Beispiel einer Netto Rechnung erzeugt mit WinOffice Pro 5.0 Von der einfachen ersten Rechnung zur individuellen Rechnung

Transkript

1 Beispiel einer Netto Rechnung erzeugt mit WinOffice Pro 5.0 Von der einfachen ersten Rechnung zur individuellen Rechnung Seite 1

2 Zunächst die eigenen Daten eingeben Als erster Schritt die eigenen Daten eingeben, evt.vorhandene Musterdaten überschreiben Bitte beachten Sie besonders die gelb markierten Bereiche Alle wichtigen Grunddaten eintragen Seite 2

3 Nun schreiben Sie eine Rechnung mit Angaben, die nicht aus der Artikeldatenbank stammen Sie möchten eine Rechnung "Netto + MWSt" erzeugen Rechnungsempfänger eintragen weiter zur Artikeleingabe oder oben mit den Tab- Reitern weiterschalten Seite 3

4 Nun schreiben Sie eine Rechnung mit Angaben die nicht aus der Artikeldatenbank stammen Bei Artikeln, die nicht aus der Datenbank stammen, sollte der "Typ" "FA" Freier Artikel gewählt werden Klicken Sie mit der Maus auf die Spalte Anzahl und geben Sie einen Wert ein. Mit Enter kommen Sie zu den weiteren Bereichen Im unteren Bereich steht der gesamte Inhalt der Bezeichnung. Dies ist bei langen Artikeltexten sehr hilfreich Wenn Sie jetzt auf Drucken klicken wird die Rechnung wie auf Seite 1 gezeigt ausgedruckt. Wenn Sie den Rechnungsausdruck auf Seite 1 ansehen, werden Sie vielleicht nicht ganz zufrieden sein und sich folgende Veränderungen wünschen: Seite 5: Ein individueller Briefkopf mit Logo bzw. Firmenschriftzug Seite 7: Nähere Angaben wo und wann die Dienstleistung ausgeführt wurde Angabe des Zahlungsziels Werbe- oder Hinweistext Seite 8: Verbesserte Darstellung im "Artikelbereich" Seite 9: Andere Schriftart Bessere Ausrichtung auf der linken Seite Seite 10: Da es sich um eine Handwerkerrechnung handelt, sollte zwischen Material und Arbeit unterschieden werden. Eine Monitordarstellung, die nur das anzeigt was für Sie wichtig ist. WinOffice Pro ist hier sehr variabel und ermöglicht diese Grundeinstellungen einfach und bequem. Bitte sehen Sie sich die nächtsten Seiten an. Allgemeiner Hinweis Mit den hier gezeigten Änderungen ist nur ein kleiner Teil der vielfältigen Einstellmöglichkeiten gezeigt. Das Programm ist für fast alle Berufsgruppen und auch für Privatleute gut geeignet. In der ausführlichen Anleitung / Hilfe (über 80 Seiten), die als PDF-Anwendung mit installiert wird, werden alle Details aufgezeigt. Die besondere Stärke des Programms ist eine stabile Datenbankbasis von Microsoft Access. Sie können, wie auch schon in der Vorgängerversion WinOffice 4.9, diese Datenbank Funktionalität optimal nützen. Und trotzdem können Sie auch, ganz frei ohne vorherige Datenbankeingabe, Artikeltexte oder Hinweise und Inhalte von Auswahl-Fenstern eingeben. Da die Einsatzmöglichkeiten des Programms so umfangreich sind, kann auch keine spezielle Empfehlung ausgesprochen werden. Der eine Anwender hat keine "Artikel" anzubieten, sondern nur einige wenige "Dienstleistungen". Für ihn ist die Artikeldatenbank nicht so wichtig, sondern die Kundendatenbank. Der andere Anwender hat viele Artikel, die er teilweise als Block zusammen fassen kann, und wenige Kunden. Wie auch immer, die Datenbank speichert alles ab. Aber es gibt auch Privatanwender, die einen umfangreichen Brief-, Mail- oder Faxverkehr haben und das "Kassenbuch" für die private Abrechnung benutzen. Seite 4

