zur Pflicht-Version des SBS Lohn plus Mai/Juni 2011

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1 Update-Info zur Pflicht-Version des SBS Lohn plus Mai/Juni 2011 Sehr geehrte Damen und Herren, bitte lesen Sie die Update-Info zur Version komplett durch, bevor Sie mit dem SBS Lohn plus weiterarbeiten! Nehmen Sie sich die Zeit - evtl. Korrekturen sind auf jeden Fall aufwändiger. Im Folgenden finden Sie ausschließlich Informationen zu den Neuerungen usw., die mit der Version zur Verfügung gestellt werden. Auf ausführliche Erläuterungen von Neuerungen, Änderungen oder Korrekturen wurde verzichtet, wenn sie anderen Informationsmedien wie Handbüchern, Menühilfen usw. entnommen werden können. Bitte beachten Sie die entsprechenden Verweise auf diese Medien. Informationen zu den Bedeutungen neuer Felder und Kennziffern finden Sie grds. immer in den jeweiligen F1-Feldhilfen bzw. F12-Kennwertübersichten. Der besseren Lesbarkeit halber wurde in der Update-Info auf die geschlechtliche Unterscheidung männlich/weiblich verzichtet (z.b. sind mit Arbeitnehmer auch Arbeitnehmerinnen gemeint). Alle rechtlichen Informationen sind ohne Gewähr! Verbindliche Auskünfte zu den verschiedenen Bereichen erhalten Sie ausnahmslos bei den auskunftsberechtigten Stellen (z.b. Krankenkassen). Beim erstmaligen Programmstart nach der Installation der Version des SBS Lohn plus erfolgte eine Erweiterung verschiedener Dateien/Tabellen und eine Konvertierung diverser Lohn-Daten. Bitte beachten Sie, dass Sie ggf. folgende Arbeiten wiederholen müssen, wenn Sie Daten zurück sichern, die noch mit der Version erstellt und gesichert wurden: ID-Nr. 505 Datei-/Tabellen-Erweiterung ID-Nr. 828 Konvertierungen Unfallversicherung - neuer Datenbaustein DBUV 2. Elektronische Entgeltbescheinigungen 3. Kommunikationsserver 4. estatistik.core - Vierteljährliche Verdiensterhebung 5. Sonstige rechtliche Änderungen 6. SBS Lohn plus allgemein 7. Stammdaten 8. Erfassung/Brutto-Nettolohn-Berechnung 9. Auswertungen Die Checkliste zur Version finden Sie auf den letzten beiden Seiten der Druck-Version der Update-Info! 1. Unfallversicherung - neuer Datenbaustein DBUV Ab Juni 2011 gilt für den Datenbaustein Unfallversicherung (DBUV), der Bestandteil der SV-Entgeltmeldungen ist, ein neues Format - und zwar auch für evtl. Korrekturen vor diesen Monat. Da das neue Format stark vom bisherigen abweicht (inhaltlich und physisch), wird mit der Version des SBS Lohn plus eine Umstellung aller beteiligten Stammdaten- und Auswertungsdaten-Dateien erforderlich. Informationen zu den Vorarbeiten und zur eigentlichen Daten-Konvertierung finden Sie unter Punkt 3 der Checkliste zur Version ; die komplette Checkliste entnehmen Sie bitte dem CD-Begleitbrief oder der Druck-Version der Update-Info. An dieser Stelle sei nur noch einmal erwähnt, dass nur vollständig und fehlerfrei umgestellte Firmen weiter abgerechnet werden können. Ausführliche Informationen zur gesamten Abwicklung des Unfallversicherungsrechts im SBS Lohn plus entnehmen Sie bitte dem Kapitel Unfallversicherung im Fachteil-Handbuch! In diesem Update-Info-Abschnitt werden explizit die wichtigsten Neuerungen gegenüber den bisherigen Steuerungen erläutert. Bisher kannten Sie lediglich die beiden Begriffe BG-Nr. und Gefahrtarifstelle (im Folgenden: GTS), die in den Stammdaten hinterlegt und pro SV-/UV-pflichtigem Berichtsdatensatz erfasst werden mussten, um einen korrekten DBUV zu erhalten. Druck-Version der Update-Info zur Pflicht-Version des SBS Lohn plus Seite 1 von 19

2 1.1 Neue UV-Angaben Mit der Einführung des neuen DBUV-Formats kommen zwei UV-Angaben hinzu, die eine entscheidende Rolle spielen können: Der UV-Grund und die Fremd-BG! UV-Grund Es gibt folgende UV-Gründe: 0 = Ohne UV-Besonderheiten 107 = Meldungen für Arbeitnehmer der Unfallversicherungsträger 108 = Arbeitgeber ist Mitglied einer Landwirtschaftlichen BG 109 = UV-Beitrag nicht nach Arbeitsentgelt 201 = Entsparung von ausschließlich SV-pflichtigem Wertguthaben 202 = Keine UV-Pflicht wegen Auslandsbeschäftigung 203 = Versicherungsfreiheit gemäß 7. Sozialgesetzbuch (SGB VII) UV-Grund-Felder finden Sie im SBS Lohn plus in folgenden Menüpunkten: - Berufsgenossenschaften (ID-Nr. 748; zur Prüfung) - Firmenstamm (ID-Nr. 119; zur Vorbelegung) - Firmenindividuelle BG / neu (ID-Nr. 750; zur Vorbelegung) - Personalstamm (ID-Nr. 122) - Kostenstellen/Baustellen (ID-Nr. 131) - Lohnarten (ID-Nr. 120) - Standard-Erfassung (ID-Nr. 135; in der Stammdaten-Vormonatskorrektur) Bitte beachten Sie unbedingt auch die F1-Hilfen zu diesen Feldern. Alle o.g. UV-Gründe gibt es nur im Personalstamm. Für den Großteil der Arbeitnehmer gilt sicherlich der UV-Grund 0. Der UV-Grund 107 ist für Arbeitnehmer von Unfallversicherungsträgern zu verwenden - d.h., der Arbeitgeber (Firma) ist eine Berufsgenossenschaft/Unfallkasse. Aus dem UV-Grund 107 wird automatisch die besondere GTS generiert. Der UV-Grund 108 ist zu verwenden, wenn der Arbeitgeber Mitglied einer Landwirtschaftlichen BG ist. Aus dem UV- Grund 108 wird automatisch die besondere GTS generiert. Der UV-Grund 108 kann im SBS Lohn plus nur gewählt werden, wenn die dazugehörige BG in den Berufsgenossenschaften (ID-Nr. 748) im Feld UV-Grund (Register Basis, Seite 1) ebenfalls mit der 108 gekennzeichnet ist. Der UV-Grund 109 ist zu verwenden, wenn der UV-Beitrag nicht nach dem Arbeitsentgelt sondern z.b. in Form einer Kopfpauschale berechnet wird. Diese Beitragsform gilt beispielsweise für die meisten Unfallkassen. Aus dem UV- Grund 109 wird automatisch die besondere GTS generiert. Der UV-Grund 109 kann im SBS Lohn plus nur gewählt werden, wenn die dazugehörige BG in den Berufsgenossenschaften (ID-Nr. 748) im Feld UV-Grund (Register Basis, Seite 1) ebenfalls mit der 109 gekennzeichnet ist. Der UV-Grund 201 ist zu verwenden, wenn Arbeitsentgelt aus einem Wertguthaben-Konto im Rahmen einer Arbeitszeit-Flexibilisierungsvereinbarung ausbezahlt wird (= Entsparung), das ausschließlich SV-pflichtig und somit beitragsfrei zur Unfallversicherung ist. Diese Situation kann entweder in der Freistellungsphase oder durch einen Störfall eintreten. Beim UV-Grund 201 gibt es keine GTS. Der UV-Grund 202 ist zu verwenden, wenn ein Arbeitnehmer einer UV-freien Auslandsbeschäftigung nachgeht. Informieren Sie sich unbedingt bei den Unfallversicherungsträgern über die Art einer Auslandsbeschäftigung, bei der UV- Freiheit eintreten kann. Beim UV-Grund 202 gibt es keine GTS. Der UV-Grund 203 ist zu verwenden, wenn ein Arbeitnehmer UV-frei im Sinne des SGB VII ist. Informieren Sie sich unbedingt bei den Unfallversicherungsträgern über die Fälle, bei denen diese UV-Freiheit eintreten kann. Beim UV- Grund 203 gibt es keine GTS. Treffen mehrere UV-Gründe gleichzeitig zusammen, gilt grds. folgende Reihenfolge: 203 vor 202 vor 201 vor 107 vor 108 vor 109 (Angabe ohne Gewähr) z.b. Freistellungsphase eines landwirtschaftlichen Arbeitnehmers UV-Grund 201 Informieren Sie sich im Zweifelsfall bei den Krankenkassen und den Unfallversicherungsträgern! Detailliertere Erläuterungen zum UV-Grund finden Sie im o.g. Fachteil-Handbuchkapitel! Druck-Version der Update-Info zur Pflicht-Version des SBS Lohn plus Seite 2 von 19

