Bilder Umschlag und Inhalt: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der ETH-Bibliothek

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1 Jahresbericht 2011

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3 ETH-Bibliothek Jahresbericht

4 inhalt Direktion 5 Kooperationspartner 7 Kundenumfrage 8 Dienstleistungen 9 Projekte 11 Personaldienst 22 Betriebsmanagement 25 Kundenservices 31 Elektronische Ressourcen 31 Mediendistribution und Gebühren 33 Ausleihe 34 Dokumentenlieferung 35 Fachreferate 35 Spezialsammlungen 36 Alte Drucke 37 Archive und Nachlässe 40 Sammlung Bilder und Karten 41 Bibliothek Science City 44 Baubibliothek 44 ETH-Bibliothek HDB 46 ETH-Bibliothek Zentrum 47 Bibliothek Erdwissenschaften 48 GESS-Bibliothek 48 Grüne Bibliothek 49 2

5 Medien- und IT-Services 51 Integrierte Medienbearbeitung 51 Bestandesübernahmen und Bereinigungen 52 Monographische Medien 53 Zeitschriften 53 Magazinbestand und Digitalisierung 54 DigiCenter 54 Magazinbestand 54 IT-Services 54 Integration und Entwicklung 55 Bibliotheks-IT-Services 55 Infrastruktur-Management 56 NEBIS-Verbundzentrale 57 Innovation und Marketing 62 Kommunikation und Webredaktion 63 Sammlungen und Archive 64 Konsortium der Schweizer Hochschulbibliotheken 69 E-lib.ch: Elektronische Bibliothek Schweiz 75 Publikationen und Vorträge 77 Organigramm 84 Allgemeine Kennzahlen 86 3

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7 Direktion Seit Jahren wird die Arbeit der Bibliotheken von zwei Gegensätzen geprägt: Einerseits ist die Bibliothek ein physischer Ort, in dem vorwiegend die Studierenden ihren Platz zum Lernen und Arbeiten finden. Andererseits ist sie eine digitale Bibliothek, die unabhängig von Ort und Zeit in einer Vielzahl von Informationsmedien für die Recherche zur Verfügung steht. Diese beiden Gegensätze prägen das heutige Bild der wissenschaftlichen Bibliotheken. Ihr Aufgabe besteht nun darin, allen Bedürfnissen und Anforderungen mehr oder weniger gleichberechtigt nachzukommen. Diesen Spagat versucht die ETH-Bibliothek seit langen Jahren zu erfüllen, immer mit dem Gedanken, dass über kurz oder lang der Ausschlag in Richtung digitale Bibliothek erfolgen müsste. Wirft man allerdings einen Blick auf die Ausleihzahlen der letzten Jahre, stellt man mit einiger Überraschung fest, dass dem nicht so ist. Zwar steigt die Nutzung der elektronisch verfügbaren Informationsangebote seit Jahren und hat sich auch im Jahr 2011 wieder deutlich erhöht. Hieraus lässt sich schliessen, dass die Entwicklung in die digitale Welt stetig weiterläuft. Dies hat allerdings nicht dazu geführt, dass die Nutzung der klassischen Bibliotheksmedien drastisch eingebrochen wäre. Eher das Gegenteil ist der Fall: So ist es doch bemerkenswert, dass in den letzten drei Jahren die Ausleihe gedruckter Medien an der ETH-Bibliothek nicht zurückgegangen ist, sondern seit dem Jahr 2009 wieder ansteigt, dass also die elektronischen Angebote die klassische Nachfrage nicht ersetzen. Die besondere Aufgabe besteht für die ETH-Bibliothek somit heute und in den nächsten Jahren darin, sowohl die elektronischen Entwicklungen als auch die traditionelle Bibliothek gleichermassen zu pflegen. Da die personellen und finanziellen Ressourcen hingegen begrenzt sind und mit den Marktentwicklungen nicht Schritt halten können, liegt hier die eigentliche Herausforderung. Auch im Jahr 2011 lässt sich also die Arbeit der ETH-Bibliothek in zwei grosse Aktivitätsfelder differenzieren: Einmal die möglichst effiziente und effektive Erledigung der klassischen Bibliotheksaufgaben, wie die Selektion der Medien, ihre formale und sachliche Erschliessung sowie die sich daran anschliessende Vermittlung. Die kundenorientierte Realisierung dieser Aufgaben wird von jeder wissenschaftlichen Bibliothek als Routineangebot erwartet. Daneben war 5

8 die Arbeit der Bibliothek (wiederum) geprägt von der Konzeption, Realisierung bzw. Weiterentwicklung und Kommunikation einer Reihe kleinerer und grösserer Projekte aus dem elektronischen Bereich. Auch diese Entwicklungen sind naturgemäss nicht neu, sondern bereits seit Jahren ein wesentliches Element der Arbeit der ETH-Bibliothek. Im Kontext dieser Bemühungen sind einige Projekte in besonderer Weise erwähnenswert, da sie hohes strategisches Potential besitzen: Dies gilt einmal für das Projekt Digitaler Datenerhalt, bei dem im Berichtsjahr erhebliche Fortschritte zu verzeichnen waren. Die Ergebnisse einer gross angelegten Umfrage bei Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern der ETH Zürich, also bei den Produzenten wissenschaftlicher Primärdaten, sind in die Konzeption von mehreren Pilotprojekten eingeflossen und werden nun in prototypische Applikationen integriert. Hier sind erste, umsetzbare Ergebnisse für das Jahr 2012 zu erwarten. Eine nicht zu unterschätzende strategische Komponente hat auch das Projekt E-Lending, durch dessen Realisierung auch für ETH-externe Kundinnen und Kunden ein Zugriff auf die durch die ETH-Bibliothek lizenzierten elektronischen Bücher sichergestellt werden soll. Dies ist in erster Linie für jene Kundschaft von Interesse, für die es schwierig ist, selbst in die Bibliothek zu kommen, also vorwiegend für Kunden aus weit entfernten Standorten innerhalb der Schweiz. Da ein ausschliesslich elektronisches Angebot an monographischer Information solche Kundinnen und Kunden de facto von der Nutzung ausschliessen würde, wurde das Projekt E-Lending initiiert. Aufgrund der technischen Probleme, der komplexen urheberrechtlichen Fragen und dem noch mangelhaften Angebot werden konkrete Ergebnisse erst im Jahr 2012 vorliegen. An dieser Stelle ebenfalls nennenswert ist die Plattform mit der Projektbezeichnung BIBonMap, eine interaktive Applikation für den kartenbasierten Zugriff auf elektronisch vorhandene Inhalte aus den unterschiedlichen Sammlungen der ETH-Bibliothek. Das Projekt sollte mit der Präsentation mehrerer tausend, Schweiz-relevanter Dokumente Ende des Jahres 2012 in Betrieb gehen. Die drei genannten Projekte aus der digitalen Welt stehen exemplarisch für eine ganze Reihe weiterer, durch die die Umrisse einer tendenziell umfassenden elektronischen Bibliothekswelt mehr und mehr sichtbar werden. Obwohl die ETH-Bibliothek, wie alle anderen wissenschaftlichen Bibliotheken der Schweiz, nach wie vor gedruckte Medien erwirbt, erschliesst und für die 6

