Zahlungsverkehr der nächsten Generation

Transkript

1 Deutsche Post DHL, Omikron Systemhaus, Deutsche Bank AG Zahlungsverkehr der nächsten Generation Structured Finance, Karlsruhe

2 Agenda I Vorstellung Struktur Deutsche Post DHL II Entwicklung & Aufbau der Payment Factory III Umsetzung eines zentralen SEPA Rollouts IV Nach SEPA weltweites lokales Zahlen, CGI V Vorteile der Payment Factory im Überblick Structured Finance 2013 Deutsche Post DHL, Payment Factory Page

3 Deutsche Post DHL Organisation Corporate Center Umsatz 2012 EUR Mio. Mitarbeiter Konzern weltweit (Teilzeit auf Vollzeitkräfte umgerechnet) ca Brief Express Global Forwarding, Freight Supply Chain DHL Customer Solutions & Innovation Konzerntöchter in 220 Länder ca. 840 Global Business Services Finance & HR Operations Germany FI-Accounting & Lohnabrechnungen Payment Factory für DPDHL weltweit Zahlungsströme, Kontoauszüge für Intercompany & Externe Konten SAP (Inhousecash) und nonsap Systeme Bankenkommunikation Structured Finance 2013 Deutsche Post DHL, Payment Factory Page 3

4 Today History Meilensteiner der Payment Factory Entwicklung der Payment Factory Die letzten beiden Schlüssel-Treiber waren die SEPA Anforderungen und die Möglichkeit der lokalen Zahlungen mittels CGI als Payment on Behalf SEPA & weiterer Rollout Zentrale EBP PoB für nonsap & lokale PoB (CGI) Intercompany Zahlungen Internationale PoB aus SAP Systemen SEPA Credit Transfer automat. Intercompany Clearing Incl. Supplier Finance In-House Bank IHB = Inhousebank, PoB = Payment on Behalf ( Zahlung im Auftrag von ), EBP = Electronic Banking Platform Structured Finance 2013 Deutsche Post DHL, Payment Factory Page 4

5 Globale Abdeckung Kundensicht Business Partner weltweit Kontinent Länder Afrika 33 Asien 32 Australien 6 Europa 35 Nord Amerika 18 Süd Amerika 12 Payment Factory unterstützt ca. 500 Gesellschaften auf 5 Kontinenten in 136 Ländern mit verschiedenen Modulen Structured Finance 2013 Deutsche Post DHL, Payment Factory Page 5

6 Payment Factory Prozessübersicht Payment Factory: Single Point of Contact für alle Prozesse im Zahlungsverkehr für unsere Businesspartner Divisionen offene Posten aus AR/AP Avis-Datei Payment Factory Automat. Intercompany Abstimmung & Zahlung Zahlungsprotokolle/ FX Sicherung Zahlungen Kontoauszüge/ Protokoll Externe & IHB Auszüge In-House Bank Erstellung von externen Zahldateien (SEPA, CGI, etc) nonsap SAP Standard IDOC Supplier Finance CSV CSV Freigabe zur IHB Manuelle Zahlungen Konvertierung CSV to IDOC Freigabe zur externen Bank (PoB) SWIFT Corporate Banks Central EBP (MultiCash Transfer) EBICS Structured Finance 2013 Deutsche Post DHL, Payment Factory Page 6

7 Praxisbeispiel: SEPA Roll Out Payment Factory Die hohe Anzahl an involvierten Stakeholdern erfordert einen präzisen Ansatz, um das SEPA Enddatum halten zu können. DIMENSIONS >400 reportende Gesellschaften >200 Legale Gesellschaften Division 1 Payment Factory >10 neue SAP & nonsap Systeme 17 Länder OtC PtP HR Division 2 Division 3 Division 4 Welcome Package 1) User Request Form 2) Test 3) Training 4) IT Connect >500 User verschiedene IT Provider Division 5 PF agiert als ein Servicepartner für das SEPA PROGRAMM Structured Finance 2013 Deutsche Post DHL, Payment Factory Page 7