3 Fremd-BG Unfallversicherungsträger haben grds. Gefahrtarifstellen für Arbeitsbereiche, für die sie sachlich zuständig sind, und sogenannte fremdartige Gefahrtarifstellen für Arbeitsbereiche, für die sachlich grds. ein anderer Unfallversicherungsträger zuständig ist. Manche Unfallversicherungsträger verwenden für fremdartige Gefahrtarifstellen jedoch keine eigenen GTS-Schlüssel sondern die GTS des Unfallversicherungsträgers, der an sich sachlich zuständig ist/wäre. Ob es sich bei einer fremdartigen GTS um einen eigenen Schlüssel eines Unfallversicherungsträgers handelt oder um eine GTS des an sich sachlich zuständigen Unfallversicherungsträgers, sollte aus der Jahresbeginn-Mitteilung des Unfallversicherungsträgers hervorgehen. Wenden Sie sich im Zweifelsfall unbedingt an den Unfallversicherungsträger! Eine Fremd-BG ist also anzugeben, wenn der zuständige Unfallversicherungsträger für fremdartige GTS keine eigenen Schlüssel verwendet. Eine Fremd-BG kann nur ausgewählt werden - und zwar nur dann, wenn die zuständige BG in den Berufsgenossenschaften (ID-Nr. 748) im Feld Fremd-GTS (Register Basis, Seite 1) mit der 1 gekennzeichnet ist und der UV-Grund = 0 ist. Sie sehen also, die beiden neuen Angaben betreffen eher eine Minderheit der Arbeitnehmer. Es folgen nun noch ein paar Beispiele zu möglichen UV-Stammdaten-Kombinationen: Standard-Arbeitnehmer - BG-Nr. der zuständigen BG - UV-Grund = 0 - Fremd-BG = 0 - GTS bei der zuständigen BG Arbeitnehmer, dessen BG für seine fremdartige GTS keinen eigenen Schlüssel hat - BG-Nr. der zuständigen BG - UV-Grund = 0 - Fremd-BG = Nr. der BG, deren GTS verwendet wird - GTS bei der Fremd-BG Arbeitnehmer in der Landwirtschaft - BG-Nr. der zuständigen Landwirtschaftlichen BG - UV-Grund = Fremd-BG = 0 - GTS Arbeitnehmer im Öffentlichen Dienst - BG-Nr. einer Unfallkasse - UV-Grund = Fremd-BG = 0 - GTS Altersteilzeit-Arbeitnehmer in der Freistellungsphase - BG-Nr. der während der Arbeitsphase zuständigen BG - UV-Grund = Fremd-BG = 0 - ohne GTS Arbeitnehmer, der bis zu seinem Austritt komplett freigestellt ist - BG-Nr. der während der Arbeitsphase zuständigen BG - UV-Grund = Fremd-BG = 0 - ohne GTS 1.2 Firmenindividuelle BG (ID-Nr. 750) In den Firmenindividuellen BG müssen alle BG/Unfallkassen angelegt werden, mit denen eine Firma zu tun hat. Die BG- Mitglieds-Nr. ist eine Pflichtangabe! Die Erfassung der BG-Mitglieds-Nr. erfolgt entweder über die Schaltfläche Firmenindividuelle BG im Firmenstamm (Register Steuer/BG, Seite 2) oder über den gleichnamigen separaten Menüpunkt (ID-Nr. 750; s.o.). Druck-Version der Update-Info zur Pflicht-Version des SBS Lohn plus Seite 3 von 19

4 Hat eine Firma nur mit einer BG zu tun, ist eine separate Erfassung der BG-Mitglieds-Nr. nicht erforderlich, da die UV- Angaben aus dem Firmenstamm bei der Speicherung einer Firma automatisch in die Firmenindividuellen BG geschrieben wird. Diese Übernahme-Automatik gilt auch bei der Änderung von UV-Angaben im Firmenstamm. Wenn Sie erstmals mit einer BG zu tun haben und Ihnen noch keine BG-Mitglieds-Nr. vorliegt, fragen Sie die BG nach einer Dummy- oder Interims-Mitglieds-Nr., die auch nach den BG-individuellen Prüfvorschriften zulässig ist. Die echte BG- Mitglieds-Nr. wird erstmalig bei der Erstellung von SV-Entgeltmeldungen (Abmeldungen/Jahresmeldungen/Unterbrechungsmeldungen) erforderlich und kann direkt vor dem Aufbau SV-Meldungen (ID-Nr. 221) in den Firmenindividuellen BG berichtigt/nachgetragen werden, da sie direkt aus diesem neuen Stammdatenprogramm und nicht mehr aus den Lohnkonten gelesen wird. Wenn Ihnen die echte BG-Mitglieds-Nr. zum Zeitpunkt der erstmaligen Erstellung einer SV- Entgeltmeldung immer noch nicht bekannt ist, erstellen Sie die Meldung mit der Dummy-/Interims-Mitglieds-Nr. Informationen zur Korrektur der SV-Entgeltmeldungen bei der rückwirkenden Berichtigung der BG-Mitglieds-Nr. finden Sie im Kapitel Unfallversicherung im Fachteil-Handbuch! Gilt für eine Betriebsstätte eine abweichende BG-Mitglieds-Nr., ist sie nicht mehr im Personalstamm zu hinterlegen sondern in den Betriebsstättenindividuellen BG-Mitglieds-Nr. Die Erfassung einer betriebsstättenindividuellen BG-Mitglieds-Nr. erfolgt entweder über die Schaltfläche Neu in den Firmenindividuellen BG (Register Basis, Seite 1) oder über die Schaltfläche Neu in den Betriebsstätten (ID-Nr. 772; Register Basis, Seite 2). Ist dem Arbeitnehmer eine Betriebsstätte zugeordnet, wird für die SV-Entgeltmeldungen vorrangig eine evtl. betriebsstättenindividuelle BG-Mitglieds-Nr. berücksichtigt. 1.3 Personalstamm (ID-Nr. 122) Im Personalstamm sind alle UV-Angaben des Arbeitnehmers zu hinterlegen - ab sofort ggf. inkl. UV-Grund und Fremd-BG. Neu ist, dass im Personalstamm in der F12-Auswahl zu den BG-Nr.-Feldern nicht mehr die BG aus den Berufsgenossenschaften stehen sondern die BG aus den Firmenindividuellen BG. So ist sichergestellt, dass alle BG, die in der Abrechnung vorkommen, auch in den Firmenindividuellen BG angelegt sind (s.o.). Info: In der Auswahl zu den Fremd-BG-Feldern stehen die BG aus den Berufsgenossenschaften, da grds. jede BG eine Fremd-BG sein kann. alle GTS zu hinterlegen sind, mit denen ein Arbeitnehmer zu tun hat, da in der Standard-Erfassung keine GTS mehr ausgewählt/erfasst werden kann (s.u.). Eine evtl. Kostenstellen/Baustellen-individuelle GTS gibt es jedoch nach wie vor; sie wird auch vorrangig in die Standard-Erfassung eingesteuert. nur die GTS mit einem Prozentsatz versehen werden müssen, auf die Arbeitsentgelt prozentual verteilt werden soll. Bei den GTS, die in der Standard-Erfassung nur von Fall zu Fall ausgewählt/erfasst werden, bleibt der Prozentsatz auf 0,00. Die Summe der Prozentsätze muss jedoch nach wie vor 100,00 betragen. Wenn ein Arbeitnehmer also z.b. eine Standard-GTS hat und eine GTS, die nur von Fall zu Fall erforderlich wird, wird die Standard-GTS als 1. GTS mit dem Prozentsatz 100,00 gespeichert und die andere GTS als 2. GTS mit dem Prozentsatz 0, Standard-Erfassung (ID-Nr. 135) Bzgl. der Einsteuerung der UV-Angaben gilt die gleiche Logik/Reihenfolge wie bisher - mit der Neuerung, dass zusätzlich ein evtl. UV-Grund und eine evtl. Fremd-BG mit-eingesteuert werden. Eine manuelle von-fall-zu-fall-änderung einer Gefahrtarifstelle (GTS) erfolgt jedoch nicht mehr wie bisher durch die manuelle Auswahl einer alternativen GTS sondern über die neue Schaltfläche Gefahrtarifstelle. Über diese Schaltfläche können Sie eine alternative GTS wählen - im aktuellen Abrechnungsmonat aus den GTS des Personalstamms in einem Vormonat aus den GTS des Lohnkontos bzw. der Vormonatsstammdaten Diese Neuerung hat zur Folge, dass jede GTS, die für einen Arbeitnehmer ausgewählt werden soll, im Personalstamm hinterlegt sein muss, bei Vormonatskorrekturen in den Vormonatsstammdaten (Schaltfläche VoMoKo Schaltfläche Stammdaten Register Steuer/BG/SFN Seite 3 Bereich Gefahrtarifstellen). Diese Regelung gilt auch für die Erfassung Std-Berichte! Berichtsdaten, die aus einer externen Quelle (z.b. Externe Schnell-Erfassung, Zeiterfassungssystem usw.), in die Standard- Erfassung übernommen werden, werden bei der Einsteuerung mit den UV-Angaben belegt. Druck-Version der Update-Info zur Pflicht-Version des SBS Lohn plus Seite 4 von 19

