Anlage 4 zu den Nrn. 4.4, 4.5 und 4.6 der. Verwaltungsvorschriften für. Zahlungen, Buchführung und Rechnungslegung. der. Freien und Hansestadt Hamburg

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1 Anlage 4 zu den Nrn. 4.4, 4.5 und 4.6 der Verwaltungsvorschriften für Zahlungen, Buchführung und Rechnungslegung ( 70 bis 72 und 74 bis 80 LHO) der Freien und Hansestadt Hamburg VV-ZBR Anlage 4 Bestimmungen über Abschlüsse BestAb- 1

2 Inhaltsverzeichnis 0. Verwaltungsvorschriften zu Nrn. 4.4, 4.5, 4.6 der VV-ZBR... 3 Abschnitt I Abschlüsse Einleitung Tagesabschluss Grundsätzliches Ermittlung von Kassensoll- und Kassenistbestand Kassenfehlbeträge Kassenüberschüsse Monatsabschluss Jahresabschluss... 5 Abschnitt II Rechnungslegung Rechnungslegung Zweck und Umfang der Rechnungslegung Zuständigkeiten Einzelrechnung Rechnungslegungsbücher Rechnungsnachweisungen Nachweis der nicht abgewickelten Verwahrungen und Vorschüsse Saldenbestätigungen für Geschäftskonten Rechnungslegung für einen längeren Zeitraum als ein Haushaltsjahr Gesamtrechnung Gesamtrechnungsnachweisung Haushaltsrechnung Gemeinsame Bestimmungen Sonstige Rechnungsunterlagen Vorlage der Gesamtrechnungen, Bereithalten der Einzelrechnungen Ergänzende Bestimmungen

3 0 Verwaltungsvorschriften zu Nrn. 4.4, 4.5, 4.6 der VV-ZBR Für die Abschlüsse und die Rechnungslegung gelten die nachfolgenden Regelungen. Abschnitt I Abschlüsse 1 Einleitung 1.1 Zur Kontrolle der Buchführung sowie zur Gelddisposition und zur Übersicht über den Stand des Haushaltsvollzugs hat die Kasse Tages-, Monats- und Jahresabschlüsse zu erstellen (siehe Abschnitt V Anlage 3 zur VV-ZBR - BestBuch). 1.2 Zu den Regelungen zu Arten und Zweck der Abschlüsse siehe Nr. 39 der Anlage 3 zur VV-ZBR - BestBuch. 2. Tagesabschluss 2.1 Grundsätzliches Die Kasse hat täglich einen Tagesabschluss im Tagesabschlussbuch zu erstellen. Hierzu sind der Kassensollbestand und der Kassenistbestand zu ermitteln Die Richtigkeit des Tagesabschlusses ist im Tagesabschlussbuch vom Sachbearbeiter für den baren Zahlungsverkehr und vom Leiter des Sachgebiets/Referats Zahlungsverkehr - jeweils für ihren Verantwortungsbereich - sowie vom Kassenleiter durch Unterschrift zu bescheinigen Weitere Regelungen zum Tagesabschlussbuch sind in Nr. 21 der Anlage 3 zur VV-ZBR - BestBuch enthalten. 2.2 Ermittlung von Kassensoll- und Kassenistbestand Zur Ermittlung des Kassensollbestandes sind zum jeweiligen Buchungstag im Hauptzeitbuch die Summen der Einzahlungen und Auszahlungen zu bilden und in das Tagesabschlussbuch zu übernehmen. Der Kassensollbestand ergibt sich aus dem Unterschiedsbetrag zwischen den Einzahlungen und den Auszahlungen unter Berücksichtigung des letzten Kassensollbestandes Hat die Kasse auch Zahlungen für Stellen außerhalb der Verwaltung der Freien und Hansestadt Hamburg anzunehmen oder zu leisten, so ist der aus diesen Kassenaufgaben sich ergebende Kassensollbestand gesondert auszuweisen Zur Ermittlung des Kassenistbestandes sind der Bestand an Zahlungsmitteln, der Betrag aus den angezahlten Belegen und die Bestände aus den Kontogegenbüchern (Nr. 30 der Anlage 3 zur VV-ZBR - BestBuch) im Tagesabschlussbuch darzustellen. 3

