Glossar Teil 3 - SAP Vorwort Es werden SAP-Begrifflichkeiten erläutert ohne Anspruch auf Vollständigkeit und Verbindlichkeit.

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1 Inhalt Anlage 12 - Begriffsbestimmungen Teil 1 - Begriffsbestimmungen HKR Teil 2 Begriffsbestimmungen Doppik*) Teil 3 Begriffsbestimmungen SAP*) *) Teile 2 und 3 haben keinen Anspruch auf Vollständigkeit und Richtigkeit, es besteht auch keine Verbindlichkeit und kein Bezug zum Regelwerk; sie stellen zunächst nur ein dar. A (aktive) Verfügbarkeitskontrolle ABAP Anwendung Anwendungsfunktionsleiste B Befehlsfeld Im Haushaltsmanagement von SAP wird ein systeminternes aktives Mittelcontrolling durchgeführt, das bei der Erfassung einer Verfügung eine mögliche Überschreitung der bereitgestellten Mittel überwacht. Advanced Business Application Programming: Programmiersprache, die SAP zur Entwicklung von Anwendungsprogrammen entwickelt hat. In SAP werden alle Arbeiten in sogenannten Anwendungen (gleichbedeutend mit Transaktion ) durchgeführt. Typische Anwendungen in SAP sind das Anlegen, Ändern und Anzeigen von Daten in einer Folge von Bildschirmformularen (Formularanwendungen). Das erste Formular einer Anwendung wird als Einstiegsbild bezeichnet. Die Anwendungsfunktionsleiste befindet sich unterhalb der Systemfunktionsleiste am oberen Rand eines Fensters. Sie zeigt mehrere Symbole bzw. Drucktasten, mit denen häufig verwendete Funktionen der Menüleiste einer Anwendung ausgelöst werden können. Da die möglichen Funktionen von Anwendung zu Anwendung variieren, werden jeweils andere Drucktasten angezeigt. Eine Anwendung kann durch Eingabe des zugehörigen Transaktionscodes im Befehlsfeld der Symbolleiste aufgerufen Seite 1 von 13

2 Benutzer(name) Benutzermenü Berechtigung Bewegungsdaten Button C CATS CO Customizing werden. Benutzernamen werden vom Systemverwalter festgelegt. Mit dem Benutzernamen verbunden sind benutzerspezifische Voreinstellungen, wie Zugriffs- oder Änderungsberechtigungen für bestimmte Daten. Das Benutzermenü SAP Easy Access bietet einen benutzerdefinierten Einstieg in das SAP- -System. Das Benutzermenü wird vom Systemverwalter anhand der Zuordnung bestimmter Rollen für einen Benutzer eingerichtet und enthält nur die Einträge (Transaktionen, Berichte, Internet-Adressen), die der Benutzer für die tägliche Arbeit benötigt. Sobald sich der Benutzer am System anmeldet, erscheint das für ihn einge-richtete Benutzermenü. Ermächtigung, eine bestimmte Aktion im SAP- System durchführen zu dürfen. Berechtigungen werden in Profilen zusammengefasst, die im Stammsatz eines Benutzers eingetragen werden. Berechtigungen dienen dazu, das System vor unerlaubten oder unerwünschten Zugriffen zu schützen. Vorgangsbezogene Daten, die kurzlebig sind und bestimmten Stammdaten zugeordnet werden. Bewegungsdaten sind z. B. Buchungsbelege. Den Stammdaten eines Lieferanten können beispielsweise Bewegungsdaten zugeordnet werden, die die Umsatzent-wicklung betreffen: Der Gesamtumsatz eines Lieferanten setzt sich aus den Daten einzelner Buchungen zusammen. Drucktaste Cross Application Time Sheet: Anwendung für die Zeiterfassung in Form von Arbeitszeitblättern. Komponente Controlling des SAP Systems. Anpassen einer unternehmens-neutral Seite 2 von 13

