktionen sind die Logistik, Buchführung und Personalverwaltung integriert, was somit Workflows automatisieren kann. 35 In allen Bereichen sind bestimmte Informationen, wie Kundendaten und Materialstamm, bei Bedarf, verfügbar. Die GCPE bildet die Wertschöpfungskette für einen ganzen Konzern ab und übernimmt somit die Wertschöpfungskettenorientierung. Es gibt also die Produktion, wie diese in SAP abgebildet wird, und es gibt die Transformation der Produktion in GCP Darstellung (s. Abbildung 6). Abbildung 6 Abbildung Produktion GCPE Die Abbildung zeigt Material 1 als Produkt aus Material 2. Material 2 fließt also in Mat. 1 ein. 34 Vgl. F. Wurm (2005), S Vgl. T. Curran (1999), S Seite 17 von 30

19 Zunächst soll auf die SAP Abbildung eingegangen werden. Für die Produktionslogistik bietet die SAP ein eigenständiges Modul an, die Produktionsplanung- und Steuerung. In dieser Ausführung will ich mich auf die Losfertigungsvariante in der Produktionsplanung beschränken. Zuerst wird vor dem Beginn einer Periode ein Absatzplan erstellt. Der Absatzplan liefert die Zahlen für das Produktionsprogramm, welches den Primärbedarf bestimmt. Ist die Losgröße für die Produktion bestimmt, werden die Sekundärbedarfe aus den Stücklisten ermittelt und evtl. nötige weitere Produktionen eingeplant. Eine integrative Kapazitätsplanung geht mit der Bestimmung der Losgröße einher. Die Produktionsplanung für primär und Sekundärbedarf läuft rekursiv bis auf die letzte Dispositionsstufe. Nach der Planung wird der Planauftrag angelegt und eingeplant. Zu diesem Planauftrag gibt es nun bestimmte Vorgänge. Die Materialentnahmen für Produktion werden im Ist als Beleg verbucht (Mengen- und Werteansatz). Die Buchung der Materialentnahme kann entweder sofort oder mit dem Wareneingang aus der Produktion (Rückmeldung), retrograd, gebucht werden. Ähnlich verhält es sich zu den geleisteten Arbeiten aus dem Arbeitsplan. Die tatsächliche Wertschöpfung wird korrelierend zum Planauftrag verbucht. Ist ein Produktionsauftrag abgeschlossen, verbucht SAP, als Zugang, einen Wareneingang aus Produktion. An dieser Stelle setzen, falls im Einsatz, Module der Kostenrechnung und Qualitätssicherung an. 36 Die Summe der angefallenen Belege liefert nun den Abgleich der geplanten Mengen und dem tatsächlichen Verbrauch. Dem abgeschlossenen Auftrag werden sind schließlich die Ist-Mengen im Infosystem zu entnehmen. Die GCPE geht grundsätzlich ähnlich an die Abbildung einer Produktion heran. Es werden alle Mengen aus der Planung gelesen und in den entsprechenden TTYPES (Art der Transaktion) zusammengefasst hierbei unterscheiden Sich die TTYPES für die Arbeitsleistung und die Materialkosten. Nun gibt es bei einer Produktion aber zwei Seiten. Die erste ist wie beschrieben die Empfängerseite, das zu fertigende Material. Die andere Seite ist das Material selbst, das verbraucht wird und somit abgeht. Somit hat die Produktion einen Partner TTYPE, der, in einem Plan Szenario, die gleiche Menge und den gleichen Wert trägt, der beim Empfänger vorgesehen wurde. Im Ist kann natürlich der Verbrauch des Materials von der geplanten Menge abweichen. In diesem Fall sieht die GCPE ein Minikalkulation (Minicosting) vor, die eine Anpassung zwischen ist und Plan vornimmt. Es stellt also den Verbrauch der Planung gegenüber und nimmt dann, bei der Empfängerseite eine Anpassung von Planmenge und -wert zu den Ist Werten vor (separater TTYPE). Somit entspricht sich am Ende die Summe der Abgänge auf der einen Seite, den Zugängen beim Empfänger. Die GCP kann somit immer mit dem richtigen Werteansatz rechnen, unabhängig vom Szenario Verkauf Streckengeschäft (Ist) Ein weiterer Prozess, der