Handbuch Teil 5.1 HW Zeitwirtschaft

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1 Handbuch Teil 5.1

2 Inhaltsverzeichnis Voreinstellungen HW Mitarbeiter HW Mitarbeiterperioden Feiertage Pausen Erfassung HW Tageszettel HW Tageszettel komplett HW Tageszettel Projekt Tageszettel Schnellerfassung BDE Zeiterfasssung (Terminal) Kommt Geht HW (PC Erfassung) Android- BIZS Mobil Android- BIZS Zeiterfassung Überwachung Plantafel/ Ist Zeit Abrechnung- HW NAKA Zeitstrahl HW IST NAKA HW Projekt Auswertung HW Zeitauswertung Mitarbeiter Zeitwirtschaft HW Schnittstellen BRZ Schnittstelle PC-forum GmbH 2

3 Dieses Handbuch veranschaulicht Ihnen die Abläufe in der. Sie müssen zunächst mit den im Punkt Voreinstellungen beschriebenen Einstellungen beginnen, um zu gewährleisten, dass BIZS auch alles richtig buchen kann. Wenn Sie dies erledigt haben können Sie auch schon mit der Erfassung Ihrer Zeiten fortfahren. Natürlich haben Sie im BIZS die Möglichkeit diese dann auch in Echtzeit zu überwachen, um danach alles in der Nachkalkulation abzurechnen. Voreinstellungen HW Mitarbeiter Mitarbeiterperioden Feiertage Pausen Erfassung Tageszettel BDE Erfassung Kommt Geht Android Apps Überwachung Plantafel/ Ist Zeit Abrechnung (NAKA) Zeitstrahl IST Naka Projekt Auswertung HW Zeit Mitarbeiter Zeitabrechnung PC-forum GmbH 3

4 5.1.1 Voreinstellungen HW Mitarbeiter In den Stammdaten, HW, HW Mitarbeiter werden Informationen, die für weitere Abläufe im BIZS essentiell sind abgespeichert. Darunter befindet sich unter anderem der Name des Mitarbeiters, seine Festnetz- und Handynummer, seiner interner und mit Zuschlag externer Stundenlohn und sein Naka Satz. Außerdem wie viele Stunden er pro Tag arbeitet, seine Abrechnungsgruppe, Niederlassung und Kalkgruppe. Name1/2 Telefon Mobil Mail Stundenlohn Intern Zuschlag Stundenlohn Extern Interne Lohn inkl. Arbeitgeberanteile ohne Gewinn und Wagnis- Zuschlag Zuschlag in % für Stundenlohn Extern Wird für Rapporte und HW-Tageszettelberechnungen verwendet als zu PC-forum GmbH 4

5 Personalnummer Digi Personalnummer berechnender Stundensatz des Mitarbeiters Personalnummer für Lohnabrechnung Nur für Schnittstelle DIGI Digi-Personalnummer Notiz NAKA Satz Stunden pro Tag Abrechnungsgruppe Niederlassung Nachkalkulationssatz für HW-NAKA für Projekt / Nachkalkulation und Ist-Naka. Dieser Satz beinhaltet alle Zuschläge inkl. Umlagen Stunden pro Tag (für IST-Zeit und Biplan). Dieser Wert wird nur verwendet, wenn keine Mitarbeiter-Periodentabelle verwendet wird Hier können dem Mitarbeiter unterschiedliche Abrechnungsgruppen zugeordnet werden. Abrechnungsgruppen können auch unterschiedliche Firmen sein Niederlassung des Mitarbeiters Adresse Kalkgruppe Projektnummer Tätigkeit, die dem Mitarbeiter standardmäßig zugeordnet wird. Dieses Feld wird für KommtGeht-HW sowie BDE verwendet Projektnummer, die standardmäßig dem Mitarbeiter zugeordnet wird. Dieses Feld wird für KommtGeht-HW sowie BDE verwendet Geburtsdatum Austrittsdatum Sozialversicherungsnum mer ZVK Nummer Krankenkasse Krankenkasse Adresse Steuerklasse Steuer Ident Nummer Religion Kinder Bankverbindung Tätigkeit Familienstand PC-forum GmbH 5