5 Logo bzw. Firmenschriftzug einfügen Beim Ausdruck von Rechnungen oder Briefen ist im Programm als Standardanordnung für das Logo der Bereich rechts oben vorgesehen. Ein Logo dort einzufügen ist sehr einfach. Tipp: Verwenden Sie bei dem Text die gleiche Schriftart, die Sie auch innerhalb der Rechnung verwenden werden Dieses Firmenlogo wurde mit einem Bild aus CorelDraw erstellt. Dazu kam der rechtsbündige Text, der neben der Grafik angebracht wurde. Das ganze wurde markiert, gruppiert und dann als BMP oder JPEG exportiert und in einem Ordner/Verzeichnis abgespeichert. Über das Menü >Grundeinstellungen >Aktuelle eigene Daten >Konto und Logodruck gelangen Sie zu dieser Seite. Dort fügen Sie das Logo ein. Stellen Sie die Häkchen so ein, dass das Logo auch gedruckt wird. Häkchen entfernen!! Beachten Sie diesen Hinweis zunächst nicht Die Größe des Logos legen Sie in diesem Fall mit der Auflösung in DPI fest Ein geeignetes Logo kann auch ohne Berichtsdesigner über die gesamte Breite eingefügt werden. > Briefpapier "Feste Logogröße verwenden" auswählen > Dann Position, Breite und Höhe einstellen. Führen Sie nun einen Testdruck durch. Siehe nächste Seite. Seite 5

6 Logo bzw. Firmenschriftzug einfügen, Ergebnis des Testdruck Die Platzierung des Logos ist OK. Die übrigen Datenbereiche, die hier sichtbar sind, haben keinen Einfluß auf die Logoanordnung, Seite 6

7 Zusätzliche Angaben In diesem Kopf-Bereich der Rechnung können Sie zusätzliche Angaben eintragen, oder aus der Datenbank auslesen. Hier können Sie die Zahlungsbedingungen anzeigen In diesen unteren Fuß-Bereich der Rechnung können Sie zusätzliche Angaben eintragen, oder aus der Datenbank auslesen. Seite 7

8 Verbesserte Darstellung, Änderung der Spaltenbezeichnungen, andere Schriftarten Über "Drucken" kommen Sie zu diesem Fenster. Wenn Sie hier auf "Einstellungen" klicken erscheint der unten angezeigte Einstellungsbereich. diese Bereiche werden nun geändert. Siehe nächste Seite Seite 8

9 Verbesserte Darstellung, Änderung der Spaltenbezeichnungen, andere Schriftarten die gelben Bereiche wurden geändert. Beim Testausdruck hat sich gezeigt, dass der Font "Zurich Ex BT" kein Zeichen hat. Es wurde an Stelle des Zeichens nur kleine Rechtecke gedruckt. Abhilfe: anderen Font wählen oder wie in diesem Beispiel unter >Menü >Grundeinstellungen >Währungen bei >Symbol das Zeichen entfernen und durch ein Leerzeichen zu ergänzen. Damit die Währung zu erkennen ist genügt es die Spalte "Gesamt" auf "Gesamt EUR" zu ändern. Siehe oben. Nun werden noch ein paar kleine optische Verbesserungen vorgenommen. Unter >Menü >Grundeinstellungen >Briefpapier wird der linke Rand größer eingestellt und die Trennlinien dünner eingestellt sowie die Faltmarkierungen entfernt. Der Ausdruck der Rechnung sieht jetzt schon sehr gut aus. Zu verbessern ist noch die Darstellung der Handwerksrechnung (steuerliche Abschreibung der Handwerksarbeit) und die Eingabemasken am Monitor. Siehe nächste Seite. Seite 9

10 Monitordarstellung und Handwerkerrechnung Klicken Sie hier und dieses Auswahlfenster wird geöffnet. Wählen Sie "Spalten ein/ ausblenden" und stellen Sie die Auswahl so wie hier ein In der Spalte "Gruppe" können Sie Voreinstellungen für Handwerkerrechnung auswählen. Wie Sie auf dem Ausdruck auf der nächsten Seite sehen wird dadurch am unteren Teil der Rechnung automatisch eine Aufgliederung eingefügt. Wenn Sie kein Handwerker sind, deaktivieren Sie diese Spalte. Seite 10

11 Beispiel einer individuellen Rechnungseinstellung Seite 11