5 1.5 Allgemeine information Und noch etwas zum Abschluss dieses Abschnitts: Alle UV-Steuerungen und -Auswertungen, die nichts mehr mit dem aktuellen UV-Recht zu tun haben, wurden aus dem SBS Lohn plus entfernt! Hierüber haben wir Sie auch bereits mit der Info-aktuell-Ausgabe vom informiert. 2. Elektronische Entgeltbescheinigungen 2.1 Allgemein Das Datenaustauschverfahren Entgeltersatzleistungen (EEL) läuft noch nicht rund. Zum 1. Juli 2011 endet die Übergangsfrist und die Teilnahme am elektronischen Verfahren wird zur Pflicht. Eigentlich sollte das Verfahren bereits am 1. Januar 2011 verpflichtend für Arbeitgeber werden. In diesem Datenaustausch werden die Verdienstbescheinigungen von den Arbeitgebern an die Krankenkassen für die Berechnung von Krankengeld, Mutterschaftsgeld, Verletztengeld und vergleichbaren SV-Leistungen elektronisch übermittelt. Beim EEL-Verfahren geht es nicht nur um die Übermittlung der Entgelthöhe vom Arbeitgeber an die Leistungserbringer (Krankenkassen usw.). Um die Dauer des Anspruchs auf Entgeltfortzahlung festzustellen, kann der Arbeitgeber außerdem eine maschinelle Anfrage nach Vorerkrankungszeiten stellen. Die Personalabrechner müssen wissen, ob die Grenze von 42 Tagen Lohnfortzahlung ausgeschöpft wird. Der entsprechenden Rückmeldung der Krankenkasse kommt also eine hohe Bedeutung für die Entgeltabrechnung zu. Erst mit der Antwort wird geklärt, wie lange bzw. ob überhaupt noch ein Entgeltfortzahlungsanspruch besteht. Teilnehmende Arbeitgeber berichten, dass gerade diese wichtigen Rückmeldungen von den Softwareprodukten der Krankenkassen nicht sauber abgearbeitet werden, d.h. die Rückmeldungen kommen entweder massiv verspätet oder bleiben gar ganz aus. Auf freiwilliger Basis konnte dieses Verfahren schon seit Jahren genutzt werden, bereits im Jahre 2000 wurde das Pilotprojekt eingerichtet. Wegen massiver Probleme wurde die verpflichtende Anwendung der automatischen Datenübermittlung auf den 1. Juli 2011 verschoben. Wohl eine weise Entscheidung, denn die Verfahrensgrundsätze mussten zuletzt nochmals per 1. Februar 2011 überarbeitet werden. Zu befürchten ist, dass auch beim Datenaustauschverfahren Entgeltersatzleistungen mit dessen flächendeckender Nutzung ab 1. Juli 2011 weitere Probleme in der Praxis auftreten werden. Im SBS Lohn plus wird der elektronische Datenaustausch Entgeltersatzleistungen unter der Bezeichnung (Elektronische) Verdienstbescheinigungen (EVB) integriert. Voraussetzung für die Anwendung dieses Verfahrens ist das Modul Bescheinigungswesen! Der o.g. Hintergrund erleichterte nicht gerade die Umsetzung und Testphase dieses Projekts, d.h. die Entwicklung und die Tests konnten bis zu dieser Version noch nicht vollständig abgeschlossen werden. Aus diesem Grund erhalten Sie mit dieser Version zwar die folgenden neuen Menüpunkte, die unter dem Menüpunkt Elektronische SV-Meldeverfahren (ID-Nr. 824) eingegliedert wurden, die jedoch noch nicht freigeschaltet sind: Verdienstbescheinigungen (EVB) (ID-Nr. 792) EVB-Aufbau/-Erfassung/-Anzeige (ID-Nr. 793) EVB-Meldeliste (ID-Nr. 800) EVB-Nachweise (ID-Nr. 794) EVB-Ausgabe (ID-Nr. 795) Druck EVB-Dateien (ID-Nr. 796) Druck EVB-Ausgabe-Protokolle (ID-Nr. 797) Die erforderlichen Programme werden in den nächsten Wochen per Online-Update nachgeliefert, damit Sie termingerecht mit diesem Verfahren starten können. 2.2 Personalstamm (ID-Nr. 122) Der Personalstamm wurde um folgende neue Felder ergänzt, die für die elektronischen Verdienstbescheinigungen von Bedeutung sind: Neue Felder Vereinbartes Bruttoentgelt bzw. Nettoentgelt (Register Fakt/Durchschnitte, Seite 1) Bei Bedarf können Sie das mit dem Arbeitnehmer vereinbarte monatliche Brutto- bzw. Nettoentgelt hinterlegen. Markieren Sie hierfür Bruttoentgelt oder Nettoentgelt, je nach dem was vereinbart wurde und geben Sie den Betrag an. Druck-Version der Update-Info zur Pflicht-Version des SBS Lohn plus Seite 5 von 19

6 Das vereinbarte Brutto- und Nettoentgelt muss in der Entgeltbescheinigung für Arbeitnehmer angegeben werden, die grds. ein festes Monatsentgelt erhalten, wenn das zu bescheinigende Arbeitsentgelt im Referenzmonat (= maßgebender Monat für die Entgeltbescheinigung) vom vereinbarten Arbeitsentgelt abweicht. Das sich daraus ergebende Netto- bzw. Bruttoentgelt wird im Rahmen der Brutto-Nettolohn-Berechnung nach einer vereinfachten Standard-Berechnung für einen gesetzlich versicherten Arbeitnehmer - ohne jegliche Besonderheiten - ermittelt. Sofern für das vereinbarte Arbeitsentgelt evtl. Besonderheiten zu berücksichtigen sind, können Sie das vereinbarte Brutto- und Nettoarbeitsentgelt in der Entgeltbescheinigung überschreiben oder direkt dort eingeben. Neues Feld Vergütungs-/Lohngruppe (Register Ausdrucke/Automatik, Seite 4) Die Vergütungs-/Lohngruppe des Arbeitnehmers können Sie für Übergangsgeld hinterlegen. Sie ist erforderlich, wenn die Tarifgemeinschaft West oder Ost gilt. 3. Kommunikationsserver Im Begleitbrief zu dieser Version informierten wir Sie, dass vor der Installation der Version alle ausgegebenen SV- Daten zwingend an die Datenannahmestellen versendet werden müssen. Falls das nicht geschehen ist, kopieren Sie noch nicht versendete Dateien vom bisherigen Ausgabe-Verzeichnis in das neue Ausgabe-Verzeichnis..\EM\Ausgabe, das ein direktes Unterverzeichnis zu Ihrem Datenverzeichnis des SBS Lohn plus ist. Das bisherige Ausgabe-Verzeichnis entnehmen Sie den DFÜ-Empfängern (ID-Nr. 017, Register Basis, Seite 1). Beachten Sie zur Datenübermittlung und zur weiteren Vorgehensweise die folgenden Informationen. 3.1 Allgemein Sozialversicherungsdaten (z.b. SV-, ELENA-Meldungen, Beitragsnachweise, AAG-Anträge usw.) dürfen nur noch auf elektronischem Weg verschlüsselt an die Datenannahme- und -verteilstellen (DAV) übermittelt werden. Alle SV-Ausgabedateien müssen mit einer Codierungssoftware (z.b. per dakota.ag der Firma ITSG GmbH) verschlüsselt und im Anschluss übertragen werden. Bisher wurden die Daten im -Verfahren an die DAV übermittelt. Der SBS Lohn plus unterstützt ab dieser Version die Kommunikation mit den Kommunikationsservern (im Folgenden: KomServer) der gesetzlichen Krankenkassen (GKV), der Deutschen Rentenversicherung (DSRV) und der Zentralen Speicherstelle (ZSS). Mit den Info-aktuell-Ausgaben vom und informierten wir Sie, dass die aktuelle dakota.ag-version 5.0 Build 17 Voraussetzung für die elektronische Übertragung der SV-Meldedateien ist. Die Programmversion entnehmen Sie der Menüleiste von dakota.ag. Die aktuellste Version können Sie von der Internetseite der SBS Software GmbH herunterladen und installieren. Der Daten-Versand und das Abholen von Rückmeldungen erfolgt zukünftig über das neu gestaltete InfoCenter, d.h. der explizite Aufruf der dakota.ag-software entfällt (weiterer Ablauf: s.u.). Wenn Sie eine andere Übertragungssoftware einsetzen, können die automatischen Übertragungsfunktionen im InfoCenter nicht genutzt werden! Beachten Sie die Änderungen in folgenden Programmen: 3.2 DFÜ-Empfänger (ID-Nr. 017) Da die Ausgabe-Art KKS-AG-Software nicht mehr unterstützt wird, wurden einige Felder entfernt. Aus diesem Grund wurden die Register Basis und Ausgabe optisch neu gestaltet. Die Ausgabe-Verzeichnisse (Register Basis, Seite 1) haben nur noch informativen Charakter. Sie galten bis zur Version des SBS Lohn plus. 3.3 Benutzerstamm/Passwörter (ID-Nr. 419) Standardmäßig können nur Benutzer ohne Team-Nr. (= Team-Nr. 0) den Versand bzw. das Abholen von Rückmeldungen über das InfoCenter durchführen! Sollen auch Benutzer mit einer Team-Nr. diese Funktion ausführen können, müssen Sie ihnen dieses Sonder-Teamrecht über das Benutzerstamm-Feld Elektronische Meldungen senden/abholen (Register Benutzer, Seite 1) freischalten. Druck-Version der Update-Info zur Pflicht-Version des SBS Lohn plus Seite 6 von 19

