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1 Copyright Wolters Kluwer Deutschland GmbH AnNoText Build vom Arbeitsunterlage 02/2016 Wolters Kluwer Deutschland GmbH Robert-Bosch-Straße 6 D Hürth Telefon (02 21) Telefax (02 21) anwendersupport.softwarerecht@wolterskluwer.com AnNoText Arbeitsunterlage 02/ Seite 1 -

2 Inhaltsverzeichnis Programmgruppe Mahnverfahren und Zwangsvollstreckung Individuelle Geldverteilung im Forderungskonto... 4 Programmgruppe Rechnungswesen Summenbildung der angefallenen Kopierkosten... 8 AnNoText Jahreswechsel 2016 / Anleitung Jahreswechsel - Aktenverwaltung Jahreswechsel - Buchhaltung Jahreswechsel - Notariat Urkundenrolle Verwahrungsbuch Jahresabschluss - Anwalts-Notariat/TriNotar Umstellung des Systemdatums Jahresabschluss Urkundenverwaltung Urkunden des aktuellen Jahres eintragen Vertretervermerk einfügen Urkunden für das vorherige Jahr eintragen Jahresabschluss Urkundenrolle Kostenregister Erbvertragsliste Testamentsverzeichnis Vertretervermerksliste Ausgelassene- und Einfügenummern Urkundenstatistik Alphabetische Namensliste Jahresabschluss Anderkonten Buchungen nachtragen AnNoText Arbeitsunterlage 02/ Seite 2 -

3 Jahresabschluss Bestandskontrolle Jahresliste Zählstatistik Bankenliste Namensliste zum Massenbuch (Namensverzeichnis nach Massen) Anderkontenliste Namensverzeichnis zum Verwahrungsbuch Übersicht Verwahrungsgeschäfte Massenkarteiblätter mit Unterschrift Massen- und Verwahrungsbuch (mit Abschluss Anderkonten) AnNoText Arbeitsunterlage 02/ Seite 3 -

4 Programmgruppe Mahnverfahren und Zwangsvollstreckung - Individuelle Geldverteilung im Forderungskonto Eine individuelle Geldverteilung auf Hauptsache (verzinslich/unverzinslich), Kosten (verzinslich/unverzinslich) und Zinsen (Kosten- oder Hauptsache) kann nunmehr sowohl über die Buchungseingabe, Direktzahlung Schuldner beim Mandant, Geldeingang Schuldner (nur Forderungskonto oder über die Forderungskontenkorrektur erfolgen. Diese individuelle Geldverteilung gilt nur für das Forderungskonto. Im Mandantenkonto wird das Geld wie bisher verteilt. Individuelle Geldverteilung über die Belegbuchung: Beim Modus E = Geldeingang Schuldner und V = Geldeingang Gerichtsvollzieher gibt es in der Maske neben der Auswahl des Forderungskontos die Möglichkeit eine individuelle Geldverteilung auszuwählen und über den Button Verteilung wählen das Geld entsprechen zu verteilen. Klicken Sie auf den Button Verteilung wählen, es öffnet sich folgendes Fenster: In dieser Maske sehen Sie offene Forderungen von Hauptsache/Kosten/Zinsen jeweils vor Verteilung. Darunter können Sie nun hier entweder in den einzelnen Feldern einen entsprechenden Geldeingang händisch eingeben oder Sie wählen bei Rest-Verteilung die Reihenfolge, wie das Geld verteilt werden soll. In der linken unteren Ecke sehen Sie den Original-Betrag und den aktuell noch zu verteilenden Rest-Betrag. Sie können auch nur einen Teil des Geldes auf eine bestimmte Position AnNoText Arbeitsunterlage 02/ Seite 4 -

5 buchen und der Rest wird dann automatisch gemäß der Reihenfolge unter Rest-Verteilung entsprechend verteilt. Das gilt alles nur für das Forderungskonto. Klicken Sie nun auf OK, stehen Sie wieder in der normalen Buchungseingabemaske und können dann nachdem Sie hier auf Buchen geklickt haben, das Geld im Mandantenkonto so wie bisher auch auf die einzelnen Spalten verteilten. Das Forderungskonto würde dann in diesem Beispielfall wie folgt aussehen: Der komplette Betrag wurde auf Hauptsachezinsen gebucht. Individuelle Geldverteilung bei Direktzahlung Schuldner beim Mandant: Bei den Direktzahlungen Schuldner beim Mandant sieht die Maske wie folgt aus: AnNoText Arbeitsunterlage 02/ Seite 5 -

6 Hier müssen Sie allerdings darauf achten, dass Sie das richtige Forderungskonto wählen, welches die individuelle Geldverteilung erhalten soll. Bei Geldeingang Schuldner (nur Forderungskonto) verhält sich das Programm genauso. Die Maske ist nur ein wenig anders. AnNoText Arbeitsunterlage 02/ Seite 6 -

7 Bei der Forderungskontenkorrektur kann sowohl ein bereits gebuchter Geldeingang anders verteilt werden AnNoText Arbeitsunterlage 02/ Seite 7 -

8 oder es wird ein neuer Geldeingang erfasst. Der Storno für diesen Geldeingang funktioniert genauso wie bei einem ganz normalen Geldeingang. Programmgruppe Rechnungswesen - Summenbildung der angefallenen Kopierkosten Die im Bereich Angefallene Kopierkosten (manuell erfasste Kosten aus dem Bereich der Nebenkosten) aufgeführte und ausgewählte Anzahl der angefallenen Dokumentenpauschalen zu den jeweiligen VV Nummern a d und VV wird automatisch als Summe in den oberen Bereich der Kopierkosten übertragen. Die errechneten Beträge können anschließend in das Kostenblatt übernommen werden. AnNoText Arbeitsunterlage 02/ Seite 8 -