3 D Datenbank(tabelle) Debitorenstammsatz Detailbild Dialogfenster Doppelklick Drucktaste ausgelieferten Standardsoftware an branchenund betriebsspezifische Anforderungen. Die meisten betriebs-wirtschaftllich genutzten Datenbanken basieren auf dem relationalen Datenbankmodell, deren Datenstruktur aus tabellarisch angeordneten Datenfeldern besteht. Eine Tabelle setzt sich aus Spalten (Mengen von Datenwerten desselben Typs) und Zeilen (Datensätzen) zusammen, wobei ein Datensatz durch ein oder mehrere Felder eindeutig identifiziert werden kann. Um Informationen aus einer Datenbank zu exportieren und zu bearbeiten, werden Reports verwendet. Datensatz, der für die Abwicklung von Geschäfts-vorfällen nötige Informationen über einen Debitor enthält, wie z. B. Anschrift und Bankverbindung. Bild innerhalb einer Anwendung, auf dem die Daten eines Teilobjekts ausführlich dargestellt werden. Spezielles Fenster, mit dem das System während der Bearbeitung zusätzliche Informationen vom Anwender anfordert und das sich erst nach Eingabe der Daten schließen lässt. Zweimaliges schnelles Drücken und Loslassen der Maustaste. Bei Drucktasten handelt es sich um auf dem Bildschirm angezeigte, mit bestimmten Befehlen belegte Tasten, wie man sie in der Systemfunktionsleiste und der Anwendungsfunktionsleiste oder im Arbeitsbereich eines Fensters findet. Als Drucktasten werden häufig Icons verwendet, deren Funktion über die sogenannte Quick Info eingeblendet werden. Als Quick Info wird ein kleines Feld bezeichnet, das erscheint, wenn man mit dem Mauszeiger über einer Taste schwebt. Andere Funktionstasten haben die Form einer rechteckigen Taste, die Seite 3 von 13

4 Drucktastenleiste Dynpro E Einfügemodus Eingabefelder Einstiegsbild Enjoy SAP F Favoriten mit der betreffenden Funktion beschriftet sind. Anwendungsfunktionsleiste Dynamisches Programm: Ein Dynpro besteht aus einer Bildschirmansicht und einer darunter liegenden Ablauflogik. Für die Eingabe von Daten gibt es zwei Arten von Modi: Im Überschreibmodus werden bei der Dateneingabe vorhandene Daten rechts vom Cursor überschrieben. Dagegen werden im Einfügemodus Daten in bereits vorhandene Daten eingefügt. Dabei werden die Daten rechts vom Cursor kontinuierlich nach rechts verschoben. Durch Drücken der Taste EINFG (Einfügen) oder durch Anklicken des entsprechenden Statusfeldes können Sie zwischen den beiden Modi wechseln. Innerhalb der Masken befinden sich Felder mit einer Feldbezeichnung, in die z. B. Werte, Ziffern, Zahlen, Buchstaben-Zahlen- Kombinationen oder Bezeichnungen eingegeben werden können. Einige Eingabefelder sind sogenannte Mussfelder, die eine Eingabe erfordern, andere sind Kannfelder. In typischen SAP- Anwen-dungen wird die erste Bildschirmmaske eines zu bearbeitenden Formulars als Einstiegsbild bezeichnet. Hier kann bestimmt werden, welche Daten zu einer Anwendung angezeigt oder geändert werden sollen und wie der Bildschirmaufbau der nachfolgenden Formularansicht gesteuert wird. Browserbasierte Benutzeroberfläche von SAP ab Version 4.5- Aufgaben werden geschäftsbezogen in einem Bildschirm zusammengefasst bearbeitet und nicht wie in früheren Versionen in mehreren Bildschirmen. Im SAP Easy Access Menübaum kann der Benutzer eine eigene Favoritenliste anlegen, die Transaktionen, Dateien und Web-Adressen umfassen kann. Der einfachste Weg, einen Seite 4 von 13