4 2.2.4 Der Kassenistbestand ist mit dem Kassensollbestand zu vergleichen. Besteht keine Übereinstimmung, so ist der Unterschiedsbetrag als Kassenfehlbetrag oder Kassenüberschuss auszuweisen; Maßnahmen zur Aufklärung sind unverzüglich einzuleiten. 2.3 Kassenfehlbeträge Ein Kassenfehlbetrag, der nicht sofort ersetzt wird, ist für den nächsten Buchungstag als Vorschuss zu buchen Kassenfehlbeträge ab 15 im Einzelfall oder wenn besondere Anlässe (z.b. Häufigkeit der Fehlbeträge) dies gebieten, auch niedrigere Beträge, sind dem Beauftragten für den Haushalt und der Fachlichen Steuerung in der Kasse.Hamburg und der Finanzbehörde (Vorprüfungsstelle I der Finanzbehörde) 1 unverzüglich unter kurzer Sachdarstellung mitzuteilen. Wird der Kassenfehlbetrag ersetzt, so sind Kassenfehlbeträge erst ab 50 mitzuteilen. 2.4 Kassenüberschüsse Ein Kassenüberschuss ist für den nächsten Buchungstag als Verwahrung zu buchen Wird ein Kassenüberschuss aufgeklärt, so darf er nur aufgrund einer Anordnung ausgezahlt werden. Ein Kassenüberschuss, der nicht innerhalb von sechs Monaten aufgeklärt werden kann, ist als Einnahme nachzuweisen. 3 Monatsabschluss 3.1 Die Kasse hat ihre Bücher für jeden Kalendermonat am letzten Arbeitstag oder an dem von der Finanzbehörde bestimmten Tag abzuschließen. 3.2 Im Monatsabschluss ist Folgendes darzustellen: aus dem Hauptzeitbuch die Summe der Einzahlungen und Auszahlungen sowie der daraus sich ergebende Unterschiedsbetrag, aus dem Titelbuch die Summen der Ist-Einnahmen und Ist-Ausgaben sowie der daraus sich ergebende Unterschiedsbetrag, die Bestände aus dem Verwahrungsbuch, dem Vorschussbuch, dem Abrechnungsbuch und dem Geschäftskontenbuch, aus den anderen Sachbüchern die Summen der Einzahlungen und Auszahlungen sowie die daraus sich ergebenden Unterschiedsbeträge. 3.3 Es sind abzustimmen: der Unterschiedsbetrag aus dem Hauptzeitbuch (Nr ) mit der Summe der Unterschiedsbeträge aus dem Titelbuch (Nr ) und aus den anderen 1 Antragszuständigkeiten in der Finanzbehörde siehe Anlage 12 zur VV-ZBR - BestBegriff 4

5 Sachbüchern (Nr ) sowie den Beständen aus dem Verwahrungsbuch, dem Vorschussbuch, dem Abrechnungsbuch und dem Geschäftskontenbuch (Nr ); der Unterschiedsbetrag aus dem Hauptzeitbuch mit dem Kassensollbestand des Abschlusstages. 3.4 Das Verfahren und die Form der Darstellung des Monatsabschlusses bestimmt die Finanzbehörde. 4 Jahresabschluss 4.1 Die Landeskassen haben ihre Bücher für das Haushaltsjahr an dem von der Finanzbehörde für den Monatsabschluss Dezember jeweils bestimmten Zeitpunkt abzuschließen Als Bücher im Sinne von 76 LHO gelten die Aufzeichnungen für die Buchungen der Einnahmen und Ausgaben des Haushalts, der Sondervermögen, auf Geschäfts-, Verwahr- und Vorschusskonten, auf Abrechnungskonten im Abrechnungsverkehr o o zwischen Kassen sowie mit Kassen im Abrechnungsverkehr stehenden Zahlstellen. Soweit die Buchführung in automatisierten Verfahren stattfindet, ist als Buch im Sinne dieser Vorschriften die Gesamtheit der im Verfahren gespeicherten Datensätze zu verstehen, die in zeitlicher Ordnung (Zeitbuch), in der Ordnung des Haushalts (Sachbuch Haushalt/Gesamthaushalt), in der Ordnung außerhalb des Haushalts als anderes Sachbuch, als Sachbücher Verwahrungen, Vorschüsse, Abrechnung oder Geschäftskonten dargestellt werden können; auf die Nr. 4.1 VV ZBR wird verwiesen Den Zeitpunkt des Jahresabschlusses der Landeshauptkasse bestimmt die Finanzbehörde ( 76 LHO) Nach diesem Zeitpunkt sind in einer besonderen Periode nur noch Berichtigung falscher Buchungen, Bereinigung ungültiger Buchungsstellen und Maßnahmen zum Ausgleich des kassenmäßigen Ergebnisses zulässig. Über die endgültige Schließung der Bücher entscheidet die Finanzbehörde im Einvernehmen mit der Landeshauptkasse, wenn ungültige Buchungsstellen nicht mehr bestehen, die haushaltstechnischen Verrechnungen ausgeglichen, die Buchungen ordnungsgemäß nachgewiesen und die Maßnahmen zum Ausgleich des kassenmäßigen Ergebnisses durchgeführt sind. Diese Buchungen sollen regelmäßig bis zum 31. März des Folgejahres abgeschlossen sein. 5