9 Öffentlichkeit zur Nutzung bereitstellt, wachsen die elektronischen Angebote überproportional. Durch die mittlerweile äusserst umfangreichen nationalen und internationalen Digitalisierungsaktivitäten, durch eine Vielzahl kleiner und grösserer digitaler Applikationen sowie durch eine wesentlich verbesserte Nachweissituation werden sich die aus der Wissenschaft kommenden Bibliotheksnutzerinnen und -nutzer noch sehr viel intensiver als bisher auf die digitale Bibliothekswelt fokussieren. Die Bibliothek als Ort hingegen wird als Studier- und Lernplatz ein zentraler Anlaufpunkt für Studierende sein. Kooperationspartner TIB Hannover im Kontext unterschiedlicher Projekte zur Weiterentwicklung der Digitalen Bibliothek ETH Zürich Schweizer Universitäts- und Hochschulbibliotheken im Kontext des nationalen Infrastrukturprojektes e-lib.ch sowie einer grösseren Zahl kleinerer Projekte Zentralbibliothek Zürich im Kontext des Projektes Kataloganreicherung und mehrerer kleinerer Projekte Zentralbibliothek Zürich und Hauptbibliothek Universität Zürich (HBZ) im Kontext des Projektes Integration Bibliothekssystem Universität Zürich INUIT Technical Information Center of Denmark im Kontext der Nutzung des Digital Article Database Service DADS Firma Ex Libris im Kontext der langfristigen Sicherung primärer Forschungsdaten DataCite: internationale Organisation für die Registrierung von Persistent Identifiers (DOI) im Wissenschaftsbereich GASCO (Arbeitsgemeinschaft Deutscher, Österreichischer und Schweizer Konsortien) für die kooperative Lizenzierung elektronischer Produkte Verein Zukunftswerkstatt und Fachhochschule Potsdam: Aufbau eines Technologieradars zur Verfolgung innovativer Entwicklungsansätze im Bibliothekswesen 7

10 Kundenumfrage Im November 2011 führte die ETH-Bibliothek in Kooperation mit der Firma tns Infratest in München bei ihren externen Kunden sowie den Alumni der ETH Zürich eine Online-Umfrage durch. Von den rund angeschriebenen Personen füllten knapp 10 % den deutschen oder englischen Fragebogen aus. Ziele waren zum einen die Eruierung des von der ETH-Bibliothek generierten volkswirtschaftlichen Wertes sowie zum anderen die Abfrage der Zufriedenheit der Kundinnen und Kunden mit den Dienstleistungen der ETH-Bibliothek. Die Ergebnisse sind durchwegs als positiv zu bezeichnen: Die Studie belegt, dass die ETH-Bibliothek für den Forschungs- und Wissensstandort Schweiz unverzichtbar ist. Den Kundinnen und Kunden ist sie 4,3 Mal so viel wert, wie sie Kosten verursacht. Bei der allgemeinen Zufriedenheit der Kundinnen und Kunden erreichte die ETH-Bibliothek mit dem Faktor 102 einen Spitzenwert (TRI*M Index), was auch auf eine sehr enge Kundenbindung hindeutet. Dies schlägt sich in der Typologie der Kundenbeziehungen nieder: Über 80 % der Kundinnen und Kunden stehen der ETH-Bibliothek sehr loyal gegenüber (sogenannte Apostel), wobei dieser Wert bei den Unternehmen mit 88 % besonders hoch ist. Zufriedenheit Apostel 82 % Söldner 13 % Loyalität Terroristen 3 % Geiseln 3 % Abb. 1: Kundentypologie Die einzelnen Dienstleistungen erhalten gute bis sehr gute Bewertungen, der Bestand wird als erstklassig eingestuft. Die ETH-Bibliothek erhält auch im europäischen und weltweiten Quervergleich sehr gute Noten. Besonders geschätzt 8

11 werden der elektronische Dokumentenversand und alle Arten von Dokumentenlieferungen. Hervorgehoben werden ganz allgemein auch die Schnelligkeit und Zuverlässigkeit der Dienstleistungen sowie die Kompetenz der Mitarbeitenden. Deutlich herauskristallisiert hat sich, welche zentrale Bedeutung die ETH-Bibliothek in der Schweizer Bildungslandschaft und Wissensgesellschaft einnimmt. Es zeigt sich, dass sie gerade für Firmen, die in Forschung und Entwicklung tätig sind, sowie speziell für Klein- und Mittelunternehmen von existenzieller Wichtigkeit ist. Es ist der erklärte Wunsch der Kundinnen und Kunden, auch von extern auf die elektronischen Ressourcen zugreifen zu können. Die ETH-Bibliothek sieht sich darin in ihrer Strategie bestätigt und verfolgt entsprechende, bereits laufende Projekte im Rahmen der gegebenen rechtlichen Möglichkeiten weiter. Gleichermassen ist weiterhin eine Integration verschiedener Informationsquellen (sprich: Websites und Suchportale) anzustreben, was nicht zuletzt in einen laufenden Ausbau des Wissensportals mündet. Dem Thema Usability muss verstärkte Aufmerksamkeit geschenkt werden. Bei den Öffnungszeiten sind allfällige Anpassungen zu erwägen. Die Ergebnisse der Umfrage zeigen auch, dass die ständige Weiterentwicklung der Dienstleistungen für die einzelnen Kundengruppen ein permanenter Auftrag ist die ETH-Bibliothek hat diesbezüglich ihre Strategie und Organisation bereits ausgerichtet. Weitere detaillierte Auswertungen der Umfrage sowie die Umsetzung der daraus folgenden Massnahmen werden im Jahr 2012 fortgesetzt. Dienstleistungen ETH E-Collection Erfreulicherweise hat sich die Nutzung der ETH E-Collection, dem Institutional Repository der ETH Zürich, massiv gesteigert: die Downloads erhöhten sich im Jahr 2011 von 2 auf 3 Millionen. Die Anzahl der Dokumente stieg um 1752 Publikationen, unter anderem wurden 660 Berichte aus dem Departement Informatik retrospektiv in die ETH E-Collection aufgenommen. Darüber hinaus flossen die Erfahrungen mit Open-Access-Publikationen in die Richtlinien für Doktorierende ein, die das Prorektorat Doktorat zum Verfassen von Doktorarbeiten abgibt. An den Publikationen für die ETH E-Collection lässt sich feststellen, dass die Autorinnen und Autoren die abgegebenen Empfehlungen anwenden und somit immer mehr Dissertationen über den Dokumentenserver ohne Einschränkung weltweit frei zugänglich gemacht werden. 9