zur SAP Tutor Visualisierung ausgewählt wurde, ist der Verkauf über Strecke. Das Streckengeschäft ist eine besondere Art des Vertriebs. Ich beschränke mich hier auf den betrachteten Fall zweier verbundener Unternehmen und eines externen Kunden. Die Vertriebsabwicklung wird in SAP R/3 ebenfalls in einem eigenständigen, hoch integrierten, Modul vorgenommen. Die SAP definiert ein Streckengeschäft wie folgt. Art der Fremdbeschaffung, in der eine Bestellung an einen Lieferanten gegeben wird, mit der Maßgabe, die Leistung für einen Dritten zu erbringen. 37 Auf unseren Fall übertragen haben wir die buchungskreisübergreifend verbundenen Werke in Berlin(BUKRS1) und Stuttgart(BUKRS2). Wir haben einen Kundenauftragseingang in Berlin vom Material konfektionierte Rolle. Dieses Material kann Berlin nicht liefert und legt einen Streckenauftrag für Stuttgart an. Somit produziert Stuttgart die konfektionierten Rollen und 36 Vgl. T. Curran (1999), S.175 ff Seite 18 von 30

20 liefert direkt an den externen Kunden. Stuttgart stellt die Anfertigung und Lieferung der Rollen Berlin in Rechnung, welche ihrerseits zum Kunden fakturieren (s. Abbildung 7). Abbildung 7 Strecke generisch & GCPE Abbildung Die SAP stellt im Allgemeinen eine effiziente Art der Kundenauftragsverwaltung zur Verfügung. Über die gesamte Kette Anfrage, Angebot, Bestellung und Faktura sind Informationen zum Kunden und Materialien sowie Preisen jederzeit verfügbar. Somit können Bearbeitungszeiten, durch automatisierte Workflows, verkürzt werden. Der vorgestellte Prozess der Streckenabwicklung ist neben der Konsignation eine Sonderform des Vertriebs. 38 Die Streckenabwicklung ist für viele Unternehmen sinnvoll, um künstlich das Produktspektrum zu erweitern und somit als Einheit dem Kunden gegenüberzustehen (One face to the customer) 39. Insbesondere im Intercompany Bereich macht die Strecke Sinn, da nicht in jedem Werk jedes Produkt gefertigt werden kann und somit ein Vertriebswerk als zentrale Stelle eingerichtet werden kann. Zunächst soll die Abbildung eines Streckengeschäfts in SAP gezeigt werden (Abbildung 7 oben). Nimmt der Kunde ein erstelltes Angebot an, wird ein Streckenauftrag zum echten Lieferanten angelegt. Im SAP Tutor Tutorial erkennt man diesen Auftrag an einem vom Vertriebsbereich abweichenden Auslieferungswerk. Im Standard Fall wird ein Streckenauftrag angelegt und eine Bestellanforderung erzeugt. Der Bestellanforderung beim Lieferanten werden die Kundendaten angefügt und der Lieferant somit beauftragt zu diesem Kunden direkt zu liefern. Hat der Lieferant die Ware an den Kunden gesendet, erstellt er eine Rechnung an das bestellende Unternehmen. Die Menge dieser Rechnung wird automatisch in das Mengenfeld der Rechnung an den Endkunden übernommen. Im intercompany Falle wird anstelle einer normalen Faktura, eine Interne Verrechnung vorgenommen. Im SAP Tutor Beispiel, für Strecke, wurde neben dem eigentlichen Verkaufsgeschäft noch eine Beschaffung, zwischen den beiden Unternehmen, dargestellt. Im Anhang findet sich der Streckenfall in einem detaillierten Visio Diagramm. Die GCPE kann Streckenprozesse erkennen und entsprechend abbilden (Abbildung 7 unten). Das Erkennen ist jedoch nicht trivial und erfordert einige Mapping Mechanismen, denn nicht immer sind die Streckenaufträge mit einem bestimmten Merkmal gekennzeichnet. In Verbindung mit Strecke gibt es ein so genanntes fiktives Werk in GCP, unter welchem man sich ein künstliches Werk, zur Berechnung der Strecke, vorstellen kann. Zur Abbildung der Strecke zwischen zwei verbundenen Unternehmen, muss der Warenausgang aus Stuttgart, um unser Beispiel aufzugreifen, dem Werk in Berlin gemeldet werden. Der Transfer wird also 38 T. Curran (1999), S. 151 f. 39 Ebenda S.166. Seite 19 von 30

