Interessengruppen/ Interessierte Parteien. Basiswissen Projektmanagement

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1 Interessengruppen/ Interessierte Parteien Basiswissen Projektmanagement

2 Begriffserklärung Stakeholder: Die Stakeholder können die Ziele der Organisation (bzw. des Projektes) beeinflussen oder davon beeinflusst werden. (vgl. Freemann, 1984) Es kann sich hierbei um gegenwärtige, vergangenheits- oder zukunftsorientierte Ansprüche, Beteiligungsrechte oder Interessen an den Aktivitäten von Organisationen handeln. (vgl. Clarkson, 1995) 2

3 Begriffserklärung Sind strategische Anspruchsgruppen, ohne deren Unterstützung die Existenz des Projektes bedroht wäre (vgl. Janisch, 1993). Zusammenfassend: Stakeholder sind Individuen oder Gruppen, die einen Anspruch an das Projekt und dessen Ergebnisse haben bzw. an dem Projekt beteiligt oder davon betroffen sind. Bsp.: Kunden, Wettbewerber, Lieferanten, Umweltverbände 3

4 Stakeholdermanagement Wesentliche für einen erfolgreichen Projektstart und Projektdurchführung Das Mangement von Stakeholdern bedeutet, Menschen zu koordinieren. Beeinflussungsstrategien: 1. Partizipative Strategie (Stakeholder als Partner) 2. Diskursive Strategie (Umgang mit Stakeholder erfordert Konfliktmanagement) 3. Repressive Strategie (durch Machtverhältnisse) Ziel: partizipative Strategie mit intrinsische Motivation ein gutes Stakeholdermanagement basiert auf guter Kommunikation! 4

5 Merke! Stakeholder sind bei allen Themen des Projektmanagements über den gesamten Projektlebenszyklus involviert. Projektmanagementerfolg stark von Qualität des Stakeholdermanagements abhängig. Ein gutes Management der Stakeholder fördert ein exzellentes Projektmanagement und damit exzellente Projekte! 5

6 Das Project Excellence Modell Projektmanagementerfolg in hohem Maße von einem guten Stakeholdermangement abhängig! Abb. GPM S.72

7 Stufen des Stakeholdermanagements Projektbegleitender Prozess, der Änderungen und Anpassungen unterworfen ist Kein streng linearer Zeitverlauf 4 Stufen: Abb. GPM S. 78 7

8 1.Stufe: Identifikation = Ermittlung und Strukturierung der Stakeholder Kann in Form eines Workshops erfolgen Kreativitätstechnik: Brainstorming Identifikationsquellen: Gespräche mit internen Abteilungen, externe Berater, Verträge, Regierungsquellen, Berufsverbände 8

9 Identifikation 1. Schritt: Erkennen potentieller Stakeholder Welche Person, welche Personengruppen müssen als potentielle Stakeholder des Projekts in Betracht gezogen werden? 2. Schritt: Klassifizierung der Stakeholder Sind sie intern oder extern? Üben sie direkten oder indirekten (primär/sekundär) Einfluss auf das Projekt aus? 3. Clusterung Kunden, Zulieferer, Wettbewerber, Gesellschaft Bsp: Zulieferer A,B,C; direkter Einfluss, externe Gruppe 9

10 2. Stufe: Information& Analyse = Einschätzung der identifizierten Stakeholder Ziel: Einstellung, Betroffenheit, Erwartung/Befürchtung, Macht/Einfluss der Stakeholder gegenüber dem Projekt herausfinden und einschätzen. Einstellung: positiv Chance für das Projekt negativ Risiko Betroffenheit: hoch hohe Bedeutung hohe Bereitschaft aktiv zu werden Einfluss/Macht: Ranking der Stakeholder Untersuchungsmethoden: persönliche Gespräche mit identifizierten Stakeholdern, Netzwerkanalyse, Workshops 10

11 1. Stakeholder Portfolio Abb. GPM S.82 A: Hohes Engagement frühzeitig erforderlich. B: Engagement einplanen. C: Beobachten und ggf. Maßnahmen planen. 11