6 4.2 Die Termine für die letztmalige Erteilung von Anordnungen für das ablaufende Haushaltsjahr und die erstmalige Erteilung von Anordnungen für das beginnende Haushaltsjahr bestimmt die Landeshauptkasse. 4.3 Für den Jahresabschluss sind von den Kassen außer den im Monatsabschluss dargestellten Summen, Unterschiedsbeträgen und Beständen die folgenden Ergebnisse des Titelbuches darzustellen: die Summe aus dem im laufenden Haushaltsjahr zum Soll gestellten Betrag und dem aus dem Vorjahr übertragenen Kassenrest (Rechnungssoll), der für das Haushaltsjahr gezahlte Gesamtbetrag und der sich daraus ergebende Unterschiedsbetrag (Kassenrest). 4.4 In die Bücher des folgenden Haushaltsjahres sind zu übertragen der Unterschiedsbetrag zwischen den Summen der Einzahlungen und Auszahlungen (Nr ) aus dem Hauptzeitbuch, die Kassenreste aus dem Titelbuch (Nr. 22 der Anlage 3 zur VV-ZBR - BestBuch) oder aus den Vorbüchern zum Titelbuch (Nr. 23 der Anlage 3 zur VV-ZBR - BestBuch), die nicht abgewickelten Verwahrungen und Vorschüsse aus dem Verwahrungsbuch und dem Vorschussbuch, die nicht abgerechneten Bestände aus dem Abrechnungsbuch, die Bestände aus dem Geschäftskontenbuch, das kassenmäßige Jahresergebnis aus dem Gesamttitelbuch. 4.5 Außerdem sind für das folgende Haushaltsjahr geltende Anordnungsbeträge und die anderen für die weiteren Zahlungen maßgeblichen Angaben zu übertragen. 4.6 Die richtige Übertragung der Angaben nach Nr. 4.4 ist vom Kassenleiter und vom Leiter des Sachgebiets/Referats Buchführung zu bescheinigen. Bei Übertragung der Angaben mit Hilfe von IT- Verfahren oder sonstigen technischen Hilfsmitteln, die die gebotene Sicherheit gewährleisten, kann auf eine Prüfung und Bescheinigung der Übertragung verzichtet werden. 4.7 Werden andere Sachbücher (Nr. 29 der Anlage 3 zur VV-ZBR - BestBuch) geführt, so sind hierfür die vorstehenden Bestimmungen sinngemäß anzuwenden. 4.8 Nach 72 Abs. 6 LHO wird zugelassen, dass Einnahmen und Ausgaben, die nach dem 15. Dezember eingehen oder geleistet werden müssen und wegen des bevorstehenden Kassenabschlusses nicht mehr für das ablaufende Haushaltsjahr gebucht werden können, in der Rechnung des folgenden Jahres nachgewiesen werden. 4.9 Die Regelungen zur Abrechnung der Landeskassen mit der Landeshauptkasse (Abschlussnachweisung, Einnahme- und Ausgabeübersichten) sowie zur 6