12 ETH E-Citations Die Hochschulbibliographie ETH E-Citations verzeichnet die Publikationen der in Wissenschaft und Forschung tätigen Personen der ETH Zürich. Es kann festgestellt werden, dass diese noch relativ neue Dienstleistung an Akzeptanz gewonnen hat. Das selbständige Erfassen bzw. Ergänzen von eigenen Publikationen gehört mittlerweile zum Arbeitsalltag der Forschenden. Im Vergleich zum Vorjahr gab es in den Monaten November bis Januar deutlich weniger Rückfragen und Probleme als in der vergleichbaren Zeitperiode des Vorjahres. Dies ist u. a. auch auf die informativen Schulungen zurückzuführen, die das Team Information gemeinsam mit der Abteilung Controlling der ETH Zürich durchführt. Dennoch gibt es von den Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern weiterhin Wünsche für neue Funktionalitäten, an denen gearbeitet wird. Einer betrifft die Aufnahme jener Publikationen, die vor der Zeit an der ETH Zürich veröffentlicht worden sind. Die verantwortlichen Teams der ETH-Bibliothek werden diese Anforderung im Jahr 2012 umsetzen bzw. in das heutige System integrieren. Ebenso wird an einer Vereinfachung der Eingabe von Korrekturen durch die Autorinnen und Autoren gearbeitet. Zwei Mitarbeitende des Teams Information haben die Verantwortung für ETH E-Citations, einschliesslich der Personalverantwortung für sieben studentische Hilfskräfte, übernommen. Diese sind für die Qualitätsprüfung der von den Autorinnen und Autoren erfassten Metadaten der eigenen Publikationen zuständig. Das Team Information beantwortet auch Anfragen zur Dateneingabe und beteiligt sich an der Optimierung und Weiterentwicklung von ETH E-Citations. Alle Mitarbeitenden des Teams Information werden zudem in die Grundkenntnisse von ETH E-Citations eingearbeitet, damit sie den Kundinnen und Kunden eine erste telefonische Auskunft und Hilfestellung bieten können. E-Pics Im Jahr 2011 wurden mehrere wichtige Weichenstellungen zur Weiterentwicklung von E-Pics, dem zentralen Bildinformationssystem der ETH Zürich, getroffen. Basis hierfür stellte der erfolgreiche Abschluss des Server-Migrationsprojektes E-Pics 2010 dar, das die technischen Voraussetzungen zum störungsfreien Weiterbetrieb ebenso wie zur Weiterentwicklung gewährleistet. Konzeptionell von grosser Bedeutung war der Entscheid der ETH-Bibliothek, E-Pics auch über die Projektphase hinaus allen Instituten und Professuren der ETH Zürich als kostenfreie Dienstleistung zur Verfügung zu stellen. Die Entwicklung der Kataloge zeigt ein kontinuierliches Wachstum: 2011 begannen mit 10

13 dem Stab Veranstaltungen und Standortentwicklung (öffentlich zugänglicher Katalog), dem Institut für Landschaftsarchitektur, Professur Vogt, der Abteilung ETH Sicherheitspolitik sowie dem Laboratorium für Anorganische Chemie vier weitere Institute und Professuren der ETH mit E-Pics zu arbeiten. Die positive Trendentwicklung in der Nutzung des Produkts wird mit der steigenden Anzahl grosser ETH-Einheiten als Kunden fortgesetzt. Darüber hinaus konnte mit der Fotostiftung Schweiz ein attraktiver externer Partner gewonnen werden, durch den die Plattform E-Pics schweizweit zusätzlich an Bedeutung gewinnen wird. DOI-Desk der ETH Zürich Im Jahr 2011 konnten für die Registrierung von Digital Object Identifiern (DOI) die Universitäten Basel, Luzern und Zürich neu gewonnen werden. Die Zahl der jeweils registrierten DOIs ist sehr unterschiedlich, wobei in der Summe vor dem Jahresende die Zahl von bisher registrierten DOIs überschritten wurde. Der DOI-Desk ist ein Teilprojekt des Programms e-lib.ch und gegenwärtig in der Projektgruppe Digitaler Datenerhalt angesiedelt. Projekte Die ETH-Bibliothek ist bestrebt, ihre Dienstleistungen kontinuierlich und kundenfokussiert weiterzuentwickeln. Dies geschieht in Zusammenarbeit verschiedenster Teams. Die nachfolgend beschriebenen Projekte stellen hierbei lediglich eine Auswahl dar, wenn sie auch innerhalb der Bibliotheksarbeit eine besondere Relevanz einnehmen. BIBonMap Ziel des Projektes BIBonMap ist es, eine interaktive Plattform für den kartenbasierten Zugriff auf zeitgenössische und historische Inhalte der ETH-Bibliothek sowie auf andere online verfügbare Ressourcen anzubieten. Das Vorhaben startete zu Beginn des Berichtsjahres zunächst unter dem Namen Travellers in Switzerland. Die ursprüngliche Projektidee fokussierte sich auf eine Analyse von Reiseberichten des 18. und 19. Jahrhunderts und entwarf eine «virtuelle Reiseroute» durch ausgewählte Schweizer Orte. Zu diesen sollten den Nutzerinnen und Nutzern wiederum ausgewählte Inhalte angeboten werden. Im April startete die Entwicklung des Prototyps. Es entstand eine Applikation, die den Import von Metadaten aus dem Wissensportal und die Anzeige der 11

14 «Items» auf einer Karte ermöglicht. Die Technologie basiert auf der Google Maps API. Rund 1400 Items wurden in einem ersten Schritt in die Datenbank importiert, ca. 50 wurden testweise georeferenziert. Im Lauf der Projektarbeit tauchten diverse Fragen zu den Inhalten und Funktionalitäten des Angebotes auf, die eine teilweise Neuausrichtung der Projekts nach sich zogen: Die Idee der «Reise» geriet etwas in den Hintergrund, dafür sollte nun eine generisch angelegte Geobrowsing-Plattform entwickelt werden, die potenziell alle Inhalte der ETH-Bibliothek mit einem geografischen Bezug auf einer interaktiven Karte visuell und intuitiv zugänglich macht. Die Auswahl sollte sich zunächst auf online frei verfügbare Dokumente konzentrieren. Damit angesichts der sehr grossen Menge an Inhalten eine thematische Fokussierung möglich ist, wurden verschiedene Themen definiert, die als Filter dienen. Der Einsatz von Clustering-Techniken erleichtert die Orientierung und gewährleistet eine gute Performance. Die technische Weiterentwicklung des Prototyps und das Design wurden in Zusammenarbeit mit der Firma Toursprung realisiert, die mit dem Produkt Maptoolkit eine fertige Softwarelösung anbietet und auf dieser Basis bereits einige Anwendungen im Tourismusbereich realisiert hat. Im Herbst selektionierten Mitarbeitende des Bildarchivs rund 1000 Bilder aus der ganzen Schweiz für den Import in die Plattform und versahen mehr als 500 davon mit geografischen Koordinaten. Es ist geplant, das Angebot im Jahr 2012 für den produktiven Betrieb weiterzuentwickeln. Digitaler Datenerhalt Bereits seit Beginn des Projekts verfolgen interne und externe Stellen mit Interesse die Projektaktivitäten der ETH-Bibliothek für die ETH Zürich hinsichtlich der Archivierung von digitalen Inhalten. Im Lauf des Jahres wurde das Projekt im In- und Ausland vorgestellt. Innerhalb der ETH Zürich ist die an frühere gemeinsame Aktivitäten anknüpfende Kooperation mit dem Projekt der Informatikdienste zum Aufbau einer neuen Speicherinfrastruktur von besonderer Bedeutung. Bis Ende September 2011 wurde die 2010 begonnene Umfrage zum Umgang mit Forschungsdaten an allen 450 Professuren und Forschungsgruppen der ETH Zürich abgeschlossen. Diese Umfrage wurde gestaffelt jeweils an drei bis vier Departementen gleichzeitig durchgeführt, um eine persönliche Betreuung der Adressatinnen und Adressaten zu gewährleisten. Dieses Vorgehen hat zu einer ausserordentlich hohen Rücklaufquote von 80 % geführt. 12