6 Registerkarte Mitarbeiter Periodentabelle Modus Aushilfe STD-Basis Festangestellt AZUBI Abzug erste Buchung Abzug letzten Buchung Buchung AB UHR Buchung AB UHR WEGE-ZEIT, Dieser Wert (in Minuten angegeben) wird bei der ersten Kommt-Buchung hinzugefügt, d.h. die Kommtbuchung wird um den Wert größer. Bei MINUS-Werte wird die Kommtbuchung kleiner. Wird nur im Programm HW_NAKA/Zeit-Abrechnung berücksichtigt WEGE-ZEIT, Dieser Wert (in Minuten angegeben) wird bei der letzten Geht-Buchung hinzugefügt, d.h. die gehtbuchung wird um den Wert größer Bei MINUS-Werte wird die Gehtbuchung kleiner Wird nur im Programm HW_NAKA/Zeit-Abrechnung berücksichtigt. KOMMT, z.b. ab 7.00 Uhr (linkes Feld) 15 MIN (rechtes Feld) kommt der Mitarbeiter bis 15 Minuten vor 7 Uhr, wird die erste Buchung mit 7 Uhr registriert. Dies wird nur in der Auswertung HW_NAKA / Zeitabrechnung berücksichtigt GEHT, Geht der Mitarbeiter bis 15 Minuten vor 16:30 Uhr, wird die letzte Buchung mit 16:30 Uhr registriert. Dies wird nur in der Auswertung HW_NAKA / Zeitabrechnung berücksichtigt. PC-forum GmbH 6

7 FEIERTAG berücksichtigen SONNTAG berücksichtigen SAMSTAG berücksichtigen NACHTSTUNDEN berücksichtigen KEINE ÜBERSTUNDEN übernehmen PAUSE Der Feiertag wird extra in Stunden-Feiertag der Mitarbeiter- Periodentabelle aufgeführt Dies wird nur in der Auswertung HW_NAKA / Zeitabrechnung berücksichtigt Der Sonntag wird extra in Stunden-Sonntag der Mitarbeiter- Periodentabelle aufgeführt Dies wird nur in der Auswertung HW_NAKA / Zeitabrechnung berücksichtigt Der Samstag wird extra in Stunden-Samstag der Mitarbeiter- Periodentabelle aufgeführt Dies wird nur in der Auswertung HW_NAKA / Zeitabrechnung berücksichtigt Nachtstunden (22-00 Uhr bis 6.00 Uhr) wird extra in Stunden- Nachstunden der Mitarbeiter-Periodentabelle aufgeführt Dies wird nur in der Auswertung HW_NAKA / Zeitabrechnung berücksichtigt Es werden geleistete Überstunden nicht in die Folgeperioden übernommen Dies wird nur in der Auswertung HW_NAKA / Zeitabrechnung berücksichtigt. Dieser Wert (in Minuten angegeben) wird bei der ersten Kommt-Buchung hinzugefügt Die gesetzlichen Bestimmungen lauten, dass ab 6 Std. Arbeitszeit mindesten 30 Minuten Pause gebucht werden muss. Um dies generell bei den Mitarbeitern abzuziehen, kann in Stammdaten / HW / Pausen die Einträge vorgenommen werden. Wichtig diese Einträge gelten dann für alle HW-Mitarbeiter. Falls zwischen einzelnen Personen unterschieden werden, darf KEIN Eintrag in Stammdaten / HW / Pausen existieren. Die Pausenregelung wird dann im HW Mitarbeiter unter Pause1 und Pause2 eingetragen Linkes Feld 6 Std rechtes Feld 30 Min HW Mitarbeiterperioden Die Periodentabelle für Mitarbeiter wird im BIZS unter Stammdaten HW, HW Mitarbeiterperioden erstellt. Einrichten können Sie diese Periode über Auswahl des Mitarbeiters und des Jahres bzw. dem Button Neuanlage. Zeitmodelle: 1.) Berechnung nach Wochenstunden Die Soll-Stunden werden pro Woche festgelegt. MO_STD. bis SO_STD bestimmen die zu leistenden Sollstunden. 2.) Berechnung nach Monatsstunden die Gesamtzahl der Sollstunden werden im Feld SOLLSTD-Monat hinterlegt. PC-forum GmbH 7

8 Informationen wie beispielweise die Arbeitsstunden pro Tag und die Anzahl der Arbeits- oder Urlaubstage werden dann in die Einbuchperiode null eingetragen, um sie dann über den Button Periode kopieren in alle anderen zu übernehmen. Mo_Std bis So_ Std Mo_ATg bis So_ATg Sollstunden Arbeitsstunden pro Tag Arbeitstage Berechnete Sollstunden der jeweiligen Periode / berechnet durch das PC-forum GmbH 8

