Handbuch KFM Barkasse Adressverwaltung

Transkript

1 KFM Barkasse Adressverwaltung

2 Stand: Oktober 2012

3 Inhalt 1. Grundlegendes Rechte in KFM-Basis Stammdaten der Barkasse pflegen Adressverwaltung aufrufen Adressverwaltung pflegen Geschäftspartner bearbeiten Buchungen des Geschäftspartners anzeigen Geschäftspartner löschen Adressverwaltung - Suchfunktionen Buchungsmaske Adressverwaltung beim Jahresabschluss kopieren Adressverwaltung nach Jahresabschluss kopieren Import aus Barkasse in KFM-Basis...20 Seite 3 von 20

4 1. Grundlegendes In der Barkasse ist es möglich, eine optionale Adressverwaltung einzuführen. Die Adressverwaltung wird pro Barkasse geführt. Dies hat den Vorteil, dass in jeder Barkasse wiederkehrende Geschäftspartner hinterlegt werden können. Die Führung dieser Geschäftspartner ist Barkassenjahr bezogen. Die Geschäftspartner müssen beim oder nach dem Jahresabschluss der Barkasse in das neue Barkassenjahr kopiert werden. 2. Rechte in KFM-Basis In der Administration der KFM-Basis wird das Recht 2105 Adressverwaltung erweitert. Das Recht 2105 muss ein Mitarbeiter erhalten, der in der Barkasse die Adressverwaltung nutzen darf. Seite 4 von 20

5 3. Stammdaten der Barkasse pflegen Die Checkbox Adressverwaltung kann aktiviert und deaktiviert werden. Um die Adressverwaltung in einer Barkasse freizuschalten, muss die Checkbox in den Stammdaten der Barkasse aktiviert werden. Wird die Schaltfläche aktiviert wird die Adressverwaltung in der Barkasse freigeschaltet. Wird die Schaltfläche deaktiviert, wir die Adressverwaltung in der Barkasse nicht freigeschaltet. Seite 5 von 20

6 4. Adressverwaltung aufrufen Die Adressverwaltung der Barkasse wird nur den Benutzern der Barkasse angezeigt, die das Recht 2105 zugewiesen bekamen. Im Menü erscheint dann der Eintrag Adressverwaltung. Nach Auswahl des Menüpunktes wird die Maske der Adressverwaltung angezeigt. Beim Aufruf der Adressverwaltung werden alle Barkassen-Geschäftspartner in einer Tabelle mit den entsprechenden Überschriften angezeigt. Die Barkassen-Geschäftspartner werden pro Barkassenjahr gespeichert. Bezeichnung Beschreibung 01 neuen BarkassenGeschäftspartner anlegen 02 Barkassen-Geschäftspartner bearbeiten Buchungen anzeigen Barkassen-Geschäftspartner löschen Es öffnet sich das Adressfeld des BarkassenGeschäftspartners. Ein neuer BarkassenGeschäftspartner kann angelegt werden. Es öffnet sich das Adressfeld des BarkassenGeschäftspartners. Ein bestehender Barkassen Geschäftsparnter kann geändert werden. Es öffnet sich die Anzeige der Buchungen, die zu dem Geschäftspartner im Barkassenjahr erfasst wurden. Löschfunktion kann ausgeführt werden, wenn Geschäftspartner noch nicht verwendet wurde. Sobald ein Barkassen-Geschäftspartner verwendet wurde, wird folgende Meldung ausgegeben: Geschäftspartner wurde in diesem Jahr bereits verwendet. Löschen nicht möglich! Hinweis: Nicht löschbare Geschäftspartner können von Ihnen gesperrt werden. Seite 6 von 20

7 BK-Geschäftsparnter-Nr 06 Anrede 07 Titel 08 Name Zuwendungsbestätigung 09 Geschäftspartner 10 Straße/Postfach 11 Haus-Nr. 12 PLZ 13 Ort Anzgeige aller Barkassen-Geschäftsparnter mit ihren Angaben. Seite 7 von 20

8 KFM FM Barkasse Adressverwaltung 5. Adressverwaltung pflegen Mit dem Button neuen Barkassen-Geschäftspartner Barkassen anlegen Erfassung eines Barkassen-Geschäftspartners. Geschäftspartners. öffnet sich die Maske zur Die Felder der Maske zum Erfassen eines Barkassen-Geschäftspartners Geschäftspartners werden auf der nächsten Seite beschrieben. Hinweis: Wurden Barkassen-Geschäftspartner Barkassen gelöscht oder sind durch das Kopieren beim Jahresabschluss Lücken zwischen den Geschäftspartner-Nummern Geschäftspartner n entstanden, werden diese Lücken bei der Neuanlage automatisch gefüllt, wenn es sich ausschließlich um nummerische Werte handelt. Seite 8 von 20