15 Die Ergebnisse sind erwartungsgemäss sehr heterogen. Ein grundsätzliches Problembewusstsein ist departementsübergreifend vorhanden. Breites Interesse besteht an der befristeten Speicherung und Archivierung von Forschungsdaten für typischerweise 10 Jahre, während eine unbefristete Langzeitarchivierung für Dauerbeobachtungen relevant ist. Wie erwartet kommt eine Vielfalt von Datenformaten zum Einsatz, deren Eignung für einen langfristigen Datenerhalt jeweils geprüft werden muss. Ausgehend von ihrer Bereitschaft für eine aktive Mitarbeit konnten bisher vier Professuren als Pilotpartner gewonnen werden. Ab Mitte des Jahres stand die Software Rosetta (Firma Ex Libris) für Testzwecke zur Verfügung. Erste Erfahrungen mit automatisierten Importen konnten mit Daten der ETH E-Collection gesammelt werden. Etwas andere Anforderungen erwachsen aus der Archivierung von Geschäftsunterlagen für das Archiv der ETH Zürich. Die offenen Fragen werden in einer intensiven Zusammenarbeit mit dem Team Archive und Nachlässe bearbeitet. Digitalisierungsprojekte Im Fokus der Digitalisierungsprojekte des DigiCenters standen die eigenen Bestände der ETH-Bibliothek, wie die zahlreichen alten Drucke, Fotografien, Archivalien oder Grafiken. Die Digitalisierung der alten Drucke schritt zügig voran, und es wurden insgesamt über Scans erstellt. Im Portal e-rara.ch, in dem die digitalisierten Drucke auf der Basis von Open Access zur Verfügung stehen, sind mittlerweile über 2000 Werke der ETH-Bibliothek freigeschaltet (vgl. Abschnitt «e-rara.ch»). In Zusammenarbeit mit der Graphischen Sammlung wurde eine ihrer bedeutendsten Sammlungen Heinrich Schulthess-von Meiss digitalisiert, wobei es sich um über kostbare Blätter an Altmeistergrafik handelt. Die Inhalte werden sukzessive erschlossen und online zugänglich gemacht ( Das Zeitschriftenportal retro.seals.ch konnte auch im Jahr 2011 inhaltlich weiter ausgebaut werden. Es wurden Seiten digitalisiert und insgesamt 27 neue Zeitschriften und Reihen (inklusive diverser Vorgängerzeitschriften) online gestellt ( Die Kooperationen mit weiteren Bibliotheken liefen erfolgreich weiter. Neben der Universitätsbibliothek Bern und der Nationalbibliothek wurden weitere Vereinbarungen mit der Bibliothek am Guisanplatz in Bern und dem Sozialarchiv Zürich geschlossen. Auch bereits gescannte Zeitschriften fanden Aufnahme in retro.seals.ch: Jüngstes Beispiel 13

16 ist die Berner Zeitschrift für Geschichte und Heimatkunde, die bereits vor einigen Jahren von der Universitätsbibliothek Bern gescannt und online gestellt wurde (DigiBern). Nun wird im DigiCenter die Migration der Zeitschrift ins Portal retro.seals.ch vorbereitet. Bereits geschlossene Vereinbarungen für 2012 lassen erkennen, dass sich dieser Trend im Jahr 2012 weiter fortsetzen wird. Neben der Digitalisierung der eigenen Bestände bilden Kooperationen den zweiten inhaltlichen Schwerpunkt des DigiCenters. Das 2010 angelaufene Projekt Zeitgeschichte-digital.ch mit dem Archiv für Zeitgeschichte der ETH Zürich konnte mit der Erstellung von über Scans effizient fortgeführt werden. Eine besondere Herausforderung stellte dabei das JUNA Archiv, ein zentraler Quellenbestand des Archivs zur Jüdischen Zeitgeschichte, dar. Es handelt sich hierbei um ein Pressearchiv mit sehr heterogenen, schwierig zu digitalisierenden Vorlagen. Neu wurde die Zusammenarbeit mit den Zürcher Herbarien gestartet. Ziel des Projektes Rostpilze ist es, die Etiketten der Belege dieses Pilzherbars zu digitalisieren und im Verlauf des Jahres 2012 über die Homepage der Zürcher Herbarien (vereinigte Herbarien der ETH Zürich und der Universität Zürich) wissenschaftlich tätigen sowie anderen interessierten Personen über das Internet frei zugänglich zu machen ( Das Digitalisierungsprojet wird gemeinsam von der ETH-Bibliothek und der Gruppe Biosystematik und Sammlungen durchgeführt. Bei dieser Rostpilzsammlung handelt es sich um Pflanzenparasiten von besonderer biologischer und ökologischer Bedeutung. Sie ist für die ETH, für die Schweiz und international bedeutend: Zum einen repräsentiert sie die Sammlungstätigkeit und Forschung zweier berühmter Schweizer Mykologen, Ernst Gäumann (ETH Zürich) und Eduard Fischer (Universität Bern), zum anderen ist sie in Umfang und Qualität eine der besten Sammlungen weltweit. Sie umfasst etwa Belege, darunter viele unersetzliche. Ende des Berichtsjahres waren bereits über 5000 Belege digitalisiert sowie mit Metadaten und Bildern erfasst. 14

17 retro.seals.ch Alte Drucke (inkl. Aufträge) Bildarchiv (inkl. Aufträge) Archiv für Zeitgeschichte C. G. Jung Biblioteca Salita dei Frati Graphische Sammlung Kartensammlung (inkl. Aufträge) Max Frisch-Archiv (inkl. Aufträge) Pilzherbarien Kleinprojekte Übrige Aufträge Abb. 2: Anteil der Projekte an der Gesamtproduktion im DigiCenter (Anzahl Images) Januar Februar März April Mai Juni Juli August September Oktober November Dezember Abb.3: Monatliche Produktion im DigiCenter (Anzahl Images) (Farben vgl. Abb. 2) 15