9 Ist zu den Vorschriften der Nummern b und/oder c die erforderliche Mindestanzahl von 100 Seiten nicht erreicht, erscheint bei der Übernahme in das Kostenblatt ein entsprechender Hinweis: AnNoText Arbeitsunterlage 02/ Seite 9 -

10 Die entsprechende Vorbelegung im Bereich Angefallene Kopierkosten muss alsdann deaktiviert werden, damit die Übernahme in das Kostenblatt erfolgen kann: AnNoText Arbeitsunterlage 02/ Seite 10 -

11 Die in das Kostenblatt übernommenen und anschließend abgerechneten Kopierkosten erhalten bei der Anzeige der Kosten und Gebühren den Status Abgerechnet mit einem Hinweis auf die entsprechende Rechnungsnummer zu der eine Abrechnung erfolgt ist. Die Kopierkosten die nicht abgerechnet worden sind, erhalten den Status Nicht abgerechnet und können in eine ggf. weitere Abrechnung übernommen werden, insofern die Voraussetzungen hierfür gegeben sind. AnNoText Arbeitsunterlage 02/ Seite 11 -

12 AnNoText Jahreswechsel 2016 / Anleitung - Jahreswechsel - Aktenverwaltung Anwalts- und Notariatsprogramm (Tagesdatum ab ): Sofern Sie bereits neue Akten für das Jahr 2017 erfassen, bzw. bereits Akten in 2017 ablegen möchten, beachten Sie bitte, dass das Aktenregister und das Ablageregister nicht automatisch wieder mit "EINS" beginnt. (Beispiel: letzte Akten/Ablagenummer im Jahr 2016 = 550/16; ohne Umstellung auf das neue Jahr würde der Zähler fortgeführt mit 551/17). Honorarabrechnung / Kostenberechnung / Time & Billing Sofern Sie wünschen, dass zum Jahresbeginn Ihre Rechnungsnummer wieder mit EINS beginnt, müssen Sie dies entsprechend einmal dem System vorgeben, z. B. für Rechnungsnummer /17, da die Rechnungsnummer ansonsten mit dem fortlaufenden Zähler des alten Jahres weiterlaufen würde (Beispiel: letzte Rechnungsnummer im Jahr 2016 = 353/16; ohne Umstellung auf das neue Jahr würde der Zähler fortgeführt mit 354/17). Die Einstellungen sowohl für die Aktennummer / Ablagenummer als auch für die Rechnungsnummer, nehmen Sie einmalig wie folgt vor: Sie starten das Programm AnNoText - Administration. Klicken Sie sodann auf Ihre Bürogemeinschaft in unserem Beispiel Business AnNoText Nach Auswahl des Menüpunktes Jahreswechsel Aktenverwaltung befinden Sie sich in nachfolgender Maske. AnNoText Arbeitsunterlage 02/ Seite 12 -

13 Durch Anklicken der Schaltfläche Ausführen werden die entsprechenden Zähler für die Aktennummer, Ablagenummer und Rechnungsnummer zurückgesetzt und beginnen wieder mit EINS für das laufende Jahr Hinweis: Sofern Sie mehrere Bürogemeinschaften eingerichtet haben, führen Sie diesen Punkt für alle gewünschten Bürogemeinschaften durch. - Jahreswechsel - Buchhaltung Allgemeines vor Abschluss der Buchhaltung im alten Jahr Bekanntlich liegen Ihnen am 02. Januar 2017 noch nicht alle Kontoauszüge des Jahres 2016 vor. Damit jedoch ein korrekter Abschluss gewährleistet werden kann, sollten diese Auszüge noch zwingend abgewartet und eingebucht werden, bevor Sie den Jahreswechsel vornehmen. Hierbei ist zu berücksichtigen, dass das Systemdatum bereits auf 2017 (z.b ) eingestellt ist. In diesem Fall wird bei der Buchungseingabe bereits als Buchungsjahr 17 vorgeschlagen, welches Sie bitte entsprechend in Buchungsjahr 16 ändern. AnNoText Arbeitsunterlage 02/ Seite 13 -

14 Jahreswechsel-Checkliste Buchhaltung: 1.) Datensicherung für das abgeschlossene Jahr vornehmen 2.) Auf Wunsch Aktenregister "Mandanten" (Rubrum I) ausdrucken lassen 3.) Auf Wunsch Aktenregister "Gegner" (Rubrum II) ausdrucken lassen 4.) Auf Wunsch Aktenregister "Aktenzeichen" ausdrucken lassen 5.) Sie sollten die "Saldenliste" ausdrucken lassen. Auch die Liste "Offene Posten sollte ausgedruckt werden. 6. a) Vorbereitung zum Jahreswechsel 2016 / b) Einleitung des Jahreswechsels 2016 / ) Nachträgliche Abschreibungsbuchungen im neuen Kalenderjahr 2017 für das abgeschlossene Jahr ) Erneute Buchungen für das abgeschlossene Jahr 2016 obwohl der Jahreswechsel einschließlich Saldovorträge bereits vorgenommen worden ist 9.) Jahreswechsel für mehrere Bürogemeinschaften 10.) Jahreswechsel für mehrere Buchhaltungsmandanten AnNoText Arbeitsunterlage 02/ Seite 14 -