9 Programm HW_NAKA/ Abrechnung Stunden Berechnete Stunden (geleistete Stunden) der jeweiligen Periode / berechnet durch das Programm HW_NAKA/ Abrechnung Überstunden Überstunden Vertrag ATG Berechnete Überstunden der jeweiligen Periode / berechnet durch das Programm HW_NAKA/ Abrechnung Händische Erfassung für die Berechnung der Überstunden, d.h. die Überstunden werden mit dem Übertunden-Vertragswert reduziert Berechnete Anzahl von Arbeitstagen der jeweiligen Periode (vorhandene Tageszettel pro Tag) / berechnet durch das Programm HW_NAKA/ Abrechnung Soll ATG Berechnete Anzahl der Soll-Arbeitstage der jeweiligen Periode / berechnet durch das Programm HW_NAKA/ Abrechnung Urlaub Krankheit Feiertage Urlaub_gesamt Feiertage_gesamt Krankheit_ gesamt Aktiv Abgeschlossen Urlaubstd Krank Std Genommene Urlaubstage innerhalb der Periode / berechnet durch das Programm HW_NAKA / Abrechnung Angefallene Krankheitstage innerhalb der Periode / berechnet durch das Programm HW_NAKA / Abrechnung Angefallene Feiertage innerhalb der Periode / berechnet durch das Programm HW_NAKA / Abrechnung / Berechnung durch Tageszettelstatus FEIERTAG oder durch Stammdaten / HW / Feiertage Noch verfügbarer Urlaub innerhalb der Periode, d.h. zum Ende der Periode. Bei neuen Mitarbeitern muss n der Vorperiode des Arbeitsbeginns der Resturlaub eingetragen werden. Dieser Wert wird durch das Programm / HW_NAKA / Abrechnung berechnet Anzahl Feiertage in einem Jahr bis zur Periode Anzahl Krankheitstage in einem Jahr bis zur Periode Wichtig: Sonst ist die Periode nicht benutzbar Ist die Periode abgeschlossen, können keine Tageszettel des Mitarbeiters der jeweiligen Periode geändert werden Wichtig: im Programm HW_NAKA/ Abrechnung wird über das Häkchen DRUCKEN SOLL MONATSABSCHLUSS BUCHEN gesetzt. Urlaubsstunden der jeweiligen Periode für Schnittstelle LEXWARE etc. wird durch das Programm HW_NAKA/Abrechnung berechnet Krankheitsstunden der jeweiligen Periode für Schnittstelle LEXWARE etc. wird durch das Programm HW_NAKA/Abrechnung berechnet PC-forum GmbH 9

10 Std ausbezahlt Sollstd Monat Ausbezahlte Stunden in der Periode, d.h. dieser Wert wird für die nächste Periode verwendet und reduziert die Anzahl der Überstunden Gesamt-Sollstunden. Hier wird eine Feste Anzahl von Sollstunden pro Periode ausgewählt. Die Eingaben MO-STD MO_ATG sind dann wirkungslos Feiertage Feiertag Bezeichnung 1/2 Zeitstatus Datum des Feiertages Name des Feiertages (s. Screenshot) Pausen Unter Stammdaten HW, Pausen werden diese festgelegt. Wichtig ist dabei, dass BIZS für den Arbeitstag der Mitarbeiter immer den abgespeicherten Wert abzieht, egal ob diese beispielweise eine Viertelstunde statt einer halben Stunde oder aber eine ganze Stunde statt einer halben Stunde einbuchen. Ab Stunden Ab wie vielen Stunden soll die Pause abgerechnet werden`? PC-forum GmbH 10

11 Pausenzeit abgezogen Wie viel Zeit soll die Pause messen? Wichtig ist dabei: Wenn in dieser Maske eine Eintragung sind die Pausen im HW Mitarbeite außer Kraft gesetzt. Außerdem muss in den Stammdaten, Einstellungen, Optionen in der Registerkarte HW das Projekt für die Pause, das Projekt für die Zeit bzw. die Kalkgruppe für die Pause eingestellt werden. Die Kalkgruppe wird dabei in den Stammdaten, HW, Kalkgruppe definiert Parameter Für die können diese unten aufgeführten Parameter unter Stammdaten, Einstellungen Parameter abgespeichert werden. _HW_TZ_ART_BEZ1 Wenn Sie diesen Parameter setzen wird beim Starten einer Suche in der Artikelbezeichnung gesucht. Ansonsten durchsucht BIZS das Feld Suchbegriff. _HW_Tages_pos_bis Diese Parameter dienen zur Eingrenzung der Position (eindeutige fortlaufende Nummer) im Tageszettel. Wird häufig für mehrere _HW_Tages_pos_von Mandanten verwendet, wenn jeder Mandant oder Niederlassung sein eigenen Nummernbereich haben soll. _PROJEKTNAME Dieser Parameter wird verwendet, um im geschlossenen Dropdown Menü die Projektnummer oder Projektbezeichnung anzuzeigen. Bei nicht gesetztem Parameter wird die Projektnummer angezeigt _HW_TZ_Meldung Dieser Parameter wird verwendet um den Erfasser darauf hinzuweisen, wenn die reine Arbeitszeit ohne Pause mehr als 10 Stunden beträgt. Ist der Parameter nicht gesetzt, wird keine Meldung angezeigt. PC-forum GmbH 11