18 E-Lending Ziel des Projektes ist es, den von der ETH-Bibliothek bereits erworbenen Bestand an E-Books auch den privaten Kunden orts- und zeitunabhängig anzubieten. Die Nicht-ETH-Angehörigen sollen also für das Konsultieren der E-Books nicht mehr persönlich in die Bibliothek kommen müssen. In einem ersten Schritt wurde die mögliche Zusammenarbeit mit sechs sogenannten Aggregatoren mit wissenschaftlichen E-Book-Angeboten verschiedener Verlage untersucht. Hierbei stellte sich eine grosse mengenmässige Diskrepanz zwischen den von der ETH-Bibliothek häufig direkt via Verlagsplattformen angebotenen Titeln und den bei den Aggregatoren erhältlichen E-Books heraus. Eine weitere interne Schwierigkeit zeigte sich darin, dass das Bibliothekslogin nicht für den Zugriff auf externe lizenzpflichtige Dienstleistungen ausgelegt ist. Es ist somit unabdingbar, vorerst die technischen Voraussetzungen für eine Erweiterung des Bibliothekslogins zu schaffen (vgl. Abschnitt «Single Sign-On»). In einem zweiten Schritt wurde abgeklärt, ob mit dem Aufbau einer lokalen Aggregatorenlösung für E-Books ein umfassenderes Titelangebot erreicht werden könnte. Die Verhandlungen mit ausgewählten Verlagen zeigten jedoch, dass diese mehrheitlich noch nicht für eine solche Lösung zu gewinnen sind. Zudem erwiesen sich auch der technische und organisatorische Aufbau und Betrieb einer lokalen Lösung als zu zeit- und kostenintensiv. Aufgrund dieser Abklärungen wurde entschieden, die Dienstleistung mit einem Aggregator vorerst im Rahmen eines Pilotprojektes zu realisieren. Damit können in kurzer Zeit ein Angebot aufgebaut und die Akzeptanz bei den externen Kunden getestet werden. Aufgrund von festgelegten Kriterien, wie Titelbestand, angebotene Formate, Nutzungskomfort, Kosten oder Innovationsaktivitäten, wurde der australische Anbieter Ebooks Library (EBL) ausgewählt. Ziel ist es nun, im Jahr 2012 die neue Dienstleistung als Pilotbetrieb in Zusammenarbeit mit dem ausgewählten Aggregator einzuführen. Eine Umfrage soll die Akzeptanz der Dienstleistung bei der Zielgruppe ermitteln. e-rara.ch Das Angebot von e-rara.ch wächst kontinuierlich ( Ende des Berichtsjahres waren über 6500 Titel in e-rara.ch freigeschaltet, davon rund 4000 Schweizer Drucke des 16. Jahrhunderts. Inhaltlich erweiterte sich der Fokus einerseits durch einen Zuwachs an kleineren thematischen Kollektionen, andererseits durch eine Ausdehnung der Schweizer Drucke auf das 15., 17. und 18. Jahrhundert. 16

19 Folgende Bibliotheken stellten ihre digitalen Kollektionen neu in e-rara ein: Stiftung der Werke von C.G. Jung, Zürich (alchemistische Frühdrucke aus der Privatbibliothek von C.G. Jung), Biblioteca Salita dei Frati, Lugano («Poesia del Seicento», Tessiner Editionen des 18. und 19. Jahrhunderts) und Bibliothèque publique et universitaire de Neuchâtel (Anatomie- und Vogelbücher). Die ETH- Bibliothek präsentierte zum Jahresende knapp 2250 Titel aus ihrem Bestand online. Die rund 230 Titel der Stiftung der Werke von C.G. Jung und die 70 Titel der Biblioteca Salita dei Frati wurden vom DigiCenter der ETH-Bibliothek digitalisiert, strukturiert und freigeschaltet. Für die 33 Titel der BPU Neuchâtel übernahm die ETH-Bibliothek die Strukturierung und Freischaltung. Im technischen Bereich brachten zwei neue Software-Releases Verbesserungen bei der Darstellung der Metadaten, der Suche, der Sortierung von Trefferlisten sowie von gewissen Funktionalitäten im Backend. Im Juli 2011 wurde die italienische Sprachversion aufgeschaltet, wobei Mitarbeitende der Biblioteca Salita dei Frati die Übersetzungsarbeit leisteten. Eine benutzerorientierte Evaluation der Website durch das e-lib.ch-projekt ACCEPT lieferte wertvolle Ergebnisse im Hinblick auf die für 2012 geplante Implementierung einer Facettensuche und weitere Verbesserungen des Webauftritts von e-rara.ch. Darüber hinaus wurden auch Optimierungen der gesamten Systemperformance erzielt. Trotz Folgefinanzierung des Projektes durch e-lib.ch auch im Jahr 2012 werden die Projektpartner bereits erste Beiträge an die Betriebskosten bezahlen müssen. Die hierzu ausgearbeiteten Vereinbarungen stehen kurz vor der Unterschriftsreife. INUIT Das Projekt INUIT (Integration Bibliothekssystem Universität Zürich) verfolgt das Ziel, bis Mitte 2013 die Kataloge der beiden Schweizer Bibliotheksverbünde Netzwerk von Bibliotheken und Informationsstellen in der Schweiz (NEBIS) und Informationsverbund der Universität Zürich (IDS UZH) zusammenzulegen. Realisiert wird das Projekt durch die Direktionen der ETH-Bibliothek, der Hauptbibliothek Universität Zürich sowie der Zentralbibliothek Zürich im Auftrag der Hochschulleitungen der ETH und der Universität Zürich. Konkret geht es dabei um die Integration der bisher getrennt geführten technischen Bibliothekssysteme, der bibliothekarischen Datenbestände und soweit tangiert der zugehörigen Organisation und Prozesse in den NEBIS-Verbund. 17

20 Die integrierte Lösung bietet vor allem folgende Vorteile: > Grosser Datenpool für Katalogisierung und Benutzung, > Steigerung der Qualität der Bestandsdaten als Folge einer integrierten, abgestimmten Datenführung und einheitlicher Katalogisierungsgrundlagen, > Vereinfachung der bibliothekarischen Aufgabenabwicklung im Rahmen eines grossen, integrierten Katalogverbundes sowie > Straffung der technischen Infrastruktur und damit Abbau von Redundanzen sowie Einsparung von Kosten. Es wurde eine Rahmenvereinbarung ausgearbeitet, die die groben Inhalte, die Zusammenarbeit der Projektpartner sowie die Projektkosten definiert, woraufhin INUIT am 1. Juni 2011 schliesslich offiziell beginnen konnte. In den darauf folgenden Monaten wurden ein Zielepapier verabschiedet sowie Arbeitspakete identifiziert und beschrieben. All dies erfolgte in Zusammenarbeit mit dem gesamten Projektteam und mit dem Ziel, einen umfassenden und tragfähigen Projektplan zu erstellen. Im Jahr 2011 konnten auch bereits erste Arbeitspakete starten, so dass 2012 ganz im Zeichen der Datenzusammenführung liegen wird, um das Go Live im Jahr 2013 sicherzustellen. Primo 3 Die ETH-Bibliothek betreibt vier Suchportale mit dem Suchinstrument Primo der Firma Ex Libris: Das Wissensportal ( das Rechercheportal der Zentralbibliothek Zürich ( die NEBIS recherche (recherche.nebis.ch) sowie das Webportal e-lib.ch ( Für die Sicherstellung des Betriebs wie auch als Grundlage für die Weiterentwicklung der Portale mussten diese im Berichtsjahr von Primo Version 2 auf Version 3 migriert werden. Hierzu wurden alle vier Suchportale auf einer separaten Infrastruktur neu aufgebaut. Es waren umfangreiche Konfigurationsarbeiten nötig, um bestehende Funktionen anzupassen, zu verbessern und auch neue Funktionen umzusetzen. Die Migration der vier Suchportale wurde Mitte Dezember erfolgreich durchgeführt. Für die Kunden bietet Primo Version 3 zahlreiche neue Funktionalitäten: Die Möglichkeit, sich im Suchportal anzumelden, direkt im Suchportal Dokumente auszuleihen und das Benutzungskonto einzusehen. Für diese «OPAC via Primo» genannte Funktion wurden einerseits Primo und der Bibliothekskatalog Aleph über eine neue Schnittstelle verbunden. Andererseits wurde die Komponente Patron Directory Service (PDS) in Betrieb genommen, um die Anmeldung zu ermöglichen. Mit dieser stehen den Nutzerinnen und Nutzern neu auch Perso- 18