21 virtuell in das fiktive Werk vorgenommen. Berlin kennt nun die Menge und den Wert des Warenausgangs und kann selbst zum Kunden fakturieren. Im SAP Tutor Beispiel existiert ein fiktives Werk für Berlin, da dieses Werk den Streckenauftrag anlegt und über einen Warenausgang informiert werden muss. Im fiktiven Werk selbst sollen keine Endbestände anfallen. Die Mengen und Werte der Zugänge (IC Transfers) bzw. Abgänge (Verkauf an den Kunden) gleichen sich gegenseitig wieder aus und bilden den Endbestand null. Ausnahmen können, z.b. bei periodenübergreifenden Aufträgen, vorkommen. Streckengeschäfte werden meist im Ist erkannt. Somit existieren ebenso die Anpassungen zwischen Plan- und Ist (s ). Im Falle von buchungskreisübergreifenden Verkäufen (Transfers) wendet die GCPE eine weitere Minikalkulation (Minicosting) an, um Transitbestände festzustellen. Ein Transitbestand ist ein Bestand, der zwar beim Sender ausgegangen, beim Empfänger aber noch nicht angekommen ist. Er ist also noch unterwegs. 40 Das Minicosting heißt in diesem Fall Minicosting Shipment und Rechnet anhand der gesendeten- und der, auf der Gegenseite, empfangenen Menge den Transitbestand aus. Auch der Transitbestand geht, zur Anpassung, in einem separaten TTYPE, in die Kalkulationsstruktur ein. Die interne Verrechnung wird in einem Transfer abgebildet und es liegen entsprechende COPA Belege vor. Die Werte des COPA Beleg fließen in die TTYPES für Intercompany Verkäufe. Das Werk Stuttgart verbucht die interne Verrechnung als Verkauf, also als Abgang, in der eigenen Kalkulationsstruktur. Als Partner wird ein Intercompany Einkauf im fiktiven Werk erzeugt GCP - Rechnen der Kalkulation und des Ergebnisses nach globaler Sicht Um ein globales Ergebnis des Konzerns errechnen zu können benötigt man klare Strukturen zum Rechnen. Dies sind s. g. Wertevektoren, die, im GCPE Zusammenhang, Kostenelementstrukturen genannt werden. Auch diese werden genauer im Customizing definiert. Was der Unterschied zwischen lokalen und globalen Kosten ist, wurde im Punkt 3.3 vorgestellt, daher soll hier genauer auf die Kostenelementstrukturen und die Berechnung im Costing eingegangen werden. Die globale Kostenelementstruktur kann die Kosten sehr genau unterscheiden und enthält mindestens ein zusätzliches Feld, für die bisher angefallenen Gemeinkosten des Verkaufs. Der Zwischengewinn steht, technisch gesehen, in einer eigenen Struktur. Addiert man den Zwischengewinn zu den Konzernherstellkosten erhält man die lokalen Herstellkosten. Wir kennen nun unsere Prozesse und betrachten nun das Beispiel Streckenverkauf. Zunächst soll jedoch das Schema zur Bestimmung der Preise vorgestellt werden. Wir addieren Vorgänge, die Werte bringen z.b. Einkauf und Produktion zur s. g. Precosting Balance (Mischkalkulation). Die Precosting Balance enthält die gesamte Menge und die Gesamtwerte der Zugänge (s. Abbildung 8). 40 Vgl Seite 20 von 30

22 Abbildung 8 Kalkulationsschema 41 Die Precosting Balance ermöglicht eine einfache Bewertung der Abgänge z.b. Verkauf zu Durchschnittspreisen der Periode. Evtl. Anfangsbestände werden durch eine Initialisierung bzw. durch eine separate Extraktion ermittelt. Zurück zum Beispiel Streckenverkauf. Hier muss also die verkaufte Menge 55 mit dem entsprechenden Durchschnittspreis bewertet werden. Die folgende Abbildung (Abbildung 9) zeigt einen Ausschnitt aus dem SAP Tutor mit der Anzeige der GCPE Reportingfunktion. Abbildung 9 GCPE Costing Item Anzeige Ein Costing Item ist ein Produkt in einem bestimmten Werk, mit dem bestimmte Aktionen (TTYPES) korrelieren. Costing Items sind also die Knoten im Wertschöpfungsgraphen. Kanten werden durch Single Items bzw. Financial Items dargestellt. Die Abbildung zeigt wie der TTYPE 8100 (Abgang), 55 M2 zu einem Preis von 12,68 bewertet wird. Der Wert bezeichnet nicht das genaue Ergebnis des Dreisatzes, da bestimmte Korrekturen auf alle Abgänge verteilt werden. Die Rechnung in der globalen Sicht erfolgt nun mit diesen Werten. Die 12,68 sind die lokalen Herstellkosten des Senders. Nun verkauft der 41 F. Wurm (2005), S.364. Seite 21 von 30

23 Sender die Waren nicht zu diesem Preis, sondern zu einem, meist höheren, Transferpreis. Im ersten Moment bekommt die lokale Kostenstruktur des Empfängers genau den Transferpreis eingetragen. Da die Unternehmen jedoch verbunden sind, ermittelt die GCPE für den Empfänger die lokalen Kosten des Senders und trägt diese, addiert mit evtl. Verkaufsgemeinkosten, in die globale Kostenelementstruktur ein. Den Zwischengewinn bildet dann die Differenz aus dem Transferpreis und der lokalen Herstellkosten des Senders, mit den Verkaufsgemeinkosten. Somit wird der Zwischengewinn immer erst beim Empfänger ausgewiesen. Die Zwischengewinne, die beim Sender schon zu sehen sind, beinhalten alle Zwischengewinne, die bis zu dieser Stufe angefallen sind. Da die Rohstoffe auf der untersten Stufe für ein Produkt beginnen, wird die Wertschöpfungskette von unten nach oben (Bottomup) gerechnet. Fließt ein Rohstoff in ein Produkt der nächsten Stufe ein, wird in diesem Fall ein Materialverbrauch für Produktion, bewertet mit Precosting Balance verwendet Darstellung mit SAP Tutor Der SAP Tutor ist ein Tool der SAP um interaktive Selbstlerneinheiten und Demonstrationen zu erstellen. Es stellt also viel mehr als ein einfaches Aufzeichnen des SAP Bildschirms dar. Die Interaktivität erhält man durch Tests und Umfragen, die man direkt an eine Lektion anhängen kann. Weiterhin können alle Teile eines Tutorials bearbeitet werden. 42 Auch die SAP verwendet und vertreibt einige Standard Tutorials für die gängigen Module von SAP R/3, um die eigenen bzw. die Anwender des Kunden zu schulen. In diesen Fällen handelt es sich um die zusammenhängende Darstellung von Geschäftsprozessen in der Art eines Bildschirmvideos. 43 Eines der Ziele meiner Aufgabenstellung war es, die GCPE Abläufe in dieser Form darzustellen. Grob gesagt sollte also eine Mischung aus Kundenpräsentation und Anwenderschulung, in Form eines SAP Tutorials, entstehen. Zuerst soll das Tool SAP Tutor vorgestellt werden, bevor später die Aufzeichnung und die Bearbeitung der Videos für das Tutorial beschrieben werden. Die SAP definiert ein Tutorial wie folgt: Elektronische Selbstlerneinheit, mit der der Anwender die Bedienung einer Software erlernen kann. 44 Der SAP Tutor hat dabei den Vorteil, das man die zu erlernende Software nicht installieren muss. Der Tutor emuliert, durch die Bildschirmvideos, die entsprechende SAP Software. Es ist also möglich sehr praktisch orientierte Schulungen abzuhalten. Für die IM&C bietet der SAP Tutor den Vorteil, ein einfaches Tool zu haben, mit dem man die Funktionalität und Arbeitsweise der GCPE demonstrieren kann. Langsame Zugriffe auf das eigene System über eine Fernleitung können somit wegfallen. Der SAP Tutor besteht aus drei Hauptbestandteilen, dem Tutor Player, der die fertigen Tutorials und Demos abspielt, dem Tutor Editor, um die Tutorials bzw. Bildschirmvideos zu bearbeiten und ggf. externe Elemente hinzuzufügen, und dem Tutor Recorder um die eigentlichen Bildschirmvideos aufzuzeichnen Vgl Vgl SAP (2007). 45 Ebenda. Seite 22 von 30

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