12 2. Stakeholder Portfolio Abb. GPM S.82 Promotoren: wesentlicher Einfluss auf Projekt (Krisensituationen) 12

13 3. Stufe: Aktionsplanung = Maßnahmenplanentwicklung, um die Stakeholder frühzeitig in das Projekt einzubinden Ergebnis dieser Phase: Kommunikationsplan WER kommuniziert WANN und WIE mit WEM, um welches Ziel zu erreichen. WER: welcher Projektmitarbeiter WANN: Intervalle WIE: ignorieren, beobachten, offensiv, defensiv usw. WEM: welcher Stakeholder Ziel: Stakeholder zu weniger starken Opponenten oder gar zu Promotoren des Projekts werden zu lassen. Bestimmung einer regelmäßigen Informationspolitik 13

14 Kommunikationsmatrix Beispiel Abb. GPM S.84 Zuständigkeit: WER Frequenz: WANN 14

15 4. Stufe: Monitoring = Beobachtung von Stakeholdern Stakeholdermanagement ist ein dynamischer Prozess, sodass... sich die Position (Macht/Interesse) der Stakeholder im Zeitverlauf verändert. neue Stakeholder auftauchen. => Monitoring sollte in regelmäßigen Statussitzungen institutionalisiert sein! Methodiken: Interviews, Analyse offizieller Dokumente und Medienberichte 15

16 Monitoring Abb. GPM S

17 Projektumfeldanalyse 6 unterschiedliche Projektumfeldausschnitte: Natürliches Umfeld (Klimatische Bedingungen, Rohstoffvorkommen) Technisches Umfeld (Verkehrsanbindung, Technologieniveau) Ökonomisches Umfeld (Zinsniveau, Steuergesetzgebung) Rechtlich-politisches Umfeld (Legislative, Exekutive, Judikative) Kulturelle und traditionelle Rahmenbedingungen (Leistungsorientierung, Machtdistanz, Unsicherheitsvermeidung) Soziokulturelles Umfeld (Menschen/Stakeholder im Projektteam und Projektumfeld) 17

18 Klassifikation von Projektumfeldfaktoren Abb. GPM S.74 18

19 Projektumfeldanalyse Vorgehensweise: 1. Die Projektumfeldfakoren sind zu spezifizieren. 2. Die Projektumfeldfaktoren sind zu beschreiben. 3. Die Bedeutung des Faktors für das Projekt ist zu klären. 4. Die Schnittstelle bzw. der Informationsaustausch zwischen Projektumfeldfaktor und Projekt ist zu klären: Wie erhält und übermittelt das Projekt relevante Informationen und wer kümmert sich darum? Zielsetzung: Ein guter Informationsaustausch bzw. die Kopplung von Projekt und Projektumfeld 19

20 Risiken & Chancenmanagement Projektrisiken: Frühzeitiges Einbeziehen von potenziellen negativen Einflüssen und möglichen Konflikten Berücksichtigt neben formalen Aspekten auch die verdeckten, informellen Einflussgrößen Projektchancen: Haben positive Auswirkungen auf die Projektziele 20

21 Chancenanalyse Welche Chancen bzw. Potenziale existieren und welche Auswirkungen haben sie auf das Projekt? Welches sind viel versprechende Chancen und können sie mit den verfügbaren Kompetenzen und Ressourcen realisiert werden? Wie groß sind die entsprechenden Aufwände, die dafür getrieben werden müssen? 21

22 Unterschied Risiken- Chancenmanagement und Stakeholdermanagement Stakeholdermanagement: Soziokulturelles System Besteht aus Individuen qualitativ Risiken- Chancenmanagement: Beinhaltet soziokulturelles UND technisches System quantitativ 22

23 Systembeziehungen Projektumfeld- und Stakeholderanalyse liefern Informationen für das Risiken- und Chancenmanagement! Abb. GPM S.77 23

24 Noch Fragen? 24