7 Bisher wurde nach jeder Datei-Ausgabe der elektronischen SV-Meldeverfahren das Übertragungsprogramm dakota.ag automatisch gestartet. Diesen automatischen Programmaufruf konnten Sie über die einzelnen Felder Sperre Direkt-Start (Register Einstellungen, Seite 3) sperren. Da ab dieser Version der direkte Programmaufruf von dakota.ag nicht mehr erforderlich ist und der Datentransfer über das InfoCenter erfolgt, können Sie über die zuvor genannten Felder den direkten Programmaufruf des InfoCenters unterdrücken. 3.4 Elektronische SV-Meldeverfahren (ID-Nr. 824) Die Ausgabedateien (z.b. EENA0XXX, EDUA0XXX usw.) werden wie bisher über die Ausgabe-Menüpunkte der elektronischen SV-Meldeverfahren erstellt und im Ausgabeverzeichnis abgelegt. Bitte beachten Sie, dass ab dieser Version die Ausgabeverzeichnisstruktur fest vorgegeben ist und nicht verändert werden kann. Die folgenden Verzeichnisse sind Unterverzeichnisse zum Datenverzeichnis des SBS Lohn plus : Die Ausgabe-Dateien werden automatisch in das Verzeichnis..\EM\AUSGABE abgestellt. Zusätzlich werden Sicherungskopien der Original-Dateien ausgegeben, die für evtl. Wiederholungs-Übertragungen zwingend erforderlich sind. Diese Sicherungskopien werden in eine systemmonat-individuelle Unterverzeichnisstruktur zum Verzeichnis..\EM\SICHERUNG abgestellt. Beispiel: Das Datenverzeichnis des SBS Lohn plus lautet C:\SBS\W-LOHN\DATEN. Sie geben am eine ELENA-Datei aus. Die Ausgabe-Datei EENA0XXX wird wie folgt ausgegeben: - Ausgabeverzeichnis: C:\SBS\W-LOHN\DATEN\EM\AUSGABE - Sicherungsverzeichnis: C:\SBS\W-LOHN\DATEN\EM\SICHERUNG\2011\ Elektronische Rückmeldungen (ID-Nr. 790) Das KomServer-Verfahren gilt grds. auch für die elektronischen Rückmeldungen von SV-Meldedaten. Eine Ausnahme besteht derzeit noch für die normalen Beitragsnachweise (EBNA0XXX) und die Zahlstellen-Beitragsnachweise (EBNZ0XXX). Evtl. Rückmeldungen erhalten Sie (noch) per , da das KomServer-Verfahren noch nicht unterstützt wird. Für die Entschlüsselung der Rückmeldungen speichern Sie die verschlüsselten Dateien (= -Anhang) im Verzeichnis..\ER\CODIERT ab, das ein fixes Unterverzeichnis zu Ihrem Datenverzeichnis des SBS Lohn plus ist. Die Entschlüsselung erfolgt über die Schaltfläche entschlüsseln in diesem Menüpunkt oder über das InfoCenter. Des Weiteren wurde die Anzeige der Anzahl der zu entschlüsselnden bzw. der zu verarbeitenden Dateien um die Verdienstbescheinigungen (EVB), die KK-Beitragsnachweise (= normale und Zahlstellen-Beitragsnachweise) und die BV- Beitragsnachweise erweitert. 3.6 Versand-Wiederholung (ID-Nr. 530) Da die Ausgabe-Verzeichnisstruktur fix im Programm hinterlegt ist, wurde die Option Empfänger entfernt. Für eine Versand-Wiederholung muss zukünftig in der neuen Option Ausgabedatum das Original-Ausgabedatum der erneut zu versendenden Datei angegeben werden. Nutzen Sie hierfür das jeweilige Original-Ausgabeprotokoll. Wenn Sie eine Datei erneut versenden müssen, die mit der Version des SBS Lohn plus erstellt wurde, muss die Datei manuell aus dem alten Sicherungsverzeichnis in das Verzeichnis..\EM\AUSGABE kopiert werden. Ihr bisheriges Sicherungsverzeichnis entnehmen Sie dem entsprechenden DFÜ-Empfänger (ID-Nr. 017; Register Basis, Seite 1). 3.7 InfoCenter Wegen der Implementierung der neuen Funktionen im Bereich Elektronische Meldeverfahren wurde das InfoCenter optisch neu gestaltet. Für die Nutzung dieser neuen Funktionen wird zwingend vorausgesetzt, dass dakota.ag am Arbeitsplatz installiert ist. Die Umstellung auf die Übertragung per KomServer erfolgt automatisch bei der erstmaligen Datenübermittlung über die neue Schaltfläche [senden/abholen]. Das InfoCenter starten Sie über die gelbe i-schaltfläche neben der Visitenkarte Ihres Software-Betreuers (rechts unten). Das InfoCenter kann auch (noch) über das gelb-schwarze i-symbol in der Menü-Leiste aufgerufen werden, dieses Symbol wird jedoch mit einer der nächsten Versionen entfernt. Wenn Sie die (alte) Explorer-Optik verwenden, finden Sie das i-symbol unverändert unter dem Menübaum neben der Kunden-Nummer. Druck-Version der Update-Info zur Pflicht-Version des SBS Lohn plus Seite 7 von 19

8 Neu: Datentransfer über KomServer - Schaltfläche senden/abholen Die Schaltfläche senden/abholen ist nur aktiv, wenn der Anwender die Team-Nr. 0 oder das Sonder-Teamrecht Elektronische Meldungen senden/abholen (Benutzerstamm/Passwörter; ID-Nr. 419, Register Benutzer, Seite 1) besitzt. Über diese Schaltfläche werden alle Dateien, die im Verzeichnis..\EM\AUSGABE stehen, verschlüsselt und versendet. Hierbei nutzt der SBS Lohn plus im Hintergrund die Funktionen von dakota.ag. Zeitgleich wird eine sogenannte Statusabfrage an die KomServer gestellt. Evtl. vorhandene Dateien werden heruntergeladen, entschlüsselt und im Verzeichnis..\ER\DEKODIERT abgestellt. Hinweis: Wenn Sie die Rückmeldungen innerhalb von 40 Tagen nicht abholen, werden die Meldungen per Post versendet! Entschlüsselte Rückmeldedateien - Schaltfläche verarbeiten Die Schaltfläche verarbeiten ist nur aktiv, wenn der Menüpunkt Elektronische Rückmeldungen (ID-Nr. 790) nicht über den Rechte-Ausschluss (ID-Nr. 061) gesperrt wurde und Dateien zur Verarbeitung bereit stehen. Wie bisher werden über diese Schaltfläche die entschlüsselten Rückmeldedateien aus dem Verzeichnis..\ER\DEKODIERT verarbeitet, protokolliert und im Anschluss im Verzeichnis..\ER\VERARBEITET abgestellt. Verschlüsselte Rückmeldedateien - Schaltfläche entschlüsseln Die Schaltfläche entschlüsseln ist nur aktiv, wenn der Menüpunkt Elektronische Rückmeldungen (ID-Nr. 790) nicht über den Rechte-Ausschluss (ID-Nr. 061) gesperrt wurde und Dateien zur Entschlüsselung bereit stehen. Die Funktion ist nur erforderlich, wenn Sie Rückmeldungen per erhalten. Beachten Sie hierzu die Informationen zum Menüpunkt Elektronische Rückmeldungen (ID-Nr. 790) dieser Update-Information (siehe oben). Neu: Kurzprotokoll (dakota.ag) - Schaltfläche anzeigen Die dakota.ag-software protokolliert sämtliche Aktionen, die Sie über diese Schaltfläche einsehen können. Vor den Schaltflächen senden/abholen, verarbeiten und entschlüsseln ist die Anzahl der zur Bearbeitung bereitstehenden Dateien ersichtlich. Über den Link Aktualisieren in der Menüleiste können Sie die Anzeige der Datei-Anzahl erneuern. Hinweis: Beachten Sie, dass die Rückmeldedateien im Rahmen des neuen KomServer-Verfahrens eine erweiterte Dateibezeichnung haben, z.b. EDUA0001_XXXXXX_YYYYYYYY_ZZZZZZZZ EDUA0001 = Original-Dateinamen von der Originalsendung (Ausnahme: Rückmeldung von SV-Nummern), wenn die Dateien mit derselben dakota.ag-version versendet wurden. Ansonsten wird eine eigene Dateinummer für die Rückmeldung vergeben. XXXXXX = Dateifolgenummer der Originalsendung, wenn die Datei mit derselben dakota.ag-version versendet wurde. Ansonsten wird die Dateifolgenummer von der versendenden Annahmestelle verwendet. YYYYYYYY = Betriebsnummer des Arbeitgebers ZZZZZZZZ = Betriebsnummer der Annahmestelle Beachten Sie auch die Fachteil-Handbuchkapitel Elektronisches Meldeverfahren und Elektronisches Rückmeldeverfahren! 4. estatistik.core - Vierteljährliche Verdiensterhebung 4.1 Allgemein estatistik.core wird - voraussichtlich ab 10/ zu einem kostenpflichtigen Modul! Bitte wenden Sie sich bzgl. des Kaufpreises an Ihren Software-Betreuer bzw. an den Vertrieb der SBS Software GmbH. Der neue Menüpunkt estatistik.core (ID-Nr. 830) beinhaltet den Druck und die Ausgabe der Vierteljährlichen Verdiensterhebung an die Statistischen Ämter. Der neue Menüpunkt ist vorerst im Grundsystem enthalten (voraussichtlich bis 10/2011) und kann anschließend als Modul estatistik.core erworben werden. Eine Änderung der Modul-Zugehörigkeit behalten wir uns vor. Druck-Version der Update-Info zur Pflicht-Version des SBS Lohn plus Seite 8 von 19