8 SEPA PF Rollout 220 Buchungskreise in 1 Jahr Buy-In der Stakeholder und Definition der Rollen Bündelung von einzelnen Buchungskreisen zu Gruppen (bspw.: Gruppierung nach ERP Systemen) mit def. Ansprechpartnern Erstellung und Publizierung eines Standard On-boarding Prozess (PF-intern und -extern) Terminliche Rolloutplanung (rollierende Anpassung nach Bedarf durch Change Requests) Durchführung des On-boarding (System Connect, Datei Test, Training, User Formblatt) Hyper care Kontinuierliches 2-wöchentliches Reporting Structured Finance 2013 Deutsche Post DHL, Payment Factory Page 8

9 Aktuelle Änderungen im SEPA-Markt 1. SEPA-Lastschrift COR1 Seit 04. November 2013 (EBICS-Spezifikation, Anlage 3 Version 2.7) Kürzere Einreichungsfrist D-1 (anstelle von D-5/D-2) Kennzeichnung erfolgt über COR1, Einreichung über separate EBICS-Auftragsart z.b. CD1 Inländische SEPA-Transaktionen Grenzüberschreitende SEPA- Transaktionen 2. BIC optional/iban only Bis Feb IBAN&BIC IBAN&BIC Bis Feb IBAN IBAN&BIC Ab Feb IBAN IBAN 3. Eilzahlungen im XML-Format (kein SEPA-Instrument) XML-Eilzahlungen - Variante für die bisherigen DTE/EUE-Zahlungen Einreichung über EBICS-Auftragsart CCU Kennzeichnung erfolgt über Code URGP in der XML- Datei Copyright November 2013 Deutsche Bank AG. Alle Rechte vorbehalten. Die Unterlagen dürfen nur nach vorheriger Zustimmung vervielfältigt, verbreitet oder anderweitig genutzt werden. Diese Präsentation dient lediglich zu Informationszwecken und bietet einen allgemeinen Überblick über das Leistungsangebot von Global Transaction Banking der Deutsche Bank AG. Die allgemeinen Angaben in dieser Präsentation beziehen sich auf die Global Transaction Banking Services, wie sie Kunden zum Zeitpunkt der Veröffentlichung dieser Präsentation im November 2013 angeboten werden können. Zukünftige Änderungen bleiben vorbehalten. Diese Präsentation und die allgemeinen Angaben zum Leistungsangebot von Global Transaction Banking dienen lediglich der Veranschaulichung, es können keinerlei vertraglichen oder nicht-vertraglichen Verpflichtungen der Deutsche Bank AG oder ihrer Tochtergesellschaften oder Haftungsansprüche gegen die Deutsche Bank AG oder ihre Tochtergesellschaften daraus abgeleitet werden. Deutsche Bank Global Transaction Banking Julia Pap Structured Finance

10 Globale Abdeckung Externe Zahlungs-Sicht Auf dem Weg von internationalen zu lokalen Zahlungen via CGI die Payment Factory schafft Grenzen ab Zahlungen - Legende Internationa l Lokal (Live) weltweit SEPA-Länder 2014 Czech Republic Great Britain Malaysia Lokal (Roll Out) USA Canada New Zealand Hongkong Hungary Australia Norway Sweden Denmark Ziel ist die möglichst große weltweite Abdeckung von lokalen Zahlungen im CGI Format, um die Einsparpotentiale für unsere Businesspartner zu heben. Structured Finance 2013 Deutsche Post DHL, Payment Factory Page 10