15 Erläuterungen zur Checkliste Jahreswechsel / Buchhaltung Zu Punkt 1.): Da Sie für die Jahresdatensicherung ein neues Band / eine neue Festplatte verwenden sollten, bitten wir Sie, rechtzeitig dafür zu sorgen, dass ein solches Medium vorhanden ist. Sie können dieses auch über unsere Vertriebsabteilung vertrieb.software-recht@wolterskluwer.com oder telefonisch unter bestellen. Die Datensicherung nehmen Sie bitte wie üblich vor. Hierzu sollten Sie das neue Datensicherungsband (Festplatte) verwenden, damit gegebenenfalls noch auf die Daten für 2016 zurückgegriffen werden kann. Somit sollten Sie diese Sicherung gesondert aufbewahren und nicht mehr überschreiben. Hinweis: Wir weisen an dieser Stelle darauf hin, dass sofern Sie die Punkte 2.) bis 5.) per nicht ausdrucken möchten, Sie zu einem späteren Zeitpunkt (nach Jahreswechsel) keine Möglichkeit mehr hierzu haben. Sie entscheiden selbst, ob diese Listen für Sie von Wichtigkeit sind. Zu Punkt 2.) bis 4.): Den Ausdruck des Aktenregisters nach den jeweiligen Kriterien, wählen Sie über die Programmgruppe Akte wie folgt an: Auswerten Register Aktenregister Zu Punkt 5.): Den Ausdruck der Salden- bzw. offenen Postenliste, erhalten Sie über Microsoft-Excel. Hier wählen Sie bitte in Excel das Addin BUCHHALTUNG an. Über die Auswahl Auswertungen rufen Sie dann bitte die gewünschte Liste auf Saldenliste / Offene Posten AnNoText Arbeitsunterlage 02/ Seite 15 -

16 Zu Punkt 6 a.) Abschlussarbeiten für das Jahr 2016: Um die restlichen Kontoauszüge für das Jahr 2016 im neuen Jahr 2017 noch buchen zu können ist es erforderlich, bei der Belegbuchung das vorgeschlagene Buchungsjahr 17 mit Buchungsjahr 16 zu überschreiben. Selbstverständlich haben Sie auch die Möglichkeit, für Ihre Abschlussbuchungen ein Systemdatum aus 2016 zu wählen, z.b Die Datumseinstellung nehmen Sie über die Systemsteuerung vor, beachten jedoch bitte, dass Sie diese nach Durchführung der Buchungen wieder auf das aktuelle Datum zurückstellen müssen. Nunmehr können Sie die restlichen Kontoauszüge für das Jahr 2016 buchen und verarbeiten. Hiernach schließen Sie den Monat wie üblich ab und lassen die Umsatzsteuererklärung ausdrucken. Sollten Sie Ihre Abschreibungsbuchungen bereits vorliegen haben, können Sie diese noch vor dem Jahreswechsel durchführen. Wir geben Ihnen hierzu ein Beispiel: "Abschreibung eines langlebigen Wirtschaftsgutes (Anlagevermögen)." Ihr entsprechendes Anlagekonto steht somit im "Soll". Die Buchung hierzu sieht wie folgt aus: Wählen Sie die Schaltfläche AFA Abschreibungen aus. Geben Sie dann das entsprechende Abschreibungskonto für Anlagevermögen ein, z.b Bei Sachkonto geben Sie bitte das entsprechende Anlagekonto ein, z.b Sind Ihnen die Abschreibungsbeträge noch nicht bekannt, so können Sie diese Buchungen auch noch zu einem späteren Zeitpunkt nach dem Jahreswechsel auf 2017 für das Jahr 2016 buchen. Zu Punkt 6 b.) Durchführung des Jahreswechsels Ihrer Buchhaltung 2016 / 2017: Vor Durchführung des Punktes 6 b.) vergewissern Sie sich bitte, dass alle Buchungen verbucht sind, die Monatsabschlüsse sowohl ausgedruckt als auch abgeschlossen wurden und Ihnen auch alle Umsatzsteuererklärungen für das Jahr 2016 vorliegen. AnNoText Arbeitsunterlage 02/ Seite 16 -

17 An dem PC, an welchem der Jahreswechsel durchgeführt werden soll, wird das Programm AnNoText Administration aufgerufen. Alle anderen Arbeitsplätze dürfen nun keine Buchungen auch keine Rechnungsstellung vornehmen bis der Jahreswechsel durchgeführt worden ist. Im Programm AnNoText Administration klicken Sie auf Ihre Bürogemeinschaft sodann wird der Menüpunkt Jahreswechsel aktiv. Jahreswechsel - Buchhaltung Sie befinden sich jetzt in der Maske "Jahreswechsel Buchhaltung". Wird die richtige Bürogemeinschaft angezeigt, so wählen Sie den Buchhaltungsmandanten im Normalfall KANZLEI aus. Über die Einstellung des Datums Jahreswechsel vom bestimmen Sie in welchem Monat der Saldovortrag für den Jahreswechsel notiert wird. Es ist hier sinnvoll ein Januardatum einzutragen, so dass diese Saldovorträge im Januar zu finden sind. Das System hat automatisch die Vorbesetzung, dass auch der Saldovortrag auf die Anlagekonten durchgeführt wird. Wünschen Sie keine Saldovorträge auf Ihren Anlagekonten, klicken Sie diese Voreinstellung aus. AnNoText Arbeitsunterlage 02/ Seite 17 -

18 Abschließend erfolgt der Vorschlag vom System, hinsichtlich des Vortragskontos. Sofern Sie mehrere Vortragskonten Nutzen, können Sie hier das gewünschte Vortragskonto auswählen. Durch Bestätigung der Schaltfläche AUSFÜHREN leiten Sie den Jahreswechsel ein. Der Jahreswechsel von 2016 auf 2017 wird nun automatisch durchgeführt und die Saldovorträge auf den entsprechenden Konten gebildet. Setzen Sie die bilanzierende Buchhaltung ein, erfolgt der Saldovortrag auch im Debitoren und Kreditorenbereich. Nach erfolgreicher Durchführung desselben erhalten Sie vom System her folgende Meldung: Die Saldovortragsbuchungen für das Jahr 2017 sind nunmehr automatisch im System hinterlegt. Zu Punkt 7.) Nachträgliche Abschreibungen für das alte Jahr 2016: Da es in der Praxis oftmals vorkommt, dass Ihnen die Abschreibungswerte erst im neuen Jahr zur Verfügung stehen, können Sie jederzeit einen weiteren Jahreswechsel nur für die noch geänderten Konten des Monats Dezember 2016 vornehmen. Bekanntlich werden diese Abschreibungswerte für Dezember 2016 gebucht und es ändern sich hierdurch die bereits vorgetragenen Anfangsbestände der Anlagekonten. Buchungseingabe Sie gehen wie bereits zu Punkt 6 a.) beschrieben vor. Weiterer Jahreswechsel der bebuchten Anlagekonten Sie melden sich bitte erneut im Programm AnNoText Administration an und klicken auf die entsprechende Bürogemeinschaft. Jahreswechsel - Buchhaltung AnNoText Arbeitsunterlage 02/ Seite 18 -