5 Menüeintrag als Favoriten anzulegen, führt über Drag&Drop (man markiert einen Eintrag mit der linken Maustaste, hält diese gedrückt und zieht den Eintrag mit der Maus an die gewünschte Stelle. Feld Die meisten Bilder im SAP-System enthalten Felder, in die der Benutzer Daten eingeben kann (Eingabefelder) und die Informationen bereitstellen (Anzeigefelder). Ein Eingabefeld, das durch ein Kästchen mit einem Häkchen markiert ist, wird als Mussfeld bezeichnet. Im Gegensatz zu einem sogenannten Kannfeld ohne diese Markierung ist die Eingabe eines Wertes in einem Mussfeld obligatorisch. Auf einigen Bildern gibt es jedoch Mussfelder, die nicht als solche gekennzeichnet werden. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn Daten in ein Kannfeld eingegeben werden, zu denen Mussfelder gehören oder wenn Daten in eines von mehreren Feldern eingegeben werden müssen. Feldhilfe In jedem Eingabefeld kann z. B. über die Taste F1 eine Feldhilfe aktiviert werden, die Informationen zur Eingabe enthält. Fenster FI FI-AA FI-FM Funktionstaste Von Funktionsleisten umrahmter Bildschirmbereich, in dem ein Dokument angezeigt wird. Es können gleichzeitig mehrere Fenster geöffnet werden, um Dokumente parallel zu bearbeiten. Das Fenster, in dem gearbeitet wird, wird als aktives Fenster bezeichnet. Komponente Financial Accounting (Finanzwesen) des SAP Systems. Komponente Asset Management (Anlagenwirtschaft) im Modul Finanzwesen des SAP Systems. Komponente Funds Management (Haushaltsmanagement) im Modul Finanzwesen des SAP Systems. Funktionstasten sind mit bestimmten Funktionen belegte Drucktasten, wie man sie in der Systemfunktionsleiste und der Anwenderfunktionsleiste findet. Welche Funktion bei Betätigung einer Tasten ausgelöst wird, kann über die sogenannte Quick Info eingeblendet werden, einem kleinen Feld, das erscheint, wenn man mit dem Mauszeiger über der Taste schwebt. Seite 5 von 13

6 H Heuristik I Icon IS-PS K Kannfeld Kennwort Kontenfindung Kreditorenstammsatz L Liste Methode der Lösungssuche, bei der Regeln verwendet werden, um eine möglichst gute Problemlösung zu finden. Im Gegensatz zur vollständigen Enumeration oder der Optimierung, bei der eine Zielfunktion minimiert oder maximiert wird, wird mit einer Heuristik die optimale Lösung nicht mit Sicherheit gefunden. Symbol für einen Befehl oder ein Programm. Icons werden zur vereinfachten Darstellung beispielsweise in Menübäumen oder auf Drucktasten verwendet. Industrial Solution Public Sector: Branchenlösung für den öffentlichen Sektor Eingabefeld, in das Daten eingegeben werden können aber nicht müssen. Ein Kennwort ist eine Zeichenkombination, die jedes Mal bei der Anmeldung am SAP-System angegeben werden muss. Das Kennwort dient dem Schutz der Daten vor unberechtigten Zugriffen. Damit sich ein Benutzer im System anmelden kann, erhält er zunächst vom Systemverwalter vertraulich ein Initial- Kennwort, das er nach der ersten Anmeldung und im Laufe der Zeit in mehr oder weniger regelmäßigen Abständen ändern muss. Verfahren, um bei Buchungsvorgängen die Konten für Buchungen z. B. in der Finanzbuchhaltung oder zwischen der Finanzbuch-haltung und dem Controlling zu finden. Datensatz, der alle Informationen zu einem Kreditor (Lieferant) enthält, die für die Abwicklung von Geschäftsvorfällen benötigt werden, wie z. B. Anschrift und Bankverbindung. Listen werden verwendet, um hierarchisch Seite 6 von 13

