Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement. Geers. Arbeiten mit. Word Bildungsverlag E1NS, Troisdorf

Transkript

1 Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement Geers Arbeiten mit Word 2016 Bildungsverlag E1NS, Troisdorf

2 2 Vorwort Das Buch Arbeiten mit Word 2016 ermöglicht, im Unterricht die Textverarbeitung handlungsorientiert einzusetzen. Es bereitet ideal auf die Abschlussprüfung für den Kaufmann/die Kauffrau für Büromanagement vor. Vor allem vier Aspekte stehen im Vordergrund: Die Prüfungsrelevanten Befehle bei der Textverarbeitung für die Kauffrau für Büromanagement/den Kaufmann für Büromanagement werden vollständig erarbeitet. Auf den letzten Seiten dieses Buches können Sie sich anhand der Anwendungen, Befehle und Funktionen für den Prüfungsbereich Informationstechnisches Büromanagement (Teil 1 der gestreckten Abschlussprüfung) informieren, welche Prüfungsinhalte Sie unbedingt beherrschen sollten. Außerdem werden Ausschnitte aus dem Prüfungskatalog für die IHK-Abschlussprüfung zum Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement angegeben, die sich für die Bearbeitung anbieten. Diese Inhalte werden vollständig im Buch bearbeitet. Umfangreiche Übungen und zusätzliche Übungen aus dem wirtschaftlichen Bereich bereiten zusätzlich auf die Abschlussprüfung vor. Im BuchPlusWeb finden Sie u. a. viele Texte des Buches in unformatierter Form. Sie können also selbst entscheiden, ob Sie Inhalte in die Textverarbeitung eingeben und bearbeiten oder die Texte laden und bearbeiten. Die wesentlichen Inhalte von Computerführerscheinen werden abgedeckt. Dies ist schon dadurch gegeben, dass sich die Inhalte der Abschlussprüfung und der Computerführerscheine im Wesentlichen gleichen. Das Buch ist so aufgebaut, dass umfangreiche Kenntnisse über die Textverarbeitung im wirtschaftlichen Kontext vermittelt werden. In vielen Stellenanzeigen, in denen kaufmännische Angestellte gesucht werden, wird dieses Wissen vorausgesetzt, es ist praktisch eine Notwendigkeit in der täglichen Büroarbeit. Das Buch bereitet nicht nur auf die Abschlussprüfung vor, es vermittelt solide Kenntnisse für den weiteren beruflichen Werdegang. Das Buch eignet sich sowohl für den unterrichtlichen Einsatz als auch für das Selbststudium. Durch die vielen Übungsaufgaben kann das Wissen ständig ausgebaut und erneuert werden. Neueste Informationen, eventuelle Änderungen und Ergänzungen, die sich beispielsweise durch Updates des Programms ergeben, können Sie über das Internet unter den folgenden Adressen abrufen: Papenburg, Februar 2016 Die Verfasser

3 Inhaltsverzeichnis 3 1 Verwendung des Programms Textverarbeitungsprogramm starten und beenden Backstage-Bereich Aufbau des Backstage-Bereichs Aufteilung des Backstage-Bereichs Erstellung von Dokumenten Eingaben und Korrekturen Wechsel zwischen Dokumenten Zoomfunktion Ein- und Ausblenden von nicht druckbaren Zeichen Speichern und Öffnen eines Textes Grundeinstellungen Vorbemerkungen Register, Menübänder, Gruppen und Schaltflächen Tool Menübänder Lineal Hilfe-Funktionen Kontextmenü Smarttags Symbolleiste für den Schnellzugriff Office-Hintergrund und Office-Design Ansichtsoptionen wechseln Bearbeitung von Dokumenten Erstellung eines neuen Dokuments Eingaben und Korrekturen Rechtschreibprüfung und Grammatik Thesaurus und Intelligente Suche Bedingter Trennstrich Erfassen eines Textes mit Sonderzeichen bzw. Symbolen Übungen Suchen und Ersetzen Markieren, Löschen usw. von Texten und Textteilen Markieren (Auswählen) von Zeichen, Wörtern, Zeilen usw Kopieren, Verschieben und Löschen von Texten Löschen von Textteilen Kopieren und Einfügen von Textteilen Einfügen in ein neues Dokument Ausschneiden und Einfügen Drag and Drop Einfügen einer Datei Rückgängig und Wiederherstellen Wiederholen Übungen Zeichenformatierung Schriftgröße, Schriftart, Schriftfarbe und Texthervorhebungsfarbe Zeichenformate Formatierung bei der Texteingabe Nachträgliche Formatierung über Schaltflächen Formatierung übertragen Übungen... 39