9 Nr. Länge Typ 01 Nummer des Barkassen-Geschäftspartners wird automatisch fortlaufend numerisch vergeben. Es besteht die Möglichkeit, im Feld BKGeschäftspartner-Nr. manuell einen alphanumerischen Eintrag vorzunehmen. 10 alphanummerisch Wahlfreie Angabe von Anrede und Titel. Die Anrede und der Titel werden bei der Erstellung einer Zuwendungsbestätigung verwendet. 50 alphanummersich 50 alphanummersich 04 Bezeichnung Andrede, Titel Name Zuwendungsbestätigung 05 Geschäftspartner 06 Straße/Postfach Beschreibung Wird der Name Zuwendendungestätigung gefüllt, wird dieser automatisch in das Feld Geschäftspartner übernommen. Ist das Feld gefüllt, wird dieser Name in der Zuwendungsbestätigung ausgegeben. Der Inhalt des Feldes ist ausschließlich in der Barkasse sichtbar und wird nicht an KFM-Basis übergeben. Das Feld Geschäftspartner kann auch abweichend zum Name Zuwendungsbestätigung gefüllt werden. Dieses Feld wird beim Export aus der Barkasse nach KFM-Basis übergeben und im Sachbuch mit Buchungen ausgegeben. Um die Daten, z. B. bei Spendern zu anonymisieren, können Sie einen abweichenden Geschäftspartner (z. B. Spender ) eintragen. Angabe der Straße oder des Postfachs. Seite 9 von 20 Pflichtfeld alphanummersich alphanummersich

10 Nr. Bezeichnung Beschreibung Länge 07 Hausnummer Angabe der Hausnummer/Haus/Stockwerk usw PLZ 5 09 Ort Angabe der Postleitzahl. Auf Grund der PLZ wird der Ort vorbelegt, wenn er in KFM-Basis gepflegt wurde. Der Ort kann jederzeit manuell überschrieben werden. Mit dem Aktivieren der Checkbox besteht die Möglichkeit, einen Barkassen-Geschäftspartner zu sperren, auch wenn dieser im Barkassenjahr bereits verwendet wurde. Das Entsperren ist jederzeit im offenen Barkassenjahr möglich. Gesperrte Geschäftspartner werden beim Buchen nicht mehr angeboten. Speichern des neuen Barkassen-Geschäftspartners über die Schaltfläche Speichern Seite 10 von Typ alphanummersich nummersich alphanummersich Checkbox Schaltfläche

11 6. Geschäftspartner bearbeiten Nach dem Betätigen der Schaltfläche Barkassen-Geschäftspartner bearbeiten wird die Maske mit den Details eines Geschäftspartners angezeigt. In dieser Maske können jederzeit alle Angaben des Barkassen-Geschäftspartners geändert werden. Die Änderungen haben keine Auswirkung auf bereits erfasste Barkassenbelege. Die erfolgten Änderungen müssen durch Betätigen der Schaltfläche speichern gespeichert werden. Seite 11 von 20

12 7. Buchungen des Geschäftspartners anzeigen Nach dem Betätigen der Schaltfläche Buchungen anzeigen wird die Maske mit den Details der Buchungen des Barkassen-Geschäftspartners des gewählten Barkassenjahres angezeigt. Seite 12 von 20

13 8. Geschäftspartner löschen Das Löschen von Barkassen-Geschäftspartnern ist nur im aktuellen Barkassenjahr möglich. Nach dem Betätigen der Schaltfläche Barkassen-Geschäftspartner löschen werden Sie nochmals gefragt, ob der Barkassen-Geschäftspartner gelöscht werden soll. Wird die Frage mit OK bestätigt, wird der Barkassen-Geschäftspartner gelöscht, wenn er nicht im aktuellen Barkassenjahr verwendet wurde. Wird die Frage mit Abbrechen bestätigt, erfolgt keine Aktion, der Barkassen-Geschäftspartner wird nicht gelöscht. Wurde der Barkasse-Geschäftspartner im aktuellen Barkassenjahr bereits verwendet, ist das Löschen nicht mehr möglich. Es wird folgende Meldung ausgegeben: Hinweis: Wurden Barkassen-Geschäftspartner gelöscht, werden die Lücken zwischen den Geschäftspartner-Nummern bei der Neuanlage automatisch gefüllt, wenn es sich ausschließlich um nummerische Werte handelt. Seite 13 von 20

14 9. Adressverwaltung - Suchfunktionen Bezeichnung Beschreibung 01 BK-Geschäftspartner suche: Die Suche nach Barkassengeschäftspartnern ist nach allen Feldern in der Listboxmöglich. 02 Erfassungsfeld Eingabemöglichkeit um die Suchfunktion einzuschränken. 03 Button um die Suchfunktion auszuführen. 04 Button um die Suchfunktion wieder aufzuheben. 05 Gesperrte Geschäftspartner werden in der Übersicht der Adressverwaltung grau hinterlegt angezeigt. Gesperrte Geschäftspartner Seite 14 von 20

15 10. Buchungsmaske Zusätzlich zur Suche nach den Geschäftspartnern der KFM-Basis besteht in der Buchungsmaske die Möglichkeit, mit dem Button Suchfunktion BK-Geschäftspartner, nach den Geschäftspartnern der Barkasse zu suchen. Die Suchfunktion wird bei Einzelbelegen und Splittbelegen gleich behandelt. Seite 15 von 20