12 5.1.2 Erfassung HW Tageszettel Im HW_Tageszettel werden alle Tätigkeiten eines Mitarbeiters angezeigt. Diese können Sie hier manuell erfassen oder ändern. Falls Sie mit Handy, KommtGeht_HW oder BDE-Terminal arbeiten, müssen Sie die Spalten KOMMT und GEHT einblenden. Die Gesamte Arbeitszeit wird oben links angezeigt. Mit Zeile einfügen, wird vor der Markierung eine Zeile eingefügt. Kommt geht neu berechnen verwenden Sie bei Handy- und BDE-Terminalbetrieb. Projektnr Kennzeichen Menge Text Notiz Status Kalkgruppe Rapport Montage Projekt, welches noch nicht abgeschlossen wurde Zeit für Zeiten des HW-Mitarbeiters Artikel für Material In Stunden bei Zeit wichtig 0,5 = 30 echte Minuten Tätigkeitsbeschreibung, die später im HW2-Beleg übernommen werden für interne Informationen Der Status wird für die Zeitabrechnung benötigt. Falls Sie keine Zeitabrechnung vornehmen, können Sie die Spalte abmelden. Normal Urlaub Krank Gleitzeit Sozialstunden Fehltag Feiertag Schlechtwetter Fehlt Entschuldigt Tätigkeit hier können Sie während der Erfassung den Eintrag als Rapport (Regiearbeiten) kennzeichnen und später im HW2-Beleg als HW_Tageszettel übernehmen. In der IST-Naka können Sie diese auch auswerten und drucken Der Eintrag wird als Montage gekennzeichnet (für Tagespauschalen, Auslösen, etc). Diese können Sie in der IST-Naka auswerten PC-forum GmbH 12

13 Gewerk Position Kommt Geht Zuschlag Aus dem Projekt / Projektleistung, bzw. der Titel Aus dem Projekt / Projektleistung, bzw. die eigentliche Position Beginn der Tätigkeit nur bei Handy, BDE oder Kommtgeht_HW notwendig, ansonsten muss dieses Feld ausgeblendet werden Ende der Tätigkeit nur bei Handy, BDE oder Kommtgeht_HW notwendig, ansonsten muss dieses Feld ausgeblendet werden Kennzeichen = Artikel und keine Artikelnummer verwendet wurde. Kann ich für die Weiterberechnung im HW2-Beleg ein Zuschlag definiert HW Tageszettel komplett Der HW Tageszettel komplett zeigt alle Zeiten und Materialien an, unabhängig vom Projekt und Mitarbeiter. In der Registerkarte Information werden Ihnen bereits alle erfassten Informationen zum Projekt angezeigt. Falls Sie das Kennzeichen ARTIKEL verwenden, können Sie aus dem Artikelbaum das gesuchte Material per Doppelklick im Uhrzeigersinn in den Tageszettel übernehmen. Projektnr Kennzeichen Menge Text Projekt, welches noch nicht abgeschlossen wurde Zeit für Zeiten des HW-Mitarbeiters Artikel für Material In Stunden bei Zeit wichtig 0,5 = 30 echte Minuten Tätigkeitsbeschreibung, die später im HW2-Beleg übernommen werden PC-forum GmbH 13

14 Notiz Status Kalkgruppe Rapport Montage Gewerk Position Kommt Geht Zuschlag für interne Informationen Der Status wird für die Zeitabrechnung benötigt. Falls Sie keine Zeitabrechnung vornehmen, können Sie die Spalte abmelden. Normal Urlaub Krank Gleitzeit Sozialstunden Fehltag Feiertag Schlechtwetter Fehlt Entschuldigt Tätigkeit hier können Sie während der Erfassung den Eintrag als Rapport (Regiearbeiten) kennzeichnen und später im HW2-Beleg als HW_Tageszettel übernehmen. In der IST-Naka können Sie diese auch auswerten und drucken Der Eintrag wird als Montage gekennzeichnet (für Tagespauschalen, Auslösen, etc). Diese können Sie in der IST-Naka auswerten Aus dem Projekt / Projektleistung, bzw. der Titel Aus dem Projekt / Projektleistung, bzw. die eigentliche Position Beginn der Tätigkeit nur bei Handy, BDE oder Kommtgeht_HW notwendig, ansonsten muss dieses Feld ausgeblendet werden Ende der Tätigkeit nur bei Handy, BDE oder Kommtgeht_HW notwendig, ansonsten muss dieses Feld ausgeblendet werden Kennzeichen = Artikel und keine Artikelnummer verwendet wurde. Kann ich für die Weiterberechnung im HW2-Beleg ein Zuschlag definiert HW Tageszettel Projekt Im HW_Tageszettel Projekt werden alle Zeiten und Materialien des Projektes angezeigt. PC-forum GmbH 14