7 Behandlung von Unrichtigkeiten beim Jahresabschluss sind in Nr. 4.2 und Nr. 4.3 der Anlage 7 zur VV-ZBR BestGeld enthalten. Abschnitt II Rechnungslegung 5 Rechnungslegung 5.1 Zweck und Umfang der Rechnungslegung Die Rechnungslegung hat den Zweck, alle Einnahmen und Ausgaben für die Haushaltsrechnung und die Rechnungsprüfung darzustellen. Sie umfasst die Einzelrechnungslegung und die Gesamtrechnungslegung Bei der Einzelrechnungslegung werden die Einnahmen und Ausgaben durch die abgeschlossenen Rechnungslegungsbücher (Nr ) nebst Rechnungsnachweisungen (Nr ) und die dazugehörenden Rechnungsbelege (Nr. 7 Anlage 3 zur VV-ZBR - BestBuch) im Einzelnen nachgewiesen (Einzelrechnung). Mit der Einzelrechnung ist der Nachweis über die bis zum Jahresabschluss nicht abgewickelten Verwahrungen und Vorschüsse (Nr ) zu verbinden Bei der Gesamtrechnungslegung werden die Einnahmen und Ausgaben in Gesamtbeträgen nach der im Haushaltsplan oder sonst vorgesehenen Ordnung nachgewiesen (Gesamtrechnung). Sie dient dem Nachweis, dass die in der Haushaltsrechnung aufgeführten Einnahmen und Ausgaben mit der Gesamtsumme der durch die Titelbücher der Kassen einzeln nachgewiesenen Beträge übereinstimmen Die Einzelrechnung und die Gesamtrechnung werden durch die sonstigen Rechnungsunterlagen (Nr ) ergänzt. 5.2 Zuständigkeiten Die Rechnungslegung über Einnahmen und Ausgaben ist Aufgabe der Landeshauptkasse in Kasse.Hamburg (Nrn und der Anlage 8 Teil I zur VV-ZBR - BestZaSt). Andere Stellen, die für Buchungen oder das Aufbewahren von Belegen zuständig sind, haben bei der Rechnungslegung mitzuwirken (siehe auch Anlage 5 zur VV-ZBR - AufbewBest) Das Nähere bestimmt die Finanzbehörde im Einvernehmen mit dem Rechnungshof. 5.3 Einzelrechnung Rechnungslegungsbücher Rechnungslegungsbücher sind das Titelbuch, die Vorbücher zum Titelbuch und 7

8 Zeitbücher, die mit dem Titelbuch oder mit Vorbüchern zum Titelbuch vereinigt sind (Nr der Anlage 3 zur VV-ZBR - BestBuch) Bei Speicherbuchführung sind für die Rechnungslegung über Einnahmen und Ausgaben mindestens die Ergebnisse für jede Buchungsstelle auszudrucken. Der Rechnungshof und die Vorprüfungsstellen können verlangen, dass die einzelnen Buchungen jederzeit innerhalb einer angemessenen Frist in dem von ihnen für erforderlich gehaltenen Umfang ausgedruckt oder auf sonstige Weise visuell lesbar gemacht werden (Anlage 10 zur VV-ZBR - BestHKR) Rechnungsnachweisungen Die Summen der Ist-Einnahmen, der aus dem Vorjahr übernommenen Kassenreste, der in das folgende Jahr zu übernehmenden Kassenreste und der Ist-Ausgaben sind aus dem Titelbuch titelweise nach der im Haushaltsplan oder sonst vorgesehenen Ordnung in Rechnungsnachweisungen zu übernehmen. Wird nach anordnenden Stellen getrennt gebucht (Nr der Anlage 3 zur VV- ZBR - BestBuch), so sind außerdem die auf sie entfallenden Ergebnisse für jeden Titel anzugeben oder in einer Anlage zusammenzustellen. Aus den Titelergebnissen sind Kapitel- und Einzelplansummen zu bilden. Die Rechnungsnachweisungen sind den Erfordernissen der Rechnungsprüfung entsprechend aufzustellen Einnahme- und Ausgabeübersichten (Nr der Anlage 7 zur VV-ZBR - BestGeld) oder Ausdrucke nach Nr Satz 1 können als Rechnungsnachweisungen verwendet werden, wenn sie die nach Nr erforderlichen Angaben enthalten Werden in IT-Verfahren Bewirtschaftungsvorgänge und Zahlungen einzeln aufgezeichnet und im zentralen Verfahren nur die Verdichtungsergebnisse nachgewiesen (Nr VV-ZBR), so sind Inhalt und Form der Einzelnachweise in der Verfahrensdokumentation (Nr VV-ZBR) zu bestimmen. Im Übrigen haben die für das IT-Verfahren zuständigen Dienststellen die Übereinstimmung der Ergebnisse aus ihrem Verfahren für das abgelaufene Haushaltsjahr mit den an das führende Verfahren übergeleiteten Verdichtungsergebnissen abzustimmen und die Richtigkeit gegenüber der zuständigen Kasse zu bescheinigen Die Richtigkeit und die Vollständigkeit der Rechnungsnachweisungen sind vom zuständigen Sachbearbeiter und vom Leiter des Sachgebiets/Referats Buchführung zu bescheinigen Nachweis der nicht abgewickelten Verwahrungen und Vorschüsse Die bis zum Jahresabschluss nicht abgewickelten Verwahrungen und Vorschüsse sind getrennt nach Buchungsstellen (Nr und Nr der Anlage 3 zur VV-ZBR - BestBuch) in Nachweisungen zu übernehmen, die den Rechnungsnachweisungen beizufügen sind. 8