11 Globale Abdeckung Externe Zahlungs-Sicht ERP EBP (MultiCash Transfer) IHC EBP (MultiCash Transfer) BANK Grundsatz: Workflow aus SCT Umsetzung wird genutzt (payment on behalf Prozess via PF) ERP Systeme senden Zahldateien in Einheitsformaten an Payment Factory Freigabe in EBP, ggf. Konvertierung & Versand nach In-House Cash Zentrale Formaterstellung über In-House Cash (Auswahl des Formates & Bank wird über kundeneigene Tabelle und Zahlwegzusatz gesteuert (abhängig von Empfänger-, Auftraggeberbankland & Währung)) Versand zur EBP, Validierung, Freigabe und Ergänzung der korrekten Auftragsart Einspielen der notwendigen SAP Hinweise und Absprache der CGI-Version mit Hausbank (pain ) Vorgabeschema durch SAP Basis einstellen und in Z-Bereich ausprägen (DMEE, bspw. Korrektur von: Ultimate Debtor, Branch ID, Initiating Party, Intermediary Agent und Eintragung des erlaubten Zeichensatzes) Ausprägung Customizing im In-House Cash und FI Global & buchungskreisabhängig, Bsp.: Auftraggeber IBAN & BIC Begleitzettel muss selbstständig ausgeprägt werden Durchführen diverser Massentests inkl. Nutzung der EBP und der detaillierten Testprotokolle der Bank GoLive CGI Zahlungen GB Alle Zahlungen der Payment Factory in GBP nach UK werden via CGI ausgeführt ( ) Sehr gute STP Quote; Umsetzung der 2. Stufe weiterer Local payments in Rollout CGI-Format Credit Transfer in Umsetzung: Norwegen, Dänemark, Schweden, China, Canada, USA und Neuseeland Weitergabe einer OBO Information im Verwendungszweck der Zahlung da Inhalte aus Feld Ultimate Debtor nur im MT940 Kontoauszug zur Verfügung gestellt werden Structured Finance 2013 Deutsche Post DHL, Payment Factory Page 11

12 Die CGI-XML-Vorteile aus Kundensicht CGI als Best Practice für eine internationale und harmonisierte Zahlungslösung 1. Standardisierung 2. Bankübergreifend 3. Integration mit Systemherstellern Weltweit mehr als 100 Länder definiert Ein Basisformat mit geringfügigen Länderanpassungen Künftig auch Harmonisierung anderer Geschäftsarten entlang der Wertschöpfungskette Über 25 Banken als Teilnehmer in CGI Banken ignorieren nicht-relevante Daten Länderumfang ist mit jeder Bank zu prüfen Strategischer Ansatz bei Systemherstellern Enge Kooperation zwischen CGI und SAP (Unterstützung von CGI- Formatvorlagen) Omikron unterstützt CGI in der gesamten Produktpalette Copyright November 2013 Deutsche Bank AG. Alle Rechte vorbehalten. Die Unterlagen dürfen nur nach vorheriger Zustimmung vervielfältigt, verbreitet oder anderweitig genutzt werden. Diese Präsentation dient lediglich zu Informationszwecken und bietet einen allgemeinen Überblick über das Leistungsangebot von Global Transaction Banking der Deutsche Bank AG. Die allgemeinen Angaben in dieser Präsentation beziehen sich auf die Global Transaction Banking Services, wie sie Kunden zum Zeitpunkt der Veröffentlichung dieser Präsentation im November 2013 angeboten werden können. Zukünftige Änderungen bleiben vorbehalten. Diese Präsentation und die allgemeinen Angaben zum Leistungsangebot von Global Transaction Banking dienen lediglich der Veranschaulichung, es können keinerlei vertraglichen oder nicht-vertraglichen Verpflichtungen der Deutsche Bank AG oder ihrer Tochtergesellschaften oder Haftungsansprüche gegen die Deutsche Bank AG oder ihre Tochtergesellschaften daraus abgeleitet werden. Deutsche Bank Global Transaction Banking Julia Pap Structured Finance