15 Kennzeichen Menge Text Notiz Status Kalkgruppe Rapport Montage Gewerk Position Kommt Geht Zuschlag Zeit für Zeiten des HW-Mitarbeiters Artikel für Material In Stunden bei Zeit wichtig 0,5 = 30 echte Minuten Tätigkeitsbeschreibung, die später im HW2-Beleg übernommen werden für interne Informationen Der Status wird für die Zeitabrechnung benötigt. Falls Sie keine Zeitabrechnung vornehmen, können Sie die Spalte abmelden. Normal Urlaub Krank Gleitzeit Sozialstunden Fehltag Feiertag Schlechtwetter Fehlt Entschuldigt Tätigkeit hier können Sie während der Erfassung den Eintrag als Rapport (Regiearbeiten) kennzeichnen und später im HW2-Beleg als HW_Tageszettel übernehmen. In der IST-Naka können Sie diese auch auswerten und drucken Der Eintrag wird als Montage gekennzeichnet (für Tagespauschalen, Auslösen, etc). Diese können Sie in der IST-Naka auswerten Aus dem Projekt / Projektleistung, bzw. der Titel Aus dem Projekt / Projektleistung, bzw. die eigentliche Position Beginn der Tätigkeit nur bei Handy, BDE oder Kommtgeht_HW notwendig, ansonsten muss dieses Feld ausgeblendet werden Ende der Tätigkeit nur bei Handy, BDE oder Kommtgeht_HW notwendig, ansonsten muss dieses Feld ausgeblendet werden Kennzeichen = Artikel und keine Artikelnummer verwendet wurde. Kann ich für die Weiterberechnung im HW2-Beleg ein Zuschlag definiert PC-forum GmbH 15

16 Tageszettel Schnellerfassung Die Tageszettel Schnellerfassung ist im Menü HW, NAKA zu finden. Links werden Häkchen bei den gewünschten Mitarbeiter gesetzt, um dann in der Mitte das jeweilige Projekt mit den Stunden auf ihn festzuschreiben. Der Button speichern sichert dann die Informationen im BIZS BDE Zeiterfasssung (Terminal) Sie können die BDE Erfassung auf Touchscreens mit RFID Chip verwenden. Dazu melden Sie sich statt Ihres Benutzernamens mit BDE an. Damit Sie alle Schaltflächen problemlos per Hand bedienen können sind diese hier größer. PC-forum GmbH 16

17 Jeder Mitarbeiter, dessen Zeiten erfasst werden sollen, muss in den Stammdaten, HW, HW Mitarbeiter eine RFID Nummer zugewiesen bekommen. Dazu klicken Sie hier einfach auf IDENT, Scannen den Chip mit dem RFID Sensor und wissen somit die Nummer des Chips die Sie dann bei dem gewünschten HW Mitarbeiter eintragen. Sie arbeiten mit der BDE Erfassung, indem Sie auf Arbeit klicken und dann den Chip an den Sensor halten. Danach legen Sie fest in welchem Projekt Sie arbeiten und welche Tätigkeit Sie ausführen und Speichern alles ab. Falls der Mitarbeiter später Pause PC-forum GmbH 17

18 oder Feierabend macht buchen Sie dies auf die gleiche Weise. Vergleichbar sind diese Funktionen mit der Handyerfassung oder der Kommt Geht Buchung. Wenn Sie wissen möchten, was Sie an einem bestimmten Tag gearbeitet haben, halten Sie Ihren Chip wieder an den Sensor und klicken auf das Fragezeichen. PC-forum GmbH 18

19 Kommt Geht HW (PC Erfassung) Mit dieser Erfassung wird Beginn und Ende einer Tätigkeit erfasst. Mit Beginn wird die Tätigkeit des eingetragenen Mitarbeiters gestartet und die zuvor begonnene Tätigkeit abgemeldet. Pause beendet die vorherige Tätigkeit. Feierabend schließt den Tageszettel ab. Mit dem Fragezeichen Button können Sie Ihre erfassten Zeiten abfragen. Wichtig: HW-Mitarbeiter muss identisch mit dem Mitarbeiter von BIZS sein, damit der Mitarbeiter im Drop-Down angezeigt wird Android- BIZS Mobil Installation... am PC 1 SQL-Server TCP/IP aktivieren 2 Java installieren (wenn installiert Updaten) 3 Ordner BIZS_SERVICE auf Datenträger kopieren z. B. C:/Programme/BIZS_SERVICE 4 Die XML-Datei: lib/conifg.xml anpassen anzupassen ist: <dbconnection>, <port> 5 install.bat ausführen ACHTUNG: Unter Win7, Vista, Win8 Rechtsklick Als Administrator ausführen 6 Anschließend kann unter Verwaltung Dienste der Dienst BIZS_SERVICE gestartet werden 7 Die nun in logs erstellte Datei DatumVonHeute.log informiert über den aktuellen Status PC-forum GmbH 19