21 nalisierungsfunktionen zu Verfügung, etwa das e-shelf und das Speichern von Suchanfragen. Darüber hinaus ist die Darstellung der Ergebnisse kompakter und übersichtlicher: Alle Informationen zu einem Treffer können direkt in der Ergebnisseite mittels Reitern ein- und ausgeblendet werden. Das massgeschneiderte Design des Wissensportals wie auch des Webportals e-lib.ch mussten an die neue Darstellung angepasst werden. Mit der Umsetzung dieser Anpassungen wurde wiederum die Firma Hinderling Volkart beauftragt. Single Sign-On Das Bestreben Single Sign-On (SSO) einzuführen war seit einiger Zeit ein Desiderat im Zusammenhang mit verschiedenen Projekten der ETH-Bibliothek (Wissensportal, E-Lending, Webportal e-lib.ch). Um Synergien zu nutzen und das Vorhaben voranzutreiben, wurden diese Teilprojekte in einem gemeinsamen Vorprojekt SSO zusammengefasst. Dieses beinhaltete eine Evaluation zur Umsetzung von Single Sign-On für die ETH-Bibliothek und eine weitere für das Webportal e-lib.ch. Die beiden Themenkomplexe wurden von je etwas anders zusammengesetzten Arbeitsgruppen leicht zeitversetzt und mit Unterstützung der Firma ELCA Informatik AG durchgeführt. Beide Evaluationen endeten mit einer Empfehlung an die Steuerungsausschüsse der jeweiligen Projekte. Die Evaluation für das Webportal e-lib.ch schloss zudem mit einem ausführlichen Bericht ab (vgl. Abschnitt «Webportal e-lib.ch»). Für die ETH- Bibliothek bedeutet Single Sign-On, dass die internen Bibliothekskunden, also Mitarbeitende und Studierende der ETH Zürich, in Zukunft ihr gewohntes nethz-login auch für authentisierungspflichtige Dienstleistungen der Bibliothek verwenden können. Es wurden verschiedene technische Lösungen analysiert und bewertet, um das Login des NEBIS-Katalogs sowie das nethz-login zusammenzubringen. Dabei stellte sich der Einsatz von PLIF (Patron Loader Interface Format), einer Software der Firma Ex Libris, als bevorzugte Variante heraus. Die externen Kunden, auch als Privatkunden bezeichnet, sollten hingegen mit ihrem schon existierenden Bibliothekslogin auch weitere Dienstleistungen nutzen können, wie z. B. die Publikumsstationen oder geplante, zukünftige Dienstleistungen wie die Ausleihe von E-Books (vgl. Abschnitt «E-Lending»). Hier wurde die Variante der «Shibboleth-Befähigung» des Bibliothekslogins gewählt. Die Umsetzung der Single-Sign-On-Vorhaben für die ETH-Kunden wird im Jahr 2012 als Projekt durchgeführt. Innerbetrieblich sollen hierbei auch die Arbeitsprozesse überarbeitet und an die neuen Gegebenheiten angepasst werden. 19

22 Für die Privatkunden wird mit SWITCH ein Identity Provider (IDP) aufgebaut analog zu den IDPs, die bereits für die Hochschulangehörigen durch SWITCH bereitgestellt und betrieben werden. Webportal e-lib.ch Das Berichtsjahr startete mit einem wichtigen Meilenstein: Die Betaversion des gesamtschweizerischen Portals e-lib.ch konnte am 11. Januar planmässig aufgeschaltet werden. Die neue Website im weiss-roten Design löste die bisherige Website von e-lib.ch ab: Mit aktuellen und zusätzlichen Informationen in Deutsch, Englisch und Französisch, der vollen Suchfunktionalität des integrierten Recherchetools Primo und einem heterogenen Datenpool für die Suche. Diese Metadaten setzten sich zusammen aus den Katalogdaten vom Bibliotheksverbund NEBIS, dem Bildarchiv Online der ETH-Bibliothek, dem Dokumentenserver der ETH Zürich (ETH E-Collection) sowie dem Zeitschriftenportal retro.seals.ch, einem Teilprojekt von e-lib.ch. Erfreulich ist, dass die neue Website in der Usability-Evaluation des e-lib.ch-teilprojekts ElibEval einen durchwegs positiven Gesamteindruck hinterliess. Im Hinblick auf die Erweiterung des Datenpools analysierte das Projektteam die Möglichkeiten der Integration der Daten des e-lib.ch-teilprojekts swissbib ( in Primo. Darüber hinaus ermittelte das Projektteam gemeinsam mit einem Evaluationsteam der ETH-Bibliothek Lösungsvorschläge zur Einführung von Single Sign-On im Webportal e-lib.ch (vgl. Abschnitt «Single Sign-On»). Unter Einbezug der am Gesamtprojekt e-lib.ch teilnehmenden Bibliotheken und Projekten fasste es seine Empfehlungen für den Aufbau einer modularisierten Umsetzung der Autorisierungs- und Authentisierungsinfrastruktur in einem Bericht zusammen. Das Berichtsjahr schloss mit einem weiteren wichtigen Meilenstein ab: Das Portal e-lib.ch ging Mitte Dezember mit der neuen Version 3 des Recherchetools Primo online. Damit stehen den Nutzerinnen und Nutzern neue Funktionalitäten zur Verfügung, wie beispielsweise verbesserte Suchmöglichkeiten, eine neue Anzeige der Suchergebnisse sowie Personalisierungsfunktionen und eine italienischsprachige Portalversion. Darüber hinaus konnten die Metadaten des e-lib.ch-teilprojekts e-codices ( in den Datenpool eingebunden werden. Der Fortsetzungsantrag für das Jahr 2012 wurde vom Lenkungsausschuss e-lib.ch bewilligt. Die Einbindung der Daten von swissbib, die Integration von SWITCHaai sowie die Erweiterung des Informationsangebots auf werden im Folgejahr die Schwerpunkte der Projektarbeiten bilden. 20

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24 Personaldienst Das Jahr 2011 war im Personaldienst geprägt durch die Konsolidierung der Aufbauorganisation nach Abschluss der Reorganisation 2010 sowie durch die Vorbereitungen zum Start des Projektes INUIT, was sich insbesondere in Stellenbesetzungen niederschlug. Das Hauptziel der Personalgewinnung besteht darin, motivierte, zur Betriebsund/oder Projektkultur passende Mitarbeitende mit funktionsgerechten Qualifikationen und Kompetenzen am richtigen Ort zur richtigen Zeit auszuwählen. Aus Sicht der ETH-Bibliothek spielen die Prozesse rund um die Anstellung von Mitarbeitenden eine wesentliche Rolle für den Erfolg der Bibliothek als Ganzes. Im Rahmen der Bewerbungsverfahren wird daher sehr viel Wert gelegt auf eine realistische Darstellung der Aufgabenprofile bereits in den Ausschreibungen, aber auch im Rahmen der Bewerbungsgespräche (die als so genannte standardisierte Interviews geführt werden). Die Bearbeitung der (via Stellenportal der ETH Zürich) eingehenden Dossiers erfolgt möglichst rasch und umfassend, mit Eingangsbestätigungen, Zwischenbescheiden, Abbzw. Zusagen mit sofortiger Übergabe eines Vorvertrages nach Einigung, um den zukünftigen Mitarbeitenden aktive Handlungsmöglichkeiten zu geben. Personalkennzahlen Im Jahr 2011 gingen insgesamt 426 Bewerbungen auf 13 Ausschreibungen ein. Am 31. Dezember 2011 waren in der ETH-Bibliothek 296 Mitarbeitende beschäftigt, wobei (ohne studentische Hilfskräfte) gut zwei Drittel (68 %) in einem Teilzeitarbeitsverhältnis, d. h. mit einem Beschäftigungsgrad zwischen 25 % und 90 %, angestellt waren. Die Fluktuationsrate betrug 6,2 %, unter Einrechnung der Pensionierungen 8,2 %. Statistik Personal (Stichtag 31. Dezember) Mitarbeitende insgesamt Vollzeitstellen insgesamt (ohne studentische Hilfskräfte) Auszubildende insgesamt