7 M Mandant Masken Matchcode Menü Menübaum Menühierarchie geordnete Daten darzustellen. Im SAP-System gibt es Listen als Report-auswertungen, mit denen Daten aus der Datenbank des SAP- Systems exportiert werden können. Eine handelsrechtlich, organisatorisch und datentechnisch abge-schlossene Einheit innerhalb eines SAP-Systems mit getrennten Stammdaten und einem eigenständigen Satz von Tabellen. Eine Unternehmung wird in SAP als Mandant mit jeweils eigener Nummer abgebildet. In einem SAP System können bis 999 Unternehmungen weitgehend getrennt voneinander verwaltet werden. Für die FHH ist genau ein Produktivmandant vorgesehen. Masken sind Fenster, die bei einer Transaktion (d. h. im Programmablauf, z. B. beim Erstellen einer Annahmean-ordnung, Ändern einer Annahmeanordnung) in einer festgelegten Reihenfolge erscheinen. In den Masken können bzw. müssen Eingaben gemacht werden. Matchcodes werden verwendet, um beispielsweise die Stammdaten eines Sachkontos ohne Angabe der vollständigen Kontonummer aufzurufen. Ist dem Benutzer die Kontonummer nicht bekannt, so kann er das Konto über den Sachkontentext oder den Buchungskreis suchen. Bedienelement der grafischen Benutzeroberfläche, die dem Benutzer verschiedene Optionen anbietet, aus denen er durch Einfachklick mit der Maus auswählen kann, um eine Aktion im System auszulösen. Durch Anklicken eines Menü-punkts wird im Menübaum ein Untermenü geöffnet, das wiederum Untermenüs ent-halten kann. Auf diese Weise kann bis zur letzten Hierarchieebene verzweigt werden, von der aus die Anwendungen gestartet werden können. Menübaum Seite 7 von 13

8 Menüleiste Migration Modus Modusnummer Mussfeld P Password PS R Register Die Menüleiste befindet sich unterhalb der Titelleiste am oberen Rand eines Fensters. Sie enthält mehrere Menü-namen, unter denen sich (durch Anklicken mit der linken Maustaste) die Menüeinträge für alle in einer Anwendung möglichen Befehle aufrufen lassen. Über die Menüleiste können Sie zu einer bestimmten Transaktion gelangen, ohne den ent-sprechenden Code kennen zu müssen. Die angezeigten Menüs hängen von der jeweiligen Anwendung ab, die Sie gerade bearbeiten. Datenübernahme von einem System zu einem anderen. Die Übernahme kann maschinell oder manuell erfolgen. Ein Modus stellt eine separate Windows- Anwendung dar. In SAP können mehrere Fenster und damit mehrere Modi geöffnet werden, die eine parallele Bearbeitung in mehreren Anwendungen ermöglichen. Es ist im SAP-System jederzeit und von jedem Bildschirm aus möglich, einen neuen Modus zu öffnen (über die Menüleiste System Erzeugen Modus). Dabei gehen in bereits geöffneten Modi keine Daten verloren. Jeder Modus verfügt über eine Modusnummer, die in der Statusleiste angezeigt wird. Sie erscheint in Klammern neben dem Systemnamen. Eingabefeld, bei dem eine Eingabe zwingend erforderlich ist. Kennwort Komponente Project System (Projektsystem) im SAP System Register fassen mehrere Eingabebilder einer Anwendung auf einem Bild zusammen. Auf die einzelnen Registerkarten kann man zugreifen, indem man den Kartentitel anklickt. Report Um Daten aus der Datenbank des SAP- Seite 8 von 13