20 Die Meldung: Database Connections exists Server is running bedeutet der Dienst ist nur bereit - Konnte keine DB-Verbindung hergestellt werden wird darüber informiert und es wird in 60 Sekunden-Takt neu versucht: d. h. config.xml anpassen, Änderungen werden dann Automatisch übernommen Hinweis zur Deinstallation: - Verwaltung Dienste BIZS_SERVICE Beenden - Über uninstall.bat den Dienst deinstallieren ACHTUNG: Unter Win7, Vista, Win8 Rechtsklick Als Administrator ausführen... auf dem Android Smartphone - Google Play nach Bizs-Mobil oder Bizs-Zeiterfassung suchen - Installieren - Öffnen Einstellungen eintrage (WICHTIG: es muss ein Passwort geben!!!) - Unter Synchronisation Synchronisation beginnen Update auf dem Android Smartphone - Sollte das Update nicht automatisch erscheinen im Google Play Store nach App suchen - Button Updaten - Sollte nach dem Update Fehler auftreten die, die App zum Absturz bringen, dann unter Einstellungen Synchronisation Synchronisation beginnen (Hintergrund: mögliche Änderungen an der Datenbankstruktur müssen erst übernommen werden, dies geht nur durch ein Datenbank-Reset welcher bei Synchronisation beginnen durchgeführt wird) Passwörter Art Passwort Bemerkung sslkeys (Server, Client) #lucky# Fest hinterlegt sollte im Normalfall nicht benötig werden Einstellungen von BIZS- Tageszettel (Admin-PW) 1eddy1 Bei Eingabe von null wird kein Passwort abgefragt, mit 1eddy1 gelangt man immer in die Einstellungen Android-Signierung #lucky# Wird benötigt wenn aus Eclipse ein Update generiert wird. Update muss gleiche Signierung verwenden sonst kann es nicht als Update in den Store hochgeladen werden! PC-forum GmbH 20

21 Benutzung Nach dem Aufrufen der App BIZS Mobil erscheint das Hauptmenü. Die erste Registerkarte enthält alle Masken. Aktuell ermöglicht anstehende Termine und Todos auf einen Blick zu sehen und über Suchen kann gesamte BIZS Datenbank auf dem Android Smartphone durchkämmt werden. I. Einstellungen Grundeinstellungen Synchronisation Datenbank Reset Verbindungsdaten: IP Adresse, Port, individuelle Anmeldedaten Komplette Daten aus BIZS vom PC übertagen Löschen der aktuellen Daten auf dem Smartphone II. Adressen Im Menüpunkt Adressen werden alle aufgelistet. Mit Auswahl einer Adresse können die Informationen dazu eingesehen werden. PC-forum GmbH 21

22 Telefonnummer Anschrift Adresse Projekte Direktes Anrufen des Kontaktes Direktes Navigieren zum Kontakt Direktes Schreiben einer Direktes Aufrufen des Projektes Außerdem werden die Ansprechpartner der Adresse aufgelistet. Der Menü Button des Handys ermöglicht es zudem eine Adresse neu anzulegen, die vorliegende zu bearbeiten oder ihre Relationen anzusehen. Wichtig ist hierbei das es nur in dieser Maske möglich ist Ansprechpartner und Projekte neuanzulegen, Todos und Notizen hingegen können ebenfalls in ihren entsprechenden Masken im Hauptmenü erstellt werden. III. Ansprechpartner Telefonnummer Adresse Direktes Anrufen des Kontaktes Direktes Schreiben einer Der Menü Button des Handys ermöglicht es die Informationen des Ansprechpartners zu bearbeiten. PC-forum GmbH 22

23 IV. Projekte Anschrift Soll Termine Direktes Navigieren zur Projektadresse Start- und Ende-Datum des Projektes Projektrelation Über den Menü Button des Smartphones lässt sich zudem alles bearbeiten. V. Kalender PC-forum GmbH 23

24 Tage, in den bereits Termine angelegt sind erscheinen hier rot. Der Zugriff darauf erfolgt dann über Klick auf einen entsprechenden Tag und auf den gewünschten Termin. Ein neuer Termin kann dann entweder über langes Drücken auf eine Uhrzeit oder über den Menübutton des Handys erstellt werden. Durch letzteren lässt sich zudem auch die Ansicht des Kalenders umstellen. VI. Todo's Nicht erledigte Todos werden hier rot angezeigt und über Auswahl eines solchen kann sein Inhalt angesehen werden. PC-forum GmbH 24

25 Wenn die Aufgabe später erledigt ist wird ein Häkchen bei Erledigt gesetzt. Damit rutscht der Todo in der Auflistung nach unten zu den grünen, ausgeführten Aufgaben. Der Menü Button ermöglicht hier wieder eine Neuanlage eines Todos. VII. Notizen Hier kann eine Adresse oder aber ein Foto hinzugefügt werden. Damit eine neue Notiz angelegt werden kann muss der Menü Button des Smartphones betätigt werden. VIII. Synchronisation PC-forum GmbH 25

26 Der letzte Button im Hauptmenü lautet Synchronisieren. Bei Betätigung dieser Option werden neue Daten mit Ihrer BIZS Datenbank am PC in beiden Richtungen angeglichen, anstatt wie in den Einstellungen komplett herübergezogen Android- BIZS Zeiterfassung I. Einstellungen PC-forum GmbH 26