16 Suche nach den Barkassen-Geschäftspartnern in der Barkasse: Beschreibung der Felder und deren Funktionen in der Barkasse. Bezeichnung 01 Suchfunktion BK-Geschäftspartner 02 Name des Zuwendenden 03 Geschäftspartner mit Adresse 04 Checkbox Zuwendungsbestätigung Beschreibung Suchfunktion nach den BarkassenGeschäftspartnern (Einzelbeleg und Splittbeleg) Gesperrte Barkassen-Geschäftspartner werden in der Buchungsmaske nicht mehr angezeigt. Das Feld "Name des Zuwendenden wird zum Pflichtfeld sobald die Checkbox Zuwendungsbestätigung aktiviert wurde. Der Barkassen-Geschäftspartner muss zuerst in den Stammdaten ergänzt werden, wenn ein Barkassen-Geschäftspartner gewählt wird. Das Feld "Name des Zuwendenden wird zum Pflichtfeld; sobald die Checkbox Zuwendungsbestätigung aktiviert wurde. Der Barkassen-Geschäftspartner muss zuerst in den Stammdaten ergänzt werden. Die Ergänzung wird automatisch Aktualisiert, wenn eine Vorlage mit dem Geschäftspartner erneut verwendet wird. Seite 16 von 20

17 Bezeichnung 05 aus Vorlage Beschreibung 1. Wird ein Barkassen-Geschäftspartner in einer Vorlage verwendet, wird dieser beim Aufruf der Buchungsmaske verwendet. 2. Wenn eine Vorlage mit BarkassenGeschäftspartner verwendet wird, ohne dass das Feld "Name des Zuwendenden gefüllt wurde und Zuwendungsbestätigung "drucken" gewählt wurde, wird das Feld "Name des Zuwendenden zum Pflichtfeld. Der Barkassen-Geschäftspartner muss zuerst in den Stammdaten ergänzt werden. Die Ergänzung wird automatisch aktualisiert, wenn die Vorlage mit dem Geschäftspartner erneut verwendet wird. 3. Wurde der Barkassen-Geschäftspartner zwischenzeitlich gesperrt und eine Vorlage mit diesem Geschäftspartner wird verwendet, wird die Meldung "Barkassen-Geschäftspartner" gesperrt, speichern nicht möglich. Bitte wählen Sie einen anderen Barkassen-Geschäftspartner" ausgegeben. Seite 17 von 20

18 11. Adressverwaltung beim Jahresabschluss kopieren Eine Kopierfunktion beim Jahresabschluss der "Barkassen-Geschäftspartner" ist möglich. Auswahl beim Kopieren "nicht gesperrte", alle und gesperrte wird angeboten. Mit dem Aktivieren der Checkbox BK-Geschäftspartner in das neue Jahr kopieren werden die Barkassen-Geschäftspartner kopiert. Beim deaktivieren dieser Checkbox werden die BK-Geschäftspartner nicht kopiert. Die Kopierfunktion wird beim Jahresabschluss ausgeführt. Seite 18 von 20

19 12. Adressverwaltung nach Jahresabschluss kopieren Es besteht die Möglichkeit, die Barkassen-Geschäftspartner aus dem abgeschlossenen Barkassenjahr in das neue Barkassenjahr zu kopieren. Die Auswahl "alle", "nicht gesperrte" und "gesperrte" ist möglich. Die Kopierfunktion kann nach dem Jahresabschluss mit Übernahme der BarkassenGeschäftspartner erneut ausgeführt werden, mit z. B. Kopieren nur der "gesperrten". Die Geschäftspartner-Nummer ist innerhalb eines Barkassenjahres eindeutig. Beim Kopieren aus einem alten Barkassenjahr werden die Nummern der BarkassenGeschäftspartner mit kopiert. Bei Neuanlage innerhalb eines Barkassenjahres werden die Nummern fortlaufend vergeben. Anzeige der Adressverwaltung im abgeschlossenen Barkassenjahr. Kopierfunktion kann ausgeführt werden. Anzeige der kopierten BK-Geschäftspartner nach dem Kopiervorgang. Anzeige der Adressverwaltung im neuen Barkassenjahr mit den kopierten Adressen aus dem abgeschlossenen Barkassenjahr. Seite 19 von 20

20 13. Import aus Barkasse in KFM-Basis Das Ändern des Barkassen-Geschäftspartners in einen anderen Empfänger ist möglich. Bei Verwendung eines Geschäftspartners aus der Adressverwaltung der Barkasse wird nur der Namen des Geschäftspartners übergeben. Der Name des Geschäftspartners kann geändert, oder ein Geschäftspartner aus KFM-Basis gewählt werden. Hinweis: Der Inhalt des Feldes Name des Zuwendenden der Barkasse wird nicht an KFMBasis übergeben. Seite 20 von 20