9 In der Vierteljährlichen Verdiensterhebung werden die Anzahl der vollzeit-, teilzeit- und geringfügig beschäftigten Arbeitnehmer/innen, ihre bezahlten Arbeitsstunden (nicht von geringfügig Beschäftigten) und ihre Bruttoverdienstsummen gemeldet. Mit dieser Version werden die Stammdaten zur Verfügung gestellt. Den Druck und die Ausgabe erhalten Sie in den nächsten Wochen per Online-Update. 4.2 Parameter (ID-Nr. 118) Im Feld Berater-Firmen-Nr. (Register Diverses) geben Sie die Firmennummer der Firma an, die als Daten-Absender für die Vierteljährliche Verdiensterhebung gilt. Wenn in diesem Feld keine Berater-Firmen-Nr. eingetragen ist, werden die Angaben für die elektronische Übermittlung aus dem DFÜ-Absender (ID-Nr. 016) herangezogen. 4.3 Benutzerstamm/Passwörter (ID-Nr. 419) Nach der Datei-Ausgabe über den Menüpunkt estatistik.core (ID-Nr. 830) lässt sich automatisch die Internetseite von estatistik.core für die Übermittlung aufrufen. Im Benutzerstamm/Passwörter wurde ein neues Feld estatistik.core - Internet (Register Einstellungen, Seite 3) eingefügt, mit diesem kann man den Direktstart der Internetseite sperren. 4.4 Institutionen (ID-Nr. 716) Die Kennwerte im Feld Institutionsart wurde um den Kennwert 4 Statistisches Landes-/Bundesamt erweitert. Zudem wurde ein neues Feld Statistisches Amt - ID für die Zuordnung der amtlichen ID zu den einzelnen Landes-/Bundesämtern eingefügt. Die statistischen Ämter lassen sich bei Bedarf automatisch über Bearbeiten Automatische Einrichtung Statistische Ämter komplett oder einzeln einrichten. 4.5 Firmenstamm (ID-Nr. 119) Im Register Ausdrucke/Automatik wurden auf der Seite 3 folgende neue Felder etc. eingefügt: Statistisches Amt Das Statistische Amt muss zuvor in den Institutionen (ID-Nr. 716) mit der Institutionsart 4 angelegt werden und kann anschließend in diesem Feld der Firma zugeordnet werden. Ident-Nr. In diesem Feld tragen Sie Ihre Ident-Nr. ein, die Ihnen auf dem Erhebungsbogen von Ihrem Statistischen Amt mitgeteilt wurde. Wirtschaftl. Tätigkeit Sie können in diesem Feld auf die offizielle Klassifikation der Wirtschaftszweige (WZ08) zugreifen und die Wirtschaftl. Tätigkeit für die Firma zuordnen. Abrufmodus Der Abrufmodus steuert ob die Vierteljährliche Verdiensterhebung monatlich oder vierteljährlich erstellt wird. Schaltfläche Sonstiger Grund Wenn besondere Umstände die Verdienstentwicklung gegenüber der letzten Erhebung beeinflusst haben, müssen diese Gründe dem Statistischen Amt mitgeteilt werden. Über diese Schaltfläche können Sie diese Gründe pro Monat bzw. pro Quartal erfassen. Druck-Version der Update-Info zur Pflicht-Version des SBS Lohn plus Seite 9 von 19

10 4.6 Betriebsstätten (ID-Nr. 772) Für die folgenden neuen Felder etc. wurde das neue Register Auswertungen eingefügt. Individuelle Angaben estatistik Standardmäßig gelten für den Menüpunkt estatistik.core (ID-Nr. 830) die Angaben aus dem Firmenstamm (siehe oben). Falls für die Betriebsstätte eine eigene Meldung mit abweichenden Grundlagen erstellt werden soll, können Sie durch Markierung dieses Feldes die folgenden Felder editieren. Folgende Felder sind nur aktiv, wenn das Feld Individuelle Angaben estatistik markiert ist, wenn in den Feldern kein Eintrag vorgenommen wurde, werden die Angaben aus dem Firmenstamm für die Auswertung herangezogen. Eine abweichende Ident-Nr. führt zu einer eigenen Verdiensterhebung für die Betriebsstätte. Statistisches Amt Das Statistische Amt muss zuvor in den Institutionen (ID-Nr. 716) mit der Institutionsart 4 anleget werden und kann anschließend in diesem Feld der Betriebsstätte zugeordnet werden. Ident-Nr. In diesem Feld tragen Sie Ihre Ident-Nr. für die Betriebsstätte ein, die Ihnen auf dem Erhebungsbogen von Ihrem Statistischen Amt mitgeteilt wurde. Wirtschaftl. Tätigkeit Sie können in diesem Feld auf die offizielle Klassifikation der Wirtschaftszweige (WZ08) zugreifen und die Wirtschaftl. Tätigkeit für die Betriebsstätte zuordnen. Abrufmodus Der Abrufmodus steuert ob die Vierteljährliche Verdiensterhebung monatlich oder vierteljährlich erstellt wird. Schaltfläche Sonstiger Grund Wenn besondere Umstände die Verdienstentwicklung gegenüber der letzten Erhebung beeinflusst haben, müssen diese Gründe dem Statistischen Amt mitgeteilt werden. Über diese Schaltfläche können Sie diese Gründe pro Monat bzw. pro Quartal erfassen. 4.7 Lohnartenstamm (ID-Nr. 120) Im Lohnartenstamm wurden im Register Auswertungen die Felder Lohnartensperre Monats-Verdiensterhebung und Lohnartensperre Jahres-Verdiensterhebung entfernt, da das Feld Lohnartensperre Quartals-Verdiensterhebung nun für beide Abrufvarianten (monatlich und vierteljährlich) greift. 4.8 estatistik.core (ID-Nr. 830) Der Menüpunkt estatistik.core (ID-Nr. 830) wurde unter den Statistik-Auswertungen (ID-Nr. 005) eingebunden, ist derzeit aber noch nicht aktiv. Der Menüpunkt wird mit einem der nächsten Online-Updates nachgeliefert. Beachten Sie bitte auch die ausführlichen Informationen im Kapitel estatistik.core - Vierteljährliche Verdiensterhebung des Fachteil-Handbuchs. Druck-Version der Update-Info zur Pflicht-Version des SBS Lohn plus Seite 10 von 19

11 5. Sonstige rechtliche Änderungen 5.1 Tätigkeitsschlüssel Für SV-Meldungen, deren Meldezeitraum nach dem beginnt oder endet, gilt der neue 9-stellige Tätigkeitsschlüssel. Hierüber haben wir bereits mehrfach per Info aktuell informiert. Programmseits müssen die neuen Tätigkeitsschlüssel-Felder ab dem Abrechnungsmonat 11/2011 vollständig und korrekt gefüllt sein. Bei Arbeitnehmern mit den folgenden Personengruppen müssen jedoch alle Tätigkeitsschlüssel-Felder in Grundstellung (= 0) sein: = Behinderte Menschen in anerkannten Werkstätten und gleichartigen Einrichtungen = Vorruhestandgeld-Bezieher = Personen in Einrichtungen der Jugendhilfe, Berufsbildungswerken oder ähnlichen Einrichtungen = FELEG-Ausgleichsgeldempfänger = Inoffizielle Personengruppe (kein Arbeitnehmer im sv-rechtlichen Sinn) = Inoffizielle Personengruppe (kein Arbeitnehmer im sv-rechtlichen Sinn) 5.2 Bundesfreiwilligendienst Mit dem Wegfall des Zivildienstes startet ab der neue Bundesfreiwilligendienst (BFD). Für diesen Dienst gelten sozialversicherungsrechtlich überwiegend die gleichen Regelungen wie für die Jugendfreiwilligendienste (JFD; freiwilliges soziales Jahr / freiwilliges ökologisches Jahr). Bitte beachten Sie folgende Informationen: Es besteht Sozialversicherungspflicht in allen Sozialversicherungszweigen. Der Arbeitgeber (= Einsatzstelle) trägt die Sozialversicherungsbeiträge alleine. Zum beitragspflichtigen Arbeitsentgelt gehören alle Geld- und Sachleistungen (Taschengeld, unentgeltliche Unterkunft/Verpflegung/Arbeitskleidung). In der Arbeitslosenversicherung gilt die Besonderheit, dass der Beitrag aus der monatlichen Bezugsgröße (West/Ost) zu berechnen ist, sofern der BFD innerhalb eines Monats nach einer versicherungspflichtigen Beschäftigung beginnt. In der Krankenversicherung ist grds. der allgemeine Beitragssatz anzuwenden, da die BFD-Teilnehmer Krankengeldansprüche haben. Umlagen (U1 und U2) sind nicht zu entrichten. Insolvenzgeld-Umlage ist zu entrichten. Info: In 2011 beträgt der Insolvenzgeld-Umlagesatz jedoch 0,00%! Die Geringfügigkeitsgrenze (400,00 ) und die Niedriglohnsektor-Regelung (Gleitzone) gelten für die BFD-Teilnehmer nicht. Im SBS Lohn plus Personalstamm (ID-Nr. 122): Register SV, Seite 2 Treffen Sie über die Schaltfläche Beitragsgruppe pro Versicherung die Auswahl JFD/BFD, Azubi außerbetr. Einrichtung (in der KV mit dem Zusatz allg. Beitrag); die Beitragsabführung erfolgt durch die Firma. Register SV, Seite 3 Sofern die o.g. Besonderheit in der Arbeitslosenversicherung zutrifft, kennzeichnen Sie den BFD-Teilnehmer im Feld SV-Besonderheiten mit der 4. Register SV, Seite 4 Kennzeichnen Sie den BFD-Teilnehmer im Feld Umlage-1/2-Sperre mit der 1 (= Umlage-1- und Umlage-2-frei). Druck-Version der Update-Info zur Pflicht-Version des SBS Lohn plus Seite 11 von 19

