VDoc Portal. Ihr unabhängiger kollaborativer Arbeitsplatz

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1 VDoc Portal Ihr unabhängiger kollaborativer Arbeitsplatz

2 Motivation Wozu VDoc Portal?

3 Motivation Effizientes Arbeiten ist für Unternehmen überlebensnotwendig. Der Mitarbeiter wird in seinem Alltag zunehmend mit mehr Informationen und Systemen konfrontiert; es wird für ihn immer schwieriger, diese Quellen geordnet auf seinem Desktop zu organisieren. VDoc Portal stellt an dieser Stelle sicher, dass Ihre Mitarbeiter einen zentralen Zugang zu allen notwendigen Informationen und Systemen haben. Steigerung der Produktivität Ihre Lösung: Erweiterte Kommunikation und Effizienz zwischen den Abteilungen Ihre Anforderungen: Höhere Leistungsfähigkeit im Umgang mit Kunden und Geschäftspartnern Qualitätssteigerung Vereinfachter Zugriff auf Ihre Daten und Systeme Page 3

4 Motivation VDoc Process Die Lösung VDoc Portal ermöglicht eine schnelle Implementierung von kollaborativen Arbeitsfeldern, um Daten und Dokumente im Internet oder Extranet zu organisieren und gemeinsam zu nutzen. Das Ziel ist es, den Mitarbeitern relevante Informationen und Werkzeuge schnell, zuverlässig und stets aktuell bereit zu stellen. VDoc Portal bildet den gemeinsamen Zugang zu den täglich benötigten Werkzeugen wie Mail, Kalender, aber auch zu Informationen aus dem Internet oder Firmennetz, sowie zu unternehmensinternen Anwendungen wie Beschaffungsworkflow und Urlaubsantrag. Dadurch werden Geschäftsprozesse einfacher eingeleitet und abgearbeitet, lassen sich Zeit und Kosten einsparen und die Motivation der Mitarbeiter steigt. Page 4

5 Motivation Das Portal als Quelle der Ordnung Gesteigerte Produktivität VDoc Portal bietet eine effiziente Art an, Daten zur Verfügung zu stellen, zu teilen und zu veröffentlichen Mit VDoc Portal ist eine Benutzergruppe in der Lage, einen kollaborativen Arbeitsplatz herzustellen und individuell anzupassen Nutzen und Vorteile Erweiterte Kommunikation und Effizienz zwischen den Abteilungen Qualitätssteigerung Bedienerfreundlichkeit Flexibilität Ausbaufähigkeit der Anwendung Page 5

6 Allgemeines Was Sie zu VDoc Portal wissen sollten

7 Allgemeines VDoc Module im Überblick VDoc Portal Der einfache und schnelle Weg zur Erstellung von Intranets und Extranets VDoc Easy Site Leistungsfähiges und einfach zu bedienendes Content Management System (CMS) zur Darstellung ihrer Webinhalte VDoc Process Der einfache und schnelle Weg zur Modellierung, Automatisierung und Darstellung ihrer Geschäftsprozesse ohne Programmieraufwand. VDoc Process beinhaltet das Reportingsystem VDoc Report VDoc Report Das Reportingsystem VDoc Report dient zur einfachen Konfiguration von grafischen Reports, Analysen, Listen und Ausgaben der prozess- und vorgangsbezogenen Daten. Page 7 VDoc Suite Das kostenoptimierte Komplettpaket bestehend aus Portal, Process, Document Management und einer SQL Datenbank Runtime.

8 Allgemeines VDoc Open DMS Die Komplettlösung für ihr elektronisches Dokumentenmanagement einschließlich templatebasierten Dokumenten und Dokumentenworkflows. VDoc File Center DMS Das filebezogene Dokumentenmanagement System mit zentralen Ablagen in konfigurierbaren Strukturen und mit definierten Zugriffsrechten. Es stehen ebenfalls Workflows zur Verfügung. VDoc Webservice und SAP BAPI Für die Integration in einer SOA oder die Anbindung und Kommunikation mit Fremdsystemen oder SAP stehen die entsprechenden Module zur Verfügung. VDocSDK / API Die VDoc SDK / API steht als dokumentierte Programmierschnittstelle für beliebige individuelle Erweiterungen zur Verfügung. Page 8