13 Vorteile aus dem Einsatz der Payment Factory (Auszug) Vorteile Business Partner Konzern Reduktion von Zahlungsapplikationen One Tool Strategy (Umsetzung von Corporate Prozessen) Reduktion von Zahlungsformaten PF ist einziger Kontakt für alle Zahlungsarten und Bankenkommunikationsangelegenheiten Keine Kreierung eines SEPA XML und kein Test mit verschiedenen externen Banken notwendig Kostenreduktion durch Möglichkeit des weltweiten lokalen Zahlens Standardisierung & Reduktion von Prozessen, Schnittstellen & IT-Infrastruktur PF gibt direktes Feedback zu Fehlern auf Einzelpostenbasis. Hohe STP Quote und Verminderung von Repairgebühren. Nutzung von geprüften Prozessen Kostenreduktion durch Nutzung von Skaleneffekten Nutzung von automatisierten Intercompany Zahlungsprozessen und -differenzenklärung Zentrale Bankstammdatentabelle ermöglicht Validierungen der Nebenbuchdaten zur Vermeidung von Bankabweisungen In-House Bank Konto ist das einzige Zahlungskonto und vermindert so Customizingaufwand Reduktion von Zahlungsformaten zu XML (CGI) Flexible Steuerung des Zahlungsvolumens auf Konzernhausbanken an zentraler Stelle Zentraler SEPA Ansatz für den Konzern Konzernbanken haben SPOC innerhalb des Konzerns Kostentransparenz Zentrale Abbildung von Cashpooling IT Sicherheit & Datenschutz Maßnahmen und Prüfung müssen nur an einer Stelle umgesetzt werden Bündelung des Zahlungsvolumens ist Voraussetzung für Senkung des Stückkostenpreises Liquiditätsplanung wird verinfacht durch Reduktion von Ansprechpartnern Abwicklung von Währungssicherungsgeschäften auf zentraler Ebene Zentrales KnowHow für Bankenprozesse setzen an genau 1 Stelle im Konzern Bankenanforderungen um Structured Finance 2013 Deutsche Post DHL, Payment Factory Page 13

14 BACKUP Structured Finance 2013 Deutsche Post DHL, Payment Factory Page 14

15 Projektumfeld Gründe Einführung von EBICS und SWIFT Connect für flexible state-of-the-art Bankenanbindung Unterstützung des SEPA Formates Kosteneffizienz durch Bündelung der Schnittstellen im eigenen Rechenzentrum Ausbau der Payment Factory durch Anbindung von nonsap Systemen an SAP In-House Cash zur Realisierung des zentralen SEPA Ansatzes und Setup local payments mit den Core Banken Reduktion von Bankenkommunikations- Plattformen (One-Tool-Strategy) Vereinheitlichung von Infrastruktur Möglichkeit des schnellen Wechsel der ausführenden Banken Rahmenbedingungen Schnittstellen- und Ansprechpartneranzahl (fachlich und technisch) Heterogene Systeme an unterschiedlichen Standorten (ERP- und Front End Systeme) Format-, Dateinamens- und Auftragsartheterogenität Hohe Zahlungs- und Postenvolumina Umsetzungszeit: 6 Monate Compliance- und Funktionalitätsanforderungen an eine am Markt etablierte Standardlösung Releasezeiten & Projektinterdependenzen Compliance-Umsetzung Structured Finance 2013 Deutsche Post DHL, Payment Factory Page 15

16 Anforderungen und Auswahlprozess I Anforderungen Auszug SEPA XML -Alert Funktion Modulares Konzept Deutsche Zahlungsformate Sonderformate (bspw. Supplier Finance, spez. Auftragsarten) CGI Manuelle Zahlungen (dt. Formate & SEPA) Formaterfahrung Mandantenfähigkeit EBICS Vollständig webbasiert (https) Automat. Protokollmatching Performance bei hoher Dateiund Postenanzahl sowie dezentraler globaler Nutzung Archiv- & Exportfunktionalität Filter, Sortierbarkeit, Such- & Monitoringfunktion Variable Import-/ Export-Schnittstellen pain002 Protokolle Marktetablierung & Flexibilität Reportingfunktionalität Compliance (Passwörter, Logdateien, Admin, etc.) Auszug-Umsatz-txt Automat. Zahlungsformatprüfung inkl. Folgeworkflow Workflow Parametrisierung Datei- und Transferverschlüsselung IT-Compliance Kopplung mit einem SWIFT-Gateway Corporate Seal Manuelle Eilzahlungsfunktion via MT101 Middleware für nonsap Systeme zur Inhousebank mittels CSV File inkl. 4 Augen Prinzip Bilaterale Kommunikation mit Inhousecash Testinstallation & Testbank manuelle Zahlungen über In-House Bank Konten Zahlungsformate Schweiz Zahlungsformate Österreich Freigabe von IDOCs zur externen Bank CSV-Datei Prüfung inkl. automat. - Alert Schnelle Plug & Play Installation in einem Großkonzern Manuelle Zahlungserfassung Inhousebank Freigabe von internen Zahlungsaufträgen zur Inhousebank (IDOC) Anzeige & Download von MT940 Dateien Prüfung & automat. Änderung des Ausführungsdatum Structured Finance 2013 Deutsche Post DHL, Payment Factory Page 16