9 In den Nachweisungen sind anzugeben die laufende Nummer, der Buchungstag, der Betrag, die Begründung der anordnenden Stelle oder der Kasse, weshalb die Abwicklung bisher nicht möglich war, außerdem bei Vorschüssen ein Hinweis auf die Einwilligung der Finanzbehörde, sofern diese nach 60 Abs. 1 erforderlich ist In den Nachweisungen können ohne die Begründung nach Nr jeweils in einer Summe angegeben werden die als Verwahrungen behandelten Abzüge von persönlichen Bezügen (z.b. Steuern, Sozialversicherungsbeiträge), die gerichtlichen Geldhinterlegungen, Sicherheitsleistungen sowie Beträge, die für die Insassen von Heimen, Justizvollzugsanstalten und dgl. verwahrt werden, Verwahrungen anderer Art, die nach dem 30. September des Haushaltsjahres gebucht worden sind, andere Verwahrungen bis zum Einzelbetrag von 500, die Gehaltsvorschüsse, die Handvorschüsse und andere Vorschüsse bis zum Einzelbetrag von 500 mit Ausnahme solcher Vorschüsse, die bis zum Ende des zweiten auf ihre Entstehung folgenden Haushaltsjahres nicht abgewickelt worden sind Zu den Summen nach Nr , Nr und Nr ist die Anzahl der Fälle anzugeben Die Richtigkeit und die Vollständigkeit jeder Nachweisung sind durch zwei Bedienstete mit Unterschriftsvollzug zu bescheinigen: in den mbst vom Feststeller der sachlichen Richtigkeit und vom Anordnungsbefugten in den Kassen vom zuständigen Sachbearbeiter und der Sachgebiets- /Referatsleitung Buchführung Die Finanzbehörde kann im Einvernehmen mit dem Rechnungshof Erleichterungen zulassen. 9

10 5.3.4 Saldenbestätigungen für Geschäftskonten Die Salden auf den Geschäftskonten sind zum Jahresende getrennt nach Buchungsstellen zu bestätigen. Die Saldenbestätigungen sind den Rechnungsnachweisungen beizufügen Die Richtigkeit und die Vollständigkeit der Saldenbestätigungen sind vom zuständigen Sachbearbeiter des Sachgebiets/Referats Buchführung sowie vom Kassenleiter durch Unterschrift zu bescheinigen Die für das jeweilige Geschäftskonto verantwortlichen Betriebe bzw. Einrichtungen haben die in der Saldenbestätigung genannten Bestände gegenüber der Landeshauptkasse durch Unterschrift eines Anordnungsbefugten zu bestätigen Rechnungslegung für einen längeren Zeitraum als ein Haushaltsjahr Die Finanzbehörde kann im Einvernehmen mit dem Rechnungshof bestimmen, dass über Ausgaben für Maßnahmen, die sich über mehrere Haushaltsjahre erstrecken (z.b. größere Baumaßnahmen) und die im Haushaltsplan einzeln veranschlagt sind, für einen längeren Zeitraum als ein Haushaltsjahr zusammenhängend Rechnung gelegt wird. In diesem Falle sind die Ist-Ergebnisse der einzelnen Haushaltsjahre nach Abschluss der Maßnahme zusammenzustellen. Die Einbeziehung der jeweiligen Jahresergebnisse in die Rechnungsnachweisungen nach Nr bleibt unberührt Bei der Rechnungslegung für einen längeren Zeitraum als ein Haushaltsjahr kann auch angeordnet werden, dass schon vor Abschluss der Maßnahme für einen bestimmten Zeitraum Zwischenrechnung zu legen ist. Hierfür gilt Nr sinngemäß. 5.4 Gesamtrechnung Gesamtrechnungsnachweisung Als Gesamtrechnungsnachweisung dient das Gesamttitelbuch oder eine auf seiner Grundlage erstellte Übersicht, die die Ergebnisse nach Kassen und Titeln getrennt sowie die Titel-, Kapitel- und Einzelplansummen enthalten muss Die Richtigkeit und die Vollständigkeit der Gesamtrechnungsnachweisung sind vom Leiter des Sachgebiets/Referats Buchführung und vom Kassenleiter zu bescheinigen. 5.5 Haushaltsrechnung Die Finanzbehörde stellt den planführenden Behörden nach Schluss des Haushaltsjahres Entwürfe der Haushaltsrechnung ihres Einzelplans zur Verfügung. 10