9 Allgemeines Produktfamilie VDoc Portal als Teil der kostenoptimierten VDoc Suite (bestehend aus VDoc Portal, VDoc Process, VDoc Open DMS) Page 9 VDoc Portal ist Teil der VDoc Suite, einer Software von VDoc Software VDoc Suite ist die erste gebrauchsfertige, kollaborative Suite mit einer vertikalen Skalierbarkeit, die eine schnelle Implementation eines Portals ermöglich VDocist darauf ausgerichtet, die Bedürfnisse einer Organisation hinsichtlich Dokumentenmanagement, Prozessautomatisierung und gemeinsamen Arbeitsfeldern abzudecken

10 Allgemeines Die Module der VDoc Produktfamilie sind durch ihre universellen Gestaltungsmöglichkeiten grundsätzlich branchenneutral. Der Einsatz von über 900 Installationen in Europa und den USA findet hauptsächlich in folgenden Branchen statt: Automotive Chemische Industrie Elektrotechnik Maschinenbau Luftfahrt & Militärwesen Pharmazie & Kosmetik Öffentliche Verwaltungen Textile Industrie Banken & Versicherungen Energie & Versorgung Bauindustrie Medizintechnik Dienstleistung Einzelhandel Agrartechnik Page 10

11 Allgemeines Konkrete Geschäftsanwendungen Unternehmensportal Integration der gemeinsamen Prozesse, Dokumente und Anwendungen Intranet für Qualitätsmanagement Dokumentensystem, Prozesse und Managementwerkzeuge HR Portal HR Prozesse, Dokumentenveröffentlichung, Integration von HR und Lohnabrechnungsanwendungen E-Commerce Extranet Unterstützt technische Dokumente zu veröffentlichen, Auftragsverfolgung und ERP- Integration Intra-und Extranet von Kundendienst Kundenreklamationsprozess und CRM, Informationsbereitstellung Partner-/Distributions- Netzwerk Extranet Marketing Dokumente und Prozesse, Verkauf, Community Animation Page 11 Einsatz in allen Unternehmensbereichen uneingeschränkt möglich!

12 Funktionalität Wirtschaftliche und technische Daten Anzahl der Installationen: Branchenübergreifend ca. 900 Installationen Softwareupdates:VDoc Software hat eine Entwicklermannschaft von ca. 30 Mitarbeitern für die Weiterentwicklung Invest- und Betriebsvarianten: Firmeninterne Installation oder als SaaS Servicequalität steigern:freiraum der beteiligten Fachleute für die Kernaufgaben. Das System unterstützt bei der Koordination, Organisation, Steuerung und Überwachung der Tätigkeiten. Vernünftiger Aufwand für den Betrieb: Mit Hilfe der Webtechnologie lassen sich Design und Konfiguration über Fernzugriff und VPN-Zugriff kostengünstig und schnell realisieren. Schnittstellen sind kein Problem:Umfangreiche Möglichkeiten und Konnektoren für die An-und Einbindung in Ihre bestehenden Prozesse, wie z.b. nach SAP, PDM-Systemen, stehen zur Verfügung. Schlüsselfertiges System: neue Anwendungen ohne Programmierung in kürzester Zeit produktiv, kein Training der Enduser notwendig, offenes System basierend auf Standards (XML, SQL, Webservices, Java) Page 12

13 Funktionalität Funktionen und Merkmale von VDoc Portal

14 Funktionalität Funktionen & Merkmale VDoc Portal Webbasiertund weltweit verfügbar, keine Desktop-Installation notwendig Standard Portletkatalog Konfigurierbare Portalumgebung mit Portlets Layoutmanagement, Design anpassbar Mail- und Kalenderintegration Foren, Umfragen, News, Artikel Unternehmensverzeichnis, Adressbuch Personen-, gruppen- und rollenbezogenes Rechtekonzept Persönliche Einstellung für Skins, Sprache, etc Persönliche Seite Persönliches Abonnement Vorhanden Page 14

15 Funktionalität Funktionen & Merkmale VDoc Portal DMS Modul VDoc FileCenter CMS Modul VDoc EasySite Single Sign On Volle Integration der VDoc Module und Anwendungen Integration von Fremdsystemen LDAP Anbindung Mehrsprachig Mandantenfähig Vorhanden Page 15

16 Funktionalität Funktionen & Merkmale VDoc Portal VDoc Easy Site Content Management System VDoc Process Workflowsystem für Ihre Geschäftsprozesse Prozess und Formulardesigner (Erzeugung von Workflows ohne Programmierung Integration Wissensmanagement Media Wiki Schnittstellen und Integration (JDBC, Webservice, Excel, XML, ) Anbindung an externe Systeme (PDM, Stücklisten, ERP, ) Anbindung an beliebige Geschäftsprozesse Integration der HCM Formular- und Dokumentenerkennung Integration der HCM Rechnungs- und/oder Lieferantenverarbeitung Erweiterbar Page 16