4 4 Inhaltsverzeichnis 9 Absatzformatierung Einfügen und Löschen von Absätzen Textausrichtung Absatzausrichtung über Tastaturbefehle und Schaltflächen Absatzformatierung mithilfe der Schaltfläche Absatz Schattierung bzw. Füllfarbe und Rahmen Übungen Weiterführende Absatzformatierung Aufzählung Gliederung Nummerierung Sondereinzug Sondereinzug über die Schaltfläche Absatz Sondereinzug über das Lineal Tabulatoren Standardtabstopps Setzen, Löschen usw. von Tabulatoren über das Lineal Setzen, Löschen usw. von Tabulatoren über das Fenster Tabstopps Umwandlung eines Textes mit Tabstopps in eine Tabelle Übungen Seitenlayout Seitenrand Ausrichtung und Papiergröße Kopf- und Fußzeile Übungen Weiterführendes Seitenlayout Silbentrennung Geschütztes Leerzeichen Verhinderung der Absatztrennung am Seitenende Spalten Texteingabe in Spalten Nachträgliche Darstellung eines Textes in Spalten Umbruch Wasserzeichen Feldfunktionen Übungen Tabellen Anlegen einer Tabelle Auswählen, Formatieren usw. der gesamten Tabelle, Zeilen usw Ausrichtung einer Tabelle, einer Zeile usw Einfügen, Löschen, Ändern usw. von Zellen Zusammenführen und Teilen von Zellen und Tabellen Sortieren von Daten Umwandlung einer Tabelle in Text Übungen Textfeld, Hyperlink, Grafik und ClipArt (Onlinegrafik) Vorbemerkungen Textfeld Hyperlink ClipArt, Onlinegrafiken und Grafiken (Bilder) WordArt-Objekte AutoFormen Formen

5 Inhaltsverzeichnis 5 15 Weiterführende Illustration Bilder und Grafiken Einfügen, Größe und Position einer Grafik Kopieren und Einfügen von Grafiken Drucken Vorbemerkungen Einstellungsmöglichkeiten und Druckvorschau Druckerauswahl, Papierformat, Seitenformat und Seitenränder Druck des Dokuments Programmübergreifende Anwendungen Vorbemerkungen Datei einfügen Einlesen eines Dokuments Einlesen und Verknüpfen eines Dokuments Diagramm, Tabelle, Text programmübergreifend nutzen, verknüpfen Übertragen einer EXCEL-Tabelle in die Textverarbeitung Word Übertragen eines Diagramms Verknüpfung von Daten Screenshots Übungen Automatisierung der Texterstellung Überarbeitungsfunktion Nachverfolgen, Annehmen und Ablehnen von Änderungen Vergleichen und Kombinieren von Dokumenten Kommentare Fußnoten Einfügen von Fußnoten Ändern und Löschen von Fußnoten Anordnung von Fußnoten Endnoten Übungen Formularerstellung 1 Steuerelemente Vorbemerkungen Entwicklertools Arten von Formularfeldern Erstellen einer Tabelle Nur-Text-Inhaltssteuerelement Rich-Text-Inhaltssteuerelement Kontrollkästchensteuerelement Bildinhaltssteuerelement Kombinationsfeld- und Dropdownauswahl-Inhaltssteuerelement Datumsauswahl-Inhaltssteuerelement Schützen des Formulars Abspeicherung des Formulars als Dokumentvorlage Entwurfsmodus Gruppierung und Speicherung als Vorlage Übungen Formularerstellung 2 Formulare aus Vorversionen AutoText Textbausteine Erklärung der Begriffe Erstellung einer Dokumentvorlage für die Textbausteine Eingeben von AutoText Erstellen weiterer AutoText-Bausteine Erstellen eines Textes mit AutoText-Einträgen Erstellen eines Textes mit AutoText-Einträgen

6 6 Inhaltsverzeichnis Ausdruck der AutoText-Einträge Löschen und Organisieren von AutoTexten Interne Texte Vorbemerkungen Rundschreiben Kurzmitteilung Notiz (Aktennotiz) Protokolle Aushang Bericht Fragebogen Übungen Serienbrieffunktion Vorbemerkungen Hauptdokument Datenquellen Einfügen der Seriendruckfelder in das Hauptdokument Anfrage Ausgeben des Serienbriefes Bedingungsfelder Überspringen von Datensätzen Bedingungsfelder alternativer Text Übungen Briefe ohne Vordruck (Dokumentvorlage) Geschäftsbriefe Vorbemerkungen Vorgegebene Elemente eines Geschäftsbriefes Seiteneinstellung Briefkopf Bezugszeichenzeile Kommunikationszeile Informationsblock Geschäftsangaben Gestaltung eines Geschäftsbriefes Vorbemerkungen Anschriftfeld Betreff und Anrede Brieftext Teilbetreff Aufzählungen in Geschäftsbriefen Briefabschlüsse in Geschäftsbriefen Anlagen- und Verteilvermerk Mehrseitiger Geschäftsbrief Sonstige Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung Übungen Briefe aus dem Geschäftsleben Erstellen eines Dokuments für die Eingabe eines Brieftextes Briefe aus dem kaufmännischen Bereich Briefe aus dem Bereich Kaufvertrag Angebote einholen, prüfen, vergleichen und Entscheidungen begründen Bestellung Übungen Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement Prüfung/AKA Stichwortverzeichnis