12 5.3 Rentenanpassung - Versorgungsbezugsempfänger Zum 1. Juli 2011 steigen die Renten um 0,99%. Diese Rentenanpassung hat zur Folge, dass sich in der Abrechnung von Versorgungsbezugsempfängern der VB-Max vermindert. Im Rahmen des elektronischen ZMV-Rückmeldeverfahrens teilt Ihnen die Krankenkasse grds. den neuen VB-Max-Wert mit. Wenn Sie selbst für die VB-Max-Ermittlung verantwortlich sind (Versorgungsbezüge; ID-Nr. 808, Register VB laufend/einmalig, Seite 2, Feld Anpassung VB-Max = 1), führen Sie für die betroffenen Versorgungsbezüge folgende Berechnung durch: Beispiel: Für einen Versorgungsbezug gilt ein VB-Max in Höhe von 2.000, ,50 KV-/PV-BBG ,00 bisheriger VB-Max bis 6/2011 = 1.712,50 gesetzliche Altersrente 1.712,50 gesetzliche Altersrente bis 6/ ,95 Rentenerhöhung ( 1.712,50 x 0,99%) = 1.729,45 neue gesetzliche Altersrente ab 7/ ,50 KV-/PV-BBG ,45 neue gesetzliche Altersrente ab 7/2011 = 1.983,05 neuer VB-Max ab 7/2011 Da es sich hierbei um eine Änderung des Versorgungsbezugs handelt, die ab einem bestimmten Zeitraum gelten soll, muss in den Versorgungsbezügen (ID-Nr. 808) ein neuer Gültig-ab-Zeitraum 7/2011 angelegt werden. Beachten Sie bitte auch die ausführlichen Informationen im Kapitel Versorgungsbezüge Versorgungsbezüge ab Versorgungsbezüge - Stammdaten des Fachteil-Handbuchs. 6. SBS Lohn plus allgemein 6.1 Lohnarten-Umstellung Beim erstmaligen Programmstart nach der Installation der Version werden/wurden die Lohnarten umgestellt. Die Lohnarten-Nummern sind dann/jetzt 4-stellig, wobei in allen Lohnarten-Feldern natürlich keine führenden Nullen eingegeben werden müssen - wie bisher schon. In den Auswertungsprogrammen, in denen Lohnarten-Nummern zu den Abruf-Optionen (Register Optionen) gehören (z.b. Kostenstellenlisten, ID-Nr. 186), ist jedoch auf folgende Besonderheit zu achten: Wenn im Benutzerstamm (ID-Nr. 419) im Register Einstellungen auf der 1. Seite Optionen speichern markiert ist, bleiben beim Auswertungsabruf jetzt die System-Lohnarten außen vor, wenn bisher unter der Option Lohnart bis die 999 eingegeben war. Korrigieren Sie den Bis-Eintrag auf 9999, damit in diesen Auswertungen weiterhin alle Lohnarten berücksichtigt werden. Weitere Informationen zur Lohnarten-Umstellung aus den Info-aktuell-Ausgaben vom und finden Sie nur in der Anzeige-Version der Update-Info. Beachten Sie hierin unbedingt die Hinweise zu den Schnittstellen-Dateien BEWA (Berichtsdaten-Import) und LOWA (Finanzbuchungen-Export)! 6.2 Menüleiste Änderungen - Neu: ASCII-Schnittstellen 2011 (Menü Hilfe Handbuch usw.) - Entfernt: Fragen und Antworten (Menü Update-Info; vorher: Menü FAQ/Update-Info) Druck-Version der Update-Info zur Pflicht-Version des SBS Lohn plus Seite 12 von 19

13 Fachteil-/Baulohn-Handbuch Die Handbücher zum SBS Lohn plus wurden auf eine neue Technik umgestellt und erscheinen nun in neuer Optik. Den Aufruf finden Sie wie gewohnt im Menü Hilfe Handbuch etc. In das neue Technik-Handbuch wurden diverse Kapitel aus dem Fachteil-Handbuch ausgelagert und um weitere Themen ergänzt. Um die Feldsuche in den Stammdaten zu erleichtern und das beschriebene Feld direkt mit der Tastenkombination Strg+G oder per Doppelklick in die Feld-Nr.-Anzeige (links unten) anzuspringen, finden Sie nun hinter den Feld-Bezeichnungen den Feld-Index in der Form (FI XXX) anstatt der bisherigen Register- und Seiten-Angaben. Darüber hinaus wurde die Index-Angabe der Menüpunkte in den Handbüchern jetzt auf ID XXX gekürzt. Eine Aufstellung der neuen und geänderten Kapitel im Fachteil-Handbuch und im Baulohn-Handbuch finden Sie im Haupt-Menü des jeweiligen Handbuchs direkt vor der Themen-Übersicht! Beachten Sie darüber hinaus auch die Hinweise zu neuen oder geänderten Handbuch-Kapiteln in der Update-Info! 6.3 InfoCenter (gelbe i-schaltfläche, neben der Visitenkarte) Durch die Integration der Kommunikationsserver-Funktionen wurde das InfoCenter umgestaltet. Beachten Sie hierzu auch die Informationen unter 3. Kommunikationsserver dieser Update-Info. Im Bereich Arbeitnehmer-Lizenzkontrolle wurde das Feld Kontrollgrenze entfernt. Diese Information kann bei Bedarf dem Feld AN-Lizenz-Kontrolle im Parameter (ID-Nr. 118, Register Kontrollzahlen) entnommen werden. Bis zur Version wurde hinter den Aktualisierungsdateien die Spalte Größe mit der jeweiligen Dateigröße angezeigt. Diese wurde aufgrund der neuen Schaltflächen für das Elektronische Meldeverfahren entfernt. Die Download-Links wurden durch neu gestaltete Schaltflächen mit der Bezeichnung herunterladen ersetzt. 6.4 WebCenter Neue Felder für das WebCenter im Benutzerstamm/Passwörter (ID-Nr. 419, Register Benutzer, Seite 2): - Benutzername - Passwort im Firmenstamm (ID-Nr. 119, Register Ausdrucke/Automatik, Seite 1): - ikey (Datensicherheit) Die Dokumentation zum WebCenter wird nachgeliefert. 6.5 Änderungen im Menübaum Eine Übersicht der neuen, umbenannten, verschobenen und entfernten Menüpunkte finden Sie nur in der Anzeige- Version der Update-Info! Bitte prüfen Sie die Auswirkungen der Menübaum-Änderungen auf folgende Menüpunkte: Rechte-Ausschluss (ID-Nr. 061) Benutzer-Menü (ID-Nr. 600) Firmen-Menü (ID-Nr. 605) (Automatik-)Gruppen-Definition (ID-Nr. 323) 7. Stammdaten 7.1 Stammdaten allgemein Erhöhen Sie Ihre Abrechnungssicherheit! Führen Sie nach der Installation der neuen Version im Firmenstamm, im Personalstamm und in den Lohnarten Datenprüfläufe durch und beheben Sie evtl. Fehler. Den Datenprüflauf finden Sie im jeweiligen Stammdaten-Menü Bearbeiten! Alternativ können Sie den Menüpunkt Stammdaten prüfen (ID-Nr. 539) nutzen! Ohne vollständige und korrekte Stammdaten kann es zu fehlerhaften Abrechnungen kommen, die u.u. nicht mehr korrigiert werden können! Druck-Version der Update-Info zur Pflicht-Version des SBS Lohn plus Seite 13 von 19

14 Eine Übersicht aller entfernten, umbenannten und verschobenen Stammdaten-Felder finden Sie nur in der Anzeige- Version der Update-Info! Neue Menüpunkte, Stammdaten-Felder und Stammdaten-Steuerungen, die in den Fach-Themen (Punkte 1 bis 5 dieser Update-Info) bereits erläutert wurden, sind unter diesem Punkt grds. nicht noch einmal aufgeführt! 7.2 Lohnartenstamm (ID-Nr. 120) Neue Berechnungs-Formeln 28 und 29 (Register Basis, Seite 1) für ERA-TV. Für beide neuen Berechnungs-Formeln wird die Festbetrags-Kürzung unterstützt. - Berechnungs-Formel 28 = -A = Negativ-Betrag Mit der Berechnungs-Formel 28 wird das Vorzeichen des Betrages im Faktor A gedreht. Diese Berechnungs-Formel verwenden Sie, wenn ein Betrag von einem beliebigen Firmen-, Personal-, Lohnarten- oder Durchschnitts-Faktor negativ gebucht werden soll, z.b. für ERA-Abschlag (Unterschreiter). - Berechnungs-Formel 29 = A * C : 100 = Prozentual berechneter Betrag Die Berechnung dieser Formel entspricht der Formel 6. Der Unterschied besteht darin, dass mit der Formel 29 die Festbetrags-Kürzung bei Teilmonaten wegen Ein-, Austritt und SV-Unterbrechungen möglich ist. Hierbei wird zuerst der Betrag im Faktor A auf die anteiligen Tage des Abrechnungsmonats gekürzt und aus dem gekürzten Betrag der Prozentsatz ermittelt, z.b. für die ERA-Leistungszulage. Beachten Sie auch die F1-Hilfe! Arbeitszeit-Flexibilisierung - hier: WGH-Zugangs- und -Abgangslohnarten - Speichern Sie in allen Lohnarten, mit denen Sie SV-pflichtige Wertguthaben-Zugänge erfassen (Feld Flexi-Bezugsart = 1/2/3, Register ATZ/Flexi, Seite 1) im Feld Zusätzlich UV-pflichtig (Register Basis, Seite 1) die 9 (= UV-neutral), da bzgl. der UV-Beitragspflicht seit dem generell das Entstehungsprinzip gilt und Zeiträume vor 2010 nicht mehr abgerechnet werden können. - Lohnarten, mit denen SV-pflichtige Wertguthaben-Abgänge (= WGH-Auszahlung; (Feld Flexi-Bezugsart = 11/12/13/ 16) erfasst werden, können UV-pflichtig oder UV-frei sein - je nachdem, ob sie zum Zeitpunkt des Ansparens UV-verbeitragt wurden (Entstehungsprinzip) oder nicht (Zuflussprinzip): > Wurden die WGH-Zugänge bereits zum Zeitpunkt des Ansparens UV-verbeitragt, sind sie zum Zeitpunkt der Auszahlung UV-frei. Diese WGH-Abgangslohnarten kennzeichnen Sie im Lohnarten-Feld Zusätzlich UVpflichtig mit der 0 und im Feld UV-Grund (Register Automatiken, Seite 1) mit der 201. > Wurden die WGH-Zugänge zum Zeitpunkt des Ansparens nicht UV-verbeitragt, sind sie zum Zeitpunkt der Auszahlung UV-pflichtig. Diese WGH-Abgangslohnarten kennzeichnen Sie im Lohnarten-Feld Zusätzlich UVpflichtig und im Feld UV-Grund (Register Automatiken, Seite 1) mit der 0. Beide Regelungen gelten auch für evtl. Störfall-Lohnarten! Neue und geänderte Muster-Lohnarten - DB-Nr. 436 Abfindung normal versteuert neu - DB-Nr. 153 WGH-Abg. STD b/freistell. geändert - DB-Nr. 154 WGH-Abg. b/freistell. geändert - DB-Nr. 155 WGH-Abg. STD/ b/freistell. geändert - DB-Nr. 157 WGH-Abg. Störfall geändert Bitte führen Sie den Lohnarten-Abgleich durch (Menü Bearbeiten > Muster-Lohnarten)! 7.3 Personalstamm (ID-Nr. 122) Neue Felder Ohne Beginnmeldung wegen Schlüsselwechsel und Mit Endemeldung wegen Schlüsselwechsel (Register Verträge, Seite 3)! Druck-Version der Update-Info zur Pflicht-Version des SBS Lohn plus Seite 14 von 19