11 5.5.2 Die planführenden Behörden prüfen die Daten auf Vollständigkeit und Richtigkeit und leiten gegebenenfalls erforderliche Korrekturen ein Die der Haushaltsrechnung beizufügende volkswirtschaftliche Gliederung der Einnahmen und Ausgaben ist vom Statistischen Landesamt zu erstellen Nach Art. 70 der Verfassung der Freien und Hansestadt Hamburg ist der Haushaltsrechnung eine Vermögens- und Schuldenübersicht beizufügen. Sie ist von der Finanzbehörde zu erstellen. Die Beiträge hierfür sind nach Nr. 3.3 bis 3.8 zu 73 und 86 LHO von den anordnungsbefugten Behörden bei der Finanzbehörde einzureichen. Die Bewertung des Vermögens und der Schulden richtet sich nach Nr. 2 zu 73 und 86 LHO. 5.6 Gemeinsame Bestimmungen Sonstige Rechnungsunterlagen Bei Baumaßnahmen hat die hierfür zuständige Stelle als sonstige Rechnungsunterlagen die Entwurfszeichnungen, Kostenberechnungen, Bauabrechnungen und weitere nach ergänzenden Bestimmungen (Nr ) vorgesehene Unterlagen bereitzuhalten Bei Maßnahmen, über die für einen längeren Zeitraum als ein Haushaltsjahr Rechnung gelegt wird (Nr ), hat die zuständige Stelle nach Abschluss eines jeden Haushaltsjahres dem Rechnungshof mitzuteilen den Stand der Ausgaben seit Beginn der Maßnahme, bis wann die Maßnahme voraussichtlich beendet sein wird und bis wann die Rechnung voraussichtlich fertiggestellt sein wird Bei Baumaßnahmen, die bereits beendet, aber noch nicht abgerechnet sind, ist zusätzlich zu den Mitteilungen nach Nr anzugeben, wann der Bau in seinen wesentlichen Teilen in Gebrauch genommen worden ist Soweit für wiederkehrende Zahlungen, Zusammenstellungen der Jahresbeträge von Personen- oder Objektkonten zu erstellen sind, müssen sie als sonstige Rechnungsunterlagen bereitgehalten werden Die Dienststellen, die Planstellen und andere Stellen bewirtschaften, haben die Stellenkarteien, Kostenanschreibungen und sonstige dazu gehörige Unterlagen nach 17 Abs. 5 und 6 und 49 LHO als sonstige Rechnungsunterlagen bereitzuhalten Vorlage der Gesamtrechnungen, Bereithalten der Einzelrechnungen Die Gesamtrechnung ist dem Rechnungshof vorzulegen. Die Einzelrechnungen sind zur Prüfung bereitzuhalten. 11

12 5.6.3 Ergänzende Bestimmungen Die zuständige Behörde kann im Einvernehmen mit der Finanzbehörde und dem Rechnungshof ergänzende Bestimmungen erlassen, wenn für einzelne Bereiche zusätzliche Anforderungen an die Rechnungslegung gestellt werden müssen. 12