19 Nach Prüfung der Bürogemeinschaft und Auswahl des entsprechenden Buchhaltungsmandanten, sowie der Wahl des Vortragskontos, bestätigen Sie die Angaben über die Schaltfläche AUSFÜHREN. Das System bildet nunmehr einen neuen Saldovortrag der bebuchten Anlagekonten, welche nach der Ausführung entsprechend gespeichert sind. Zu Punkt 8.) Erneute Buchungen für das abgeschlossene Jahr 2016 obwohl der Jahreswechsel einschließlich Saldovorträge bereits vorgenommen worden ist: Sofern der Jahreswechsel bereits vorgenommen worden ist, wurden auch bereits die Saldovorträge für Ihre Bestands- und Finanzkonten für das Jahr 2017 generiert. Müssen Sie jetzt nachträglich noch für den Dezember 2016 einen bzw. mehrere Kontoauszüge buchen, ist dies nach Zurücknahme des bereits durchgeführten Monatsabschlusses problemlos möglich. (Administration Datenmanagement Monatsabschluss zurücksetzen). Nachdem Sie die abschließenden Buchungen für 2016 durchgeführt haben und diese verbucht worden sind, müssen Sie anschließend einen erneuten Jahreswechsel über das Programm AnNoText Administration Jahreswechsel Buchhaltung vornehmen, damit die bereits vorhandenen Saldovorträge für das Jahr 2017 aktualisiert werden. AnNoText Arbeitsunterlage 02/ Seite 19 -

20 Hinweis: Sofern Sie keinen erneuten Jahreswechsel vornehmen, werden Sie unter Umständen, bei erneuter Buchungseingabe auf eine Differenz im Finanzkontenbereich hingewiesen, welche nur durch einen erneuten Jahreswechsel berichtigt werden kann. Zu Punkt 9.) Jahreswechsel für mehrere Bürogemeinschaften Sofern Sie mehrere Bürogemeinschaften einsetzen, muss der Jahreswechsel pro Bürogemeinschaft, wie zu den Punkten 1.) bis 11.) beschrieben, durchgeführt werden. Zu Punkt 10.) Jahreswechsel für mehrere Buchhaltungsmandanten Sofern Sie mehrere Buchhaltungsmandanten einsetzen, muss der Jahreswechsel pro Buchhaltungsmandant, wie zu dem Punkt 6.) beschrieben, durchgeführt werden. AnNoText Arbeitsunterlage 02/ Seite 20 -

21 - Jahreswechsel - Notariat Im Notariatsprogramm muss ebenfalls der Jahreswechsel von 2016 auf 2017 für das Massen- und Verwahrungsbuch, sowie für die Urkundenrolle vorgenommen werden: Vorab jedoch müssen Sie folgende Ausdrucke fertigen: - Urkundenrolle Zur Vervollständigung Ihrer Unterlagen empfehlen wir Ihnen, die Urkundenrolle, das Namensverzeichnis und das Erbvertragsverzeichnis für das Jahr 2016 ausdrucken zu lassen. - Massen- und Verwahrungsbuch Zur Vervollständigung Ihrer Unterlagen müssen Sie das Verwahrungsbuch, die Massen, die Saldenliste, das Namensverzeichnis und die Anderkontenliste für das Jahr 2016 ausdrucken. Beim Verwahrungsbuch ist es zwingend erforderlich, dass das Jahr 2016 abgeschlossen sein muss, bevor für das Jahr 2017 neue Buchungen vorgenommen werden. Hinweis: Sofern Sie noch Buchungen für das Jahr 2016 vornehmen müssen, beachten Sie bitte, dass Sie zwingend das Systemdatum auf umstellen müssen. Diese Einstellung nehmen Sie über die Systemsteuerung vor. Durchführung des Jahreswechsels: - Urkundenrolle Vor Durchführung des Jahreswechsels zur Urkundenrolle starten Sie aus der Programmgruppe Notariat das Modul Notariat. Über den Menüpunkt Parameter Urkundenrolle Statistik-Prüflauf starten Sie als Administrator pro Notar den entsprechenden Prüflauf. In diesem Prüflauf werden alle Urkundsgeschäfte nochmals auf ihre Zugehörigkeit geprüft. Zur Durchführung des Jahreswechsels NOTARIAT darf sich kein Arbeitsplatz im Programm-Modul Notariat befinden. An dem Arbeitsplatz, an welchem Sie den Jahreswechsel vornehmen, melden Sie sich im Programm AnNoText Administration an und klicken auf den Namen Ihrer Bürogemeinschaft. Sodann wählen Sie: Jahreswechsel - Notariat Für die einzelnen Notare/Notarinnen muss der Jahreswechsel für die Urkundenrolle und das Verwahrungsbuch nacheinander vorgenommen werden. AnNoText Arbeitsunterlage 02/ Seite 21 -