9 Residenzzeit Rolle Roll-Out S SAP Easy Access SAP Logon Systems zu exportieren und zu bearbeiten, werden Reports verwendet. Reports sind Programme, mit denen Listen als Reportausgabe erzeugt werden. Einige Reports sind mit Anwendungen im SAP-System direkt verbunden, andere Reports können über einen Menüpunkt unter Infosystem ausgewählt werden. Um die Art und den Umfang eines Reports zu bestimmen, kann mit Hilfe von Selektionskriterien die Suche der verarbeiteten Informationen eingegrenzt werden. Zeitraum, in dem Daten im System über den Zeitpunkt der Archivierbarkeit hinaus in der Datenbank gehalten werden, bis sie tatsächlich ins Archiv ausgelagert werden. Eine Rolle ist eine Sammlung von Aktivitäten, die in bestimmten Geschäftsszenarien verwendet werden. Entsprechend der in Rollen enthaltenen Aktivitäten werden Berechtigungsprofile generiert, die den Aktionsradius einzelner Benutzer begrenzen. Der Zugriff auf die in den Rollen enthaltenen Transaktionen, Berichte oder Web-basierte Anwendungen erfolgt über das Benutzermenü. Der Benutzer kann die ihm zugeordneten Rollen nach Bedarf ändern. So kann er beispielsweise eigene Favoriten anlegen. Projekt am Ende einer Systemeinführung, das für die FHH in die Phasen Projektvorbereitung, Projektarbeit, Systemaufbau, Migration, Produktivbetrieb untergliedert ist und in dessen Verlauf ein Abgleich der Anforderungen einer Behörde mit der Referenzlösung für die FHH erfolgt. Benutzermenü von SAP. SAP Logon ist der Name des Windows- Programms, mit dem sich ein Benutzer auf einem Windows-PC am SAP-System anmeldet. Es vermittelt zwischen dem SAP- System und der Benutzungsoberfläche Seite 9 von 13

10 SAP SAP-Fenster SAPgui SAP-Menühierarchie SAP-Menüleiste Schaltfläche Schnellerfassung Sichern Stammdaten SAPgui. SAP Logon zeigt eine Liste der verfügbaren SAP-Systeme an und wählt automatisch die Server mit der besten aktuellen Antwortzeit. SAP steht für Systeme, Anwendungen und Produkte in der Datenverarbeitung. Das SAP-Fenster ist die Schnittstelle zwischen dem Benutzer und dem SAP-System. Es zeigt eine graphische Oberfläche in Form eines Fensters. Mit SAPgui wird die grafische Benutzeroberfläche von SAP bezeichnet. GUI steht für Graphical User Interface (Grafische Benutzer-oberfläche). Die grafische Benutzeroberfläche des SAP-Systems ermöglicht dem Benutzer die Kommunikation und den Austausch von Informationen mit dem SAP-System. SAP-Menübaum Die SAP-Menüleiste ist wie bei Microsoft- Produkten am oberen Bildschirm zu sehen. Sie bietet einen Überblick über alle Funktionalitäten der Transaktion, in der sich der Benutzer gerade befindet. Drucktaste Erfassungsvariante in einer Anwendung, bei der in einer Formularansicht mehrere Geschäftsvorfälle erfasst werden können. Standardfunktion des SAP Systems, mit dem eingegebene Daten in der Datenbank gespeichert werden. Bevor die Daten gesichert werden, führt das System Konsistenzprüfungen durch und bietet fehlerhafte Daten zur Korrektur an. Daten, die über einen längeren Zeitraum unverändert bleiben. Stammdaten enthalten Informationen, die in gleicher Weise immer wieder benötigt werden. Beispielsweise enthalten die Stammdaten einer Kostenstelle die Bezeichnung, den Verantwortlichen, den zugehörigen Hierarchiebereich etc. Stammsatz Datensatz, der Stammdaten enthält, d. h. Seite 10 von 13