15 Im Rahmen des Zahlstellen-Meldeverfahrens ist ein System-Wechsel kein Meldetatbestand. Liegt jedoch im Systemwechsel-Monat gleichzeitig ein sogenannter Schlüsselwechsel vor, z.b. eine Änderung des VB-Aktenzeichens, muss das neue Abrechnungssystem zum Monatsersten des ersten Abrechnungsmonats eine Beginnmeldung und das alte Abrechnungssystem zum Monatsletzten des letzten Abrechnungsmonats eine Endemeldung für alle laufenden Versorgungsbezüge erstellen. Oben genannte Felder steuern, in Verbindung mit den Firmenstamm-Feldern Systemwechsel Anmeldung und Systemwechsel Abmeldung (Register SV, Seite 2), die Beginn- bzw. Endemeldungen im Zahlstellen-Meldeverfahren. Beachten Sie auch die F1-Hilfen zu den o.g. Feldern! 7.4 Versorgungsbezüge (ID-Nr. 808) Neues Feld Änderungsmeldung in (Register VB laufend/einmalig, Seite 1) Dieses Feld ist erforderlich, wenn sich im Systemwechsel-Beginnmonat (= erster Abrechnungsmonat mit SBS Lohn plus ) gleichzeitig die Höhe eines laufenden Versorgungsbezuges ändert. Damit eine ZMV-Änderungsmeldung mit dem Abgabegrund 2 erstellt wird, geben Sie in diesem Feld den Systemwechsel-Beginnmonat an. Des Weiteren muss im Firmenstamm-Feld Systemwechsel Anmeldung (Register SV, Seite 2) der Monat angegeben werden, in dem Sie Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung erstmals mit dem SBS Lohn plus durchführen. Beide Felder sind nur über den Bearbeitungs-Code (Menü Bearbeiten) editierbar. Neues Feld Ende Meldeverfahren (Register VB laufend/einmalig, Seite 2) Die Abgabegründe 8 (= Ende der Mitgliedschaft) und 9 (= Ende der Meldepflicht wegen Tod) beenden nicht nur die Beitragsberechnung sondern auch das Zahlstellen-Meldeverfahren. Meldet die Krankenkasse o.g. Abgabegründe zurück, geben Sie in diesem Feld das Endedatum aus dem Feld Ende Abführung (gleiche Seite) an. Durch diese Steuerung werden ab dem Folgemonat zum Endedatum keine ZMV-Meldungen mehr erstellt. 8. Erfassung/Brutto-Nettolohn-Berechnung 8.1 Standard-Erfassung (ID-Nr. 135) Neu: Festbetragskürzung bei Vormonats-Korrekturen Auf Wunsch unserer Anwender wurde die automatische Festbetragskürzung auf Vormonate erweitert. Werden die Beschäftigungszeiten (SVU, Eintritt oder Austritt) für Vormonate geändert, können Sie nun getrennt voneinander auswählen, ob die Festbeträge bzw. Berichtsdatensätze des laufenden Monats und/oder der betroffenen Vormonate gekürzt werden sollen. Standardmäßig wird bei der Kürzung Vormonate die Funktion Festbeträge nicht kürzen vorbelegt. Wahlweise lassen sich - analog der Kürzungs-Optionen für den laufenden Monat - die Festbeträge oder alle Berichtsdaten kürzen. Voraussetzung hierfür ist, dass die Festbetragskürzung im Firmenstamm und in den Lohnarten aktiviert wurde. Wichtig: Die Berichtsdatensätze werden erstmalig beim Monatswechsel mit der Version für die o.g. Automatik gekennzeichnet. Aus diesem Grund ist die Festbetrags-Kürzung rückwirkend für Vormonate maximal bis zu dem Monat möglich, von dem aus der erste Monatswechsel mit dieser Version durchgeführt wird. Beispiel: Erster Monatswechsel mit der Version von 5/2011 auf 6/2011 Die Festbeträge oder Berichtsdaten (einschl. der Öffentlichen-Dienst-Lohnarten) können rückwirkend bis zum Monat 5/2011 gekürzt werden. Die Besonderheit SVU-Ende: Festbeträge einsteuern durch die Erfassung eines SVU-Endedatums in einem Vormonat ist (z.zt. noch) nicht möglich. Bitte beachten Sie, dass bei der Option Festbeträge kürzen ausschließlich die Werte berücksichtigt werden können, die ursprünglich im Originalmonat als Festbetrag eingesteuert wurden. Wenn Sie Änderungen in den Berichtsdaten usw. berücksichtigen möchten, wählen Sie bitte die Option Berichtsdatensätze kürzen. Druck-Version der Update-Info zur Pflicht-Version des SBS Lohn plus Seite 15 von 19

16 AAG-Antragserfassung - Der Erstattungszeitraum von Mutterschaftsgeldanträgen kann jetzt nicht mehr außerhalb der Schutzfristen liegen (neue Plausibilitätsprüfung)! - Das Feld Schutzfrist-Ende und die dazugehörige Schaltfläche Ende (zur automatischen Berechnung des Endedatums) sind nun in Folgeanträgen aktiv. SV-Unterbrechungsarten - geänderte Bezeichnung: SVU-Art Krankengeld bei Pflege eines Kindes - geänderte Bezeichnung: SVU-Art Verletztengeld UV - geänderte Bezeichnung: SVU-Art Übergangsgeld RV - medizinische Reha - neu: SVU-Art Übergangsgeld UV - neu: SVU-Art Verletztengeld UV bei Pflege eines Kindes - neu: SVU-Art Übergangsgeld BA - neu: SVU-Art Übergangsgeld RV - Arbeitsintegration Bitte beachten Sie bei der Vergabe der SVU-Art ggf. die o.g. neuen Spezifikationen. Eine korrekte SVU-Art ist für das kommende neue Verfahren Elektronische Entgeltbescheinigungen erforderlich. Auf das SV-Meldeverfahren haben die neuen SVU-Arten keine Auswirkungen. Modifizierte Zukunftserfassung Die Zukunftserfassung wurde programmintern der (Externen) Schnell-Erfassung angepasst. Dementsprechend ändert sich auch die Optik! 8.2 Brutto-Nettolohn-Berechnung (ID-Nr. 330) Die automatische Berechnung des ELENA-Fiktiv-Bruttos wurde bzgl. Feiertagsentgelt in Höhe des Kurzarbeitergeldes korrigiert, d.h. es wird nun nur noch das ausgefallene Fiktiv-Entgelt für den Feiertag und nicht mehr das tatsächlich bezahlte Feiertagsentgelt in Höhe des Kurzarbeitergeldes berücksichtigt. 8.3 Prüfhinweise (ID-Nr. 332) Neue Prüfhinweise: 1.03 (F) Bitte führen Sie die Konvertierung durch (ID-Nr. 828)! 2.36 (F) Systemwechsel! Korrekturen auf Monate vor dem Systemwechsel sind unzulässig! 4.47 (F) Der neue Tätigkeitsschlüssel muss sein (bes. Personenkreis)! 4.48 (F) Der neue Tätigkeitsschlüssel fehlt oder ist unvollständig! Umbenannte Prüfhinweise: 5.08 (F) Flexikonten-Zugangs-LA XXX muss UV-neutral sein! 9.02 (F) BG-Nr. XXX fehlt, ist inaktiv oder ungültig! 9.03 (F) BG-Nr. XXX fehlt in den Firmenindividuellen BG! 9.04 (F) GTS XXXX existiert nicht oder ist ungültig! Entfernte Prüfhinweise: 1.08 (F) Zuerst Flexi SV-AG-Nachberechnung (ID-Nr. 771) durchführen! 9.05 (F) LA XXX ohne Berufsgenossenschaft erfasst! 9.06 (F) LA XXX ohne Gefahrtarif-Nr. erfasst! 9.07 (F) BG-Nr. XXX: Die GTS XXXXXXXX existiert nicht oder ist ungültig! 9.08 (F) LA XXX: GTS fehlt, existiert nicht oder ist ungültig! 9. Auswertungen 9.1 Auswertungen allgemein Eine Übersicht geänderter Auswertungsoptionen finden Sie nur in der Anzeige-Version der Update-Info! Druck-Version der Update-Info zur Pflicht-Version des SBS Lohn plus Seite 16 von 19