22 Über das Datum bei Jahreswechsel vom bestimmen Sie mit welchem Datum der Wechsel ausgeführt wird. Nach Auswahl des/der gewünschten Notar/in ist es zwingend erforderlich, die Übersicht über die Urkundsgeschäfte (hier Geschäftsübersicht) für das Jahr 2016 ausdrucken zu lassen. Nachdem dies erfolgt ist, und Sie sich vergewissert haben, dass der Ausdruck in Ordnung ist, muss die Urkundenrolle über die Karteikarte JAHRESWECHSEL URKUNDENROLLE noch für das Jahr 2017 angelegt werden. Durch Bestätigung der Schaltfläche AUSFÜHREN wird die Urkunde für das Jahr 2017 angelegt. Die Systemmeldung Der Vorgang wurde erfolgreich abgeschlossen! bestätigen Sie bitte mit der Schaltfläche SCHLIESSEN. Diesen Vorgang wiederholen Sie für alle Notare/Notarinnen. - Verwahrungsbuch Sie öffnen erneut die Maske zum Jahreswechsel Notariat. Hier ist es ebenfalls zwingend erforderlich, die Verwahrungsgeschäfte für das Jahr 2016 ausdrucken zu lassen über die Karteikarte ÜBERSICHT VERWAHRUNGSGESCHÄFTE. Den Hinweis Zum Jahreswechsel waren Wertpapiere oder Kostbarkeiten in Verwahrung wählen Sie bitte entsprechend durch Anklicken. Nachdem dies erfolgt ist und Sie sich vergewissert haben, dass der Ausdruck in Ordnung ist, muss das Verwahrungsbuch noch für das Jahr 2017 angelegt werden über die Karteikarte JAHRESWECHSEL VERWAHRUNGSBUCH, wie aus nachfolgender Maske ersichtlich. AnNoText Arbeitsunterlage 02/ Seite 22 -

23 Nach Bestätigung der Schaltfläche AUSFÜHREN erhalten Sie die Systemmeldung Der Vorgang wurde erfolgreich abgeschlossen!, welche Sie über die Schaltfläche SCHLIESSEN bestätigen. Nunmehr wird der Saldovortrag für das neue Verwahrungsbuch 2017 gebildet. Diesen Vorgang wiederholen Sie entsprechend für alle Notare/Notarinnen. AnNoText Arbeitsunterlage 02/ Seite 23 -

24 - Jahresabschluss - Anwalts-Notariat/TriNotar Der Überblick für den Jahresabschluss in TriNotar bietet die Möglichkeit alle für den Jahresabschluss relevanten Anwendungen und deren Listen abzuschließen. Der Überblick zeigt auch an, was, je nach Kammerbezirk, pflichtgemäß gedruckt werden muss. Zusätzlich bietet die Übersicht eine Anzeige, welche Listen erfolgreich abgeschlossen/gedruckt wurden. Die Übersicht lässt sich im Aktenexplorer über Programm Einstellungen Jahresabschluss öffnen. Abbildung 1: Überblick Jahresabschluss Legende der Farben: (rot): Der Ausdruck ist Pflicht, muss aber noch gedruckt werden (grün): Der Ausdruck wurde erfolgreich durchgeführt (gelb): Der Ausdruck kann durchgeführt werden, ist aber noch nicht gemacht worden Hinweis: Je nach Kammerbezirk unterscheiden sich Ausdrucke, die pflichtmäßig durchzuführen sind. Die SOB-Liste wird nur in bestimmten Bundesländern benötigt und wird nur in diesen, abhängig von der TriNotar-Lizenz, zum Ausdruck angeboten. AnNoText Arbeitsunterlage 02/ Seite 24 -

25 Umstellung des Systemdatums Um einen Jahresabschluss im laufenden Jahr durchführen zu können, in dem auch schon Daten für das neue Jahr erfasst wurden, ist es an mehreren Stellen nötig, in TriNotar das Systemdatum auf das vergangene Jahr umzustellen. Hinweis: Dieses Systemdatum ist nicht das Systemdatum des Computers, sondern das interne Systemdatum von TriNotar. Wenn die Übersicht zum Jahresabschluss geöffnet wird, wird der Anwender direkt auf die mögliche Datumsumstellung aufmerksam gemacht. Abbildung 2: Systemdatum umstellen Nach Bestätigung mit Ja kann das Systemdatum für den Jahresabschluss festgelegt werden. Abbildung 3: Systemdatum festlegen Die Einstellung Aktuelles Systemdatum verwenden ist die Standardeinstellung für die Arbeit mit TriNotar. Für den Jahresabschluss kann ein abweichendes Datum verwendet werden. In der Regel ist dies der des vergangenen Jahres. AnNoText Arbeitsunterlage 02/ Seite 25 -

26 Wird die Übersicht zum Jahresabschluss geschlossen, kann das Systemdatum über die Abfrage Systemdatum ändern wieder auf das aktuelle Datum umgestellt werden. Abbildung 4: Systemdatum zurücksetzen Weicht das Systemdatum vom aktuellen Tagesdatum ab, wird das eingestellte Datum rechts oben im Aktenexplorer angezeigt. Durch einen Klick auf das Datum kann es wieder geändert werden. Eine weitere Möglichkeit das Systemdatum zu ändern finden Sie im Aktenexplorer Menü Programm Einstellungen Systemdatum ändern. Abbildung 5: Menü Einstellungen AnNoText Arbeitsunterlage 02/ Seite 26 -