27 Passwort Grundeinstellungen Buchungstiefe Synchronisation Parameter Zeit Synchronisation Parameter Material GPS NUR, um in die Einstelllungen Einstellungen zu gelangen. Die Eingabe null legt fest, dass kein Passwort benötigt wird. Verbindungsdaten: IP Adresse, den Port, das Key Store PW (Vergabe durch PC- Forum), Individuelle HW Anmeldedaten. Phone ID: Festlegen Mitarbeiter für Kolonne. Zusätzlich wird die Kalkgruppe mitgeladen Tiefe Untergliederung Projekte Projekt Projektleistung (Gewerk) Projektleistungsphase (Position) Zeitpunkt Synchronisation Tageszettel mit BIZS am PC Automatisch Nach Beenden jeder Tätigkeit Direkt nach Buchung des Feierabends Zeitpunkt Synchronisation Material mit BIZS am PC Nach Entnahme automatisch Manuell Bei Aktivierung werden die Tageszettel mit GPS Koordinaten versehen und können über den HW Tageszettel Mitarbeiter im BIZS eingesehen werden. GPS muss dazu am Handy aktiviert sein. Projekte synchronisieren nach Materialbuchung durchführen Alle offenen Projekte Biplan Projektgruppe Synchronisation Datenbank Reset Log Daten Komplette Daten aus BIZS vom PC übertagen Löschen der aktuellen Daten auf dem Smartphone Nur auf Anweisung von PC- Forum II. Buchung Arbeit Falls der Arbeitstag noch nicht begonnen wurde, zeigt der Button links unten alle Mitarbeiter aus der Kolonne an (Heruntergeladen mit der Phone ID). Per Häkchen können die gewünschten Mitarbeiter dann für die Arbeit ausgewählt werden. Falls sich in der Kolonne nur ein Mitarbeiter befindet muss dieser nicht extra ausgewählt werden. In diesem Falle werden einfach automatisch seine Stunden gebucht. PC-forum GmbH 27

28 Falls der Arbeitstag schon begonnen hat werden mit Klick auf diesen Button alle aktuell arbeitenden Mitarbeiter angezeigt. Der Synchronisations Button unten rechts Mit Klick auf ermöglicht zudem die manuelle Synchronisierung. im Hauptmenü beginnt der Arbeitstag. Das Projekt muss danach ausgewählt werden, wobei in dieser Auflistung die Bezeichnung aus dem Freien Feld 10 entnommen wird. Dies ermöglicht eine individuelle Bezeichnung für das Projekt zu erstellen, die sich zum Beispiel aus einer Kombination aus Projektnummer und Bezeichnung zusammensetzen könnte. PC-forum GmbH 28

29 Gewerk Position Kalkgruppe Rapport Unterteilung im Projekt Unterteilung im Projekt Beschreibt die Tätigkeit Wird im HW-Tageszettel als RAPPORT markiert und kann dann über HW2- Beleg oder IST-NAKA abgerechnet bzw. angezeigt werden Montage Notiz Wird im HW-Tageszettel markiert und hinterlegt Notiz wird in HW-Tageszettel als Notiz abgelegt Nach diesen Einstellungen hat sich die Startmaske verändert. Die Infobox unten wurde mit den eingestellten Informationen befüllt. Es werden das Projekt, die Kalkgruppe und die Zeit mit Timer ausgegeben. Falls eine Notiz eingetragen wurde wird diese ebenfalls unten angezeigt. Wenn die Kolonne gewechselt werden soll, muss zuerst auf Feierabend geklickt werden, um dann über die Änderung der Phone ID in den Grundeinstellungen die gewünschte Kolonne zu laden. Danach muss erneut auf Arbeit geklickt werden, um die Stunden der neuen Kolonne zu dokumentieren. Wenn später eine Pause eingelegt werden soll wird dieser Button bedient. So wird die Pause mit Zeit und Timer gebucht. PC-forum GmbH 29

30 Nach der Pause wird auf Weiter arbeiten getippt, um die Arbeitszeit für das Projekt weiterlaufen zu lassen. Wenn der Arbeitstag schließlich vorbei ist, klicken Sie zum Schluss auf Feierabend. III. Buchung Material Material kann in der zweiten Registerkarte Material gebucht werden. Hier wird aus der Auflistung eines ausgewählt, wobei hier nur Artikel angezeigt werden, die im BIZS als Material markiert sind. PC-forum GmbH 30

31 Material Projekt Gewerk Nur möglich wenn in den Einstellungen der Punkt Materialbuchung durchführen auf Aktiv gesetzt ist. Wird im Projekt gegliedert Menge Rapport Notiz Der Button startet dann die Aktion. III. Tageszettel In der letzten Registerkarte Tageszettel steht dann noch eine Übersicht gefiltert nach Zeiterfassung oder Material zur Verfügung. PC-forum GmbH 31