25 Ausbildung Im Frühsommer 2011 haben zwei Lernende ihre Grundbildung zu I+D-Assistentinnen mit der Lehrabschlussprüfung erfolgreich abgeschlossen. Es sind dies die letzten Absolventinnen zu I+D-Assistentinnen, da die nachfolgenden Lernenden ab 2012 ihre Ausbildung mit dem Titel Fachmann/Fachfrau Information und Dokumentation EFZ abschliessen werden. Aus den für die beiden Ausbildungsstellen ab August 2012 eingereichten 51 Bewerbungen wurden zwei Lernende selektioniert. Die Lernenden führten mit der Berufsbildungsverantwortlichen eine Informationsveranstaltung für ihre Eltern durch, in der sie ihnen den Lehrbetrieb vorstellten. Weiter wurden für in Ausbildung befindliche Bibliothekarinnen und Bibliothekare aus Schweizer und europäischen Bibliotheken Praktika und Besuchstage durchgeführt. Weiterbildung Zur Unterstützung der aus der Reorganisation 2010 entstandenen Veränderungsprojekte wurde ein stufengerechtes Weiterbildungskonzept angegangen, wobei insbesondere die Informatikkenntnisse der Mitarbeitenden im Fokus stehen. Der Grundkurs 2011, der bibliotheksinterne Einführungskurs für die 12 neu eingetretenen Mitarbeitenden, fand im Berichtsjahr im Februar und März statt und umfasste gut 18 Stunden sowie eine Führung im Schweizerischen Sozialarchiv. Einzelne Module des Grundkurses waren im Sinn eines Brush-up für alle Mitarbeitenden der Bibliothek zugänglich. 40 % der Mitarbeitenden (83 von 209 Personen) haben während insgesamt etwa 300 Tagen bibliotheksexterne Weiterbildungen in den Bereichen Bibliotheks- und Archivwesen, Informatik, Führung, Management und Kommunikation sowie Tagungen, Office- und Sprachkurse besucht. Mitte November fand die jährliche Führungskräftetagung der ETH-Bibliothek statt. Der Vormittag war der Strategieentwicklung gewidmet, welche in Gruppen bearbeitet wurde. Am Nachmittag wurden über den Stand ausgewählter laufender und geplanter Projekte informiert und die Finanz- und Personalsituation sowie die Schwerpunkte für das Jahr 2012 dargestellt. Ende November fand zum ersten Mal ein Meeting für die Kadermitarbeitenden im Bereich des Vizepräsidiums Personal und Ressourcen der ETH Zürich statt, in dem über Aktuelles aus dem Bereich des Vizepräsidenten Personal und 23

26 Ressourcen informiert wurde. Ein weiteres Ziel dieser Veranstaltung war die Förderung der Vernetzung des Kaders untereinander. Es ist geplant, in Zukunft regelmässig Veranstaltungen dieser Art durchzuführen. Ausblick 2012 Das stufengerechte Weiterbildungskonzept für die Mitarbeitenden der ETH- Bibliothek soll 2012 abgeschlossen werden. Im Zusammenhang mit der Bildungsverordnung müssen die Vorbereitungen für die praktische Prüfung des Qualifikationsverfahrens, welche neu im Betrieb stattfindet, abgeschlossen werden. 24

27 BETRIEBSMANAGEMENT Als Fortsetzung der baulichen Tätigkeiten im Jahr 2010 war auch das Berichtsjahr wieder durch eine weitreichende In-House-Sanierung geprägt. Auf der Südseite des Hauptgebäudes wurde die Klima- und Lüftungsanlage KLI71/72 komplett ersetzt. Im Unterschied zum Vorjahr wurden diese Massnahmen zum grössten Teil bei normalem Betrieb durchgeführt, was eine exakte Planung der baulichen Bewegungen voraussetzte. Befinden sich doch auf dieser Seite des Gebäudes die Buchausleihe, das InfoCenter und der Hub für den Kurierversand der Bücher an die NEBIS-Bibliotheken. Folglich waren die zeitlichen und betrieblichen Rahmenbedingungen vorgegeben. Infolge der umfangreichen Eingriffstiefe mussten 17 Büros und Nutzungsräume von rund 30 Mitarbeitenden inklusive der Direktion während vier bis zehn Wochen vorübergehend an einen anderen Ort umgesiedelt werden. Darüber hinaus war das InfoCenter punktuell ebenfalls von den Sanierungsmassnahmen betroffen. Das ambitionierte Ziel war hier, es zu keiner Zeit schliessen zu müssen, was erreicht wurde, indem die geplanten Arbeiten in der Nacht durchgeführt wurden. Mehrheitlich wurden aber die Sanierungsarbeiten unter laufendem Betrieb durchgeführt, was den Mitarbeitenden eine hohe Flexibilität und Toleranz abverlangte. Abb. 1: Sanierung in der ETH-Bibliothek 25