27 Jahresabschluss Urkundenverwaltung Der Jahresabschluss der Urkundenverwaltung umfasst in der Hauptsache den Abschluss der Urkundenrolle und des Kostenregisters. Die weiteren Listen und Ausdrucke für den Abschluss der Urkundenverwaltung befinden sich ebenfalls in dieser Übersicht. Urkunden des aktuellen Jahres eintragen Auch vor dem Abschluss der Urkundenverwaltung des vergangenen Jahres können Urkunden des aktuellen Jahres eingetragen werden. In der Handhabung ist es kein Unterschied, wenn die erste Urkunde des Jahres eingetragen wird. Die Urkundenummer kann automatisch mit der 0 als Vorgabe, oder manuell mit der 1 eingetragen werden. Wichtig ist die Eingabe des korrekten Urkundendatums. Nach Eintragung der ersten Urkundennummer werden von TriNotar die entsprechenden Verzeichnisse pro Sozius für die Urkundentexte/ -dateien automatisch angelegt. Vertretervermerk einfügen Einen Vertretervermerk über den Jahreswechsel kann für das neue Jahr vor der ersten Urkunde eingetragen werden. Dazu muss zuerst die erste Urkunde des Jahres eingegeben werden. Diese ist der Ausgangspunkt im Anwendungsbereich Urkunden. Über das Menü Hinzufügen Vertretervermerk wird der Vertretervermerk eingetragen. Normalerweise wird der Vertretervermerk immer nach der gewählten Urkundenummer in der Urkundenrolle aufgeführt. Wird der Vertretervermerk zum ersten Registereintrag des Jahres eingetragen, kann dieser auch vor der Urkundenummer eingetragen werden. AnNoText Arbeitsunterlage 02/ Seite 27 -

28 Abbildung 6: Vertretervermerk vor der ersten Urkunde eintragen Urkunden für das vorherige Jahr eintragen Solange der Jahresabschluss für die Urkundenrolle/Kostenregister noch nicht erfolgt ist, können Urkunden für das vergangene Jahr noch eingetragen werden. Dazu muss lediglich beim Eintrag der Urkunde das Datum aus dem letzten Jahr eingegeben werden. Jahresabschluss Für den Jahresabschluss müssen alle rot markierten Ausdrucke des Bereichs Urkundenrolle ausgedruckt werden. Die gelb markierten Ausdrucke sind für die eigenen Unterlagen bestimmt und keine Pflicht. Hinweis: Bevor die Listen für das alte Jahr nicht abgeschlossen sind, können Sie für das aktuelle Jahr nicht gedruckt werden. Es ist somit erforderlich, den Jahresabschluss für diese Anwendung komplett durchzuführen, bevor die Ausdrucke für das neue Jahr erstellt werden. Hinweis: Bevor der Jahresabschluss durchgeführt wird, wird dringend empfohlen, die Urkundenrolle und das Kostenregister auf Vollständigkeit/Richtigkeit zu überprüfen. Sehr hilfreich ist hier die Möglichkeit des Kontrolldrucks!! AnNoText Arbeitsunterlage 02/ Seite 28 -

29 Urkundenrolle Ist das Systemdatum korrekt auf das vergangene Jahr eingestellt ( ), werden in der Urkundenrolle die Einträge des letzten Jahres angezeigt. Vor dem echten Druck sollte die Urkundenrolle mit Hilfe der Liste Warnungen und Fehler und dem Kontrolldruck überprüft und ggfs. korrigiert werden. Abbildung 7: Übersicht Urkundenrolle Nach der Bestätigung des Druckmodul-Fensters erscheint die folgende Abfrage: Diese Abfrage ist zu verneinen, bis ein kontrollierter vollständiger Ausdruck vorliegt. Die Urkundenrolle kann dann ergänzt, ein weiteres Mal ausgedruckt und abgeschlossen werden. Änderungen an der ausgedruckten Urkundenrolle können im Anschluss zwar noch in TriNotar vorgenommen werden, erscheinen jedoch nicht auf dem erneuten Ausdruck der Urkundenrolle. Wird das Jahr abgeschlossen, so erscheint bei erneutem Ausdruckversuch die Meldung: AnNoText Arbeitsunterlage 02/ Seite 29 -

30 Nach Zurücksetzen des Systemdatums auf das aktuelle Jahr kann mit dem Druck der Urkundenrolle für das neue Jahr begonnen werden. Kostenregister Wie für den Jahresabschluss der Urkundenrolle, muss auch für den Druck des Kostenregisters das Systemdatum auf das vergangene Jahr eingestellt werden, um die noch auszudruckenden Urkundendaten sehen und drucken zu können. Nach Überprüfung der unter Warnungen und Fehler angezeigten Registereinträge empfiehlt es sich zunächst einen Kontrolldruck durchzuführen, um sicher zu gehen, dass das Kostenregister korrekt und vollständig ist. Alle Urkunden des Jahres 2016 müssen bewertet oder ausgesetzt sein, damit der Druck des Kostenregisters mit dem Dezemberabschluss erfolgen kann. (Keine roten Punkte!) Abbildung 8: Kostenregister AnNoText Arbeitsunterlage 02/ Seite 30 -

31 Eine zusätzliche Kontrollmöglichkeit bieten der Ausdruck der Statistik, sowie der Vergleich der Monatssalden des Monats Dezember von Statistik und Kontrolldruck des Kostenregisters. Sind beide Werte identisch, kann das Kostenregister über Drucken gedruckt werden. Der Abschluss des Monats Dezember ist dann zugleich der Abschluss des Jahres. Ist das Kostenregister vollständig und korrekt, kann es über nachfolgende Abfrage abgeschlossen werden. Wird Nein gewählt, kann der Druck des Kostenregisters wiederholt werden. Etwaige Änderungen an den Bewertungen sind in TriNotar möglich. Wird das Jahr abgeschlossen, so erscheint bei erneutem Ausdruckversuch die Meldung: Nach Zurücksetzen des Systemdatums auf das aktuelle Jahr kann mit dem Druck des Kostenregisters für das neue Jahr begonnen werden. Erbvertragsliste Der Ausdruck zum Abschluss der Erbvertragsliste ist identisch mit dem Abschluss der Urkundenrolle. Hinweis zum Format der Erbvertragsliste: Mit der Installation des Updates auf die Version wurde das Format zum Ausdruck der Erbvertragsliste nach DONot als Standardeinstellung eingerichtet. Der Ausdruck ändert sich nach dem Update wie folgt in der Überschrift: AnNoText Arbeitsunterlage 02/ Seite 31 -