17 9.2 Aufbau ELENA-Meldungen (ID-Nr. 775) Integration der Version des Kernprüfprogramms der Deutschen Rentenversicherung! Die Kernprüfung wir nun zusätzlich unmittelbar vor der Datei-Ausgabe noch einmal durchgeführt. Wenn Fehler festgestellt werden, wird jetzt auch bei der Ausgabe ELENA-Meldungen (ID-Nr. 777) das Fehlerprotokoll angezeigt/gedruckt und die Ausgabe-Datei wird nicht erstellt. Die Plausibilitätsprüfungen der Kündigungsdaten wurden an das neue Kernprüfprogramm und an die Änderungen zum angepasst. Die SVU-Arten/-Definitionen 1/007 und 4/007 (= Beschäftigte Rentner EM/Altersrentner n/lfz) werden nun im ELENA- Datenbaustein Fehlzeiten (DBFZ) der Art 11 (= sonstige unbezahlte Fehlzeit) zugeordnet. 9.3 Bewertungskatalog (ID-Nr. 732) Der Standard-Bewertungskatalog zu den Leistungsstatistiken (ID-Nr. 722) wurde um folgende Positionen ergänzt: AAG Originalanträge AAG Stornoanträge AAG Stornierte Originale 9.4 Bescheinigungen (ID-Nr. 010) Folgende Bescheinigungen wurden aktualisiert: Ausbildungsbescheinigungen (ID-Nr. 588) Kinder-Krankengeld (ID-Nr. 028) 9.5 Saison-Kug Arbeitsagentur (ID-Nr. 263) Auf dem Antrag für Saison-Kurzarbeitergeld werden nur noch die Baustellen / Kostenstellen angedruckt, auf die auch witterungsbedingte Ausfallstunden gebucht wurden. Darüber hinaus werden zusätzlich die Kostenstellen-Nummern ausgewertet. Mit freundlichem Gruß SBS Software GmbH Druck-Version der Update-Info zur Pflicht-Version des SBS Lohn plus Seite 17 von 19

18 SBS Lohn plus - Checkliste kompakt zur Version Die Checkliste kompakt finden Sie auch im Begleitbrief zur CD SBS Lohn plus - Version ! Die Punkte 1 und 2 sind dann zu beachten, wenn Sie die Druckversion der Update-Info vor der Installation lesen! Wenn Sie von dem einen oder anderen Punkt nicht betroffen sind, fahren Sie mit dem nächsten Punkt fort! 1. VOR der Installation! Übertragen Sie sämtliche Dateien, die noch mit der Version des SBS Lohn plus über ein Elektronisches SV-Meldeverfahren (ID-Nr. 824) ausgegeben wurden, mit dakota.ag bzw. Ihrer Übertragungssoftware. Nur für Anwender der Externen Schnell-Erfassung : Importieren Sie alle extern schnell-erfassten Berichts- und Personalstammdaten in das Hauptprogramm! Nur für Anwender des LohnPortals : Importieren Sie bei Bedarf extern erfasste Lohndaten! Führen Sie eine Datensicherung durch! 2. Zur Installation! Installieren Sie die Version zu einem Zeitpunkt, nach dem Sie nicht sofort mit dem SBS Lohn plus weiterarbeiten müssen. Der Grund: Es sind 2 Umstellungsläufe zwingend erforderlich, die einige Zeit in Anspruch nehmen und während derer das Programm nicht genutzt werden darf. Einer der beiden Umstellungsläufe erfolgt automatisch beim erstmaligen Programmstart nach der Installation, der zweite muss manuell angestoßen werden (siehe 3. NACH der Installation ). Der automatische Umstellungslauf beim erstmaligen Programmstart nach der Installation erweitert die Datensatzlängen zahlreicher Lohndateien. Hierbei werden u.a. alle Felder 4-stellig, in denen Lohnartennummern gespeichert sind; hierüber haben wir Sie bereits mehrfach mit diversen Info-aktuell-Ausgaben informiert. Abhängig von der Rechner-/Systemkonfiguration und vom Datenvolumen kann dieser Umstellungslauf mehrere Stunden in Anspruch nehmen. Aus diesem Grund und wegen des zweiten manuellen Umstellungslaufes empfehlen wir Ihnen, die Installation z.b. am Wochenende oder in den Abendstunden im Anschluss an die Tagesarbeit durchzuführen. Nur für Anwender der Externen Schnell-Erfassung : Installieren Sie die neue Externe Schnell-Erfassung auf allen externen Arbeitsplätzen! Info: Mit der bisherigen Externen Schnell-Erfassung erfasste Berichtsdaten und Personalstammdaten können nicht in die neue Version des SBS Lohn plus importiert werden (siehe auch Checklisten-Punkt 1)! 3. NACH der Installation (und dem erstmaligen Programmstart)! Führen Sie zuerst die Konvertierungen (ID-Nr. 828) durch! Der Benutzer sollte uneingeschränkte Rechte haben (Team-Nr. 0), damit sichergestellt ist, dass keine Firmen wegen eines Rechte-Ausschlusses außen vor bleiben. Für diese Konvertierung sind Vorarbeiten erforderlich! Im neuen Menüpunkt Firmenindividuelle BG (ID-Nr. 750) müssen pro Firma die BG-Mitgliedsnummern bei allen seit Januar 2010 an der Abrechnung beteiligten Unfallversicherungsträgern manuell angelegt werden; Besonderheit: Die aktuelle Firmen-BG muss nicht manuell angelegt werden; sie wird bei der Konvertierung automatisch angelegt. Der Menüpunkt Firmenindividuelle BG muss also nur aufgerufen werden, sofern Sie nach den BG-Kontrolllisten (siehe nächster Absatz) seit Januar 2010 neben der aktuellen Firmen-BG mit weiteren Unfallversicherungsträgern zu tun hatten. Über die Optionsauswahl BG-Kontrolllisten im Menüpunkt Konvertierungen können Sie sich - vor der eigentlichen Umstellung - pro Firma eine Übersicht der seit Januar 2010 an der Abrechnung beteiligten Unfallversicherungsträger abrufen. Nutzen Sie diese Listen für die erforderlichen Vorarbeiten im o.g. Menüpunkt Firmenindividuelle BG. In dem neuen Menüpunkt Firmenindividuelle BG ist die BG-Mitglieds-Nr. eine Pflichtangabe. Der neue UV-Grund und die Gefahrtarifstelle (GTS) können angegeben werden; sie dienen nur zur Vorbelegung im Personalstamm.! Vorabinfo zum UV-Grund Der UV-Grund ist eine neue Information. Er definiert besondere Gefahrtarifstellen und UV-Abrechnungskonstellationen. Druck-Version der Update-Info zur Pflicht-Version des SBS Lohn plus Seite 18 von 19

19 ! Vorabinfo zum UV-Grund - weiter Es gelten: 0 = Ohne Besonderheiten (Der UV-Grund 0 gilt sicherlich für die Masse der Arbeitnehmer!) 107 = Meldungen für die Arbeitnehmer der UV-Träger 108 = Arbeitgeber ist Mitglied einer Landwirtschaftlichen Berufsgenossenschaft 109 = UV-Beitrag nicht nach Arbeitsentgelt (z.b. bei zahlreichen Unfallkassen) Bei den besonderen UV-Gründen 107 bis 109 wird die Gefahrtarifstelle automatisch generiert. Weitere UV-Gründe gibt es im Personalstamm und anderen Stammdaten. Ausführliche Informationen hierzu entnehmen Sie bitte der Update-Info und dem Kapitel Unfallversicherung im Fachteil-Handbuch! Wenn Sie alle BG-Mitgliedsnummern erfasst haben, starten Sie die eigentliche Konvertierung über die Optionsauswahl BG-Umstellung! Bei dieser Umstellung werden alle erforderlichen Lohn-Daten für das neue UV-Recht konvertiert. Konvertieren Sie möglichst alle Firmen (keine Firmennummern-Einschränkung; auch uv-freie Firmen wie z.b. Versorgungsbezugszahlstellen müssen umgestellt werden, unabhängig davon, dass für diese Firmen natürlich keine BG-Mitgliedsnummern erfasst werden können und müssen)! Bitte beachten Sie, dass die Umstellung nicht möglich ist, sobald auch nur eine BG-Mitgliedsnummer eines beteiligten UV-Trägers fehlt, und dass nicht-umgestellte Firmen nicht abgerechnet werden können. Ein Protokoll zur BG-Umstellung informiert Sie, sofern noch BG-Mitgliedsnummern in den Firmenindividuellen BG fehlen. Ergänzen Sie die fehlenden BG-Mitgliedsnummern und führen Sie die Konvertierung erneut durch. Nur für Anwender, die dakota.ag zur Datenübertragung nutzen: Zwingend erforderlich: Die aktuellste dakota.ag-version 5.0 Build 17 und die aktuellsten dakota.ag-stammdaten (Datenannahmestellen). - Die erforderliche dakota.ag-version können Sie nur von den Internetseiten der SBS Software GmbH herunterladen: Updates Link Zum Login für Ihr dakota.ag-update Für den Download sind folgende Angaben erforderlich: Ihre SBS-Kunden-Nr., Ihre Kontrollzahl Lohn bzw. Baulohn und Ihre Kontrollzahl Module C. Alle Angaben finden Sie im Parameter (ID-Nr. 118) im Register Kontrollzahlen! Die Installationshinweise für die dakota.ag-version finden Sie auf der o.g. Download-Seite. - Die dakota.ag-stammdaten können Sie innerhalb Ihrer dakota.ag-software online aktualisieren. Starten Sie dakota.ag und öffnen Sie im Menü Stammdaten das Stammdatenupdate. Klicken Sie auf die Schaltfläche über das Internet herunterladen und folgen Sie danach den Anweisungen auf dem Bildschirm. Schließen Sie die Aktualisierung mit der Speicherung/Sicherung Ihrer Schlüsseldaten ab. Nur für Anwender der Externen Schnell-Erfassung : Exportieren Sie über den Menüpunkt ExSE-Export Stammdaten (ID-Nr. 654) alle Firmen- und Personalstammdaten für die externen Arbeitsplätze. Ohne diese neuen Stammdaten können Sie nicht mehr mit der neuen Externen Schnell-Erfassung (siehe Checklisten-Punkt 2) arbeiten und folglich auch keine Daten mehr in das Hauptprogramm importieren! Zukünftige Personalstammdaten: Sollten Sie im Personalstamm zukünftige Personalstammdaten (Menü Zukunft) erfasst haben, die auch UV-Angaben enthalten, müssen Sie die Daten ggf. um die neuen UV-Angaben UV-Grund und Fremd-BG ergänzen! Druck-Version der Update-Info zur Pflicht-Version des SBS Lohn plus Seite 19 von 19