11 Statusleiste Systemfunktionsleiste T Transaktion Transaktionscode Daten, die über einen längeren Zeitraum erhalten bleiben. Es gibt Stammsätze für Benutzer, Lieferanten, Finanzstellen, Kostenstellen etc. Die Statusleiste befindet sich am unteren Rand eines Fensters. Auf der linken Seite werden Meldungen des Systems angezeigt, wie z. B. Fehler- Warn- und Infor-mationshinweise. Auf der rechten Seite befinden sich drei Felder: Im ersten Statusfeld werden System, Mandant, Benutzer, Programm, Transaktion, Antwortzeit oder Rückverbindung angezeigt. Im zweiten Statusfeld steht der aktuelle Servername, während das dritte Statusfeld anzeigt, in welchem Modus der Benutzer gerade arbeitet. Durch Anklicken des Feldes kann zwischen Überschreibmodus (OVR) und Einfügemodus (INS) gewechselt werden. Die Systemfunktionsleiste befindet sich unterhalb der Menüleiste am oberen Rand eines Fensters und enthält das Befehlsfeld für die Eingabe von Transaktionscodes und mehrere Drucktasten. Mit Hilfe von Drucktasten können häufig benötigte Funktionen, wie Sichern, Abbrechen oder Drucken ausgelöst werden. In SAP wird diese Leiste grundsätzlich in jeder Anwendung angezeigt. Die Funktionen, die in der aktuellen Ansicht nicht aktiv sind, werden zwar angezeigt, aber hell abgeblendet. Mit Transaktion wird eine in sich abgeschlossene Anwendung bezeichnet. Um zum Einstiegsbild einer Anwendung zu gelangen, kann man in SAP über den Menübaum SAP Easy Access navigieren oder einen Transaktionscode im Befehlsfeld eingeben. Jede Anwendung wird mit einem eigenen Transaktions-code bezeichnet. Ein Transaktionscode besteht aus einer Kombination von Ziffern und Buchstaben und kann im Seite 11 von 13

12 U Überschreibmodus User V Vier-Augen-Prinzip W Werteliste Befehlsfeld eingegeben werden, um auf diese Weise direkt und ohne Navigieren durch die Baumhierarchie in die gewünschte Anwendung zu gelangen. Nach Eingabe eines Transaktionscodes wird ein neuer Modus erzeugt und gleichzeitig die entsprechende Anwendung gestartet. Für die Eingabe von Daten gibt es zwei Arten von Modi: Im Überschreibmodus überschreiben Sie bei der Daten-eingabe vorhandene Daten rechts vom Cursor. Dagegen werden im Einfügemodus Daten in bereits vorhandene Daten eingefügt. Dabei werden die Daten rechts vom Cursor kontinuierlich nach rechts verschoben. Durch Drücken der Taste EINFG (Einfügen) oder durch Anklicken des ent-sprechenden Statusfeldes können Sie zwischen den beiden Modi wechseln. Benutzer Beteiligung von mindestens zwei Benutzern beim Schreiben aktiver Datensätze auf die Datenbank. Im Haushalts-management ist für die FHH die Anordnung von Aus- und Einzahlungen nach dem Vier-Augen-Prinzip eingerichtet worden, d. h., dass beispielsweise eine Auszahlungsan-ordnung von einem Benutzer erfasst wird und von einem anderen Benutzer, der anordnungsberechtigt ist, kassenrechtlich freigegeben werden muss. Als Eingabehilfe ist bei vielen Feldern eine Werteliste hinterlegt, die in einem eigenen Fenster angezeigt wird und eine Auswahl der möglichen Feldinhalte anbietet. Durch Doppelklick mit der linken Maustaste kann ein Wert aus dem Auswahlfenster direkt in das Eingabefeld übernommen werden. Wenn bei einem Feld eine Werthilfe unterstützt wird, erscheint rechts neben dem Feld die Werthilfe- Seite 12 von 13

13 Window Drucktaste, sobald der Cursor im Feld platziert wird. Fenster Seite 13 von 13

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