28 Einen weiteren Meilenstein bildeten die schalldämmenden Massnahmen mit gleichzeitiger Sanierung der Beleuchtung in sechs Büros, was dank eines guten Zusammenspiels mit dem Planungsbüro bestmöglich erreicht wurde. Die Resonanz der Mitarbeitenden war nach der Ausführung der Arbeiten äusserst positiv, was die getätigten Investitionen rechtfertigte. Insgesamt konnten durch die hohe Anzahl an Umzügen (106 Arbeitsplätze) verschiedene neue Bürozuteilungen durchgeführt werden. Unter dem Aspekt einer verdichteten Arbeitsplatzbelegung konnte so auch ein zusätzliches Sitzungszimmer eingerichtet werden. Zudem wurde die Grundfläche von zehn Büros baulich so verändert, dass durch gezielte Belegungen die Ausnutzung optimiert werden konnte. Machbarkeitsstudie «Optimierung Schalter- und Thekensituation» Zum Jahresbeginn wurde eine Machbarkeitsstudie zur Optimierung der Schalter- und Thekensituation in der ETH-Bibliothek im Hauptgebäude aufgenommen. Ziel war es zu klären, ob und mit welchen baulichen und organisatorischen Massnahmen die verschiedenen Anlaufstellen also die Ausleihe, das InfoCenter und der Lesesaal Spezialsammlungen konsequenter auf die Nutzerbedürfnisse ausgerichtet werden können. Die Zahl der Anlaufstellen sollte nach Möglichkeit verringert, die Sichtbarkeit des Informationsschalters erhöht und Raum für studentische Gruppenarbeitsplätze geschaffen werden. Auch die Kommunikation unter den Mitarbeitenden selbst sollte verbessert werden. Unter Beiziehung des Architekturbüros Itten&Brechbühl erstellte das Projektteam drei Konzeptstudien, die aufgrund der räumlichen Bedingungen auf dem H-Stock des Hauptgebäudes verschiedene Umbauszenarien beinhalteten. Gemessen an den definierten Projektzielen zeigten diese Konzeptstudien jedoch, dass aufgrund der baulichen Restriktionen (statische Gegebenheiten) sowie der finanziellen Aufwendungen keine Umgestaltung möglich ist, bei der Aufwand und Ertrag in einem vertretbaren Verhältnis zu einander stehen. Auch das Zusammenlegen der operativen und internen Abläufe erwies sich als sehr komplex, besteht doch gerade in den Spezialsammlungen eine hohe Ressourcenbindung für die Bereitstellung der Dokumente und für die Kundenbetreuung. Deshalb wurde beschlossen, das Projekt einzustellen, wobei jedoch im Jahr 2012 sowohl im Bereich InfoCenter/Ausleihe als auch im Lesesaal Spezialsammlungen kleinere Optimierungsmöglichkeiten identifiziert und umgesetzt werden sollen. 26

29 Prozessoptimierung für Aufträge an das Betriebsmanagement Eine der zentralen Aufgaben des Betriebsmanagements ist die Koordination und Umsetzung von Reparatur-, Umzugs- oder anderen Unterhaltsaufträgen für alle Bereiche der ETH-Bibliothek. In diesem Zusammenhang wurden die verschiedenen Antragswege analysiert. Aus diesem Ergebnis abgeleitet und auf die internen Wünsche ausgerichtet wurde ein Meldevorgang entwickelt, der es den Mitarbeitenden ermöglicht, beim Betriebsmanagement Anträge ohne vorausgehende inhaltliche Bewertung einzureichen. Das eigentliche Selektionieren und Bearbeiten der Anträge übernimmt das Betriebsmanagement. Je nach Relevanz und evtl. vorgängiger Abklärung werden dann die benötigten Stellen oder Unternehmen gezielt aufgeboten. Neuer Prozess für die Beschaffung von Adressetiketten Ein weiterer interner Prozess, der neu formuliert werden musste, war die Produktion und Beschaffung der Postversandetiketten. Immerhin werden für den Versand und Rückversand der Bücher an die NEBIS-Bibliotheken gegen Adressetiketten pro Jahr verbraucht mit steigender Tendenz. Mitte des Jahres kündigte das dienstleistende Unternehmen aus wirtschaftlichen Gründen die Einstellung des Etikettendruckes an, wobei für die ETH- Bibliothek eine Übergangsfrist vereinbart wurde, damit ein neuer Beschaffungsweg eruiert werden konnte. Selbstverständlich existieren bereits ausgeklügelte Folgeprodukte, bei denen der Kunde die benötigte Etikette selbst mittels eines speziell dafür eingerichteten Tools direkt generieren und bestellen kann. Die von der ETH-Bibliothek zusätzliche gewünschte Vergabe eines bestimmten Nummernkreises im Barcodelabel, bei der die Zuweisung der Kosten an den Kostenverursacher dargestellt werden kann, verunmöglichte hingegen den Einsatz eines externen Tools. In intensiver Zusammenarbeit mit der Grafikabteilung der ETH Zürich konnte ein komplexes Produktionskonzept erarbeitet werden, das sämtliche Anforderungen für die Herstellung der Versandetiketten erfüllt. Sicherheit und Prävention Das Thema Sicherheit war während des Jahres allgegenwärtig, nicht zuletzt weil sich zu Beginn des Jahres zwei Vorfälle ereigneten, die das Betriebsmanagement veranlassten, Verhaltensregeln für schwierige Situationen zu erarbeiten. In Kooperation mit der Abteilung Sicherheit, Gesundheit und Umwelt der ETH Zürich SGU wurden Regeln formuliert, die den Mitarbeitenden im 27

30 Thekenbereich bei schwierigen Situationen mit Kunden eine gezielte Handhabung vorgeben. Ein Handout führt mögliche Situationen und das entsprechende Verhalten auf. Zudem entstand ein umfangreiches Dokument zum Thema Sicherheit im Umgang mit Kunden, auf das im Bedarfsfall auch die gesamte Belegschaft der ETH-Bibliothek über das Organisationshandbuch Zugriff hat. Die bibliotheksinterne Sanitätstruppe im Hauptgebäude wurde neu zusammengestellt und von zwei auf fünf Personen erhöht, mit dem Ziel, dass während den Betriebszeiten jederzeit eine Person für Erstinterventionen abrufbar ist. Auch in den dezentralen Standorten der ETH-Bibliothek steht je eine Person mit einer entsprechenden Ausbildung zur Verfügung. All diese Personen verfügen über eine CPR-Ausbildung (Beatmung- und Herzmassage) und kennen die Anwendung des sogenannten Defibrillators. Zudem absolvieren sie jährlich einen Update-Kurs, um die Erste-Hilfe-Techniken aufzufrischen. Ausblick 2012 Mit dem Ziel einer räumlich optimalen Büronutzung soll im Jahr 2012 eine Empfehlung für eine standardisierte und zweckmässige Möblierung der Büros skizziert werden. Dadurch könnte beispielsweise in den Planungsphasen für Neubelegungen oder Verschiebungen deutlich Zeit erspart werden. Das komplexe, interne Kurierwesen soll dokumentiert, und die bestehenden Arbeitsprozesse sollen sofern erforderlich optimiert werden. Ziel ist, z. B. bei zusätzlichen Kurieraufträgen aufgrund der Kenntnis der örtlichen Anliefergegebenheiten rasch handeln zu können. Zudem ist geplant, den heutigen Buchversand via Postboxen zu analysieren, um die finanziellen und operativen Aspekte im bestehenden Workflow neu bewerten zu können. Ein weiterer Aufgabenschwerpunkt des Betriebsmanagements werden Sicherheitsfragen sein, wie etwa das Entwickeln eines Katastrophen- und Evakuierungsplans für die Dokumente aus den Spezialsammlungen. Auch bei der Sicherheit und dem Schutz von Personen bestehen noch Felder, die zu aktualisieren sind, um die heutigen Anforderungen zu erfüllen. Darüber hinaus besteht im Fall einer Evakuierung des Gebäudes ein gewisser Handlungsbedarf in den öffentlichen Bereichen der ETH-Bibliothek. Das Thema Gebäudestruktur erweist sich als sehr komplex und muss in enger Abstimmung mit der SGU diskutiert werden. Verschiedene bauliche und sanierungstechnische Eingriffe werden wiederum 28

31 Koordination und detaillierte Planung mit verschiedenen bibliotheksinternen und -externen Stellen erfordern. Hierbei geht es einmal mehr darum, die geplanten baulichen Aktivitäten so verträglich wie möglich in den Geschäftsalltag der Mitarbeitenden zu integrieren. 29

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