17 Funktionalität Portaloberfläche Alle Anwender arbeiten über den Webbrowser in einer individuell zugeschnittenen Portaloberfläche. Einheitliche Arbeitsumgebung für alle Anwendungen Authentifizierungssystem mit SingleSignOn Standartportlets und Ansichten als Arbeitsumgebung Design anpassbar über Skin-Technologie Übersichtliche einfach Handhabung Individuelle Sichten und Portlets Volltext Suche Hilfstexte zeigen und beschreiben den Kontext auf einfache Weise Mehrsprachigkeit Page 17

18 Arbeitsumgebung Die VDoc Portal Oberfläche, Standards und Erweiterungen

19 Standards & Erweiterungen Standards & Erweiterungen in VDoc Portal bereits integriert & Erweiterungen DMS FileCenter VDoc EasySite Adressbuch Umfragen Foren Weitere VDoc Module News Artikel Wiki Fremdsysteme Mail Kalender Page 19

20 Arbeitsumgebung Portaloberfläche Alle Anwender arbeiten über den Webbrowser in einer individuell zugeschnittenen Portaloberfläche. Page 20

21 Standards VDoc Easy Site Dient zur einfachen und schnellen Pflege Ihrer Inhalte in Ihrem Corporate Intranet. Sie bekommen hier ein leistungsfähiges und einfach zu bedienendes Content Management System (CMS) zur professionellen Darstellung Ihrer Inhalte in Ihrem Intranet. Dieses Modul ist in unserer Portallösung standardmäßig enthalten ohne Aufpreis. Page 21

22 Standards DMS FileCenter Das DMS FileCenterist ein anpassungsfähiges Dokumentenmanagement-System für die automatisierte Erstellung und den kompletten Life-Cycle aller Dokumente. File Center Ansicht Page 22 Beliebig konfigurierbare Dokumentenablage

23 Standards Forum Internetforum/Diskussionsforum als Austausch und Archivierung von Gedanken, Meinungen und Erfahrungen. Page 23

24 Standards News/Artikel News oder veröffentlichte Artikel werden über das Unternehmensportal kanalisiert. Page 24

25 Standards Umfragen Im Unternehmensportal lassen sich Umfragen und Auswertungen durchführen. Page 25

26 Standards Adressbuch Der Datenaustausch und die Synchronisierung erfolgen über LDAP Anbindung. Page 26

27 Erweiterungen Mail/Kalender Mail- und Kalenderintegration (Webmail, Outlook, Lotus Notes) Page 27

28 Erweiterungen Geschäftsprozesse und Lösungen Integration VDoc Module, HCM Lösungen und Fremdsysteme Ansicht VDoc Process in VDoc Portal Page 28

29 Erweiterungen Media Wiki Integration von Kommunikationskanälen Page 29

30 Architektur Gesamtarchitektur der VDoc Module

31 Architektur Enterprise Collaboration Framework VDoc Portal Zugriff der einzelnen Rollen aus: Entwicklung Erprobung Simulation Produktion usw. Scanning Client Scannen und Verarbeiten von konventionellen Dokumenten und Formularen Scanning Kopplung VDoc Module DMS Workflow Archiv Kopplung EDM/PDM ERP, SAP Kopplung Archiv revisionssicher ERP EDM SAP Mailintegration Mail Kopplung Webservice, JDBC, XML Sonstige Systeme Sharepoint usw. Page 31 Kommunikation Schnittstellen Kunden Lieferanten

32 Architektur Testzugang zu verschiedenen Portalumgebungen Sie möchten sich gerne persönlich von unserer Lösung überzeugen? Unter Sie einen Testzugang anfordern. Dort können Sie die Portalumgebung testen und eigenständig Workflows erstellen. Page 32

33 Sie möchten mehr zu VDoc Portal erfahren? Gerne stellen wir Ihnen unser System vor und demonstrieren Ihre Arbeitsabläufe. Für ein erstes Treffen schlagen wir Ihnen eine für Sie zeitsparende und kostenlose Webpräsentation vor. Hierzu benötigen Sie lediglich einen Internetzugang. Wir kommen auch gerne zu Ihnen. Kontaktieren Sie uns. Die HCM CustomerManagement GmbH in Stuttgart bietet seit mehr als 10 Jahren branchenübergreifend Systeme, Lösungen und Dienstleistung im Umfeld Prozess-, Workflow- und Dokumentenmanagement an. Telefon: Telefax:

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