32 Lfdnr. Name des Erblassers Geburtsdatum Tag der Ausstellung der Urkunde In besonderer amtl. Verwahrung abgeliefert an (Gericht) Tag der Abgabe Über die Adminkonsole kann mit einem Benutzer (der die entsprechenden Rechte hat) und dessen Passwort die Einstellung wieder auf die alte Tabellenüberschrift zurückgesetzt werden: Anwendungen Aktenexplorer Einstellungen Urkundenrolle - Erbvertragsverzeichnis DONot und setzen den globalen Wert auf Nein. (Auswahl über das kleine Dreieck rechts neben Werte Global) Über Einstellungen Schließen verlassen Sie die Adminkonsole wieder. Nach Neustart des Aktenexplorers sieht die Erbvertragsliste wie folgt aus: Lfd.Nr. Tag der Ausstellung Ort des Amtsgeschäftes Name, Wohnort oder Sitz der nach 8 Abs. 5 DONot aufzuführenden Personen Gegenstand des Geschäfts Bemerkungen AnNoText Arbeitsunterlage 02/ Seite 32 -

33 Zum nochmaligen Ausdruck der Erbvertragsliste wählen Sie die Option ab Seite: und tragen die gewünschte Seitenzahl ein, ab der die Erbvertragsliste erneut zu drucken ist. Unterscheidung zwischen Erbverträgen, die beim Notar verbleiben und von ihm überwacht werden (Statistikwert 8) und die auf der Erbvertragsliste geführt werden. Alle anderen Erbverträge mit Statistikwert 3 erscheinen als zusätzliche Einträge in der Testamentsliste Die Einstellung erfolgt in der TriNotar Administration - Anwendungen Aktenexplorer-> Einstellungen -> Urkundenrolle -> - Nur Statistikwert 8 in EV-Liste - Spalte amtliche Verwahrung statt Geschäftsgegenstand - Spalte Abgabe an/am statt Bemerkung Bild der Erbvertragsliste Testamentsverzeichnis Der Ausdruck zum Abschluss des Testamentsverzeichnisses ist identisch mit dem Abschluss der Urkundenrolle. Vertretervermerksliste Der Ausdruck zum Abschluss der Vertretervermerksliste ist identisch mit dem Abschluss der Urkundenrolle. Ausgelassene- und Einfügenummern Eine neue Ansichtsfunktion über die im aktuellen Jahr ausgelassenen und eingefügten Urkundenummern wird in der Liste ausgelassene und Einfügenummern angeboten. Diese Liste ist nur in der Bildschirmansicht möglich und kann nicht ausgedruckt werden! Urkundenstatistik Die Urkundenstatistik wird für das gesamte vergangene Jahr ausgedruckt. Daher muss in der Liste Monat auch ganzes Jahr stehen. Bevor die Statistik gedruckt werden kann, muss sie aktualisiert werden. Alle Urkunden des Jahres werden dann in der Liste geführt. AnNoText Arbeitsunterlage 02/ Seite 33 -

34 Abbildung 9: Die Urkundenstatistik Je nach Kammerzugehörigkeit kann die Mitteilung /Übersicht an den LG-Präsidenten oder die Notarkasse zum Druck gewählt werden. Alphabetische Namensliste Die Alphabetische Namensliste wird am Jahresende ausgedruckt und hinten an die Urkundenrolle geheftet. AnNoText Arbeitsunterlage 02/ Seite 34 -

35 Abbildung 10: Druck alphabetische Namensliste In einer Sozietät kann der Sozius gewählt werden. Das vergangene Jahr ist hier schon voreingestellt und der Zeitraum des Drucks steht auf Ganzes Jahr. Es gibt zwei Varianten des Ausdrucks: 1. ausführliche Variante: Name, Urkundennummer und die Rolle des Beteiligten in der jeweiligen Urkunde 2. komprimierte Variante: nur Name und Urkundennummern Hinweis: Da die Alphabetische Namensliste erfahrungsgemäß sehr viele Seiten hat und der Drucker relativ lang besetzt ist, ist es empfehlenswert die Namensliste für das ganze Jahr zunächst als PDF zu drucken. Dazu kann im Feld Name als Drucker ein PDF Drucker gewählt werden. Im Anschluss kann die Namensliste dann häppchenweise über die Angabe von Seitenbereichen ausgedruckt werden. AnNoText Arbeitsunterlage 02/ Seite 35 -

36 Jahresabschluss Anderkonten Der Jahresabschluss wird für jeden Sozius einzeln durchgeführt. Voraussetzung zur Durchführung des Jahresabschlusses ist die Datenkonsistenz zwischen Massen- und Verwahrungsbuch. Vor dem eigentlichen Jahresabschluss des Massen- und Verwahrbuches sollte zunächst eine Bestandskontrolle durchgeführt und alle relevanten Listen gedruckt und kontrolliert werden. Abbildung 11: Jahresabschluss Anderkonten Dies kann aus der Jahresabschlussübersicht problemlos gemacht werden. Da es nicht möglich ist, vor dem vollständigen Jahresabschluss ein Anderkonto für das neue Jahr anzulegen oder auf vorhandene Anderkonten Buchungen durchzuführen, erinnert TriNotar an den fälligen Jahresabschluss. Über die Wahl Jahresabschluss durchführen öffnet sich die Übersicht zum Jahresabschluss. Wird die Option Im vergangenen Jahr buchen gewählt, kann das Systemdatum geändert und im vergangenen Jahr gebucht werden. Abbildung 12: Meldung Jahresabschluss Anderkonten AnNoText Arbeitsunterlage 02/ Seite 36 -