17 Anforderungen und Auswahlprozess II Auswahl Anforderung an Lieferanten Workshop I Fragenkatalog Referenzkundenbesuch Workshop II Formate Bankenkommunikation Handling & Funktion (User, Admin, Reporting) Compliance Integration in DPDHL inkl. Payment Factory Kunden-Verständnis, Erfahrung & Flexibilität Structured Finance 2013 Deutsche Post DHL, Payment Factory Page 17

18 Intern Zeit-und Komplexitätsdruck Managen Funktional Wave I Ablösung IST & Grundlage für Ausbau (binnen 6 Monaten) Web Monitoring EBICS Formate: Deutsch & SEPA Performance & Volumina Kopplung mit SWIFT-Gateway Auszug-Umsatz-txt Formatprüfung inkl. Workflow & Supplier Finance Man. Zahlungen Corporate Seal Auszugs-Anzeige Verschlüsselung Wave II Anbindung nonsap an Inhousecash Validierung, Konvertierung, Freigabe und Versand von CSV (nonsap) nach IHC (SAP) Freigabe von Zahlungsaufträgen zur Inhousebank (IDOC) IDOC Freigabe nach Extern CGI Schweiz Austria Manuelle Zahlung (eilig/nicht eilig) inkl. IDOC Belastung in IHC Organisation Transparenz Datenschutz & IT Security Analyse, Planung, Abstimmung Top-Down Betriebsrat Projekt Business Partner Kommunikation & Nachhalten Interne IT Rechtsabteilung Einkauf Dokumentation Testing Structured Finance 2013 Deutsche Post DHL, Payment Factory Page 18

19 Projekterfolge & Lessons Learned Ablösung der Bankenkommunikation für Deutsche Gesellschaften inkl. Inhousebank und aller Funktionalitäten binnen 6 Monaten ohne Zahlungsverzögerung Serverreduktion durch Insourcing Reduktion und Harmonisierung von Schnittstellen (SFTP zu einem Server) Vereinheitlichung von ERP- und Bankenanbindungen workflow verbessert Errorhandling Verbindungswege zur ext. Bank: EBICS & SWIFT CGI-Format aus In-House Bank zur ext. Bank Anbindung von nonsap Systemen an Inhousebank via central EBP Umstellung der Lieferung von IDOCs nach Inhousecash via central EBP Manuelle Zahlungsfunktion für In-House Bank Hohes Maß an Verständnis von DPDHL Prozessen seitens Omikron Detaillierte Ist-Analyse und Soll-Konzeption Schnelle Implementierung durch Priorisierung der Must-Haves & Zusatzentwicklungen Software lieferte im Standard ein hohes Maß an Anforderungsabdeckung Hohe Frequenz der Kommunikation & Standardberichte Transparenz durch strukturierte & priorisierte Issuelogs 1:1 Verhältnis in bilateraler Kommunikation zwischen Omikron & DPDHL Schnelle Schleifen aus Test- Zyklen & gelieferten Bugfixes Passgenauigkeit der Ansprechpartner im Innenverhältnis Structured Finance 2013 Deutsche Post DHL, Payment Factory Page 19