32 5.1.3 Überwachung Plantafel/ Ist Zeit Die Ist- Zeit ist im Menüpunkt HW, Naka zu finden. Eintragungen können hier direkt vollzogen werden. Dazu wird oben rechts aus dem Kalender der gewünschte Zeitraum, unten aus der Liste die jeweiligen Mitarbeiter ausgewählt und dann schließlich pro Tag der Zeitstatus definiert. Zur Auswahl stehen hier: Urlaub Berufsschule Überbetriebliche Fortbildung Krank Sozialstunden Sonstiges Bezahlt Feiertag Fehltag Sonstiges unbezahlt Gleitzeit Schlechtwetter Krank_Unfall Sonderurlaub PC-forum GmbH 32

33 5.1.4 Abrechnung- HW NAKA Zeitstrahl Zeitstrahl-Mitarbeiter zeigt Ihnen alle Stunden pro Mitarbeiter pro Tag an. Klicken Sie in den gewünschten Tag und aktivieren Sie die Schaltfläche Tageszettel aufrufen, so wird der Tageszettel Mitarbeiter aufgerufen. Datum Jahr Projektnummer Nur Aktive HW Mitarbeiter PC-forum GmbH 33

34 HW IST NAKA Mit der Ist-Naka können Sie die Tageszettel auswerten. Dies erfolgt, in dem Sie das Datum eingeben und je nach Eingabemöglichkeit die Tageszettel selektieren. Über den Button Auswertung Starten wird das Ergebnis in der Tabelle angezeigt. Falls Sie für die Auswertungen nach Mitarbeiter, nach Projekt, nach Kalkgruppe oder für Kunde abändern möchten, gehen Sie in Stammdaten / BIZS / Ausdrucke BIZS und bearbeiten die Ausdrucke. Folgende stehen zur Verfügung HW_NAKA_KALKGRUPPE HW_NAKA_Kunde HW_NAKA_Mitarbeiter HW_NAKA_Projekt HW_NAKA_RAPPORT Von/ bis Datum Projekt Artikel Mitarbeiter PC-forum GmbH 34

35 Kalkgruppe Status Niederlassung Mit. Ger Niederlassung Projekt Projektgruppe HW Projekt Auswertung Der Zeitstrahl Projekt zeigt alle Arbeitszeiten aller selektierten Projekte pro Tag an. Klicken Sie in den gewünschten Tag und aktivieren Sie die Schaltfläche Tageszettel aufrufen, so wird der Tageszettel Projekt aufgerufen. Datum Jahr Projektnummer Status PC-forum GmbH 35

36 HW Zeitauswertung Mitarbeiter Der Menüpunkt HW Zeit Mitarbeiter ist unter HW, HW Naka zu finden. In dieser Maske können die Zeiten der Mitarbeiter in der Lang- oder Kurzfassung übersichtlich ausgegeben werden. Dazu wird ein Zeitraum ausgewählt und optional Häkchen bei Sonntag bzw. Samstag nicht ausweisen oder nur Produktivstunden gesetzt. Die Übersicht wird dann über den Seitenansicht Button aufgerufen. PC-forum GmbH 36

37 Zeitwirtschaft HW Die Zeitabrechnung wird im Menü HW, getätigt. Hier besteht die Möglichkeit einen oder mehrere Mitarbeiter mit einem bestimmten Zeitraum auszuwählen, um dann die Fehlzeiten oder Wochenstunden anzusehen. Außerdem kann der Monat mit dem entsprechenden Häkchen gebucht oder auch das Jahr abgeschlossen werden. Letzteres führt BIZS aus, indem die Werte der Periode 12 in die Periode null eingetragen werden. PC-forum GmbH 37

38 5.1.5 Schnittstellen BRZ Schnittstelle Um die BRZ Schnittstelle bedienen zu können muss sie zunächst unter Auswertungen, HW, BRZ Schnittstelle mit den unten im Bild angezeigten Werten eingestellt werden. Danach muss BIZS neu gestartet werden und BRZ aufgerufen werden. PC-forum GmbH 38

39 Im BRZ muss der Menüpunkt Extras und Import, bzw. Bewegungsdaten und Einlesen ausgewählt werden. In dem sich öffnenden Fenster werden dann die unten aufgeführten Werte eingetragen und auf die Buttons Starten und danach Weiter geklickt. PC-forum GmbH 39

40 Das Ergebnis sieht dann so aus. Falls Fehler vorhanden sind, kann die Übergabe storniert werden. PC-forum GmbH 40

41 Die Stornierung wird über den Menüpunkt Extras und Import, bzw. Bewegungsdaten und Stornierung gestartet. Danach öffnet sich dieses Fenster und über Alle Daten in Login Monat löschen kann die Übergabe storniert werden. PC-forum GmbH 41

42 Bei erfolgreicher Übergabe erscheint dieses Fenster und die Übergabe kann abgeschlossen werden. PC-forum GmbH 42

43 PC-forum GmbH 43

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