37 Buchungen nachtragen Vor dem Jahresabschluss müssen alle Buchungen auf die Anderkonten aus dem vergangenen Jahr durchgeführt werden. Wie im vorherigen Kapitel beschrieben muss dazu das Systemdatum auf ein Datum (normalerweise 31.12) des letzten Jahres zurückgestellt werden. Dann können alle Buchungen auf die Anderkonten durchgeführt werden. Ist das geschehen, kann mit dem Jahresabschluss, beginnend mit der Bestandkontrolle, fortgefahren werden. Jahresabschluss Die Empfehlung an dieser Stelle ist, die Bestandskontrolle und die Listen in der angezeigten Reihenfolge zu drucken, bis die Anderkonten durch den Druck des Massen- und Verwahrbuches endgültig abgeschlossen werden. Bestandskontrolle Die Bestandkontrolle sollte vor dem Ausdruck der Listen und dem Jahresabschluss durchgeführt werden. Sie kann aus dem Überblick Jahresabschluss gestartet werden. Abbildung 13: Bestandskontrolle Zeigt die Bestandskontrolle keine Abweichung an, kann mit dem Ausdruck fortgefahren werden. Wird eine Abweichung angezeigt, sollte der Support von TriNotar kontaktiert werden. Jahresliste Die Anderkonten Jahresliste kann direkt aus der Übersicht zum Jahresabschluss gedruckt werden. Das vergangene Jahr ist voreingestellt. Zählstatistik Die Zählstatistik kann direkt aus der Übersicht der Verwahrgeschäfte oder aus der Übersicht zum Jahresabschluss gedruckt werden. Bankenliste Die Bankenliste kann aus der Übersicht zum Jahresabschluss gedruckt werden Das Auswertungsjahr ist bereits durch die Umstellung des Systemdatums eingestellt. AnNoText Arbeitsunterlage 02/ Seite 37 -

38 Namensliste zum Massenbuch (Namensverzeichnis nach Massen) Die Namensliste zum Massenbuch kann aus der Übersicht zum Jahresabschluss gedruckt werden. Vor dem Druck können noch folgende Druckoptionen eingestellt werden: 1. nur die Massen aus dem aktuellen Jahr, oder zusätzlich alle nicht abgeschlossenen Massen 2. einen Druck mit ausführlichen, detaillierten Angaben, oder eine komprimierte Version Anderkontenliste Die Anderkontenliste kann aus der Übersicht zum Jahresabschluss gedruckt werden. AnNoText Arbeitsunterlage 02/ Seite 38 -

39 Abbildung 14: Druck Anderkontenliste Die Druckoptionen für den Jahresabschluss sind voreingestellt. Namensverzeichnis zum Verwahrungsbuch Das Namensverzeichnis zum Verwahrbuch kann aus der Übersicht zum Jahresabschluss gedruckt werden. Übersicht Verwahrungsgeschäfte Die Übersicht zeigt zunächst die Verwahrgeschäfte an. Das Auswertungsjahr ist auf das letzte Jahr eingestellt. AnNoText Arbeitsunterlage 02/ Seite 39 -

40 Abbildung 15: Übersicht über die Verwahrgeschäfte Wenn in der Übersicht die Nullmassen nicht aufgelistet werden sollen, so muss die Option Massen mit Bestand 0 ausblenden angekreuzt werden. Nach Anklicken des Buttons Übersicht, werden zu jeder aufgelisteten Masse das Datum des letzten Kontoauszugs angezeigt sowie Ort und Datum für den Ausdruck abgefragt. Hinweis: Falls das Datum des Kontoauszugs geändert werden soll, so kann dies über Doppelklick im Feld Letzter Kontoauszug editiert werden. Nach der Kontrolle in der VORSCHAU kann die Liste gedruckt werden. AnNoText Arbeitsunterlage 02/ Seite 40 -

41 Abbildung 16: Übersicht über die Verwahrgeschäfte AnNoText Arbeitsunterlage 02/ Seite 41 -

42 Massenkarteiblätter mit Unterschrift Massenkarteiblätter mit Notarunterschrift können auch nach dem Jahresabschluss vollständig gedruckt werden, um fehlende Ausdrucke des letzten Jahres zu vervollständigen. Ort und Datum können in den Druckoptionen eingestellt werden. Massen- und Verwahrungsbuch (mit Abschluss Anderkonten) Mit dem Druck des Massen- und Verwahrungsbuches wird der Jahresabschluss der Anderkonten vollendet. Auch dieser Druck wird aus der Übersicht zum Jahresabschluss durchgeführt. Sobald der Druck erfolgreich durchgeführt wurde, kann mit den Buchungen für das neue Jahr begonnen werden. AnNoText Arbeitsunterlage 02/ Seite 42 -

43 Abbildung 17: Optionen für Druck Massen und Verwahrungsbuch Für den Druck zum Jahresabschluss muss in den Druckoptionen der Haken mit Vollständigkeitsvermerk gesetzt sein. Er bewirkt, dass auf dem Ausdruck eine Auflistung der Massen, die diesen Verwahrbuchbetrag ergeben und der Abschlussvermerk hinterlegt werden. Die Angaben zu Wertpapieren/Kostbarkeiten müssen manuell ergänzt werden. AnNoText Arbeitsunterlage 02/ Seite 43 -

44 Nach dem Ausdruck des Massen- und Verwahrbuches kann der Bereich Anderkonten abgeschlossen werden. Bevor Sie Abschließen bitte die Listen auf Vollständigkeit überprüfen!! Nach Bestätigung des Jahresabschlusses kann der Jahresabschluss nicht mehr wiederholt werden. Fehlende Listen können nicht mehr ausgedruckt werden! Folgende Meldung unterbindet einen weiteren Jahresabschluss und wird evtl. angezeigt beim Versuch einen fehlende Liste nachzudrucken! AnNoText Arbeitsunterlage 02/ Seite 44 -

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